10. Al Coordinador de Servicios Generales. 10. Dispondrá al Asistente de Activos Fijos cumplir a cabalidad las funciones que le corresponden para la administración de los bienes de larga duración
Conclusión La falta de un Reglamento Interno, produjo que las autoridades no cuenten con un procedimiento que estandarice la baja de bienes y se ajuste a las necesidades de la Empresa
11. Al Gerente General. 11. Dispondrá al Gerente Administrativo, elabore un Reglamento Interno para la Baja de Bienes, el mismo que luego de la aprobación
Conclusión La recomendación 2 se encuentra en proceso de cumplimiento, ya que Tesorería continúa con la función de facturación, mientras concluye la integración del sistema informático integral de la Empresa
1. Al Gerente General. Dispondrá y vigilará el cumplimiento de la recomendación 2, segregación de funciones, que se encuentra en proceso
No cumplida
Conclusión No se evidenció la existencia de documentación que sustente el resultado de esas sesiones, para conocer los correctivos que se aplicaron para cumplir los objetivos planteados en el POA
2. Al Gerente Comercial. 2. Dispondrá a la Jefe de Fletamento, documente de alguna manera los resultados de las sesiones de trabajo sobre los aspectos de cumplimiento de metas y objetivos establecidos en los POAs
Examen de evaluacion cumplimiento de recomendaciones Cumplida
Conclusión La Gerente Comercial, ejerció el encargo por un período mayor al establecido en el Art. 132 de la LOSCCA
3. Al Gerente General. 3. Informará al Directorio las disposiciones legales que se relacionen con encargos de funcionarios de alto nivel, para que resuelva la designación de los servidores en el plazo que contemplen las normas legales, que tienen relación con la vigencia del encargo.
En proceso de implementación
Conclsuión Los resultados negativos obedecen a la reducción de ingresos por mantenimiento en dique seco de los buques señalados en el año 2009
4. Al Gerente Financiero. Analizará conjuntamente con el Gerente Comercial la información financiera de cada uno de los buques de propiedad de la empresa, en caso de diferencias negativas verificarán los resultados y sus causas para tomar
Examen de evaluacion cumplimiento de recomendaciones cumplida Conclusión. Los años 2010 y 2011, el cumplimiento de las metas y objetivos
fue muy satisfactorio, no obstante para el año 2009, las circunstancias inesperadas de las resoluciones gubernamentales generaron situaciones que impidieron el cumplimiento óptimo de la meta establecida
5. Gerente Comercial. Dispondrá al Jefe de Fletamento que en la elaboración de los planes operativos anuales, se contemplen los riesgos potenciales que pueden
afectar las disposiciones gubernamentales En proceso de implementación
Conclusión El Manual de Presupuesto de la Empresa no fue elaborada debido al proceso de reforma administrativa y de automatización que se encuentró desarrollando durante la realización del examen.
1. Al Gerente General. Una vez terminada la reforma administrativa y de automatización de la Empresa, dispondrá al Gerente Financiero conforme el equipo para la elaboración del Manual de Presupuesto; supervise la realización del mismo y
presente a la autoridad competente para su aprobación. En proceso de implementación
Conclusión El presupuesto ejecutado en los ingresos presentó diferencias importantes que superaron las metas previstas en relación al presupuesto aprobado y que obedecieron a la naturaleza propia del giro del negocio en referencias a los precios del mercado internacional y que fueron debidamente sustentadas con la correspondiente información documentada
EMPRESA PUBLICA FLOTA PETROLERA ECUATORIANA EP-FLOPEC
Examen especial a los ingresos operacionales por fletes y fletamento 2009-01-01 22009-01-011- 2011-12-31 Aprobado por Contraloria General del Estado Fecha 2012/08/09 2
2. Al Gerente Financiero. Coordinará con los Gerentes de Área responsables de la ejecución de cada programa, para que remitan en forma trimestral y cumpliendo los tiempos establecidos, el informe sobre la ejecución presupuestaria, la misma que Conclusión Las variaciones del Presupuesto del 2010, presentaron en los
ingresos de 25 319 287 USD equivalente al incremento de 3%; Una disminución en los egresos de 2 953 604 USD y que reflejado en el resultado anual dio, como consecuencia una variación en más de 28 272 891 USD, equivalente al 46%.
