Casa y Taller Montessori A.C.

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Casa y Taller Montessori A.C.

PROCESO: COMUNICACIÓN

Código: PP-PE-04 Versión: 00

Fecha de aprobación: 18 de noviembre 2015 Página: 1 de 9

Elaboró Revisó Aprobó

L.E.P Paola Dávalos Álvarez Coordinación de Servicios

Escolares de Preescolar

M.E Patricia Méndez Vega Coordinación de Calidad

LEP Ana C. Torre Campbell Dirección General

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Casa y Taller Montessori A.C.

1. OBJETIVO: Establecer canales de comunicación con el cliente y el capital

humano de la institución, para atender dudas, inquietudes o sugerencias de manera asertiva y propositiva.

2. ALCANCE: A todos los Padres de Familia y Capital Humano de Casa y

Taller Montessori A.C. de Preescolar.

3. DEFINICIONES:

Alumno: Ser humano en el que depositamos cuidadosamente una formación

Montessori.

Ambiente: En la filosofía Montessori se denomina así al espacio físico en el

que el niño desarrolla todos sus sentidos, inteligencia y habilidades, con la manipulación de los materiales diseñados para el aprendizaje de conocimientos de cada área.

Canal de Comunicación: es el medio de transmisión por el que viajan las

señales portadoras de información emisor y receptor.

Capital Humano. Conjunto de personas que laboran en casa y taller

Montessori A.C. Cuya potencialidad productiva queda en función de su educación, formación y capacidades.

Entrevista: Reunión de dos o más personas para tratar algún asunto,

generalmente profesional o de negocios.

Encuesta: Serie de preguntas que se hace a las personas para reunir

datos o para detectar su opinión sobre un asunto determinado.

Formato: Forma en que se almacena la información.

Guía: Es una facilitadora y orientadora del aprendizaje del niño dentro del

ambiente Montessori. Es quien conduce los saberes hacia un resultado práctico para la vida humana.

Guía de Clases Especiales: Se denomina a las personas que imparten

enseñanza en disciplinas como arte, computación, Bioaprendizaje, inglés, Programa de lectura.

Medio de Comunicación: Sistema técnico que sirve para informar a los

miembros de una comunidad determinada (correo electrónico, teléfono o verbal)

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Padre de Familia: es el tutor del Alumno

4. RESPONSABILIDAD:

Coordinación de Servicios Escolares de Preescolar

5. DESCRIPCIÓN:

Comunicación Externa: Comunicación con el Cliente.

Éste proceso inicia con las Listas de los Alumnos (FA-IA- 01-13)

En el mes de mayo se envía a los Padres de Familia mediante correo electrónico una notificación para que entren a la página web www.casaytallermontessori.edu.mx para descargar la lista de libros y Materiales (FA-IN-03-01), los formatos de uniformes se van vía e-mail previamente elaborados por la Recepcionista, así mismo se les envía las especificaciones y fechas a seguir en cada venta: de libros y uniformes.

Se inicia el ciclo escolar con una reunión para Padres de Familia de nuevo ingreso en la cual se mencionan aspectos generales de la Institución, posteriormente todos los alumnos asisten el primer día de clases a entregar útiles escolares, material de papelería e higiene, para que conozca a sus Guías y el ambiente, y reciban la notificación del día y hora de entrada a la Institución. En el Plan Anual de la Calidad (PC-RD-07-01) se encuentra calendarizada la primera junta con todos los Padres de Familia, la Coordinación de Servicios Escolares de Preescolar la organiza y prepara los documentos que se entregan:

 Reglamento Escolar (DC-RE-03)

 Horarios de Clases Especiales (FP-PE-04-01)

 Horarios de citas con las Guías, Coordinadora de Servicios Escolares de Preescolar y Dirección General (FP-PE-04-02)

 Circular de campamento de fin de cursos (solo 3° de preescolar) (FP-PE-04-05)

 Plan de Seguimiento al alumno (FP-PE-03-07)

La Dirección General los revisa y si no es aprobado alguno(s), se modifica(n). Si los aprueba se procede a su impresión.

La Coordinación de Servicios Escolares de Preescolar entrega los documentos a las Guías para que organicen las carpetas que se entregan a los Padres de Familia, quienes al asistir a la junta son informados por la Dirección General sobrela dinámica de trabajo de Casa y Taller Montessori A,C.

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Posteriormente se le invita a que pasen a los ambientes de sus hijos, ahí las Guías les explican los documentos que recibieron. Se les informa que la forma de comunicarse con el personal de colegio puede ser: por teléfono, por el correo electrónico institucional o con entrevista personales por medio de cita, en caso de tener dudas, inquietudes, sugerencias o comentarios, se los pueden comunicar la hora de entrada o salida a la Coordinación de Servicios Escolares de Preescolar.

