CAPITULO II
MARCO TEORICO
13
En este capítulo se aborda todo lo concerniente a la fundamentación teórica, que surge de las variables objeto del estudio por su carácter, este trabajo de grado tiene sus fundamentos básicos, expresados o plasmados en otros trabajos referentes al tema de la investigación, los cuales han sido elaborados con anterioridad. Sus principales características y enfoques se describen a continuación:
1. ANTECEDENTES
Larreal, Machado y Negretti, (2010) presentaron su trabajo especial de grado titulado, Sistema de información para los Procesos Operativos de la empresa Mara Eventos, C.A. Cuyo propósito fue el desarrollo de un sistema de información para los procesos operativos de la empresa Mara Eventos C.A, que permita agilizar el procesamiento de datos en dicha empresa, este fue una investigación del tipo descriptiva, proyecto factible y de campo. Bajo una metodología compuesta por el ciclo de vida de James Senn (1999). Los resultados de dicha investigación satisfacen los objetivos planteados, ya que el mismo permite agilizar el procesamiento de datos, brinda seguridad, realiza consultas, genera reportes, entre otros.
Larreal, Machado y Negretti, nosotros al igual que ellos en la investigación se espera poder agilizar el procesamiento de datos, generar reportes, seguridad y brindar un sistema eficaz que permita la toma de decisiones.
Asimismo, Fernández, Soto y Urdaneta, (2009) presentaron un trabajo de investigación titulado, Sistema de información automatizado bajo web para el control de los procesos operativos en la empresa Intesca, el propósito de este trabajo de investigación fue desarrollar un sistema de información automatizado, para aumentar la eficiencia y reducir los tiempos de respuesta de la empresa. La investigación fue de tipo proyectiva, descriptiva, de campo y documental, la metodología utilizada fue la expuesta por los autores Senn (2009) y Powell (2001). El resultado fue un sistema totalmente eficaz y la empresa Intesca podrá aumentar su eficiencia y reducir los tiempos de ejecución de los procesos dentro de ella, para de esta manera mejorar la productividad.
Fernández, Soto y Urdaneta en su trabajo de investigación desarrollaron un sistema de información para aumentar la eficiencia y reducir los tiempos de respuesta dentro de la empresa, al igual que la presente investigación se desarrollará un sistema de información que permitirá reducir los tiempos de respuesta y aumentar la eficiencia de los procesos en el área de logística de cervecería Polar, Planta Modelo.
Del mismo modo, García, Perdomo y Vílchez, (2007) presentaron su trabajo especial de grado el cual se titulaba Sistema de información para los
procesos administrativos de la Empresa Inversiones Rio Caroní (INRICA).
Su propósito fue desarrollar un sistema de información para el control de los procesos administrativos de la Empresa INRICA, este sistema en particular permite consultar, procesar y almacenar información para mejorar el funcionamiento de dichos procesos. La investigación fue del tipo descriptiva y de campo. La metodología aplicada en esta investigación fue la de Pressman (2005). Los resultados de esta investigación arrojaron un sistema estable y de óptimo funcionamiento.
Al igual que en la investigación de García, Perdomo y Vílchez, en este se pretende desarrollar una investigación que será de tipo Descriptiva y de campo, que permitirá diseñar el sistema de información, para que de esta manera sean eficientes los procesos de administración del personal.
2. BASES TEÓRICAS
A continuación se presentan una serie de definiciones y conceptos que sirven para encaminar los conocimientos directamente con la investigación todos ellos con el propósito de alcanzar los objetivos planteados y sentar las bases necesarias para el desarrollo del sistema de información.
2.1 INFORMACIÓN
D.W Walker (1996, p. 344) “Datos que están organizados en una
forma que es comprensible por la persona que los usa en un contexto particular.”
De acuerdo con Senn (1990, p.29) “La información es un conjunto de datos que se presentan de forma que es inteligible al receptor. Tiene un valor real o percibido para y se agrega a lo que ya conocía respecto a un suceso o una área de interés. Debe decir al receptor algo que no le era conocido anteriormente o que no podía ser pronosticado.
En resumen se puede decir que la información es un conjunto de datos que está organizado, de una forma comprensible hacia el receptor, y a su vez tiene un valor real o intangible.
2.2 DATO
Según Kendall & Kendall (2005, p. 705) “Se define como, la unidad más pequeña en un archivo o base de datos. Usada de manera indistinta con el término atributo. Entonces se puede decir que los datos se convierten en información cuando se le transforma para comunicar un significado o proporcionar conocimiento.
2.3 SISTEMA
Un sistema es un conjunto de componentes, conectados conjuntamente en una forma organizada. Los componentes están afectados al estar en el sistema y el comportamiento del sistema cambia si lo abandonan. Este
conjunto organizado hace algo y ha sido identificado como de particular interés (Open SystemGroup, 1981, p.18)
Además, se define como “colección de subsistemas interrelacionados e interdependientes que trabajan de manera conjunta para llevar a cabo metas y objetivos predeterminados” Kendall & Kendall (2005, p.711)
Los componentes de un sistema pueden ser objetos físicos, pero también pueden ser conceptos abstractos: esto depende del sistema. En una amplia extensión, la identificación del sistema depende del observador: es algo que, por alguna razón, se quiere tratar como un conjunto.
2.3.1 TIPOS DE SISTEMAS
Existe una gran variedad de sistema y una amplia gama de tipologías para clasificarlos, de acuerdo con ciertas características básicas.En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o abiertos:
Sistemas cerrados
Son los sistemas que no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, pues son herméticos a cualquier influencia ambiental. Así, los sistemas cerrados no reciben ninguna influencia del ambiente, y por otro lado tampoco influencian al ambiente.
