UUNNIIDDAADD TTEEPPEEPPAANN
SEMINARIO:
“ANÁLISIS Y ESTRUCTURA DEL ESTUDIO DE CRÉDITO DIRIGIDO A LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS”
TEMA:
IMPLEMENTACIÓN DEL CONTROL INTERNO EN CRÉDITO Y COBRANZA DE LA EMPRESA JUJAKAD S.A. D E C.V.
INFORME FINAL QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO PRESENTAN;
KARLA FABIOLA DÍAZ ARIAS JUAN CARLOS FUENTES VILLANUEVA
JOSÉ ANDRES PONCE CASTRO DANIEL SANTIN MORALES JESUS SARMIENTO SANTIAGO
C
COONNDDUUCCTTOORR DDEELL SSEEMMIINNAARRIIOO
C.P. ISAURO VALLEJO GARCÍA
AGRADECIMIENTO
Queremos agradecer al Instituto Politécnico Nacional y al personal docente y administrativo que nos abrigaron durante cuatro difíciles pero también muy gratos años, los cuales nos ayudaron a formarnos profesionalmente.
A tantas personas que nos apoyaron y nos alentaron a no desistir durante nuestra carrera y a la realización de este seminario, por tal motivo queremos agradecer a nuestra querida Escuela Superior de Comercio y Administración Unidad Tepepan, por habernos permitido formar parte de ella y sentirnos tan orgullosos.
Por último, expresamos nuestra más profunda admiración a nuestros padres, por sus enseñanzas, su apoyo, y sobre todo por la confianza que depositaron en nosotros y que tanto nos hemos esforzado por no defraudar. Deseamos que tengan, el presente informe como una materialización de nuestro eterno agradecimiento… sin ustedes, no estaríamos aquí….
INDICE
Introducción
1 Capítulo 1. Micro, pequeñas y medianas empresas. 9
1.1 Generalidades 9
1.2 Tipos de empresa 12
1.3 Micro, pequeñas y medianas empresas, ventajas y desventajas. 19
1.4 Panorama e importancia de la micro, pequeñas y medianas empresas 25
1.4.1 Problemática de las mipymes 27
1.4.2. En cuanto a formación 31
1.4.2.1 La empresa familiar. 31
1.4.2.2 La pyme y su consejo de administración. 35
1.4.3 En cuanto a estructura. 36
1.4.3.1 Cultura de calidad en las pymes. 36
1.4.3.2 La organización en las pymes. 37
1.4.3.3 Flujo de efectivo en la pyme. 41
1.4.3.4 La administración de las ventas en las pymes. 44
1.4.3.5 Medios de publicación de las pymes. 47
1.4.3.6 La importancia de la tecnología en las pymes. 50
2 Capítulo 2. Control interno. 52
2.1. Generalidades. 52
2.1.1. Concepto 53
2.1.2. La ética y el control interno 54
2.1.3. Seguridad razonable y limitaciones inherentes de un sistema de control
interno 55
2.1.4 Objetivos del control interno. 57
2.2 Clasificación de los controles internos. 58
2.2.1 Controles internos generales. 59
2.2.2 Controles internos específicos. 61
2.3 Informe coso y el control interno 63
2.3.1 Antecedentes 63
2.3.2 Componentes del coso en el control interno 64
2.4 Diseñando un sistema de control interno. 74
2.4.1 Diseño del sistema. 75
2.4.2 Análisis del proceso. 76
2.5 Matriz de control interno. 77
2.5.1 Análisis de la preparación de una matriz. 79
2.5.2 Ejemplo de matriz de la empresa “x” 83
3 Capítulo 3. Manual de procedimientos. 87
3.1 Antecedentes manuales administrativos. 87
3.1.1 Generalidades. 88
3.1.2 Importancia y objetivos de los manuales. 90
3.1.3 Objetivos. 91
3.1.4 Características del manual de organización. 92
3.1.5 Utilización e importancia. 93
3.1.6 Elaboración de los manuales administrativos. 96
3.2 Manual de procedimientos. 99
3.2.1 Definición de manuales de procedimientos. 99
3.2.2 Objetivos, políticas y componentes del manual de procedimientos. 100 3.2.3 Elementos del sistema de control interno y su justificación con el
contenido del manual de procedimientos. 101
3.2.4 Desarrollo de los elementos del sistema de control interno. 103
3.2.5 Como elaborar un manual de procedimientos. 106
3.2.6 Otros conceptos para elaborar un manual de procedimientos. 108
3.2.7 Contenido del manual de procedimientos 111
3.2.8 Revisión y actualización de manuales. 123
4 Capítulo 4. Cuentas por cobrar 124
4.1 Aspectos generales del crédito 124
4.1.1 Origen del crédito 124
4.1.2 Cuentas por cobrar 124
4.2 Aspectos principales a controlar en la administración del crédito 125
4.2.1 Control sobre la concesión de crédito. 126
4.2.2 Periodo de cobranzas o plazo. 127
4.2.3 Control sobre los cobros. 129
4.3. Monto o nivel de la inversión en cuentas por cobrar. 133
4.3.1 Condiciones de crédito a los clientes 133
4.3.2 Políticas y prácticas para decidir que clientes merecen la concesión de
crédito 134
4.3.3 Prácticas de pago de los deudores 134
4.3.4 Exigencias de las políticas y prácticas de cobro del vendedor. 136
4.3.5 Volumen de las ventas crédito 136
4.4 Cuentas incobrables 137
4.4.1 Estimación de cuentas incobrables. 137
4.4.2 Aspectos legales 143
4.5. Procesamiento electrónico, registro y control de crédito y cobranzas. 143
4.5.1 Registro de la información de crédito 144
4.5.2 Procesamiento electrónico de datos 144
4.5.3 Organización y funciones de crédito y cobranzas 150
5 Capítulo 5. Caso práctico. 153
5.1 Antecedentes. 153
5.2 Problemática. 164
5.3 Manual de procedimientos. 166
Conclusiones. 247
Glosario. 249
Bibliografía. 252
INTRODUCCIÓN.
En la actualidad al hablar de controles contables o fiscales nos referimos a empresas con capitales grandes y de gran movimiento operacional dejando a un lado a las empresas micro pequeña y mediana siendo estas las que están adquiriendo importancia a nivel nacional e internacional.
Es por esto que se necesita un control interno a la medida de estas entidades, ya que el Control interno no solo se enfoca a encontrar desvíos de fondos (fraudes), si no de prevenirlos, evaluar el riesgo, y proporcionar las soluciones adecuadas para el buen funcionamiento que pueda tener cualquier compañía en sus diferentes ciclos de transacciones.
El control interno es un proceso importante de prevención de cualquier compañía, es diseñado para aportar seguridad razonable del logro de sus objetivos: confiabilidad de la información financiera, eficacia y eficiencia de las operaciones, salvaguarda de sus activos y cumplimiento con las leyes y reglamentos aplicables.
Para realizar un Control interno en forma completa e inteligente, es preciso que se tenga una perspectiva amplia del negocio del cliente y el medio ambiente, para poder identificar el área especifica donde se originan los problemas.
En este trabajo de investigación, se plantea la importancia de los métodos del control interno enfocado a las micros pequeñas y medianas empresas en el área de crédito y cobranza.
En el primer capítulo se mencionan los antecedentes y la constante evolución de las micro, pequeñas y medianas empresas a si como sus aspectos básicos.
En el segundo capítulo se mencionan la estructura del control interno como parte fundamental en las entidades además de estudiar los diferentes métodos de control incluyendo el informe COSO.
En el tercer capítulo se mencionan el concepto y la importancia de llevar manuales de procedimientos dentro de las entidades.
En el cuarto capítulo estudiaremos el concepto del crédito y todo lo relacionado con las cuentas por cobrar.
Y por último en el quinto capítulo se presentara un caso práctico, el cual mostrara la implementación del control interno a la empresa Jujakad S. A. de C. V.
CAPÍTULO 1. MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS.
1.1 Generalidades.
Definición de empresa.
