Diseño de un sistema administrativo-contable para la empresa Xfreightcargo S.A., ubicada en el Distrito Metropolitano de Quito año 2015

(1)

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y NEGOCIOS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

SISTEMA DE EDUCACION A DISTANCIA

TEMA: DISEÑO DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO – CONTABLE

PARA LA EMPRESA XFREIGHTCARGO S.A UBICADA EN EL

DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2015

TRABAJO DE TITULACION PREVIA A LA OBTENCION DEL TITULO LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA C.P.A

AUTORA: MARITZA VIRGINIA CAHUASQUI QUILLUPANGUI

DIRECTOR: ECO. CARLOS BARAHONA

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i

Declaración juramentada de autora

Yo, Maritza Virginia Cahuasqui Quillupangui con cedula de ciudadanía número 1716236938, declaro que el trabajo realizado en esta investigación previo a la obtención del título Licenciada

en Contabilidad y Auditoría, son de mi propia autoría los resultados obtenidos son originales, reales y personales.

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ii

Dedicatoria

A mi DIOS por brindarme la oportunidad de vivir este momento, por guiarme y brindarme su luz

en cada momento de mi vida.

A tu paciencia y comprensión, a tu amor incondicional porque preferiste sacrificar tu tiempo para

que yo pudiera cumplir con el mío, porque fuiste tu quien me incentivo a no quedarme sin profesión. Por tu bondad y sacrificio me inspiraste a ser mejor, ahora puedo decir que esta tesis lleva mucho de tí, gracias mi Amor Eduardo por estar siempre a mi lado.

A mi adorado hijo Xavier Enrique quien me prestó el tiempo que le pertenecía para terminar mi

carrera y me motivó enormemente siempre con sus palabras sus actitudes ¡Gracias, mi amor

chiquito!

A mi padre que estoy segura que se sentirá muy orgulloso de haber culminado con mi carrera.

Gracias a esas personas importantes en mi vida, que siempre estuvieron listas para brindarme palabras de aliento, ahora me toca regresar un poquito de todo lo inmenso que me han otorgado. Con todo mi cariño está tesis se las dedico a ustedes: Mi Madre, mi hermana y mis sobrina Danny.

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iii

Agradecimiento

Nuevamente mi gratitud a ti mi Dios por darme la fuerza que necesitaba para terminar mi carrera,

gracias Señor por tu inmenso amor y tu guía en todo este tiempo.

A la empresa XFREIGHTCARGO S.A, en especial a su gerente Ing. Alberto Ojeda por el apoyo

y las facilidades para la obtención de la información necesaria para la realización de esta tesis.

A la Universidad Tecnológica Equinoccial, por haberme dado tantas enseñanzas todos estos años;

en especial a mi Director de Tesis, Eco. Carlos Barahona quien con su paciencia, experiencia y dedicación me impartió su conocimiento para mi formación profesional.

Maritza Virginia Cahuasqui Quillupangui

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iv

ÍNDICE GENERAL

Declaración juramentada de autora ... i

Dedicatoria ... ii

Agradecimiento ... iii

ÍNDICE GENERAL ... iv

Índice de Tablas ... vii

Índice de Gráficos ... ix

CAPITULO I. ... 1

1.1 El Problema de Investigación ... 1

1.1.1 Problema a Investigar ... 1

1.1.2 Objeto de estudio teórico ... 1

1.1.3 Objetivo del estudio práctico ... 1

1.1.4 Planteamiento del problema ... 2

1.1.5 Formulación del Problema ... 2

1.1.6 Sistematización ... 2

1.1.7 Objetivo General ... 3

1.1.8. Objetivos Específicos ... 3

1.1.9 Justificaciones ... 3

1.2 Marco Referencial ... 4

1.2.1 Marco Teórico ... 4

1.2.1.1 Diseño ... 4

1.2.1.1.1 Importancia ... 4

1.2.1.1.2 Clasificación ... 4

1.2.1.1.3 Importancia del diseño ... 4

1.2.1.2 Sistema ... 5

1.2.1.2.1 Definiciones de sistema ... 5

1.2.1.2.2 Características de los sistemas ... 5

1.2.1.2.3 Tipos de sistemas ... 6

1.2.1.3 Contabilidad ... 6

1.2.1.3.1 Importancia de la contabilidad ... 6

1.2.1.3.2 Clasificación de contabilidad ... 6

(6)

v

1.2.1.3.4 Definiciones de contabilidad. ... 7

1.2.1.3.5 Cuenta ... 8

1.2.1.3.6 Otras Cuentas ... 9

1.2.1.3.7 Plan de cuentas ... 9

1.2.1.3.8 Proceso contable o Ciclo contable ... 10

1.2.1.3.9 Estados Financieros... 12

1.2.1.3.10 Análisis Financiero ... 13

1.2.1.3.11 Razones e Indicadores Financieros ... 15

1.2.2 Marco Conceptual ... 16

CAPÍTULO II ... 17

2.1 Metodología General ... 17

2.1.1 Nivel de estudio ... 17

2.1.2 Modalidad de la investigación ... 17

2.1.3 Método ... 18

2.1.4 Población y muestra ... 18

2.1.5 Selección instrumentos de investigación ... 19

2.1.6 Procesamiento de datos ... 20

2.2 Metodología Específica ... 20

2.2.1 Metodología financiera ... 20

2.2.2 Metodología legal ... 20

CAPITULO III. ... 28

3.1 Recolección y Tratamiento de Datos ... 28

3.1.1 Resultados de entrevista con el Gerente General de XFREIGHTCARGO S.A ... 28

3.1.2 Tabulación, interpretación y análisis del cuestionario. ... 30

3.1.3 Análisis FODA ... 45

3.1.4. Resultados ... 46

3.1.5 Antecedentes ... 47

3.1.6 Recursos Disponibles ... 47

3.2. Presentación y Análisis de Resultados ... 48

3.2.1 Introducción ... 48

3.2.2 Objetivo general ... 49

3.2.3 Objetivos específicos ... 49

3.2.4 Visión ... 49

3.2.5 Misión ... 49

(7)

vi

3.2.7 Políticas Administrativas ... 50

3.2.8 Sistema Contable ... 50

3.2.9 Capacitaciones a los empleados ... 51

3.2.10 Mapa de Procesos ... 52

3.2.11 Estructura organizacional ... 55

3.2.12. Estructura Funcional ... 56

3.3 Procedimientos administrativos, descripción Perfil del personal de la empresa ... 57

3.3.1 Gerencia General ... 57

3.3.2 Presidencia ... 58

3.3.3 Contador General. ... 59

3.3.4 Asistente Asistente Operativa ... 60

3.3.5 Asistente Contable ... 61

3.3.6 Mensajero ... 62

3.4 Procedimientos contables ... 63

3.4.1 Caja chica, objetivos, políticas, procesos ... 63

3.4.2 Bancos, objetivos, políticas, procesos ... 67

3.4.3 Cuentas por cobrar, objetivos, políticas, procesos ... 73

3.4.4 Cuentas por pagar, objetivos, políticas, procesos ... 76

3.4.5. Cuenta Ventas, objetivos, políticas, procesos ... 79

3.4.6 Cuenta Promoción y Publicidad, objetivos, políticas, procesos ... 82

3.4.7 Estado de situación financiera. ... 85

3.4.8 Balance General ... 86

3.4.9 Flujo de Caja ... 87

3.4.10 Aplicación según la Superintendencia de Compañías ... 88

3.4.11 Aplicación de Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados... 88

3.4.12 Aplicabilidad según las NIIF´s ... 89

3.4.13 Aplicación según las LORTI... 92

3.4.14 Indicadores Financieros ... 94

CAPITULO IV ... 99

4.1 Conclusiones ... 99

4.2 Recomendaciones ... 100

Bibliografía ... 101

Linkografías ... 101

(8)

