La investigación presentó lineamientos para la organización documental del Archivo Central de la Universidad de Moi, dr. Objetivo general: Crear lineamientos para la organización documental del Archivo Central de la Universidad de Moi, que permitan su conservación, acceso y gestión transparente. Identificar las herramientas que posibilitan la creación de lineamientos para la organización documental del Archivo Central de la Universidad de Moa.
MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL . 5
Fases del tratamiento documental
El tratamiento archivístico o documental, como también se le denomina, es el conjunto de operaciones realizadas en cada una de las etapas que integran el proceso de control intelectual y material de las colecciones a lo largo del ciclo de vida de los documentos. La mala aplicación de las etapas del tratamiento documental imposibilita un tratamiento adecuado de una colección, ya que perdería su función como testimonio o prueba de las actuaciones del sujeto productor. Es el conjunto de documentos o series generados por cada uno de los sujetos productores que forman la estructura de una organización en el ejercicio de sus competencias.
Sistema archivístico institucional
Por tanto, el expediente administrativo puede definirse como “el expediente básico que existe en todas las oficinas de la institución. Puede existir un número indefinido de expedientes administrativos, dependiendo de la complejidad y desarrollo organizacional alcanzado por la entidad” (Oporto & Campos, 2009 ) Vela por la preservación y credibilidad de la información en los sistemas y aplicaciones informáticas utilizadas en su ámbito de competencia.
Gestión documental
Establece que “la gestión documental es el conjunto de tareas y procedimientos encaminados a lograr una mayor eficiencia y economía en el uso de los documentos por parte de las organizaciones”. La gestión de registros está ligada originalmente al concepto de ciclo de vida norteamericano, es “un enfoque lógico y práctico de la creación, mantenimiento, uso y selección de registros y la información que contienen” como expresa (Llansó, 1993). Clasificación y ordenamiento: son herramientas fundamentales en el uso de la información para la gestión y la toma de decisiones.
Establece las disposiciones generales para la protección del patrimonio documental de la nación, así como las normas y principios que rigen la gestión documental en el ámbito nacional. Establecen las normas y principios que la rigen, sus órganos de dirección, coordinación y asesoramiento, las reglas sobre aplicaciones informáticas y la gestión de documentos electrónicos; acceso y consulta de documentos de archivo, así como responsabilidad por daños al patrimonio documental de la nación cubana. establece el funcionamiento del sistema nacional de gestión documental de archivos, sus órganos de dirección, coordinación y asesoramiento, sus miembros; limpieza y traslado de documentos, el Registro Nacional del Fondo del Archivo Estatal de la República de Cuba; entrada y salida de documentos en los archivos, acceso a instalaciones de archivo y documentos, almacenamiento de documentos, superación y.
Resolución 201/2020 Lineamientos Generales para la Conservación de los Recursos Documentales de la República de Cuba. Resolución 202/2020 Lineamientos Generales para la Digitalización de Recursos Documentales de la República de Cuba. Todos los documentos producidos por la universidad forman parte de su patrimonio lo que permite comprender cómo se han desarrollado a la par de la formación profesional de las diferentes ramas.
Requisitos para la instalación de documentos en depósitos, prevención de riesgos y documentos imprescindibles.
PAUTAS PARA LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO
Universidad de Moa ´´Dr. Antonio Núñez Jiménez´´: Su entorno funcional,
Formar profesionales integrales, comprometidos con el proyecto social cubano, con un capital humano capacitado y de amplia cultura general. Consolidar los procesos de acreditación de los programas académicos e institucionales para atender las necesidades de formación y perfeccionamiento, con énfasis en la formación doctoral, en el contexto nacional e internacional. Realizar un proceso de automatización que consolide la relevancia de la participación en la sociedad del conocimiento y garantice la calidad del objeto social de la institución.
Desarrollar la ciencia, la tecnología y la innovación integrando una gestión del conocimiento que fortalezca el vínculo con las prioridades nacionales a nivel territorial y local con indicadores de calidad y sostenibilidad.
Diagnóstico de la gestión documental en la Universidad de Moa
Revisión ejecutiva: La revisión ejecutiva tiene por objeto determinar los criterios que se tienen para que los documentos se conserven en el archivo central y el tratamiento que se les dará. Revisión general: La revisión general fue diseñada para conocer el estado de la cuestión en el campo de la gestión documental en la universidad. Los administradores son conscientes de la necesidad de establecer una organización y almacenamiento de documentos en ambos formatos.
La posibilidad de que los documentos pasen a formar parte del patrimonio documental de la organización. No están convencidos de la existencia de reglas para la ejecución de instrucciones, resoluciones, en el aspecto formal, (tipo de letra a utilizar, tipo de hoja, posición de la firma, logotipo, etc.). Respaldo de información en memoria flash y otros soportes debido al grado de fragilidad de estos como medios de almacenamiento.