Los Padres de Familia son citados por las Guías en noviembre, marzo y julio para recibir la Evaluación de Preescolar (FP-PE-03-01), Evaluación de Comunidad Infantil I PE-03-03), Evaluación de Comunidad Infantil II (FP-PE-03-04), Reporte de Evaluación (FP-PE-03-02), Evaluación de Aprendizajes Esperados 3° Preescolar (FP-PE-03-08), Evaluación de Inglés (FP-PE-03-05) y/o la Evaluación de Informática (FP-PE-03-06), del Alumno. Los acuerdos establecidos se registran en Entrevista con Padres de Familia (FP-PE-04-03), al terminar se les entrega la Encuesta de Satisfacción de Entrevista (FP-PE-04-04) para que sea contestada y entregada a quien corresponda en ése momento.

El tipo de comunicación externa que se ejerce se divide en:

a) El correo electrónico institucional es revisado por la Coordinación de Calidad quien lo conduce a la Coordinación de Servicios Escolares de Preescolar, ésta lo responde y lo regresa para que la Coordinación de Calidad lo reenvíe.

b) Vía telefónica: la Recepcionista toma la llamada y comunica a la Coordinación

de Servicios Escolares de Preescolar, para que sea atendida.

c) Cuando el Padre de Familia solicita una cita con la Coordinación de Servicios Escolares de Preescolar, con la Guía, Guía de Clases Especiales o con la Directora General por cualquier medio de comunicación antes mencionado, se le agenda la reunión se le comunica la fecha y hora programada. Cuando asiste a la entrevista se registra la reunión en la Entrevista con Padres de Familia (FP-PE-04-03) al terminar la cita, el Padre de Familia llena una encuesta de Satisfacción de Entrevista con Padres de Familia (FP-PE-04-04). La Entrevista con Padres de Familia (FP-PE-04-03) se anexa al expediente psicopedagógico del alumno. La persona indicada da seguimiento oportuno a los acuerdos establecidos en dicha cita.

d) Las circulares (FP-PE-04-05) o avisos (FP-PE-04-06), pueden ser enviados por correo electrónico o impresos. La Coordinación de Servicios Escolares de Preescolar redacta las circulares y las presenta al Comité de Calidad para su revisión y aprobación, si no es aprobada se regresa a corrección. Si es aprobada la Coordinación de Calidad la envía a los Padres de Familia vía e-mail. Si se requiere enviar impresa, la Coordinación de Servicios Escolares de Preescolar es la encargada de realizarlo.

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Durante el ciclo escolar se llevan a cabo pláticas o talleres para Padres de Familia, se les avisa por medio del Menú y Avisos (FP-PE-04-07) o por correo electrónico, cuando asisten se registra en la Lista de Asistencia Preescolar (FP-PE-04-08).

Durante el mes de enero se invita a los Padres de Familia a observar el ambiente de trabajo de sus hijos, al asistir registran sus observaciones en la Encuesta de Observaciones al Ambiente (FP-PE-04-10). Que son entregadas a Coordinación de Servicios Escolares de Preescolar para su análisis y seguimiento.

La salida de este proceso es: la información que recibe el cliente en tiempo y forma y el cumplimiento de los acuerdos realizados en las entrevistas individuales con Padres de Familia.

Comunicación Interna: Con el Capital Humano de Casa y Taller Montessori A.C

Inicia con

La Coordinación de Servicios Escolares programa reuniones quincenales con todas las Guías después del horario escolar. Los puntos a tratar en éstas reuniones se registran en la Orden del Día (FP-PE-04-11). Se tratan temas relacionados a las actividades académicas institucionales, las indicadas por SEP, preparación y logística de eventos, de festivales, talleres o pláticas para Padres de Familia, avisos, circulares de las siguientes semanas. Cuando hay algún aviso extemporáneo, se hace en el momento de forma verbal, por escrito, o vía e-mail.

Cuando se realiza una Supervisión al Ambiente (FP-PE-02-02), al terminar el día la Coordinadora se Servicios Escolares tiene una reunión con las Guías para la retroalimentación de lo observado se registra en la Entrevista con la Guía (FP-PE-02-03).

El comité de Alta Dirección se reúne una vez a la semana para tratar asuntos relacionados con el Sistema de Gestión de Calidad. Por otro lado de forma quincenal se tienen reuniones para comentar actividades del plan anual de trabajo o asuntos importantes del colegio.

Se llevan a cabo reuniones de CTE para dar seguimiento a la Ruta de Mejora y para atender las prioridades de la Institución, todas las evidencias quedan registra en la Carpeta de Evidencias del SEER y en la Plataforma Estatal de Información Educativa (PEIE) del Sistema Educativo Estatal Regular.