vii

Índice de Tablas

Tabla 1: Otras Cuentas ... 9

Tabla 2: Proceso Contable ... 11

Tabla 3 Manual de funciones ... 30

Tabla 4 Funciones de los empleados ... 31

Tabla 5 Activades administrativas y contables ... 32

Tabla 6 Reglamentos y políticas de control interno ... 33

Tabla 7 Manual de políticas y procesos ... 34

Tabla 8 Trazo de objetivos ... 35

Tabla 9 Cronograma de cuentas por cobrar y pagar ... 36

Tabla 10 Conciliaciones bancarias ... 37

Tabla 11 Costo para mantener la empresa ... 38

Tabla 12 Capacitación del personal ... 39

Tabla 13Control interno ... 40

Tabla 14 Copias de seguridad ... 41

Tabla 15 Supervisión del área contable ... 42

Tabla 16 Análisis financiero al cierre del año ... 43

Tabla 17 Diseño de un manual de procedimientos ... 44

Tabla 18 Análisis FODA ... 45

Tabla 19 Recursos Disponibles ... 47

Tabla 20: Estructura Funcional ... 56

Tabla 21 Perfil de cargo gerencia ... 57

Tabla 22. Perfil de cargo Presidencia ... 58

Tabla 23 Perfil de cargo Contador ... 59

Tabla 24. Perfil de Asistente operativa ... 60

Tabla 25. Perfil de cargo Asistente Contable ... 61

Tabla 26. Perfil de cargo Mensajero ... 62

Tabla 28 Recibo de caja chica... 64

Tabla 29. Asiento de apertura ... 65

Tabla 30. Asiento de Reposición ... 65

(9)

viii

Tabla 32 Estado de Cuenta ... 68

Tabla 33. Conciliación Bancaria ... 68

Tabla 34. Asiento Contable ... 69

Tabla 35: Proceso de depósito ... 70

Tabla 36: Proceso de Conciliación Bancaria ... 71

Tabla 37. Asiento de Cuentas por cobrar ... 74

Tabla 38. Procedimiento de Cuentas por cobrar ... 75

Tabla 39: Cuentas por pagar ... 77

Tabla 40: Asiento Tipo Cuenta Ventas ... 80

Tabla 41: Asiento Tipo Gasto de Promoción y Publicidad ... 83

Tabla 43: Estado de Situación Financiera ... 85

Tabla 44: Balance General ... 86

Tabla 45: Flujo de Caja ... 87

Tabla 46: Comparación de Estados con P.C.G.A ... 89

Tabla 47: Aplicación de las NIIF´s ... 90

Tabla 48: Aplicación de las LORTI ... 92

Tabla 49. Razón Corriente ... 94

Tabla 50. Capital de trabajo ... 95

Tabla 51. Prueba Acida ... 95

Tabla 52. Nivel de Endeudamiento ... 96

Tabla 54. Solidez ... 97

Tabla 56. Resultado sobre las ventas ROS ... 98

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ix

Índice de Gráficos

Gráfico 1 Manual de funciones ... 30

Gráfico 2 Funciones de los empleados ... 31

Gráfico 3 Activades administrativas y contables ... 32

Gráfico 4 Reglamentos y políticas de control interno ... 33

Gráfico 5 Manual de políticas y procesos ... 34

Gráfico 6 Trazo de objetivos... 35

Gráfico 7 Cronograma de cuentas por cobrar y pagar ... 36

Gráfico 8 Conciliaciones bancarias ... 37

Gráfico 9 Costo para mantener la empresa ... 38

Gráfico 10 Capacitación del personal ... 39

Gráfico 11 Control interno ... 40

Gráfico 12 Copias de seguridad ... 41

Gráfico 13 Supervisión del área contable ... 42

Gráfico 14 Análisis financiero al cierre del año ... 43

Gráfico 15 Diseño de un manual de procedimientos ... 44

Gráfico 16 Mapa de procesos ... 54

Gráfico 17 Estructura Organizacional ... 55

Gráfico 18. Procedimientos Caja chica ... 66

Gráfico 19. Procedimientos de Bancos ... 69

Gráfico 20. Procedimiento de cuentas por pagar ... 78

Gráfico 21: Flujograma de Ventas ... 81

(11)

1

CAPITULO I.

INTRODUCCIÓN

1.1 El Problema de Investigación

1.1.1 Problema a Investigar

En la actualidad dentro del contexto de la competitividad empresarial surge la necesidad de poder contar con un sistema administrativo contable que permita contabilizar, analizar, interpretar y controlar los resultados obtenidos de las transacciones que realiza XFREIGHTCARGO S.A., y de esta manera poder detectar los problemas que podrían impedir el buen funcionamiento de la empresa, cuya actividad principal es la asesoría y logística en comercio exterior, así como el transporte de carga pesada, vinculados al Sector Privado.

La falta de un procedimiento que pueda analizar los procesos existentes genera la propuesta de diseñar un Sistema Administrativo- Contable que permita poner al descubierto las deficiencias en el desarrollo de la entidad, siendo necesario identificar las causas que originan la falta de organización en la empresa.

1.1.2 Objeto de estudio teórico

El objeto teórico de la presente investigación es diseñar un Sistema administrativo y contable como una herramienta aplicada de manera técnica que beneficiara la actividad financiera en la que se desarrolla la empresa, obteniendo información financiera disponible que esté libre de errores y que cumpla con las características necesarias para la toma oportuna de decisiones.

1.1.3 Objetivo del estudio práctico

(12)

2

1.1.4 Planteamiento del problema

XFREIGTHCARGO SA a pesar de ser una pequeña empresa y que se encuentra posicionada en el mercado, no había considerado en contar con un manual de procedimientos administrativos y contables para el desenvolvimiento de sus actividades diarias, al momento la empresa cuenta con técnicas simples de operación que hacen de su trabajo sea poco profesional.

La falta de organización en procedimientos administrativos tales como; la capacitación del personal, escasa supervisión de los estándares de desempeño, poca planeación de trabajo, hacen que se tenga deficiencias en el área administrativa.

En el área contable se ha detectado que no presta información necesaria especialmente en los desembolsos de los prestamos realizados, no se tiene acceso a movimientos de las cuentas bancarias, no se especifica días para el pago a proveedores, no existe conciliación bancaria.

Es por es esto que, se ve la necesidad de diseñar un sistema administrativo contable apto para las necesidades de la empresa y poder corregirlos de manera eficaz mejorando el servicio a los clientes, generando una sociedad que tenga satisfacción en el desarrollo institucional y así poder conseguir exitosamente las metas propuestas.

1.1.5 Formulación del Problema

¿Cuenta la empresa XFREIGHTCARGO S.A con un sistema Administrativo Contable para el mejoramiento de sus actividades?

1.1.6 Sistematización

 ¿Cuál es la situación actual de la empresa?

 ¿Buscar alternativas para el control de sistemas contables aplicables a la empresa?

 ¿De qué manera afecta a la empresa no contar con sistema administrativo-contable?

