Indice
¿Cómo funciona la metodología Balanced
Scorecard creada por Kaplan y Norton? 05 Más allá de la planeación: cómo crear un
vínculo entre la estrategia y la ejecución 08 Datos de calidad: conozca con detalle todo
el valor que puede encontrar en la
información de su entidad 10
Prepárese para el futuro: cómo proyectar su entidad gracias a un software de gestión
INTRODUCCIÓN
Uno de los grandes desafíos que existe en cualquier institución es lograr que la planeación y la gestión organizacional puedan aterrizar en una ejecución concreta, eficaz y de alta calidad. Un gran número de entidades deben lidiar con brechas entre la estrategia y las tareas diarias, lo que implica enfrentar un número importante de fallas dentro de los procesos internos. Pero el problema es mucho más grave de lo que parece: además de este tipo de brechas, en muchas ocasiones se evalúa la situación general de una entidad con base en indicadores enfocados únicamente en aspectos financieros, dejando de lado elementos clave para el crecimiento y la estabilidad de la organización.
Actualmente existen herramientas de alta calidad que permiten crear planes estratégicos mucho más completos y con un alto nivel de adaptabilidad a la situación específica de cada organización. Una de estas herramientas es, precisamente, el Balanced Scorecard (BSC) o cuadro de mando integral. Este es, a grandes rasgos, un método amplio de planeación, seguimiento y gestión organizacional que permite comprender el desempeño de una entidad, de manera holística, gracias al análisis de todos los aspectos que necesitan ser optimizados para alcanzar las metas del plan estratégico.
Sin embargo, ampliar las perspectivas con las que se analiza una entidad, bien sea privada o pública, también implica aumentar la cantidad de información que se debe observar y comprender. Aquí entran en juego los sistemas de gestión gerencial, que permiten tener una lectura amplia, clara y ordenada para la toma de decisiones con los datos provenientes de los sistemas transaccionales. Esto quiere decir que, para poder contar con una solución integral dentro de su planeación estratégica, la metodología Balanced Scorecard debe trabajar de la mano de un software específico que pueda articular toda la información necesaria sobre la estrategia, procesos, proyectos, riesgos, decisiones, etc. De esta forma, usted podrá tener acceso a toda la información de manera sencilla, concreta y efectiva.
En Pensemos conocemos los numerosos beneficios que puede obtener una organización al trabajar con el Balanced Scorecard (BSC) y con un software adecuado. Por eso, en este ebook queremos mostrarle los principales aspectos de esta metodología, sus beneficios más relevantes y los cambios estructurales que puede generar en su entidad para garantizar una ejecución óptima y efectiva de su plan estratégico.
Nosotros contamos con toda la experiencia y el conocimiento para poner a su alcance las herramientas precisas que le garantizarán un mejor desempeño organizacional y una mejor proyección futura. Acompáñenos y conozca a continuación todo el provecho que su entidad puede obtener del Balanced Scorecard.
¿Cómo funciona la metodología Balanced
Scorecard creada por Kaplan y Norton?
Manejar, gestionar y tomar decisiones estratégicas dentro de cualquier organización es un trabajo arduo que, sin lugar a dudas, debe estar soportado en las metodologías y las herramientas correctas para garantizar buenos resultados. Una gestión de alta calidad, por ejemplo, debe tener una alineación fuerte con todos los indicadores de desempeño de la organización para poder estructurar una imagen integral de los esfuerzos conjuntos que se realizan en cada área. Sin embargo, en muchas ocasiones, esta imagen puede estar parcializada debido a que solamente se realizan análisis de los aspectos financieros de la entidad. Para evitar este tipo de sesgos, existe el Balanced Scorecard, una metodología que surgió de una necesidad crucial para cualquier organización: conocer sus posibilidades reales para la creación de valor, y conocer las áreas que pueden tener un mejor rendimiento gracias a optimizaciones técnicas o estructurales. Así, con un panorama integral de los esfuerzos internos de la organización, se podrá fijar un rumbo estratégico claro que garantice la consecución de resultados y una proyección de escalabilidad en el futuro.
