PROCEDIMIENTO. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO A VEHíCULOS UTlllTARIOS

(1)

MANUAL ADMINISTRATIVO Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

MP/DA/GSA/12-02/07

PROCEDIMIENTO

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

A VEHíCULOS UTlllTARIOS

(2)

MANUALADMINISTRATIVO

Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

Nombre del Procedinúento: MANTENIMIENTO PREVENTIVOY CORRECTIVO A VEHICULOS UTILlTARIOS MP/DAlGSAl12-02I 07

íNDICE

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Red de Transporte de Pasajeros del

Distrito Federal ₍ _Pag:_De:

Nombre del Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Vehículos Utilitarios. MP/DA/GSA/12-0'2J07

NDICE

CONCEPTO

PÁGINA

OBJETIVO

4 POLÍTICAS

6 DESCRIPCiÓN NARRATIVA

10 DIAGRAMA DE FLUJO

16 FORMATOS E INSTRUCTIVOS

20

(4)

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Nombre del Procedinúento: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO A VEHICULOS UTILlTARIOS MP/DAlGSAl12-021 07

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MANUAL ADMINISTRATIVO

Nombre del Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Vehículos Utilitarios. MP/DAlGSAl12-02J07

OBJETIVO

Establecer las actividades que deben realizar las áreas de Red Transporte de

Pasajeros del D.F., para solicitar el servicio de mantenimiento preventivo y/o

correctivo para los vehículos utilitarios que tienen bajo su resguardo, con el

propósito de mantener ésas unidades en optimas condiciones de operación;

así como las políticas, a las que deberán sujetarse para tal efecto.

(6)

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Distrito Federal

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Nombre del Procedimiento: MantenimientoPreventivo y Correctivo a Vehículos Utilitarios, MP/DA/GSA/12-02l07

POlÍTICAS

DE OPERACiÓN

o

La Gerencia de Servicios de Apoyo a través de la Unidad Departamental de Servicios

Generales, tendrá bajo su responsabilidad la supervisión de la ejecución de los

Programas de Mantenimiento Preventivo y Correctivo,. concertados con Talleres

Externos.

o El Resguardatario de Vehículos Utilitarios, deberá realizar diariamente la revisión de

los niveles de aceite, agua, anticongelante, líquido de frenos y presión de aire de

llantas, que permitan mantener en optimas condiciones de operación las unidades;

por lo que de comprobarse daños a los Vehículos ocasionados por no haber aplicado

las medidas preventivas señaladas, corresponderá al signatario del resguardo el

pago de los importes correspondientes.

o

La anterior disposición, se aplicará de igual manera para el Titular de la Unidad

Departamental de Servicios Generales; de acuerdo a los Vehículos que estén bajo su

resguardo.

o La Unidad Departamental de Servicios Generales, será responsable de notificar a los

resguardatarios de Vehículos Utilitarios, la fecha en que deberán presentar las

unidades a Mantenimiento Preventivo en los talleres externos contratados; conforme

al Programa de Mantenimiento Preventivo concertado con el Prestador del Servicio.

o Será responsabilidad de los resguardatarios, presentar los Vehículos Utilitarios a

Mantenimiento Preventivo o Correctivo en los Talleres Externos contratados, con 1/4

de tanque de gasolina como mínimo en existencia; combustible que permitirá el

desarrollo de pruebas, a los trabajos de mantenimiento realizados por el Prestador

del Servicio.

o La Gerencia de Servicios de Apoyo a través de la Unidad Departamental de Servicios

Generales, designará al personal responsable de supervisar los Trabajos de

Mantenimiento Preventivo y Correctivo en los Talleres Externos; con el propósito de

verificar y certificar la calidad y avance de los trabajos contratados por el Organismo,

rOía Mes _Año

₁

(

30 DIC

2002

J

(8)

o

El Titular de la Unidad Departamental de Servicios Generales, será responsable

solidario del personal designado para supervisar la calidad y avance de los trabajos

de Mantenimiento Preventivo o Correctivo, encomendados a los Talleres Externos

Contratados.

