Universidad de Puerto Rico Recinto Universitario de Mayagüez
Decanato de Asuntos Académicos Centro de Cómputos
WORD
Por: Isabel Ríos Unidad de Servicios al Usuario
WORD
Word es una aplicación creada por Microsoft con el propósito de ofrecer un procesador de palabras que permita una mejor utilización de los recursos computarizados. Word permite utilizar diferentes combinaciones de teclas para crear efectos que recalcan lo escrito (el anejo a este documento le permitirá conocer de ellos). También permite utilizar los comandos básicos relacionados a las versiones existentes de Windows. El menu principal de Word es la línea justo al tope de la pantalla. La información a continuación le proveerá una explicación breve de las opciones de mayor interés que puede encontrar al accesar esta sección.
ENTRADA Y SALIDA DE WORD
Justo cuando usted enciende su máquina le aparecerá la pantalla principal de Windows. Esta pantalla será la que le permitirá accesar su programa. Existen dos formas de llamar la programación de Word. La primera, si tiene Windows 3.1 o 3.11 abra el grupo de Microsoft Office y oprima dos veces el mouse sobre el icono en forma de W; si por el contrario tiene Windows 95 vaya a Start busque en Programs, se abrirá un nuevo menu y de el escojera Word.
La segunda, si tiene la W definida como shortcut key solamente oprime dos veces sobre el icono. Una vez termina de accesar la programación y guarda los cambios hechos a su archivo oprime File, Exit para salir.
PANTALLA DE WORD
La pantalla de Word esta compuesta por una línea de menu principal muy parecida a la existente en otros programas orientados a un medio Windows. Debajo de este dicha línea se encuentra el Toolbar que permite una forma más corta para accesar los comandos de mayor uso. Bajo este Toolbar se encuentra el área donde usted creará sus documentos. Y en la parte inferior se despliega una línea que especifica el lugar donde se encuentra posicionado en el documento, la hora, si está modo de insertar etc. Más adelante se explicará cada comando por separado.
COMO PEDIR AYUDA
Para accesar la pantalla de Help tiene dos alternativas. La primera es, escoger en el Toolbar el icono con la flecha y el signo de interrogación; y la segunda, en el Main menu selecciona Help. En la pantalla que se despliega tiene a su disposición diferentes herramientas de busqueda o educativas para la mejor utilización de este procesador de palabras.
LINEA DE MENU PRINCIPAL
FILE
En File, como en otros programas de Windows, puede seleccionar opciones como la de Print, donde usted tiene la ventaja de escoger cuantas páginas, cuales páginas y cuanto del documento imprimirá. Selection en Print es para cuando usted selecciona sólo parte del documento para imprimir. Unicamente marca el área del documento que desea y selecciona Print. También tiene disponible Page setup si es necesario cambiar el tamaño de página; y dentro de ésta, Options para seleccionar en Default tray la opción de Manual feed que le facilita utilizar papel legal sin problemas. En File también puede seleccionar Save y Save as para guardar sus documentos.
EDIT
El borrar palabras u oraciones completas solamente marcando el área que desea eliminar y escogiendo Edit y Cut; o por el contrario, incluir palabras u oraciones posicionandose en el lugar que desea editar y escribiendo, está también disponible para su uso. Es posible tomar partes completas de un documento y cambiarla de lugar . Esto se logra sombreando el área que desea cambiar escogiendo Cut del menu de Edit, luego se mueve donde desea incluir y selecciona Paste, tambien del menu de Edit.
VIEW
A. Es la forma en que ves el documento.
1. NORMAL - presentación estandar del documento. 2. OUTLINE - aparece en forma similar a resumen.
3. PAGE LAYOUT - se ve como página o documento no como archivo de computadora.
4. MASTER DOCUMENT- como documento maestro (esto es cuando existen documentos secundarios).
5. FULL SCREEN- presenta el total de la pantalla, si se oprime el icono Full o Esc regresa al tamaño original.
6. TOOLBARS Y RULER- son para presentar los iconos de ayuda del menu horizontal. Usted puede escoger los Toolbar que desea tener permanentemente desplegados por patalla. Si escoge Toolbar accesará una lista de las diferentes líneas de menú disponibles. Unicamente tiene que seleccionar los que desea y marcar con el mouse en el cuadrito o si por el contrario no quiere que se despliguen marca donde aparece la X.
7. HEADER Y FOOTER- crea anotaciones arriba o al calce en los documentos.
a) Permite, accesando format, el crear encabezados diferentes entre la primera y las páginas subsiguientes.
