COMFACASANARE
Caja de Compensación Familiar de Casanare NIT. 844.003.392-8
REVISÓ APROBÓ
Nombre:
ROSA ANGELA CHAVES BAYONA Cargo:
Jefe Oficina de Calidad
Nombre:
GUSTAVO E. AYALA LEAL
Cargo:
Director
INTRODUCCION
La implementación de buenas prácticas de uso y reducción del consumo de papel en las empresas, con llevan a la generación de hábitos organizacionales y personal que promueven la productividad eficiente y responsable con los usuarios y el ambiente, reduciendo costos, tiempo y por ende espacio de almacenamiento y disposición final de documentos.
Toda actividad que realiza la Caja, es registrada en documentos que soportan el cumplimiento de los objetivos, misión y visión institucional, los cuales en su mayoría, tienen como soporte físico el papel; más aún cuando en muchos de ellos se exigen copias adicionales e innecesarias de los mismos, para ser distribuidas entre los funcionarios o dependencias de la organización, lo que conlleva a una concientización de buenas prácticas sostenibles ambiental y administrativamente en todos los niveles de la entidad.
Otro aspecto relevante es la impresión de documentos antes de la impresión sin la revisión adecuada, sumada a la no impresión por las dos caras, situación que podría ser remplazada por el correo electrónico u otros medios tecnológicos, como alternativa de reducción de consumo de papel.
A través de esta guía, se pretende dar a conocer a las partes interesadas, las herramientas implementadas por la Caja, encaminadas con el uso racional de los recursos (papel), partiendo de la adopción de cambios en la gestión documental utilizando de forma efectiva los instrumentos tecnológicos que posee la organización.
La idea parte de los directivos de la Caja, como compromiso sostenible institucional, turística y ambiental, en coherencia con los principios del pacto global y las políticas del milenio, ejes de una empresa socialmente responsable y a lo establecido en el Manual de Sostenibilidad Turística MRET003, el cual se encuentra acorde a los lineamientos de la Norma Técnica Sectorial NTS TS 003.
POLITICA DE CERO PAPEL 1. DEFINICION
Cundo se habla de Cero papel, no significa dejar de usar papel, el concepto se relaciona con la reducción ordenada del uso, mediante la sustitución de documentos en físico por soportes y medios electrónicos, los cuales son tratados, almacenados y conservados de acuerdo a los lineamientos del área de Administración Documental de la Caja.
2. IMPLEMENTACION DE LA POLITICA CERO PAPEL
La iniciativa de la implementación de cero papel en Comfacasanare se establece a través de cuatro componentes:
Estructura de procesos y procedimientos. Con el Sistema de Gestión de calidad se documentan y mantienen los procesos, procedimientos y documentos soporte de la evidencia del desarrollo y cumplimiento misional de la organización, el cual cumple los estándares de la norma ISO 9001:2015 y se complementa con las Normas Sectoriales aplicables a las diferentes áreas de la Institución.
La cultura organizacional. Se concientiza a las partes interesadas, con jornadas de trabajo, mensajes informativos y capacitaciones, sobre la importancia de la aplicación de la política cero papel en las actividades que se desarrollan, como elemento fundamental del eje de sostenibilidad ambiental.
El componente normativo y de gestión documental. El sistema de Administración documental, abordado por la Caja, detalla el paso a paso del tratamiento y conservación de los documentos que se producen en cada una de las unidades (o áreas) de la Caja y la forma de almacenamiento.
El componente de tecnología. La caja promueve activamente el cambio cultural y ajusta los procesos y procedimientos, incorporando el componente tecnológico en las actividades que realiza.
Para la implementación del modelo Cero Papel en Comfacasanare, se tendrá en cuenta:
- Ajuste del proceso de gestión documental para la incorporación electrónica de documentos e implementar acciones de conservación y custodia.
- Adopción de nuevas prácticas para reducir el consumo de papel (reciclaje, impresión a doble cara, revisión de documentos antes de imprimir, correo interno, entre otros)
- Establecimiento de indicadores para medir el cumplimiento de metas y avance del modelo.
