UNIVERSIDAD TÉCNICA DE COTOPAXI
UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y
HUMANÍSTICAS
ESPECIALIZACIÓN: INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO
TÍTULO:
Tesis presentada previa a la obtención del Título de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría CPA.
Autores:
Guilcaso Camalle Eduardo Patricio Toapanta Toapanta Wilma Alida
Director:
Dr. Parreño Cantos Jorge Alfredo, M.Sc.
La Maná-Ecuador Julio del 2010
“IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD COMERCIAL PARA EL COMISARIATO “KERLY” DEL CANTÓN LA MANÁ, PROVINCIA DE COTOPAXI, PERIODO 1ro. DE SEPTIEMBRE AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2009”
ii
AUTORÍA
Los criterios emitidos en el presente trabajo de investigación “IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD COMERCIAL PARA EL COMISARIATO “KERLY” DEL CANTÓN LA MANÁ, PROVINCIA DE COTOPAXI, PERIODO 1ro. DE SEPTIEMBRE AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2009”, son de exclusiva responsabilidad de los autores.
……….. Wilma Toapanta Toapanta C.I. 0501698690
……….. Eduardo Guilcaso Camalle C.I 050184015-1
iii
AVAL DEL DIRECTOR DE TESIS
En calidad de Director del Trabajo de Investigación sobre el tema:
“IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD COMERCIAL PARA EL COMISARIATO “KERLY” DEL CANTÓN LA MANÁ, PROVINCIA DE COTOPAXI, PERIODO 1ro. SEPTIEMBRE AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2009”, de Guilcaso Camalle Eduardo Patricio y Toapanta Toapanta Wilma Alida, egresados de Contabilidad y Auditoría, considero que dicho Informe Investigativo cumple con los requerimientos metodológicos y aportes científico-técnicos suficientes para ser sometidos a la evaluación del Tribunal de Grado, que el Honorable Consejo Académico de la Unidad de Ciencias Administrativas y Humanísticas de la Universidad Técnica de Cotopaxi designe, para su correspondiente estudio y calificación.
La Maná, Julio del 2010
El Director
Dr. Jorge Alfredo Parreño Cantos, M.Sc. DIRECTOR DE TESIS
iv
AGRADECIMIENTOS
Nuestro agradecimiento a DIOS por darnos la sabiduría necesaria de saber elegir entre lo bueno y lo malo. A nuestra familia quienes supieron brindar el apoyo moral y espiritual en todo momento.
A ti nuestra linda Universidad, que fuiste testigo de los momentos más alegres y tristes a la vez, siendo el pilar para saciar nuestros conocimientos.
Nuestro sincero agradecimiento, respeto y consideración a todos los docentes que nos brindaron sus conocimientos con paciencia y dedicación, siendo testigos de nuestros logros y fracasos.
De manera especial al Dr. Jorge Parreño, nuestro Director de Tesis, a quien le debemos su guía en la elaboración de esta investigación, que con sus conocimientos, paciencia y tolerancia nos apoyó para la culminación de esta investigación.
Por ultimo extendemos nuestro agradecimiento al Comisariato “Kerly” quienes nos abrieron sus puertas y brindaron el respaldo para la presente investigación.
v
DEDICATORIA
En este momento muy especial que he culminado otra etapa de mi vida personal y profesional, en el que muchas personas me tendieron su mano amiga para alcanzar esta meta, quiero dedicar este trabajo.
A Dios por brindarme su luz todos los días y demostrar lo hermoso que es la vida.
Con todo mi amor a mis padres y hermanos por los sacrificios que han realizado a lo largo de toda su vida, apoyándome con abnegación y esfuerzo para que pueda culminar mis estudios universitarios, con el objetivo de ser un nuevo profesional y así desde mi campo aportar al desarrollo del país.
WILMA
El esfuerzo constante por cumplir metas en la vida hace del ser mas humilde para lograr su propósito, todo se lo puede lograr con el apoyo incondicional de quienes compartimos ese triunfo dedicando el mío especialmente a mi esposa y mis hijos porque en todo momento han contagiado de energías para vencer los obstáculos y alcanzar un sueño profesional.
A Dios por iluminarme en todo momento con sabiduría y guiarme por el camino correcto de la vida.
Con cariño dedico también a mis padres y hermanos por su apoyo silencioso pero especial.
vi
ÍNDICE DE CONTENIDOS
N° TEMAS PÁGINA
Portada……… i
Autoría……… ii
Aval del Director de Tesis……….. iii
Agradecimiento……….. iv Dedicatoria………. v Índice de contenidos………... vi Índice de tablas………... ix Índice de gráficos……….. x Índice de anexos………. xi Resumen………. xii Sumary……… xiii FUNDAMENTACIÓN TEORICA Introducción 1 1.1 Antecedentes 3 1.2 Categorías Fundamentales……….. 5 1.3 Marco Teórico 5 1.3.1 La Empresa………. 5
1.3.1.1 Clasificación de las empresas………. 6
1.3.2 Gestión Administrativa Financiera………. 8
1.3.2.1 Concepto de Gestión……….. 8
1.3.2.2 Gestión Administrativa………... 9
1.3.2.2.1 Elementos de la Gestión Administrativa……… 9
1.3.2.2.2 Importancia de la Gestión Administrativa………. 11
1.3.2.3 Gestión Financiera………... 11 1.3.2.3.1 Importancia………. 12 1.3.3 Contabilidad General………... 12 1.3.3.1 Antecedentes……….. 12 1.3.3.2 Concepto de contabilidad………... 14 1.3.3.3 Importancia………... 14
vii
1.3.3.4 Objetivos de la Contabilidad……….. 15
1.3.3.5 Campos de Aplicación de la Contabilidad………... 16
1.3.3.6 Funciones de la Contabilidad………... 17 1.3.4 Sistema de Contabilidad………... 19 1.3.4.1 Definición………... 19 1.3.4.2 Importancia………... 20 1.3.4.3 Características……… 20 1.3.4.4 Estructura……… 21
1.3.4.5 Postulados básicos de la contabilidad……… 22
1.3.4.6 Plan de Cuentas……….. 23
1.3.5 Contabilidad Comercial……….. 27
1.3.5.1 Definición………... 27
1.3.5.2 Información contable……….. 27
1.3.5.3 Características de la información contable………... 28
1.3.5.4 Control contable de las mercaderías………... 29
1.3.5.4.1 Regulación de la cuenta mercaderías………... 31
1.3.5.4.2 Métodos de valoración de inventarios……… 34
1.3.5.5 El ciclo contable………... 35
1.3.5.5.1 Importancia………. 36
1.3.5.5.2 Pasos del ciclo contable………. 37
1.3.5.6 Rol de pagos………... 42
1.3.5.6.1 Base Legal……….. 42
1.3.5.7 Impuestos con el Fisco………... 47
1.3.5.7.1 Impuesto a la Renta……… 47 1.3.5.7.2 Retención de Impuestos………. 47 ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS 2.1 Breve caracterización de la empresa………... 49 2.2 Análisis e interpretación de los resultados de la investigación……… 50 2.3 Comprobación de las preguntas científicas………... 78
viii 2.4.1 Datos informativos………... 79 2.4.2 Justificación……… 80 2.4.3 Misión y Visión de la Empresa….………. 81 2.4.3.1 Misión………. 81 2.4.3.2 Visión………. 81 2.4.4 Objetivos……… 81 2.4.4.1 General………... 81 2.4.4.2 Específicos………... 81 2.4.5 Descripción de la propuesta 82 APLICACIÓN DE LA PROPUESTA 3.1 Ejercicio práctico………. 83 Conclusiones y Recomendaciones……… 278 Referencias Bibliográficas……… 280 Anexos………..
