UNIVERSIDAD DEL ISTMO
GERENCIA FINANCIERA CORPORATIVA
Presupuesto de Caja o Efectivo
El presupuesto de caja o pronóstico de caja permite que la empresa programe sus necesidades de efectivo de corto plazo. Un buen administrador, o el departamento financiero de la empresa, en casi todas las ocasiones presta atención a la planeación de excedentes de caja como a la planeación de sus déficits, ya que al obtener remanentes estos pueden ser invertidos, pero por el contrario si hay faltante de efectivo, debe planear la forma de obtener financiamiento a corto plazo.
Los factores fundamentales en el análisis del presupuesto de caja se encuentran en los pronósticos que se hacen sobre las ventas, tomando en cuenta información externa de la empresa y propia de la organización, todos los inputs (entradas) y outputs ( salidas o desembolso) de efectivo y el flujo neto de efectivo. Explicaremos a continuación sus planteamientos básicos.
El insumo fundamental en cualquier Presupuesto de Caja es el pronóstico de ventas, este es suministrado por el departamento de comercialización o ventas y trata de una estimación de la cantidad de productos o servicios que se esperan vender durante un periodo determinado. Con base en este pronóstico se calculan los flujos de caja, en la mayoría de los casos mensuales, que vayan a resultar de entradas por ventas proyectadas y por los
EL PRONOSTICO DE VENTAS
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desembolsos relacionados con la producción, así mismo por el monto del financiamiento (deuda) que se requiera para sostener el nivel proyectado de producción y ventas.
Como ya se expuso, este pronóstico puede basarse en un análisis de los datos de pronósticos internos como externos.
a)-Pronósticos internos: Estos se basan fundamentalmente en los pronósticos de ventas por medio de los canales de distribución de la empresa, (vendedores, gerentes de mercadeo, clientes frecuentes, etc.). Los datos que arroja este análisis dan una idea clara de las expectativas de ventas.
b)-Pronósticos externos: Estos están sujetos a la relación que se pueda observar entre las ventas de la empresa y determinados indicadores económicos no manejables por ella (variables externas) como pueden ser: el Producto Interno Bruto (PIB) el Índice de Precios, la Inflación, o el poder de compra del consumidor, estos dan un lineamiento de cómo se pueden comportar las ventas en un futuro. Los datos que suministra este pronóstico permiten ajustar las expectativas de ventas de la empresa teniendo en cuenta los factores económicos generales.
Las entradas de caja incluyen la totalidad de entradas de efectivo en un período de tiempo cualquiera, entre los más usuales se encuentran las ventas al contado, el recaudo de las cuentas por cobrar por ventas realizadas al crédito y todas aquellas que en el corto plazo, sean susceptibles de representar una entrada de efectivo.
ENTRADAS DE CAJA
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Los desembolsos de efectivo comprenden todas aquellas erogaciones de efectivo que se presentan por el funcionamiento total de la empresa, en cualquier período de tiempo, entre los más comunes están: las compras en efectivo, cancelación de cuentas por pagar, el pago de dividendos, los arrendamientos, los sueldos y los salarios, pago de impuestos, compra de activos fijos, pago de intereses sobre los pasivos, el pago de préstamos y abonos a fondos de amortización y la readquisición o retiro de acciones.
El flujo neto de efectivo de una empresa se encuentra deduciendo de cada mes los desembolsos de efectivo de las entradas de efectivo durante el mes. Agregando el saldo inicial en caja al flujo neto de efectivo de la empresa, puede encontrarse el saldo final de caja en cada mes y por último; cualquier financiamiento necesario para mantener un saldo mínimo requerido de caja, debe agregarse para hallar un saldo final de caja con financiamiento.
El saldo mínimo requerido de caja, es el monto que debe mantener siempre disponible la empresa para atender mensualmente sus operaciones diarias, para pagos que se realizan en efectivo.
DESEMBOLSOS DE EFECTIVO
FLUJO NETO DE EFECTIVO, CAJA FINAL Y
FINANCIAMIENTO:
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El resultado final del presupuesto suministra a la empresa cifras que indican el saldo final que tendrá la caja en el periodo establecido, esta información puede analizarse para determinar si se espera un déficit o un excedente de efectivo durante cada período que abarca el pronóstico.
El encargado del análisis y de los recursos financieros debe tomar las medidas necesarias para solicitar financiamiento máximo de ser necesario, indicando en el presupuesto de caja a causa de la incertidumbre en los valores finales de caja, que se basan en los pronósticos de ventas.
A continuación, se presenta un diagrama para reconocer los diferentes componentes que podemos encontrar en el Presupuesto de Caja o Efectivo. El modelo puede variar en cuanto al detalle de las partidas de entradas y salidas de efectivo, pero en general la información que muestra se resume en lo siguiente:
EJEMPLO:
FORMATO PRESUPUESTO DE CAJA/ GRENOBLE ENTERPRISE Mayo Junio Julio en Miles de $
Entrada de Efectivo 62000 72000 84000
Menos: Desembolso de Efectivo 59000 97000 97000
Flujo de Efectivo Neto 3000 -25000 -13000
Más: Efectivo Inicial 5000 8000 -17000
Efectivo Final 8000 -17000 -30000
Menos: Saldo efectivo Mínimo 5000 5000 5000
Financiamiento total requerido 0 22000 35000
Saldo de efectivo excedente 3000
INTERPRETANDO EL PRESUPUESTO
DE CAJA
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El uso del Presupuesto de Caja es una herramienta muy útil para el administrador financiero, ya que le permite evaluar con anticipación sus necesidades de Efectivo para determinada fecha y de esta forma prepararse, ya que en ocasiones los trámites financieros con entidades de crédito no son brindan una respuesta inmediata, debido ante todo a la documentación que debe presentarse.
El uso de herramientas informáticas y/o softwares contables son de gran utilidad al realizar el Presupuesto de Caja o Estados Financieros Proyectados; ya que permiten realizar diversos pronósticos y obtener resultados precisos, sin tener que modificar toda la información, lo que permite ahorrar tiempo en operaciones matemáticas.