En un sentido general, la empresa es la más común y constante actividad organizada por el ser humano, la cual, involucra un conjunto de trabajo diario, labor común, esfuerzo personal o colectivo e inversiones para lograr un fin determinado.
Definición de empresa, según diversos autores:
Ricardo Romero, autor del libro "Marketing", define la empresa como "el organismo formado por personas, bienes materiales, aspiraciones y realizaciones comunes para dar satisfacciones a su clientela".
Julio García y Cristóbal Casanueva, autores del libro "Prácticas de la Gestión Empresarial", definen la empresa como una "entidad que mediante la organización de elementos humanos, materiales, técnicos y financieros proporciona bienes o servicios a cambio de un precio que le permite la reposición de los recursos empleados y la consecución de unos objetivos determinados".
Para Simón Andrade, autor del libro "Diccionario de Economía", la empresa es
"aquella entidad formada con un capital social, y que aparte del propio trabajo de su promotor puede contratar a un cierto número de trabajadores. Su propósito lucrativo se traduce en actividades industriales y mercantiles, o la prestación de servicios".
El Diccionario de Marketing, de Cultural S.A., define a la empresa como una
"unidad económica de producción, transformación o prestación de servicios, cuya razón de ser es satisfacer una necesidad existente en la sociedad".
El Diccionario de la Real Academia Española, en una de sus definiciones menciona que la empresa es una "unidad de organización dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios con fines lucrativos".
Teniendo en cuenta las anteriores definiciones, planteamos la siguiente definición de empresa:
La empresa es una entidad conformada básicamente por personas, aspiraciones, realizaciones, bienes materiales y capacidades técnicas y financieras; todo lo cual, le permite dedicarse a la producción y transformación de productos y/o la prestación de servicios para satisfacer necesidades y deseos existentes en la sociedad, con la finalidad de obtener una utilidad o beneficio.
Análisis estructural de la definición de empresa:
Tomando en cuenta las anteriores definiciones, se puede apreciar que la definición de empresa revela los siguientes elementos que componen la estructura básica de lo que es una empresa:
Entidad: Es decir, que una empresa es una colectividad considerada como unidad (por ejemplo, una corporación, compañía, institución, etc., tomada como persona jurídica) o un ente individual conformado por una sola persona (por lo general, el propietario).
Elementos humanos: Se refiere a que toda empresa está conformada por personas que trabajan y/o realizan inversiones para su desarrollo.
Aspiraciones: Son las pretensiones o deseos por lograr algo que tienen las personas que conforman la empresa.
Realizaciones: Se entiende como las satisfacciones que sienten los miembros de la empresa cuando logran cumplir aquello que aspiraban.
Bienes materiales: Son todas las cosas materiales que posee la empresa, como;
instalaciones, oficinas, mobiliario, etc.
Capacidad técnica: Es el conjunto de conocimientos y habilidades que poseen los miembros de la empresa para realizar o ejecutar algo.
Capacidad financiera: Se refiere a las posibilidades que tiene la empresa para realizar pagos e inversiones a corto, mediano y largo plazo para su desarrollo y crecimiento, además de tener liquidez y margen de utilidad de operaciones (por citar algunas).
Producción, transformación y/o prestación de servicios: Se refiere a que la empresa puede realizar una o más de las siguientes actividades: 1) Fabricar, elaborar o crear cosas o servicios con valor económico, 2) transformar o cambiar, por ejemplo, una materia prima en un producto terminado y 3) prestar servicios.
Satisfacción de necesidades y deseos: La necesidad humana es el estado en el que se siente la privación de algunos factores básicos (alimento, vestido, abrigo, seguridad, sentido de pertenencia, estimación). En cambio, los deseos consisten en anhelar los satisfactores específicos para éstas necesidades profundas (por ejemplo, una hamburguesa Mc Donalds para satisfacer la necesidad de alimento).
En conclusión, la definición de empresa permite "visualizar" a toda empresa como una entidad conformada por elementos tangibles (elementos humanos, bienes materiales, capacidad financiera y de producción, transformación y/o prestación de servicios) e
intangibles (aspiraciones, realizaciones y capacidad técnica); cuya finalidad es la satisfacción de las necesidades y deseos de su mercado meta para la obtención de una utilidad o beneficio.
1.2 Tipos de empresa.
Las empresas se pueden clasificar por su finalidad, por su actividad, por la naturaleza de su capital, por la composición del capital, por su tamaño y por su estructura legal:
Por su finalidad:
Lucrativas. Las organizaciones lucrativas buscan beneficios económicos, se crean para producir bienes y servicios rentables y están constituidas por personas que desean multiplicar su capital y obtener beneficioso utilidades denominadas dividendos.
No lucrativas. Son las que, no persiguen fines de lucro. Manejan recursos, obtienen beneficios pero no obtienen utilidades.
Su finalidad es comúnmente asistencial, educativa, cultural, intelectual, social o recreativa sin fines utilitarios.
Por su actividad:
Industriales. Son las que realizan actividades de transformación reciben insumos o materias primas y les agregan valor, al incorporarles procesos.
La industria tiene numerosas actividades de acuerdo con sus procesos de transformación. Éstas pueden ser:
Textil.
Eléctrica.
Cinematográfica.
Hulera.
Azucarera.
Minera.
Metalúrgica.
Siderúrgica.
Hidrocarburos.
Petroquímica.
Cementera.
Calera.
Automotriz.
Química.
De celulosa y papel.
De aceites y grasas vegetales.
Productora de alimentos.
Elaboradoras de bebidas.
Ferrocarrilera.
Maderera básica.
Vidriera.
Tabacalera.
Comerciales. Compra bienes o mercancías para la venta posterior.
Sólo realizan procesos de intercambio, son establecimientos que se dedican a comprar y vender satisfactores. Agregan el valor de distribución o la disponibilidad.
Agrícolas. Ganaderas, de pesca o silvícolas, son las dedicadas a cualquiera de las actividades de ganadería, pesca o silvícolas.
Servicios. Comercializan servicios profesionales o de cualquier tipo.
Se caracterizan por llevar a cabo relaciones e interacciones sin importar los atributos físicos. Los servicios son relación, negociación, comunicación. Un servicio es una idea, es una información o una asesoría.
Los servicios tienen tres características:
Intangibles: No se pueden tocar.
Heterogéneos: Varían porque se llevan acabo por persona.
Caducan: Se tienen que usar cuando están disponibles.
Por la naturaleza de su capital:
Privadas. Son constituidas y administradas por los particulares. Los empresarios son los que se encargan de crear, sostener y acrecentar el patrimonio y los resultados de la empresa.
Públicas. Está determinada por las actividades que el estado se reserva para su administración. Son organizaciones productivas que por su importancia, el Estado ha decidido manejar por su cuenta. Estas compañías han sido denominadas paraestatales, cuyo ejemplo mayor es Petróleos Mexicanos (PEMEX)
La empresa pública también comprende organizaciones que tienen una función social o asistencial, por ejemplo el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
Mixtas. Es la combinación de las anteriores, en donde tiene participación tanto el estado como la iniciativa privada.
Por la composición de su capital:
Nacional.
Extranjera.
Copartición.
Por su tamaño:
Estratificación de empresas publicada en el Diario Oficial de la Federación 25 de Junio de 2009.
Estratificación
Tamaño Sector
Rango de número de trabajadores
Rango de monto de ventas anuales
(mdp)
Tope máximo combinado*
Micro Todas Hasta 10 Hasta $4 4.6
Pequeña
Comercio Desde 11 hasta 30
Desde $4.01
hasta $100 93
Industria y Servicios Desde 11 hasta 50
Desde $4.01
hasta $100 95
Mediana
Comercio Desde 31
hasta 100 Desde $100.01
hasta $250 235 Servicios Desde 51
hasta 100 Industria Desde 51 hasta 250
Desde $100.01
hasta $250 250
*Tope Máximo Combinado = (Trabajadores) X 10% + (Ventas Anuales) X 90%.
Pequeña empresa. Negocios que tienen dueños y administración locales y con frecuencia, muy pocos empleados que trabajan en una sola ubicación.