No reciben ningún recurso externo y nada producen la acepción exacta del término. Los autores han dado el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es totalmente determinístico y
programado y que operan con muy pequeño intercambio de materia y energía con el medio ambiente. El término también es utilizado para los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable.
Son los llamados sistemas mecánicos, como las máquinas.
SISTEMAS ABIERTOS
Son los sistemas que presentan relaciones de intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Los sistemas abiertos intercambian materia y energía regularmente con el medio ambiente.
Mantienen un juego recíproco con las fuerzas del ambiente y la calidad de su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización.
En cuanto a su constitución, los sistemas pueden ser físicos o abstractos:
SISTEMAS FÍSICOS O CONCRETOS
Cuando están compuestos por equipos, por maquinaria y por objetos y cosas reales. Pueden ser descritos en términos cuantitativos de desempeño.
SISTEMAS ABSTRACTOS
Cuando están compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas.
Aquí, los símbolos representan atributos y objetos, que muchas veces sólo existen en el pensamiento de las personas.
2.3.2 PROPIEDADES DE LOS SISTEMAS
Según J.A Montilva(1999, p.16) “Un sistema no es un elemento primario indivisible sino un todo indivisible que puede dividirse en partes. Los elementos que forman un sistema tienen las tres propiedades siguientes:
1.- Las propiedades o comportamiento de cada elemento del conjunto tiene un efecto sobre las propiedades o comportamiento del conjunto considerado como un todo.
2.- Las propiedades o comportamiento de cada elemento, y la manera en que ellas afectan el todo, depende de las propiedades y comportamiento de al menos algún otro elemento en el conjunto. Por consiguiente, ninguna parte tiene un efecto independiente sobre el todo y cada una es afectada por al menos alguna otra parte.
3.- Cada uno de los posibles sub - grupos de elementos del conjunto tiene las dos primeras propiedades: cada uno tiene un efecto no independiente sobre el todo. En consecuencia, el todo no puede ser descompuesto en sub - conjuntos independientes. Un sistema no puede ser dividido en subsistemas independientes.
2.3.3 CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS
Según Bertalanffy(), “sistema es un conjunto de unidades
recíprocamente relacionadas. De ahí se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o totalidad)”.
PROPÓSITO U OBJETIVO
Todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.
GLOBALISMO O TOTALIDAD
Un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia.
ENTROPÍA
Es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.
HOMEOSTASIA
Es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.
2.3.4 ELEMENTOS QUE CONFORMAN UN SISTEMA
De acuerdo con Correa, Juan (2010). A continuación se presentan los elementos que conforman un sistema.
ENTRADAS
Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos humanos o información.
Las entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus necesidades operativas.
Las entradas pueden ser:
• En serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el sistema en estudio está relacionado en forma directa.
• Aleatoria: es decir, al azar, donde el término “azar” se utiliza en el sentido estadístico. Las entradas aleatorias representan entradas potenciales para un sistema.
• Retroacción: es la reintroducción de una parte de las salidas del
sistema en sí mismo.
PROCESO
El proceso es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una máquina, un individuo, una computadora, un producto químico, una tarea realizada por un miembro de la organización, entre otros.
En la transformación de entradas en salidas se debe saber siempre como se efectúa esa transformación. Con frecuencia el procesador puede ser diseñado por el administrador. En tal caso, este proceso se denomina
“caja blanca”. No obstante, en la mayor parte de las situaciones no se conoce en sus detalles el proceso mediante el cual las entradas se transforman en salidas, porque esta transformación es demasiado compleja.
Diferentes combinaciones de entradas o su combinación en diferentes órdenes de secuencia pueden originar diferentes situaciones de salida. En tal caso la función de proceso se denomina una “caja negra”.
CAJA NEGRA
La caja negra se utiliza para representar a los sistemas cuando no sabemos qué elementos o cosas componen al sistema o proceso, pero sabemos que a determinadas corresponden determinadas salidas y con ello poder inducir, presumiendo que a determinados estímulos, las variables funcionaran en cierto sentido.
SALIDAS
Las salidas de los sistemas son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual que las entradas estas pueden adoptar la forma de productos, servicios e información. Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el propósito para el cual existe el sistema.
Las salidas de un sistema se convierten en entrada de otro, que la procesará para convertirla en otra salida, repitiéndose este ciclo indefinidamente.
RELACIONES
Las relaciones son los enlaces que vinculan entre sí a los objetos o subsistemas que componen a un sistema complejo.
Se pueden clasificar en:
- Simbióticas: es aquella en que los sistemas conectados no pueden seguir funcionando solos. A su vez puede subdividirse en unipolar o parasitaria, que es cuando un sistema (parásito) no puede vivir sin el otro sistema (planta); y bipolar o mutual, que es cuando ambos sistemas dependen entre sí.
- Sinérgica: es una relación que no es necesaria para el funcionamiento pero que resulta útil, ya que su desempeño mejora sustancialmente al
desempeño del sistema. Sinergia significa “acción combinada”. Sin embargo, para la teoría de los sistemas el término significa algo más que el esfuerzo cooperativo. En las relaciones sinérgicas la acción cooperativa de subsistemas semi-independientes, tomados en forma conjunta, origina un producto total mayor que la suma de sus productos tomados de una manera independiente.
- Superflua: Son las que repiten otras relaciones. La razón de las relaciones superfluas es la confiabilidad. Las relaciones superfluas aumentan la probabilidad de que un sistema funcione todo el tiempo y no una parte del mismo. Estas relaciones tienen un problema que es su costo , que se suma al costo del sistema que sin ellas puede funcionar.