 ¿Mejorará la gestión de pagos de las cuentas por pagar pendientes por medio de un diseño

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3

1.1.7 Objetivo General

Diseñar un Sistema Administrativo Contable para la empresa XFREIGHTCARGO S.A, que permita mejorar el sistema de planificación, organización, dirección y control, obteniendo utilidades aceptables.

1.1.8. Objetivos Específicos

 Realizar un análisis actual de la empresa XFREIGHTCARGO S.A con el propósito de establecer las fortalezas, debilidades y amenazas.

 Mejorar el modelo de procedimientos contables para realizar los correctivos necesarios para estandarizar sus procesos y alcanzar sus objetivos.

 Sugerir la implementación del sistema administrativo contable con la finalidad de potenciar los resultados empresariales.

 Proponer políticas y directrices que definen la forma de gestionar los pagos a proveedores y toda la gestión administrativa y financiera.

1.1.9 Justificaciones

Las actividades administrativas y contables son de gran importancia en el crecimiento de una empresa, de aquí la necesidad de plantear dichos procedimientos a la sociedad con técnicas de observación y verificación de las condiciones en que funciona actualmente. La falta de procedimientos adecuados en la empresa exige a los administradores definir procesos de manera técnica y objetiva que no solo proporcionen información administrativa y contable sino que sirva para evaluar la situación real de la entidad y de esta manera les ayudará a tomar decisiones oportunas.

(14)

4

1.2 Marco Referencial 1.2.1 Marco Teórico

1.2.1.1 Diseño

La palabra diseño se refiere a un boceto, bosquejo o esquema que se realiza, ya sea mentalmente o en un soporte material, antes de concretar la producción de algo. El término también se emplea para referirse a la apariencia de ciertos productos en cuanto a sus líneas, forma y funcionalidades. (Gonzales Alvarazo, 2005)

Diseño significa un proceso de actividades encaminadas a la planificación de las actividades que realiza la empresa

1.2.1.1.1 Importancia

Según(Chase & Aquino , 2005)

El diseño de organizaciones implica fundamentalmente establecer la interrelación que presenta los principios de organización, al desarrollo de un nuevo sistema. La importancia de estos principios ha sido guiar a los demás y en la forma de crear sistemas de organización óptimos.

1.2.1.1.2 Clasificación

De acuerdo con esta conceptualización el diseño puede clasificarse en: • Diseño de grupos separados

• Diseño de un solo grupo

• Diseños factoriales

• Diseños de bloques de grupos al azar, etc.

1.2.1.1.3 Importancia del diseño

• Proporciona una herramienta gerencial

• Es un elemento fundamental para el cambio de los gerentes

(15)

5 • Proporciona motivación al empleado

• Se logran los objetivos de la organización.

1.2.1.2 Sistema

1.2.1.2.1 Definiciones de sistema

Un sistema es un conjunto, o un todo, formado por partes conectadas en cierta forma y orientadas al mismo propósito. (Terry & Franklin, 2003)

Es un conjunto de elementos dinámicamente relacionados formando una actividad para alcanzar un objetivo operando sobre datos para proveer información.

1.2.1.2.2 Características de los sistemas

Los factores que influyen en los sistemas y sus componentes están relacionados con las siguientes características: (Chase & Aquino , 2005)

a) Entradas: Son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos humanos o información, y las entradas pueden ser en serie, aleatoria y retroacción.

b) Procesos: El proceso de lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una máquina, un individuo, una computadora, un producto químico, una tarea realizada por un miembro de la organización, etcétera.

c) Salidas: La salida de los sistemas son los resultados que se obtienen de procesar la entrada. Al igual que ésta, puede adoptar la forma de productos, servicios de información. Las misma son el resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el propósito para el cual existe el sistema.

(16)

6

1.2.1.2.3 Tipos de sistemas a) Sistema de auditoria:

b) Sistema de control:

c) Sistema justo a tiempo

d) Sistema de administración de costos:

e) Sistema de inventario:

f) Sistema de costeo absorbente

g) Sistema de costo estándar:

h) Sistema de producción:

i) Sistema de contabilidad:

1.2.1.3 Contabilidad

1.2.1.3.1 Importancia de la contabilidad

La contabilidad es muy importante ya que dirigir una empresa constituye una tarea compleja. La empresa compra, vende realiza cobros y pagos, se relaciona con clientes, proveedores, empleados etc., y en todas estas existe un aspecto económico que es importante controlar. (MALDONADO PALACIOS)

La contabilidad proporciona información los hechos con la transcendencia económica derivados de la actividad de la empresa, facilitando a los gerentes la toma de decisiones para la buena marcha de la misma.

1.2.1.3.2 Clasificación de contabilidad

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7

 Contabilidad comercial o gerencial

 Contabilidad industrial o de costos

 Contabilidad bancaria

 Contabilidad agrícola

 Contabilidad de servicios en general, social

 Contabilidad gubernamental (Sarmiento, 2004, pág. p.p22)

1.2.1.3.3 Sistema contable

En el sistema contable de cualquier empresa se deben ejecutar tres pasos básicos relacionados con las actividades financieras, los datos se deben registrar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. (Horngreen, 2002, págs. p 8-9)

El sistema contable contiene la clasificación de las cuentas y de los libros de Contabilidad, formas, procedimientos y controles, que sirven para contabilizar y controlar el activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos y el resultado de las transacciones. (Bravo, 2005, pág. p. 33)

1.2.1.3.4 Definiciones de contabilidad.

La contabilidad ha sido expresada por diversos autores como técnica y como ciencia.

"La contabilidad es la técnica que nos ayuda a registrar, en términos monetarios, todas las operaciones contables que celebra la empresa, proporcionando, además, los medios para implementar un control que permita obtener información veraz y oportuna a través de los estados financieros, así como una interpretación de los mismos". (Romero Lopez, 2004)

"Es el sistema que mide la actividades del negocio, se procesa esa información convirtiéndola en informes y estados financieros y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar decisiones". (Robinson & Horngren , 1997)

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8 comerciantes individuales o empresas organizadas bajo la forma de sociedades mercantiles”. (Romero Lopez, 2004)

1.2.1.3.5 Cuenta

Es el nombre genérico que agrupa valores de la misma naturaleza. Todo lo relacionado con el efectivo se registrara en la cuenta caja (Bravo, 2005, pág. 33)

o Partes de la cuenta Toda cuenta tiene 3 partes

 Debe

 Haber

 Saldo (Bravo, 2005)

Movimientos de las cuentas

 Caja.- En esta cuenta se controla el movimiento de los valores en efectivo que posee la empresa (monedas, billetes y cheques a su favor) (Bravo, 2005)

 Bancos.- En esta cuenta se controla el movimientos de los fondos que la empresa posee en las Instituciones Bancarias (cuentas corrientes, cuentas de ahorros, etc) (Bravo, 2005, pág. 35)

 Cuentas y documentos por cobrar a clientes.-En estas cuentas se anotaran los movimientos de los créditos y los abonos realizados por los clientes en la venta de mercaderías o por la prestación de servicios (ZAPATA SANCHEZ, 2005, pág. P.145)

 Otras Cuentas y documentos por cobrar.- En esta cuenta se anotara el movimiento de los créditos concedidos y los abonados realizados por cualquier concepto que no sea la venta de mercaderías a crédito, anticipos a sueldos, dividendos o anticipo de impuestos

(ZAPATA SANCHEZ, 2005, pág. P.145)

(19)

9

1.2.1.3.6 Otras Cuentas

Tabla 1: Otras Cuentas

UTILES SUMINISTROS O

MATERIALES DE OFICINA

Papel, lápices, borradores, cintas adhesiva, esferográficos formularios, chips, etc.; para uso de la empresa

TERRENOS Terrenos que posee la empresa por aportación del dueño o de los socios y por adquisiciones posteriores.

