PROCEDIMIENTO GENERAL
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Elaboró Revisó Aprobó
Nombre / cargo Alvaro Cornejo Jefe de Desarrollo Organizacional Mayra Carazo Gerente de Recursos Humanos
José Luis Navarro
Contralor
Robert Sommerhoff
Gerente General
Firma
INDICE 1. OBJETIVO ... 3 2. ALCANCE ... 3 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ... 3 4. DEFINICIONES ... 3 5. DESARROLLO ... 4
5.1 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL PERMANENTE ... 4
5.2 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL TEMPORAL ... 4
5.2.1 Personal TEMPORAL administracion y area comercial... 4
5.2.2 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL TEMPORAL obra ... 5
5.3 CONTRATACIÓN ... 7
5.4 PROCESO DE CIERRE SUELDOS ... 11
5.4.1 PROCESO DE CIERRE REMUNERACIONES, ANTICIPOS y LEYES SOCIALES ... 12
5.4.2 PROCESO DE CIERRE REMUNERACIONES ... 12
5.4.3 PROCESO DE CIERRE ANTICIPOS ... 13
5.5 ENTREGA DE SOLICITUD DE PAGO DE REMUNERACION, ANTICIPOS Y LEYES SOCIALES A FINANZAS ... 14
5.6 CONTROL DE ASISTENCIA ... 16
5.7 DERECHO A FERIADO LEGAL (vacaciones) ... 17
5.8 DESVINCULACION DE LA ORGANIZACIÓN (Finiquitos) ... 18
5.9 EVALUACION DE DESEMPEÑO ... 20
5.10 INDUCCION ... 20
5.11 DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN ... 22
5.13 GESTIÓN ANTE EL ORGANISMO TÉCNICO INTERMEDIO DE CAPACITACIÓN (OTIC)22 5 REGISTROS ... 23
1. OBJETIVO
El objetivo del presente procedimiento es establecer las pautas de Grupo de empresas Maestra, de cómo serán abordados los aspectos del recurso humano en la organización, como un factor determinante en el mejoramiento competitivo de la organización.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todo el personal del Grupo de empresas Maestra, sea éste permanente o temporal.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
•
ISO 9.001: 2.008 “Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos”, se entienden incorporadas todas las modificaciones posteriores a esta versión.•
ISO 9.000: 2.005 “Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y Vocabulario”, se entienden incorporadas todas las modificaciones posteriores a esta versión• Manual de Calidad de Maestra, capítulo 6.2
• Descripción de cargos de Maestra (Anexo Manual de Calidad ) • PE 03 Elaboración de Planes de Calidad de Obras
• PG-16 Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional
• Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad de la empresa
4. DEFINICIONES
Las aplicables de la ISO 9000:2005. y las que se desarrollan en este documento
Personal permanente: es aquel cuyo contrato es de duración indefinida.
5. DESARROLLO
5.1 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL PERMANENTE
Cuando surge la necesidad de incorporar personal de tipo permanente al equipo de Maestra, cada Jefatura es responsable de comunicar a Recursos Humanos de este requerimiento a través de un mail, iniciándose de esta manera la búsqueda del personal requerido a través de distintos medios que pueden ser:
• Avisos en diarios
• Búsqueda en Internet (por ejemplo: laborum) • Entidades educacionales
• Contactos y recomendaciones
• Recomendaciones e informaciones de las distintas obras de la empresa • Contactos directos
• Cartel de demanda de fuerza laboral, entre otros.
La responsabilidad de cada jefatura del requerimiento de personal se encuentra en Detalle de Reclutamiento y Selección (adjunto en página 6.)
Para establecer los requisitos y competencias de cada cargo estos se encuentran descritos en Manual de Calidad de Maestra, anexo Descripción de Cargos.
Una vez hecha la Preselección de postulantes el Jefe de Desarrollo Organizacional entregara a la jefatura que ha hecho el requerimiento a lo menos 3 curriculum preseleccionados.
5.2 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL TEMPORAL
5.2.1 PERSONAL TEMPORAL ADMINISTRACION Y AREA COMERCIAL
Cuando surge la necesidad de incorporar personal de tipo permanente al equipo de Maestra, cada Jefatura es responsable de comunicar a Recursos Humanos de este requerimiento a través de un mail,
iniciándose de esta manera la búsqueda del personal requerido a través de distintos medio de acuerdo a lo establecido en punto 5.1 de este mismo procedimiento.
La responsabilidad de cada jefatura del requerimiento de personal temporal se encuentra en Detalle de Reclutamiento y Selección adjunto en página 6.
Para establecer los requisitos y perfil de cada cargo estos se encuentran descritos en Manual de Calidad de Maestra, anexo Descripción de Cargos.
Una vez hecha la Preselección de postulantes el Jefe de Desarrollo Organizacional entregará a la jefatura que ha hecho el requerimiento a lo menos 3 curriculum preseleccionados.
5.2.2 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL TEMPORAL OBRA
Cuando surge la necesidad de incorporar personal de tipo temporal al equipo de Maestra en obra, el Jefe de obra comunica vía verbal la necesidad de contratación de personal de acuerdo al avance de partidas de la obra. Este requerimiento se formaliza a través de una PG 08 R001 Autorización Ingreso Obra con VºBº del Profesional Administrador de obra.
Para establecer los requisitos y perfil de cada cargo estos se encuentran descritos en Manual de Calidad de Maestra, anexo Descripción de Cargos.