Por su estructura legal:
Persona física. Son todas las personas o individuos que poseen, por el hecho de serlo, obligaciones y derechos de goce y ejercicio. Una persona física cuenta con:
Nombre.
Domicilio.
Patrimonio.
Nacionalidad.
Estado Civil.
Persona moral. Es un conjunto de personas físicas que tiene todas las características de una persona física a excepción de estado civil. Se clasifican en:
Mercantiles: tienen fines de lucro y pueden ser según la Ley General de Sociedades Mercantiles en su art. 1°:
Sociedad en Nombre Colectivo;
Sociedad en Comandita Simple;
Sociedad de Responsabilidad Limitada;
Sociedad Anónima;
Sociedad en Comandita por Acciones; y
Sociedad Cooperativa.
Civiles: no tienen fines de lucro y son:
Asociación Civil.
Sociedad Civil.
Empresas de franquicias:
Una empresa de franquicia es un modelo probado de negocio que se renta o vende a socios interesados en invertir.
Las franquicias son una forma de crecimiento de un negocio que tiene éxito y considera que puede multiplicarse con nuevos socios que respeten el concepto del negocio original.
Empresas maquiladoras:
Son una modalidad de negocio que desarrolla una actividad productiva con base en importaciones temporales de insumos extranjeros.
La creación inicial de su creación fue disminuir la migración de mexicanos hacia Estados Unidos, por medio de la creación de empleo en empresas extranjeras en territorio mexicano.
Empresa multinacional:
Adquieren fuerte presencia local mediante el reconocimiento de las diferentes nacionales en distintos países del mundo. Estas compañías, aunque tienen una nación de origen, operan en otros territorios y buscan que esos negocios sean autosuficientes y con una marcada autonomía.
Sociedad de gran tamaño que tiene operaciones y divisiones en diversos países, pero que está controlada desde una oficina central.
Empresa pluridivisional:
Una organización que se ha expandido a diferentes industrias y que ha diversificado sus productos.
Empresa inteligente:
Organizaciones cuyo producto más importante es el conocimiento empacado como servicios valiosos.
Empresas manufactureras:
Compra materia prima para transformarla en producto.
Empresas globales:
Logran ventajas comparativas en costos mediante la centralización de sus operaciones.
Conciben el mundo entero como un solo mercado y deben adaptarse a las necesidades nacionales, locales e internacionales.
Empresas internacionales:
Difunden y adaptan en todo el mundo el conocimiento y la capacidad de la empresa matriz.
Transfieren y adaptan el conocimiento o la experiencia de la compañía matriz a los mercados extranjeros, la cual retiene una influencia y control considerables, pero menor que el de una compañía global clásica.
1.3 Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (MiPyMEs).
La importancia de la micro, pequeña y mediana empresa radica en la cantidad de establecimientos de éste tipo que existen en México, pero estas empresas no solo adquieren importancia en el ámbito nacional, sino también en el Internacional.
Ahora bien, no existe un concepto general que abarque a las siglas MiPyMEs, una posible definición seria la que nos proporciona el INEGI, a saber: Acrónimo o siglas con el que se identifica a las micro, pequeñas y medianas empresas mexicanas, legalmente constituidas para realizar actividades productivas.
Este tipo de entidades han proporcionado una de las mejores alternativas para la independencia económica, estas empresas representan una gran oportunidad, a través de la cual los grupos en desventaja económica han podido iniciar y consolidarse por méritos propios.
Micro empresa.
La microempresa está comprendida de personas de escasos ingresos. Posee de 1 a 10 integrantes involucrados, aproximadamente.
Estas iniciativas llamadas microempresas han sido generadas por emprendedores, quienes se han visto sin empleo, o con el fin de complementar los ingresos o simplemente por el ánimo o deseo de utilizar habilidades y destrezas con las que se cuentan.
Quienes componen la microempresa van desde la señora que vende empanadas en su casa, pasando por el joven, padre de familia que decide instalar un rudimentario taller en la marquesina de su casa, hasta aquellos jóvenes profesionales de Barquesimeto que emprendieron una empresa de lentes de contacto, ULTRALENS, siendo la única fábrica de lentes de contacto blandos de Latinoamérica.
Ventajas y desventajas de la micro empresa.
Algunas de las ventajas de la micro empresa son las siguientes:
Las microempresas son un motor de crecimiento económico y de empleo fundamental para el país ya que, de acuerdo a resultados del último censo económico del INEGI:
De cada 100 empresas mexicanas 96 son microempresas.
Contribuyen con el 40.6% del empleo.
Aportan el 15% del PIB.
Al igual que la pequeña y mediana empresa es una fuente generadora de empleos.
Se transforman con gran facilidad por no poseer una estructura rígida.
Son flexibles, adaptando sus productos a los cambios del Mercado.
Las principales desventajas de la micro empresa son:
Limitada profesionalización.
Crecimiento desordenado.
Rezago tecnológico.
Altos consumos de energía.
Imagen comercial descuidada e insalubre.
Administración informal ("de cajón").
Limitados accesos al financiamiento.
Pequeña empresa.
La pequeña empresa ha demostrado a lo largo del tiempo y en la mayoría de países (desarrollados o no) que es un componente importante de la economía, y en muchos casos, es la base de las medianas y grandes empresas.
Teniendo en cuenta que el término "pequeño" es relativo en el mundo empresarial, porque depende de varios factores como la realidad económica, social y demográfica de cada región, país e incluso ciudad; por tanto, y teniendo en cuenta éstas consideraciones, vamos a responder a la pregunta ¿qué es la pequeña empresa? con la siguiente definición universal de pequeña empresa:
"La pequeña empresa es una entidad independiente, creada para ser rentable, que no predomina en la industria a la que pertenece, cuya venta anual en valores no excede un determinado tope y el número de personas que la conforma no excede un determinado límite, y como toda empresa, tiene aspiraciones, realizaciones, bienes materiales y capacidades técnicas y financieras, todo lo cual, le permite dedicarse a la producción, transformación y/o prestación de servicios para satisfacer determinadas necesidades y deseos existentes en la sociedad"
Ventajas y desventajas de la pequeña empresa.
La pequeña empresa tiene sus ventajas en comparación con las medianas y grandes empresas, como se verá a continuación:
La pequeña empresa:
Tiende a ser económicamente más innovadora que las compañías más grandes, es más apta para responder a las cambiantes exigencias del consumidor, más dispuesta
a crear oportunidades para las mujeres y grupos minoritarios y para emprender actividades en las zonas empobrecidas.
Tiene la capacidad de realizar alianzas y sociedades, a diferencia de las grandes empresas con intereses competitivos demarcados.
Actúa como punto de entrada a la economía de trabajadores nuevos o previamente menospreciados.
Complementando ésta lista de ventajas, añadimos las siguientes:
La pequeña empresa brinda satisfacción y autonomía de trabajo a aquellos emprendedores que no tienen la capacidad financiera o técnica para iniciar una mediana o gran empresa.
La pequeña empresa, en un mundo agobiado por la pobreza y la necesidad, tiene la capacidad no solo de mitigar el sufrimiento, sino también de crear una clase media sólida, generar una base impositiva segura y fomentar la estabilidad social.
Como es natural, paralelamente a las ventajas, la pequeña empresa tiene también sus desventajas, como se detalla a continuación:
Los emprendedores de pequeñas empresas, en muchas ocasiones, tienen que dejar su empleo para iniciar su empresa o lo hacen cuando sufren un despido; lo cual, implica un cambio drástico no solo en lo económico, sino también en el modo de vida.
En la primera etapa, los emprendedores de pequeñas empresas suelen pasar por momentos de privaciones, como consecuencia de haber invertido sus ahorros, haber incurrido en préstamos y contraído obligaciones (sueldos, alquileres, impuestos, etc...).
Las pequeñas empresas suelen cerrar sus puertas con más frecuencia que las grandes empresas, debido principalmente a la falta de recursos económicos, capacidad técnica (para ofrecer productos de calidad) y/o de suficientes clientes como para mantenerlos en funcionamiento.