EDIFICIOS Inmuebles que posee la empresa por aportaciones del capital y por por adquisiciones posteriores.

MUEBLES Y ENSERES Escritorios, anaqueles, sillas, etc. Para uso de la empresa.

EQUIPO DE

COMPUTACIÓN

Computadores, impresoras para uso de la empresa.

PRÉSTAMOS BANCARIOS Prestamos que las Instituciones Bancarias conceden a la empresa.

CAPITAL Aportes de los socios al inicio de las operaciones de la empresa; puede ser en efectivo o en bienes

Elaborado por: Maritza Cahuasqui Q

1.2.1.3.7 Plan de cuentas

Denominado también catálogo de cuentas, es la numeración de cuentas ordenadas sistemáticamente, aplicable a un negocio concreto, que proporciona los nombres y el código de cada una de las cuentas. (Bravo, 2005)

(20)

10 El plan o catálogo debe tener

Grupo y Subgrupo

1.- Activo

- Activo Corriente - Activo No Corriente - Otros Activos 2.- Pasivo

- Pasivo Corriente (Corto Plazo) - Pasivo No Corriente (Largo Plazo) 3.- Patrimonio

- Capital - Reservas

- Superavit de Capital 4.- Ingresos

- Ingresos Operacionales - Ingresos No Operacionales 5.- Costos

- Costos Operacionales - Costos No Operacionales 6.- Gastos

- Gastos Operacionales - Gastos No Operacionales 7.- Cuentas de orden

- Cuentas de Orden Deudoras

- Cuentas de Orden Acreedoras (Bravo, 2005, pág. 40)

1.2.1.3.8 Proceso contable o Ciclo contable

El proceso contable se refiere a todas las operaciones y transacciones que registra la Contabilidad en un periodo determinado, regularmente en el año calendario o ejercicio económico, desde la apertura de libros hasta la preparación y elaboración de estados financieros. (MALDONADO

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11

Tabla 2: Proceso Contable

COMPROBANTES DOCUMENTOS

LIBROS AUXILIARES ESTADO DE SITUACION

INICIAL

LIBRO DIARIO

CIERRE DE LIBROS LIBRO MAYOR

BALANCE DE COMPROBACION

AJUSTES

HOJA DE TRABAJO

ESTADOS FINANCIEROS

ESTADO DE FLUJO DEL EFECTIVO ESTADO DE SITUACION

ECONOMICA ESTADO DE SITUACION

FINANCIERA

ESTADO DE GANANCIAS RETENIDAS

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO

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12

1.2.1.3.9 Estados Financieros

Los estados financieros se elaboran al final de un periodo contables con el objeto de proporcionar información sobre la situación económica y financiera de la empresa. Esta información permite

examinar los resultados obtenidos y evaluar el potencial futuro de la compañía a través de: Según (Bravo, 2005, pág. p.201) los clasifica

o El estado de resultados o de Pérdidas y Ganancias.- Denominado también estado de

Situación Económica, Estado de rentas y Gastos, Estado de Operaciones, se elabora al finalizar el periodo contable con el objeto de determinar la situación económica de la

empresa.

o El Estado de Ganancias Retenidas.- Se denomina también Estado de Superavit o Estado

de Utilidades no Distribuidas, etc, se elabora al finalizar el periodo contable para demostrar los cambios que ocurren en la cuenta de Superavit, durante un periodo contable.

o EL Estado de Flujo del Efectivo.- Se elabora al término de un ejercicio económico o

periodo contable para evaluar con mayor objetividad la liquidez o la solvencia de la empresa.

Objetivo.- La información sobre los flujos de efectivo de una empresa es útil para proporcionar a los usuarios de los estados financieros una base para evaluar la habilidad de la empresa para generar efectivo y sus equivalentes y las necesidades de la empresa para

utilizar dichos flujos de efectivo. Las decisiones económicas que toman los usuarios requieren una evaluación de la habilidad de una empresa para generar efectivo y sus

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13 o El Estado de Situación Financiera.- Denominado también Balance General se elabora al

finalizar un periodo contable para determinar la situación financiera de la empresa en una

fecha determinada.

o El Estados de Cambio en el Patrimonio.- Se denomina también Estado de Evolución en

el Patrimonio que permite conocer y analizar los cambios en políticas contables sobre las cuentas patrimoniales dentro de un periodo y de un periodo a otro, partiendo de los componentes del patrimonio son los derechos que tienen los accionistas sobre la empresa,

por lo tantos estos son los más interesados en conocer la situación de su patrimonio y de las variaciones que ha sufrido las cuentas de capital, reservas, superávit y resultados.

(Bravo, 2005, pág. p.291)

1.2.1.3.10 Análisis Financiero

Es un proceso que comprende la recopilación, interpretación, comparación y estudio de los estados financieros y datos operacionales de un negocio. Esto implica el cálculo e interpretación de porcentajes, tasas, tendencias e indicadores, los cuales sirven para evaluar el desempeño financiero y operacional de una empresa y de manera especial para facilitar la toma de decisiones. (Anaya, pág. p.30)

El análisis de los estados financieros es el proceso crítico dirigido a evaluar la posición financiera, presente y pasada y los resultados de las operaciones de una empresa, con el objetivo primario de establecer las mejores estimaciones y predicciones posibles sobre las condiciones y resultados futuros. (Bernstein, pág. p.27)

Metodología.-No existe una metodología única para el análisis financiero, esta varía de acuerdo al criterio de los diferentes autores, sin embargo los métodos más conocidos y aplicados son:

 Análisis Vertical

 Análisis comparativo u horizontal

 Análisis de tendencias

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14

 Diagnóstico financiero (Bravo, 2005, pág. p.296)

 Análisis Vertical

El análisis vertical tiene la característica de estático y únicamente permite la obtención de índices financieros por la comparación porcentual de las cuentas respecto a los subgrupos, grupos y sectores financieros. Es un análisis estático porque estudia la situación económica o financiera de un momento determinado sin tener en cuenta los cambios ocurridos a través del tiempo. (Bravo, 2005)

 Análisis Comparativo u Horizontal

Se basa en la comparación entre dos o más estados financieros, tiene la característica de dinámico y permite la obtención de índices, porcentajes más objetivos y confiables. Es un análisis dinámico porque se ocupa del cambio o movimiento de cada cuenta de un periodo a otro. (Bravo, 2005)

 Análisis de Tendencias

Consiste en analizar los estados financieros en base a estados comparativos con el propósito de identificar comportamientos específicos que tengan la tendencia o proyección definida según la naturaleza de la cuenta o variable de estudio. (Bravo, 2005)

 Análisis de Fluctuaciones

Este método tiene como propósito el identificar o comentar sobre situaciones de comportamientos especiales eventuales: cíclicas o estacionales e irregulares (Bravo, 2005)

 Diagnostico Financiero

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15

1.2.1.3.11 Razones e Indicadores Financieros

Los indicadores financieros constituyen la forma más común del análisis financiero

Razón es el resultado de establecer la relación numérica entre dos cantidades: estas dos cantidades son dos cuentas diferentes del balance general y/o el estado de pérdidas y ganancias. El análisis por razones o índices señala puntos fuertes o débiles de una empresa, además indica probabilidades y tendencias.