Cargo Recluta y Preselecciona CV Plazo del Proceso Entrevista CV Preseleccionados Plazo del Proceso Aprueba Contratación Plazo del Proceso Revisión de Antecedentes y proceso Administrativo de contratación Plazo del Proceso Gerencia Construcción, Gerencia General Jefe de Recursos Humanos 5 días
hábiles Gerente General
2 días
hábiles Gerente General 1 día hábil
Encargado de
Recursos Humanos 1 día hábil
Gerente Comercial Jefe de Recursos Humanos
5 días
hábiles Gerente General
2 días
hábiles Gerente General 1 día hábil
Encargado de
Recursos Humanos 1 día hábil
Subgerencia de Construcción Jefe de Recursos Humanos 5 días hábiles Gerente de Construcción 2 días hábiles Gerente de
Construcción 1 día hábil
Encargado de
Recursos Humanos 1 día hábil
Personal permanente de oficina central (Contabilidad,
RRHH, Finanzas, Abastecimiento, jefes administrativos, prevencionistas, etc.) Jefe de Recursos Humanos o jefes de unidad según corresponda 5 días
hábiles Jefe del Área
2 días
hábiles Gerente del Área 1 día hábil
Encargado de
Recursos Humanos 1 día hábil
Personal permanente del área comercial (Servicio al
cliente, operaciones, supervisores de venta etc.)
Jefe de Recursos Humanos o jefes de
unidad según corresponda
5 días
hábiles Gerente Comercial 2 días
hábiles Gerente Comercial 1 día hábil
Encargado de
Recursos Humanos 1 día hábil
Personal permanente de Obra Supervisores de Obra Jefe de Recursos Humanos o Subgerente de Construcción o Gerente de Construcción 5 días hábiles Gerente de Construcción 2 días hábiles Gerente de
Construcción 1 día hábil
Encargado de
Recursos Humanos 1 día hábil
Personal permanente de Obra (Jefes de Obra,
Supervisores) Profesional Administrador de Obra 5 días hábiles Profesional Administrador de Obra 1 días hábiles Profesional Administrador de Obra / Sub Gerente de Construcción y/o
Gerente de Construcción
1 día hábil Jefe Administrativo 1 día hábil
Jefes de Bodega Subgerente de control de Gestión
5 días hábiles
Subgerente de Control de Gestión 1 día hábil
Subgerente de
Control de Gestión 1 día hábil Jefe Administrativo 1 día hábil
Personal Temporal de Obra Jefe de Obra 1/2 día
hábil Jefe de Obra 1/2 día hábil
Profesional Administrador de Obra 1dia hábil Prevencionista de Riesgo y Jefe Administrativo 1 día hábil
Personal Temporal de Ventas Supervisor de Ventas
5 días
hábiles Supervisor de Ventas 1 día hábil Gerente Comercial 1 día hábil
Encargado de
Recursos Humanos 1 día hábil
5.3 CONTRATACIÓN
5.3.1 PERSONAL PERMANENTE, TEMPORAL Y DE OBRA
Una vez aprobada la contratación por la Gerencia y/o Jefaturas entrega a la Unidad Recursos Humanos los antecedentes para emitirá el contrato de trabajo, estos documentos son:
Documentos Personales
• Copia de cedula de identidad
• Certificado afiliación AFP, institución de Salud (FONASA/ ISAPRE) • Comprobante de residencia vigente
• Copia de curriculum • Certificados de Titulo
• Copia último finiquito (en el caso de obra)
Documentos de Prevención de Riesgo (todos estos documentos entregados, firmados por el trabajador)
• Recibo de recepción de Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad • Declaración de Salud Pre-Ocupacional
• Entrega de Elementos de Protección Personal (Registro realizado y archivado sólo en Bodega de Obra)
• Derecho a Saber
Todos los antecedentes antes mencionados son entregados por el Prevencionista de Riesgo, según el
PG 16 Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional.
Una vez recibidos los antecedentes, Recursos Humanos o el Jefe Administrativo según corresponda, elabora el contrato de trabajo en los plazos establecidos según Cuadro Detalle Contratación y Plazo
Detalle de Contratación y Plazos cargo Confecci ón de contrato Plaz o del Proc eso Firma Contrato trabajado r Plazo del Proce so Visacion Contrato Plazo del Proce so Firma Contrato Representa nte Legal Plazo del Proce so Entrega copia contrato trabajador Plazo del Proce so Gerencia Construcción, Gerencia de Negocios, Gerencia Comercial Encargado de Recursos Humanos 1 dia hábil Encargad o de Recursos Humanos 1 dia hábil Gerente General 1 dia hábil Gerente General 5 días hábile s Encargado de Recursos Humanos 1 dia hábil Subgerencia de Construcción Encargado de Recursos Humanos 1 dia hábil Encargad o de Recursos Humanos 1 dia hábil Gerencia Construcci ón o General 1 dia hábil Gerente General 5 dia habil Encargado de Recursos Humanos 1 dia hábil Personal permanente de oficina central (Contabilidad, RRHH, Finanzas, Abastecimiento, jefes administrativos, Prevencionista, etc.) Encargado de Recursos Humanos 1 dia hábil Encargad o de Recursos Humanos 1 dia hábil Jefe del Área 1 dia hábil Gerente General 1 dia hábil Encargado de Recursos Humanos 1 dia hábil Personal permanente
del área comercial Encargado de Recursos Humanos 1 dia hábil Encargad o de Recursos Humanos 1 dia hábil Gerente de Negocios 1 dia hábil Gerente General 5 dia hábil Encargado de Recursos Humanos 1 dia hábil (Servicio al cliente, operaciones, supervisores de venta etc.) Personal permanente de Obra Encargado de Recursos Humanos 1 dia hábil Encargad o de Recursos Humanos 1 dia hábil Gerencia Construcci ón o General 1 dia hábil Gerente General 5 dia hábil Encargado de Recursos Humanos 1 dia hábil Supervisores de Obras y Profesionales Administradores de Obra Personal temporal de Ventas Encargado de Recursos Humanos 1 dia hábil Encargad o de Recursos Humanos 1 dia hábil Supervisor de Ventas 1 dia hábil Gerente General 5 dia hábil Encargado de Recursos Humanos 1 dia hábil cargo Confecci ón de contrato Plaz o del Proc eso Visacion Contrato Plazo del Proce so Visacion Contrato Plazo del Proce so Firma Contrato