Conclusión No se evaluó completamente la ejecución presupuestaria correspondiente al proyecto de inversión del Terminal Gasero GLP, debido a que la Unidad ejecutora de este proyecto UNEMON mantiene el registro del presupuesto independiente por tener un financiamiento exclusivo del proyecto.
Conclusión No se realizó el cierre presupuestario (clausura) al 31 de diciembre del 2010; ni la liquidación del Presupuesto al 31 de marzo del 2011. Lo que dio como consecuencia el incumplimiento de lo dispuesto en los Arts. 45 numeral 5 y Art. 77 numeral 3 apartados a, c, i de la LOCGE
3. Al Gerente Financiero. Dispondrá que el Analista de Presupuesto, dé estricto cumplimiento a los procedimientos referentes a la Clausura y Liquidación del Presupuesto, los mismos que deberán ser puestos en conocimiento de la Gerencia General y del Directorio de la Empresa para su aprobación
En proceso de implementación
Conclusión. Las reformas dispuestas por la Gerencia Financiera, sobre las asignaciones presupuestarias de la Gerencia Comercial, no fueron conocidas con oportunidad por esta Gerencia, ocasionándose el riesgo de una indebida aplicación a los saldos del presupuesto
4. Gerente Financiero. . En cumplimiento a los procedimientos establecidos el Gerente Financiero comunicará oportunamente a las Gerencias, todos las modificaciones que se produzcan a nivel de presupuesto, a fin de que estas sean registradas y conocidas con precisión sobre la disponibilidad con que cuenta para realizar las aplicaciones presupuestarias
Examen de evaluacion cumplimiento de recomendaciones cumplida
Conclusion. La no implementación de las recomendaciones sugeridas por Auditoría ocasionó que esta deficiencia continúe y que los controles no sean los más adecuados
1, Gerente General. Dispondrá a los Gerentes de área, el cumplimiento obligatorio y total de la recomendación que consta en el informe DAE-0015-2007 de la Dirección de Auditoría de la Contraloría General del Estado
2. Gerente General. Dispondrá a los Gerentes de Area, solicitar que previa la autorización del gasto, se requiera a la Gerencia Financiera la certificación de disponibilidad presupuestaria.
3 El Gerente Financiero coordinará con la Tesorera que previo al pago verifique que todo requerimiento, cuente con la debida certificación presupuestaria y de disponibilidad de recursos, lo que permitirá un adecuado control de los desembolsos. Conclusión. El Incumpliendo de recomendaciones y la inobservancia de
disposiciones reglamentarias y normativas, así como la falta de control previo por parte de la Tesorera y la Supervisión previo al pago por parte del Gerente Financiero, ocasionó que se tramiten y realicen pagos a proveedores por 29 contratos suscritos sin que se haya contado en forma previa con la certificación de disponibilidad presupuestaria.
3
En proceso de implementación Examen especial al ciclo
presupuestario 2010 de FLOPEC 2 10-0 2010 12 1 EMPRESA PUBLICA FLOTA PETROLERA ECUATORIANA EP-FLOPEC Aprobado por Contraloria General Del Estado Fecha 2012/12/17
tiempos establecidos, el informe sobre la ejecución presupuestaria, la misma que será analizada, evaluada y consolidada por programas al final del ejercicio fiscal, información que permitirá determinar el comportamiento de los ingresos y gastos por Gerencia. En cuanto a los fondos rotativos de los buques, dispondrá a los capitanes de los buques, envíen el detalle de los gastos incurridos, previo a la remisión de la documentación; y en el caso de los diques que la Gerencia Técnica administra, se dispondrá que el Superintendente del Dique, envíe la documentación de respaldo de los costos oportunamente.