 Indicadores o Índices de Liquidez a Corto Plazo

Miden la capacidad que tiene la empresa para cancelar sus obligaciones a corto plazo y atender con normalidad sus operaciones.

Los índices más utilizados para este tipo de análisis son:

 Índices de solvencia o razón corriente

 Índices de liquides

 Índice de Liquidez Inmediata o Prueba Acida

 Índice de Inventarios a Activo Corriente

 Índice de Rotación de Inventarios

 Indicadores de Estructura Financiera y Solvencia a Largo Plazo

 Índices de solidez

 Índices de patrimonio o activo total

 Índice de Capital neto a pasivo total

 Índice de endeudamiento

 Índice de Capitalización

 Indicadores de Rentabilidad

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16

 Rentabilidad sobre ventas

 Rentabilidad sobre el patrimonio

 Rentabilidad sobre el capital pagado

 Rentabilidad sobre el activo total

 Rentabilidad sobre los activos fijos o rentabilidad Económica

 Capacidad de pago o Índice de Cobertura de la deuda (Bravo, 2005, págs. p.300-301)

1.2.2 Marco Conceptual

Asiento.-Registro de transacciones en cuentas deudoras y en cuentas acreedoras

Acreedor.- Persona a quien se le adeuda una suma de dinero

Activo.- Conjunto integrado por bienes, derechos y valores de propiedad de una empresa (A=P+C)

Balance.-Igualdad numérica entre Debe y Haber

Beneficio.-Ganancia o utilidad que produce una empresa

Capital.- derecho del propietario sobre el activo de la empresa

Conciliación Bancaria.- Verificación del movimiento de las cuentas representativas de los depósitos bancarios

Deudas.- Obligaciones contraídas por compras, servicios recibidos.

Diario.- Libro de primera entrada en donde se registran las operaciones en forma cronológica.

Gasto.- Desembolso necesario para cumplir los objetivos de la empresa.

Impuestos.- Contribuciones que pagan todos los habitantes de la nación y que recauda el gobierno para hacer frente a los gastos que requiere el cumplimiento de las funciones a cargo del Estado

Partida Doble.- Sistema de contabilidad según el cual se registra cada transacción en cuentas deudoras y acreedoras No hay deudor sin acreedor

(27)

17

CAPÍTULO II

MÉTODO

2.1 Metodología General

2.1.1 Nivel de estudio

El tipo de método que se llevó a cabo en esta investigación es el descriptivo, ya que se conoce las debilidades en los procesos administrativos y contables de la empresa XFREIGHTCARGO S.A para luego describir, analizar e interpretar los datos obtenidos, en términos claros y precisos y a la vez que permite hacer las predicciones de lo que sucederá en caso de no aplicar correctamente las recomendaciones.

Adicionalmente se utilizó el método explicativo que permitió conocer las principales causas existentes y por ende los efectos en los objetivos específicos.

En consecuencia las metodologías descriptiva y explicativa empleadas en esta investigación fueron el denominador común del trabajó en este proyecto.

2.1.2 Modalidad de la investigación

 Investigación de Campo.- Se realizó la investigación de campo ya que la información que se requirió para este proyecto se obtuvo del lugar de los hechos es decir de la empresa XFREIGHTCARGO S.A, ayudó a dar información de los acontecimientos que suceden en la empresa con la que se puedo identificar los verdaderos problemas dentro de la sociedad.

(28)

18

2.1.3 Método

Los métodos planteados para llevar a cabo la presente investigación son:

 Método de Observación.- Mediante la utilización de este método se pudo recopilar toda la información que se requería para la propuesta del sistema administrativo y contable.

 Método Inductivo.- Con este método se pudo realizar un análisis de los eventos contables y cómo maneja el personal la información para dar cuenta del estado real de la empresa tanto contable como administrativo y si la información que se maneja es oportuna y confiable para la toma de decisiones y crecimiento de XFREIGHTCARGO S.A

 Método deductivo.- Con la aplicación de este método se pudo de analizar su movimientos administrativos y contables que ha permitido ver la situación actual de la empresa, verificando las falencias que tiene y las que tocaría mejorar dentro de la misma para lograr obtener los objetivos deseados

 Método Análisis y síntesis.- Con la utilización de este método se pudo tomar en cuenta los estados financieros que permitan obtener información de cómo se manejan los procesos contables y analizar los índices financieros comparando con el año 2014. Y a la vez que permite dar soluciones o estrategias para mejorar su desempeño empresarial.

 Método estadístico.- Este método se empleó porque se realizó encuestas al universo de la empresa, se tabuló la información obtenida que permitió el análisis de la información obteniendo un diseño para las conclusiones y recomendaciones

2.1.4 Población y muestra

En esta de investigación se trabajó con el universo de la empresa XFREIGHTCARGO S.A y no se necesitó del apoyo de ninguna fórmula, es mejor realizar la encuesta a todo el personal para obtener así una información más precisa.

El personal está conformado por:

(29)

19 1 Presidente

1 Asistente Operativo

1 Contador General

1 Asistente Contable

1 Mensajero

2.1.5 Selección instrumentos de investigación

Para el desarrollo de un sistema administrativo y contable para la empresa XFREIGHTCARGO S.A, fue necesario utilizar los instrumentos de investigación con el fin de recopilar de mejor manera la información más importante de las diferentes fuentes, plantear ideas, formular problemas y fundamentar esta investigación.

Dentro de los instrumentos de investigación que se utilizó son los detallados a continuación

 La encuesta: Se realizó entrevistas a todo el personal de la empresa para conocer cómo se manejan los recursos económicos y humanos, saber cuáles son los procedimientos contables y estar al tanto de cómo se maneja la información dentro de la empresa, esto permitió conocer cuáles son las debilidades para mejorar los procedimientos y el control.

 Observación Directa.- Permitió generar información actualizada mediante las entrevistas y encuestas a los trabajadores y administrativos de la empresa.

 Libros: Son muy útiles ya que guían el proceso de la investigación, tomando aquellos que se especializan en el tema y así emplear de forma correcta la información recopilada a mediante la consulta de varios autores.

 Documentos: Se realizó una revisión y un análisis de todos aquellos documentos de información primaria como son los estados financieros por ser de alta importancia para la presente investigación

(30)

20

2.1.6 Procesamiento de datos

Luego de obtenida toda la información necesaria en función de la propuesta de sistema administrativo-contable, se planteó una encuesta donde se procesó los datos y se cuantificó con cuadros estadísticos, se realizó el análisis respectivo de los resultados obtenidos, para ayudar a la empresa a cubrir sus debilidades y a obtener un mejor resultado.

Para realizar las preguntas de la encuesta y para obtener información importante se realizó un cuestionario que sirvió para el análisis FODA, el cual permite ver cuáles son las debilidades, fortalezas y amenazas de la empresa.

La información obtenida de la investigación permitió presentar informes escritos detallando los resultados obtenidos con sus respectivas conclusiones y recomendaciones.

2.2 Metodología Específica

2.2.1 Metodología financiera

El plan financiero es la parte más importante del proyecto que refleja la posibilidad de que la empresa pueda crecer y mantenerse, ya que si tiene perdida continua cerrara sus operaciones.

Este trabajo se enfoca en obtener índices financieros en relación de las cifras extraídas de los estados financieros del año 2014 con el objeto de formarse una idea de la empresa, que le permita tomar decisiones de carácter financiero para obtener resultados que sean beneficios para la empresa.