Las pequeñas empresas tienen menor poder de negociación con los proveedores que las medianas o grandes, debido a sus bajos volúmenes de compras.
Las pequeñas empresas tienen menor acceso al financiamiento [9] o mayor dificultad para obtenerlo.
Mediana empresa.
La mediana empresa es aquella unidad económica con la oportunidad de desarrollar su competitividad en base a la mejora de su organización y procesos, así como de mejorar sus habilidades empresariales.
Las medianas empresas se caracterizan como aquellas que tienen:
Un número de empleados mayor a 50 hasta 250.
Posee un nivel de complejidad en materia de coordinación y control.
Existen mayores exigencias en comunicación.
Existe un crecimiento del volumen de operaciones que no le permiten al propietario ejercitar él sólo la gestión de decisiones y control.
Incorpora personas que puedan asumir funciones de coordinación y control y, paulatinamente, funciones de decisión; lo que implica redefinir el punto de equilibrio y aumentar simultáneamente el grado de compromiso de la empresa.
Ventajas y desventajas de la mediana empresa.
Las principales ventajas de la mediana empresa son:
Aseguran el mercado de trabajo mediante la descentralización de la mano de la mano de obra.
Tienen un efecto socioeconómico importante ya que permite la concentración de la renta y la capacidad productiva desde un número reducido de empresas hacia uno mayor.
Reducen las relaciones sociales a términos personales más estrechos entre el empleador y el empleado favoreciendo las conexiones laborales ya que, en general, sus orígenes son unidades familiares.
Presentan mayor adaptabilidad tecnológica a menor costo de infraestructura.
Obtienen economía de escala a través de la economía ínter empresaria, sin tener que reunir la inversión en una sola firma.
Las desventajas de Las medianas empresas son las siguientes:
Falta de financiamiento adecuado para el capital-trabajo como consecuencia de la dificultad de acceder al mercado financiero.
Tamaño poco atrayente para los sectores financieros ya que su capacidad de generar excedentes importantes con relación a su capital no consigue atrapar el interés de los grandes conglomerados financieros.
Falta del nivel de calificación en la mano de obra ocupada.
Dificultades para desarrollar planes de investigación
Se le dificulta a la mediana empresa hacer frente a las complicadas y cambiantes formalidades administrativas y fiscales, a las trabas aduaneras, todo lo cual le
insume costo de adecuación más alto que las grandes empresas y les dificulta poder mantenerse en el Mercado.
1.4 Panorama e importancia de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (MiPyMEs).
Las MiPyMES en la economía mexicana generan más del 50 por ciento del PIB y 8 de cada 10 empleos son creados por éstas. El sector externo de la economía y en particular las exportaciones generaron el 20.5 por ciento del PIB entre 1983 y el 2004. Estos indicadores económicos señalan la importancia que tienen ambos elementos.
De la relevancia que tienen las MiPyMES en el contexto económico mexicano, hablan elocuentemente los siguientes datos: el 99.7 por ciento de nuestras empresas estaban compuestas por MiPyMEs, generaban el 79.6 por ciento del empleo y creaban el 51.6 por ciento del PIB. En el 2003 el PIB de México fue de 615 657 millones de dólares, por tanto, la contribución de las MiPyMEs al PIB fue de 317 679 millones de dólares.
Las MiPyMEs por actividad sectorial se distribuyeron en el 2004 como sigue: el 49.
4 por ciento se dedicaba a actividades comerciales, absorbiendo el 25.6 por ciento de los asalariados, siguiéndole en importancia los servicios con el 37 por ciento, acogiendo el 45.6 por ciento de los trabajadores, finalmente la actividad industrial participaba con el 11.2 por ciento y ocupaba el 19.6 de asalariados, el resto se dedicaba a otras actividades y empleaba el 9 por ciento
Las MiPyMEs contribuyen al desarrollo regional, entre los estados con mayor participación de MiPyMEs se encuentran siete entidades federativas: Estado de México (12.1 %), Distrito Federal (11.4 %), Jalisco (7.1 %), Veracruz de Ignacio de la Llave (6.1
%), Puebla (5.5 %), Guanajuato (5.0 %) y Michoacán de Ocampo (4.7 %). En total suman el 52 por ciento.
Las experiencias internacionales muestran que en las primeras fases del crecimiento económico las micro, pequeñas y medianas empresas cumplen un rol fundamental; pues con su aporte ya sea produciendo y ofertando bienes y servicios, demandando y comprando productos o añadiendo valor agregado, constituyen un eslabón determinante en el encadenamiento de la actividad económica y la generación de empleo.
A continuación se presentan gráficas en las que se observará el impacto en algunas áreas del país en el año de 2003.
Aportación de las micro, pequeña, mediana y grade empresas en distintos sectores de la economía.
Fuente: Instituto Nacional de Estadística Geografía e Informática (INEGI).
La importancia de las pymes en la economía se basa en que:
Asegurar el mercado de trabajo mediante la descentralización de la mano de obra cumple un papel esencial en el correcto funcionamiento del mercado laboral.
Tienen efectos socioeconómicos importantes ya que permiten la concentración de la renta y la capacidad productiva desde un número reducido de empresas hacia uno mayor.
Reducen las relaciones sociales a términos personales más estrechos entre el empleador y el empleado favoreciendo las conexiones laborales ya que, en general, sus orígenes son unidades familiares.
Presentan mayor adaptabilidad tecnológica y menor costo de infraestructura.
Obtienen economía de escala a través de la cooperación ínter empresaria, sin tener que reunir la inversión en una sola firma.
La importancia de las pymes como unidades de producción de bienes y servicios, en nuestro país y el mundo justifica la necesidad de dedicar un espacio a su conocimiento.
Debido a que desarrollan un menor volumen de actividad, las pymes poseen mayor flexibilidad para adaptarse a los cambios del mercado y emprender proyectos innovadores que resultaran una buena fuente generadora de empleo, sobre todo profesionales y demás personal calificado.
En la casi totalidad de las economías de mercado las empresas pequeñas y medianas, incluidos los micro emprendimientos, constituyen una parte sustancial de la economía.
1.4.1 Problemática de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (MiPyMEs).
Las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (MiPyMEs), representan 99.7 por ciento de las empresas en el país, las cuales, aportan 45 por ciento del producto interno bruto, toda vez que generan hasta 60 por ciento del empleo en el país, sin embargo, se ven limitadas
debido a la falta de conocimientos empresariales, una buena administración del negocio, los bajos salarios y bajo poder adquisitivo de la población en general.
El principal problema de las MiPyMEs en es el aislamiento, que trae consigo que actualmente se tengan indicadores no favorables en el desarrollo de las mismas.
De acuerdo a expertos en la materia, las principales causas que retrasan el desarrollo de las MiPyMEs son principalmente el bajo poder adquisitivo de los mexicanos, la falta de planeación y administración, la competencia con las grandes empresas transnacionales, el aislamiento con el que trabajan y el comercio informal.
Poder adquisitivo.
“El problema es que las MiPyMEs no pueden competir con las grandes empresas, por eso ofrecen salarios muy bajos, y esto trae consigo la volatilidad de los empleos”, afirmó el director de la Escuela Nacional de Trabajadores (Enat) plantel Morelia, Raúl Jiménez Lescas, quien manifestó que es difícil que los empleos en las MiPyMEs sean duraderos, debido a los bajos salarios y falta de prestaciones, toda vez que las pequeñas empresas no pueden mantener salarios más elevados, por sus bajas ventas, “las MiPyMEs no pueden ofrecer niveles salariales altos, ni tampoco seguridad al trabajador, porque no tienen la solvencia económica necesaria”.
