Calefacción y Ventilación, S.A. de C.V.
Mantenimiento Preventivo y Correc- tivo al HW y SW
PSTMA01
Elabora Elvia Álvarez Rojas (Coordinador del Sistema de
Gestión de la Calidad)
Responsable Juan M. Ordoñez Oropeza (Coordinador de Soporte Técnico)
Aprobado Ing. Luis Sánchez Gómez
(Director de Finanzas)
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Mantenimiento Preventivo y Co- rrectivo al HW y SW
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Tabla de Contenido
1. OBJETIVO ... 3
2. ALCANCE... 3
3. REFERENCIAS... 3
4. DEFINICIONES ... 3
5. RESPONSABILIDADES ... 5
6. DIAGRAMA DE FLUJO MANT. PREVENTIVO... 7
7. DIAGRAMA DE FLUJO MANT. CORRECTIVO ... 8
8. DESARROLLO MANT. PREVENTIVO... 9
9. DESARROLLO MANT. CORRECTIVO...12
10. REGISTROS...14
11. CONTROL DE CAMBIOS...15
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos que se aplican en Calefacción y Ventilación S.A.
de C.V. (CYVSA), para gestionar el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos para los procesos (tanto hardware como software), que se encuentre asignado a los usuarios.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los usuarios del Sistema de Gestión de la Calidad.
3. REFERENCIAS
Control de Documentos (PSGAC01)
Norma ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad (Requisito 6.3 In- fraestructura).
4. DEFINICIONES
Disco Duro: (en inglés Hard Disk Drive, HDD) es un dispositivo de almacenamiento de datos no volátil que emplea un sistema de grabación magnética para almacenar datos digitales. Se compone de uno o más platos o discos rígidos, unidos por un mismo eje que gira a gran velocidad dentro de una caja metálica sellada. Sobre cada plato, y en cada una de sus caras, se sitúa un cabezal de lectura/escritura que flota sobre una del- gada lámina de aire generada por la rotación de los discos.
Equipo de Computación: Es una maquina electrónica a la que se le introduce una serie de datos y de ordenes (comandos) para que los manipule y procese con la ayuda de la memoria interna; tras realizar las operaciones indicadas, los devuelve en forma de re- sultados finales o como nuevos datos que permiten realizar operaciones posteriores.
Hardware: Conjunto de los componentes que integran la parte material de una computadora; corresponde a todas las partes tangibles de un sistema informático sus componentes son: eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos.
Mantenimiento Preventivo: Es el mantenimiento periódico que se realiza a cada uno de los componentes de la computadora incluyendo periféricos comunes. Esta actividad es
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efectuada por los Asistentes de Sistemas que son técnicos especializados que tiene por objetivo, prevenir el desgaste prematuro de piezas vitales de funciones críticas en el proceso de trabajo, pronostica probables daños o determina defectos en el funciona- miento, recomendando reparaciones programadas con anticipación a la falla o inme- diatas antes de la falla. Utiliza materiales auxiliares de limpieza y lubricación, repues- tos menores y herramienta para montaje y desmontaje de partes.
Mantenimiento Correctivo: Es el mantenimiento que se realiza cuando existe evidencia de una o más fallas en los componentes de la computadora quien lo realiza se orienta a identificar el componente defectuoso para proceder a su reparación o remplazo se pue- de realizar por personal interno o externo.
Perfiles de Usuarios: Carpetas propias de un usuario, que incluyen básicamente sus configuraciones personalizadas del entorno de trabajo y los documentos por él crea- dos.
Programa de Mantenimiento Preventivo: Gestión adecuada de mantenimiento de las computadoras para cada área, estableciéndose de forma periódica según los reque- rimientos técnicos exigidos por el equipo de cómputo, es ejecutado con personal interno del área de Soporte Técnico.
Sistema Operativo (SO): Es el programa o conjunto de programas que efectúan la gestión de los procesos básicos de un sistema informático, y permite la normal eje- cución del resto de las operaciones.
