Avaluació dels Serveis Bibliotecaris de la Universitat de Vic

(1)

Avaluació dels Serveis Bibliotecaris de la Universitat de Vic

juny de 2006

Informe intern

(2)

1. La biblioteca dins la universitat

1.1. El marc normatiu

En resum:

El marc normatiu actual és adequat i útil en relació amb els objectius i les funcions del SB?

A B C D

Molt adequat Adequat Poc adequat

x

Gens adequat

Indicadors:

a b c d

1.1. Existència d’un marc normatiu públic i de fàcil accés per als

usuaris x

1.2. Adequació del marc normatiu a les necessitats de l’alumnat x

1.3. Adequació del marc normatiu a les necessitats del

professorat (docent i investigador) x

1.4. Especificació adequada, en el marc normatiu, dels rols i les

funcions dels professionals del SB x

1.5. Especificació adequada, en el marc normatiu, de les

relacions del SB amb els diferents estaments de la universitat x

1. Valoració de la qualitat de l’evidència aportada

2. Canvis significatius que s’han de constatar en el darrer quinquenni 3. Comentaris/matisacions sobre les valoracions dels indicadors

4. Punts forts més significatius i possibles explicacions de per què hi són presents 5. Punts febles més significatius i possibles explicacions de per què hi són presents 6. Direcció de les possibles propostes de millora/canvi

(3)

1. La biblioteca dins la universitat

1.1. El marc normatiu

1. Valoració de la qualitat de l’evidència aportada

Les evidències aportades permeten valorar amb prou exactitud els indicadors d’aquest apartat. S’observa la tendència del SB a utilitzar el lloc web de la UVic com a mitjà de difusió d’aquest servei en general i de la seva normativa de funcionament en particular, cosa que es valora molt positivament. El SB disposa d’un conjunt de protocols que abasten la majoria de les tasques i funcions que ha de portar a terme regularment aquest servei; no disposa, en canvi, d’un document unificat que descrigui amb detall i de manera completa el funcionament del SB.

Documents aportats:

- Proposta per a la regulació de la compra de fons documentals a la Universitat de Vic - Reglament del Servei d'Obtenció de Documents

- Reglament del Servei de Préstec

2. Canvis significatius que s’han de constatar en el darrer quinquenni

Durant aquest període s’han produït un parell de canvis amb certa significació per a la Biblioteca.

El primer va ser la Proposta per a la regulació de la compra de fons documental a la Universitat de Vic, aprovada per la Junta de Rectorat el dia 16 de febrer del 2000, en la qual s’acorda d’unificar l’adquisició de documents dins l’àmbit de la UVic, mitjançant un pressupost únic, gestionat des del SB. També s’acorda que tots els documents siguin dipositats a la Biblioteca.

El segon es refereix a la definició de la Biblioteca dins el capítol cinquè, article 36, de les Normes d’Organització i Funcionament (NOF) de la UVic. Amb motiu de la modificació de les esmentades NOF, es va proposar de canviar la definició que hi havia de la Biblioteca per la proposada per l’Assemblea Plenària de Rebiun que la defineix com integrada en un CRAI. La proposta va ser acceptada però el canvi que es va fer va ser parcial (Vegeu l’Apartat 1.2: Documents aportats))

(4)

3. Comentaris/matisacions sobre les valoracions dels indicadors

(1.1.1) El SB disposa d’un marc normatiu mínim que li permet oferir amb eficiència tots els serveis bàsics. Aquest marc es concreta en els documents següents:

reglament del servei de préstec, del servei d’obtenció de documents i préstec interbibliotecari i normes per fer adquisicions. Tots aquests documents es troben al web de la biblioteca i són de fàcil accés.

(1.1.2 – 1.1.3) Els mecanismes de relació i participació dels usuaris, ja siguin estudiants o professors, no queden coberts pels reglaments existents, però sí per la proximitat física que s’estableix entre els SB i els usuaris.

(1.1.4 i 1.1.5) Ni els rols i funcions dels professionals del SB, ni les relacions del SB amb la resta d’estaments universitaris queda recollida en els reglaments existents.

Malgrat no tenir un Reglament General, la Biblioteca disposa d’un marc normatiu mínim que es concreta en els tres reglaments imprescindibles: reglament del servei de préstec, reglament del servei d’obtenció de documents i préstec interbibliotecari, reglament d’adquisicions. Tots aquests documents es troben al web de la Biblioteca i són de fàcil accés.

Els aspectes que no queden coberts són els mecanismes de relació i participació de professors i estudiants, el rol i les funcions del personal bibliotecari i les relacions del SB amb els diferents estaments de la Universitat.