8. ZOOM -se utiliza para agrandar o disminuir lo que se despliega por pantalla. Para volver al tamaño original de la pantalla oprime sobre el icono parecido a un monitor u oprime Esc.
INSERT
A. BREAK- este comando inserta un Page Break en el lugar donde se está posicionado. Se oprime Insert, Break y Ok. Si desea eliminarlo sólo se oprime Backspace justo después de la línea divisoria.
B. PAGE NUMBERS- es la opción para numerar páginas. Permite un número de combinaciones variadas:
1. POSITION- posición a) TOP- arriba b) BOTTOM- abajo 2. ALIGNMENT- alineamineto a) LEFT- izquierda b) CENTER- centro c) RIGHT- derecha
d) INSIDE- parte de adentro de todas las páginas. e) OUTSIDE- parte de afuera de todas las páginas.
f) SHOW NUMBER ON FIRST PAGE- si está marcada presenta el número en la primera página, si no obvia la presentación de ese número.
3. PREVIEW- le despliega como se verán las páginas según las opciones escogidas.
4. FORMAT- permite más opciones de como ver el número de página en el documento.
a) Entre ellas una de las más importantes se puede establecer desde que número de página comenzará el documento. C. DATE AND TIME- inserta la fecha y la hora en el lugar donde se está
posicionado y con el formato que se haya escogido. Para que la fecha sea en español se escoje Tool, Languaje y se cambia lenguaje a Spanish. D. SYMBOL- incluye carateres especiales. En lugar de usar el Ascii Code
puede usar esta opción para completar su documento. Si quiere adjudicar una combinación de teclas a una letra acentuada o crear la ñ-Ñ u otro tipo de símbolo que utilice con regularidad sólo tiene que:
1. Escoger Insert, Symbol y el símbolo que desea. 2. Oprime Shortcut Key, esto le llevará a otra pantalla.
3. Combina las teclas de Alt, Shift o Ctrl con la tecla alphabética que desea utilizar y las oprime a la vez. Ejemplo: Alt u = ú.
4. Oprime Assign y Close.
E. FOOTNOTE- inserta anotaciones al calce o al final del documento con numerado automático o, si lo prefiere con la marca que desee.*
F. INSERT PICTURE
1. Antes de comenzar con la creación del dibujo tiene que tener la pantalla en Page Layout. Esto lo hace escogiendo View y marcando en Page Layout u oprimiendo el mouse sobre el icono de página en blanco justo a la extrema izquierda abajo (el segundo icono de izquierda a derecha de la pantalla).
2. Para incluir una gráfica o dibujo selecciona en el menú de Picture el dibujos y oprime ok.
3. Para ver un preview de la imagen tiene que tener marcado Preview Picture.
4. Si desea mover el dibujo oprime el mouse sobre la imagen, se posiciona donde quiere mover y suelta el mouse.
5. Para reducir o achicar la imagen, posiciona el mouse en una de las esquinas y mueve en la dirección que desea.
FORMAT
A. FONTS- tipo de letra.
o escoger un tipo de letra desde el principio para todo el documento. 1. FONT STYLE- indica si es italica, bold o normal.
2. SIZE- tamaño de la letra
3. UNDERLINE- texto subrayado.
4. COLOR- es para las computadoras que tienen printer a color. 5. EFFECTS- efectos especiales como Supercript0 o Subscript0.
6. PREVIEW- presenta como queda la letra según lo seleccionado. 7. CHARACTER SPACING- se utiliza para cambiar el espaciado
entre letras.
B. PARAGRAPH- permite cambiar márgenes y espacios entre líneas. Tabs provee para que se pueda cambiar el tamaño del tabulador. Los márgenes se pueden cambiar más fácilmente en el Ruler sólo tiene que acercar el apuntador del mouse al cuadro que aparece justo debajo de los marcadores de margen y manteniendo el mouse oprimido moverlo hasta donde se desea. Para cambiar el margen de arriba directamente en la pantalla sólo tiene que escoger la opción de Page Layout y posicionarse sober la barrita gris para que el cursor se convierta en unas flechitas negras y con el mouse oprimido moverse.
C. INDENTS AND SPACING- permite cambiar el tamaño del indentado, el tipo de alineamiento, el espacio entre líneas y también presenta como se verá el documento.
D. BORDERS AND SHADING- permite añadir bordes o sombras al documento que estamos creando. También añadir líneas bajo un header o a los lados del documento.
*
ESTE ES UN EJEMPLO DE UN FOOTNOTE CON LA MARCA QUE UNO ESCOJA PARA IDENTIFICAR LA ANOTACION Y NO CON NUMERADO.