Software: Es el conjunto de los programas de cómputo, procedimientos, reglas, do- cumentación y datos asociados que forman parte de las operaciones de un sistema de computación. El software se clasifica en 4 diferentes categorías:
• Lenguajes de Programación
• Software de uso general
• Software de Aplicación
• Sistemas Operativos
Usuario: Es la persona responsable y que utiliza un sistema informático.
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5. RESPONSABILIDADES Coordinador del Soporte Técnico
Realiza de forma anual el “Programa de Mantenimiento Preventivo HW-SW (Anexo A)”, la 2a semana del mes Enero y entrega al Coordinador del S.G.C. para su actuali- zación en la intranet y extranet.
Asigna Asistente de Sistema para atender los reportes de falla en sitio.
Custodia y resguarda en la carpeta correspondiente los formatos de Mantenimiento:
a) Mantenimiento Preventivo HW-SW (FSTMP01) b) Mantenimiento Correctivo HW-SW (FSTMC01)
Trimestralmente entrega al Representante de la Dirección y/o al Coordinador del S.G.C. el “Programa de Mantenimiento Preventivo HW-SW (Anexo A)” con los indi- cadores de cumplimiento del programa:
Mantenimiento Programado, Mantenimiento Realizado,
% de Cumplimiento.
Y en su caso generar Acciones Correctivas y/o Preventivas mediante el Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas (PSGAC05).
Trimestralmente se reunirá con el Representante de la Dirección y/o Coordinador del S.G.C. para analizar situaciones repetitivas en el Mantenimiento Correctivo y en su caso Y en su caso generar Acciones Correctivas y/o Preventivas mediante el Procedi- miento Acciones Correctivas y Preventivas (PSGAC05).
Asistente de Sistemas
Realiza el Mantenimiento Preventivo a los equipos de los usuarios, tomando como base el “Programa de Mantenimiento Preventivo HW-SW (Anexo A)”. Y registra la información en el formato correspondiente y lo entrega al Coordinador de Soporte Técnico para su custodia.
Para el Mantenimiento Correctivo.- Atiende, evalúa, detecta, clasifica y realiza las acciones pertinentes para la solución en sitio los reportes de falla de los equipos de los usuarios. Y registra la información en el formato correspondiente y solicita firma del usuario para cerrar el reporte. Entrega el formato correspondiente al Coordinador de Soporte Técnico para su custodia.
Representante de la Dirección y/o Coordinador del S.G.C.
Realiza revisiones trimestrales de cumplimiento del “Programa de Mantenimiento
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Realiza revisiones trimestrales para analizar situaciones repetitivas en el Manteni- miento Correctivo.
Políticas
Para realizar el mantenimiento preventivo al equipo de cómputo del usuario se reti- rará este de su lugar de 4 a 5 horas.
El software que no sea normativo de la empresa se eliminará del equipo de cómputo del usuario.
En caso de detectar mal uso del equipo de cómputo (maltrato del equipo, información no permitida para los usuarios como es música, videos), se reportará a su Jefe.
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6. DIAGRAMA DE FLUJO MANT. PREVENTIVO
Mantenimiento Preventivo
HW – SW (FSTMP01) Programa de
Mantenimiento Preventivo
Anexo A
Coordinador de
Soporte Técnico Asistente de Sistemas Usuario
Fin Inicio
Elabora de forma anual el Programa de Mantenimiento en donde
calendariza para cada usuario el mantenimiento
preventivo 1A
Recibe la comunicación del Programa de Mantenimiento Anual y realiza para cada usuario 2A
1.- Limpieza Física, 2.- Verifica el Inventario de Software, Comunica a los Asistentes
de Sistemas que ya se encuentra elaborado el
Programa de Mantenimiento para su
ejecusión 1A
2A
3.- Verifica que el equipo tenga asignado Recibo de Custodia de Equipo Cómputo,
6.- Revisa el Sistema Operativo y Disco
Duro, 7.- Revisa el correo
electrónico 2A
2A
8.- Requisita el formato de Mantenimiento Preventivo y solicita
al usuario su firma 2A
Mantenimiento Preventivo HW – SW (FSTMP01) Firma el usuario el
formato de Mantenimiento Preventivo y entrega 3A
Mantenimiento Preventivo HW – SW (FSTMP01) Recibe el formato de Mantenimiento y lo entrega para su
custodia 4A Mantenimiento
Preventivo HW – SW (FSTMP01) Recibe el formato de Mantenimiento y lo resguarda en la
carpeta correspondiente 5A
Realiza revisiones trimestrales de cumplimiento 6A
y en su caso se generan Acciones Correctivas
y/o Preventivas (PSGAC05) 6A
Representante de la Dirección y/o Coordinador del S.G.C.