o La Unidad Departamental de Servicios Generales, mantendrá vigilancia respecto al

cumplimiento de los tiempos de ejecución de los trabajos concertados con Talleres

Externos, los cuales empezarán a contar a partir de la recepción de los vehículos en

las instalaciones del Prestador del Servicio; así como a los establecidos, en las

Ordenes de Trabajo generadas para el efecto por la Gerencia de Servicios de Apoyo.

o El Titular de la Unidad Departamental de Servicios Generales, será responsable de

notificar a la Gerencia de Abastecimientos, los días de atraso o demoras por

incumplimiento a los plazos de tiempo pactados con el prestador del servicio; a efecto

de que esa Gerencia, lleve a cabo la aplicación de las Penas Convencionales

correspondientes.

o La ejecución de trabajos de Mantenimiento Correctivo, deberán contar con la

autorización expresa del Titular de la Gerencia de Servicios de Apoyo, quién deberá

contar invariablemente, con las cotizaciones económicas de las fallas determinadas a

los Vehículos Utilitarios por el Prestador del Servicio; las cotizaciones deberán

presentarse en hoja membreteada con los siguientes datos:

Nombre, Fecha, Domicilio y Teléfono del Prestador del Servicio

Descripción del Vehículo, Tipo y Marca correspondiente.

Placas y Modelo.

Precios Unitarios por Concepto, con IVA desglosado.

Tiempo de Entrega.

Nombre y Firma del Encargado o Representante Autorizado por el Taller.

o La Unidad Departamental de Servicios Generales, será la encargada de recibir las

solicitudes de Mantenimiento Correctivo para los Vehículos Utilitarios y tramitar con el

Taller Contratado su reparación; así como de reunir, la documentación soporte

correspondiente para efectos de pago.

(9)

MANUAL ADMINISTRATIVO 30Día MesDIC

I

Año2002

Distrito Federal

(P;g

tk

9 22

o Será responsabilidad de la Gerencia de Servicios de Apoyo, verificar que las facturas

presentadas por el Prestador del Servicio contratado, especifiquen los importes

unitarios

por

cada

concepto, separando los correspondientes

a materiales,

refacciones, mano de obra aplicada y desglose del Impuesto al Valor Agregado; así

como de firmar las mismas de Vo.Bo., en su caso.

o La Unidad Departamental de Servicios Generales, solicitará al taller externo que

realizó el mantenimiento Preventivo y/o Correctivo a los Vehículos Utilitarios

Propiedad del Organismo, las piezas usadas que les fueron retiradas a esas

unidades; estableciendo para el efecto, una periodicidad mensual para su entrega

recepción, donde participarán representantes de la Gerencia de Mantenimiento y de

la Contraloría Interna.

o La Gerencia de Servicios de Apoyo, no autorizará las facturas de pago por concepto

de Servicios de Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo, que no estén amparadas

con la correspondiente Orden de Trabajo debidamente autorizada; generada para el

efecto' por la "Gerencia".

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MANUAL ADMINISTRATIVO

Nombre del Procedimiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO A VEHlcULOS UTILlTARIOS MP/DAlGSAl12-021 07

DESCRIPCiÓN NARRATIVA

(11)

BiP

Mes Año DIC 2002 11 22 MANUAL ADMINISTRATIVO

~:

~

Nombre del Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Vehículos Utilitarios MP/DÁlGSAJ12-02I07

Unidad Administrativa _Tiempo

GERENCIA DE SERVICIOS DE APOYO

U.

DEPTAL. DE SERVICIOS GENERALES DIRECCiÓN YIO GERENCIA DE ÁREA USUARIA GERENCIA DE SERVICIOS DE APOYO U. DEPTAL. DE SERVICIOS GENERALES DIRECCiÓN YIO GERENCIA DE ÁREA USUARIA

No.

_{Descripción de la Actividad}

1

1 CON BASE Al PROGRAMA ANUAL DE

MANTENIMIENTOPREVENTIVO PARA lOS VEHíCULOS UTILlTARIOS DE RED DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DEL D.F.