ATRIBUTOS
Los atributos de los sistemas, definen al sistema tal como lo conoce u observa. Los atributos pueden ser definidores o concomitantes: los atributos definidores son aquellos sin los cuales una entidad no sería designada o definida tal como se lo hace; los atributos concomitantes en cambio son aquellos que cuya presencia o ausencia no establece ninguna diferencia con respecto al uso del término que describe la unidad.
CONTEXTO
Un sistema siempre estará relacionado con el contexto que lo rodea, o
sea, el conjunto de objetos exteriores al sistema, pero que influyen decididamente a éste, y a su vez el sistema influye, aunque en una menor proporción, influye sobre el contexto; se trata de una relación mutua de contexto-sistema.
RANGO
En el universo existen distintas estructuras de sistemas y es factible ejercitar en ellas un proceso de definición de rango relativo. Esto produciría una jerarquización de las distintas estructuras en función de su grado de complejidad.
Cada rango o jerarquía marca con claridad una dimensión que actúa como un indicador claro de las diferencias que existen entre los subsistemas respectivos.
Esta concepción denota que un sistema de nivel 1 es diferente de otro de nivel 8 y que, en consecuencia, no pueden aplicarse los mismos modelos, ni métodos análogos a riesgo de cometer evidentes falacias metodológicas y científicas.
Para aplicar el concepto de rango, el foco de atención debe utilizarse en forma alternativa: se considera el contexto y a su nivel de rango o se considera al sistema y su nivel de rango.
Refiriéndonos a los rangos hay que establecer los distintos subsistemas. Cada sistema puede ser fraccionado en partes sobre la base
de un elemento común o en función de un método lógico de detección.
El concepto de rango indica la jerarquía de los respectivos subsistemas entre sí y su nivel de relación con el sistema mayor.
SUBSISTEMAS
En la misma definición de sistema, se hace referencia a los subsistemas que lo componen, cuando se indica que el mismo está formado por partes o cosas que forman el todo.
Estos conjuntos o partes pueden ser a su vez sistemas (en este caso serían subsistemas del sistema de definición), ya que conforman un todo en sí mismos y estos serían de un rango inferior al del sistema que componen.Estos subsistemas forman o componen un sistema de un rango mayor, el cual para los primeros se denomina macro sistema.
VARIABLES
Cada sistema y subsistema contiene un proceso interno que se desarrolla sobre la base de la acción, interacción y reacción de distintos elementos que deben necesariamente conocerse.Dado que dicho proceso es dinámico, suele denominarse como variable, a cada elemento que compone o existe dentro de los sistemas y subsistemas.Pero no todo es tan fácil como parece a simple vista ya que no todas las variables tienen el mismo comportamiento sino que, por lo contrario, según el proceso y las
características del mismo, asumen comportamientos diferentes dentro del mismo proceso de acuerdo al momento y las circunstancias que las rodean.
PARÁMETRO
Uno de los comportamientos que puede tener una variable es el de parámetro, que es cuando una variable no tiene cambios ante alguna circunstancia específica, no quiere decir que la variable es estática ni mucho menos, ya que sólo permanece inactiva o estática frente a una situación determinada.
OPERADORES
Otro comportamiento es el de operador, que son las variables que activan a las demás y logran influir decisivamente en el proceso para que este se ponga en marcha. Se puede decir que estas variables actúan como líderes de las restantes y por consiguiente son privilegiados respecto a las demás variables. Cabe aquí una aclaración: las restantes variables no solamente son influidas por los operadores, sino que también son influenciadas por el resto de las variables y estas tienen también influencia sobre los operadores.
RETROALIMENTACIÓN
Permite el control de un sistema y que el mismo tome medidas de
corrección en base a la información retroalimentada. Se produce cuando las salidas del sistema o la influencia de las salidas del sistema en el contexto, vuelven a ingresar al sistema como recursos o información.
FEED-FORWARD OALIMENTACIÓN DELANTERA
Es una forma de control de los sistemas, donde dicho control se realiza a la entrada del sistema, de tal manera que el mismo no tenga entradas corruptas o malas, de esta forma al no haber entradas malas en el sistema, las fallas no serán consecuencia de las entradas sino de los proceso mismos que componen al sistema.
HOMEOSTASIS
Es la propiedad de un sistema que define su nivel de respuesta y de adaptación al contexto.Es el nivel de adaptación permanente del sistema o su tendencia a la supervivencia dinámica. Los sistemas altamente homeostáticos sufren transformaciones estructurales en igual medida que el contexto sufre transformaciones, ambos actúan como condicionantes del nivel de evolución.
LA ENTROPÍA
Es el desgaste que el sistema presenta por el transcurso del tiempo o
por el funcionamiento del mismo. Los sistemas altamente entrópicos tienden a desaparecer por el desgaste generado por su proceso sistémico. Los mismos deben tener rigurosos sistemas de control y mecanismos de revisión, reelaboración y cambio permanente, para evitar su desaparición a través del tiempo.
INTEGRACIÓN E INDEPENDENCIA
Se denomina sistema integrado a aquel en el cual su nivel de coherencia interna hace que un cambio producido en cualquiera de sus subsistemas produzca cambios en los demás subsistemas y hasta en el sistema mismo.Un sistema es independiente cuando un cambio que se produce en él, no afecta a otros sistemas.
CENTRALIZACIÓNY DESCENTRALIZACIÓN
Un sistema se dice centralizado cuando tiene un núcleo que comanda a todos los demás, y estos dependen para su activación del primero, ya que por sí solos no son capaces de generar ningún proceso.
Por el contrario los sistemas descentralizados son aquellos donde el núcleo de comando y decisión está formado por varios subsistemas. En dicho caso el sistema no es tan dependiente, sino que puede llegar a contar con subsistemas que actúan de reserva y que sólo se ponen en funcionamiento cuando falla el sistema que debería actuar en dicho caso.