ix
ÍNDICE DE TABLAS
N° TÍTULO PÁGINA
1 Estructura del Comisariato.……… 55
2 Función que desempeñan los empleados………... 56
3 Tipo de contabilidad………... 57
4 Descuido en venta de productos referente a fechas de caducidad……… 58
5 Tipos de control de inventarios……….. 59
6 Equipo necesario para actividades………. 60
7 Beneficios que proporciona el Comisariato…………... 61
8 Control de ingresos y gastos……….. 62
9 Sistema de contabilidad……….. 63
10 Pago de obligaciones tributarias………. 64
11 Frecuencia de pedidos……… 65
12 Pago de adquisiciones……… 66
13 Tiempo de recepción de pedidos……….. 67
14 Estructura adecuada para recepción y conservación de productos……… 68
15 Sistema de contabilidad………. 69
16 Es necesario un sistema de contabilidad……… 70
17 Beneficios como proveedor……… 71
18 Atención al cliente……….. 72
19 Entrega de documentos……….. 73
20 Comprobantes cumplen reglamento de facturación…... 74
21 Sistema de Contabilidad……… 75
22 Sistema de facturación……… 76
x
ÍNDICE DE GRÁFICOS
N° TÍTULO PÁGINA
1 Estructura del Comisariato.……… 55
2 Función que desempeñan los empleados………... 56
3 Tipo de contabilidad………... 57
4 Descuido en venta de productos referente a fechas de caducidad……… 58
5 Tipos de control de inventarios……….. 59
6 Equipo necesario para actividades………. 60
7 Beneficios que proporciona el Comisariato…………... 61
8 Control de ingresos y gastos……….. 62
9 Sistema de contabilidad……….. 63
10 Pago de obligaciones tributarias………. 64
11 Frecuencia de pedidos……… 65
12 Pago de adquisiciones……… 66
13 Tiempo de recepción de pedidos……….. 67
14 Estructura adecuada para recepción y conservación de productos……… 68
15 Sistema de contabilidad………. 69
16 Es necesario un sistema de contabilidad……… 70
17 Beneficios como proveedor……… 71
18 Atención al cliente……….. 72
19 Entrega de documentos……….. 73
20 Comprobantes cumplen reglamento de facturación…... 74
21 Sistema de Contabilidad……… 75
22 Sistema de facturación……… 76
xi
ÍNDICE DE ANEXOS
N° TÍTULO
1 Productos que expende Comisariato “Kerly” 2 Inventario de Mercaderías
3 Lista de clientes (Cuentas por cobrar)
4 Lista de Activos fijos; lista de activos fijos depreciables 5 Proveedores (Cuentas por pagar)
6 Entrevista dirigido a los propietarios del Comisariato “Kerly” 7 Censo dirigido al personal del Comisariato “Kerly”
8 Censo dirigido a los proveedores del Comisariato “Kerly” 9 Censo dirigido a los clientes del Comisariato “Kerly” 10 Rol de pagos
11 Facturas mes de Septiembre del 2009 12 Facturas mes de octubre del 2009 13 Facturas mes de noviembre del 2009
xii
RESUMEN
“IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD COMERCIAL PARA EL COMISARIATO “KERLY” DEL CANTÓN LA MANÁ, PROVINCIA DE COTOPAXI, PERIODO 1ro. DE SEPTIEMBRE AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2009”
La contabilidad siendo una herramienta importante para el crecimiento de las pequeñas y grandes empresas, permite obtener información ordenada y clasificada de todos los movimientos económicos que en cualquier momento será necesario para la toma de decisiones, por lo tanto fue necesaria la implementación de un Sistema Contable Comercial en el Comisariato “Kerly”.
En la investigación de campo realizado se determinó que Comisariato “Kerly” no cuenta con registros contables por falta de capacitación de las normas contables y tributarias que permitan procesar la información de sus actividades.
Para nuestro trabajo investigativo utilizamos un cuestionario que estuvo dirigido a los propietarios, empleados, proveedores y clientes del comisariato. Entre los resultados se destacan que no utilizan un sistema de contabilidad que permita mejorar las actividades, no se ha capacitado correctamente al personal que labora en el área para aprovechar, de mejor manera, los recursos humanos que dispone. Con la información obtenida y recomendada, la empresa debe aplicar el Sistema de Contable por Partida Doble, lo que facilita el procesamiento de los datos y registros de todas las transacciones económicas que se generaron en el desarrollo de sus actividades. El resultado de la información será verídico, relevante y oportuno para la toma de decisiones y el cumplimiento de todas las obligaciones, lo que permitirá mejorar las actividades, el control y utilizar de manera eficiente los recursos, obtener mayor rentabilidad siendo favorable y beneficioso para los propietarios.
xiii
SUMMARY
“DEVELOPMENT OF COMMERCIAL ACCOUNTING SYSTEM FOR "KERLY" SHOPPING CENTER IN LA MANA, CITY OF COTOPAXI STATE, FROM SEPTEMBER FIRST THRORUGH NOVEMBER 30 OF 2009”.
The accounts remain an important tool for the growth of small and large companies can get classified information on all economic movements at any time will be needed for decision-making was therefore necessary to implement an accounting system Business in the Commissariat “Kerly”.
In field research conducted found that Commissariat “Kerly” does not have accounting records due to lack of training of accounting and tax rules that allow information processing activities.
For our research study used a questionnaire that was addressed to the owners, employees, suppliers and customers of the commissary. The results highlights that do not use an accounting system to improve the activities, has not been properly trained personnel working in the area, to take advantage of best human resources available.
With the information obtained and recommended, the company must implement the System of Double Entry Accounting, which facilitates the processing of data and records of all financial transactions that were generated in the development of their activities. The result of the information is accurate, relevant and timely decision making and fulfillment of all obligations, what activities will improve, control and use resources efficiently, offering higher returns remain favorable and beneficial to homeowners.
xiv
INTRODUCCIÓN
La actividad económica comprende una serie de actos realizados por el hombre en busca de su satisfacción personal, a través de la obtención de bienes y la unión del trabajo con el capital que al unir estos dos elementos surge la empresa que es una unidad económica que genera o produce bienes y servicios.
Combinando estos dos elementos fundamentales aparece la contabilidad que se transforma en una herramienta empresarial que permite el registro, control sistemático de las operaciones que se realizan en la empresa. Obteniendo como resultado los Estados Financieros.
