Planificación de Obras con MaPreX ® y Microsoft Project ®
Creando las EDT en forma sistematizada
Docentes / Facilitadores: Johnny Farfán‐Planificado Senior, T.S.U. Carlos Luna,
T.S.U. Jocabel Caraballo
Coordinador: Ing. MSc, Leonardo Mata
Aspectos Básicos en la Planificación de Obras con Microsoft Project ® y MaPreX Definiciones Básicas relacionadas con la Planificación de Obras:
Microsoft Project®: es una herramienta de trabajo diseñada para ambiente Windows, con la finalidad de Planificar y Controlar Proyectos, así como generar una gran variedad de informes y reportes sobre el estatus y el Avance de Proyectos u Obras (enfocadas como proyecto). El programa aplica las técnicas de Planificación y Control de Proyectos usualmente utilizadas a Nivel Mundial (Diagrama de Gantt, PERT/CPM y Diagrama de Precedencias).
Proyecto: es una secuencia de actividades interrelacionadas y coordinadas para alcanzar un objetivo (obra) en un lapso (esfuerzo temporal), con una fecha de Inicio y una fecha de Finalización identificada (Tiempo). Se especifica un resultado o un producto claro (Alcance), cumpliendo con unos ciertos requisitos y Normas (Calidad) y dentro de una estructura de Costos (Presupuesto). Esta definición es más amplia que la usualmente aplicada en las obras de ingeniería, donde el resultado final del denominado “Proyecto” son los planos para construcción.
Cómputos Métricos: cantidades de obra correspondientes al proyecto base del Presupuesto, obtenidas de los planos de proyecto y de la interpretación para su ejecución constructiva, medidas según la unidad correspondiente (m3, m2, kgf, etc.), reflejadas por cada partida a ejecutar. Es importante para definir las EDT (Estructura de Desglose de Trabajo o Estructura de Descomposición del Trabajo, según la traducción aplicada).
Análisis de Precio Unitario (APU): demostración anticipada en un formato normalizado, aplicando un modelo matemático pre-establecido, de la estimación (“Razonable”- LOPJ) de los Costos ocasionados al realizar una actividad específica (Partida), en un Tiempo (Rendimiento) y con una metodología constructiva propuesta dentro del proceso de ejecución de una Obra.
Tareas (Partidas): actividad planificada en un proyecto (asimiladas a EDT). Esta debe ser ejecutada dentro de una duración y un rendimiento definido, con unos recursos y unos costos asignados (Presupuesto).
Presupuesto: para una obra, es el conjunto de Partidas debidamente descritas (puede asimilarse a las EDT), expresadas en un formato normalizado, presentadas en forma secuencial y codificadas con unidad de medidas y cantidades, que al multiplicar el precio unitario por la cantidad, resulta el total de esa partida.
Vinculación o Relaciones entre las Tareas:
Fin – Comienzo (FC): La tarea B no puede comenzar hasta que la tarea A finalice (es la más utilizada).
Comienzo – Comienzo (CC): La tarea B no puede comenzar hasta que la tarea A comience.
Fin – Fin (FF): La tarea B no puede finalizar hasta que la tarea A finalice.
Comienzo – Fin (CF): La tarea B no puede finalizar hasta que la tarea A comience.
Recursos: se refiere al Material, Equipo, Mano de Obra o Recursos de Costo por Uso que se requieren para completar las tareas de un proyecto.
Tipos de Recursos contemplados en Microsoft Project:
Recursos de tipo trabajo: son recursos humanos (Mano de Obra) o de equipamiento (Maquinaria o Equipos) que realizan trabajo para completar una tarea o Actividad. Consumen tiempo (horas o días) que es se utilizarán para llevar a cabo la tarea. Esta mezcla requiere ser cuidadoso para no generar confusiones, ya que tradicionalmente en las obras, el manejo del Recurso Mano de Obra y Equipo está totalmente separado.