Això no impedeix que la Biblioteca estigui representada a la Junta de Coordinació de la Universitat i a la Comissió d’Innovació Docent.

4. Punts forts més significatius i possibles explicacions de per què hi són presents

• Les dimensions reduïdes, tant de la Universitat de Vic com del mateix SB, faciliten al SB la comunicació i interactuar amb la institució i amb els usuaris i per això mateix alguns dels reglaments són menys imprescindibles en aquest context.

5. Punts febles més significatius i possibles explicacions de per què hi són presents

• No disposar d’un marc normatiu complet.

6. Direcció de les possibles propostes de millora/canvi

- Davant la manca d’un marc normatiu ampli i complet, la proposta de millora evident és la redacció d’un reglament general que defineixi la Biblioteca i n’expliciti les funcions, l’estructura organitzativa, els recursos econòmics i d’informació de què disposa, qui són els seus usuaris i quins serveis ofereix.

- Aquest marc és pot concretar més afegint-hi un catàleg de serveis i una carta de drets i deures dels usuaris.

(5)

1. La biblioteca dins la universitat

1.2. La planificació estratègica

Enresum:

És adequat el pla estratègic del SB?

A B C D

Molt adequat Adequat Poc adequat Gens adequat

X

Indicadors:

a b c d

1.2.1. Reflex adequat de la visió del SB dins la institució

en el pla estratègic de la universitat x

1.2.2. Participació activa del SB en la definició del pla

estratègic de la universitat x

1.2.3. Coherència del pla estratègic amb els objectius generals de la universitat (docència i recerca)

1.2.4. Formalització i documentació adequades del pla estratègic del SB

1.2.5. Consideració del plantejament de l’Espai europeu d’educació superior en el pla estratègic del SB

1.2.6. Consideració del plantejament del nou context creat per la informació electrònica en el pla estratègic del SB 1.2.7. Suport adequat de la universitat al pla estratègic del SB

1.2.8. Coneixement i acceptació del pla estratègic del SB pels membres del SB i altres agents directament implicats en el SB

1.2.9. Adequació i ús dels mecanismes de seguiment del pla estratègic del SB

(6)

1.2. La planificació estratègica

El Pla Estratègic (2005-10) de la UVic i els documents associats són les evidències més adequades per valorar aquest apartat. Si bé el SB no disposa encara d’un pla estratègic propi, sí que té definits els seus objectius i la seva missió (vegeu document inclòs en les evidències).

Documents aportats:

- Normes d’Organització i Funcionament de la Universitat de Vic (NOF) - Pla de Recerca i transferència de coneixement (2005-2010)

- Document on s'especifica la missió del SB

- Els informes anuals de la Direcció del SB (Memòria anual de la biblioteca) - Selecció d’actes de les reunions de treball del SB.

L’any 2003 es van iniciar els treballs per a la redacció d’un pla estratègic per a la Univesitat de Vic. Es van crear diverses comissions d’unitat que van aportar informació i propostes sobre cada un dels àmbits definits. Una d’aquestes comissions, la de Serveis de Suport a la Docència i a la Recerca va ser coordinada per la directora de la biblioteca.

Malgrat això, en el redactat final del Pla Estratègic no hi ha cap referència a aquests serveis.

Les valoracions següents tan sols fan referència als dos indicadors primers. El fet que el SB de la UVic no disposi d’un Pla Estratègic propi no permet valorar la resta d’indicadors.

(1.2.1) En els objectius generals i específics del Pla Estratègic de la UVic no es menciona en cap cas el SB.

(1.2.2) El SB va participar activament en una de les comissions constituïdes per elaborar el Pla Estratègic de la UVic, concretament la comissió que va analitzar els

“Serveis de Suport a la Docència i a la Recerca”. La directora del SB va coordinar aquesta comissió.

(7)

• La participació activa del SB en la comissió responsable de desenvolupar l’apartat del Pla Estratègic corresponent als “Serveis de Suport a la Docència i a la Recerca”.

• No disposar d’un pla estratègic propi.

6. Direcció de les possibles propostes de millora/canvi - Elaboració del Pla estratègic del SB.

- Vetllar perquè propers plans estratègics de la UVic contemplin els objectius i les actuacions del SB.

(8)

1. La biblioteca dins la universitat

1.3. Cap a la transformació del SB

En resum:

És adequada la posició del SB davant dels reptes de transformació per adaptar-se als requeriments que planteja l’Espai europeu d’educació superior?