trabajador y envió oficina central Plazo del Proce so Firma Contrato Representan te Legal y envió devuelta a obra Plazo del Proce so Entrega copia contrato trabajado r Plazo del Proce so Personal permanente de Obra (Profesionales de Terreno, Jefes de Obra, Jefe de Bodega, Supervisores de Terreno; Digitadores, ECO, Asistentes Profesionales, Profesional de Instalaciones Jefe administra tivo 1dia hábil Profesion al Administr ador de Obra 1 dia hábil Gerencia Construcci ón o General 1 dia hábil Jefe Administrati vo 2 días hábile s Encargado de Recursos Humanos 6 días hábile s Jefe Administra tivo 1 dia hábil Personal temporal de Obra Jefe administra tivo 1 dia hábil Profesion al Administr ador de Obra 1 dia hábil Gerente Construcci ón o General 1 dia hábil Jefe Administrati vo 2 días hábile s Encargado de Recursos Humanos 6 días hábile s Jefe Administra tivo 1 dia hábil
Administración Central : El Encargado de Recursos Humanos correspondiente debe enviar mail a [email protected] informando la incorporación del cualquier trabajador a la organización
En Obra: el Jefe Administrativo debe enviar mail [email protected] informando la incorporación de todo personal permanente de obra a la organización
a) Para el personal permanente, el contrato en una primera instancia es a plazo fijo, con una
duración de 1 (un) mes y una renovación de 2 (dos) meses. Al finalizar el plazo del contrato de dos (2) meses, la Jefatura Directa del trabajador evalúa la continuidad o desvinculación del trabajador con la empresa a través de PG 08 R007 Evaluación de Desempeño, siendo la nota promedio superior a 4, se procede a emitir Anexo de Contrato con plazo Indefinido.
b) Personal Temporal en Obra: para el personal temporal de obra, el contrato en una primera
instancia es a plazo fijo, con una duración de 1 (un) mes.
Transcurrido este plazo de un mes de prueba, el trabajador es finiquitado y contratado por términos de partidas específicas de acuerdo al avance de la Obra.
Cualquier modificación a las condiciones iniciales del contrato debe ser confirmada por escrito y firmada por ambas partes, contando con las aprobaciones, vistos buenos requeridos anteriormente descritos. Los registros que demuestran el proceso de selección, contratación, formación y/o capacitación
del personal son mantenidos en las carpetas del personal, bajo la tutela de la Unidad de Recursos
Humanos y/u Oficina Administrativa en Obra, como los registros de:
• que demuestran la experiencia de las personas se aceptan: currículum, finiquito del trabajo anterior, referencias, entre otros.
• que demuestran la formación, la empresa acepta certificados de estudios y formaciones.
• que demuestran el cumplimiento de las habilidades, se considera la evaluación por parte de las Jefaturas directas.
5.3.2 COMUNICACION INTERNA DEL INGRESO DE PERSONAL NUEVO
Cuando ingresa una persona nueva la organización el Encargado de Recursos Humanos y/o Jefe Administrativo debe indicar en el minuto de digitar la información el sistema de Recursos
Humanos en la Ficha de Ingreso el correo asignado y código de usuario y en forma automática el sistema valida estos elementos (correo y usuario), posteriormente validado estos, el Encargado de Recursos Humanos y/o Jefe Administrativo debe asignar los accesos a los diferentes software de la organización, según lo que indique la jefatura directa, una vez realizado en forma automática se envió un mail a Informática y la jefatura directa indicando los permisos dado.
5.3.3 MANTENCION DE REGISTROS TEMPORAL
La mantención de registros inherentes a la contratación del personal se realizara según el cuadro adjunto.
CARGO LUGAR DE MANTENCION
DE REGISTROS
RESPONSABLE DE MANTENCION Y REVISION DE REGISTROS
Personal Permanente
Oficina Central: Gerencias, Contabilidad,
Finanzas, RRHH, Adquisiciones,
Arquitectura, Estudios y Proyectos , Servicios Generales, Secretarias, Prevención de Riesgos, Mejora Continua , Construcción
Área Comercial: Cobranzas, Escrituración,
Servicio al Cliente, Ventas, Servicio de Post Venta, Marketing.
OFICINA CENTRAL Unidad de Recursos Humanos
Jefe Recursos Humanos
Personal permanente de Obra : Profesional
de Terreno, Jefes de Obra, Supervisores de terreno, jefes de Bodega , Prevencionista, Encargado de Calidad, Profesionales de Instalaciones, Digitadores
OFICINA ADMINISTRATIVA
OBRA Jefe Administrativo
Personal Temporal en Obra: Trazadores,
Maestros, Ayudantes, Jornales,
OFICINA ADMINISTRATIVA
5.3.4 MANTENCION DE REGISTROS DEFINITIVO
5.3.5 Mantención de Registro definitivo de Obra y Oficina Central
Nombre del Empaste Documentos Adjuntos al Libro de Empaste Plazo Para empastar Responsable de Entregar el Empates Responsable de Recibir la documentación para resguardo definitiva
Lugar del archivo definitivo
Personal
Contrato, Anexos, certificados afiliación Afp, Fonasa o Isapre, Fun modificaciones, Inducciones y Charlas del PG-16, certificado cotizaciones, registros de asistencia firmados, finiquito legalizado o pendiente de cancelación Mensual Jefe Administrativo y/o Encargado Recursos Humanos Encargado Archivo San Pablo Bodegas de Archivo San Pablo Respaldos Personal Planillas Imposiciones canceladas, Libros Remuneraciones Timbrados, Liquidaciones Firmadas Mensual Jefe Administrativo y/o Encargado Recursos Humanos Encargado Archivo San Pablo Bodegas de Archivo San Pablo
La forma de entregar la documentación es con un registro memo firmado como recibo y entregado. Para enviar a empastar el Encargado de Recursos Humanos y Jefe Administrativo envía un mail al Jefe de Recursos Humanos indicando la cantidad a solicitar a empastar y centro de costo asociado.