2.2.2 Metodología legal

(31)

21

 Superintendencia de compañías.

Una entidad autónoma, reactiva y sólida que cuenta con mecanismos eficaces y modernos de control, supervisión y de apoyo al sector empresarial y de mercado de valores, cuya función es controlar y fortalecer la actividad societaria y propiciar el desarrollo en las empresas.

Dentro de la entidad es necesario registrar la información con respecto a la Superintendencia de Compañías, en cuanto a cambios en el Patrimonio, presentación de estados financieros, flujos de caja se refiere, ya que también es una entidad que realiza la supervisión, regulación y control adecuado de la presentación de la información periódica de una empresa.

 Servicio de rentas internas.

Es una entidad técnica y autónoma que tiene la responsabilidad de recaudar los tributos internos establecidos por Ley mediante la aplicación de la normativa vigente. Su finalidad es la de consolidar la cultura tributaria en el país, a efectos de incrementar sostenidamente el cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias por parte de los contribuyentes.

Dentro de las obligaciones tributarias que la empresa XFREIGHTCARGO S.A, mantiene con el SRI (Servicio de Rentas Internas), se encuentra:

 Declaración de Impuesto al valor agregado (IVA)

 Declaración del Impuesto a la Renta

 Pago del Anticipo del Impuesto a la Renta

 Declaración de Retenciones en la Fuente del Impuesto a la Renta

 Declaración del Impuesto a los Consumos Especiales

 Anexo de Retenciones en la Fuente del Impuesto a la Renta por otros conceptos (REOC).

 Anexo Transaccional Simplificado (ATS).

(32)

22

 Ministerio de relaciones laborales.

El ministerios de Relaciones Laborales armoniza las relaciones mediante el diálogo y la concentración, como mecanismos, válidos para alcanzar la paz y bienestar socio-laboral del país, para que, junto con la implementación de políticas activas de empleo y la participación de los diferente actores sociales, permitan disminuir los índices de desempleo y subempleo, mejorando las condiciones de vida de la población, fundamentando su accionar en principios de equidad, justicia, precautelando la salud y medio ambiente y convencidos que el usuario – ciudadano es la razón de ser del Ministerio.

Dentro de las obligaciones que conlleva a la empresa XFREIGTHCARGO S.A con el Ministerio de Relaciones Laborales, se encuentra la afiliación directa con el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social a todos los colaboradores de la empresa, así como la legalización de los contratos de trabajo desde el primer día de labores del empleado, además la presentación de todo lo referente con pagos de beneficios sociales (décimo tercero, décimo cuarto, fondos de reserva, vacaciones, utilidades). Adicionalmente en esta Institución se genera la presentación y legalización de las actas de finiquito, registro de pago de liquidaciones, pago de otros haberes a aquellos empleados que dejan de laborar en la empresa.

 Instituto ecuatoriano de seguridad social.

Es una entidad, cuya organización y funcionamiento se fundamenta en los principios de solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia, subsidiaridad y suficiencia. Se encarga de aplicar el Sistema del Seguro General Obligatorio que forma parte del sistema nacional de Seguridad Social, que administra y controla el aporte de los empleados.

(33)

23

 Normas internacionales de información financiera

Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) son las normas contables emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB, por sus siglas en inglés) con el propósito de uniformizar la aplicación de normas contables, de manera que sean globalmente aceptadas, comprensibles y de alta calidad.

A continuación se presenta un resumen de las NIIF vigentes al 31 de agosto de 2015 para una mayor compresión de las mismas con el objetivo que posterior a su revisión y con mayor grado de conocimiento poder darles a conocer las normas que se utilizarán en la empresa XFREIGHT S.A en dónde implementaré el sistema administrativo – contable.

Cuadro 1: Conceptos de NIIF´S

NIIF RESUMEN

NIIF 1.

Adopción por Primera Vez de la Normas Internacionales de Información Financiera.

Fecha de emisión: enero 1, 2012 Objetivo:

Asegurar que los Estados Financieros emitidos por la entidad cuando se adopta por primera vez la NIIF sean de alta calidad y cumplan con los requisitos de:

 Información transparente y comparable para todos los periodos que se presenten;

 Genere un punto de partida adecuado para la contabilización según NIIF (Balance de apertura)

 No genera costos excesivos para ser obtenida.

NIIF 2.

Pagos basados en acciones

(34)

24

NIIF 3.

Combinaciones de negocios

Mejorar la relevancia, la fiabilidad y la comparabilidad de la información sobre las combinaciones de negocios y sus efectos, que una empresa proporciona a través de sus estados financieros. NIIF 4.

Contratos de Seguro

Especificar la información financiera que debe ofrecer, sobre los contratos de seguro, la entidad emisora (aseguradora), hasta que el IASB complete la segunda fase de su proyecto sobre contratos de seguro.

NIIF 5.

Activos no Corrientes Mantenidos para la Venta y Operaciones Descontinuadas.

Fecha de emisión: enero 1, 2012 Objetivo

El objetivo de esta NIIF es especificar el tratamiento contable de los activos mantenidos para la venta, así como la presentación e información a revelar sobre las actividades interrumpidas. La NIIF:

a) Adopta la clasificación de “mantenidos para la venta”. b) Introduce el concepto de grupo de activos para su

disposición, que es un grupo de activos de los que la entidad quiere disponer, ya sea por venta o de otro modo, en conjunto como grupo, mediante una única transacción en que también se transfieren los pasivos asociados directamente con dichos activos.

c) Clasifica una operación como discontinuada en la fecha en que la operación cumple los requisitos para ser clasificada como mantenida para la venta o cuando la entidad ha dispuesto de la operación.

NIIF 6.

Fecha de emisión: enero 1, 2012

(35)

25 Exploración y Evaluación de

Recursos Naturales

La NIIF:

a) Permite que una entidad desarrolle una política contable para activos para la exploración y evaluación.

NIIF 7.

Instrumentos Financieros: Información a Revelar

El objetivo de la NIIF 7, es requerir que las empresas revelen información que permita evaluar:

 La importancia de los instrumentos financieros en su situación financiera y en su rendimiento.

 La naturaleza y el alcance de los riesgos procedentes de los instrumentos financieros a los que la entidad se haya expuesto, así como la forma de gestionar dichos riesgos.

NIIF 8.

Segmentos de Operación

Principio básico: Una entidad revelará información que permita que los usuarios de sus estados financieros evalúen la naturaleza y los efectos financieros de las actividades de negocio que desarrolla y los entornos económicos en los que opera.

La NIIF especifica la manera en que una entidad debe proporcionar información sobre sus segmentos de operación en los estados financieros anuales y, como una modificación correspondiente a la NIC 34 Información Financiera Intermedia, requiere que una entidad proporcione información específica sobre sus segmentos de operación en la información financiera intermedia.

NIIF 9.

Instrumentos Financieros

(36)

26

NIIF 10.

Estados Financieros

Consolidados

Los estados financieros consolidados son los estados financieros de un grupo en el que los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, y flujos de efectivo de la controladora y sus subsidiarias se presentan como si se tratase de una sola entidad económica. Objetivo:

Establecer los principios para la presentación y preparación de estados financieros consolidados cuando una entidad controla una o más entidades distintas.

NIIF 11.

Acuerdos Conjuntos

Fecha de emisión: enero 1, 2012 Sustituye a la SIC 13 y la NIC 31.