4.- Verifica el perfil del usuario, 5.- Verifica el software
instalado 2A
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7. DIAGRAMA DE FLUJO MANT. CORRECTIVO
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8. DESARROLLO MANT. PREVENTIVO
No. Responsable Descripción
1A Coordinador de Soporte
Técnico
Elabora el Programa de Mantenimiento Preventivo de Hw - Sw Elabora de forma anual el Programa de Mantenimiento Pre- ventivo de Hardware y Software, en donde calendarizar para cada usuario el mantenimiento preventivo de su equipo de cómputo.
Prog. Mantenimiento Preventivo HW-SW Año_Anexo-A Este se realiza 1 vez al año para cada equipo de cómputo de los usuarios.
El Coordinador de Soporte Técnico, comunica al Asistente de Sistemas que ya se encuentra elaborado el Programa de Man- tenimiento Preventivo HW-SW para la ejecución de este.
2A Asistente de Sistemas
Recibe el Programa de Mantenimiento Preventivo de Hw - Sw Recibe comunicado del Programa de Mantenimiento Preventi- vo de HW – SW anual y realiza el mantenimiento para cada uno de los equipos de cómputo de los usuarios.
1º Limpieza Física: realiza la limpieza física del equipo de cómputo sopleteado y realizando la limpieza interior del te- cleado, mouse y C.P.U.
2° Verifica el Inventario de Software: Verifica las licencias de software que debe tener el equipo del usuario con un folio que se le asigno.
3° Verifica el Recibo de Custodia del Equipo de Cómputo: Verifi- ca que el equipo de cómputo tenga asignado su:
Recibo de Custodia de Equipo Cómputo
En caso de no tenerlo lo elabora y lo turna al usuario para su firma de acuse de recibido.
4° Verifica el Perfil del Usuario:
Verifica en propiedades de sistema que el perfil del usuario este
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asignado al usuario que lo utiliza.
5° Verifica el Software Instalado:
Verifica el software que se tiene instalado en el equipo de cómputo del usuario, entrando a Panel de Control / Agregar o Quitar Programas; en caso de encontrar programas que no son normativos de la empresa se quitan estos programas o si se en- cuentran programas que ya no se utilizan se quitan.
6° Revisa el Sistema Operativo y Disco Duro:
a) Se revisa el sistema operativo mediante herramienta de mantenimiento y diagnostico (Tunes UP y Autoruns), se actualiza el equipo si es necesario con los Servi Pack.
b) Se escanea todo el disco duro del equipo de cómputo con el antivirus Symantec Endpoint Protection.
c) Se borran del equipo de cómputo los temporales de Internet y los temporales que se generan de forma local en el siste- ma.
7° Revisa el Correo Electrónico:
a) Se revisa en el correo electrónico la firma electrónica están- dar.
b) Se revisa que este funcionando el correo electrónico correc- tamente.
c) Se revisa el tamaño del correo electrónico, si esta muy grande se genera una carpeta nueva.
8° Requisita el formato siguiente de:
Mantenimiento Preventivo HW-SW (FSTMP01) Con la siguiente información:
1. Fecha,
2. Datos del Usuario,
3. Datos del Equipo:
• Accesorios Incluidos,
• Software instalado por el departamento de Soporte Técnico.
4. Observaciones Detectadas.
Y solicita al usuario su firma.