A su vez Jefe de Recursos Humano es quien autoriza y envía mail de solicitud a la unidad de Adquisiciones.
5.4 PROCESO DE CIERRE SUELDOS
El comienzo de cierre mensual de remuneraciones se inicia el día 21 de cada mes donde el responsable de hacer las remuneraciones en el caso de obra Jefe Administrativo, Oficina Central Encargados de RR.HH
Planilla de Remuneraciones Mensual: el Jefe Administrativo mensualmente debe hacer el borrador
de esta planilla para ser presentada al Profesional Administrador de Obra para que la apruebe, en esta planilla el Jefe Administrativo debe registrar el control de lo siguiente: control cantidad de horas extras, los tratos, días trabajados, bonos sábado, asignación familiar, cambio de suelos, cambio de cargo, justificación de bonos.
Para que el Jefe administrativo tenga lista esta planilla previamente el profesional Administrador de obra debe entregar todos los 21 de cada mes una Planilla firmada o enviada vía mail que debe contener: tratos, bonos, justificación de bonos y con un documento adicional la justificación de los tratos firmada.
5.4.1 PROCESO DE CIERRE REMUNERACIONES, ANTICIPOS y LEYES SOCIALES
5.4.2 PROCESO DE CIERRE REMUNERACIONES
En obra: Una vez recibida y visada la Planilla de Remuneración Mensual, el Jefe Administrativo procede a
realizar el ingreso de la información al Sistema de Recurso Humano para obtener el libro definitivo , una vez listo este ingreso y cuadratura el Jefe Administrativo visa y automáticamente el sistema envía mail recordatorio al Profesional Administrador de Obra, Sub Gerente en caso que exista, Jefe de Recursos Humanos y finalmente al Gerente General en la medida que cada uno vaya visando se envía un mail automáticamente a cada uno de los siguientes responsables de visar para cerrar definitivamente el libro mensual de la obra.
Cada vez que exista una modificación por alguno de los participantes del proceso, ellos pueden rechazar y le llega este aviso al Jefe Administrativo para que procese los cambios y se reenvía nuevamente el proceso de visación hasta que todos visen conforme y se obtiene el libro definitivo del mes.
Los libros definitivos visados y aprobados deben ser entregados a Recursos Humano los días 24 de cada mes o en su efecto el día hábil siguiente a ese día.
Visados los libros, el Jefe Administrativo tiene que emitir 4 (cuatro) copia de este, donde se envía con remesa con 3 copias al Encargado de Remuneraciones de Constructora.
Es de responsabilidad del Jefe Administrativo emitir los libros en hoja foliada y timbradas por el Servicio de Impuestos Internos (SII).
Administración Central: En este caso toda modificación o consideración especial son informadas vía
mail por la Jefatura directa relacionado con aumento de sueldos, bonos especiales al Encargado de Remuneraciones de Inmobiliaria o Constructoras según corresponda.
Es de responsabilidad de los Encargados de Remuneraciones Inmobiliarias o Constructoras tener el control y seguimiento de los días trabajados, días de licencias medicas, descuentos especiales, prestamos de instituciones o de empresa, etc.
Teniendo claro toda la información pertinente al trabajador los Encargados de Remuneraciones ingresan los antecedentes al Sistema de Recurso Humano para obtener el libro definitivo , una vez listo este ingreso y cuadratura el Encargados de Remuneraciones visa y automáticamente el sistema envía mail recordatorio al Jefe de Recursos Humanos, Gerente General del Área, en la medida que cada uno vaya visando se envía un mail automáticamente a cada uno de los siguientes responsables de visar para cerrar definitivamente el libro mensual de cada empresa.
Cada vez que exista una modificación por alguno de los participantes del proceso, ellos pueden rechazar y le llega este aviso al Encargado de Remuneraciones para que procese los cambios y se reenvía nuevamente el proceso de visación hasta que todos visen conforme y se obtiene el libro definitivo del mes para cada empresa.
Para Administración central el plazo es el mismo que el de las obras es decir los libros definitivos visados y aprobados deben estar listos los días 24 de cada mes o en su efecto el día hábil siguiente a ese día. Visados los libros, los Encargados de Remuneraciones tienen que emitir 4 (cuatro) copias de este. Es de responsabilidad de los Encargados de Remuneraciones emitir los libros en hoja foliada y timbrada por el Servicio de Impuestos Internos (SII).
5.4.3 PROCESO DE CIERRE ANTICIPOS
Obra: El Jefe Administrativo genera una Planilla de Anticipos, considerando los días entre el 1 y 15 del
mes en curso, los montos a pagar están estandarizados por la Gerencia del Área Administración y Finanzas de la empresa y corresponde como tope máximo el 40% del sueldo liquido. El monto a anticipar es el proporcional a la cantidad de días trabajados.