Objetivo

Establecer los principios para la presentación de información financiera por entidades que tengan una participación en acuerdos que son controlados conjuntamente. La NIIF 11 requiere que una parte de un acuerdo conjunto determine el tipo de acuerdo conjunto en el que está involucrada mediante la evaluación de sus derechos y obligaciones que surgen del acuerdo.

NIIF 12.

Información a Revelar sobre Participaciones en Otras Entidades

Fecha de emisión: enero 1, 2012.

Incluye todos los requisitos de revelación de dependientes, asociadas, acuerdos conjuntos y entidades estructuradas consolidadas y no consolidadas.

Objetivo:

El objetivo de esta NIIF es requerir que una entidad revele información que permita a los usuarios de sus estados financieros evaluar:

a) la naturaleza de sus participaciones en otras entidades y los riesgos asociados con éstas.

(37)

27

NIIF 13.

Medición al Valor Razonable

El valor razonable es el precio que se recibiría por vender un activo o pagaría por transferir un pasivo en una transacción ordenada entre participantes de valor razonable es un precio de salida y no de adquisición

La NIIF 13, se usará cuando otra NIIF requiera o permita mediciones a valor razonable o información a revelar sobre mediciones a valor razonable

NIIF 14.

Cuentas de Diferimientos de Actividades Reguladas

(Vigente desde Enero 2016)

NIIF 15.

Ingresos de Contratos con Clientes

(Vigente desde Enero 2017)

Elaborado por: Maritza Cahuasqui Q

Fuente: Investigacion de campo Empresa: Xfreightcargo S.A

(38)

28

CAPITULO III.

RESULTADOS

3.1 Recolección y Tratamiento de Datos

3.1.1 Resultados de entrevista con el Gerente General de XFREIGHTCARGO S.A Gerente General: Ing. Alberto Ojeda

1) ¿La empresa XFREIGHTCARGO S.A dispone de un plan estratégico a corto, mediano y largo plazo para el manejo de su gestión administrativa y contable?

En la actualidad, cada empleado sabe sus funciones, pero no se tiene definidas estrategias a lo largo del tiempo.

2) ¿La estructura organizacional tiene un organigrama diseñado?

Existe actualmente a asignación de puestos y funciones, sin embargo no posee un organigrama diseñado.

3) ¿La supervisión de las actividades de cada área son ejecutadas por usted?

La supervisión total de las áreas es realizada por el presidente, quien me informa a mi de la gestión realizada, por lo general esto se hace en reuniones de junta cada dos meses.

4) ¿Cómo es el manejo del proceso contable?

(39)

29

5) ¿Se capacita al personal de la empresa?

Únicamente al momento el personal y la gerencia mantiene reuniones cada mes para ver el desempeño y hablar sobre las ventas, problemas con clientes, pero no se tiene un programa de capacitación como tal.

6) ¿La empresa tiene un sistema contable para el manejo financiero?

No, únicamente se mantiene un sistema de facturación, que facilita el ingreso de la documentación y las declaraciones al SRI.

(40)

30

3.1.2 Tabulación, interpretación y análisis del cuestionario.

1.- ¿Cuenta la empresa con un detalle de funciones del personal en forma escrita? Tabla 3 Manual de funciones

OPCIONES RESULTADO PORCENTAJE

SI 0 0%

NO 6 100%

TOTAL 6 100%

Elaborado por: Maritza Cahuasqui Q Fuente: Investigacion de campo Empresa: Xfreightcargo S.A

Gráfico 1 Manual de funciones

Elaborado por: Maritza Cahuasqui Q Fuente: Investigacion de campo Empresa: Xfreightcargo S.A

Interpretación y análisis

El 100% del personal administrativo manifiestan que la empresa no cuenta con un manual de funciones en forma escrita ya que las disposiciones la reciben de forma verbal, y al ser de esta manera muy pocas veces cumplen los cargos de manera correcta.

Si 0%

No 100%

(41)

31 2.- ¿Los empleados de la empresa cumplen con sus funciones correctamente?

Tabla 4 Funciones de los empleados

SI 3 50%

NO 3 50%

TOTAL 6 100%

Elaborado por: Maritza Cahuasqui Q Fuente: Investigación de campo Empresa: Xfreightcargo S.A

Gráfico 2 Funciones de los empleados

El 50% de los encuestados tienen claro las funciones a realizar el otro 50% no las tiene, con lo que existe una incertidumbre entre quienes trabajan en la empresa ya que no existe

un manual de funciones en las que se especifique las funciones a realizar de cada uno de ellos de acuerdo al cargo que desempeñan.

Si 50% No

50%

(42)

32

3.- ¿Creé usted que los trabajos administrativos y contables son llevados adecuada y

oportunamente por parte de los directivos de la empresa?

Tabla 5 Activades administrativas y contables

SI 4 66.66%

NO 2 33.33%

TOTAL 6 100%

Gráfico 3 Activades administrativas y contables

El resultado es que el 67 % de los encuestados dicen que son llevadas de forma oportuna,

el 33 % de ellos dicen lo contrario, esta diferencia se debe a que existen inconvenientes al momento de manejar de forma oportuna la información.

Si 67% No

33%

(43)

33

4.- ¿La empresa se rige por reglamentos y políticas de control interno?

Tabla 6 Reglamentos y políticas de control interno

SI 0 0%

NO 6 100%

TOTAL 6 100%

Gráfico 4 Reglamentos y políticas de control interno

En la gráfica se puede observar claramente que el 100% de los encuestados indica que la empresa no se rige por políticas de control interno, es por ello que se ve en la necesidad de implementar un manual de procedimientos que les permita una tener una idea clara de cómo

llevar sus actividades diarias laborales. Si

0%

No 100%

(44)

34

5.- ¿Considera necesario que se elabore un manual de políticas y procesos por escrito para que la empresa funcione mejor?

Tabla 7 Manual de políticas y procesos

SI 6 100%

NO 0 0%

TOTAL 6 100%

Gráfico 5 Manual de políticas y procesos

El 100% de los encuestados manifiesta que están de acuerdo que se elabore un manual de

políticas y procesos en forma escrita ya que mediante este manual se podrá desarrollar de mejor manera cada una de las actividades de la empresa.

Si 100%

No 0%

(45)

35

6.- ¿Considera usted que la empresa debe trazarse objetivos para el año y hacer todo

lo posible por cumplirlos?

Tabla 8 Trazo de objetivos

SI 6 66.66%

NO 0 33.33%

TOTAL 6 100%

Gráfico 6 Trazo de objetivos

Elaborado por: Maritza Cahuasqui Q Fuente: Investigación de campo Empresa: Xfreightcargo S.A Interpretación y análisis

Los resultados de la pregunta indican que el 67% de los administrativos de la empresa deben trazar objetivos que le permitan enfocar sus esfuerzos a la misma dirección con la intención de obtener resultados de crecimientos y que la empresa pueda competir con otras.

Si 67% No

33%

(46)

36

7.- ¿Existe un cronograma de pagos para las cuentas por cobrar y pagar?

Tabla 9 Cronograma de cuentas por cobrar y pagar

SI 4 67%

NO 2 33%

TOTAL 6 100%

Gráfico 7 Cronograma de cuentas por cobrar y pagar

El 67 % de los encuestados dicen que existe un calendario de pagos y cobros, el 33 % de

ellos dicen lo contrario.

La diferencia radica que no se cumple el calendario de pagos ya que la última decisión la toma el gerente en cambiar y decidir a quien se paga o no.

Si 67% No

33%

(47)

37

8.- ¿La empresa realiza conciliaciones bancarias al menos una vez al mes?