4. Al Gerente General Solicitará al Contralor General del Estado, autorización para el uso de las 31 líneas de telefonía móvil y roaming, de acuerdo a las necesidades que requiere la Flota Petrolera Ecuatoriana
5,Dispondrá que Asesoría Legal conjuntamente con la Gerencia Administrativa, elaboren un Reglamento Interno para el uso y control del servicio de telefonía móvil y roaming, el mismo que deberá contener asignación de cupo, responsabilidades y sanciones para su correcta utilización
Conclusión La inobservancia de las cláusulas del contrato y la falta de control de parte de la Tesorera, ocasionó que las facturas presentadas por el contratista fueran devueltas para el cambio de la fecha de emisión, debido a que sobrepasaron el tiempo límite que la normativa tributaria permite para la entrega de los comprobantes de retención
6. Al Gerente General. Dispondrá a los Gerentes de Área instruir al personal encargado de la recepción de facturas por servicios o ejecución de obra, realizar el trámite de pago dentro de los plazos estipulados en los contratos, a fin de cumplir con la parte tributaria y con el pago oportuno a los beneficiarios
Conclusión La inobservancia de las cláusulas del contrato y falta de supervisión y adecuado control previo por parte del Gerente Financiero y la Tesorera ocasionó que se realicen transferencias de valores correspondientes a las planillas de avance de obra al contratista, sin la presentación del certificado del IESS de no adeudar aportes y fondos de reserva de los trabajadores que ejecutaron la obra
7. Al Gerente Financiero. Dispondrá a la Tesorera que previo al pago de planillas por avance de obra, se revise que se adjunten los certificados de no adeudar al IESS o los contratos de obra cierta de los trabajadores que ejecutan la obra, debidamente legalizados en el Ministerio de Relaciones Laborales. Aprobado por
la Contraloria General Del Estado Fecha
2013/01/21 Conclusión. La inobservancia de las disposiciones reglamentarias y la falta de
control de parte del Gerente General y Gerente Financiero; ocasionaron que FLOPEC, suscriba 3 contratos de telefonía móvil celular por 57 líneas para uso institucional, sin haber solicitado previa a su contratación la autorización del Señor Contralor General del Estado.
EMPRESA PUBLICA FLOTA
PETROLERA ECUATORIANA
EP-FLOPEC
Examen especial a los servicios internos, adquisición de bienes y servicios de la Gerencia Administrativa de FLOPEC 2009-01-01 2011-03-03
Conclusión. El presupuesto no ofrece la funcionalidad requerida en cuanto a la información pertinente para la toma de decisiones y cumplimiento de objetivos de la Empresa, debido a que el Gerente General, Gerente Financiero y Jefe de la Unidad Administrativa de Presupuesto, no delinearon procedimientos de control referentes al presupuesto y acorde con los cambios legales sufridos por la Empresa.
1. Al Gerente General. Dispondrá al Gerente Financiero, ordene al Jefe de la Unidad Administrativa de Presupuesto, actualice los procedimientos de control presupuestario en relación a los cambios legales que afectan a la Empresa, con el fin de proporcionar información oportuna y confiable para la toma de decisiones.
Conclusión.El no envío del presupuesto de EP-FLOPEC por parte del Gerente General al Ente Rector de las Finanzas Públicas y a la Asamblea Nacional con fines informativos, ocasionó, que éstos organismos no tengan conocimiento de esta información, y origine sanciones por el incumplimiento de estas obligaciones.
2. Al Gerente General.Remitirá a los órganos legislativos pertinentes como son el Ente Rector de las Finanzas Públicas y a la Asamblea Nacional el presupuesto aprobado correspondiente al período 2012. En el futuro esta información será remitida en el plazo de 30 días, posteriores a su aprobación.