E. COLUMNS- provee la alternativa de crear un documento compuesto de columnas. Se puede escoger el espacio de cada columna o dejar el que le provee la opción. Esta es diferente a Table, puede ser que haya una confusión en el uso de Columns y Table. Columns se utiliza cuando se desea crear, por ejemplo, un Brochure. Miéntras que Table es para crear varias columnas, por decirlo así, dentro de un documento con márgenes normales.
F. CHANGE CASE- puede marcar un área dentro de un documento y cambiar el tipo de letra. Pueden ser todas mayúscula, minúsculas, tipo titulo con la primera letra en mayúscula, etc.
G. BULLETS AND NUMBERING- permite crear bosquejos o numerados automáticamente. Si selecciona multilevel sólo tiene que utilizar la teclas de Alt y Shift y las flechitas izquierda y derecha (oprimiendolas a la vez) para crear la indentación que desea. Si desea eliminar la opción marca el documento, escoge Bullets and Numbering y oprime Remove.
TOOLS
A. WORD COUNT- se utiliza para saber el número de páginas, palabras, caracteres, párrafos y líneas que hay dentro del documento en que se está trabajando.
B. AUTOCORRECT- permite corregir al momento un error que comúnmente usted cometa al escribir. Tiene que escribir la palabra incorrecta y luego la correcta y oprimir Add para añadirla al listado, y luego close. Siempre que Word encuentre la palabra mal escrita auomáticamente la corregirá. También permite otras alternativas que las puede seleccionar en la misma ventana que le aparece, solamente oprimiendo en la opción deseada para marcarla.
C. MAIL MERGE- este comando se utiliza para crear un solo documento para varias personas. En lugar de crear un memo o documento individual para cada persona, hace uno y crea un archivo de data que le permite imprimir el mismo documento con diferente destinatario. El proceso a seguir es el siguiente:
1. El Data Source contiene los campos que identificarán la data, esto es nombre, direcciones, etc.
a) Para crear el Data Source escojo en el menú de herramientas Mail Merge y oprimo Create. Seleccione la opción que le permite usar la pantalla que esta abierta, como documento primario.
b) Luego seleccione Get Data donde existen tres alternativas:
(1) Añadir- escriba el nombre del campo en el Field Name Box. Puede contener hasta 40 letras .
(2) Eliminar- escoja el campo y remueva con Remove Field Name.
(3) Cambiar el orden de los campo- seleccione el campo y presione las flechitas de la derecha hasta que llegue al lugar que desea.
c) Escoja ok cuando termine.
d) Escriba el nombre en el File Name Box y ok.
e) Para incluir la información en el archivo de merge, escoja Edit Data Source, en la pantalla que le aparecerá luego que guarde los campos, escogidos en el paso anterior.
(1) Puede añadir esa información escribiendo data en cada campo según le van apareciendo y oprime enter.
(2) Cuando termine ok.
2. Incluya la data en el documento de la siguiente forma:
a) Inserte cada campo en el lugar que desea utilizando el Insert Mail Field del Mail Merge Toolbar. Se posiciona en el lugar que desea incluir un campo y oprime Insert Mail Field. El documento puede ser creado según va incluyendo los campos o tenerlo creado previamente.
3. En el Mail Merge Toolbar se puede indicar que aparescan en patalla los documentos como se verán finalmente al momento de la impresión. Tiene que escojer abc y la flechita en donde aparece el número de records que han sido creados. Así podrá ver uno a uno los documentos ya personalizados con los respectivos destinatarios. 4. Para imprimir tiene que escoger en el Toolbar del Mail Merge el
icono de Merge To Printer. Puede también escoger que los documentos se guarden en archivos separados.
5. Si se encuentra en el documento primario y desea hacer algún cambio en los records ya creados. Oprime el icono que aparece a la extrema derecha en el menu de mail (con un papel y un lápiz dibujado).
a) Ya en esa ventana si desea editar la tabla de recors puede oprimir View Source.
(1) Con el segundo icono que aparece en el menu de mail (el compás con el lápiz) puede añadir o remover campos. Así también hay otras opciones para el manejo de records.
(2) Si desea volver al documento primario oprime el último icono del menú de mail.
D. ENVELOPES AND LABELS- permite la creación de sobres y etiquetas. 1. La opción de Envelopes provee para crear el sobre para el
documento que esta procesando o crear un solo sobre.
2. Labels permite el crear etiquetas de diferentes tamaños. Si selecciona Options puede escoger en Product Number el tamaño de la etiqueta.
TABLE
A. Posicione el cursor donde desea crear la tabla. B. Presione Insert Table Button.
C. Sombree el área y le dirá cuantas columnas está seleccionando.
D. Al terminar de escoger y liberar el mouse le aparecerá el área de tabla. E. Si quiere añadir una línea en la tabla, se posiciona donde desea y oprime
Insert Table nuevamente o enter.