Un buen sistema de contabilidad es muy importante porque apoya a la administración en el control de sus operaciones administrativas, económicas y financieras. Los controles internos que se lleva a cabo son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las actividades, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.
Frente a la realidad y compromiso interno de solucionar un problema presentado, se conlleva a ejecutar el trabajo de investigación propuesto como es “Implementación de un Sistema de Contabilidad Comercial para el Comisariato “Kerly”, con ello se busca controlar todas las actividades económica financiera.
El principal objetivo de la investigación es Implementar un Sistema de Contabilidad Comercial a fin de obtener información financiera, económica para la toma de decisiones, y progreso de la misma, en el Comisariato “Kerly, ubicada en el Cantón La Maná, Provincia de Cotopaxi.
Para el desarrollo del trabajo investigativo se emplearon preguntas directrices direccionadas a obtener y comprobar el problema que existe en la empresa por la falta de aplicación de un sistema contable.
xv La investigación utilizada es de tipo descriptiva que nos permitirá mediante el estudio conocer las características del problema, con esto también se identifican las formas de conducta de los responsables en la dirección de la empresa y de los encargados de contribuir para el desempeño de la misma. Además utilizamos la Investigación Explicativa, porque identifica y analiza las causas–efectos de la problemática, generándose el estudio de la variable dependiente (Sistema de Contabilidad Comercial) y las variables independientes (Plan de cuentas, Registros Contables e Inventarios, Estados y Reportes).
El trabajo de investigación está estructurado en los siguientes capítulos:
El Capitulo I, contiene el marco teórico donde se aporta con criterios de varios autores sobre diferentes tópicos que nos ayudan como fundamento para el diseño del sistema.
En el Capitulo II, se realiza análisis e interpretación de resultados de la investigación de campo a través de aplicación de encuestas en donde se procede con la verificación de las preguntas científicas. Para luego determinar las conclusiones y recomendaciones que dan paso a la aplicación de un sistema contable.
El Capitulo III, Se refiere al diseño o la propuesta con la Implementación de un Sistema de Contabilidad Comercial para el Comisariato “Kerly”, en el cual se va señalando cada uno de los pasos que se deben ir siguiendo para organizar una actividad económica está realizado en el programa Microsoft Excel versión 2007, ya que esto facilita el ingreso de datos.
xvi
CAPÍTULO I
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
1.1
Antecedentes
Para el desarrollo de un Sistema de Contabilidad Comercial se vuelve indispensable la investigación del material bibliográfico, demográfico así como también de publicaciones relacionadas con el tema de estudio. Para ello hemos analizado algunas tesis, monografías, libros y revistas relacionados a nuestro tema de investigación, los mismos que nos servirán como material de apoyo para la realización de la investigación de la tesis.
Según Josar (2001) “Contabilidad aplicada a Empresas Comercial y de Servicios.- Con base a la revisión bibliográfica efectuada en torno al tema central de este trabajo, la contabilidad, se puede concluir que, el hombre desde tiempos memorables se ha empecinado en llevar un control exhaustivo de todos los movimientos financieros que se ejecutan es sus pequeñas, medianas o grandes empresas. Por consiguiente, se ha apoyado en diversas formas para lograr su fin. En un principio, lo realizo en procesos muy simples a partir de los planteamientos presentados por el monje Fray Luca Paciolo, sin embargo con el transcurrir del tiempo, el avance tecnológico y las exigencias empresariales los procesos y técnicas contables han evolucionado.
Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una manera más simple y sencilla con el apoyo del
xvii contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial”.
Según Álvarez (2008) “En su tesis titulado “ Implantación de un Sistema Contable para el Comisariato de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Educadores de Cotopaxi”, permitirá optimizar el control de las mercaderías y de los recursos materiales y humanos ayudando de esta manera a mejorar la calidad de la información económica y financiera del comisariato, para poder tomar decisiones de manera adecuada y saber con exactitud cuales son las mercaderías existentes y el movimiento que han tenido cada una de ella.
Identificada la necesidad se ha procedido a la Implantación de un Sistema. Y por medio de la aplicación de inventarios se puede controlar y establecer las mercaderías que se venden más y realizar adquisiciones para que no exista desabastecimiento, o por el contrario que exista demasiado stock y se produzca daños ya que no se tiene salida de producto.
El Sistema contiene los siguientes elementos: un plan de cuentas, el libro diario, un libro mayor, el balance de comprobación y los estados financieros como son el estado de pérdidas y ganancias y el estado de situación final. Para el registro del movimiento de las mercaderías se utilizó tarjetas Kárdex por el método promedio ponderado.
Por lo que el control de mercaderías se debe utilizar un sistema de control por permanencia de inventarios a través de kárdex, para el registro de los ingresos y egresos de mercaderías, además se debe crear una política sobre el manejo de las existencias de los inventarios, ya que esto proporcionará la información para saber cuando y que productos se debe adquirir y la frecuencia con que se debe hacerlo”.
Consideramos que un sistema contable proporciona información que facilita al área administrativa tomar decisiones y una correcta administración de los recursos que posee la entidad, además desarrollar actividades productivas con el fin de generar rendimientos.
xviii
1.2
Categorías Fundamentales
1.2.1.1 La Empresa
1.2.1.2 Gestión Administrativa y Financiera 1.2.1.3 Contabilidad General
1.2.1.4 Sistema de Contabilidad 1.2.1.5 La Contabilidad Comercial
1.3
Marco Teórico
1.3.1
La Empresa
Según Vásconez (2004, p. 67) “La empresa es una organización de personas que realiza una actividad económica debidamente planificada, y se orienta hacia la intervención en el mercado de bienes y servicios, con el propósito de obtener utilidades”
Según Bravo (2005, p. 3) “Es una entidad compuesta por capital y trabajo que se dedica a actividades de producción, comercialización y prestación de bienes y servicios a la colectividad”
Según Paz (2006, p. 21) “Se conceptúa como empresa a todo sujeto económico público o privado y cuya actividad está dirigida a la compra, venta o producción de bienes o servicios y cuyo objetivo final es el de obtener utilidad”.
Para Zapata (2002, p. 13) “La empresa es todo ente económico cuyo esfuerzo se orienta a ofrecer bienes y/o servicios que, al ser vendidos, producirán una renta”.
xix Por lo expuesto consideramos que empresa es un ente conformado por capital y trabajo en donde las personas realizan actividad económica debidamente planificada tanto de producción, comercialización y prestación de servicios con la única finalidad de obtener utilidad.
1.3.1.1 Clasificación de las empresas
Según Paz (2006, p. 21) “Las empresas pueden clasificarse en: Empresas de personas naturales y de personas jurídicas:
Las empresas de personas naturales, pueden ser constituidas por una o más personas y no requiere cumplir con las formalidades exigidas por la Superintendencia de Compañías”.
Las empresas de personas jurídicas, están formadas por una razón social cumpliendo con las disposiciones de la Ley de Compañías.