3. Al Gerente General Dispondrá a los Gerentes de Área, requieran a la Gerencia Financiera, previo a la autorización para la ejecución de un gasto, la certificación presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos
4. Al Gerente Financiero Dispondrá a la Tesorera, que previo al pago verifique la existencia de la certificación presupuestaria con la disponibilidad de fondos, lo que permitirá un adecuado control financiero y presupuestario.
5. Dispondrá al Jefe de la Unidad Administrativa de Presupuesto, emitir la certificación presupuestaria con la disponibilidad de fondos, previo a la ejecución de un gasto, con el fin de que cada desembolso cuente con los suficientes fondos no comprometidos y evitar desviaciones financieras y presupuestarias
6. Al Gerente General.Dispondrá al Gerente Financiero, integre a la contabilidad el subsistema de presupuesto, con el fin de mantener el registro y control de los recursos e información financiera confiable y oportuna.
7. Al Gerente Financiero Dispondrá al Jefe de de la Unidad Administrativa de Presupuesto, elabore el presupuesto alineado al plan de cuentas contable, que permita estandarizar los procedimientos para la integración del presupuesto al sistema contable
8. Al Gerente General Dispondrá al Gerente Financiero, la revisión de la cuenta anticipo de viáticos y subsistencias, la misma que la depurará mediante la Conclusión. La falta de control previo a la autorización y ejecución de un
gasto, por parte del Gerente Financiero, Jefe de la Unidad Administrativa de Presupuesto y Tesorera, ocasionó que se realicen pagos a proveedores sin la debida certificación presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos, por lo que las operaciones financieras no reunieron los requisitos legales pertinentes y necesarios.
Conclusión. La falta de un sistema de administración financiera integrado entre contabilidad y presupuesto y la ausencia de conciliaciones periódicas, ocasionó que existan diferencias entre saldos contable y presupuestario y que la Empresa no cuente con información financiera confiable, oportuna y veraz para la toma de decisiones.
Conclusión. La falta de coordinación de los Gerentes Administrativo, anticipo de viáticos y subsistencias, la misma que la depurará mediante la presentación de la liquidación o la recuperación de los valores pendientes.
9 Dispondrá al Gerente Administrativo y Gerente Financiero, coordinen la elaboración de un Reglamento Interno de Viáticos, Subsistencias y Movilizaciones nacional y al exterior.
Conclusión La falta de un plan de promociones y ascensos en EP-FLOPEC, no permitió que el Gerente Administrativo y Jefe de Recursos Humanos, evalúen el desarrollo profesional y académico del personal administrativo y efectuar concursos de merecimientos para promover a los servidores de la Empresa a un nivel inmediato superior ocupando las vacantes existentes
10. Al Gerente General Dispondrá al Gerente Administrativo y Jefe de Recursos Humanos, presenten un plan de promociones y ascensos de EP-FLOPEC para la aprobación del Directorio, que contendrá procedimientos para concursos de merecimiento y/o oposición, para que el personal administrativo participe y pueda aspirar a un nuevo cargo dentro de la Empresa en caso de existir la vacante.
Conclusión La falta de un Plan de réplicas de capacitación que disponga que el personal al regreso de una capacitación transmita sus conocimientos a los servidores que tienen relación con la materia recibida, origina que la capacitación no tenga un efecto multiplicador en beneficio institucional
11 Dispondrá al Gerente Administrativo, ordene al Coordinador de Capacitación, promueva réplicas de conocimiento, en las que el personal que recibió capacitación auspiciada por la Empresa, transmitan los conocimientos al personal de las áreas relacionadas, con el fin de que se reviertan en beneficio institucional
Conclusión La falta de procedimientos administrativos que permita la rotación del personal, ocasionó la existencia de personal indispensable y la disminución de conocimientos del personal en áreas similares.
12. Al Gerente General.Dispondrá al Gerente Administrativo y Jefe de Recursos Humanos elaborar procedimientos de rotación del personal, con el objetivo de fortalecer la gestión institucional y evitar la existencia de personal indispensable.