En tanto, el bajo poder adquisitivo en los mexicanos incide directamente en la fluidez de la economía en las MiPyMEs, toda vez que “cuando hay un nivel de ingresos deprimido, los mercados se constriñen y en ese sentido es un círculo vicioso que se ha generado, donde pobreza genera más pobreza”, en este sentido, las remesas que ingresan al estado dinamizan hasta en un 30 por ciento el consumo de las familias, sin embargo, no es suficiente para que el poder adquisitivo se eleve, razón por la cual éste es un factor que condiciona fuertemente el desarrollo de las empresas, es un círculo vicioso ya que si no hay
ingresos, no hay ventas, pero si no hay ventas, no hay salarios, y si no hay salarios no hay ingresos, si no hay ingresos no hay para comprar, entonces se va generando cada vez más pobreza.
La evasión al fisco es otra de las constantes de las empresas, ya que la empresa es rentable solamente a través de una no retribución completa hacia el fisco, los bajos salarios y prestaciones, lo que deviene en un bajo margen de utilidad, que a su vez limita el desarrollo económico del país, “por eso los terribles resultados en estas economías, que nos lleva a negocios de muy bajo valor agregado” de cada cien negocios al año que se crean, 80 desaparecen, lo que indica que únicamente 20 por ciento de los negocios abiertos prosperan, lo que ha golpeado a gran parte de la población, quienes invierten gran cantidad de presupuesto que, finalmente no atrae ganancia alguna.
Respecto al bajo poder adquisitivo, el investigador en economía de la Universidad, manifestó que ya que en la pequeña empresa se generan empleos de corto plazo, mal remunerados, que no genera una perspectiva de desarrollo para el desarrollo de nuestra economía, debe ser esa, la visualización que se le debe de dar a la planeación de las políticas públicas que deberán plantear las autoridades gubernamentales, y privilegiar los proyectos de integración y articulación, donde las MiPyMEs empiecen a generar la eficiencia colectiva que se necesita.
Administración de la empresa.
El aislamiento de las empresas son uno de los aspectos que más laceran a las MiPyMEs, toda vez que en México, únicamente el cinco por ciento de los micro empresarios trabajan mediante cadenas productivas.
Cabe destacar que en promedio el empresario mexicano, dentro de las MiPyMEs, cuentan con una escolaridad de seis años, por lo que “existen problemas culturales muy fuertes, para poder implementar esquemas de desarrollo y crecimiento; la baja escolaridad
es un problema cultural que le pega fuertemente al aspecto económico, ya que los limita, entonces mientras existan esos problemas estructurales en nuestra sociedad, deberán replantearse las políticas públicas para el desarrollo de las mismas”.
Actualmente nuestro país se centra dentro de los extremos de las cadenas productivas, ya que México es productor de materia prima bruta o es importador y distribuidor de productos, “la cadena productiva es la extracción de materia prima, su procesamiento, distribución y comercialización, sin embargo, nuestro país en general es productor de materia prima la cual exporta, principalmente frutos frescos, que son de muy bajo valor agregado”, o bien es importador, cuando lo ideal sería que se llevara a cabo toda la cadena productiva.
México exporta en promedio productos con valor aproximado de un kilo el dólar, sin embargo importamos productos que tienen una valía de cien dólares por kilo, toda vez que del total de las exportaciones de México, solamente 7 por ciento se encuentra en productos generadores de mil dólares el kilo, como el software avanzado, farmacéuticos, equipo electrónico; equipo aeronáutico y materiales avanzados.
El trabajo en equipo entre las MiPyMEs es fundamental para enfrentar la competencia, por lo que es necesario que las pequeñas empresas hagan alianzas estratégicas, a fin de cooperar para realizar en el ámbito local, toda la cadena productiva,
“las empresas en otros países tienen redes de colaboración, entre pequeñas y otras más pequeñas, o con grandes empresas inclusive”, pero también cuentan con la infraestructura que va desde apoyos financieros, apoyos en Universidades, quienes brindan asistencia técnica y asesoría especializada.
“El problema de la pequeña empresa es el aislamiento por el que está trabajando, es un indicador terrible de lo que tenemos en México, hay bajos salarios a sus trabajadores, bajos precios, escasa mercadotecnia; muy baja calidad de productos; escasa capacitación;
baja recaudación fiscal y mucha evasión; entonces tenemos que surgen empresas con esa
connotación individualizada, por lo que no tienen una visión de cooperación e integración, están en negocios de bajo nivel agregado y baja rentabilidad, lo cual va provocando pobreza, desintegración familiar, y sobre todo los impactos sociales que genera un negocio mal estructurado, con mala planeación, entonces obviamente que lo que se estaría buscando es que las pymes tuvieran una mayor connotación de innovación, de desarrollo tecnológico, vinculación e integración, en esa medida estaríamos hablando de que la economía nacional sería más sustentable”.
El diagnóstico que se ha hecho en la situación de las MiPyMEs en México, es que aunque son el sustento de la economía, ya que representan 99.7 por ciento de las empresas, el poder económico lo tienen los grandes consorcios.
1.4.2 En cuanto a formación.
1.4.2.1 La empresa familiar.
Las empresas familiares se caracterizan principalmente por el estrecho nexo cultural y tradicional que existe con la familia que las dirige. Sin embargo este criterio de definición resulta bastante confuso, por lo cual se debe hacer un acercamiento diferente.
Las características de una empresa familiar son de tres clases.
11.. Respecto a la propiedad: gran parte de esta es de una familia, la que mantiene el poder y el control de la actividad empresarial.
22.. Respecto al poder: los miembros de la familia se dedican a la dirección de la empresa ó en cargos de decisión en el consejo directivo.
33.. Respecto a la continuidad: siendo familiar, debe estar involucrado un elemento de herencia, en este caso se lo identifica cuando en la empresa participan los miembros de una segunda generación familiar, es decir los hijos del fundador por ejemplo.
Siguiendo las características anteriores es mucho más fácil identificar una empresa familiar sin entrar en juicios subjetivos.
Ahora bien, dos de los grandes problemas que se identifican en este tipo de organizaciones son:
La dificultad para crecer: efectivamente, mientras las empresas no familiares tienden a acelerar su crecimiento luego de algún tiempo las empresas familiares se inclinan al anquilosamiento y la consecuente parálisis en su crecimiento.
La continuidad: tal vez uno de los mas graves problemas de largo plazo. Al estar sujeta a los ciclos de la familia puede que no se revitalice lo suficiente ni con la periodicidad adecuada.
Otras explicaciones de por qué se presentan estos problemas son la existencia de una triple coincidencia perversa entre: el último periodo activo del fundador, el envejecimiento de la estructura organizativa y la maduración del producto y del mercado.
Por otro lado se ha identificado una crisis de la segunda generación en cuanto al dominio y legitimación del poder. Esto sin mencionar el típico problema de la financiación el cual es un problema constante durante las generaciones. Por último hay un punto intergeneracional que muy pocos empresarios de primera generación consideran y son los impuestos que se deducen de la herencia a los sucesores. Esta carga debilita aún más la estructura financiera y puede que simplemente ya no quede nada para repartir.
El profesor Miguel Ángel Gallo del Instituto de Estudios Superiores Especializados, identifica cinco trampas profundas de la empresa familiar., a saber:
Confundir la propiedad con la capacidad de dirigir: es de conocimiento público que este fenómeno es uno de los más comunes dentro de las empresas familiares. Resulta que según se dice "el poder es para poder" sin embargo el hecho de ostentar la propiedad no lo transforma mágicamente en un gerente al 100%.
Tal vez en las primeras etapas de la empresa si pudo ser cierto, sin embargo conforme esta evoluciona y se necesitan más expansiones también se exige una capacidad de respuesta de los ejecutivos.
No seguir las leyes del mercado: no es que se decida vender a precios menores ó mayores, sino que el problema es mucho más profundo y menos obvio. No seguir las leyes del mercado hace referencia a que se puede caer en el error de remunerar altamente (o por debajo de lo normal) a los miembros de la familia que la dirige y de dar dividendos pequeños (o sobre valorados) a los accionistas. Con esto se crea una seria distorsión en la percepción de los costos y en la determinación de los precios.
Confundir los lazos de afecto con los contractuales: es una tendencia que difícilmente se logra erradicar por completo, pero que puede controlarse. El cariño confundido con la relación laboral desestimula el compromiso de los que trabajan en la empresa y reduce la competitividad de la firma. La exigencia dentro de los parámetros normales de la relación contractual laboral es sana e impulsa el crecimiento de la firma y de la familia alrededor de ella.