Recursos de tipo Material: son elementos consumibles que se utilizan para llevar a cabo una tarea. Por ejemplo: ladrillos, cemento, acero, concreto, entre otros, y que se deben utilizar durante el tiempo del proyecto.
Recursos de tipo Costo: representan solamente costos, donde no se involucra tiempo o cantidades. Se aplica a toda la Obra. Ejemplo: alquiler de instalaciones provisionales (Trailer).
La Ruta Crítica: es el conjunto de las tareas críticas que retrasarían la finalización del proyecto.
Es la ruta de más larga duración del Proyecto, con holgura cero y su variación impacta la fecha final y están representadas en color Rojo.
Diagrama de Gantt: es la representación gráfica de la estrategia empleada para la ejecución de una obra, donde cada actividad o tarea se representa mediante una barra horizontal que define fecha de inicio y fecha de fin de dicha tarea (duración). Es una herramienta muy utilizada para visualizar la ejecución del proyecto, su objetivo es el de mostrar el tiempo programado, las fechas de iniciación y terminación para las diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo determinado.
Hito: es un Evento o Condición dentro del Cronograma que marca el seguimiento de un punto importante y se caracteriza por tener duración cero (0). Los Hitos ayudan a determinar el progreso Físico y Financiero de la Obra y dentro de la Planificación en el Diagrama de Gantt se representa como un rombo negro.
La Línea Base: establece el punto de partida de un proyecto. Permite tomar una fotografía de la planificación de un proyecto para luego ir midiendo avances y poder observar las variaciones de tiempo, recursos y costos que estén sucediendo.
Seguimiento: es el proceso de comparación entre el trabajo planificado (Línea Base) y el trabajo realmente ejecutado, con el objetivo de identificar las variaciones dentro de la obra. Esta Información es necesaria e importante para la toma de decisiones en pro de cumplir con los objetivos trazados.
Cuadros o Tablas de Control: herramienta utilizada durante la etapa de seguimiento de la obra para descargar todos los avances reales de la obra. Esta herramienta nos permite llevar los registros y el mejor control de la ejecución de la obra.
Curva de Avance Físico: es una Herramienta que permite identificar de forma gráfica las variaciones o desviaciones positivas o negativas que pueda presentar la obra a una fecha de corte preestablecida. Esta curva se construye con valores acumulados y por lo general son representados de forma porcentual. Se suele referir a las Horas Hombre del proyecto.
Curva de Avance Financiero: es una Herramienta que permite identificar de forma gráfica las variaciones o desviaciones positivas o negativas del costo total de la obra a una fecha de corte preestablecida. Esta curva se construye con valores acumulados y por lo general son representados de forma porcentual. Se suele referir a recursos monetarios (Bs).
Histograma de recursos: es una Herramienta que permite visualizar de forma gráfica la cantidad de unidad de recurso que se requiere a lo largo del ciclo de la obra.
Flujo de caja (Cash Flow): herramienta que permite visualizar de forma gráfica los desembolsos financieros requeridos por la obra conforme a la estrategia constructiva aplicada a la obra.
Reportes de avance: Microsoft Project en sus últimas versiones ha implementado una gran variedad de informes y reportes de progreso que mezclan entre sí todas las variables y todos los parámetros utilizados, cargados y asignados dentro de la planificación con el objetivo, de informar o identificar el estatus de la obra en un momento determinado, cada reporte o informe generado es muy particular y va a depender en gran medida de la información que se desee analizar para la toma de decisiones.
Para crear un proyecto se debe accesar al Project: ingrese al Project y seleccione el menú de la parte superior izquierda denominado
“Archivo” y en las opciones de la parte izquierda seleccionar “Nuevo” y dentro de este la opción “Proyecto en blanco”, presione el botón Crear.
Una vez creado se puede definir para el proyecto algunas propiedades, seleccionando en el menú “Proyecto” y en la parte izquierda de la barra de herramientas “Información del Proyecto”:
Para que se defina entre otros: la fecha de inicio del proyecto, el calendario, la prioridad. Con estos se da inicio a la planificación del proyecto.