Tabla 10 Conciliaciones bancarias

SI 0 0%

NO 6 100%

TOTAL 6 100%

Gráfico 8 Conciliaciones bancarias

Según el resultado de esta pregunta el 100% de los encuestados manifestaron que no se

realiza conciliaciones bancarias.

Las personas encuestadas manifestaron que esta información es difícil de conseguir ya que es el gerente quien maneja las cuentas bancarias.

Si 0%

No 100%

(48)

38

9.- ¿Se sabe cuánto se gasta y el costo para mantener la empresa?

Tabla 11 Costo para mantener la empresa

SI 2 33.33%

NO 4 66.66%

TOTAL 6 100%

Gráfico 9 Costo para mantener la empresa

En esta pregunta los encuestados manifiestan que el 67% de los encuestados no saben

cuánto se gasta y cuál es el costo para mantener a la empresa, y lo contrario indican el 33%, por lo que se ve claramente en la necesidad de realizar análisis financieros para ver la

rentabilidad de la empresa.

Si 33%

No 67%

(49)

39

10.- ¿Conoce si la empresa dispone de un plan anual de capacitación?

Tabla 12Capacitación del personal

SI 6 0%

NO 0 100%

TOTAL 6 100%

Gráfico 10 Capacitación del personal

Elaborado por: Maritza Cahuasqui Q Fuente: Investigación de campo

Mediante la tabulación de esta pregunta da como resultado de que el 100 % de los

encuestados desconocen de la existencia de una plan anual de capacitación para el personal, lo que indica una debilidad importante para el buen funcionamiento de la empresa, por lo tanto es indispensable que el Gerente cuente con un plan de capacitación que sirva de ayuda

para que el personal pueda brindar sus servicios de una manera adecuada para los cliente. Si

100%

No 0%

(50)

40

11.- ¿Tiene conocimientos usted sobre procedimientos de control interno?

Tabla 13Control interno

SI 5 83,33%

NO 1 16,66%

TOTAL 6 100%

Gráfico 11 Control interno

Apenas el 17% de los encuestados indica que no tiene conocimientos, y el 83% de los encuestados conocen o tienen idea de lo que es un procedimiento de control interno. para lograr un mejor desempeño en la empresa es necesario que todo el personal conozca sobre

los procedimientos internos a seguir.

Si 83% No

17%

(51)

41

12.- ¿La empresa hace copias de respaldo o de seguridad de los archivos más

importantes como cuentas por cobrar, estados financieros, SRI etc? directivos de la

empresa?

Tabla 14 Copias de seguridad

SI 2 33,33%

NO 4 66.66%

TOTAL 6 100%

Gráfico 12 Copias de seguridad

En esta pregunta el 33% de los encuestados indican que sí y el 67% dice que no cuenta

con respaldos de seguridad de la empresa.

El gerente debe tomar la decisión de contar con un disco externo para asegurar la información financiera de la empresa.

Si 33%

No 67%

(52)

42

13.- ¿Considera que en el área contable existe supervisión y revisión de forma

pertinente y apropiada?

Tabla 15 Supervisión del área contable

SI 2 33,33%

NO 4 66.66%

TOTAL 6 100%

Gráfico 13 Supervisión del área contable

Al tabular esta pregunta el 67% de los encuestados indica que no existe suficiente mientras que el 33% indican lo contrario. La mayoría de empleados manifestaron que hace falta más

control y supervisión en el área contable para que pueda funcionar de mejor manera y tener la información financiera clara y oportuna.

Si 33%

No 67%

(53)

43

14.- ¿Se realiza un análisis financiero al cierre de cada año?

Tabla 16 Análisis financiero al cierre del año

SI 3 50%

NO 3 50%

TOTAL 6 100%

Gráfico 14 Análisis financiero al cierre del año

Los resultados de esta pregunta a los empleados de la empresa arrojan que el 50% de los encuestados dicen que si realiza análisis financieros al cierre de cada año, el otro 50%

expresa que no sabe o desconoce del tema.

Si…

No 50%

(54)

44

15.- ¿Desearía usted que la empresa XFREIGHTCARGO S.A diseñe un manual de

procedimientos Administrativos y contables para que el personal tenga clara las

funciones que debe realizar?

Tabla 17 Diseño de un manual de procedimientos

SI 6 100%

NO 0 0%

TOTAL 6 100%

Gráfico 15 Diseño de un manual de procedimientos

El 100% de los encuestados manifestaron que si desean que se cree un manual de procedimientos administrativos y contables

Actualmente cualquier tipo de empresa sea pequeñas medias o grandes manejen sus actividades con procedimientos establecidos para que puedan tener resultados eficientes, por tal razón todos los encuestados coincidieron es decir que están de acuerdo en que se diseñe un manual de procedimientos administrativos y contables.

Si 100%

No 0%

(55)

45

3.1.3 Análisis FODA

El Análisis FODA se realizó de manera conjunta con el Gerente General Ing. Alberto Ojeda,

obteniendo las siguientes fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.

Tabla 18 Análisis FODA

Fortalezas Oportunidades

 Atención al cliente personalizada

 Puntualidad en los horarios

 Constante reuniones con los trabajadores.

 Seguridad del mercadería transportada

 Buena publicidad

 Ubicación estratégica

 Mercado en auge

 Competir de manera más sólida a nivel internacional

 Con el incremento de empresas dedicadas a las exportaciones habrá oportunidad para abrir más sucursales en el país.

Debilidades Amenazas

 Clientes insatisfechos con el servicio

 No existe un manual de funciones que ayude a estar informado de los procesos que realizan los empleados

 No hay organigramas estructurales diseñados.

 Falta de un sistema administrativo y contable que faciliten el desarrollo normal de las actividades de la empresa.

 Dependencia del sector petrolero

 Falta de esmero en la atención al cliente

 Competidores directos en la actualidad.

 Surgimiento de nuevas empresas

 Competidores ofrecen precios más bajos

 Constantes promociones por parte de los competidores

 Existencia de la competencia informal.

 Mercado de courier de rápido crecimiento y márgenes altos

(56)

46

3.1.4. Resultados

XFREIGHTCARGO S.A no cuenta con un manual de procedimientos, esto ocasiona que muchas

veces el personal se rija a base de la improvisación, sin saber si lo hace de forma correcta, el personal toma una decisión dependiendo de las circunstancias y del momento; esta hace que el

trabajo disminuya y que no le permiten prosperar, más bien, hace cometer errores muy básicos en la ejecución de su trabajo.

No cuenta con un reglamento interno que regule a los empleados y que guíe a los trabajadores a

realizar de mejor manera sus labores y procesos adecuadamente, es importante que tengan claro las obligaciones y prohibiciones a la que deben sujetarse el personal que entre a laborar en la empresa, tampoco cuenta con un manual de funciones de forma escrita, ya que todo se lo realiza

de manera verbal.

A la empresa le hace falta un mapa de procesos, una estructura orgánica y funcional, que

especifique las funciones de cada departamento para que se pueda organizar de mejor manera las actividades diarias de la empresa.

No tiene un correcto manejo de las cuentas por cobrar y principalmente en las cuentas por pagar ya que es el Gerente quién decide a quien paga y en qué momento, esto ha ocasionado bastantes inconvenientes con los proveedores por la falta de seriedad en el cumplimiento del cronograma de

pagos, no se posee políticas contables que ayuden a controlar las cuentas, por lo tanto no tiene un sistema adecuado que controle la información o que le permita validar dicha información.