Para Bravo (2005, p. 3) “se consideran más útiles los siguientes: Por su naturaleza
Empresas industriales: Son aquellas que se dedican a la transformación de materias primas en nuevos productos
Empresas comerciales: Son aquellas que se dedican a la compra-venta de productos convirtiéndose en intermediarias entre productores y consumidores. Empresas de servicios: Son aquellas que se dedican a la venta de servicios a la colectividad.
Por el sector al que pertenece
Empresas públicas: Son aquellas cuyo capital pertenece al sector público (Estado) Empresas Privadas: Son aquellas cuyo capital pertenece al sector privado (personas naturales o jurídicas).
xx Empresas mixtas: Son aquellas cuyo capital pertenece tanto al sector público como al sector privado (personas jurídicas)
Por la integración de capital
Unipersonales: Son aquellas cuyo capital pertenece a una persona natural.
Pluripersonales: Son aquellas cuyo capital pertenece a dos o más personas naturales”.
Para Zapata (2002, p. 14) “La clasificación de las empresas se realiza bajo los siguientes criterios:
a) Según su naturaleza:
Las empresas se clasifican en industriales, comerciales y de servicios
Industriales: aquellas que se dedican a la transformación de materias primas en nuevos productos. Ejemplo Textiles
Comerciales: aquellas que se dedican a la compra y venta de productos, convirtiéndose en intermediarias entre productores y consumidores. Ejemplo: Tiendas Internacionales de América (TIA), Supermaxi S:A, Ferretería
Servicios: aquellas que se dedican a la generación y venta de productos intangibles destinados a satisfacer necesidades complementarias de seguridad, protección, desarrollo, tecnificación, mantenimiento, custodia de valores, etc. Ejemplo: Banco del Pichincha, Multicines,
b) Según al sector al cual pertenecen:
Según al sector al cual pertenecen, las empresas se clasifican en públicas, privadas y mixtas.
Públicas: aquellas cuyo capital pertenece al sector público (Estado)
Privadas: aquellas cuyo capital pertenece al sector privado (personas naturales o jurídicas)
xxi Mixtas: aquellas cuyo capital pertenece tanto al sector público como al
privado (personas jurídicas). c) Según la integración del capital:
Según la integración de capital, las empresas se clasifican en unipersonales y sociedades o compañías.
Unipersonales: aquellas en las cuales el capital se conforma con el aporte de una sola persona.
Sociedades o compañías: son aquellas en las cuales el capital (propiedad) se conforma mediante el aporte de varias personas naturales o jurídicas”.
Por lo que diremos de manera general que las empresas se clasifican en Públicas y Privadas, considerando dentro de la privadas a las personas naturales y sociedades tanto de hecho como de derecho; además se clasifican también de acuerdo a la forma del contrato y de acuerdo a su actividad que son comerciales, industriales y de servicios.
1.3.2
Gestión Administrativa y Financiera
1.3.2.1 Concepto de Gestión
Según el Diccionario Enciclopédico Gran Plaza y James Ilustrado señala “que la gestión es la acción y efecto de gestionar o de administrar, y gestionar es hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera”.
Para Amatt (2000), en su artículo El control de gestión; perspectiva de la dirección, señala que “Gestión es dirigir las acciones que constituyan la puesta en marcha concreta de la política general de la empresa, es tomar decisiones orientadas a alcanzar los objetivos marcados”
Por lo que la gestión es el conjunto de actividades de dirección y administración de una empresa o negocio por medio de la cual se toma decisiones dirigidas a lograr los objetivos planteados.
xxii
1.3.2.2 Gestión Administrativa
Según Dolante (2001, p.24), argumenta que “la Gestión Financiera y la Gestión Administrativa permite mejorar la calidad del servicio administrativo_ financiero para contribuir al desarrollo económico y optimizar la atención de los usuarios. De esta manera constituir un fondo de operación que garantice liquidez permitiendo así mejorar y usar la información como elemento clave de la gestión formulando y ejecutando el programa de identidad e imagen corporativa”.
Para Bravo (2003, p. 1-2) “La gestión administrativa es la acción que se lo realiza para la consecución de algo o la tramitación de un asunto, es acción y efecto de administrar. Conjunto de acciones mediante las cuales el directivo desarrolla sus actividades a través del cumplimiento de las fases del proceso administrativo: Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar”.
Anzola (2002, p. 70), menciona que “Gestión Administrativa consiste en todas las actividades que se comprenden para coordinar el esfuerzo de un grupo, es decir la manera en la cual se trata de alcanzar las metas u objetivo con ayuda de las personas y las cosas mediante el desempeño de ciertas labores esenciales como son la planeación, organización, dirección y control”
En base a los conceptos consideramos que la gestión administrativa es el medio por el cual trata de coordinar y evaluar los esfuerzos de las personas que llevan a cabo en las diferentes áreas de una empresa con el fin de conocer si dicha administración está obteniendo como resultados alcanzar los objetivos que fueron planteados.
xxiii Según Varios Autores concuerdan en lo referente de los elementos de la gestión administrativa que “existen cuatro elementos importantes que están relacionados con la gestión administrativa, sin ellos es imposible hablar de gestión administrativa, estos son: planeación, organización, ejecución, y control.
Planeación:
Planificar implica que los gerentes piensan con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica y no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos. Son la guía para que la organización obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar los objetivos.
Organización:
Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organización.
Dirección:
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales.
Control:
Es el proceso para asegurar que las actividades reales se ajustan a las actividades planificadas. El gerente debe estar seguro de los actos de los miembros de la organización que la conducen hacia las metas establecidas”.
Por lo cual diremos que la gestión administrativa se compone de los siguientes elementos como son la planeación, organización, ejecución y control; cada uno de ellos es parte importante para que la administración de una empresa o negocio marche correctamente y de esta forme se logre los objetivos planteados.
xxiv
1.3.2.2.2 Importancia de la Gestión Administrativa.
Según, artículo publicado en la web
www.gestionyadministracion.com/empresas/gestion-administrativa.html “La gestión administrativa en una empresa es uno de los factores más importantes cuando se trata de montar un negocio debido a que de ella dependerá el éxito que tenga dicho negocio o empresa.
Es importante tomar en cuenta que al pasar de los años la competencia que se nos presenta es significativa, por lo que siempre debemos estar informados de cómo realizarla de manera correcta. La gestión administrativa es un proceso que consiste básicamente en organizar, coordinar y controlar además de que es considerada un arte en el mundo de las finanzas”.
Es decir que la gestión administrativa en una empresa se encarga de realizar estos procesos recién mencionados utilizando todos los recursos que se presenten en una empresa con el fin de alcanzar aquellas metas que fueron planteadas al comienzo de la misma. En definitiva se trata de un proceso para realizar las tareas básicas de una empresa sistemáticamente.
1.3.2.3 Gestión Financiera
Según Cabrera (2006, p.1) “Son todas las acciones sistemáticas enmarcadas desde la planeación hasta la comprobación en el seguimiento de los objetivos mediante la evaluación de las 5 E (eficiencia, eficacia, economía, equidad y efectividad)”.