F. Si desea incluir líneas dentro y fuera de la tabla escoge los bordes y ahí le presentará los tipos de bordes que puede usar. Una combinación de ambos crea una tabla completa. También puede sombrear áreas de una tabla para recalcar el texto.
G. Si desea cambiar el tamaño de las columnas dentro de la tabla sólo tiene que posicionar el cursor en la parte superior de la columna marca las que desea alterar y en el menu selecciona Cell Height And Width. Allí escoge Column y selecciona el tamaño que desea. En ese mismo menu puede escoger Row y seleccionar como quiere que las líneas se justifiquen.
H. Para añadir varias líneas al final de una tabla se posiciona justo debajo de ésta y oprime Insert Table. En la ventana que le presenta puede escoger el número de líneas que desea añadir.
TEXT BOX
A. Para hacer cajas de texto, tiene que oprimir en el Toolbar la opción de Drawing para desplegar el Drawing Toolbar . También se debe tener la pantalla como Page Layout View.
B. En el Drawing Toolbar que aparece en la parte de abajo de la pantalla oprime Callout.
C. Se posiciona el cursor donde se desea incluir la caja de texto y con el mouse oprimido lo mueve para que aparesca la cajita.
D. Una vez creada la cajita, escribe lo que desea.
E. Puede editar como verá la caja de texto solamente seleccionando Format Callout del Drawing Toolbar. Le puede añadir un borde o una línea paralela.
F. Para cambiar de lugar la línea que apunta al área que esta señalando sólo toma el extremo y lo mueve con el mouse.
G. Si quiere cambiar el lugar de la caja, la marca con el mouse y la mueve donde desea.
H. Puede cambiar los colores a la caja de texto escogiedo del menú de Drawing el icono donde aparecen los tipos de líneas disponibles y oprimiendo More. Esto le presentara un menú que puede cambiar a su gusto.
TOOLBAR
El Toolbar es la barra de iconos que aparece sobre el margen superior de la pantalla. Es la forma más corta de llevar a cabo las funciones más comúnes dentro de Word. En lugar de utilizar la línea de menú superior usted puede seleccionar los iconos del Toolbar y así facilitar el proceso de creación de documentos. La primera impresión que usted tiene cuando ve el Toolbar es grupo de cuadritos con dibujos dentro, pero cada uno de estos cuadritos significan un comando. Para conocer que comando representa cada icono, posicione el cursor justo sobre cada uno. Esto le presentará una descripción breve de cada uno. A continuación se ofrecerá más información sobre cada uno de los iconos básicos del Toolbar. Primero dará una descripción del icono y luego una explicación breve de su función:
A. NEW FILE - Esta función se utiliza cuando usted a términado la creación de un documento, lo a cerrado (File, Close) y desea continuar con un documento nuevo. B. OPEN FILE - Abre un archivo creado para editarlo.
C. SAVE - Guarda el archivo que esta trabajando.
D. PRINT - Printer. Imprime un documento
E. PRINT PREVIEW - Ver el documento que se esta trabajando antes de enviarlo al printer.
F. CUT - Corta algún área de un documento.
G. COPY - Copiar parte de un documento a otra parte.
H. PASTE - Lleva lo cortado o copiado a otro lugar
I. UNDO - Deshace la acción realizada.
J. REDO - Rehace lo que el comando anterior deshizo.
K. INSERT TABLE - Inserta una tabla en el lugar y con la dimensiones que prefiera.
M. BOLD - Se usa para engreser el texto. Es igual al ctrl B.
N. ITALIC - Presenta el texto en itálico. Se consigue también oprimiendo ctrl I. O. UNDERLINE - Subrayado. Igual a ctrl U.
P. ALIGN LEFT - Alinea la izquierda. Q. CENTER - Centraliza.
R. ALIGN RIGHT - Alinea a la derecha.
S. JUSTIFY - Justifica el texto.
T. NUMBERING - Permite numerar lo escrito.
U. BULLETS - Añade puntos al texto.
V. DECREASE INDENT - Indentado decreciente.
W. INCREASE INDENT - Indentado creciente.
X. BORDERS - Permite incluir bordes al documento. Si se oprime el icono le presentará un menu justo debajo del Toolbar primario.
SHORTCUT KEYS
ACCION COMANDO
BOLD CTRL B
ITALIC CTRL I
UNDERLINE CTRL U
WORD UNDERLINE CTRL SHIFT W
DOUBLE UNDERLINE CTRL SHIFT D
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