Esta planilla es previamente aprobada por Profesional Administrador de Obra, para su posterior ingreso de datos al Sistema de Recursos Humanos, y una vez ingresada la información se procede de igual forma en lo descrito ya en el punto “Cierre de Remuneraciones”.
Administración Central: El Encargado de Remuneraciones genera una Planilla de Anticipos, desde el
Sistema de Remuneraciones, los montos a pagar están estandarizados por la Gerencia del Área Administración y Finanzas de la empresa y corresponde como tope máximo el 40% del sueldo liquido. El monto a anticipar es proporcional a la cantidad de días trabajados, salvo consideraciones especiales autorizada por la jefatura directa.
Una vez ingresada la información se procede de igual forma en lo descrito ya en el punto “Cierre de Remuneraciones”
Leyes Sociales:
Obra y Administración Central: Una vez cerrado el Libro de Remuneraciones definitivo se
procede a emitir un archivo plano desde el Sistema de Recursos Humanos. Este archivo previamente es revisado y cuadrado luego se importa a la plataforma Previred. Una vez importada la información al Software de Previred arroja el documento “Comprobante de Pago”.
En forma paralela a este proceso el Jefe Administrativo y el Encargado de Remuneraciones emite planilla “Cuadratura de Leyes Sociales“, documento de apoyo para evitar errores en el pago de las imposiciones.
El plazo para el cierre de las Leyes Sociales en el caso de las obras es hasta el 3 de cada mes o día hábil siguiente a este.
5.5 ENTREGA DE SOLICITUD DE PAGO DE REMUNERACION, ANTICIPOS Y LEYES SOCIALES A FINANZAS
Solicitud de Pago de Remuneraciones:
Obras: Una vez recibido los libros de remuneraciones desde obra el Encargado de Remuneraciones,
realiza un Cuadro Resumen General, donde debe detallar en forma separada la forma de pago (Contado, Cuenta Vista, Cuenta Corriente), separado por empresa los montos a solicitar, este resumen debe ser firmado por el Jefe de Recursos Humanos.
Administración Central: Teniendo los libros definitivos el Encargado de Remuneraciones realiza un Cuadro Resumen General, donde debe detallar en forma separada la forma de pago (Contado, Cuenta
Vista, Cuenta Corriente), separado por empresa los montos a solicitar, este resumen debe ser firmado por el Jefe de Recursos Humanos y posteriormente por el Gerente General.
El Cuadro Resumen General se emite en dos copias donde una es recibida por la Unidad de Finanzas y la otra copia es para la Unidad de Recursos Humanos.
Obra y Administración Central: Una vez cerrado y visado por todos los responsables la nomina de
Anticipo Mensual se procede a lo descrito de igual forma en el punto “Solicitud de Pago de Remuneraciones”
Solicitud de Pago de Leyes Sociales:
Obra y Administración Central: Una vez validada la cuadratura de las leyes Sociales con el Software de
Recaudación Electrónica de la Caja de Compensación de los Andes, se emiten 3 (tres) copias del “Comprobante de Pago”, las cuales se envían a Oficina Central en el caso de las obras, adjunto a ella 3 (tres) copias de “Cuadratura de Leyes Sociales”, con dos remesas, en el caso de las obras donde una copia es Recursos Humanos y otra copia para la obra.
Recursos Humanos con los Comprobantes de Pago en su poder tanto de las obras como de las empresas que maneja directamente, realiza un Cuadro Resumen de Leyes Sociales separado por empresas, teniendo esto listo se entrega a Finanzas, previamente visado por el Jefe de Recursos Humanos.
Recursos Humanos tiene como plazo para entregar a Finanzas de 1 día después de recibida desde obra la información.
Los Comprobantes de Pago de las leyes Sociales una vez pagado son enviados desde Recursos Humanos en original con el timbre de PAGADO a obra, donde es responsabilidad de Jefe Administrativo y Encargado de Remuneraciones el resguardo de este documento.
Pago de Remuneraciones y Anticipos
Obra y Administración Central: Recibido por finanzas la Solicitud de emisión de Pago de
Remuneraciones, Finanzas procede a la emisión de los cheques, autorización de los cargos correspondiente a las Cuentas Corrientes, Cuentas Vistas y/o proceso de pago con la empresa de Valores contratada para ello. Realizado y aprobado esto por las Gerencias y/o Jefaturas responsables, Finanzas entrega a Recursos Humanos los diferentes tipos pagos solicitado por Recursos Humanos dejándose un respaldo de esta entrega.
Recursos Humanos entrega a cada responsable de Obra los estipendios para que sea entregado a los trabajadores dejando un respaldo de ello.
El Jefe Administrativo con los estipendios en mano, es responsable de pagar a los trabajadores, emitiendo tres copias de las liquidaciones las que deben ser firmadas en original, para posteriormente ser rendidas dentro de los 5 días siguientes de realizado el pago, con un Respaldo de Cuadratura de Rendición de Sueldo y/o Anticipo, y en caso de existir dineros no pagados en este plazo el Jefe Administrativo debe depositar estos dineros en la cuenta corriente del la empresa y adjuntar en la Cuadratura de Rendición
de Sueldo y/o Anticipo los depósitos originales que respalden estos dineros no pagados a los trabajadores.
Para el caso de Administración Central la Rendición de los estipendios se realiza con copia del Voucher adjuntando copia de la liquidación de sueldo en original firmada por el trabajador, dentro del mismo plazo descrito anteriormente.
5.6 CONTROL DE ASISTENCIA
Obra y Administración Central: El control de asistencia es de responsabilidad del Jefe Administrativo
para el caso de obra y del Encargado de Remuneraciones en la caso de Administración Central velar por su cumplimento, control y mantenimiento donde semanalmente debe imprimir el registro de cada trabajador para que posteriormente sea firmado por este y su posterior resguardo.