1 Notifica mediante oficio a los usuarios de los

Vehículos Utilitarioslas fechas en que deberá de

presentar

el

vehículo,

al

Servicio

de

Mantenimiento

Preventivo

.

con

el

Taller

Contratado;

de

conformidad

a

las

políticas

establecidas

en

el

presente

procedimiento,

recaba acuse de recibo en copia del oficio y

archiva.

2 Recibe

oficio de

notificación en

donde

se

establecen

las fechas

programadas

para

el

Servicio de Mantenimiento Preventivo que se

dará

a

los vehículos

Utilitarios (Afinación y

Verificación);con una periodicidad mínima de dos

veces al año y archiva oficio.

EN LA FECHA PROGRAMADA PARA MANTENIMIENTOPREVENTIVO

3

_{Entrega al usuario}

_{copia debidamente requisitada}

de la "Orden de Servicio" donde se establece el día en que deberá presentar el vehículo a Mantenimiento Preventivo con el Prestador del

Servicio Contratado; la unidad se deberá

entregar, durante las dos primeras horas del horario de trabajo en el taller contratado, recaba acuse de recibo en original y archiva.

4 _Recibe _copia _de _la _"Orden _de _Servicio"

debidamente requisitada, presenta el Vehículo Utilitario en el taller contratado, en la fecha y hora establecida en la "Orden"; para que le sea practicado el Servicio de Afinación y Verificación

correspondiente al Mantenimiento Preventivo

(12)

DIC 2002 12 ~

MANUALADMINISTRATIVO

~:

tk

Nombre del Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Vehículos Utilitarios MP/DAlGSAl12-02/07

Unidad Administrativa

PREST ADOR DEL SERVICIO (TALLER) DIRECCiÓN YIO GERENCIA DE ÁREA USUARIA PRESTADOR DEL SERVICIO (TALLER) DIRECCiÓN YIO GERENCIA DE ÁREA USUARIA GERENCIA DE SERVICIOS DE APOYO U. DEPT AL. DE SERVICIOS GENERALES

No. _{Descripción de la Actividad}

_I

_Tiempo

5

_{Recibe Vehículo Utilitariocon "Orden de Servicio", I}

₁

levanta inventario del vehículo y entrega copia al

usuario,

realiza

el Servicio de

Afinación y

Verificación en

el

tiempo

convenido

según

contrato,

bajo

la

supervisión

del

personal

designado por la Gerencia de Servicios de Apoyo;

almacena refacciones y/o piezas usadas; recaba

la firma de VO.Bo.del supervisor designado por la

Gerencia de Servicios de Apoyo en la "Orden" y

entrega el Vehículo al usuario autorizado.

Recibe Vehículo Utilitario, verificando que ell

1 documento

presente

la

fecha

correcta

de

recepción de la unidad, o en su caso, solicita que

sea

registrada

la fecha

correcta;

firma de

conformidad la "Orden de Servicio" e integra el

vehículo a

la operación,

de acuerdo

a las

actividades

asignadas

y a

las

Políticas de

Operación del presente procedimiento. Se remite

al fin del Procedimiento.

6 Recaba del usuario, la firma de recepción en la I

1 "Orden de Servicio" que ampara los trabajos

efectuados,

prepara

factura y documentación

soporte

para solicitar

su

pago

correspondiente.

Se remitea la Actividad

NO.16

7

CUANDO LOS VEHíCULOS UTILlTARIOS REQUIERAN MANTENIMIENTO CORRECTIVO

8 Elabora oficio de solicitud de Mantenimiento

Correctivo, con VO.Bo. del Director del área y entrega original a la Gerencia de Servicios de Apoyo; recaba acuse de recibo en copia y archiva.

9 Recibe oficio de solicitud de Mantenimiento

Correctivo, elabora "Orden de Servicio" en original y copia debidamente requisitada; entrega copia al resguardatario y archiva original con oficio de solicitud en control interno.