El retraso innecesario de la sucesión: esta responsabilidad recae sobre los miembros de la generación anterior. Corresponde a ellos estar preparados para afrontar esta situación.
No se trata simplemente de abandonar un cargo para dejar todos los problemas de la empresa a los sucesores. Se trata de prepara con tiempo a los futuros ejecutivos, prepara
con anticipación la relación con los futuros accionistas, resolver con anterioridad los pormenores fiscales de la herencia, transmitir los puntos básicos de la cultura de la empresa a quienes tendrán el poder de decisión etc.
Creerse inmune a las anteriores: la última de las trampas y tal vez la mas mortal.
Consiste en pasar por alto estos consejos y creerse la mentira de que eso solo le pasa a otras personas. En el caso de la empresa familiar negar estos problemas es como negar que las personas envejecemos con los años. Ni siquiera es suficiente que se haya pensado en como solucionar estos inconvenientes sino que se debe estar atento en todo momento para que no nos tomen por sorpresa.
Pero no se desespere, no todo esta perdido. También se han identificado Fortalezas Esenciales que bien empleadas y aprovechadas plenamente pueden llevarnos al éxito y la prosperidad.
Básicamente se tratan de condiciones internas de las familias que se transmiten a la organización. Algo así como que los valores intrafamiliares llegan a ser el estandarte de la organización y su canon de comportamiento básico sobre el cual se construyen las relaciones comerciales. Esas características o fortalezas son de dos tipos.
Las primeras se les llama fortalezas de unidad: en estas están las relacionadas con el poder de la familia de mantenerse siempre junta con lazos mucho más fuertes que los meramente económicos.
Interese común.
Autoridad reconocida.
Confianza mutua.
Comunicación.
Compenetración.
Flexibilidad.
El otro grupo de las fortalezas son las llamadas de compromiso: mientras la anterior hace referencia al gobierno, esta hace hincapié a aquellas características que refuerzan la motivación al trabajo de calidad. Hacen parte de la mística del trabajo y del querer ser los mejores.
La entrega a un ideal.
Sacrificio personal.
Exigencia de lo mejor.
Pensamiento a largo plazo.
La finalidad de las empresas familiares es crecer con el tiempo y lograr las metas propuestas. Esto no es diferente en las empresas no familiares, sin embargo estas últimas no cuentan con el poderoso arsenal motivacional y de gobierno con que cuentan las empresas familiares. Es hora de trabajar constantemente en los problemas anteriormente mencionados y en la identificación de otros para que la continuidad sea un hecho y no se estanque el crecimiento.
1.4.2.2 La PyME y su consejo de administración.
El tradicional y nunca bien ponderado -ni usado- consejo de administración, puede tener una importancia profunda en el buen desempeño de su empresa. Como su nombre lo dice un consejo de administración es un conjunto de personas para guiar la administración de su empresa. La figura del consejo de administración surge de las grandes corporaciones.
Esas empresas se conforman por los accionistas -dueños de la empresa- los cuales nombran a un consejo de administración para que "dirija" la empresa. Este consejo de administración a su vez tiene como obligación contratar al personal clave de la empresa para poder iniciar o continuar operaciones. Dentro de las funciones y responsabilidades que tiene un consejo
de administración son: analizar la información financiera generada por la empresa, decidir el rumbo de la empresa, aprobar los presupuestos generales y metas estratégicas entre otros.
Bueno, eso es en las grandes, pero en las pequeñas y medianas empresas, el consejo de administración son "esos nombres" que pide el notario para complementar el acta constitutiva: un presidente, un secretario, algunos vocales, un tesorero y hasta un comisario.
Si bien es difícil, en una pequeña empresa, querer cambiar las costumbres, o peor aún, querer constituir un consejo de administración real, podemos beneficiarnos de tener un consejo de administración. Regresando al objetivo del consejo que es guiar las operaciones de la empresa.
1.4.3 En cuanto a estructura.
1.4.3.1 Cultura de calidad en las PyMEs.
A continuación presentamos un diagnóstico de la cultura de calidad que prevalece entre las PyMES mexicanas, su frecuencia y responsabilidad en el uso de patentes y licencias. También conoceremos el grado de información de la que disponen en el ámbito exportador, así como, el acceso a los apoyos gubernamentales.
Más del 80% de las PyMES carece de algún tipo de certificación, lo que se traduce en una falta de cultura de calidad.
Empresas que utilizan técnicas de mejora en calidad y/o productividad.
Fuente: Revista Microempresa Mexicana.
1.4.3.2 La organización en las PyMEs.
A pesar de que el tema de la organización de la empresa parece ser un tema relativamente sencillo, éste sigue siendo una debilidad importante en muchas empresas pequeñas y medianas, el cual debe adecuarse al mundo actual, el esquema de administración científica de principios del siglo pasado ya contiene en sí los principios básicos de la administración. Cuando hablamos de conducción, o de diseños organizacionales, debemos tener claro que confluyen en las mismas variables internas y externas de organización, que tienen que ver con escenarios económicos, políticos y sociales, mercados, tecnología y factores internos del negocio. Las PyMEs se caracterizan por trabajar en mercados dinámicos, incipientes, donde por lo general el lanzamiento de un producto ha impactado en un segmento y la demanda supera a la oferta. Entonces existe alguien, que pensó y conoce el negocio, que toma las riendas: es el alma mater de la organización, el empresario.
Una PyME suele tener un líder autócrata, que toma todas las decisiones en cuanto a su negocio, pero no por que éste sea necesariamente su estilo o su temperamento sino porque la situación requiere un líder fuerte. Una PyME no tiene ni puede tener estructuras burocráticas porque hablamos de un mercado muy dinámico y el negocio está en la cabeza del líder. Este negocio tiene que ser manejado rápidamente, de acuerdo al mercado, con mucha plasticidad y cintura. Si a una empresa en esta etapa le ponemos formularios, normas, procedimientos, estándares, la trabamos. Aunque la eficiencia organizacional es recomendable en todas las etapas, privilegiar el proceso y los costos corresponde más a un momento en que la empresa está madura, el mercado más estable, la tecnología ya es conocida... Entonces hay más tiempo para dedicar a la reingeniería, a la productividad, a los sistemas internos, a la disminución de costos y a la mejora continua. No se ejecutan solamente en esta etapa, pero sí se los privilegia.
En la etapa inicial del ciclo de vida del negocio no hay tiempo para esto. Hay que probar proveedores, atender clientes, resistir o imponerse a la rivalidad de la competencia.
Es un momento de muchas presiones. Por claro que tenga el negocio, el dueño de una PyME suele encontrarse muy presionado entre, por ejemplo, un proveedor muy fuerte que le impone plazos, entregas y precios, y un grupo de clientes que le pone condiciones, renegocia pagos y plazos, y le crea todo tipo de dificultades.
Por lo general, las PyMEs tienen un tiempo de definición: crecen o mueren. En su gran mayoría, son empresas jóvenes y carecen de hábitos consolidados que impongan modelos mentales rígidos. Son además organizaciones carismáticas, es decir que giran en torno al carisma de alguien -el líder- y la relación suele ir más allá del trabajo y volverse personal. Esto no implica necesariamente una mayor productividad, pero si mayor cohesión, comunicación, identificación con la empresa y satisfacción en el grupo.
Las PyMEs son empresas emprendedoras, que generalmente trabajan en mercados iníciales, con mayor demanda que oferta. También suelen trabajar en los llamados
"mercados fragmentados", donde no predomina ninguna empresa líder. Es el caso de bares,
estaciones de servicio o kioscos: de vez en cuando uno suma un valor diferencial -por ejemplo, una estación de servicio que además vende bolsas de hielo, leña, etc.-, pero es fácil de copiar y todos pronto lo incorporan, volviendo a fragmentar el mercado.
