MUNICIPALIDAD DE SANTIAGO DE SURCO
MUNICIPALIDAD DE SANTIAGO DE SURCO
T
TECNOLOGÍECNOLOGÍA A DE LA DE LA INFINFORMORMACIACIÓNÓN
UMPLIMIENTO
CURSO:
Auditoría del Sector Público II
PROFESORA:
Mg. Janette A. Baca Morante
AULA:
405 – N
GRUPO:
N° 9
INTEGRANTES:
Bonifaz Valladares, Cynthia 10110138
Suárez Morán, Roberth 101100
Tapia 0900
Yrene 000
Germán 000
2014
UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS
ÍNDICE 1. OBJETIVOS ... 3 1.1. OBJETIVO GENERAL ... 3 1.2. OBJETIVO ESPECÍFICO ... 3 2. ALCANCE ... 3 3. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD ... 4 3.1. MISIÓN ... 4 3.2. VISIÓN ... 4 3.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ... 4
4. NORMATIVA APLICABLE A LA ENTIDAD ... 6
5. INFORMES A EMITIR ... 7
6. IDENTIFICACIÓN DE ÁREAS CRÍTICAS ... 7
7. RELACIÓN DE ESPECIALISTAS ... 8
8. PARTICIPACIÓN DE LOS ESPECIALISTAS ... 9
9. PRESUPUESTO DE TIEMPO ... 9
10. PROGRAMA DE ACTIVIDADES ... 10
11. CUESTIONARIO ... 11
12. ANEXOS ... 17
PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO AL
ÁREA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN DE LA
MUNICIPALIDAD DE SANTIAGO DE SURCO
1. OBJETIVOS
1.1. OBJETIVO GENERAL
Proponer un modelo de Auditoría de Cumplimiento al área de tecnología de la información, que fortalezca el área de Auditoría Interna de la Municipalidad de Santiago de Surco.
1.2. OBJETIVO ESPECÍFICO
1. Proporcionar al Área de Auditoria Interna de la Municipalidad de Santiago de Surco, una guía que facilite la aplicación de los procedimientos para ejecutar su trabajo de manera eficaz y efectiva. 2. Establecer un proceso ordenado y técnico que ayude al Área de
Auditoria Interna a efectuar las auditorias con mínimos esfuerzos y recursos, con el fin de obtener resultados óptimos.
3. Proponer al Área de Auditoria Interna de la Municipalidad de Santiago de Surco, una Guía para realizar una Auditoría de Cumplimiento, que contiene elementos y principios básicos para efectuar revisiones sobre las operaciones que efectúa el área de Tecnología de la Información.
2. ALCANCE
Realizar una Auditoría de Cumplimiento al área de Tecnología de la Información de la Municipalidad de Santiago de Surco, por el período comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre de 2011, de conformidad a las Normas de Auditoría Gubernamental.
3. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD
3.1. MISIÓN
Brindar servicios públicos a través de una gestión moderna y eficiente, con el fin de entregar a los ciudadanos un lugar grato para desarrollarse y vivir.
3.2. VISIÓN
Al 2016 producimos y entregamos: “La experiencia de vivir en Santiago de Surco” señal de liderazgo en calidad de vida y desarrollo humano”.
4. NORMATIVA APLICABLE A LA ENTIDAD
La Municipalidad Distrital de Santiago de Surco, es el órgano de gobierno local emanado por la voluntad popular, creada por Ley N° 6644 de 06.12.1929; es un órgano de gobierno promotor del desarrollo local, con personería jurídica de derecho público y plena capacidad para el cumplimiento de sus fines; goza de autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia. Su organización y funcionamiento se encuentra normado por la Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades, y tiene como finalidad representar al vecindario, promover la adecuada prestación de los servicios públicos y el desarrollo integral sostenible y armónico de la circunscripción de su jurisdicción.
La Municipalidad Distrital de Santiago de Surco para el año 2009 tiene como objetivos generales, los siguientes:
Mejorar el servicio de seguridad del distrito.
Proporcionar al vecino un entorno grato donde vivir. Brindar apoyo a los sectores menos favorecidos.
Promover la actividad comercial y cultural del distrito. Crear una organización moderna.
Para el cumplimiento de sus funciones, la Municipalidad está estructurada orgánicamente de la siguiente manera:
Órgano de Gobierno. Órganos Consultivos. Órgano de Control.
Órgano de Alta Dirección. Órganos de Apoyo.
Órganos de Asesoramiento. Órganos de Línea.
Base Legal
Constitución Política del Perú.
Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades del 27.03.2003. Ley N° 27209 Ley de Gestión Presupuestaria del Estado.
Ley N° 27785 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.
Resolución de Contraloría N° 162-95-CG que aprueba las “Normas de Auditoría Gubernamental”, modificada por las Resoluciones de Contraloría
N° 246-95-CG del 28.12.95, 112-97-CG del 20.06.97, 141-99-CG del 25.11.99 y 259-2000 del 13.12.2000.
Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG de 30.10.2006, que aprueba las Normas de Control Interno.
Texto Único de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo N° 083-2004-PCM y su Reglamento aprobado con Decreto Supremo N° 084-2000-PCM.
Ordenanza Municipal N° 247-2005-MSS del 24.11.2005 que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad de Santiago de Surco, vigente en el periodo evaluado.
5. INFORMES A EMITIR
Como resultado de la auditoría de Cumplimiento, se emitirán los respectivos informes de acuerdo con la NAGU 4.40 emisión de informe de acuerdo con lo siguiente:
Dictamen o informe corto a los setenta y cinco (75) días hábiles de
iniciado la auditoría.
Informe largo a los ochenta (80) días hábiles de iniciado la auditoría.
6. IDENTIFICACIÓN DE ÁREAS CRÍTICAS
Del estudio general de la normativa aplicable a la entidad y del análisis de la situación financiera presupuestal y de la orientación o aplicación de los recursos financieros de la entidad, se han identificado las siguientes áreas críticas, por su materialidad, riesgo e importancia.
CUENTA FACTORES DE
RIESGO RIESGO
ENFOQUE DE
AUDITORIA PROCEDIMIENTOSDE AUDITORIA A APLICAR Adiciones y retiros de activo fijo No se llevan controles específicos sobre altas y bajas de activos fijos Alto Enfoque sustantivo Observación de inventarios, revisión de evaluación Cuentas del estado de gestión Moderado Satisfacción moderada de control Revisión analítica de fluctuaciones principales en el año Realizar pruebas de revisión analítica, en coordinación con las cuentas relacionadas.
7. RELACIÓN DE ESPECIALISTAS
Los funcionarios responsables durante el periodo de evaluación son los siguientes:
Cargo Nombre Correo
Alcalde Roberto Hipolito Gómez Baca [email protected] Teniente Alcalde José Luis Pérez Alemán [email protected] Jefe del Órgano
de Control Institucional
Savina Gladis Valdivia
Zuñiga [email protected] Procurador
Público Municipal
Carlos Edison Aquino Osorio [email protected]
Gerente de Tecnologías de la
Información
Alejandro Delgado Ledesma [email protected]
* FUENTE:
8. PARTICIPACIÓN DE LOS ESPECIALISTAS
Para el desarrollo del trabajo se deberá contar con los siguientes colaboradores:
NOMBRE Y APELLIDO CATEGORÍA CARGO EN LA COMISIÓN Roberth Suarez Contador Supervisor Cynthia Bonifaz Contadora Auditora encargado Yrene Carhuavilca Contadora Auditora
Manuel Tapia Contador Auditor Germán Contador Auditor
9. PRESUPUESTO DE TIEMPO
El presupuesto de tiempo para realizar la evaluación es el siguiente:
APELLIDOS Y NOMBRES
VISTA PRELIMINAR TRABAJO DE CAMPO ELABORACION DEL
INFORME DIAS
UTILES
HORAS ASIGNADAS
DEL AL HORAS DEL AL HORAS DEL AL HORAS
Robert Suarez 01-oct 04-oct 30 06-oct 16-oct 100 25-oct 30-oct 40 20 170
Yrene Carhuavilca 01-oct 04-oct 30 06-oct 19-oct 120 25-oct 30-oct 40 23 190
Cynthia Bonifaz 01-oct 04-oct 25 06-oct 23-oct 160 25-oct 30-oct 50 27 235
Manuel Tapia 01-oct 04-oct 25 06-oct 23-oct 160 25-oct 30-oct 50 27 235
10.PROGRAMA DE ACTIVIDADES ITEM PROCEDIMIENTOS PERIODO EFECTUADO POR (INICIALES) DEL AL
1 PLANIFICACIÓN 01-sep 24-sep 2 EJECUCIÓN 01-oct 03-nov
Observación de inventarios, revisión de
evaluación 01-oct 05-oct Realizar pruebas de revisión analítica, en
coordinación con las cuentas relacionadas. 08-oct 12-oct Aplicación del Cuestionario de Control
Interno a la entidad 15-oct 19-oct Aplicación del Cuestionario De Control
Interno a los Software y Licencias. 22-oct 25-oct Elaboración del Informe. 29-oct 03-nov 3 PRESENTACIÓN Noviembre * Elaborado Por:
11.CUESTIONARIO
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
No PREGUNTA SI NO N/A Ref.