Pasos para Planificación de Proyectos de Obras Basamento: información de MaPreX + Project + Excel
1.- Crear el Prepuesto en MaPreX. Esto implica que el planificador debe estructurar el Presupuesto según el alcance del proyecto a ejecutar. Enfocar la obra como un proyecto para la facilidad del seguimiento y control. De la correcta estimación de los valores introducidos en los APU y su correspondencia con las actividades reflejadas, dependerá el éxito de la planificación dentro de Project (Si entra datos incorrectos, el resultado igualmente será incorrecto).
Nota: para este curso se respeta la duración de las actividades generadas por cada APU
1.1.- Crear las Estructuras Desagregadas de Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure (WBS).
Para ello se debe Escoger las Tareas a realizar (Partidas) y las actividades que agrupan a dichas tareas (Capítulos), preferentemente, según las formas de control deseadas y los entregables. En el software MaPreX, se pueden estructurar dos niveles de control para exportar a Project, los cuales son: Capítulos y Partidas (En un futuro se añadirán Sub-capítulos). Los Capítulos se pueden asimilar a Actividades resumen y las partidas al nivel más bajo de las EDT como son los Paquetes de Trabajo según sea el caso. En Project se pueden añadir niveles adicionales fácilmente.
1.2.- Correcta elaboración de los Análisis de Precios Unitarios de las Partidas (tareas de trabajo) y sus Rendimientos. De los APU se originan los Recursos disponible para la planificación y del Rendimiento la duración de cada una de las partidas (asimilables a Tareas), las cuales globalmente arrojarán la duración total del Proyecto, de acuerdo a las secuencias elegidas o programadas.
1.3.- Agrupar adecuadamente las Partidas del Presupuesto para lograr una buena estructura, que permita un mejor control y seguimiento. Esto significa la escogencia apropiada de las Partidas, los Capítulos que las agrupan y el orden apropiado de las Partidas o capítulos dentro Presupuesto. Ejemplo simplificado de la secuencia “lógica” de un presupuesto de obras Civiles de edificaciones:
1. Obras preliminares, 2. Movimiento de tierra, 3. Fundaciones,
4. Estructuras 5. Instalaciones
6. Obras Arquitectónicas, etc.
Esto facilita en la posterior Planificación en Project para realizar la secuencia de las actividades en el Diagrama de Gantt.
2.-Generar en la opción de “Cronograma” de MaPreX, a partir del Presupuesto, un archivo de “Planificación de Obra” para exportarlo a Project. Se debe completar los campos obligatorios, para que el programa permita la exportación, para continuar en Project el proceso de planificación y seguimiento.
MaPreX exporta a Project las tareas (Partidas), los Capítulos y la duración de las tareas, según el rendimiento del APU, lo cual genera el diagrama base inicial de Gantt. Todas las partidas idealmente arrancarán en la fecha de inicio, correspondiéndole al planificado establecer el orden o secuencia lógica
3.-Creación del Proyecto en Project. El archivo exportado de MaPreX a Project, genera el presupuesto para Planificación, que a su vez contiene la siguiente información:
Actividad Resumen del Proyecto
Número de la Partida. Código de la Partida.
Nombres de los capítulos y sus actividades (partidas). Los capítulos serán tomados como actividades resumen y las actividades como tales pasan a segundo nivel.
Duración de las actividades: calculada dividiendo el rendimiento de la Partida entre la cantidad total
Hoja de Recursos y asignación de los recursos a la Tareas
3.1- Exportación de la estructura del Presupuesto de MaPreX a Excel, desde el módulo de Presupuestos-Cronograma. Esto permite exportar una serie de parámetros del presupuesto que serán útiles para completar la información requerida por Project. Esto permite que el planificador se concentre en el diseño de la ruta crítica y de las actividades de seguimiento y control.