ADAPTABILIDAD
Es la propiedad que tiene un sistema de aprender y modificar un proceso, un estado o una característica de acuerdo a las modificaciones que sufre el contexto. Esto se logra a través de un mecanismo de adaptación que permita responder a los cambios internos y externos a través del tiempo.
Para que un sistema pueda ser adaptable debe tener un fluido intercambio con el medio en el que se desarrolla.
MANTENIBILIDAD
Es la propiedad que tiene un sistema de mantenerse constantemente en funcionamiento. Para ello utiliza un mecanismo de mantenimiento que asegure que los distintos subsistemas están balanceados y que el sistema total se mantiene en equilibrio con su medio.
ESTABILIDAD
Un sistema se dice estable cuando puede mantenerse en equilibrio a través del flujo continuo de materiales, energía e información.
ARMONÍA
Es la propiedad de los sistemas que mide el nivel de compatibilidad
con su medio o contexto.Un sistema altamente armónico es aquel que sufre modificaciones en su estructura, proceso o características en la medida que el medio se lo exige y es estático cuando el medio también lo es.
OPTIMIZACIÓN Y SUB-OPTIMIZACIÓN
Optimización modificar el sistema para lograr el alcance de los objetivos.
Sub-optimización en cambio es el proceso inverso, se presenta cuando un sistema no alcanza sus objetivos por las restricciones del medio o porque el sistema tiene varios objetivos y los mismos son excluyentes, en dicho caso se deben restringir los alcances de los objetivos o eliminar los de menor importancia si estos son excluyentes con otros más importantes.
ÉXITO
El éxito de los sistemas es la medida en que los mismos alcanzan sus objetivos.La falta de éxito exige una revisión del sistema ya que no cumple con los objetivos propuestos para el mismo, de modo que se modifique dicho sistema de forma tal que este pueda alcanzar los objetivos determinados.
LIMITES
Cada sistema tiene algo interior y algo exterior, así mismo lo que es
externo al sistema, forma parte del ambiente y no al propio sistema.Los límites se encuentran íntimamente vinculados con la cuestión del ambiente, se puede definir como la línea que forma un círculo alrededor de variables seleccionadas tal que existe un menor intercambio de energía a través de esa línea con el interior del círculo que delimita.
2.4 SISTEMA DE INFORMACIÓN
De acuerdo a Senn (1990, p. A-24) “Un sistema de información es un sistema (basado en computadora) que procesa datos en una forma que pueda ser utilizada por el receptor con miras a la toma de decisiones.”
Además también se define, según A J. Burch y F. Strater(1974, p.71):
“Un sistema de información se define como sigue: un ensamblaje formal y sistemático de componentes que ejecutan operaciones de procesamiento de datos para (a) Satisfacer los requerimientos, procesamiento de datos legales y transaccionales, (b) Proporcionan información a la gerencia para el apoyo de las actividades de planificación, control y toma de decisiones, y (c) Proporciona una variedad de reportes, que sean requeridos por entes externos”.
De acuerdo a los puntos definidos anteriormente se puede afirmar que el sistema propuesto es: un sistema abierto, interactúa con su medio ambiente mediante el intercambio de información y se adapta a las necesidades del ambiente que lo contiene.
2.4.1 TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Según Montival (1999, p.86) una organización generalmente posee más de un tipo de sistemas de información, cada uno de ellos tiene sus propias características y cada uno juega un rol fundamental en el logro de la satisfacción de necesidades de información de dicha organización. La mayoría de estos sistemas están interrelacionados, no necesariamente integrados, bien en forma directa en respuesta a los requerimientos de sus diseños, o en forma indirecta debido a la comunicación formal o informal de información entre ellos.
Varios autores: Burch&Strater, Davis, Philippakis&Kazmier y Lucas, aceptan la existencia de dos tipos de sistemas de información en cualquier organización:
SISTEMAS DE INFORMACIÓN FORMAL.
Basados en un conjunto de normas, que permiten que la información se genere y llegue a quien lo necesita en el momento deseado. La información formal puede ser producida por el computador.
SISTEMA DE INFORMACIÓN INFORMAL.
Están basados en la comunicación no formalizada, ni predefinida entre las personas de la organización. Este tipo de sistema no tiene estructura y no
sigue normas o procedimientos establecidos porque su información puede ser imprecisa, irregular e incierta, imposibilitándose así, el procesamiento automático.
2.4.2CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
De acuerdo a Kendall & Kendall (2005, p. 8) los sistemas de información se clasifican de la siguiente manera:
2.4.2.1 SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES
Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) son sistemas de información computarizada creados para procesar grandes cantidades de datos relacionadas con Transacciones rutinarias de negocio, como las nóminas y los inventarios. Un TPS elimina el fastidio que representa la realización de transacciones operativas necesarias y reduce el tiempo que una vez fue requerido para llevarlos a cado de manera manual, aunque los usuarios aún tienen que capturar datos en los sistemas computarizados.
Los sistemas de procesamiento de procesamiento de transacciones expanden los límites de la organización dado que le permiten interactuar con entornos externos. Es importante para las operaciones cotidianas de un negocio, que estos sistemas funcionen sin ningún tipo de interrupción, puesto que los administradores recurren a los datos producidos por los TPS con el propósito de obtener información actualizar sobre el funcionamiento de sus
empresas.
