Tecnológico de Monterrey

Tecnológico de Monterrey

Procesamiento de Información

Académica

Círculos de Mejora Calidad 2008

Círculo de Mejora

Nombre: Miriam González Puesto: Auxiliar

Administrativo

Antigüedad: 11 años Nombre: Adán García

Puesto: Jefe de Sección Antigüedad: 20 años

Nombre: Alejandro Tamez Puesto: Auxiliar Administrativo Antigüedad: 5 meses Nombre: Oswaldo Escobedo Puesto: Auxiliar Administrativo Antigüedad: 2 años

Nombre: Manuel Villarreal Puesto: Auxiliar

Administrativo

Procesamiento de

Información Académica

Calidad

y

Paso 1: Definir el Proyecto

Proyectos

_{priorización}

Criterios de

• Alto porcentaje de listas sin capturar

• Exceso de tiempo al localizar un sobre y falta de datos

• Datos equivocados en el sistema de vales • Fácil de atacar por el equipo • Impacto en la productividad del área • Reducción de tiempos de procesamiento Escala: 0 – No contrarresta 5 – Contrarresta

Definir el Proyecto

Criterios de priorización

TOTAL Proyectos Fácil de _atacar Productividad _{del área} Reducción de

tiempos

Alto porcentaje de

listas sin capturar

3

5

0

8

5

5

5

15

2

2

1

5

Exceso de tiempo al localizar un sobre y falta de datos.

Descripción del Proyecto

Proyecto

Mejora de sobres con documentos

Objetivo y Alcance

Ordenar y estandarizar los sobres con

documentos para su mejor identificación y

procesamiento.

Descripción del Proyecto

Meta a lograr

• Reducir en un 100% los datos incompletos • Ahorrar costo de los sobres en un 25%

• Disminuir tiempos de identificación de sobres

• Cumplir con la fecha establecida para la entrega del proyecto

Beneficios

• Rápidos tiempos de procesamiento y respuesta • Mayor uso de los sobres

Plan de Trabajo

Periodo del Proyecto

Etapa Paso Actividades Mayo Junio Julio Agosto Septiembre

Planear

1 Determinar el _Proyecto 2 Describir el _Problema

3 Localizar la causa-_{raíz del problema} 4 Establecer _{contramedidas} Hacer 5 Ejecutar las _{contramedidas} Verificar 6 Verificar los _resultados

Actuar

7 Estandarizar 8 Definir nuevos _proyectos

Paso 2: Descripción del

Proyecto

Áreas

Algunos departamentos relacionados son:



Casa Académica



Casa PIN



Legalización y Certificación de Estudios



Expedición de Títulos y Grados Académicos



Admisiones



Procesamiento de Información Académica



Administración de Expedientes

Descripción del Problema

Para trasladar los documentos que entregan los alumnos se utilizan sobres bolsa tamaño

26 x 34 cms. papel bond en

los cuales, para su

protección, se contienen los documentos.

Dichos sobres son “rayados” con ciertos datos para su ubicación, pero con el paso del tiempo ésto se ha vuelto todo un problema para el proceso.

Descripción del Problema

¿Qué ocurre? Se pierde tiempo y recursos en los

sobres que contienen documentos.

¿Cuándo ocurre? Cuando se procesa la información de

algún trámite o información del alumno.

¿Dónde ocurre? En Procesamiento de Información

Académica así como en otros departamentos.

¿A quién le ocurre?

Cualquier persona que necesite los datos del sobre.

Evidencias Gráficas

Ejemplo:

Este sobre se

utilizó una

sola vez

debido a que

el tamaño de

la letra es

muy grande y

no permite su

uso de nuevo.

Evidencias

Gráficas

Ejemplo:

En este sobre

podemos

observar que se

reutilizó 9 veces,

lo cual

representa un

gran problema

al momento de

identificar el

dato correcto

Diagrama de Flujo del Proceso

Localización del Problema

Paso 3: Diagrama

Causa - Efecto

Causa _Efecto Modo Falta de capacitación Desmotivación Poco tiempo para la atención del alumno Sobres sin formato Presión de parte de la gente en espera Falta de un método de llenado de sobre Falta de una cultura de calidad Información incompleta Confusión por falta de uniformidad Rotación de personal

Localizar Causa - Raíz

28 23 17 11 7 6 5 1 2 0 5 10 15 20 25 30 9 veces 8 veces 7 veces 6 veces 5 veces 4 veces 3 veces 2 veces 1 vez En promedio el sobre se usa 3.1 veces

Localizar Causa - Raíz

Datos del sobre

De cada 100 datos*

71 Se les anexa

información completa

29 Les falta

información

Localizar Causa - Raíz

Datos del Sobre

71 29 0 10 20 30 40 50 60 70 80 Completos Incompletos

Gráfica que muestra la proporción de los datos

incompletos

El tiempo promedio que demora buscar la información de un dato incompleto es de: 3.36 minutos = 216 segundos

Contando que 29 sobres tienen datos incompletos 1 sobre = 3.36 minutos

29 sobres = 104.24 minutos

Lo que equivale a 1:45 horas aprox. por cada 100

datos

Diagrama de Paretto

Dato sin ID Dato con Plumon Dato Ilegible Dato equivocado Otros errores TOTAL

0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%

Causa Frecuencia Porcentaje % Acumulado

Dato sin ID 13 45% 45%

Dato con plumón 10 34% 79%

Dato ilegible 5 17% 97%

Dato equivocado 1 3% 100%

Otros errores 0 0% 100%

Paso 4: Establecer

Contramedidas

reutilización

Se hará una junta para explicar el modo de

llenado del sobre

Ventajas

• Uniformidad en los datos • Organización de los datos

• Fácil localización de la información • Ahorro considerable del tiempo • Buena presentación

• Formación de una Cultura de Calidad • Eficiencia en el trabajo de las personas capacitadas

Establecer Contramedidas

Pocas veces de uso del sobre Causa - Raíz

Alternativas

Crear un formato de sobre para su llenado y

reutilización

Ventajas

• Ahorro de recursos del departamento • Aumento en el tiempo de vida del sobre • Contribuir con los programas de reciclaje • Disminución de costos para el Tec de Monterrey

Establecer Contramedidas

¿Qué?