4.- Crear la LÓGICA Y SECUENCIA CONSTRUCTIVA: es la representación gráfica de la estrategia adoptada para la ejecución de las tareas de una Obra, bajo un orden lógico de ejecución y que en la práctica sea aplicable y ejecutable de acuerdo a métodos constructivos comprobados. En Project, esto implica: 1.- Definición de tareas y de las EDT. 2.- Asignación de Recursos 3.- Definición de Calendario (Creación y Cambios). 4.- Jerarquización o Esquematización de Tareas – EDT (Niveles). 5.- Relaciones de Tareas. 6.- Tipos de Relaciones. 7.- Tipos de Restricciones. 8.- Ruta Crítica. 9.- Holgura Libre. 10.- Análisis de Holgura Libre. 11.- Holgura Total y análisis de Holgura Total. 12- Definición de la Línea Base o “Base Line”.
5.-Crear el Banco de Recursos - Ejercicio
Materiales: con el archivo exportado de MaPreX a Excel desde la opción de APU, que contiene la estructura del presupuesto y los APU, se generan los recursos de cada partida (con Costos Directos). Luego se copia desde Presupuesto “Insumos” la cantidad de materiales que corresponde al presupuesto.
Equipos: hay que llevarlos a horas (En MaPreX está expresado en días, con una duración de 8 horas laborables)
La Mano de Obra hay que llevarla a horas (En MaPreX está por día de 8 horas) y contemplar el costo del Sueldo, el bono y el FCAS Total por hora = (Jornal *FCAS + BONO)/8
NOTA: Después que practique manualmente, se explicará cómo hacerlo automáticamente a través de la exportación, economizando gran cantidad de tiempo.
Ejemplos:
Equipos (ejemplo para un equipo)
No de Horas trabajadas al día: 8
Descripción Precio COP/Dep Diario Costo Por
hora (Bs) BARREDORA-TRACTOR AGRICOLA 9,000.00 1.000000 9,000.00 1,125.00
Mano de Obra (ejemplo para una tipo de mano de obra)
FCAS= 416.00% 8 Horas/día Descripción Jornal (J) Bono J x FCAS/100 Costo Diario=
J + FCAS*J + BONO
Costo por Por Hora (8) en Bs
AYUDANTE 175.44 63.50 729.83 793.33 99.17
6. Establecer la secuencia de Tareas (lógica constructiva)
Tenga en cuenta la duración planeada para cada tarea y la secuencia en que debe realizarse, pues existen tareas que no pueden comenzar antes de que otras terminen. La especificación correcta de las duraciones y dependencias conforma la programación inicial del plan.
7. Asignar Recursos
Son recursos, las personas, el equipo y en general, cualquier elemento necesario para terminar el trabajo y cuya disponibilidad es limitada. Los elementos que no son limitados y que el proyecto consume se denominan insumos y hacen parte de su costo pero no tienen influencia en la duración del mismo.
Asigne recursos a las tareas individualmente. Determine la disponibilidad actual de personal y el tiempo que cada uno puede dedicar a su proyecto. Evite en lo posible asignar actividades a personas que deben ejecutar otras simultáneamente; trate de asignar el tiempo de cada persona a una actividad específica.
8. Significado de los campos en la tabla Entrada de Recursos en Project ®
Nombre del Recurso: nombre asignado al recurso, cuando la fila de un recurso se muestra en rojo y en negrita, indica que el recurso esta sobre asignado.
Tipo: Material; Trabajo (Mano de Obra y Equipos) o Costo (para costo fijo).
Cantidad Original: se refiere a la cantidad total presupuestada del Material en el APU, afectado por desperdicio y por la cantidad de la Partida.
Etiqueta de Material: equivale a la unidad del material. Se utiliza solo para los recursos materiales e indica su unidad de medida, por ejemplo, m2 o litros.
Iniciales: numeración para facilitar los filtros por tipo de recurso asociado al APU: Material, Equipo o Mano de Obra.