2.4.2.2 SISTEMAS DE AUTOMATIZACIÓN DE LA OFICINA Y SISTEMAS DE TRABAJO DE CONOCIMIENTO.
Existen dos clases de sistemas en el nivel del conocimiento de una organización. Los sistemas de automatización de la oficina (OAS) Apoya a los trabajadores de datos, quienes por lo general no generan conocimiento nuevo, sino mas bien analizan la información con el propósito de transformar los datos o manipularlos de alguna manera antes de compartirlos o, en su caso, distribuirlos formalmente con el resto de la organización y en ocasiones mas allá de esta, Entre los componentes más comunes de un OAS está el procesamiento de texto, las hojas de cálculo, la autoedición, la calendarización electrónica y las comunicaciones mediante correo de voz, correo electrónico y videoconferencia.
Los sistemas de trabajo del conocimiento (KWS,KnowledgeWorkSystems) sirven de apoyo a los trabajadores profesionales, como los científicos, ingenieros y médicos, en sus esfuerzos de creación de nuevo conocimiento y dan a estos una posibilidad de compartirlo con sus organizaciones o con la sociedad
2.4.2.3 SISTEMA EXPERTO E INTELIGENCIA ARTIFICIAL.
La inteligencia artificial (AI) se puede considerar como el campo
general para los sistemas expertos. La motivación principal de la AI ha sido desarrollar máquinas que tengan un comportamiento inteligente. Dos de las principales líneas de investigación de la AI son la comprensión del lenguaje natural y el análisis de la capacidad para razonar un problema hasta su conclusión lógica. Los sistemas expertos utilizan las técnicas de razonamiento de la AI para solucionar los problemas que les plantean los usuarios de negocios.
Los sistemas expertos conforman una clase muy especial de sistemas de información que se ha puesto a disposición de usuarios de negocios gracias a la amplia disponibilidad de hardware y software como computadoras personales (PCs) y generadores de sistemas expertos. Un sistema experto captura y utiliza el conocimiento de un experto para solucionar un problema específico en una organización. Observe que a diferencia de un DSS, que cede al responsable la toma de la decisión definitiva, un sistema experto selecciona la mejor solución para un problema o una clase especifica de problema.
2.4.2.4 SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL.
Los sistemas de información gerencial (MIS) no remplazan a los sistemas de procesamiento de transacciones, más bien, incluyen el procesamiento de transacciones. Los MIS son sistemas de información computarizados cuyos propósitos es contribuir a la correcta interacción entre
los usuarios y las computadoras. Debido a que requieren que los usuarios,el software (los programa de computo) y el hardware (las computadoras, impresoras, entre otros.) funcionen de manera coordinada, los sistemas de información gerencial dan apoyo a un espectro de tareas organizacionales mucho más amplio que los sistemas de procesamiento de transacciones, como el análisis y las decisiones.
Para acceder a la información, los usuarios de un sistema de información gerencial comparten como base de datos común. Este almaceno dato y modelos que ayudan al usuario a interpretar y aplicar los datos. Los sistemas de información gerencial producen información que se emplea en la toma de decisiones. Un sistema de información gerencial también puede contribuir a unificar algunas de las funciones de información computarizadas de una empresa, a pesar de que no existen como una estructura individual en ninguna parte de esta.
2.4.2.5 SISTEMA PARA LA TOMA DE DECISIONES.
Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS) constituyen una clase de alto nivel de sistemas de información computarizada. Los DSS coinciden con los sistemas de información gerencial en que ambos dependen de una base de datos para abastecerse de datos. Sin embargo, difieren en que el DSS pone énfasis en el apoyo a la toma de decisiones en todas sus fases aunque la decisión definitiva es responsabilidad exclusiva del
encargado de tomarla. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones se ajustan mas al gusto de la persona o grupo que los utiliza que a los sistemas de información gerencial tradicionales. En ocasiones se hace referencia a ellos como sistemas que se enfocan en la inteligencia de negocios.
2.4.3 CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
Según Senn (1999, p. 50) señala las siguientes características que debe ser considerado para el desarrollo de un sistema de información:
• Un estándar para lograr un desempeño aceptable.
• Un método para medir el desempeño actual.
• Un método comparar el desempeño actual contra el estándar.
• Un método de retroalimentación.
La aplicación de estas características proyectan mayor seguridad para que el sistema final este acorde a las necesidades planteadas y cumpla con el mayor número de requisitos o expectativas de los usuario.
2.5 FUNCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
Los sistemas de información difieren en sus tipos de entradas y salida, en el tipo de procesamiento y en su estructura. Estos elementos están determinados por el propósito u objetivo del sistema, el cual es establecido a su vez, por la organización. A pesar de las diferencias que puedan existir
entre distintos sistemas de información, en todos ellos podemos encontrar un conjunto de funciones que, según J. Senn, son los siguientes:
PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES.
Lo cual consiste en capturar o recolectar, clasificar, ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos originados por las transacciones que tienen lugar durante la realización de actividades en la organización.
DEFINICIONES DE ARCHIVOS.
Consiste en almacenar datos capturados, por el procesamiento de transacciones, de acuerdo (1) una estructura u organización de almacenamiento adecuada (base de datos o archivos); (2) un método que facilite su almacenamiento, actualización y acceso; y (3) un dispositivo apropiado de almacenamiento (discos, cintas, diskettes, entre otros.)
MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS.
Los archivos o base de datos del sistema deben mantenerse actualizados. Las operaciones básicas de mantenimiento son la inserción, la modificación y eliminación de datos en los medios de almacenamiento.
GENERACIÓN DE REPORTES.
La realización de esta función es esencial para el sistema de
información, ella se encarga de producir la información requerida y transmitirla a los puntos o centros de información que lo soliciten. Esta transmisión de información se puede efectuar mediante el movimiento físico de los elementos de almacenamiento (papel, cintas magnéticas, “diskettes”, entre otros.) o mediante la comunicación de señales eléctricas digitales o analógicas o dispositivos receptores (terminales, convertidores, estaciones remotas u otro computador).