Crearemos un sobre con formato de

_celdas

¿Quién?

Procesamiento de Información

_Académica

¿Cuándo?

En el tiempo establecido del proyecto

¿Porqué?

Porque queremos mejorar

¿Dónde?

En la División de Servicios Escolares

Ejecutar Contramedidas

Formato de celda _{Se creará un formato para}

estandarizar los sobres

tomando en cuenta estas especificaciones:

- Cubrir los datos que ocupan ciertos departamentos

- Conocer todos los datos - Que sea fácil de llenar - Que ahorre espacio - Que se pueda reutilizar

Paso 5: Ejecutar

Contramedidas

Ejemplo de sobre con formato de celdas

En esta imagen podemos observar que el sobre tiene celdas las cuales facilitan su llenado ocupando su espacio con 9 celdas 1 6 5 4 3 2 8 7 9

Ejecutar Contramedidas

Ejemplo de sobre con formato de celdas

Por el anverso se le colocaron otras 6 celdas lo que corresponde a 15 vueltas que se le dará al sobre. 13 12 11 10 15 14

Paso 6: Verificar

Resultados

Antes

Ahora

Verificar Resultados

Antes

Ahora

Análisis de Datos del Sobre

Comparación en base a una muestra de 100 datos que equivale a las veces que se realizó

Verificar Resultados

Verificar Resultados

Antes

29 sobres representan 105 minutos (1:45 horas)

Ahora

4 sobres representan 15 minutos

105 15 0 20 40 60 80 100 120 Antes Despues Disminución de un 85.71% del tiempo Análisis de Tiempos

Verificar Resultados

2,500 sobres = 7,750 vueltas  7,750 vueltas = 517 sobres 2,500 x $1.26 $ 3, 150 517 x $ 4.00 $ 2,068

Ahora

1 sobre = 15 vueltas

1 sobre = $ 4.00

Antes

1 sobre = 3.1 vueltas

1 sobre = $ 1.26

Verificar Resultados

Verificar Resultados

Cantidad

Precio

Uso

Datos

Incompletos

Tiempo

1 sobre

$1.26

3.1

veces

-

-2500*

$3,150

7,750

veces

2,247.5

errores

135.6

horas

* La información fue recopilada en base al mes de junio de 2008 (los datos varían según la temporada)

Cantidad

Precio

Uso

Datos

incompletos

Tiempo

1 sobre

$4.00

15

veces

-

-517*

$2,068

7,750

veces

310

errores

17.36

horas

Verificar Resultados

* La información fue recopilada en base al mes de junio de 2008 (los datos varían según la temporada)

Paso 7: Estandarizar

Para tener un mayor apoyo de los

departamentos se realizó una junta donde

se expuso la mejora y sus características.

Estandarizar

Se elaboró un

Memorándum para las áreas que desempeñan dicha operación

•Casa Académica •Casa PIN

•Legalización y Certificación de Estudios

•Expedición de Títulos y Grados Académicos

•Admisiones

•Procesamiento de Información Académica

Estandarizar

procedimiento para el llenado del sobre el cual especifica como se realizará el llenado, de lo

contrario el sobre NO se procesará.

Esto para crear una

Cultura de Calidad

Paso 8: Definir Nuevos

Proyectos

1. Alto porcentaje de listas sin capturar.

2. Exceso de tiempo al localizar un sobre y falta de datos 3. Datos equivocados en el sistema de vales

Criterios de priorización

TOTAL Proyectos Fácil de atacar Productividad _{del área} Reducción de _tiempos

Alto porcentaje de listas

sin capturar. 3 5 0 8

Exceso de tiempo al

localizar un sobre y falta de

datos 5 5 5 15

Datos equivocados en el

sistema de vales 2 2 1 5

Próximo Proyecto

Desempeño del Grupo

Participacion del equipo Pasos de la ruta de Calidad

Cumplimiento del plan de trabajo

Periodo del Proyecto

Etapa Paso Actividades Mayo Junio Julio Agosto Septiembre

Planear

1 Determinar el _proyecto

2 Describir el problema 3 Localizar la causa-_{raíz del problema} 4 Establecer _{contramedidas} Hacer 5 Ejecutar las _{contramedidas} Verificar 6 Verificar los _resultados

Actuar

7 Estandarizar 8 Definir nuevos _proyectos

Semanas de trabajo Trabajo realizado Semana final

• La satisfacción de hacer mejor nuestro trabajo. • El conocimiento que nos deja el proyecto.

• La experiencia para realizar nuevas mejoras. • La motivación que da al saber que se valora

nuestro trabajo.

• El compañerismo que existe al integrarnos en un círculo de mejora.

• El hecho de saber que ganamos al contribuir mejorando un área del Tec de Monterrey.

Por su Atención…