1

(13)

Mes Año DIC 2002

13 22

MANUALADMINISTRATIVO

Distrito Federal

~:

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Nombre del Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Vehículos Utilitarios MP/DAlGSAl12-02/07

Unidad Administrativa _Descripción _{de la Actividad}

_I

_Tiempo

DIRECCiÓN YIO GERENCIA DE ÁREA USUARIA PRESTADOR DEL SERVICIO (TALLER) GERENCIA DE SERVICIOS DE APOYO U. DEPTAL. DE SERV. GENERALES PRESTADOR DEL SERVICIO (TALLER) DIRECCiÓN YIO GERENCIA DE ÁREA USUARIA No.

10 _{Recibe copia de la "Orden de Servicio", presenta I} ₁ vehículo al taller contratado y recibe copia del Inventario practicado durante la recepción del mismo en el taller; archiva temporalmente, copia de Inventario en expediente.

11 _Recibe _Vehículo _Utilitario _y/o _solicitud _{de I} ₁

corrección de presupuesto, elabora diagnóstico y presenta presupuesto a la Unidad Departamental de Servicios Generales, para autorización del Titular de la Gerencia de Servici~s de Apoyo.

12 _{Recibe diagnóstico con presupuesto y verifica los I} ₁

precios de los servicios d~ mantenimiento

convenidos según contrato y determina si los

importes presupuestados, se apegan a los

establecidos en sus cláusulas.

¿ SE AUTORIZA MANTENIMIENTO CORRECTIVO?

NO

13

I

Notifica mediante escrito al prestador del Servicio Contratado, su desapego a lo estipulado en Contrato, respecto de los importes inicialmente presupuestados por concepto de Mantenimiento Correctivo a Vehículos Utilitarios; solicitando la corrección del presupuesto presentado. Se remite a la Actividad No. 11

SI

14

I

Elabora "Orden de Servicio" consignando los trabajos de Mantenimiento Correctivo a realizar a Vehículos Utilitarios, con la firma de autorización del Titular de la Gerencia de Servicios de Apoyo; turna al taller contratado.

15 _{Recibe "Orden de Servicio" autorizada, realiza} Mantenimiento Correctivo a Vehículos, resguarda refacciones usadas hasta su entrega a la Unidad Departamental de Servicios de Apoyo; y entrega Vehículos reparados.

1

16 _{Recibe el Vehículo reparado, firma de recepción}

en "Orden de Servicio"; integra el Vehículo Utilitario a la o'peración propia del área.

(14)

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DIC 14 22 .illiQ 2002 ~

MANUALADMINISTRATIVO

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Nombre del Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Vehículos Utilitarios MP/DAlGSAl12-02/07

Unidad Administrativa GERENCIA DE SERVICIOS DE APOYO,U.DEPTAL.DE SERV.GENERALES GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS

No. Descripción de la Actividad Tiempo

2

5 INICIA TRÁMITE PARA LA AUTORIZACiÓN Y

PAGO DE FACTURAS POR TRABAJOS DE MANTENIMIENTO

17 Recibe del Prestador del Servicio de

Mantenimiento contratado,' factura y

documentación soporte, verifica que los importes

y plazos de la ejecución de los' trabajos

realizados; correspondan a lo convenido en

contrato.

¿OTORGA VO.Bo. A FACTURA Y DOCUMENTACiÓN SOPORTE? NO

18 I Regresa factura y documentación soporte al

Prestador del Servicio para su corrección y/o aclaración correspondiente.

SI

19 I Obtiene copia fotostática de la factura, entrega factura original con documentación soporte y firma de VO.Bo., al Prestador del Servicio para que lleve a cabo el trámite de su cobro ante la mesa de Control de la Dirección de Finanzas. 20 I Turna copia fotostática de la factura a la Gerencia

de Abastecimientos, solicitando la elaboración de la "Cédula de Sanciones" correspondiente, debiendo proporcionar en caso de existir, el monto de las penas convencionales derivadas del

incumplimiento a los plazos pactados en

Contrato; sanciones atribuidas al Prestador del Servicio.

21 _{Recibe copia fotostática} _{de factura,} _elabora

"Oédula de Sanciones" con los importes correspondientes y/o en ceros de no existir

sanciones; turna a Mesa de Control de la

Dirección de Finanzas, para su aplicación en el pago respectivo.