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La salida de este proceso es: la información que recibe el Capital Humano de Casa y Taller Montessori A.C.

6. INDICADOR:

Comunicación externa: Acuerdos realizados en las entrevistas.

.

Comunicación interna: Reuniones programadas.

7.- REFERENCIAS

4.2.2Manual de la Calidad de Casa y Taller Montessori, A.C. (DC-MC-01) 7.2 Procesos relativos al cliente

7.2.3 Comunicación con el cliente

8.- DISTRIBUCIÓN

 Coordinación de Servicios Escolares de Preescolar

 Para su consulta en la red.

9.- REGISTROS

No. Código Formato

1.- FP-PE-04-01 Horarios de Clases Especiales 2.- FP-PE-04-02 Horarios de Citas y Entrevistas 3.- FP-PE-04-03 Entrevista con Padres de Familia 4.- FP-PE-04-04 Encuesta de Satisfacción

5.- FP-PE-04-05 Circulares de Preescolar 6.- FP-PE-04-06 Avisos

7.- FP-PE-04-07 Menú y Avisos

8.- FP-PE-04-08 Lista de Asistencia a Pláticas o Talleres 9.- FP-PE-04-10 Encuesta de Observaciones de Papás al

Ambiente.

10.- FP-PE-04-11 Orden del Día de Reunión con Guías 11.- FA-IA-01-02 Cuotas de Nuevo Ingreso

12.- FA-IA-01-13 Listas de Alumnos

13.- FP-PE-02-02 Supervisión a los Ambientes 14.- _FP-PE-02-03 _{Entrevista con Guías}

15.- FP-PE-03-01 Evaluación Preescolar

16.- _FP-PE-03-02 _{Reporte de Evaluación}

17.- FP-PE-03-03 Evaluación Comunidad Infantil I 18.- FP-PE-03-04 Evaluación Comunidad Infantil II 19.- FP-PE-03-05 Evaluación de Inglés

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21.- FP-PE-03-07 Plan de Seguimiento

22.- FP-PE-03-08 Evaluación de Aprendizajes Esperados 3°

10.- ANEXOS

Anexo 1 Diagrama de flujo de Comunicación Interna

Anexo 2 Diagrama de flujo de Comunicación externa

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE

REVISIÓN VERSIÓN RAZON DEL CAMBIO

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO AUTOR DEL CAMBIO 18 de noviembre

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Entrada FA-IA-01-13 Listas de los Alumnos

Coordinación de Servicios Escolares de Preescolar Coordinación de

Calidad

Guías o Guías de Clases Especiales

Administración y Recepción Dirección General Padres de Familia

Inicio Elaboran listas de libros y útiles escolares FA-IA-01-02 Sube a la página web listas de libros y útiles escolares. Asisten a venta de libros. Envía invitación a la 1er junta Reciben Invitación Inicio Prepara documentos para junta: Horarios de Clases Especiales FP-PE-04-01 Horarios de Citas y Entrevistas FP-PE-04-02 Reglamento Escolar DC-RE-03 Circular de campamento de fin de cursos (solo 3° de preescolar) FP-PE-04-05 Plan de Seguimiento al alumno FP-PE-03-07 Vo.Bo no si Entrega documentos a Guías. Reciben documentos Asisten y reciben indicaciones generales y de cada ambiente, se les mencionan las formas de comunicación Institucional. a) correo electrónico. B)Vía telefónica. C)Cita D)Circulares (FP-PE-04-05) avisos FP-PE-04-06), E) Menú y Avisos (FP-PE-04-07) F) Lista de Asistencia Preescolar (FP-PE-04-08) G)Encuesta de Satisfacción de Pláticas o Talleres (FP-PE-04-09). Invitan a observar su ambiente Observaciones al Ambiente (FP-PE-04-10). Analiza encuestas y da seguimiento.

Salida la información que recibe el cliente en tiempo y forma y el cumplimiento de los acuerdos realizados en las entrevistas.

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Comunicación Interna

Entrada del Proceso: PA-SP-04 Selección del Personal Guías y Guías de Especiales Coordinación de Servicios Escolares de Preescolar Alta Dirección Asisten a reunión y firman Orden del Día

(FP-PE-04-11) Programa

reuniones quincenales

Llevan a cabo las indicaciones y acuerdos

establecidos en la reunión.

Supervisa el ambiente y retroalimenta a las guías.

Reciben Retroalimentación en

entrevista (FP-PE-02-03) Inicio

Organiza reuniones de CTE. Asisten a reuniones de _CTE

Asiste a reuniones semanales con el comité

de Alta Dirección Conocen el SGC y reciben información. Reuniones referentes al SGC Inicio Fin