Protección de datos y comunidades de
propietarios
La protección de datos como
Derecho Fundamental: Derecho a la
autodeterminación informativa
La protección de datos de carácter per-sonal, es un Derecho Fundamental ga-rantizado por la Constitución Española (CE), cuyo contenido esencial ha quedado definido por la Sentencia del Tribunal
Constitucional 292/2000 (STC), de
30 de noviembre como un derecho inde-pendiente y autónomo en nuestro sistema constitucional.
Se trata de un Derecho Fundamental de nueva generación, signo evidente de nuestros tiempos que nuestra Carta Mag-na de 1978 ya intuía reconociendo como derechos fundamentales el derecho al ho-nor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen. También preveía ya la limitación del uso de la informática para garantizar dichos derechos y su pleno ejer-cicio (artículo 18.1 y 4 CE).
La citada STC de 30 de noviembre se-ñala expresamente que el “derecho funda-mental a la protección de datos, a diferen-cia del derecho a la intimidad atribuye a su titular un haz de facultades que consiste en su mayor parte en el poder jurídico de
im-poner a terceros la realización u omisión de determinados comportamientos…”.
En resumen, el contenido de este De-recho Fundamental se refiere a cualquier tipo de dato personal sea o no íntimo, cuyo conocimiento o empleo por terceros pueda afectar a sus derechos sean o no funda-mentales. De esta manera, el sujeto posee la autodeterminación informativa como una facultad para salvaguardar su esfera privada, y garantizar que los terceros que los utilicen lo hagan con respeto y
den-tro de un determinado orden.
Igual-mente, éste puede tener control sobre sus datos y saber en todo momento para qué se recaban, cómo se tratan, para qué se uti-lizan o a quién se le ceden o comunican y, poder decidir si consiente o no su cesión.
La Ley Orgánica de Protección de Datos (LO 15/1999 de 13 de diciembre, LOPD) y el Reglamento que la desarrolla (Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre) conforman en la actualidad el cuerpo legal básico donde se desarrolla este Derecho Fundamental.
Lo que pretendemos plantear es el im-pacto que supone la aplicación de la nor-mativa sobre protección de datos
perso-Victoria Uceda Quecedo
Abogada. QUECEDO ABOGADOS
Aunque los datos personales de los propietarios suelen tratarse y protegerse adecuadamente, no son pocas
las ocasiones en que su mal uso o comunicación indebida genera malestar o incluso conflictos en las
Comu-nidades. En el presente artículo se refieren las materias más frecuentes que suelen ser objeto de consultas a
la AEPD, dada su importancia y la elevada cuantía de las posibles sanciones (hasta 600.000 €) .
Ana Belén Chaparro Ruiz
Abogada. QUECEDO ABOGADOS
nales en el campo de las Comunidades de Propietarios y en el destinatario final, esto es, el propietario.
¿Qué datos son protegibles/
protegidos?
La LOPD define los datos de carácter personal como “cualquier información concerniente a personas físicas identifica-das o identificables” (art. 3). Por otro lado, el Reglamento que la desarrolla establece que se considera dato de carácter personal “Cualquier información numérica, alfabé-tica, gráfica, fotográfica, acústica o de cual-quier otro tipo concerniente a personas físicas identificadas o identificables” (art. 5.1.f).
Se trata, por tanto, no sólo de los datos básicos de identificación de una persona (nombre y apellidos) sino también de cual-quier información que haga referencia a una persona y permita identificarla (DNI, fotografías, videos, voz, huellas, etc.) o ha-cerla identificable, o cuando la identidad
pueda determinarse directa o indirecta-mente mediante información referida a su identidad física, fisiológica, psíquica, eco-nómica, cultural, o social.
La protección de datos en las
Comunidades de Propietarios
Las Comunidades, como cualquier otra organización o empresa, manejan datos de carácter personal (nombre de los pro-pietarios, teléfono de contacto, dirección particular, D.N.I., dirección de correo elec-trónico, cuentas corrientes, etc.) que deben protegerse convenientemente y evitar su divulgación.
Debemos partir de la idea esencial de que si vivimos en un edificio, urbanización, zona residencial, etc., el lugar donde se en-cuentra ubicada nuestra vivienda es com-partido por otros propietarios, lo que hace necesario la creación de una entidad que se rija por normas de convivencia y que esté dotada de órganos de gobierno y de ges-tión. Esto es, la Comunidad de Propietarios
“La cesión de
datos personales
a la Comunidad
de Propietarios
no requiere el
consentimiento
expreso por parte
del copropietario
siempre que
ésta los use
para los fines
previstos en la
Ley de Propiedad
Horizontal y los
propios de su
funcionamiento
normal, teniendo
en cuenta que
su tratamiento
debe llevarse bajo
el principio del
secreto”
“La Comunidad
deberá informar a
los copropietarios
de la finalidad
de la recogida de
datos personales
y del tratamiento
que se dé a
éstos, así como
la posibilidad
de ejercitar
los derechos
de acceso,
rectificación,
cancelación
y oposición
previstos en la
Ley.”
y sus órganos: Presidente, Vicepresidente, Junta de Propietarios, Secretario de dicha Junta, y/o Administrador de la Comuni-dad.