Esta dentro de las funciones del Jefe Administrativo y Encargado de Remuneraciones la de preocuparse que exista y esté en buenas condiciones técnicas el Reloj control ya sea este Mecánico o Biométrico. El estado de situación como licencia médicas, permisos especiales, traslados, vacaciones, términos de relaciones laborales debe ser ingresado con un registro de respaldo que acredite la situación.
En Obra el Reloj Control de Asistencia debe estar ubicado en el acceso, para lograr un correcto filtro por parte del control de Portería.
Salas de Ventas:
En las salas de ventas es responsabilidad del Supervisor de Ventas velar por que cada trabajador firme su registro de asistencia el libro de Control de Asistencia diariamente, en el caso que el trabajador este con vacaciones, permiso, licencia médica, el Supervisor de Ventas debe registrar el Libro Control de Asistencia el estado de estas situaciones.
El Supervisor de Ventas debe preocuparse se mantener un libro disponible de Control de Asistencia en la Sala de Ventas.
El Supervisor de Ventas debe hacer la sumatoria de las horas trabajadas en la hoja de asistencia de cada trabajador en forma semanal.
Cualquier anomalía en la asistencia del trabajador es de responsabilidad del Supervisor de Ventas comunicarlas oportunamente al Encargado de Recursos Humanos, para en caso de Licencias Medicas, vacaciones, permisos especiales debe hacer llegar los documentos que respalden estas situaciones.
5.7 DERECHO A FERIADO LEGAL (VACACIONES)
Solicitud de Vacaciones
El trabajador solicitará voluntariamente a su jefatura directa por escrito con tres semanas de anticipación como mínimo, sus respectivas vacaciones teniendo en cuenta que deber tener contrato vigente con la empresa a lo menos 1 un año. El objetivo del adelanto de la solicitud es poder coordinar las funciones que dejará de realizar durante el período de ausencia.
El Jefe Directo recibe la solicitud y tomará la decisión de aceptación
El Jefe Directo tendrá que planificar el trabajo del solicitante, sustituyendo a otra persona para continuar las actividades de la persona que tomará su feriado legal, dando la continuidad de los procesos de la empresa.
Decisión de las Vacaciones
El jefe directo deberá aceptar las vacaciones del personal solicitante. Sin embargo puede solicitar un cambio de fecha por motivos de fuerza mayor.
El Jefe Directo autorizará el feriado legal, a través de la firma que se encontrará registrada en el PG 08 R013 Autorización de Vacaciones en dos copias
Posteriormente se avisará al Encargado de Recursos Humanos y/o Jefe Administrativo, manifestando por escrito las personas que tomarán sus vacaciones y quienes las reemplazarán.
El Encargado de Recursos Humanos y/o Jefe Administrativo recibirá conforme el PG 08 R013 Autorización de Vacaciones.
El Jefe de Unidad de Recursos Humanos enviara en la primera semana de noviembre calendario para programación de vacaciones a cada jefe de unidad o gerencia correspondiente donde se indican los días pendientes de vacaciones, este calendario debe ser devuelto a la unidad de Recursos Humanos a mas tardar la última semana de Noviembre aprobada.
Autorización de Vacaciones quedando uno en poder de este y otro en poder del trabajador, previamente firmado por el trabajador y jefe directo.
El comprobante deberá quedar registrado en: • Sistema de Remuneraciones
• Control de Asistencia • Carpeta de la persona
El Encargado de Recursos Humanos y/o Jefe Administrativo, confeccionará una planilla de Excel Programa de Vacaciones con todas las fechas entregadas por las jefaturas de las unidades y/u Obra donde ingresará a todo el personal con derecho a estas.
Por otra parte el Encargado de Recursos Humanos tendrá un Control de Vacaciones donde indica: nombre de trabajador, run, cargo, fecha de ingreso, días tomados, saldo de días pendientes, costo de vacaciones pendientes.
5.8 DESVINCULACION DE LA ORGANIZACIÓN (FINIQUITOS)
5.8.1 Aviso de Despido
Los jefes directos de cada área es quien dará el aviso a Recursos Humanos y en el caso de obra el Jefe Administrativo, del término de contrato de un trabajador.
Carta de Despido: Recibido el aviso tanto por Recursos Humanos o el Jefe Administrativo, este
procede a emitir la carta bajo la causal indicada en el aviso, la carta emitida es firmada por Gerente General en el caso de Administración Central y en el caso de las obras por el Profesional de la Obra, posteriormente es entrega al trabajador o enviada vía correo certificado conjuntamente con respaldo de Cotizaciones pagada de todo el periodo laborado en la empresa, quedando copia de este respaldo en la carpeta del trabajador en un plazo no mayor de tres días de emitida la carta.
Quienes emiten, velen, entreguen y/o envíen las cartas de aviso por término relación laboral por las causales de: falla, termino de plazo, termino de faena, causales imputables al trabajador, necesidades de la empresa, mutuo acuerdo, causa grave en obra será el Jefe Administrativo y en Administración central el Jefe de Recursos Humanos.