Los reportes que genera el sistema de información se clasifican en:
a) REPORTE DE ERRORES.
Los cuales proporcionan información sobre los errores que ocurren y se detectan durante el procesamiento de transacciones.
b) REPORTES DE ACTIVIDAD.
Proporcionan información sobre las actividades o elementos de la organización. No están orientados a la toma de decisiones.
c) REPORTES REGULARES.
Están orientados a la toma de decisiones. Se preparan a intervalos definidos de tiempo y en un formato fijo, por lo que se pueden generar automáticamente.
d) REPORTES DE EXCEPCIÓN.
Útiles para controlar situaciones anormales pues señalan la ocurrencia de condiciones “fuera de limite”. Tienen un formato predefinido y se pueden generar automáticamente bajo solicitud o cuando ocurra la condición anormal.
e) REPORTES NO PLANEADOS.
Requeridos eventualmente para la toma de decisiones. Se generan cuando se solicitan y pueden tener un formato predefinido.
f) REPORTES ESPECIALES.
Requeridos generalmente una sola vez con fines de analizar situaciones o resolver problemas. Involucran el uso de modelos que respondan a interrogantes del tipo “que ocurre si…” . No tienen formato predefinido y pueden o no generarse automáticamente.
PROCESAMIENTO DE CONSULTAS.
Parte de la información requerida por los usuarios responde a interrogantes no predefinidas y cuyas respuestas son generalmente cortas por lo que no requirieren un formato complejo como el de los reportes. Estas
integrantes reciben el nombre de consultas interactivas y constituyen un medio directo de comunicación hombre maquina. Esta función es generalmente ejecutada por los subsistemas de administración de datos, que facilitan el acceso a los datos, y de procesamiento, que transforma los datos almacenados en información.
MANTENIMIENTO DE LA INTEGRIDAD DE LOS DATOS
Los datos mantenidos por el sistema de información deben ser confiables y veraces por lo que una de sus funciones debe garantizar la integridad de tales datos y protegerlos y contra accesos indebidos o no autorizados y contra modificaciones mal intencionados.
2.6 CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
Figura 1 ciclo de vida Fuente Kendall & Kendall (2005)
El (SDLC) es un enfoque por fases para el análisis y el diseño cuya
premisa principal consiste en que los sistemas se desarrollan mejor utilizando un ciclo de actividades del analista y el usuario.
El método del ciclo de vida para desarrollo de sistemas consta las siguientes actividades: de acuerdo con Kendall & Kendall (2005, p. 10)
a) IDENTIFICACIÓNDE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS
En la primera fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista se ocupa de identificar problemas, oportunidades y objetivos. Esta etapa es crítica para el éxito del resto del proyecto, pues nadie le agrada desperdiciar tiempo trabajando en un problema que no era el que se debía resolver. La primera fase requiere que el analista observe objetivamente lo que sucede en un negocio. A continuación, el conjunto con otros miembros de la organización, el analista determina con precisión cuales son los problemas.
Con frecuencia los problemas son detectados por alguien más, y esta es la razón de la llamada inicial al analista. Las oportunidades son situaciones que el analista considera susceptible de mejorar utilizando sistemas de información computarizados.
La identificación de objetivos también es una parte importante de la primera fase, en primer lugar, el analista debe averiguar lo que la empresa trata de conseguir. A continuación, podrá determinar si algunas funciones de las aplicaciones de los sistemas de información pueden contribuir a que el
negocio alcance sus objetivos aplicados a problemas u oportunidades específicos.
Los usuarios, los analistas y los administradores de sistemas que coordinan el proyecto son los involucrados en la primera fase.
b) DETERMINACIÓNDE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN.
La siguiente fase que enfrenta el analista es la determinación de los requerimientos de información de los usuarios. Entre las herramientas que se utilizan para determinar los requerimientos de negocio que se encuentran métodos interactivos como las entrevistas, los muestreos, la investigación de datos impresos y la aplicación de cuestionarios; métodos que no interfieren con el usuario como la observación del comportamiento de los encargados de tomar las decisiones y sus entornos de oficina, al igual que métodos de amplio alcance como la elaboración de prototipos.
En la fase de determinación de los requerimientos de información del SDLC, el analista se esfuerza por comprender la información que necesita los usuarios para llevar a cabo sus actividades. Como pueden ver, varios de los métodos para determinar los requerimientos de información implican interactuar directamente con los usuarios. Esta fase es útil para que el analista confirme la idea que tiene de la organización y sus objetivos.
Los implicados en esta fase son el analista y los usuarios, por lo general trabajadores y gerentes del área de operaciones. El analista de
sistemas necesita conocer los detalles de las funciones del sistema actual: él quien (la gente involucrada), el que (la actividad del negocio), el donde (el entorno donde se desarrolló las actividades), en cuanto (el momento oportuno) y el cómo (la manera en que se realizan los procedimientos actuales) del negocio que se estudia.
A continuación el analista debe preguntar la razón por la cual se utiliza el sistema actual. Podría haber buenas razones para realizar los negocios con los métodos actuales, y es importante tomarlas en cuenta al diseñar un nuevo sistema.Sin embargo, si la razón de ser de las operaciones actuales es que “siempre se han hecho. De esta manera”, quizás sea necesario que el analista mejore los procedimientos. La reingeniería de procesos de negocios podría ser útil para conceptualizar el negocio de una manera creativa. Al término de esta fase, el analista debe conocer el funcionamiento del negocio y poseer la Información muy completa acerca de la gente, los objetivos, los datos y los procedimientos implicados.
c) ANÁLISISDE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA.