- Conformación del equipo líder de la implementación para que implementen, desarrollen y apliquen el modelo en la organización.
- Establecer acciones de comunicación para difundir y promover la cultura y hábitos en cuanto a la utilización de documentos y procedimientos para la administración de documentos electrónicos de archivo.
2.1. Uso del papel en forma racional
Imprimir a doble cara. Una estrategia para reducir el consumo de papel en las oficinas es utilizar ambas caras para impresión de documentos, lo cual permite ahorrar papel, mejor organización, espacio de almacenamiento; se exceptúa de esta política los informes o documentos externos que exijan el uso de una sola cara de la hoja.
Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar. Cuando los documentos a imprimir ocupen media carta, reducirlo a tamaño legible permitiendo que en una hoja queden dos formatos.
Elegir el tamaño y fuente pequeños. De acuerdo a los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad el tipo de letra estándar para informes, comunicados es de tahoma 11 y para formatos el tamaño es de 10. Para publicaciones se tendrá en cuenta lo estipulado en el manual corporativo.
Configuración correcta de páginas. Verificar la configuración del documento antes de imprimir a través de las opciones de revisión y vista previa, para asegurarse que el documento se encuentre bien configurado.
Lectura y corrector en pantalla. Es necesario que antes de hacer la impresión, se corrija entre dos o tres veces para evitar efectuar la corrección en papel. Un método sencillo para evitar el desperdicio es utilizar el computador para hacer la revisión en pantalla; de esta manera solo se imprime la versión final del documento para su firma o radicación.
Impresión o fotocopia de documentos innecesarios. Antes de generar múltiples copias de un documento, es necesario analizar si son realmente indispensables o si se pueden compartir o guardar a través de correo electrónico, carpetas compartidas, intranet, entre otros. Es necesario que los funcionarios conozcan el correcto funcionamiento de impresoras y fotocopiadoras multifuncionales para evitar el desperdicio de papel derivado de la utilización inadecuada de los comandos de estas.
3. ACCIONES PARA ACTIVACION DE LA POLITICA DE CERO PAPEL
3.1. IMPLEMENTACIÓN DE HERRAMIENTAS DE TECNOLOGÍA
Continuar con el servicio de red interna y portales de internet, a fin de evitar impresiones innecesarias de documentos. El correo electrónico debe constituir la herramienta base para compartir información evitando el uso del papel, para ello es necesario:
No imprimir correos electrónicos a menos que sean realmente importantes.
En caso de ser indispensable la impresión, se deben revisar los documentos y eliminar aquellos que no aportan información.
La aplicación de gestión de documentos electrónicos de archivo y gestión de contenido en medios electrónicos, bien sea que estos hayan sido escaneados desde un original en físico o que hayan sido creados mediante aplicaciones ofimáticas o programas de diseño, debe garantizar la correcta administración de los documentos a través de una adecuada captura, registro, clasificación, archivo, control de acceso, publicación y recuperación así como la disposición final, con todas las medidas de seguridad necesarias.
3.2. SELECCIÓN DE UN LÍDER PARA LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL
La persona seleccionada para liderar la política de cero papel, debe tener conocimientos generales de ofimática, entusiasta, creativa, debe poseer habilidades de comunicación asertiva, dedicar tiempo para establecer nuevas estrategias y aplicar las establecidas. No tiene que ser una labor de tiempo completo, pero debe tener la autoridad o habilidad para lograr que la estrategia se cumpla.
3.3. CONFORMACION DEL EQUIPO DE TRABAJO
Los subdirectores, los jefes de oficina y los responsables de los procesos, son los de línea base para apoyar el proceso y por ende la obtención de mayor cooperación y éxito; para ello se pueden establecer como mínimo las siguientes estrategias:
Desarrollo de un plan. Se debe comenzar poco a poco, haciendo una tarea a la vez, si se estima conveniente, se puede crear un proceso que permitirá integrar y fortalecer los cimientos para el desarrollo de las fases siguientes. Se aconseja elaborar un plan de acción anual que puede ser una línea estratégica del plan institucional.
