MANUAL DE ARCHIVO
M-DOC-01
Versión 01 20-11-2013
1. Objetivo
__________________________________________________________________ Por medio de este manual se dictan las pautas y lineamientos para el manejo del archivo y la ordenación de los documentos que sean producidos, recepcionados, distribuidos, organizados, consultados y conservados en la Autoridad Nacional de Acuicultura y Pesca – AUNAP- .
2. Alcance
__________________________________________________________________ Las instrucciones suministradas en este manual aplican a toda la documentación que se reciba y/o genere en la Autoridad Nacional de Acuicultura y Pesca – AUNAP, que esté contemplada en las Tablas de Retención Documental o que sea susceptible de conservación en los archivos de la Entidad.
3. Definiciones
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Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia
Archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que
comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
Expediente: Conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o
materia, producido a medida que se desarrollan los trámites.
Unidad de conservación: cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad
archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras, una caja, un libro, una carpeta.
Folio: Hoja
Foliar: acción de numerar hojas
Foliación: Acto de enumerar los folios solo por su cara recta. Operación incluida en
los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental.
Folio recto: primera cara de un folio, la que se numera
Folio vuelto: segunda cara de un folio, la que no se numera.
Página: lo escrito o impreso en una cara
Paginar: enumerar páginas
Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los
existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
Unidad Documental / Tipo Documental: elemento fundamental de una serie
documental, la cual puede ser simple o compleja. Resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas.
Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos
Serie Documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneo, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una
serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.
Clasificación: labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series
que componen cada agrupación documental de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.
Ordenación documental: ubicación física de los documentos dentro de las
respectivas series en el orden previamente acordado.
Organización de archivos: conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya
finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos y funcionales para revelar su contenido.
Transferencia: traslado de los documentos del archivo de gestión al archivo central
y de éste al histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental.
Conservación total: se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente,
es decir, los que tienen disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.
Eliminación: Disposición final señalada en las Tablas de Retención o Valoración
Documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
Selección: Actividad de la disposición final señalada en las Tablas de Retención o
Valoración Documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente.
Microfilmación: técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas
imágenes en película.
Digitalización: técnica que permite la reproducción de información que se encuentra
de manera analógica en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador. 4. Aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD)
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Entendiendo Tablas de Retención Documental como el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, se debe proceder a la aplicación de las mismas acorde con la TRD previamente aprobada para cada dependencia.
Las comunicaciones que en cada dependencia se generen, deberán llevar en el extremo superior izquierdo, encima de la ciudad, el código que le corresponda de acuerdo con la Tabla de Retención Documental. (Ver gráfico No. 1)
En caso de que algún documento no pueda ser objeto de codificación, igualmente deberá ir al expediente correspondiente.
Cada dependencia debe abrir una carpeta o expediente, por cada Serie Documental en el que irán guardados todos y cada uno de los tipos documentales que la compongan.
Los expedientes deberán ir rotulados con el F-DOC-03 Formato para Identificación de Carpetas. (Ver gráfico No. 2)
5. Proceso de ordenación documental
__________________________________________________________________ Para realizar el proceso de ordenación documental, se tendrá en cuenta el orden
cronológico, es decir los documentos deben archivarse de la fecha más antigua a la más reciente y deben ir legajados de tal modo que vayan incluyéndose al final los documentos elaborados más recientemente. (Ver gráficos Nos. 3 y 4)
Código TRD
Gráfico No. 1
6. Organización archivística
__________________________________________________________________ En el proceso de organización archivística se dictan los parámetros que se deben tener en cuenta a la hora de conformar y organizar los expedientes de archivo.
6.1. Materiales
Por recomendación del Archivo General de la Nación, las carpetas deben ser
de cartulina desacidificada (para documentos históricos) o de material neutro tipo propalcote (para archivos de gestión) de dos o cuatro aletas.
Los ganchos legajadores de las carpetas deben ser plásticos y no metálicos,
esto para evitar daños o alteraciones por oxidación en los documentos.
No debe dejarse adherido a los documentos ningún tipo de elemento metálico
como clips, ganchos de cosedora o grapas (en caso de que sea absolutamente necesario tener grapado un documento, se debe usar un material que aísle el gancho del documento). Tampoco deben dejarse notas de apoyo como post it o cualquier tipo de adhesivo.
No debe usarse cinta pegante comercial, en caso de que un documento requiera
ser reparado debe usarse una cinta especial y por la parte de atrás del documento.
El Archivo General de la Nación, prohíbe el uso de micropuntas o esferos de
tinta húmeda, ya que estos deterioran los documentos y no garantizan su conservación.
6.2. Foliación
Antes de realizar la foliación se debe revisar el expediente, para constatar que
los documentos se encuentran en el orden cronológico establecido en la ordenación documental. Gráfico No. 3 Enero 3 de 2013 Marzo 15 de 2013 Agosto 15 de 2013 Diciembre 1 de 2013 Gráfico No. 4
Que no exista duplicidad (si existen varias copias del mismo documento se debe dejar el original o la copia más legible, las demás se eliminan)
Se deben retirar los folios en blanco, salvo que estos cumplan una función de
conservación, como aislamiento, protección de fotografías, o para evitar migración de tintas por contacto.
Si existen documentos en papel de fax, debe sacarse fotocopia y eliminar el fax
ya que éste es un papel químico que con el tiempo termina borrándose.
Se deben retirar elementos metálicos.