Como copropietarios, al integrarnos en una entidad global que requiere de infor-mación personal para su funcionamiento normal, cedemos nuestros datos persona-les a la organización común que será la ti-tular de esos datos en el sentido de decidir cómo protegerlos, usarlos, etc.
Esta cesión de datos personales a la Co-munidad de Propietarios no requiere el consentimiento expreso por parte del co-propietario siempre que ésta los use para los fines previstos en la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) y los propios de su fun-cionamiento normal, teniendo en cuenta que su tratamiento debe llevarse bajo el principio del secreto (art. 10 de la LOPD).
Por ello, la Comunidad deberá infor-mar a los copropietarios de la finalidad de la recogida de datos personales y del uso y tratamiento que se dé a éstos, así como la posibilidad de ejercitar por los copropieta-rios los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición previstos en el art. 5 LOPD.
Todos los datos personales de los ve-cinos (nombres, teléfonos, direcciones y datos bancarios) conforman el Fichero de los propietarios que debe ser inscrito por la Comunidad en la Agencia de Protección de Datos Española (AEPD), según la LOPD.
Distinción entre responsable y
encargado de los datos. Funciones del
Administrador de la Comunidad
La LOPD contiene una específica no-menclatura para aludir a las distintas per-sonas relacionadas con los datos persona-les.
En primer lugar, la LOPD identifica como “responsable de los datos” al ti-tular de éstos, es decir, la persona física o jurídica que decide sobre la finalidad, con-tenido y uso del fichero. En el caso de los
datos personales de los copropietarios, la titular es la Comunidad de Propietarios, como consecuencia de la cesión de los da-tos personales de los vecinos a la Comuni-dad al integrarse aquéllos en ésta.
Por tanto, es la Comunidad de
Pro-pietarios la que decide sobre la finalidad,
contenido y uso del tratamiento de los da-tos de los diferentes copropietarios o de los proveedores o trabajadores que emplea y es la obligada al cumplimiento de la normati-va sobre protección de los datos de los que es titular.
Debe distinguirse del Responsable de los datos la figura del “encargado de su
tratamiento” que es definida por la LOPD
como aquella persona física o jurídica que sólo o conjuntamente con otros, trata da-tos personales por cuenta del Responsable del fichero. (art. 3 g). Esta función, según lo dispuesto en la LPH, corresponde al Se-cretario de la Junta, cargo que suele ser desempeñado por el Administrador de la Comunidad.
Habitualmente la Comunidad de Propie-tarios no dispone ni de un despacho, ni de equipos o archivos para la custodia de los ficheros, por lo que suele trasladar al Admi-nistrador el cumplimiento de las obligacio-nes en materia de Protección de Datos que competen a la Comunidad que administra y de ahí la confusión que se suele generar entre las distintas figuras intervinientes.
En estos casos, la Comunidad debe re-gular, mediante un contrato o encargo expreso al Administrador de la Finca, las obligaciones de éste en cuanto a la custo-dia de los ficheros y medidas de seguridad que debe implantar (art. 12 LOPD), ya que éstas superan su obligación principal. Ade-más, debe custodiar el documento de segu-ridad que tiene que estar a disposición de la AEPD en el lugar donde se encuentren los ficheros con los datos.
Por ello, el Administrador no es más que un depositario de los ficheros de la Comu-nidad de Propietarios, por lo que su activi-dad se desarrolla siempre en nombre y por
“Es la Comunidad
la que decide
sobre la finalidad,
contenido y uso
del tratamiento
de los datos de los
copropietarios,
proveedores o
trabajadores
que emplea y
la obligada al
cumplimiento
de la normativa
sobre protección
de los datos de los
que es titular.”
cuenta de la Comunidad que le haapodera-do como titular de los datos.
Por último, deben señalarse sus obliga-ciones en relación con los datos que trata y de los que es depositario:
– Puede conservar aquellos datos per-sonales que sean indispensables, teniendo en cuenta que deben estar bloqueados durante la fase de pres-cripción que estipule la normativa correspondiente (AEAT, Ayunta-miento, etc.).
– El encargado del tratamiento de los datos está sujeto al deber de secreto durante el ejercicio de su cargo y aún después de finalizado éste (art. 10 LOPD).
– Una vez finalizada la relación que le haya unido a la Comunidad esta-rá obligado a destruir o devolver los datos, del mismo modo que los so-portes o documentos en que conste algún dato personal.
Gestión de datos por Comunidades
de Propietarios
a.Actas de Juntas de Propietarios
Conforme a la LPH, el Acta de las Juntas de Propietarios deberá contener la
“rela-ción de todos los asistentes y sus respec-tivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación” (art. 19.2.d).