Según Robert Kaplan, profesor emérito de Desarrollo de Liderazgo en la Escuela de Negocios de Harvard y co-creador del método estratégico Balanced Scorecard, las mediciones financieras de la década de 1980 eran insuficientes para llevar a las compañías hacia el éxito financiero. Según él, estas se basaban únicamente en cifras que reflejaban el pasado y el presente de las compañías, pero que no aportaban ningún tipo de proyección futura. En pocas palabras, este tipo de mediciones no les brindaban a las compañías una posibilidad de crecimiento ni de
optimización; no podían mostrar aspectos clave para el desempeño de la entidad, como lo son el grado de compromiso de los empleados, la eficacia de los procesos internos, los niveles de capacitación de personal o las mejoras tecnológicas y operativas. A fin de cuentas, el desconocimiento de estos elementos se veía reflejado en la imposibilidad de las organizaciones para identificar los niveles de valor real que podrían ofrecerle a sus clientes.
Estas fueron algunas de las razones principales por las que Kaplan, junto a David P. Norton, crearon en 1992 la metodología que hoy conocemos como Balanced Scorecard (BSC) o cuadro de mando integral. Con este método de gestión y estrategia organizacional, los indicadores financieros ya no son los únicos que miden el desempeño de una organización. De hecho, con el BSC, Kaplan y Norton lograron estructurar un panorama más amplio acerca del cumplimiento de metas organizacionales y de todas las áreas que podían mostrar niveles importantes de crecimiento y mejoramiento. En su metodología encontramos, además de los indicadores financieros, desde indicadores para medir la imagen de la organización frente a los ojos del cliente y la efectividad de los diferentes procesos que se llevan a cabo de manera interna, hasta indicadores sobre el nivel de compromiso de los trabajadores, las capacidades que necesitan para ser más efectivos y las herramientas que facilitarán su trabajo. Todo esto logra integrarse, desde los niveles micro hasta los niveles macro, para configurar un plan estratégico de gran detalle y con un fuerte seguimiento que garantizará mejores resultados y una preparación más aterrizada para el futuro de la organización.
Para que usted pueda tener una idea más clara de lo que encontrará con el método estratégico Balanced Scorecard, a continuación queremos mostrarle de forma más detallada las 4 perspectivas que debe tener en cuenta al desarrollar la planeación estratégica de su organización usando esta metodología:
La importancia de todos los aspectos financieros de una organización está fuera de toda duda: son elementos cruciales que se deben evaluar constantemente para conocer los ingresos reales de una organización y la capacidad presupuestal que tiene para sus proyectos futuros.
Este tipo de perspectiva, sin embargo, debe vincularse con otros indicadores que permitan darle una aplicabilidad óptima dentro de su entidad. De esta forma, usted podrá conocer en qué áreas invertir el presupuesto de su entidad con una mayor garantía sobre los resultados que estas inversiones le darán a todo su negocio.
Dentro de los indicadores de la perspectiva financiera es común encontrar elementos como el Valor Económico Agregado, los ingresos, la rotación de activos, el índice de liquidez, el índice de endeudamiento o el índice del rendimiento del capital invertido.
3. Perspectiva de los procesos
Esta perspectiva es un aspecto muy interesante a la hora de evaluar cualquier organización. Para crear valor y estabilidad es necesario contar con clientes satisfechos que tengan un nivel constante de inversión en la entidad y que, por otro lado, puedan fortalecer su visión y su filosofía.
Aquí se evalúa la experiencia que tiene el cliente con nuestra organización gracias a factores como los tiempos de respuesta, la calidad de los servicios o el producto, las desviaciones en el acuerdo de servicio, los reclamos y la retención de clientes. Gracias a este tipo de evaluación, cada organización podrá tener una concepción más concreta de los servicios que presenta, de los horizontes de expectativas que genera en sus clientes y la manera en que se solucionan las problemáticas con cada uno de ellos.