Una PyME cuenta a su favor con poca estructura burocrática y buena comunicación a través del diálogo persona a persona, que permite una mayor cohesión del grupo, un mayor nivel de satisfacción general por este tipo de participación, y una mayor identificación con la estrategia y el objetivo de la empresa. Estos son valores que se pueden aprovechar, si se les agrega tecnología y capacitación, y cada miembro de la empresa está dispuesto a capacitarse y estudiar. Son elementos que generan lo que se llama una "moral alta" en la organización.
El grupo y el líder.
Para que una empresa tenga éxito, es imprescindible que tenga un buen líder. Sin embargo, en cada momento de la estrategia la actitud de este líder tendrá que ser diferente.
Un negocio naciente es distinto de uno maduro o en crisis. Al nacer o estar en desarrollo, un líder único y carismático es muy conveniente. Es necesario decir, ordenar, supervisar en forma directa y controlar estrechamente. Luego hace falta eficiencia, porque la demanda es estable y hay mayor competencia. Entonces se trabaja en costos, procesos, decisiones, ajuste de máquinas y gente, reingeniería, y ahora es cuando conviene establecer estándares y métodos. Se busca la eficiencia a través del achicamiento de tiempos y costos.
El liderazgo se define por el estilo y las expectativas (creencias, valores, actitudes) tanto del líder como del grupo. La capacidad para el liderazgo depende de dos factores: la capacitación técnica y la capacitación psicológica (fundamental, por ejemplo, para tomar decisiones).
El estilo del grupo depende de cómo es la tarea, de su complejidad, de la madurez de quienes la realizan, de la posibilidad de hacer instructivos o no, del grado de interacción
de los grupos y hasta del tiempo para ejecutar cada tarea. Cuando todo se concentra en el líder, el proceso en general es muy rápido. Es cierto que actualmente los tiempos de toma de decisión, así como los de ejecución, son cada vez más cortos, pero esto es más evidente al iniciarse el negocio.
En cuanto a la coordinación, existen dos modos de realizarla dentro de una PyME:
la supervisión directa por parte del líder y el ajuste entre los empleados. El predominio de uno u otro dependerá de cada empresa y del área que se trate. Sin embargo, por tratarse generalmente de organizaciones sin procedimientos ni estándares definidos, suele ser necesario un ajuste mutuo constante y una interacción cercana entre los miembros del grupo.
Estructuras y relaciones.
La organización sin estructuras que propone cierta literatura actual para lograr una mayor creatividad en situaciones críticas o limite es muy peligrosa. Todos nacemos dentro de una organización, grupo social, familia o comunidad que, con políticas, objetivos y normas, nos permite orientarnos. La organización es indispensable para que los individuos satisfagan sus necesidades y objetivos personales. No se opone a la creatividad, sino que la potencia y le sirve de contención. La organización "virtual" es una forma eficaz de organización. También se orienta a la eficiencia y la flexibilidad. Pero sus supuestos no invalidan los de las organizaciones tradicionales.
Por otra parte, las organizaciones muy burocráticas suelen caer en la trampa de la rigidez, que puede ser desastrosa para ciertos negocios y es peligrosa para todos en general.
En realidad, conviene ser flexibles y el grado de rigidez o improvisación en la gestión dependerá de cada negocio, grupo y líder, así como del nivel de la organización en el que se esté trabajando.
Un factor importante en el desarrollo de la organización es el despliegue de las
empresa familiar empieza a trabajar la nueva generación: los hijos suelen proponer novedades que el padre rechaza y la fuerza de su autoridad tradicional suele bloquear innovaciones positivas. También deben tenerse en cuenta las diferencias de caracteres, las ambiciones personales, etc. Cuanto más conscientes seamos de las relaciones que se producen en nuestra organización, mejor podremos gobernarlas o conducirnos dentro de la empresa. Por ello es imprescindible la capacitación profesional de los dirigentes.
Etapas del liderazgo.
Un grupo psicológicamente inmaduro y tecnológicamente en su período de aprendizaje (que es lo que suele pasar en las empresas jóvenes) requiere un liderazgo fuerte. En esta etapa predominan la autoridad y la conducción del líder. En una segunda etapa, el líder ya intercambia información, consulta, establece una mayor interacción con el grupo. En una tercera etapa, se sitúa fuera del grupo y éste es capaz de tomar decisiones menores. Y en la cuarta etapa, puede llegarse al empowerment: el grupo, maduro y capacitado, toma decisiones y conoce la tecnología, mientras el líder coordina a distancia.
Para lograr esto último es esencial compartir valores. La antigua administración por objetivos fracasó muchas veces a causa de esta ausencia de valores verdaderamente compartidos entre el grupo y el líder. Si una PyME aprovecha la facilidad con que cuenta para la comunicación interna para establecer una sólida comunión de valores, seguramente conseguirá sus objetivos con mayor rapidez y eficiencia, y podrá lograr la satisfacción de todos (líder y grupo) los involucrados en la empresa.
1.4.3.3 Flujo de efectivo en la PyME.
El flujo de efectivo es una herramienta que nos permite estimar o pronosticar la suficiencia o insuficiencia de fondos que tendrá la empresa en un periodo determinado.
En términos sencillos, se trata de estimar los ingresos y salidas (egresos) de efectivo que tendrá la empresa. Si los ingresos son mayores que los egresos, se generará un excedente de efectivo o superávit. Por el contrario si tenemos más egresos que ingresos, se estará ante una situación de insuficiencia de recursos financieros o déficit financiero para un periodo determinado.
Esta herramienta es fundamental en la administración de una empresa. De la misma forma que con el gasto familiar, saber cuáles son los ingresos y cuáles son los gastos ineludibles, permite saber hasta que punto podemos prometernos con más obligaciones o deudas y de cuánto disponemos para llevar a cabo nuestros planes.
Entre los beneficios más importantes de llevar a cabo la estimación del flujo de efectivo se encuentran:
Conocer en forma anticipada los déficit financieros.
Apoyar la administración financiera al usar eficientemente los fondos generados por la empresa.
Mantener las estabilidad financiera del negocio o empresa
Tomar decisiones anticipadas sobre las necesidades financieras o excedentes generados (comprar activos cuando se generan los recursos o solicitar créditos exactamente cuando se necesitan).
Los bancos toman muy en cuenta el flujo de efectivo estimado, al momento de otorgar un crédito, ya que él se muestra la capacidad de pago.
Las partes que componen el flujo de efectivo son:
Periodo o plazo de estimación. El periodo para estimar el flujo de efectivo, dependerá del tipo de negocio o empresa. Comúnmente los flujos de efectivo se estiman de forma semanal o quincenal, mensual, trimestral y anual.
Ingresos o entradas de efectivo. Están compuestos principalmente por los ingresos generaos or la cobranza producto de las ventas. Ésta debe incluir el IVA (impuesto al valor agregado) ya que también forma arte del ingreso. Otra entrada de dinero la constituye el vencimiento de inversiones que tenga la empresa en el periodo de análisis. Por ejemplo, un pagaré a sesenta días y que se vence a finales de junio, forma parte de los ingresos de dicho mes.
También se incluyen otros ingresos, siempre y cuando sean propios de la operación del negocio. Por ejemplo, la venta de subproductos o materiales de deshecho que al venderlos generan una entrada, algunas veces importantes.
Egresos o salidas de efectivo. Están compuestos por todas las compras, gastos u obligaciones de pago que tiene la empresa en el periodo. El orden en el que se colocan las diversas salidas de efectivo´, incluyendo el IVA, varía dependiendo del tipo de negocio.
Algunas de las empresas la ordenan por costos, gastos y pago de deudas, otras estiman salidas por departamento o área de la empresa y algunas más ordenan las salidas en función del impacto para el negocio; esto es, de las salidas con montos más importantes a las salidas menos importantes. Lo más importante de la clasificación, es que la información sea clara y entendible para el que la genera, pero sobre todo ara el que la utiliza.
Superávit o déficit de operación. Es el resultado de restar los egresos de los ingresos. Si los ingresos son mayores que los ingresos, se genera un déficit, si sucede lo contrario, entonces se estará frente a un superávit.