Administración Central: El Encargado de Recursos Humanos correspondiente debe enviar mail
a [email protected] informando la desvinculación del cualquier trabajador a la organización
En Obra: el Jefe Administrativo debe enviar mail [email protected] informando la desvinculación de todo personal permanente de obra a la organización
5.8.2 Cálculo del Feriado Proporcional y Confección del Finiquito
Obras: Una vez realizados el trámite del aviso de la desvinculación, el Jefe Administrativo debe emitir
el calcular del finiquito donde incluye si corresponde: días de vacaciones pendientes, mes sustitutivo aviso previo, montos años de indemnización, valores adeudados, descuentos que correspondan, aporte
AFC empleador. El Jefe Administrativo, tiene plazo de un día para enviar este cálculo al Asistente de Recursos Humanos quien revisa si esta correcto y envía respuesta al Jefe Administrativo el plazo de un día de recibido, recibida la respuesta de aprobado el cálculos del finiquito desde la unidad de Recursos Humanos, el Jefe Administrativo confecciona el finiquito con plazo de un día, una vez confeccionado tendrá dos día para envíalo a la unidad de Recursos Humanos con la “PG-08 R015 Planilla V°B° de Finiquitos“ con los respectivos Vº Bº de las jefaturas , para la emisión del pago y firma legal del finiquito por el empleador.
Recursos Humanos tiene un plazo de 15 días hábiles para enviar documento de pago y finiquito firmado a la obra
Una vez recibió documento de pago y finiquito firmado por el empleador el Jefe Administrativo tiene un plazo de 20 días para hacer la rendición del los finiquitos formalizados (pagados y/o firmados) y legalizados hacia Recursos Humanos.
Para los finiquitos que no son formalizados (pagados y/o firmados) debe rendirse en una remesa con detalle de: Nombre completo, y monto de la devolución.
Los finiquitos deben ser formalizados ante un ministro de fe autorizado como por ejemplo: Inspección del Trabajo, Notario, Secretario Municipal, Registro Civil, etc.
Administración Central: el Encargado de Recursos Humanos es la responsable de hacer el cálculo y
emisión del finiquito en un plazo de 1 días, de todo el resto de los trabajadores de la organización, previa solicitud del Gerente General y Gerentes de área.
La solicitud, pago, rendición y formalización de los finiquitos son las descritas anteriormente en Obra (página o punto)
Cada vez que un trabajador es desvinculado al generar la baja en el sistema de gestión de RR.HH el sistema automáticamente bloquea los accesos a Intranet y correos
5.8.3 Solicitud de Cheque
Obra: Una vez revisados los finiquitos, aprobados por la Gerencia de Construcción y firmados por el
representante legal, se le envía un mail a Encargada de Finanzas Constructora indicando montos y obra solicitando la fecha de cancelación según los flujos, el Jefe de Recursos Humano con esta fecha comunica al Jefe Administrativo para que proceda a comunicar a la entidad financiera los vales vistas a emitir indicando los nombres, run y montos, esto el Jefe Administrativo lo hace vía online en la
Administración Central y eventualidades: En administración Central el Encargado de Recursos
Humanos es quien realiza la solicitud de cheque y forma de pagos acordada con el trabajador finiquitado, esta Solicitud de Cheque debe ser firmada por el Gerente General, una vez firmada y visada por el Gerente General es entregada al Asistente de Finanzas para la emisión del o los documentos requeridos.
En el caso de los finiquitos urgentes (citación a comparendo, muerte del trabajador) estos son solicitados en el menos plazo posible para dar cumplimento a la urgencia.
5.9 EVALUACION DE DESEMPEÑO
La Evaluación de Desempeño es una herramienta de gestión de personas, que permite evaluar el desempeño de los trabajadores en relación al logro de los objetivos (qué se espera lograr) y del cómo se deben alcanzar estos objetivos (competencias).
Las Evaluaciones se realizarán en las siguientes instancias:
Evaluación para definir continuidad laboral
Esta evaluación tiene por alcance el personal de obras. La realiza el Jefe directo al tercer 3 mes de ingresada la persona a la organización, donde se mide su evaluación en distintos aspectos tale como como; Relaciones Interpersonales, Compromiso, Iniciativa, Confiabilidad, Cooperación, Superación Personal, Liderazgo.
Una vez realizada la evaluación, ésta arroja una nota promedio en base a los conceptos indicados anteriormente y para que el evaluado pase el estatus de Trabajador con Contrato Indefinido, la nota exigida debe ser superior a 4.0. Luego el Jefe directo realiza una conversación con la persona evaluada indicando las razones de la determinación final de su continuidad en la organización y el análisis de las observaciones y mejoras indicadas para ser consideradas por el trabajador.
Evaluación Trimestral Rol General:
Esta evaluación tiene por alcance el personal de rol general con contrato indefinido de áreas centrales. Dichos colaboradores son evaluados por cuatro competencias a través de un formulario que señala las conductas esperadas de acuerdo a su rol. La evaluación es realizada por cada jefatura directa y es validada por el Gerente de área. Esta evaluación gatilla un sistema de incentivos, de
acuerdo al desempeño del colaborador mostrado durante el trimestre evaluado.
Los Requisitos para participar de este proceso son:
• Contar con Contrato indefinido.
• Pertenecer al Rol General (analistas, administrativos, supervisor de áreas centrales de Maestra Gestión
Integral y Maestra Arquitectura e Ingeniería).
• Haber trabajado al menos 2 meses en el trimestre evaluado.
Calendario Anual
La evaluación de competencias se realiza al cierre de cada trimestre. Esto es:
• Marzo: Evaluación 1
• Junio: Evaluación 2
• Septiembre: Evaluación 3
• Diciembre: Evaluación 4
• La evaluación de desempeño permite a las jefaturas tomar decisiones respecto a promociones, ascensos, y aumentos salariales, entre otras, tanto para el uso individual como de la organización y plantear desafíos para los siguientes periodos.
INDUCCION
Cada vez que se incorpora una persona al equipo de trabajo, se reúne con su Jefe directo para que éste le contextualice en el quehacer de la empresa y de su puesto de trabajo.