La perspectiva de los procesos se centra en evaluar todo el funcionamiento interno de la organización para poder garantizar eficiencia y agilidad en el desempeño de la entidad, o para dejar de lado los procesos que no sean de vital importancia para cumplir las metas estipuladas. Para analizar los procesos se puede utilizar Inteligencia de Negocio, o Business Intelligence, para generar conocimiento específico a partir de los datos que se obtienen sobre la ejecución de los procesos internos de la organización y con base en ello generar una ventaja competitiva.
Dentro de esta perspectiva podemos encontrar indicadores para medir los procesos de gestión de clientes (selección, captación y crecimiento de los mismos) o los procesos de operaciones (costos, calidad, flexibilidad de los procesos, etc.)
Esta perspectiva es una de las que pueden brindar mayor garantía a largo plazo si se comprende con la atención necesaria y con el nivel de detalle preciso. En pocas palabras, aquí se analiza la mejor manera de crear una estructura sólida, con posibilidades altas de formación y crecimiento, en tres áreas vitales de su organización: las personas, los sistemas y el clima organizacional.
Los indicadores dentro de esta perspectiva están relacionados con el clima organizacional dentro de su entidad (satisfacción de los empleados, retención, o productividad de los mismos), los niveles de capacitación necesarios para sus empleados (inversión en programas de capacitación, recursos disponibles, o costo de capacitación por cada empleado) o la tecnología que se debe utilizar para poder alcanzar los logros dentro de su entidad (inversiones u optimizaciones relacionadas con herramientas TI).
2. Perspectiva del cliente
Más allá de la planeación: cómo crear un
vínculo entre la estrategia y la ejecución
Uno de los retos más importantes que tiene un plan estratégico dentro de cualquier organización es garantizar su adecuada implementación. En la mayoría de ocasiones, las entidades desarrollan planes ambiciosos que pretenden solucionar todos los problemas que existen respecto a la gestión organizacional; sin embargo, en la aplicación diaria del plan es difícil llevar un seguimiento detallado en los distintos niveles, desde las acciones micro hasta las transformaciones macro, y llega el punto en que la estrategia ya no puede garantizar la consecución de metas o aumentar la creación de valor dentro de la organización.
Este tipo de retos son aún más críticos cuando hablamos de una metodología como el Balanced Scorecard. Como usted pudo notarlo, un cuadro de mando integral implica manejar volúmenes muy elevados de información que, para que puedan verse reflejados en un mejor desempeño de la entidad, deben ser leídos de la forma correcta y por los responsables indicados. Es aquí donde empezamos a hablar de un software de gestión gerencial, una herramienta que permite una mejor implementación de la metodología Balanced Scorecard.
Gracias a una plataforma de gestión de la estrategia que le permita automatizar todos los procesos involucrados dentro del cuadro de mando integral, usted podrá aprovechar con mayor efectividad la información que recibe de la perspectiva financiera, del cliente, de los procesos, y de aprendizaje y crecimiento, para poder garantizar la implementación total del plan estratégico.
En palabras más sencillas, este software le permite a su organización desplegar su plan es-tratégico para garantizar su cumplimiento desde los niveles más pequeños hasta los niveles más amplios y abstractos de la planeación. Esto se puede entender como la construcción de un vínculo entre la estrategia global y su ejecución real. El aterrizaje de la planeación a los espacios específicos de la ejecución, es decir, a las tareas concretas de cada empleado, también implica una expresión de toda la estrategia de acuerdo a los parámetros del Balanced Scorecard. Su organización se concentrará en los procesos y logros que más le interesan, mientras que los integrantes del equipo podrán concentrar su trabajo únicamente en las tareas y metas que les conciernen de forma directa. Esto quiere decir, desde una visión más amplia, que un software como este le ayudará a estructurar un sistema de jerarquización en el que cada tarea particular está atada a las iniciativas estratégicas, las cuales, a su vez, están integradas con los objetivos generales de toda la organización.