Grupos: nombre (familia) al cual pertenece el recurso para facilitar filtros o agrupaciones. MaPreX adiciona un número del 1 al 3 para identificar: 1_Material, 2_Eeuipos, 3_Mano de Obra.
Capacidad: número de unidades de recurso disponibles (aplica a Equipos y Mano de Obra) en porcentaje (%) o en unidades. Por ejemplo, 300% de Obrero, para indicar tres (3) Obreros a tiempo completo, 400% de Palas, significa 4 palas a tiempo completo de uso (según horario fijado).
Tasas: pago que se realiza por un recurso. Para materiales es el costo por Unidad (precio unitario del material). Para recurso Trabajo (Mano de Obra y Equipo), es el costo por hora del recurso.
Tasa hora extra: costo del recurso por hora adicional de uso.
Costo por uso: tarifa fija por el uso de un recurso. Para los recursos de trabajo, el costo por uso se acumula cada vez que se utiliza el recurso. Para los recursos materiales, el costo por uso solo se acumula una vez cuando se asigna, independientemente de las unidades.
Acumular: determina como se va a incurrir en la distribución de los recursos y los costos asignados a una actividad durante su tiempo de ejecución. Microsoft Project permite 3 tipos de distribución: Al Inicio de la actividad, al final de la actividad, y de forma equitativa durante la ejecución de la actividad (prorrateo), esta es la opción por defecto.
Calendario: en este campo se define la jornada laboral que se va a aplicar a las tareas o a los recursos, este campo es utilizado por el motor de cálculo de Project para los reportes de avance de la obra (duración, inicio, fin, holgura, % de avance y rendimiento). Por defecto el calendario utilizado es el Standard con jornada de 8 horas por día, 5 días por semana, 20 días por mes.
Código: Referencias de los insumos, según la nomenclatura de MaPreX.
9. Estimar Costos
El siguiente paso consiste en el cálculo de costos del proyecto, a partir de los costos de cada actividad. Al asignar recursos a las tareas (Partidas) se les calcula el costo y estas se acumulan en las diferentes actividades o tareas resumen como subtotales, cuya sumatoria arroja el costo total del proyecto (Actividad global que abarca todo el presupuesto).
Nota: Este ejercicio se basa en un proyecto presupuestado con el programa DataLaing MaPreX mediante el cual se definieron las actividades a construir, los recursos que se utilizan en ellas, los valores unitarios, los costos totales y los tiempos parciales, parte de lo cual se exporta a Project y a Excel.
10.- Acciones de Seguimiento y control:
- Guardar la Línea Base del Proyecto (Best Line): esto se hace en Project
- Preparara Tablas de Control: se exportan los datos generado en Project a Excel para construir estas tablas
- Generar curvas de avance: se exportan las H-H acumuladas para efectos de control físico y los valores del costo acumulado para el control financiero.
Descripción del Proyecto “Ejemplo”
La Obra “Ejemplo” que servirá de fundamento para el ejercicio, se refiere a: Bacheo de base de piedra picada y de pavimento asfáltico, incluyendo el transporte de materiales especificados.
Dimensiones de la vialidad: Largo= 300 m Ancho= 15 m; Tiempo estimado de ejecución: 54 días Espesor del Pavimento asfaltico e= 20 cm Espesor de la base de Piedra Picada e= 30 cm Presupuesto conformado por 8 partidas
Ejemplo de una Partida: CONSTRUCCIÓN DE BASE DE PIEDRA PICADA Unidad: m3 Cantidad: 1350 m3 Rendimiento: 500 m3/día
Tiempo teórico de duración de la Partida: 1350 m3 / 500 m3/día = 2,7 días
Croquis de la vialidad a reparar (proyecto)
Área del Pavimento de la vialidad = 300 mt x 15 mt =4.500 m2 Sección Trasversal de la Vialidad
Volumen de Pavimento asfaltico = 4.500 m2 x 0.20 m = 900 m3 Volumen de la Base de Piedra Picada= 4.500 x 0.30 m =1350 m3
Largo= L= 300 mts