Origen o destino del efectivo. El dinero excedente generado por la operación, tendrá que utilizarse en el pago anticipado de préstamos o inversiones en maquinaria y equipo.
Estos conceptos componen los destinos de efectivo. Por el contrario, si se genera un déficit, es necesario buscar fuentes u orígenes de recursos externos a la empresa. Entre estos se
encuentran préstamos adicionales, aportaciones de socios o inclusive venta de activos no utilizados (maquinaria usada, inmuebles).
Planeación Financiera. Para arrancar o dar continuidad a la vida de un proyecto empresarial, se requiere analizar los datos históricos referentes a ingresos, costos activos fijos y otros aspectos financieros de las empresas. La planeación financiera determina las mejores opciones y recursos de que se dispone, considerando factores como el tiempo, la actividad que se realiza, el riesgo y factores de crecimiento, cambio e inversión.
1.4.3.4 La administración de las ventas en las PyMEs.
Existe todo un catálogo de paradigmas sobre los que se cimienta el porqué no se vende o porqué las ventas no crecen. Un análisis más detallado diría que la fuerza de ventas de las Pyme gira en un circuito de retroalimentación en el que destacan tres puntos:
Actitud del vendedor.
Conocimiento del producto.
Conocimiento del mercado y cliente.
Actitud del vendedor.
En los departamentos de venta de las PyMEs son frecuentes las actitudes que van del no compromiso al pesimismo o del perfeccionismo a la indolencia, pareciera que todo se ha conjuntado para minar la confianza y unidad del equipo de ventas.
Existen distintas metodologías y herramientas para enfrentar actitudes nocivas que lesionan la buena marcha de la empresa, éstas van desde la definición de las políticas de administración del capital humano hasta el plan de desarrollo profesional.
En ese sentido el ejercicio de un liderazgo efectivo que motive a la fuerza de ventas es de suma importancia. Si se estimula a los colaboradores éstos se sentirán más comprometidos en el cumplimiento de los objetivos planteados.
El líder del grupo propicia una competencia sana, motivará la participación entusiasta y responsable; pero también llevará a la práctica los valores de la compañía. De igual modo, reconoce periódicamente los logros del personal de ventas.
El clima laboral debe dar pie a la integración de grupos de trabajo orientados a resultados. En condiciones así el equipo intercambia ideas sobre la planeación de las ventas, traza estrategias y motiva a todos a que realicen su máximo esfuerzo.
Conocimiento del producto.
Generalmente en la PyMEs acuden varios candidatos para el puesto de vendedor que, tras ser seleccionados, reciben una breve explicación de lo que venderán; luego se les integra a equipos con experimentados vendedores.
En casos excepcionales se imparte inducción de la empresa, de su misión, visión y valores. A través de ésta se logra un acercamiento real entre un colaborador recién ingresado y toda la empresa ya instituida.
Son pocas las pequeñas y medianas empresas en donde se capacita al personal de ventas conforme a un programa integral, que contemple los aspectos técnicos del producto o servicio que se introducen al mercado.
Si se maneja toda la información de los productos no solo se expone con fluidez a los clientes, sino que se responde con precisión a las objeciones que suelen anteponerse para no comprar.
Conocimiento del mercado y cliente.
“Nuestro producto o servicio lo consume todo el mundo. Sus beneficios son universales para todos”. Este argumento es utilizado con frecuencia en las PyMEs para motivar al vendedor de nuevo ingreso.
Sin embargo, al presumir que “todo mundo” es su cliente equivale a fincar el trabajo de ventas en una premisa inconsistente que, por añadidura, en la práctica levanta una barrera ante el cliente meta.
Una vez que la PyME define el mercado del que se ocupará se hace de toda la información posible. ¿Qué compra? ¿Por qué? ¿A quién? ¿Cada cuándo? Y ¿cuál es el valor del mercado?
La información que se tiene del cliente confecciona el llamado “traje a la medida"
que el prospecto percibe como la satisfacción real de sus necesidades, por medio de los productos y/o servicios que se le proporciona.
Si se fomenta esta relación comercial y actualiza la información se logra un flujo de ventas hacia el cliente prospecto y se afianza la posición de la empresa como socia del negocio.
Al integrar como un todo la actitud del vendedor, el conocimiento del producto y el del mercado y el cliente la vena es una labor completa que no se reduce al simple ejercicio de levantar un pedido para cubrir la cuota.
1.4.3.5 Medios de publicación de las PyMEs.
Telemarketing.
Es una de las herramientas más contundentes de la mercadotecnia cuando está bien dirigida. Se consideran los siguientes pasos:
1) Identificar el objetivo de las llamadas. Puede ser establecer citas para fortalecer el área de ventas, hacer invitaciones para algún foro, proporcionar información o recibir comentarios.
2) Establecer un perfil de l persona que contactará a los clientes y definir el tipo de preparación requerido (técnico, preparatoria o licenciatura) pero sobre todo, debe quedar bien sentado que su actitud deberá enfocarse por ciento al servicio.
3) Apoyare en un guión previamente elaborado con respuestas a las preguntas más frecuentes acerca del producto o servicio.
4) Capacitar al personal de cien contactos, pues los primeros cinco segundos son vitales para generar una buena o mala impresión en el prospecto.
E-mailing.
Se utiliza frecuentemente, pero suele ser mal enfocado. Se considera el uso de un mailing o envíos de correos masivos cuando:
A. El producto o servicio tiene actualizaciones frecuentes.
B. La empresa hace promociones.
C. Se dan a conocer nuevos productos o versiones de éste.
D. El producto o servicio requiere información específica o técnica.
E. Se envían recordatorios
F. se invita a eventos que organizará la empresa.
La frecuencia de los envíos es un factor determinante, pues su uso extremo llega a importunar tanto que el destinatario elimina el correo sin abrirlo. Generalmente se programan en días específicos y se selecciona el contenido.
El impacto o la respuesta varían entre 2 y 5% por campaña. De cien personas que reciben un correo electrónico con información promocional, entre dos o cinco de ellas solicitarán mayo información.
Ferias y exposiciones.
El hecho de que cada vez exista mayor afluencia a estos foros, aumenta las posibilidades de realizar una selección más adecuada, sea que se asista como visitante o expositor.
Los organizadores profesionales cuentan con un perfil detallado de asistentes a estos foros, que ilustran con porcentajes muy precisos. Se puede saber su edad, puesto, poder de compra; se incluye también información histórica del evento.
Venta personal.
La mayoría de las ocasiones se consideran los siguientes puntos:
Puntualidad. La puntualidad refleja la organización personal, actitud y costumbres. Está comprobado que llegar tarde es hasta tres veces más caro que hacerlo a tiempo, porque desde el principio se proyecta una mala impresión. Reprogramar una cita implica invertir en gasolina o transporta y sobre todo en tiempo (que se podría invertir en otro cliente o prospecto).
Imagen. Psicológicamente una persona descuidada en su aseo y vestimenta se relaciona con desconfianza e inseguridad.
Cumplimiento de los acuerdos. Es recomendable que la información (cotizaciones) en tiempo y forma, pero sobre todo comprometerse sólo en lo que se esté seguro de cumplir.
Mensajero instantáneo.
Esta es una de las herramientas poco provechadas, se trata de entablar conversaciones en línea, aunque no siempre sea en beneficio de la empresa os sus actividades.
Esta forma de comunicación representa un valor agregado para el negocio y reduce los costos del servicio telefónico. Puede ser usado ara enviar cotizaciones, aclarar dudas o dar asesoría y seguimiento.
Página web.
El uso de los medios electrónicos como la página web forma parte de una estrategia de comunicación bien definida que debe cubrir tres objetivos.
Comunicación.
Información.
Contacto.
En el mercado hay opciones de bajo costo que garantizan la presencia de la empresa con páginas prediseñadas y que se pueden actualizar cuando se juzgue conveniente, sin necesidad de pagar mensualidades por mantenimiento y actualización. Pero si cuentas con presupuesto para hacer algo elaborado no dudes en llevarlo a la práctica.