Según Darft (2004, p.5) “Es la consecuencia de metas organizacionales en forma adecuada y eficaz planeando, organizando, dirigiendo y controlando los recursos”.
xxv De lo cual consideramos que la aplicación del Sistema Contable conlleva a que la Gestión Administrativa y Financiera de la entidad sea más apropiada y oportuna; la coordinación de todos los recursos permitirá alcanzar determinados objetivos y metas planteadas, permitiendo de esta forma tomar decisiones idóneas.
1.3.2.3.1 Importancia.
Según Gómez (2001) en su articulo La función financiera señala “La importancia de la función administrativa financiera depende del tamaño de la empresa, en compañías pequeñas, la función financiera la desempeña el departamento de contabilidad. Al crecer una empresa es necesario un departamento separado ligado al presidente de la compañía (o director general) por medio de un vicepresidente de finanzas, conocido como gerente financiero. El tesorero y el contralor se reportan al vicepresidente de finanzas.”
Por lo cual indicaremos que gestión administrativa financiera brinda a las empresas efectividad satisfaciendo objetivos económicos, sociales y políticos que van en función de la competencia del administrador, todo dependerá del tamaño de la empresa.
1.3.3 Contabilidad General
1.3.3.1 Antecedentes
Según Varios autores coinciden que “la Contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la información requerida, se ha demostrado a través de diversos historiadores que en épocas como la egipcia o romana, se empleaban técnicas contables que se derivaban del intercambio comercial.
xxvi La contabilidad ha tenido a través del tiempo un desarrollo importante; históricamente se conoce que en el siglo XVIII, aparecieron los primeros contadores públicos, quienes en realidad eran escribientes; en el siglo XIX, apareció el tenedor de libros “experto” cuya función era descubrir transacciones fraudulentas y descubrir errores.
Con la Revolución Industrial en Inglaterra, se experimentó un crecimiento de las empresas, lo cuál obligó a los propietarios a la búsqueda de medios que les permitiera protegerse de fraudes, siendo así como se auxiliaron de los contadores públicos. Luego, y ante la aparición de las Sociedades Anónimas las cuales se convirtieron en organizaciones predominantes de la economía, y ante la necesidad de que sus negocios llevaran contabilidad, demandaron aún más los servicios de los contadores públicos, permitiendo con ello el que esta disciplina adquiriera mayor importancia.
Durante varios años de este siglo, los contadores públicos elaboraron sus informes sin seguir un patrón estándar; siendo el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados, “AICPA” que desarrolló un lenguaje común de información, el cual se ha extendido en la actualidad por todo el mundo.
En los últimos tiempos dentro de los sistemas de información empresarial, la contabilidad se erige como uno de los sistemas más notables y eficaces para dar a conocer los diversos ámbitos de la información de las unidades de producción o empresas. El concepto ha evolucionado de forma que, cada vez es mayor el grado de “especialización” de ésta disciplina dentro del entorno empresarial”.
Por lo que indicaremos que la contabilidad se ha dado desde tiempos muy antiguos, en donde se aplicaban técnicas contables como el intercambio comercial; posteriormente con la revolución industrial crecen las empresas y es obligatorio llevar libros contables para protegerse de fraudes, apareciendo así el contador público y actualmente la contabilidad se ha extendido por todo el mundo.
xxvii
1.3.3.2 Concepto de Contabilidad
Para Bravo (2005, p.1) “Es la ciencia, el arte y la técnica que permite el registro, clasificación, análisis e interpretación de las transacciones que se realizan en una empresa con el objeto de conocer sus situación económica y financiera al término de un ejercicio económico o periodo contable”.
Según Horngren et. al (1997, p.4) “La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa dicha medición en informes y comunica los resultados a los que toma decisiones. Por esta razón se le conoce como “el lenguaje de los negocios”. Mientras mejor entienda este lenguaje, mejor podrá manejar los aspectos financieros de su vida”.
Según Pyle et. al (1981, p.25) “La contabilidad se refiere al registro de las transacciones y a la elaboración de los estados financieros y demás informes para ser utilizados por la administración, propietarios, acreedores y dependencias gubernamentales”.
Según Sarmiento (2007, p.5) “Es la técnica que analiza, interpreta y registra cronológicamente los movimientos o transacciones comerciales de una empresa”
Por lo que diremos que la contabilidad es un sistema de información que proporciona reportes a los interesados sobre las actividades y hechos económicos de un negocio, por medio del registro, clasificación, análisis, e interpretación de las transacciones económicas que realiza una empresa, por ende la contabilidad es el medio que se utiliza para conocer los resultados y la situación financiera de la empresa, facilitando información para la eficiente toma de decisiones.
xxviii Para Sarmiento (2007, p.5) “Permite conocer la real situación económico- financiero de una empresa; en cambio cuando no llevamos contabilidad, no se conoce con exactitud: cuanto se tiene, cuanto nos deben o debemos, cuál es el volumen de compras, ventas, gastos; en definitiva sólo se tiene una idea aproximada de la situación económica de la empresa, es decir en forma empírica”.
Para Paz (2006, p. 18) “Está dada en el sentido que es el proceso inicial y la base para producir información financiera necesaria, para la toma de decisiones y para que se alcance el objetivo deseado. La información que entra al flujo contable debe ser útil, confiable, oportuna y significativa. Cada una de las actividades o transacciones comerciales requiere de un control, registros, análisis y resultados”
Por lo que cual diremos que la contabilidad es de suma importancia en el mundo de los negocios, ya que sirve como termómetro para medir la mala o la buena gestión que se haya realizado en la empresa, la misma que se refleja, al finalizar el ejercicio económico, mediante la presentación de estados financieros en el cuales se puede observar los resultados obtenidos durante el periodo económico.
1.3.3.4 Objetivos de la contabilidad
Según Varios autores señalan que la contabilidad tiene entre sus principales objetivos los siguientes:
“Obtener en cualquier momento información ordenada y sistemática sobre el movimiento económico y financiero del negocio.
Registrar en forma clara y precisa, todas las operaciones de ingresos y egresos. Proporcionar oportunamente información en términos de unidades monetarias,
referidas a la situación de las cuentas que hayan tenido movimiento hasta la fecha de emisión.
Participar en la toma de decisiones estratégicas, tácticas y operacionales, y ayudar a coordinar los efectos en toda la organización”.
xxix Es decir que la contabilidad se basa en objetivos mediante el cual se registran todas aquellas actividades que conlleva ingresos y egresos económicos con el fin de proporcionar un informe de la situación real de la entidad la misma que servirá como un instrumento para la toma de decisiones, formulación de estrategias, ejecución de presupuestos, etc.
1.3.3.5 Campos de aplicación de la contabilidad
Según Varios Autores concuerdan en lo referente a los campos de aplicación que “La contabilidad se ha transformado en el lenguaje de los negocios, constituyéndose en una herramienta en la toma de decisiones, revelando el destino del dinero y los compromisos que se han hecho, situación que nos permite identificar varios campos de aplicación de la contabilidad.
Contabilidad comercial.- Es llevada por las empresas naturales o jurídicas que se dedican a la compra venta de bienes y servicios, sin que exista ningún proceso de transformación.