De esta manera, gracias a este sistema de conexiones, el plan estratégico de una organización puede llevarse a cabo con mayor agilidad, eficacia y detalle. Esto quiere decir que sus integrantes, sin perder de vista la estrategia, no deben preocuparse por objetivos o iniciativas donde no tienen contribución. Además, dicho sistema de jerarquización facilita las posibilidades de seguimiento que tiene cada objetivo: con la especificidad de cada tarea, el desempeño de cada persona será mucho más fácil de evaluar y calificar.
Datos de calidad: conozca con detalle
todo el valor que puede encontrar en la
información de su entidad
Hoy en día, la información de calidad es algo supremamente valioso para cualquier tipo de organización, tanto a nivel externo como a nivel interno. En los entornos de planeación y gestión organizacional, por ejemplo, contar con indicadores de alta calidad que reflejen el verdadero estado de la organización, es un aspecto fundamental para poder realizar planes de acción y mejoramiento futuros.
Ahora bien, en muchas casos, al implementar un plan estratégico, las organizaciones empiezan a lidiar con información que puede llegar a ser confusa para ellos, o que pueden interpretar de forma errónea. Grandes volúmenes de datos, cifras e indicadores, terminan por difuminar la situación real de la organización y, en últimas, desvían el plan de acción principal. Esto suele suceder debido a la ausencia de herramientas que faciliten la concentración de la información, su jerarquización, su lectura y, uno de los aspectos más importantes, su análisis.
Sin embargo, con las herramientas adecuadas, una organización puede sacar un gran provecho de la información detallada que se genera gracias a la metodología del Balanced Scorecard. Como se mencionó en los capítulos anteriores, la información repartida en la perspectiva financiera, del cliente, de los procesos, y de aprendizaje y crecimiento, permite tener un panorama más completo y generar planes de acción más detallados para la optimización del desempeño organizacional.
Es aquí donde un software de gestión de la estrategia, vinculado con la metodología de Balanced Scorecard, empieza a jugar un rol fundamental dentro de la planeación: será este el que logrará transformar todos los datos de su entidad en información clara a la que cada uno de los integrantes podrá tener acceso de forma sencilla, con ayudas visuales y con factores muy detallados del comportamiento de cada objetivo y cada iniciativa.
Gracias a este tipo de software, la información ya no será únicamente de carácter cuantitativo; también podrá tener explicaciones cualitativas de cada uno de los responsables de las tareas delegadas. Por ejemplo, además de tener acceso a los indicadores específicos que validan el desarrollo satisfactorio de una iniciativa, también se creará una comprensión clara sobre el alcance de cada tarea, sus responsables directos, las razones específicas del desempeño de los indicadores, y el presupuesto requerido en cada tarea. Además, un software de gestión de la estrategia permite generar diálogos entre los responsables de las mismas tareas para que exista un mayor vínculo entre los equipos encargados de una iniciativa particular.
Es aquí donde un software de gestión de la estrategia, vinculado con la metodología de Balanced Scorecard, empieza a jugar un rol fundamental dentro de la planeación: será este el que logrará transformar todos los datos de su entidad en información clara a la que cada uno de los integrantes podrá tener acceso de forma sencilla, con ayudas visuales y con factores muy detallados del comportamiento de cada objetivo y cada iniciativa.
Gracias a este tipo de software, la información ya no será únicamente de carácter cuantitativo; también podrá tener explicaciones cualitativas de cada uno de los responsables de las tareas delegadas. Por ejemplo, además de tener acceso a los indicadores específicos que validan el desarrollo satisfactorio de una iniciativa, también se creará una comprensión clara sobre el alcance de cada tarea, sus responsables directos, las razones específicas del desempeño de los indicadores, y el presupuesto requerido en cada tarea. Además, un software de gestión de la estrategia permite generar diálogos entre los responsables de las mismas tareas para que
Prepárese para el futuro: cómo proyectar
su entidad gracias a un software de gestión
de la estrategia
A la hora de seleccionar un software de gestión de la estrategia en el cual se pueda soportar verdaderamente una metodología Balanced Scorecard, hay que tener en cuenta diferentes variables que potenciarán el desempeño de toda la estrategia y que permitirán generar valor dentro de la organización con mayor facilidad. Aquí queremos destacar dos de ellos: en primer lugar, el nivel de adaptación de la herramienta, y en segundo lugar, el grado de proyección futura que le pueda brindar a todo el plan estratégico.