Atendiendo al principio general recogi-do en el art. 4.1 de la LOPD: “Los datos de carácter personal sólo se podrán recoger […] cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido”, por lo que no sería adecuado a la finalidad del Acta recoger datos como el teléfono, correo electrónico o cualquier otro dato no relevante a los efectos de la Junta de Pro-pietarios.
b.Listas de morosos en Convocato-rias de Juntas
Especial atención merece el tratamiento que ha de darse a la relación de propietarios morosos que ha de contener la convocato-ria de las Juntas de Propietarios y la pérdi-da del derecho de voto que lleva anupérdi-dapérdi-da (art. 16.2 LPH). El citado artículo establece la obligación de dar publicidad a través de la convocatoria de la Junta sobre qué pro-pietarios no se encuentren al corriente en el pago de las obligaciones para con la Co-munidad, lo que conlleva necesariamente el conocimiento de aquellos propietarios deudores, sin necesidad de recabar su
con-sentimiento. Además, si la Junta acuerda válidamente reclamar estas deudas judi-cialmente será preciso poner los datos del deudor en conocimiento del abogado y pro-curador que se hayan elegido para instar el procedimiento, sin que sea necesario su consentimiento .
c.Tablón de anuncios
En cuanto a la publicación de datos de carácter personal en el tablón de anuncios de la Comunidad, en concreto, la identidad de los propietarios morosos, la LPH (art. 9.h) permite la difusión en tablones de anuncios de las comunidades de propieta-rios de datos asociados a deudas pendien-tes sólo en dos casos concretos: uno, si se ha intentado una citación o notificación al propietario para su conocimiento y fuese imposible practicarla y dos, en las convoca-torias de Juntas de Propietarios, que tam-bién deben de contener la lista de deudores pero mediante una comunicación de idén-ticas caracterísidén-ticas que la anterior. Prime-ro directamente y, en segunda instancia, en el tablón. Es importante insistir en que este último método es subsidiario ya que su uti-lización debe justificarse en los motivos ya expuestos.
d.Video-vigilancia
La instalación y uso de cámaras de segu-ridad o video-vigilancia en zonas comunes genera numerosas consultas así como ex-pedientes sancionadores en la AEPD.
Si una Comunidad decide instalar cá-maras deberá informar a la AEPD que se van crear ficheros de video-vigilancia para su inscripción en el Registro General (Ins-trucción 1/2006 de 8 de noviembre de la AEPD). Esta obligación sólo viene referida a la grabación de imágenes porque no se considera fichero la emisión o reproduc-ción de imágenes en tiempo real.
En todo caso, será obligatorio advertir de la existencia de cámaras de video-vigi-lancia mediante carteles informativos ubi-cados en un lugar suficientemente visible, tanto en espacios abiertos como cerrados,
y tener a disposición de cualquier interesa-do los impresos relativos al derecho de in-formación de la recogida de datos (art. 5.1 LOPD).
e.Cesión de datos a empleados, proveedores, instaladores, etc.
El funcionamiento normal de la Co-munidad de Propietarios requiere la con-tratación de personal (conserje, vigilante, portero,…) suministros, mantenimiento de instalaciones y un largo etcétera de perso-nas físicas o jurídicas que necesitan cono-cer determinados datos de los propietarios para prestar sus servicios o desarrollar sus funciones.
Para determinar cuándo es necesario recabar el consentimiento del copropieta-rio para ceder sus datos personales habría que analizarlos caso por caso, así como el nivel de seguridad de los mismos. La clave se encuentra en distinguir entre el funcio-namiento normal y aquellas actividades no ordinarias en la vida de la Comunidad.
No será necesario prestar y obtener el consentimiento de los propietarios cuando la cesión de datos personales se realice a la contraparte de una relación negocial, labo-ral o administrativa y sea necesaria dicha cesión para el mantenimiento y cumpli-miento de dicha relación.
Por el contrario, sí será necesario el consentimiento inequívoco para cederlos a personas físicas o jurídicas que vayan a
“Si una
Comunidad decide
instalar cámaras,
deberá informar
a la Agencia
de Protección
de Datos que
se van crear
ficheros para
su inscripción
en el Registro
General. Esta
obligación sólo
viene referida a la
grabación porque
no se considera
fichero la emisión
o reproducción
de imágenes en
tiempo real.”
presupuestar un trabajo o servicio para la Comunidad o para aquellas que van a rea-lizar un trabajo no ordinario, por ejemplo, la instalación de antenas, la reparación de elementos comunes, etc. En estos casos, es igualmente obligatorio informar pre-viamente a los copropietarios de qué datos se van a ceder, la finalidad de la cesión y el nombre y dirección del cesionario.
Conclusión
Hemos tratado de resumir las materias más frecuentes que suelen ser objeto de consultas a la AEPD, dada su importancia y la elevada cuantía de las posibles sancio-nes (hasta 600.000 €). Esperamos haber aclarado algunos puntos que suelen ser os-curos.
Aunque los datos personales de los pro-pietarios suelen tratarse y protegerse ade-cuadamente, no son pocas las ocasiones en
que su mal uso o comunicación indebida genera malestar o incluso conflictos en las Comunidades de Propietarios, por cuan-to estamos ante un Derecho Fundamental cuya protección también contribuye a faci-litar las relaciones de vecindad.