Contabilidad industrial.- Es llevada por empresas que se dedican a la transformación de materias primas o materiales directos en productos terminados listos para la venta.
Contabilidad bancaria.- Es llevada por las instituciones bancarias financieras, que se dedican a prestar un servicio a su clientes, por el cual les cobran determinados valores.
Contabilidad Agropecuaria.- Es llevada por empresas que se dedican a la explotación de los recursos agropecuarios: Agricultura, ganadería, etc. Contabilidad gubernamental.- Es llevada por las instituciones del sector
público, ministerios, municipios, concejos provinciales, etc.
Contabilidad de empresas de servicios.- Son llevadas por empresas o instituciones que se dedican a la prestación de servicios a sus asociados, sin que exista finalidad de lucro o ganancia, por ejemplo: Clubes, asociaciones, etc.”
xxx Por lo cual podemos establecer que la contabilidad es única en sus principios y múltiple en sus aplicaciones; en la actualidad se determinan diferentes campos de aplicación, de tal manera que podemos hablar tanto de contabilidad comercial, industrial, bancaria, agropecuaria, gubernamental y de servicios. La aplicación de la contabilidad en cada una de ellas será de acuerdo con el objetivo que cumplen en cada caso; de tal manera que podemos hablar que su campo de aplicación es una herramienta básica para la toma de decisiones de los diferentes usuarios.
1.3.3.6 Funciones de la contabilidad
Según varios autores señalan “la importancia que representa su función, la contabilidad debe cumplir con ciertas características como son:
Función histórica. Se manifiesta por el registro cronológico de los hechos que van apareciendo en la vida de la empresa; por ejemplo: la anotación de todos los cobros y pagos que se van realizando, por orden de fechas.
Función estadística. Es el reflejo de los hechos económicos, en cantidades que dan una visión real de la forma como queda afectada por ellos la situación del negocio; por ejemplo: el cobro de $1.00 en efectivo, da lugar a un aumento de dinero en la empresa, que esta deberá contabilizar.
Función económica. Estudia el proceso que se sigue para la obtención del producto; por ejemplo: el análisis de a qué precios se deben hacer las compras y las ventas para conseguir una ganancia.
Función financiera. Analiza la obtención de los recursos monetarios para hacer frente a compromisos de la empresa; por ejemplo: ver con qué dinero cuenta la empresa; conocer los plazos de cobro de los clientes y los compromisos de pago con sus acreedores para poder en todo momento disponer del dinero que cubra las deudas u obligaciones.
xxxi Función fiscal. Es saber como afectan a la empresa las disposiciones fiscales mediante las cuales se fija la contribución por impuestos; por ejemplo: Impuesto al Valor Agregado (IVA), Impuesto a la Renta (I.R), Impuesto a los Consumos Especiales (I.C.E) etc.
Función Legal. Conocer los artículos del Código de Comercio, Ley de Régimen Tributario Interno, Ley de Compañías y otras leyes que puedan afectar a la empresa, para que la contabilidad refleje de manera legal el contenido jurídico de sus actividades”.
Para cada una de las características que el autor señala es de mucha importancia, puesto que la contabilidad debe cumplir con estas funciones para llevar un control eficaz de cada uno de los procesos de las actividades y el correcto manejo de cada función dependerá para tomar decisiones adecuadas.
1.3.3.7 La contabilidad y su influencia en la toma de decisiones
Según Warren et. al (1999, p.224) “La organización y administración de las empresas pertenece al campo de una ciencia muy desarrollada y en continuo progreso de la economía, es ahí donde nace la importancia para las empresas en que realicen informes contables periódicos; de esta forma las personas encargadas de la administración tengan conocimiento y puedan tomar decisiones a tiempo”.
Por lo que concordamos en que la contabilidad juega un papel muy importante en las decisiones de una empresa ya que por medio de la elaboración de los estados financieros los gerentes o administradores pueden darse cuenta si en la actividad se está generando utilidad o pérdida.
1.3.4 Sistema de Contabilidad
xxxii Según Bravo (2005, p.14) “Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras”.
Según Horngren et. al (2006, p.7) “Un sistema contable es un mecanismo formal para recabar, organizar y comunicar información acerca de las actividades de una organización”
Según Finney (1978, p.42) “Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre”.
Según Vásconez (2004, p.10), “Un sistema contable debe adaptarse a cada tipo de empresa, y van desde sistemas manuales que utilizan diarios especiales para facilitar los procesos de diario y mayorización, hasta sofisticados sistemas por computadora que procesan la información en forma ordenada y sistemática, ofreciendo resultados automáticos y al instante. El sistema de contabilidad que utilice una empresa debe estar especialmente ajustado a su tamaño y a las necesidades de información que pueda tener el negocio.
Un sistema contable recopila la información y la transforma obteniendo resultados, y si está bien diseñado ofrece control compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo - beneficio para la entidad”
Por lo que un sistema de contabilidad son métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones comerciales. También puede
xxxiii ser adaptado a cada tipo de empresa, todo dependerá del tamaño y las necesidades que tenga cada negocio.
1.3.4.2 Importancia
Según Finney (1978, p.23), “El papel fundamental que ha desempeñado la contabilidad es controlar y organizar las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la situación en que esta se encuentra, de una manera ágil, oportuna y útil, para llevar a cabo los propósitos que se quieren realizar y así cumplir con los objetivos”
Consideramos importante un sistema de contabilidad en todas las empresas, ya que por medio de esta se controla y organiza un sinnúmero de actividades de manera ágil y oportuna permitiendo dar a conocer la situación actual de la empresa y tomar decisiones oportunas.
1.3.4.3 Características
Según varios autores señalan que “Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.
Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.
Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.
xxxiv Flexibilidad: Se encuentra sujeta a cambios de acuerdo a las necesidades de la organización”.
Por tanto es necesario el uso a de ciertas características como el control que ayuda a proteger los activos y asegurar los registros contables de la empresa, además si se opera sin problemas la información se puede decir que el sistema es compatible.
1.3.4.4 Estructura
Según varios autores señalan que “El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilice, se deben ejecutar tres pasos básicos registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.
Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad.
Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones.
Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida”.
Por lo señalado diremos que estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo el proceso contable incluye algo más que la creación de información, involucra la comunicación de esta información a quienes
xxxv estén interesados y la interpretación de la misma ayuda en la toma de decisiones comerciales.
1.3.4.5 Postulados básicos de la contabilidad
Según varios autores concuerdan que “La contabilidad se desarrolla en función de ciertos postulados básicos que han sido aceptados por los contadores a través de congresos continentales o nacionales, razón por la que pasan a formar parte del desempeño de la profesión contable, los postulados siguientes son fundamentales:
Utilidad.- Todos los datos entregados por la contabilidad deben tener su validez y su apropiada utilidad para los fines de la empresa, no se pueden procesar datos inútiles.
Entidad.- La empresa debidamente conformada, ya como persona natural o como con personería jurídica, constituye la entidad o actividad económica responsable de los resultados contables.