Si hablamos de la adaptabilidad que debe tener la herramienta, hay que tener en cuenta que este factor debe estar en dos direcciones. Primero, en la dirección de la metodología BSC y de toda su teoría; es decir, la herramienta que se escoja dentro de la organización debe funcionar acorde a toda la metodología de Kaplan y Norton que ya hemos mencionado. Debe ir más allá de los indicadores financieros y debe presentar un panorama general del desempeño de la organización, y al mismo tiempo, debe tener la capacidad de jerarquizar toda la información de la metodología para transformarla en datos claros para el equipo de trabajo. La segunda dirección es, sin lugar a dudas, la adaptabilidad que debe tener la herramienta a la filosofía de la organización y a sus modos de funcionamiento: un software de gestión de la estrategia debe permitirle a un equipo interactuar con la información de forma sencilla, intuitiva y segura.
Así, las organizaciones no tendrán que preocuparse por adaptar todo su trabajo a una nueva herramienta, sino que podrán configurar la herramienta para que esta se adapte a su imagen y estilo gerencial. Por o t r o l a d o , c u a n d o h a b l a m o s d e l a p r o y e c c i ó n f u t u r a q u e d e b e o f r e c e r l a herramienta, hablamos de que ella pueda g e n e r a r d e n t r o d e l a o r g a n i z a c i ó n cambios sustanciales para la planeación, gestión y ejecución estratégica en periodos futuros. Por ejemplo, un software con altos niveles de calidad permite que los equipos e m p i e c e n a f u n c i o n a r a t r a v é s d e disciplinas de ejecución concretas que faciliten y mejoren la consecución de objetivos. De esta forma, los encargados de una iniciativa específica definen y priorizan objetivos, configuran planes de acción que les permita optimizar el desempeño gracias a pequeñas acciones, generan tableros de medición específicos para las acciones que han definido, y evalúan todo su trabajo gracias a reuniones periódicas en las que se analizan los objetivos priorizados en el tiempo anterior.
Todos estos procesos, a fin de cuentas, son métodos que se derivan de los niveles m á s e l e v a d o s d e l a t e o r í a B S C y q u e empiezan a integrarse dentro de su equipo de trabajo gracias a la interacción diaria con la planeación a través de las pequeñas tareas y objetivos concretos. Así, no solo los altos cargos deberán asumir el éxito futuro d e l a o r g a n i z a c i ó n , s i n o q u e é l e s t a r á delegado en cada uno de los integrantes del equipo gracias al enfoque en sus principales tareas.
El Balanced Scorecard es un método que le brinda un panorama mucho más amplio sobre el desempeño de su compañía y sobre las áreas de mejoramiento en las que puede invertir sus esfuerzos. Sin embargo, para que una organización pueda sacar el máximo provecho de ella, es necesario que haga uso de las herramientas de automatización precisas.
Aquí en Pensemos contamos con años de experiencia trabajando con el BSC e implementándolo dentro de diferentes organizaciones, tanto en el sector privado como en el sector público. Además, contamos con un software de gran calidad que cumple con todos los parámetros de intuición, automatización, adaptabilidad, comodidad y visibilidad necesarios para una consecución de metas más ágil y más efectiva. Por eso esperamos que toda esta información pueda ayudarle a optimizar los procesos de planeación y gestión estratégica de su organización, y lo invitamos a que nos contacte en cualquier momento para recibir asesorías personalizadas y conocer más sobre el Balanced Scorecard y sobre la Suite Visión Empresarial.