Los documentos que deban ser perforados, deben ir alineados al tamaño oficio (Ver gráfico No. 5)
La foliación de los documentos, se debe ejecutar de la siguiente manera: Deben ir foliados en lápiz de mina negra tipo HB o B
No puede usarse lápiz rojo, ya que este color no es capturado cuando el documento se someta a un proceso reprográfico.
No debe usarse sellos numeradores mecánicos, ya que la tinta utilizada genera oxidación en el papel.
No es lo mismo foliar que paginar, la labor a desarrollar será foliar, es decir, numerar solo el folio recto (primera cara). (Ver gráfico No. 6)
La numeración es consecutiva, por tanto, no se pueden omitir ni repetir números y no se podrán usar complementos tales como A, B, C o BIS La numeración irá en el extremo superior derecho de la cara recta del
documento y en el mismo sentido del documento.
El número debe ir legible, sin tachones, ni enmendaduras, además sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
No se deben usar trazos fuertes que dañen el documento. No se deben foliar las pastas, ni las hojas en blanco.
Soportes como planos, mapas, dibujos, se les asignará el número de folio que corresponda, aún cuando estos estén plegados.
Anexos como periódicos, revistas, folletos o boletines, se contarán como un solo folio.
En el caso de las fotografías estas se numerarán por el folio vuelto, si se encuentran adheridas a una hoja, se foliará la hoja por la cara recta.
Si el documento trae numeración de fábrica, puede dejarse con esta foliación.
En caso que existan documentos con numeración generada por una impresora, puede dejarse solamente si no existen más documentos que repitan esta numeración, de ser así debe refoliarse todo el expediente. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (CD’s,
casettes, videos, etc.), pero si se debe dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen.
Para anular errores en la foliación, debe ponerse una barra oblicua / sobre el número, evitando así realizar tachones. (Ver gráfico No. 7)
6.3. Conformación del expediente
Para la organización o conformación de un expediente, no podrán utilizarse
AZ, carpetas múltiples o fólderes.
Una carpeta o expediente no podrá estar conformarse con más de doscientos
(200) folios.
Si la carpeta corresponde a una serie documental compleja, es decir, que la
serie este compuesta por mucho más de 200 folios, deberá numerarse de manera consecutiva. Es así, como la primera carpeta llegará al folio 200 y la segunda iniciará en el 201 y así sucesivamente.
6.4. Organización de carpetas en las cajas de archivo.
Las carpetas o expedientes deben ir dentro de la caja, organizadas de izquierda
a derecha, el lomo de la carpeta debe ir hacia la parte inferior de la caja. (Ver gráfico No. 8)
Cada caja debe ir identificada en el adverso de la tapa, allí se debe ubicar
debidamente diligenciado, el F-DOC-05 Formato de Identificación de Cajas. (Ver gráficos Nos. 9 y 10)
Gráfico No. 5 Folio recto Folio vuelto Gráfico No. 6 10 5 Gráfico No. 7
6.5. Organización de las cajas de archivo en estantes o archivadores
Las cajas deben ir ubicadas desde la parte superior izquierda del estante o
archivador, de manera ordenada y consecutiva hacia la derecha, conservando éste orden en cada entrepaño. (Ver gráfico No. 11)
Debe existir un espacio libre entre la caja y el entrepaño, nunca debe ingresarse
de manera forzada.
Los archivadores ya sean fijos o rodantes, según sea el caso, deberán ir
plenamente marcados y/o identificados (entrepaños, bloques, cuerpos y estantes). Gráfico No. 8 1 2 3 4 5 Gráfico No. 10 1 2 3 4 5 Gráfico No. 9
7. Transferencia Documental
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La transferencia documental es la remisión de los documentos de archivo de
gestión al central y de éste al histórico de conformidad con las tablas de retención documental.
Ésta se debe realizar solamente una vez este cumplido el tiempo de retención
establecido en la tabla de retención documental y estos deben trasladarse en perfecto estado de ordenación conforme a los parámetros dictados dentro de este manual.
Existen transferencias primarias y transferencias secundarias; las primarias son
las que realizan las diferentes dependencias al archivo central y las secundarias del archivo central al archivo histórico, en todo caso debe utilizarse el F-DOC-04 Formato Único de Inventario Documental. (Ver gráfico No. 12)
El traslado de la documentación sólo se debe efectuar conforme al cronograma
establecido por el área de Gestión Documental y previamente aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo.
1 2 3
4 5 6
7 8 9
Gráfico No. 11
8. Recomendaciones
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La conservación de los documentos no es tarea exclusiva del área de gestión
documental o archivo, es responsabilidad de todos los servidores públicos como lo establecen entre otros la Constitución Política de Colombia y el Código Disciplinario Único.
Los archivos son la memoria institucional e histórica de la Entidad, por tanto, no
deben existir archivos duplicados o manejados como si fueran personales, los archivos le pertenecen a la institución y es responsabilidad de los funcionarios salvaguardarlos y manejarlos adecuadamente.
Antes de realizar procedimientos con los documentos de los cuales no esté seguro,
consulte al área de Gestión Documental o Archivo, para que le presten la asesoría necesaria.
Al tratar archivos cuide su salud, por lo que le recomendamos manipularlos
adecuadamente para evitar cortaduras, use tapabocas y lávese frecuentemente las manos.
Revisó: Aprobó:
Mónica Restrepo Rivera Gestión Documental
20-11-2013
Martha Lucy Cubillos Soto Secretaria General