Transacción.- La transacción es el elemento vital de la empresa y constituye para la contabilidad la base del registro contable. Las relaciones de intercambio que realiza la empresa enmarcadas en el campo comercial dan origen a las transacciones, la suma ordenada de las transacciones y clasificadas por su naturaleza originan los estados financieros de la empresa.
Cuantificación.- Las transacciones que realiza la empresa deben ser medidas en términos monetarios, facilitando el registro contable y la obtención de los resultados que requiere la empresa de la contabilidad.
Continuidad.- La continuidad de la existencia la empresa es un factor fundamental para el desarrollo de la actividad contable, una empresa continuará sin cambios significativos en sus actividades y medio ambiente propios, a menos
xxxvi que haya un factor negativo preponderante que impida la continuidad y termine con la empresa.
Periodicidad.- En la práctica contable actual y ajustándose a las necesidades de la empresa, en función interna o externa, determinará los periodos sucesivos de tiempo para la liquidación de los resultados de la contabilidad”.
Por lo que consideramos que un sistema contable debe contar con ciertos postulados contables como son: utilidad, entidad, transacción, cuantificación y periodicidad, estos postulados son fundamentales para la elaboración de un buen sistema contable.
1.3.4.6 Plan de Cuentas
Según Varios Autores concuerdan que “Plan de cuentas es la estructura básica sobre la cual se realiza el proceso contable de una empresa y constituye la determinación anticipada de la mayoría de las cuentas que se utilizarán para el registro de las transacciones comerciales. Es un instrumento de consulta que permite presentar a la gerencia estados financieros y estadísticos de importancia para la toma de decisiones, y posibilitar un adecuado control.
Denominado también catalogo de cuentas, es la enumeración de cuentas ordenadas sistemáticamente, aplicable a un negocio concreto, que proporciona los nombres y el código de cada una de las cuentas”.
Consideramos al plan de cuentas como una lista de nombres, en la cual se describe el uso y operación de cada cuenta según su código, además nos permite llevar el control contable de manera cronológica y ordenada de la actividad económica de una empresa.
xxxvii
PLAN DE CUENTAS
1 ACTIVOS ACTIVO CORRIENTE DISPONIBLE 1.1.1.01 Caja 1.1.1.02 Caja Chica 1.1.1.03 Bancos EXIGIBLE1.1.2.01 Cuentas por Cobrar socios
1.1.2.02 Documentos por Cobrar Socios
1.1.2.03 Provisión para incobrables
1.1.2.04 Intereses por Cobrar
ACTIVO FIJO NO DEPRECIABLE 1.2.1.01 Terrenos DEPRECIABLE 1.2.2.01 Edificios
1.2.2.02 Depreciación acumulada Edificio
1.2.2.03 Muebles y enceres
1.2.2.04 Depreciación acumulada Muebles y enceres
1.2.2.05 Equipo de oficina
1.2.2.06 Depreciación acumulada equipos de Oficina
1.2.2.07 Equipo de cómputo
xxxviii DIFERIDOS
1.2.3.01 1.2.3.02
Gastos De Constitución
Amortización Acumulada Gastos de Constitución OTROS ACTIVOS 1.2.4.01 Suministro de oficina 1.2.4.02 Útiles de Escritorio 2 PASIVO PASIVO CORRIENTE CORTO PLAZO
2.1.1.01 Cuentas por pagar
OBLIGACIONES POR PAGAR
2.2.1.1 Bancarias
2.2.1.2 Provisión beneficios Sociales
2.2.1.3 IESS por Pagar
2.2.1.4 Décimo tercer sueldo
2.2.1.5 Décimo cuarto Sueldo
2.2.1.6 Décimo quinto Sueldo
2.2.1.7 Vacaciones 2.2.1.8 Fondo de Reserva 2.2.1.9 Distribución Excedentes 2.2.1.10 Retención en la Fuente 3 PATRIMONIO CAPITAL SOCIAL 3.1 Capital Social 3.1.0.1 Certificados de Aportación 3.1.0.2 Derechos de Ingreso RESERVAS 3.2.01 25% Reserva legal
xxxix
3.2.02 5% fondo Compañía
3.2.03 5% Fondo de Provisión y Asistencia Social
3.2.04 15%Participación Empleados
3.2.05 55% Excedentes
3.2.06 6% Intereses sobre Certificados de Aportación RESULTADOS
3.3.01 Excedentes de ejercicios anteriores
3.3.02 Excedentes del ejercicio actual
3.3.03 Pérdidas
4 INGRESOS
ORDINARIOS
4.1.01 Cuota Mensual para gastos de Administración
OTROS INGRESOS
4.2.01 Intereses ganados
4.2.02 Intereses por multas
4.2.03 Donaciones de la compañía 5 EGRESOS 5.1.01 5.1.02 5.1.03 5.1.04 5.1.05 5.1.06 5.1.07 5.1.08 5.1.09 5.1.10 5.1.11 Intereses Ganados Gastos Bancarios
Gastos Ayudas Económicas Gasto Publicidad
Gasto Honorarios Gastos Servicios Gastos Generales
Gasto Mantenimiento Equipo de Oficina Gastos Viáticos y Movilización
Gasto Suministro y Materiales
xl
1.3.5 La Contabilidad Comercial
1.3.5.1 Definición
Para Warren et. al (1999, p.224) “La contabilidad de las empresas comerciales es más compleja que las empresas de servicio. Por ejemplo el sistema contable de un establecimiento comercial debe diseñarse a fin de registrar la recepción de mercaderías o productos que se van a vender, controlar los productos disponibles para la venta y registrar tanto la venta como el costo de los productos”.
Según Paz (2006, p.20) “Contabilidad Comercial es llevada por las empresas naturales o jurídicas que se dedican a la compra – venta de bienes y servicios, sin que exista ningún proceso de transformación”.
Según Vásconez (2004, p.27) “Se aplica a las empresas comerciales que se encargan de comprar y vender bienes, por ejemplo: automóviles, tractores, computadoras, vestidos, zapatos, útiles de aseo y limpieza, alimentos, et.
En este tipo de empresas es necesario establecer un control permanente en el inventario de mercaderías, de modo que se conozca al momento la existencia real de todos los ítems que integran e inventario”.
Podemos decir que la contabilidad comercial es de gran ayuda para las empresas cuya actividad se centra al registro de la compra y venta de mercaderías de un negocio, como también el control de los productos disponibles para la venta. Además estas empresas deben llevar un control de inventarios, ya que esto facilita el registro y la obtención de datos para el buen desarrollo de sus actividades.
xli Según Ramírez (1999, p.7) “Es indudable que el concepto de la contabilidad como técnica de información ha logrado predominio absoluto y se ha eliminado el perjuicio de considerarla solo un registro de hechos históricos. Se le ha colocado en el sitio que corresponde: el de herramienta intrínsecamente informativa que se utiliza para facilitar el proceso administrativo y la toma de decisiones y externas por parte de los diferentes usuarios”.
Por lo que se concluye que la contabilidad comercial ha dejado de considerarse únicamente como el registro de hechos históricos y actualmente se le considera como una herramienta informativa que ayuda al proceso administrativo para la toma de decisiones tanto internas como externas.