Conclusión.Debido a que el Gerente General no aprobó los proyectos presentados por la Unidad de Tecnología Informática, éstos no fueron implementados, lo que imposibilitó contar con tecnología de punta para el desarrollo institucional y brindar asesoramiento adecuado a las gerencias y unidades administrativas.
13, Al Gerente General. Analizará los proyectos presentados por la Unidad de Tecnología Informática previo a su implementación, con el fin de que las gerencias y unidades administrativas cuenten con asesoría y apoyo.
Conclusión La falta de un Plan Informático Estratégico de Tecnología, ocasionó que la Empresa no disponga de una herramienta informática que le permita implementar y mantener una plataforma tecnológica eficiente, para agilitar los procesos en comunicaciones, transferencias de datos e identificación de riesgos, entre otros.
14. Al Gerente General. Dispondrá al Gerente Administrativo ordene al Jefe de la Unidad de Tecnología Informática, elabore el Plan Informático Estratégico de Tecnología alineado al Plan Estratégico Institucional y remita a la Gerencia General para su aprobación e incorporación en el presupuesto anual de la empresa. 5
Evaluación integral del Sistema de Control Interno
Institucional 2011-11-01 22011-11-012-10- 2012-10-31 Aprobado por la Contralloria General del Estado Fecha 2013/16/01
No se ha reaizado la verificación del cumplimiento. Conclusión. La falta de coordinación de los Gerentes Administrativo,
Financiero y la falta de un Reglamento Interno de Viáticos, Subsistencias y Movilizaciones nacional y al exterior que establezca un procedimiento que permita la recuperación de los valores pendientes por liquidar correspondientes a viáticos y subsistencias, ocasionó que se mantengan saldos por 31 261,87 USD desde el año 2006.
EMPRESA PUBLICA FLOTA
PETROLERA ECUATORIANA
Conclusión La falta de aprobación de los nuevos procesos administrativos de la Unidad de Tecnología Informática por parte del Gerente General, ocasionó que se ejecuten acciones a criterio de los usuarios.
15. Al Gerente General. Dispondrá al Gerente Administrativo ordene al Jefe de Tecnología Informática que conjuntamente con el Coordinador del Sistema de Gestión Integral, analicen los nuevos procesos de gestión de la Unidad de Tecnología Informática previo a su aprobación para su posterior ejecución
Conclusión La falta de metodología en la estructuración de los proyectos presentados por la Unidad de Tecnología Informática, ocasionó que la Gerencia General no los apruebe y que éstos no contribuyan al mejoramiento de la administración.
16. Al Gerente General. Dispondrá al Gerente Administrativo, ordene al Jefe de la Unidad de Tecnología Informática, que los proyectos los realice con metodología que permita la ejecución de los mismos para que su aplicación contribuya al
mejoramiento de la empresa. Conclusión La falta de definición de procedimientos de operación que ayuden
a la administración del soporte tecnológico, ocasionó que no exista garantía en la seguridad, integridad, confiabilidad y disponibilidad de los recursos y datos informáticos
17. Al Gerente General Dispondrá al Gerente Administrativo, ordenar al Jefe de la Unidad de Tecnología Informática, definir los procedimientos de operación que faciliten la administración del soporte tecnológico, con el fin de garantizar la seguridad, integridad, confiabilidad, disponibilidad y oportunidad de los recursos y datos informáticos.
18. Al Gerente General Dispondrá a los Gerentes de Área trabajar en forma coordinada con el Jefe de la Unidad de Tecnología Informática, con el fin de hacer conocer las necesidades respecto al software que se requiera para integrar la información generada en sus áreas
19 Dispondrá al Jefe de Tecnología Informática actualice la información de la páginas de internet e intranet de la Empresa, para que los usuarios internos y externos accedan a todas las opciones que se presentan
Conclusiones.La falta de disposiciones del Gerente General para la integración y control de la información de la Empresa, provocó que no se disponga de información organizada que respalde las actividades, operaciones técnicas administrativas y financieras ejecutadas y facilite la toma de decisiones y cumplimiento de responsabilidades