La siguiente fase que debe enfrentar el analista tiene que ver con el análisis de las necesidades del sistema. De nueva cuenta, herramientas y técnicas especiales auxilian al analista en la determinación de los requerimientos. Una de estas herramientas es el uso de diagramas de flujo
de datos para graficar las entradas, los procesos y las salidas de las funciones del negocio en una forma gráfica estructurada. A partir de los diagramas de flujo de datos del desarrolla un diccionario de datos que enlista todos los datos utilizados en el sistema, así como sus respectivas especificaciones.
Durante esta fase el analista de sistemas analiza también las decisiones estructuradas que se hayan tomado. Las decisiones estructuradas son aquellas en las cuales se puede determinar las condiciones, las alternativas de condición, las acciones y las reglas de acción.Existen tres métodos principales para el análisis de decisiones estructuradas:
Español estructurado, tablas y árboles de decisión.
En este punto del ciclo del desarrollo de sistema, el analista prepara una propuesta de sistema que sintetiza sus hallazgos. Proporciona un análisis de costo/beneficios de las alternativas y ofrece. En su caso, recomendaciones sobre lo que debe hacer. Si la administración de la empresa considera factible alguna de las recomendaciones, el analista sigue adelante. Cada problema de sistemas es único y nunca existe solo una solución correcta.
d) DISEÑO DEL SISTEMA RECOMENDADO
El analista utiliza la información recopilada en las primeras fases para realizar el diseño lógico del sistema de información. El analista diseña
procedimientos precisos para la captura de datos que aseguran que los datos que ingresen al sistema de información sean correctos. Además, el analista facilita la entrada eficiente de datos al sistema de información mediante técnicas adecuadas de diseño de formularios y pantallas.
La concepción de la interfaz de usuario forma parte del diseño lógico del sistema de información. La interfaz conecta con el sistema y por lo tanto es sumamente importante. Entre los ejemplos de interfaz de usuario se encuentra el teclado, los menús de pantallas, y diversas interfaces graficas de usuarios. Que se manejan a través del ratón o una pantalla sensible al tacto.
La fase de diseño también incluye el diseño de archivos o bases que almacenarán gran parte de los datos indispensablemente para los encargados de tomar decisiones en la organización.
Una base de datos bien organizada es el cimiento de cualquier sistema de información. En esta fase el analista también interactúa con los usuarios para diseñar la salida que satisfaga las necesidades de información de estos últimos.
Finalmente, el analista debe diseñar controles y procedimientos de respaldo que protejan el sistema ya los datos, y producir paquetes de especificación de programa para los programadores. Cada paquete debe contener esquemas para la entrada y salida, especificaciones de archivos y detalles del procesamiento; también podría incluir árboles o tablas de decisión, diagramas de flujo de sistema, y los nombres y funciones de
cualquier rutina de código previamente escrita.
e) DESARROLLO Y DOCUMENTACIÓN DEL SOFTWARE
En la quinta fase del ciclo de vida del desarrollo del sistema, el analista trabaja de manera conjunta con los programadores para desarrollar cualquier software original se encuentran los diagramas de estructura, la diagramas de Nassi-shneiderman y el pseudocódigo.
Durante esta fase el analista trabaja con los usuarios para desarrollar documentación efectiva para el software, como manuales de procedimientos, ayuda en línea y sitios web que incluyen respuestas y preguntas frecuentes.
Los programadores también desempeñan un rol clave en esta fase por que diseñan, codifican y eliminan errores sintácticos de los programas de cómputo.
f) PRUEBA Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA
El mantenimiento del sistema de información y su documentación empiezan en esta fase llevan a cabo de manera rutinaria durante toda su vida útil. Gran parte del trabajo habitual del programador consiste en el mantenimiento, y las empresas invierten enormes sumas de dinero en esta actividad. Parte del mantenimiento, como las actualizaciones de programas, se pueden realizar de manera automática a través de un sitio web. Muchos de los procedimientos sistemáticos que el analista emplea durante el ciclo de
vida de desarrollo de sistemas pueden contribuir a garantizar que el mantenimiento se mantendrá al mínimo.
g) IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA
En esta fase se capacita a los usuarios en el manejo del sistema.
Parte de la capacitación la imparten los fabricantes, pero la supervisión de esta es responsabilidad del analista de sistemas. Además, el analista tiene que planear una conversión gradual del sistema anterior al actual. Este proceso incluye la conversión de archivos de formatos anteriores a los nuevos, o la construcción de una base de datos, la instalación de equipo y la puesta en producción del nuevo sistema.
Se menciona la evaluación como la fase final del ciclo de vida del desarrollo de sistemas principalmente en aras del debate. En realidad, la evaluación se lleva a cado durante cada una de las fases. Un criterio clave que se debe cumplir es si los usuarios a quienes va dirigido el sistema lo están utilizando realmente.
h) IMPACTO DEL MANTENIMIENTO.
Después de instalar un sistema se debe dar mantenimiento, es decir, los programas de cómputo tienen que ser modificados y actualizados cuando lo requieran. Conforme se incrementan el número de programas escritos, también lo hace la cantidad de mantenimiento que requieren. La primera es
la corrección de errores del software. No importa cuán exhaustiva se pruebe el sistema, los errores se cuelan en los programas de cómputo.
En síntesis, el mantenimiento es un proceso continuo durante el ciclo de vida de un sistema de información, por lo general el mantenimiento consiste en corregir los errores de programación que preventivamente no se detectaron. Una vez corregidos estos errores de programación que previamente no se detectaron. Una vez corregidos estos errores, el sistema alcanza un estado estable en el cual ofrecen un servicio confiable a sus usuarios. El mantenimiento durante este periodo podría consistir en eliminar algunos errores previamente no detectados y en actualizar el sistema con algunos cambios menores. Sin embargo, conforme pasa el tiempo y los negocios y la tecnología y la tecnología cambian. Los esfuerzos de mantenimiento se incrementan de manera considerable.