El diagnóstico permitió obtener amplia y valiosa información sobre la situación real que presenta la Universidad de Moa, en la cual se concluyó que para la elaboración de documentos no existen reglas para su implementación y los elementos que se deben tomar en consideración. . Se evidencia que cada una de las oficinas cuenta con documentos de gran importancia para su funcionamiento y para formar parte del acervo documental de la institución; sin embargo, sus mecanismos de control y almacenamiento son insuficientes. Se retrasa el tiempo de recuperación o consulta de cualquier documento, lo que se evidencia en la desorganización, ya sea dentro de la misma oficina o entre quien solicita la consulta.
Y se aboga por la implementación de un archivo central de carácter histórico para la preservación de la documentación, ya que muchos de los documentos utilizados en la universidad se consideran prueba de hecho.
Pautas para la organización documental del Archivo Central de la Universidad de
folletos; Revista; catálogos; Las fotocopias de documentos de archivo que sirvan de información para otra acción no son prueba ni patrimonio de la universidad, ya que como su nombre lo indica, sirven de apoyo a la gestión. Garantizan el almacenamiento de fondos en locales adecuados, según el tipo de soporte que almacenen, tanto en oficinas como en depósitos de archivo. Comprobar que la limpieza administrativa se realiza de acuerdo con las condiciones establecidas en las tablas de conservación de documentos.
Crear y gestionar herramientas de descripción, y prestar servicios de información y referencia a los usuarios, de acuerdo con las normas de acceso aprobadas. Implementar las normas metodológicas y procedimientos operativos, que garanticen el funcionamiento de su Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos, para lograr una mayor eficiencia en su gestión y en la conservación de sus documentos. Recibir, registrar y conservar la documentación remitida por los archivos u oficina de gestión cuando expiren los plazos de conservación establecidos.
Requisitos para el tratamiento documental
Tipo, soporte y caracterización: mediante la identificación se conocerán las características de los soportes que contengan la documentación, a fin de definir su conservación. Se amplía el diseño de la tabla de clasificación teniendo en cuenta el organigrama de la Universidad y se asigna un número a cada área de la misma, por lo que todos los documentos de ésta se identificarán con dicho número. Otras herramientas que permitirán la conservación de documentos son: la tabla de retención de documentos, el control de préstamo de documentos, los registros de ingreso de documentos y las transferencias de documentos.
Documentos que pasarán al Archivo Central
En todo caso, será obligatorio indicar dónde se realizó el documento, sin mencionar que van al Archivo Central. El Archivo Central debe velar por la uniformidad en todos los documentos generados en la universidad. Utilice impresoras láser o matriciales, ya que su tinta garantiza la durabilidad del contenido de los documentos.
Para estampar los sellos, utilice tinta que no se disuelva al contacto con el agua, por ejemplo, tinta china. Cuando utilice tinta de bolígrafo, por ejemplo para firmas, asegúrese de que la tinta sea de buena calidad. Mantenga los documentos libres de anotaciones, etiquetas, rayones, adhesivos, grapas, clips metálicos u otros elementos que puedan dañarlos.
Programa de capacitación
Hoy en día es difícil encontrar organizaciones que hagan un buen uso del conocimiento de la teoría archivística. Una buena gestión documental en la universidad permite proteger la integridad de la documentación para su posterior acceso como prueba de los hechos y así asegurar una toma de decisiones eficaz. Propuesta de organización del archivo de gestión de la secretaría académica de la Universidad Mayor de San Andrés.
Implementación de un Sistema de Gestión Documental en la Universidad Central "Marta Abreu" de Las Villas, Cuba: Facultad de Ciencias de la Información y de la Educación. Propuesta de Sistema Activo de Gestión de Información para la Vicerrectoría de Investigación y Posgrados del Instituto Superior Minero y Metalúrgico de Moa. Objetivo: Conocer los criterios que tienen los directivos para la organización del sistema de gestión de información activo.
Considera que la organización del sistema de gestión de información activo (archivo de gestión) en el área mejorará la gestión, control y conservación de los documentos existentes en la organización. El propósito de esta encuesta es conocer el estado de la gestión documental en la Universidad de Moa, y poder implementar a futuro un sistema de gestión documental. Decreto Legislativo 7/2020 ''Reglamento del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos de la República de Cuba''.
Decisión Lineamientos generales para la preservación de las fuentes documentales de la República de Cuba´´. Decisión Lineamientos generales para la digitalización de las fuentes documentales de la República de Cuba´´. Decreto – Ley No. 3/2020 del ´´Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos de la República de Cuba´´.