P/T COMENTARIO NORMAS RELATIVAS AL AMBIENTE
DE CONTROL
1 ¿La municipalidad cuenta con el Código de Ética Institucional?
2 ¿Cuenta la municipalidad con el Reglamento Interno de Trabajo?
3 ¿Efectúan evaluaciones periódicas del desempeño del personal, con el objetivo de medir la eficacia del Control Interno? 4 ¿Se cuenta con planes estratégicos y
operativos?
5 ¿Estos planes son revisados por lo menos una vez al año?
6 ¿Cuenta la municipalidad con una estructura organizacional?
7 ¿Esta estructura es revisada al menos una vez al año?
8 ¿La municipalidad cuenta con un Manual de Organización y Funciones y Descriptor de puestos?
9 ¿Se ha designado autoridad y las funciones de acuerdo al Manual de responsabilidad en el desempeño de Organización y Funciones?
10 ¿Se tienen definidas las relaciones de jerárquicas y la comunicación formal entre los diferentes departamentos en la Municipalidad?
11 ¿La Municipalidad cuenta con adecuadas políticas y prácticas para la administración del capital humano?
12 ¿Se cuenta con un reglamento para la contratación de personal?
13 ¿Se desarrollan programas para desarrollar las capacidades y aptitudes de los empleados en el campo de su competencia?
SUBTOTAL
NORMAS RELATIVAS A LA VALORACIÓN DE RIESGOS
14 ¿Cuentan con la visión y misión de la Municipalidad?
15 ¿Se realiza una planificación participativa en el proceso de elaboración del anteproyecto anual de presupuesto, planes de desarrollo, programas y demás instrumentos administrativos?
16 ¿Se hacen divulgaciones de los planes al personal bajo su responsabilidad?
17 ¿Se identifican factores de riesgo internos, que impidan y obstaculicen una adecuada planificación?
18 ¿Existen planes de contingencia a efecto de disminuir los riesgos?
19 ¿Se analizan los riesgos que son identificados y se clasifican desde el más alto al más bajo?
SUBTOTAL
NORMAS RELATIVAS A LAS ACTIVIDADES DE CONTROL
20 ¿Se tiene definido a los responsables de autorizar y aprobar las operaciones de cada unidad administrativa y operativa de la municipalidad?
inventario de bienes actualizado?
22 ¿Se realiza arqueos a los fondos y valores? 23 ¿Está definido claramente el diseño,
aplicación y uso de formularios que contribuyan al adecuado control de todas las operaciones que se realizan en la Municipalidad?
24 ¿Se ha designado a un servidor independiente de la custodia y registro de fondos y valores, para la conciliación de cuentas?
25 ¿Se cuenta con un manual de políticas y procedimientos de Rotación de personal? 26 ¿Los servidores que administran fondos
y/o recursos institucionales rinden fianza? 27 ¿Las Cuentas bancarias están a nombre de
la municipalidad?
28 ¿Se tienen claves de acceso a los sistemas informáticos?
29 ¿En los sistemas informáticos se elaboran los respaldos de la información?
SUBTOTAL
NORMAS RELATIVAS A LA INFORMACION Y COMUNICACIÓN 30 ¿Se presenta oportunamente la
información para verificar el cumplimiento de los objetivos institucionales?
31 ¿Se lleva un archivo en original y copia de toda la documentación de respaldo?
32 ¿El Concejo y las jefaturas, vigilan y se aseguran que la información que se genera en las transacciones de la municipalidad sea confiable, clara y precisa para la toma de decisiones?
33 ¿Existe un adecuado sistema de Comunicación de la información?
34 ¿Se cuenta con un archivo institucional para preservar la información?
SUBTOTAL
NORMAS RELATIVAS AL MONITOREO
35 ¿El Concejo Municipal y demás jefaturas monitorean las actividades de control de cada una de las áreas de la municipalidad? 36 ¿Se realizan auto evaluaciones
trimestralmente para evaluar el cumplimiento de objetivos y metas? 37 ¿Se le da seguimiento al cumplimiento de
las deficiencias observadas en fiscalizaciones que se realizan en la Municipalidad?