(15)

~

MANUALADMINISTRATIVO

MesDIC I 2002Año

Distrito Federal _{( Pag:}_De:

15 22

Nombre del Procedimiento: Mantenimiento Preventivo yCorrectivo a Vehiculos Utilitarios MP/DAlGSAl12-02/07

Unidad Administrativa No.

MESA DE CONTROL DIRECCiÓN DE FINANZAS GERENCIAS DE PROGRAMACiÓN Y PRESUPUESTO, ABASTECIMIENTOS Y DE SERVICIOS DE APOYO

Descripción de la Actividad

I

Tiempo

22 _Recibe _Facturas, _{documentación} _soporte _{y I} ₁

"Cédula de Sanciones" en ceros y/o con importes por concepto de las sanciones derivadas del incumplimiento de los Prestadores de Servicios, con los plazos pactados en contrato; para su

aplicación en los trámites de pago

correspondientes.

ENLACE CON EL PROCEDIMIENTO: Recepción de Facturas y Pago a Proveedores.

MENSUALMENTE

23 Realizan conciliación de los Recursos Financieros Presupuestados, Contratados y Ejercidos para llevar a cabo el Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de los Vehículos Utilitarios propiedad de Red de Transporte de Pasajerosdel D.F.

1

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MANUAL ADMINISTRATIVO

[ Pag:De: 16

22

j

Nombre del Procedimiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO A VEHíCULOS UTILlTARIOS MP/DAlGSAl12-02/07

(17)

11. MANUALADMINISTRATIVO

Distrito Federal Pag:

De: 17 22 Nombre del Procedimiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVOY CORRECTIVO A VEHlcULOS UTILlTARIOS MP/DAlGSAl12-02/07

GERENCIA DE SERVICIOS

DE APOYO

U.DEPTAL.DE SERVICIOS GENERALES

NOTIFICA y TURNA 3 ELABORA NOTIFICA Y ENTREGA 9 RECIBE ELABORA Y ENTREGA DIRECCION Y/O GERENCIA DE AREA USUARIA RECIBE NOTIFICACION PROGRAMA DE MANTENIMIENTO RECIBE YEHICU LO UTILITARIO FIRMA ORDEN DE SERVICIO ELABORA y TURNA 10 RECIBE Y PRE SENTA C/VE H1 CULO 16 RECIBE VEHICU LO y LO INTE GRA A LA OPE RACION 2 8 PRESTADOR DEL SERVICIO ( TALLER ) s RECIBE VEHICULO UTI LITARIO REALI ZA MANTTO. y ENTREGA 11 RECIBE VEHICU LO/ELABORA CO RRECCIONES y PRESENTA A PAG. 18 DFDAMAVU 1/3

(18)

MANUAL ADMINISTRATIVO

Pag: De:

18 22 Red deTransporte de Pasajeros del

Distrito Federal

Nombre del Procedinúento: MANTENIMIENTO PREVENTIVOY CORRECTIVO A VEHíCULOS UTILlTARIOS MP/DAlGSAl12-02/07

U.DEPTAL. DE SERVICIOS GENERALES

GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS DE PAG. 17 21 19 RECIBE VERIFICA OBTIENE FO TOSTATICA A FACTURA Y AR CHIVA RECIBE PARA TRAMITE DE CE DULA DE SAN CION, ELABORA y TURNA 12 F A PAG. 19 y DETERMINA 20 13 14 TURNA COPIA FOTOST AT ICA P/SANCIONES

6 "'-"

6

A DE A PAG B PAG~ PAG C 17 17V 17 CaPTA 17 RECIBE PARA VO.BO. (Y/O A CORRECCION) y TURNA DOC T S.