1.3.5.3 Características de la Información Contable
Según Varios autores concuerdan que “la información contable debe poseer las siguientes características:
Exacta.- Por que debe responder con exactitud a los datos consignados en los documentos originales (facturas, cheques, y otros).
Verdadera y fidedigna.- Los registros e informes deben expresar la real situación de los hechos.
Clara.- La información debe ser presentada de tal forma que su contenido no induzca a error y comprendida por el común de los miembros de la empresa. Económica.- Con el costo inferior al beneficio que reporta.
Referida a un nivel.- Elaborada según el destinatario.
Oportuna.- Que esté disponible al momento en que se requiera su información”.
Por lo que diremos que una información contable debe ser presentada de manera exacta, verdadera y fidedigna, clara, económica, referida a un nivel y oportuna; estas características ayuda a que la información contable de una empresa o
xlii negocio sea confiable y ayuda a tomar decisiones acertadas en el momento oportuno.
1.3.5.4 Control Contable de las Mercaderías
Según Vásconez (2004, p. 197) “Para el control contable de las mercaderías se han dividido en dos sistemas: a) Cuenta múltiple; b) Permanencia en inventarios.
a.- Sistema de Cuenta múltiple o inventario periódico
Sus características son las siguientes:
Utiliza varias cuentas para determinar la cantidad real de mercaderías.
El inventario final se obtendrá de la bodega, tomando físicamente el inventario, pesando, midiendo y valorando el último precio de costo.
Realizar asientos de ajustes para poder determinar el valor de la utilidad en ventas e introducir en los registros contables el valor del inventario final. Para su funcionamiento se registra con las cuentas que al cierre del ejercicio se
debe utilizar y son los siguientes:
Compras: Se anota la adquisición del artículo al valor de la factura Se debita por la compra al contado o a crédito.
Se acredita por los errores en la facturación. Se debita en la regulación de mercaderías.
Ventas: Se anota la adquisición del artículo al valor de la factura. Se debita por error de facturación, regulación del negocio Por cierre anual de las cuentas de resultados
Se acredita por la entrega de mercaderías en calidad de ventas. Se acredita en la regulación de mercaderías.
Devolución en Compras: Son devoluciones de los artículos adquiridos y no satisfechos por el comprador.
xliii Se debita por regulación del ejercicio
Se acredita por la entrega de mercaderías realizadas a los proveedores.
Devolución en ventas: Registro del retorno de las mercaderías vendidas
Se debita por el registro de los artículos en bodega del vendedor a precio de venta.
Se acredita por regulación del ejercicio.
Transporte en Compras: Se puede designar transporte o fletes, para anotar los pagos que hagan para la utilización del servicio de transporte acerca de las mercaderías a la bodega del comprador.
Se debita por la utilización del servicio, el reconocimiento de las transacciones que significa transporte de las mercaderías compradas.
Se acredita por regulación del ejercicio.
Transporte en ventas: Es una cuenta de gasto de venta, por la utilización de transporte de las mercaderías vendidas, no intervienen en los asientos de regulación, por ende no afecta en la utilidad bruta en ventas.
Se debita por el registro de flete
Se acredita por el cierre anual de la cuenta de resultados.
Ventajas
Entre las ventajas de aplicación de este sistema de registro tenemos Permite información detallada a nivel de cada cuenta
Es de fácil aplicación y comprensión.
Proporciona un ahorro en cuanto al costo de su mantenimiento.
Desventajas
Las desventajas en este sistema son las siguientes:
No permite un control adecuado de la bodega, debido a la ausencia de control del movimiento de entradas y salidas por lo cual el inventario solo puede obtenerse extracontablemente.
xliv Podría complicarse si el número de cuentas de apoyo se extiende más allá de
lo indispensable”.
Por lo que diremos que el sistema de cuenta múltiple maneja varias cuentas como son las compras, ventas, devoluciones en compras, devolución en ventas, transporte en compras, transporte en ventas; teniendo como característica principal que el inventario final se obtiene de la bodega tomando físicamente, pesando, midiendo y valorando al último precio de costo.
1.3.5.4.1 Regulación de la Cuenta Mercadería.
Según Vásconez (2004, p. 212-213) “Esto forma parte del funcionamiento del sistema “Cuenta Múltiple”, se realiza al final de un ejercicio económico. Siendo los objetivos para su regulación.
Registrar contablemente el valor del inventario físico que se obtiene extracontablemente
Determinar el costo de venta y la utilidad bruta en ventas”.
Según Vásconez Los Asientos tipos de regulación de la cuenta mercaderías son los siguientes:
ASIENTOS REGULACION DE MERCADERÍAS
DETALLE DEBE HABER
-01- Compras
Transporte en compras
V/Para transferir el valor de transporte en compras xxxx xxxx -02- Descuento en Compras Devolución en compras Compras xxxx xxxx xxxx
xlv V/para transferir de los descuentos y
devoluciones en compras
-03- Mercaderías
Compras
V/para transferir el valor de las compras netas xxxx xxxx -04- Costo de Ventas Mercaderías
V/para determinar el costo de ventas
xxxx xxxx -05- Ventas Transporte en ventas Descuento en ventas Devolución en ventas V/para determinar las ventas netas
xxxx xxxx xxxx xxxx -06- Ventas Costo de ventas
V/para determinar la ganancia bruta
xxxx
xxxx
-07- Ventas
Ganancia Bruta en Ventas V/para transferir la ganancia bruta
xxxx
xxxx
Al finalizar un periodo contable es necesario liquidar la cuenta mercaderías con varias subcuentas utilizando asientos de regulación para obtener el inventario final con saldo deudor y la utilidad bruta con saldo acreedor, mediante los asientos tipo para: determinar las compras netas, transferencia de las compras netas a
xlvi mercaderías, determinar las ventas netas, costo de ventas, transferencia de costo de ventas a ventas y la utilidad bruta en ventas.
Según Vásconez (2004, p. 239-242) “Para el control contable de las mercaderías se utiliza también:
b. Sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo Sus características son las siguientes:
Utiliza tres cuentas: inventario de mercaderías, ventas y costo de ventas
Es necesario contar con un auxiliar para cada tipo de artículo (Kardex) ya que los inventarios se puede determinar en cualquier momento.
Para cada asiento de venta o devolución, hay que hacer otro que registre dicho movimiento al costo.
Las cuentas que utilizan son:
Inventario de mercaderías: Esta cuenta está en constante actividad ya que cada instante mostrará el valor del inventario final.
Se debita por el valor del inventario inicial, las compras brutas, los fletes y transportes en compras.
Se acredita por las devoluciones en compras (al costo) error en facturación y determinación del valor costo de venta.
Ventas: Se anotará al precio de venta, la entrega de mercaderías por enajenación y las correcciones y devoluciones que se efectúen. Esta cuenta es de resultado (renta)
Se debita por error en las facturas, devolución en ventas. Se acredita por la venta de artículos de contado o créditos. El saldo indica el valor de las ventas.