En esta instancia, y según corresponda, se le da a conocer al trabajador: • Acceso a las plataforma de trabajo Maestra
• Antecedentes de Maestra
• Funciones y responsabilidades de su puesto de trabajo y entrega de Descripción de Cargo • Sistema de Gestión de Calidad de la empresa: Documentos
En caso de la obra quien vela porque esto se cumpla será el Profesional Administrador de Obra.En esta inducción se le da a conocer las generalidades de la organización de la obra y los procedimientos generales y/o específicos aplicables a su labor, lo cual queda registrado en la PG-08 R002 Ficha de
La inducción en obra es complementada con los aspectos de seguridad y realizada de acuerdo al PG 16
Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional.
La inducción del personal contratado como fuerza de ventas, es desarrollada según las disposiciones del
PE-04 Ventas del Inmueble.
Es responsabilidad de Recursos Humanos y/o Jefe Administrativo exigir que se lleve a cabo la inducción a todas las personas de la organización.
DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
El Jefe de Desarrollo Organizacional es el responsable de realizar el Proceso de Detección de Necesidades de Capacitación. Para ello realiza anualmente un estudio de Identificación de Necesidades
de Capacitación. En dicho proceso, las Jefaturas señalan las oportunidades de capacitación y/o
formación que favorezcan el desempeño y productividad de sus colaboradores directos en las funciones propias de su puesto de trabajo, siempre teniendo en consideración los objetivos estratégicos de Maestra. El alcance de este proceso de Detección de Necesidades es para todo el Personal de Áreas Centrales. En el caso de Obras, el estudio considera hasta el nivel de Supervisores, es decir, hasta el Personal de Gastos Generales.
Una vez realizado el Proceso de Detección de Necesidades de Capacitación, el Jefe de Desarrollo Organizacional elabora el PG 08 R004 Programa de Capacitación. En este documento se establecen las actividades prioritarias de capacitación para el año, de acuerdo a los objetivos organizacionales. La ejecución, cumplimiento y seguimiento de este programa es responsabilidad del Jefe de Desarrollo Organizacional.
EVALUACIÓN DE CUMPLIMIENTO Y EFICACIA DEL PLAN DE CAPACITACIÓN
La evaluación del Plan de Capacitación considera dos aspectos fundamentales:
a) Evaluación de Cumplimiento: Para medir el cumplimiento del Plan de Capacitación, el Jefe de Desarrollo Organizacional efectúa un seguimiento respecto a las actividades efectivamente realizadas durante el año en curso.
b) Evaluación de Eficacia: Cada vez que una persona es capacitada se evalúa dicha acción, Para ello, los participantes contestan la PG 08 R006 Evaluación de Eficacia de Actividades
de Capacitación, permitiendo medir el grado de satisfacción del trabajador en la actividad.
5.10 GESTIÓN ANTE EL ORGANISMO TÉCNICO INTERMEDIO DE CAPACITACIÓN (OTIC)
El Jefe Desarrollo Organizacional realizará las gestiones de Capacitación correspondientes ante el Organismo Técnico Intermedio (OTIC), de acuerdo a la normativa vigente del Servicio Nacional de Capacitación y Empleo (SENCE).
5. REGISTROS
PG 08 R001 Autorización de Ingreso
PG 08 R002 Ficha de ingreso de personal
PG 08 R003 Identificación de necesidades de capacitación
PG 08 R004 Programa de capacitación
PG 08 R005 Registro Capacitación
PG 08 R006 Evaluación de Efectividad de capacitación
PG 08 R007 Evaluación de Desempeño
PG 08 R008 Autorización Ingreso Área Administración
PG 08 R009 Ficha de Ingreso Personal Área Administración
PG 08 R010 Amonestación escrita plana administrativa
PG 08 R011 Autorización de Descuento Personal
PG 08 R013 Autorización de Vacaciones
PG 08 R014 Planilla Control Vº Bº Contrato de Trabajo
PG 08 R015 Planilla Control de VºBº Finiquitos a Oficina
PG 08 R016 Informe Diario Portería
PG 08 R017 Programa de Capacitación Comité Bipartito SENCE
Contrato
Carpetas del personal que debe contener según sea el caso (autorización de contratación, ficha de ingreso, declaración de enfermedades, copia de contrato, recepción de reglamento de higiene y seguridad, certificados de antecedentes, residencia, afiliación AFP y salud, fotocopia cedula de identidad, finiquito del empleo anterior, currículum, certificados de estudios, recepción E.P.P, evaluaciones, entre otros)
5 CONTROL DE CAMBIOS
Rev. Punto Modificación
0 Versión inicial
2 5.2.2 Se incorpora V°B° de Gerente de Construcción
Se modifica quien establece las políticas de sueldos en obra 5.3 Se incorpora “cuando este sea trasladado de obra”
5.4 Se establece que será el Encargado de Calidad el responsable de dictar charla de inducción del SGC
5.5 Se modifica frecuencia de DNC en obra
6 Se incorpora responsabilidad del Encargado de Calidad en Obra
8 Se incorpora anexo 1
3 1 Se actualiza objetivo
2 Se actualiza versión de normas ISO 9000 y 9001 5.1 Se actualiza párrafo completo
6 Se actualiza listado de registros
4 3 Se actualiza listado de documentos de referencia
5.3.1 Se reemplaza “PE-07 Prevención de Riesgos” por “PG-16 Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional”
Se actualiza redacción del párrafo 5.3.5 Se reemplaza “PE-07” por “PG-16”
5.7 Se corrige redacción
5.8 Se reemplaza “incorporación” por “desvinculación” 5.9 Se agrega “Aplicación de Evaluación de desempeño”
5.10 Se reemplaza “PE-07 Prevención de Riesgos” por “PG-16 Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional”
5 5.11
5.12 5.13
Se reestructura proceso de Capacitación.