A B C D

Molt adequada Adequada Poc adequada Gens adequada

x

Indicadors:

a b c d

1.3.1. Nivell d’explicitació dels objectius de transformació i

integració de serveis x

1.3.2. Consideració del plantejament de l’Espai europeu

d’educació superior x

1.3.3. Adhesió i suport dels agents als objectius del

procés de canvi (personal del SB, professorat i alumnat) x

1.3.4. Potencial de recursos tècnics del SB per afrontar la

transformació x

1.3.5. Accions de formació iniciades per al personal del

SB x

1.3.6. Assoliment dels objectius de transformació del SB

x

(9)

1.3. Cap a la transformació del SB

No es disposa de documents. El SB, no obstant, està treballant en una primera proposta d’adequació del servei als requeriments de l’Espai Europeu d’Educació Superior.

El SB, com a membre de Rebiun, ha participat a totes les assemblees i seminaris que s’han organitzat des d’aquesta entitat per tal de promoure el canvi de les biblioteques universitàries per adaptar-les al nou marc europeu. En el moment que es va proposar d’introduir el canvi de definició als estatuts de les universitats, es va fer la petició a la comissió institucional encarregada d’aquesta tasca i, encara que parcialment, es va introduir la modificació (vegeu 1.2). Malauradament mai s’ha aconseguit la implicació de membres de la comunitat universitària amb responsabilitat en la planificació docent o en la planificació estratègica per assistir als nombrosos seminaris que s’han celebrat al llarg d’aquests anys al si de Rebiun. Això fa que, en l’àmbit institucional, només es tingui sobre aquest tema la visió procedent del SB.

D’altra banda el CBUC també ha orientat, de fa temps, els seus plans de treball a potenciar el canvi de les biblioteques de cara al marc europeu. Però al si del CBUC la UVic està representada exclusivament per la directora del SB a la Comissió Tècnica de manera que la visió que es té per aquest cantó també és únicament la del SB.

D’altra banda la prioritat que s’ha atorgat al desenvolupament de la biblioteca digital també és una mostra molt clara de la voluntat d’impulsar el canvi. Cal tenir en compte que aquesta aposta comporta l’adquisició i implementació de programari específic d’elevat cost, tot i que l’adquisició es faci consorciadament.

3. Comentaris/matisacions sobre les valoracions dels indicadors (1.3.1) No hi ha objectius de transformació escrits, de moment.

(1.3.2) La biblioteca té en consideració la necessitat de transformar-se/adaptar-se per poder donar resposta a les necessitats derivades de l’adaptació a l’Espai Europeu d’Ensenyament Superior, per aquest motiu la biblioteca participa a la Comissió que treballa per a la seva implantació a la UVic.

(1.3.3) Creiem que hi ha poca consciència entre el professorat i l’alumnat de com afecta a la biblioteca aquest procés de canvi. El personal de la biblioteca en té més coneixement i ho té present per al futur immediat.

(10)

(1.3.4) No hi haurà dotació econòmica fins que no hi hagi un projecte concret.

(1.3.5) No s’han iniciat accions de formació.

(1.3.6) Els objectius no estan fixats.

4. Punts forts més significatius i possibles explicacions de per què hi són presents La direcció del SB ha valorat i té clars els canvis que s’hauran d’introduir en aquest servei per d’adequar-lo a l’Espai Europeu d’Educació Superior. Per aquest motiu considerem que són punts forts:

• Formar part del grup de treball que analitza i planifica l’adaptació dels ensenyaments de la UVic al “crèdit europeu”.

• L’aposta decidida que s’està fent per la Biblioteca Digital des que el SB va començar a participar en aquest programa del CBUC, i que es pot considerar l’inici de la transformació.

5. Punts febles més significatius i possibles explicacions de per què hi són presents El SB tot just ha començat a elaborar una proposta d’actuació. No obstant això, es preveu que la inversió econòmica necessària pot arribar a ser força gran. Aquest fet pot dificultar l’adequació del SB als requeriments del “crèdit europeu”, tenint en compte que la UVic es troba en una fase en la qual mantenir l’equilibri pressupostari és un dels seus objectius estratègics.

• No disposar d’un projecte de transformació.

- Acabar l’elaboració de la proposta d’adequació del SB als requeriments del “crèdit europeu”. Aquesta proposta ha de contemplar la integració dels serveis que en aquests moments es troben dispersos a la universitat: aula d’autoaprenentatge d’idiomes, servei de préstec de càmeres fotogràfiques, d’ordinadors i d’altres aparells, etc. La proposta també inclourà una relació de les necessitats d’espais i altres recursos necessaris per poder materialitzar el projecte.