~

SI DFDAMAVU 2/3

(19)

MANUAL ADMINISTRATIVO

Pag: De:

19 22

Red deTransporte de Pasajeros del

DistritoFederal

Nombre del Procedimiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO A VEHICULOS UTILlTARIOS MP/DAlGSAl12-021 07

MESA DE CONTROL DIRECCION DE FINANZAS GERENCIAS DE PROGRAMACION y PRESUPUESTO, ABASTECIMIENTOS Y DE SERVICIOS DE APOYO DE PAG. 18 22 08TIENE COPIA FOTOSTATICA A FACTURA ENTRE GA ORIGINALES Y 23 DOCTS. lSOPORT ~CEDULA

~

REALI ZAN CON CILIACION DE LOS RECURSOS FINANCIEROS .CONTRA lTOS. ~EJERCI

l

lE IN IL lA IC E DFDAMAVU 3/3

(20)

MANUALADMINISTRATIVO

Distrito Federal

~

2220 _~

Nombr~ d~1Proc~dlmiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVOY CORRECTIVO A VEHlcULOS UTILlTARIOS MP/DAlGSAl12-021 07

(21)

RED DE TRANSPORTE

DE PASAJEROS

Orden de Servicio

DEL DISTRITO FEDERAL

No.

1

GERENCIA DE SERVICIOS DE APOYO Fecha 2

ORDEN DE SERVICIO Día Mes Año

MANTENIMIENTO PREVENTIVO CORRECTIVO

D A T O S D E L V E H

í

C U L O 3

Contrato No.: Vigencia:

No. de Placas: Tipo:

I

Marca:

Modelo: Serie No.:

_I

No. de Inventario:

TIPO DE ORDEN

L

P R E S T A D O R DEL SERVICIO 5

Mantenimiento Correctivo: ₍ ₎ Razón Social: Mantenimiento Preventivo: ( )

Garantía: ₍ ₎ Ubicación:

Otro: ₍ ₎

Teléfono:'

DESCRIPCiÓN

DEL MANTENIMIENTO

O REPARACiÓN

6

Fecha de terminación del Mantenimiento o Reparación:

7 TIPO

DE

Bueno. ( )

MANTENIMIENTO

_L

Regular

(

)

M a I o .

( )

O

B S

E R V A C I O N E S

9 AUTORIZO

REALIZÓEL SERVICIO

RECIBiÓ

10 ₁₁

12 Nombre:

Nombre:

(22)

PROCEDIMIENTO

MP IDAlGSAl09-0 2/06 INSTRUCTIVO DE LLENADO CLASIFICACION

NOMBREDELFORMATO

ORDENDE SERVICIO

DAlGSAl16

FTOOSGSA

OBJETIVO DEL FORMAT Registro

y control

de los Servicios de FECHA PAG.

Mantenimiento Correctivo y/o Preventivo

llevados a cabo

por los Talleres

Contra

24 _Sep 2002 22 tados por el Organismo.

No. DICE

DEBE

ANOTARSE

1 Orden de Servicio. El número de folio consecutivo.

2 Fecha. _{El día, mes y año en que es elaborada la Orden.}

3 Datos del Vehículo. _{La descripción, periodos y números de control requeridos.}

(Contrato No.; No. de Placas; Modelo; Vigencia; Tipo; Serie No.; Marca y No. de Inventario)

4 _{Tipo de Orden.} _{Una "X" en el paréntesis correspondientes.}

5 Prestador del Servicio. _{Descripción referente a Razón Social, Ubicación y Teléfono.}

6 _{Descripción del Manteni-} _{Breve reseña de los trabajos realizados, donde se}

conside-miento o Reparación. re, la descripción de las refacciones cambiadas.

7 Fecha de terminación del _{El día mes y año de terminación de los trabajos.}

Mantenimiento/Reparación

8 _{Tipo de Mantenimiento.} _{Una "X" en el paréntesis correspondiente.} ( Bueno, Regular o Malo)

9 Observaciones. _{Breve descripción de los hechos o circunstancias derivadas}

de los trabajos ejecutados, que por su importancia se requiera dejar por escrito.

10 Autorizó _{E.INombre y Firma del Gerente de Servicios de Apoyo}

11 Realizó el Servicio _{Nombre y firma de la persona que realizó el trabajo (taller)}