Seguimiento y evaluación del plan implementado. Para el éxito de cualquier proceso es necesario establecer herramientas de medición que permitan evaluar y efectuar
De igual forma el equipo de trabajo debe mantener a los miembros del equipo involucrados, compartir las inquietudes y preguntas, el éxito del equipo de trabajo es el éxito de la organización.
3.4. DOCUMENTACION DE COSTOS Y AHORROS
Los beneficios económicos para Comfacasanare, están dados en el ahorro a través de prevenir y eliminar el consumo de recursos, espacio de almacenamiento, costos de administración, gestión de los residuos, así como mejores decisiones a la hora de comprar. A nivel ambiental los beneficios incluyen la reducción de gases de efecto invernadero y el ahorro en recursos naturales, energía y agua, porque se utilizan menos materiales y necesitan menos transporte.
Una evaluación del consumo de papel en la Caja ayuda a identificar las cantidades de papel que se requieren, los residuos que genera y el movimiento a través de las áreas, desde el momento de la compra hasta su disposición final. La evaluación puede ser tan simple como una inspección visual de los puntos ecológicos (basura/reciclaje) o puede ser un proceso más detallado que incluya la clasificación, pesaje y la medición del volumen de todos los materiales en el movimiento de residuos.
Algunos interrogantes que se deben plantear para esta tarea:
¿Qué tipo de trabajo se realiza en cada área? Por ejemplo misionales o de apoyo. ¿Qué actividades consumen más papel y producen más residuos? Por ejemplo, financieras, jurídicas, talento humano, desarrollo social.
¿Qué tipo de residuos se producen? Por ejemplo, papel carta, oficio, cartón, papelería pre- impresa, entre otros.
Qué consumos excesivos se pueden prevenir, dónde se puede reutilizar o reciclar?
Estos resultados se consolidan en una base de comparación, para validar los avances que ha tenido la estrategia. Si la evaluación se lleva a cabo periódicamente, se pueden aplicar mejoras que identifiquen los cambios que permitan la reducción del consumo, reutilización y reciclaje del papel.
Otro aspecto a tener en cuenta en la documentación de costos y ahorro es la publicación de resultados, lo que permite que se mantenga el apoyo a la estrategia. Para ello se recomienda contar con estadísticas mensuales de consumos, compras, impresión y fotocopiado a nivel de la entidad, dependencias, y de ser posible, a nivel de cada usuario. La evaluación del consumo recomendada en el paso anterior, junto con la obtención de la información estadística le proveerá de una base que le permitirá medir los ahorros logrados en el tiempo.
4. COMPROMISO DE LA ENTIDAD CON LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL Y ESTRATEGIAS COMPLEMENTARIAS.
Como complemento de la política de austeridad del gasto establecida por la Caja, se adopta la política de cero papel, aplicando las siguientes estrategias:
Realización de campañas para promover buenos hábitos de consumo de papel. El mayor reto de una estrategia de Cero Papel es cambiar la forma de pensar y de actuar de las personas que trabajan en la entidad. Para ello se cuenta con el apoyo de las oficinas de Calidad, Talento Humano, Financiera y Comunicaciones, quienes diseñaran las estrategias creativas e innovadoras para el cambio de cultura organizacional de la entidad.
Continuar con la estrategia de documentos electrónicos a nivel interno y proyectarlos a nivel externo. Continuar con la entrega de documentos mediante correo electrónico a nivel interno y evaluar los que pueden ser entregados a clientes externos a través de este medio, sin que el proceso corra algún riesgo, pues existen documentos que no presentan grandes requisitos y que fácilmente cumplen con esta condición.
Aplicación del proceso y procedimientos de Gestión Documental. Para evitar duplicidad, acumulación y desorden documental, es necesario continuar con la aplicación y desarrollo de los procesos de gestión documental, identificando los documentos estratégicos para la entidad, en los que la digitalización y disponibilidad en línea permita mejoras en los servicios prestados a las partes interesadas, sin dejar de lado los requerimientos establecidos por el Archivo General de la Nación y la Superintendencia del Subsidio Familiar en materia de digitalización y gestión documental.