38 ¿Los resultados de las actividades del monitoreo del Sistema de Control Interno son comunicadas al Concejo Municipal? SUBTOTAL
TOTAL
FECHA:
ENTREVISTADO: AUDITOR:
CONTROL INTERNO PARA EL SOFTWARE Y LICENCIAS
No PREGUNTA SI NO N/A Ref.
P/T COMENTARIO 1 ¿Todo desembolso para la adquisición de
software cuenta con su respectivo comprobante de respaldo?
2 ¿Toda transferencia de fondos, ya sea de forma manual o electrónica, para la compra de software cuenta con su documentación?
3 ¿Las diferentes áreas de la Municipalidad están haciendo uso del software adquiridos?
4 ¿Hay restricciones para el uso del nuevo software comprado?
5 ¿Cada uno del software cuenta Con su respectiva licencia de funcionamiento? 6 ¿Todas las licencias que se adquirieron
han sido activadas en las áreas requeridas?
7 ¿El nuevo software adquirido está plenamente operativo y con sus respectivas licencias en las áreas que se han requerido?
8 ¿Los resultados del nuevo uso de los recién comprados software son satisfactorios y cumplen con las expectativas?
9 ¿El software desarrollado para la implementación en la Municipalidad cumple con los estándares?
10 ¿Se entregaron las licencias en el plazo establecido?
11 ¿El software presenta inconsistencias técnicas o problemas durante su ejecución?
12 ¿Se ha logrado integrar las diferentes áreas de trabajo con el software?
13 ¿Cuentan con un manual para el uso del nuevo software?
14 ¿Se ha terminado de uniformizar el uso del software para las áreas que lo solicitaron?
15 ¿El software cuenta con interfaces gráficas, estándares de presentación y mensajes claros y explícitos para los usuarios?
16 ¿Los sistemas de software cuentan con un registro de las actividades de los usuarios?
17 ¿La arquitectura del nuevo software permite su integración con los anteriores? 18 ¿La ejecución de proyectos informáticos Es debidamente supervisada y controlada?
19 ¿Los diseños y estructuras del software presentan deficiencias importantes en su operación?
20 ¿Las licencias adquiridas permiten su uso en más de una computadora?
FECHA:
ENTREVISTADO: AUDITOR:
12.ANEXOS
12.1. MEMORÁNDUM DE CONTROL INTERNO
Señor
Roberto Hipolito Gómez Baca
Alcalde de la Municipalidad Distrital de Santiago de Surco
El Órgano de Control Institucional de la Municipalidad Distrital de Santiago
de Surco, efectuó el “Auditoría de Cumplimiento a los Software y Licencias Adquiridos por la Municipalidad”, con el propósito de determinar si los
Software y Licencias adquiridos se efectuaron de acuerdo a los requerimientos de las áreas usuarias.
En el planeamiento y ejecución del presente examen, se consideró la evaluación de la estructura de control interno existente, a fin de determinar los procedimientos de auditoría con relación a los objetivos previstos. De la aplicación de los procedimientos notamos ciertos asuntos relacionados con deficiencias importantes en el diseño y operación de dicha estructura, que en nuestra opinión generan el riesgo potencial de afectar en forma negativa a la gestión en el cumplimiento de los objetivos institucionales y que consideramos deben ser incluidos en esta comunicación, de conformidad a las Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU) y Manual de Auditoría Gubernamental (MAGU) emitidos por la Contraloría General de la República.
La estructura de control Interno debe ser instaurada por la administración de la entidad, a fin de que los activos estén protegidos y se cautele su debido uso, así como las operaciones se ejecuten de acuerdo con autorizaciones de la administración de la entidad y registradas adecuadamente para permitir la preparación de información confiable y oportuna. Al respecto, se precisa que los objetivos de una estructura de control interno son proporcionar a la Entidad con razonable, pero no con absoluta seguridad, que las operaciones son ejecutas de acuerdo con las disposiciones autorizadas y su registro adecuado.
Los asuntos mencionados en este documento, se refieren exclusivamente a recomendaciones para mejorar el sistema de control interno y no cubren
todas aquellas recomendaciones que podrían resultar de un estudio integral del sistema.
RECOMENDACIÓN
Que la Gerencia Municipal disponga que el Gerente de Sistemas y Procesos formule y registre el Plan Operativo Informático efectuando además su evaluación, gestionando la aprobación de la formulación y evaluación respectivamente ante el Despacho de Alcaldía. Además de efectuar el registro del Plan Operativo Informático en el sistema implementado por la Presidencia del Consejo de Ministros, en cumplimiento a los lineamientos dictados por la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática.