(11)

1. La biblioteca dins la universitat

1.4. Les relacions del SB amb el CBUC

En resum:

És satisfactòria la integració del SB en el marc del CBUC perquè ha representat una potenciació i una millora dels serveis oferts pel SB?

A B C D

Molt satisfactòria

x

Satisfactòria Poc satisfactòria Gens satisfactòria

Indicadors:

a b c d

1.4.1. Formalització i documentació adequades de les

relacions de cooperació entre el SB i el CBUC x

1.4.2. Adequació de les relacions de cooperació entre el

SB i el CBUC als objectius i a les funcions del SB x 1.4.3. Valor afegit de les prestacions del CBUC pel que fa

a la millora i l’accessibilitat del SB

x 1.4.4. Valor afegit de les prestacions del CBUC pel que fa

a la biblioteca digital x

1.4.5. Valor afegit de les prestacions del CBUC pel que fa

al foment de la innovació x

1.4.6. Rol del CBUC davant del repte de transformació del SB en centre de recursos per a l’aprenentatge i la

investigació x

1.4.7. Adequació i ús dels mecanismes de seguiment de

les relacions del SB amb el CBUC x

(12)

1.4. Les relacions del SB amb el CBUC

Els diferents documents aportats com a evidència mostren l’evolució de les relacions UVic i CBUC. Són un bon material per valorar els indicadors d’aquest apartat.

Documents aportats:

- Conveni per a la integració dels registres bibliogràfics i de fons del Catàleg de la UVic al CCUC

- Conveni per a l'accés a la Biblioteca Digital de Catalunya per part de la comunitat universitària de la Universitat de Vic

- Conveni per a la participació de la UVic en la Base de dades de sumaris electrònics del CBUC

- Conveni de col·laboració entre la UVic i el CBUC (Com a membre associat)

- Acord de servei de préstec "in situ" entre les biblioteques del CBUC per tal d'aprofitar els recursos bibliogràfics com a eina de recerca

- Reglament de préstec interbibliotecari (del CBUC) - Pla d’integració de la Biblioteca de la UVIC al CBUC

Gran part del gruix de la relació entre el SB i el CBUC té lloc durant els darrers 5 anys, a excepció de la participació en el CCUC, que es remunta a l’any 1998.

Això ha significat un gran canvi en la dinàmica de treball, en el volum de documents a gestionar i en el servei final a l’usuari.

La trajectòria s’inicia a l’any 2000 signant el Conveni per a la participació a la Biblioteca Digital de Catalunya. A finals del 2001, es comença a participar activament en la base de dades de sumaris electrònics. Al juliol de 2003, la biblioteca s’incorpora com a membre associat del CBUC, cosa que implica la participació en tots els programes del CBUC.

(1.4.1) La formalització ha estat molt dilatada en el temps. Els primers contactes es van iniciar el 1998, fins arribar a la integració com a membres associats el setembre de 2003. Hi ha tots els convenis signats.

(1.4.2) S’ha de tenir en compte que el CBUC està integrat per grans biblioteques i que algunes vegades les expectatives que per a la majoria de les universitats són

(13)

assumibles, superen una mica les possibilitats de la UVic. El fet que la UVic sigui membre associat no l’obliga a sumar-se forçosament a totes les actuacions.

(1.4.3 - 1.4.5) EL CBUC aporta molt valor afegit a la UVic donat que genera una dinàmica que facilita l’actualització i millora del servei i sobretot pel que fa a la biblioteca digital, ja que podem accedir a uns recursos als qual no arribaríem únicament amb els mitjans de la UVic.

(1.4.6) El CBUC ha estat el principal promotor de la transformació de la biblioteca tradicional a la biblioteca digital per tal d’afavorir l’aprenentatge i la investigació.

(1.4.7) Hi ha diversos mecanismes de seguiment: les reunions periòdiques dels grups de treball, les reunions de la Comissió Tècnica on el SB hi és representat per la directora (en la resta d’òrgans de govern del CBUC, la UVic no hi té representació). També la revista “Actuacions” és una bona eina per mantenir el contacte i fer un seguiment de les tasques que es porten a terme.

• Estar integrats en el sistema de biblioteques universitàries de Catalunya

• El fet de no ser membres de ple dret que situa el SB de la UVic en clar desavantatge respecte a les altres biblioteques universitàries.

- La millora que cal aconseguir és la integració plena de la UVic en el si del CBUC, cosa que evitaria un tracte diferent al de les altres universitats.