3. BASE DE DATOS.
De acuerdo a Kendall & Kendall (2005 p. 444), “Una base de datos es una fuente central de datos destinados a compartirse entre muchos usuarios para una diversidad de aplicaciones”.
El corazón de una base de datos lo constituye el sistema de administración de base de datos (DBMS, databasemanagementsystem), el cual permite la creación, modificación y actualización de la base de datos, la recuperación de datos y generación de informes y pantallas. La persona
encargada de garantizar que la base de datos cumpla son sus objetivos se conoce como administrador de base de datos.
3.1. OBJETIVOS DE LA BASE DE DATOS.
• Asegurar que los datos se puedan compartir entre los usuarios para una diversidad de aplicaciones.
• Mantener datos que sean exactos y consistentes.
• Asegurar que todos los datos requeridos por las aplicaciones actuales y futuras se podrán acceder con facilidad.
• Permitir a la base de datos evolucionar conforme aumenten las necesidades de los usuarios.
• Permitir a los usuarios cons truir su vista personal de los datos sin preocuparse por la forma en que los datos se encuentran almacenados.
3.2 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL ENFOQUE DE BASE DE DATOS.
Primero, la compartición de los datos significa que estos deben almacenarse una sola vez. Como consecuencia esto ayuda a lograr la integridad de los datos, debido a que los cambios en los datos se realizan con mayor facilidad y confiabilidad si estos aparecen son una vez en lugar de en muchos archivos diferentes.
Cuando un usuario necesita datos específicos, una base de datos bien diseñada anticiparía dicha necesidad (o quizás ya se habrían usado en otra
aplicación). Por lo tanto, es más probable que los datos estén disponibles en una base de datos que en un sistema de archivo convencional. Una base de datos bien diseñada también puede ser más flexible que los archivos separados; es decir, una base de datos puede evolucionar conforme cambien las necesidades de los usuarios y las aplicaciones.
Finalmente, el enfoque de base de datos tiene la ventaja de permitir a los usuarios obtener su propia vista de los datos o su almacenamiento físico.
3.3 USO DE LA BASE DE DATOS.
Hay varios pasos que deben seguir un orden secuencial para asegurar que la base de datos será útil para presentar los datos.
Pasos en la recuperación y presentación de datos.
Hay ocho pasos en la recuperación y presentación de datos:
1. Escoger una relación de la base de datos.
2. Unir dos relaciones.
3. Proyectar las columnas de la relación.
4. Seleccionar filas de la relación.
5. Derivar nuevos atributos.
6. Clasificar las filas.
7. Calcular los totales y medidas de desempeño.
8. Presentar los datos.
El primer y ultimo paso son obligatorios, pero los seis intermedios son
opcionales, dependiendo de cómo se usen los datos.
4. ADMINISTRACIÓN
Según James A. F. Stoner (2000 p. 7), “La administración es el proceso de planificación, organización, dirección y control del trabajo de los miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de la organización para alcanzar las metas establecidas”
La administración consiste en darle forma, de manera consciente y constante, a las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de servirles para alcanzar sus metas. Estas personas se llaman gerentes. Los gerentes entrenadores, directores, ejecutivos de ventas, tal vez resulten más evidentes en unas organizaciones que en otras, pero si estas no tienen una administración eficaz, es probable que fracasen.
4.1 PROCESO ADMINISTRATIVOS
De acuerdo a James A. F. Stoner (2000 p. 11), Método sistemático para manejar actividades.
Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueren sus aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de
alcanzar las metas que desean.
4.1.1 PLANIFICACIÓN
F. Stoner (2000 p. 11), “La planificación es el proceso para establecer metas y un curso de acción adecuado para alcanzarlas”
Planificar implica que los administradores piensan con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos. Además, los planes son la guía para que (1) la organización obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos; (2) los miembros de la organización desempeñen actividades congruentes con los objetivos y los procedimientos elegidos, y (3) el avance hacia los objetivos pueda ser controlado y medido de tal manera que, cuando no sea satisfactorio, se puedan tomar medidas correctivas.
Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la pla nificación.
4.1.2 ORGANIZACIÓN
F. Stoner (2000 p. 12), “La organización es el proceso para comprometer a dos o más personas para que trabajen juntas de manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas
especificas”.
Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organización.
Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la organización. La organización produce la estructura de las relaciones de una organización, y estas relaciones estructuradas servirán para realizar los planes futuros. Por ejemplo, Un gerente coordina el trabajo de diferentes personas y estructuras el tiempo para organizar el proceso de producción de un libro. Otro aspecto de las relaciones que es parte del organizar consiste en buscar a personal nuevo para que se unan a la estructura de las relaciones. Esta búsqueda se conoce como integración de personal.
4.1.3 DIRECCIÓN
F. (Stoner 2000 p.13), “Es el Proceso para dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea”
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la dirección. De hecho, la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se
les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización. Los gerentes, al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo.
4.1.4 CONTROL
F. Stoner(2000 p. 13), “Proceso para asegurar que las actividades reales se ajustan a las actividades planificadas”.
El gerente debe estar seguro de los actos de los miembros de la organización que, de hecho, la conducen hacia las metas establecidas. Esta es la función de control de la administración, la cual entraña los siguientes elementos básicos: (1) Establecer estándares de desempeño; (2) medir los resultados presentes; (3) comparar estos resultados con las normas establecidas, y (4) tomar medidas correctivas cuando se detectan desviaciones. El gerente, gracias a la función de control, puede mantener a la organización en el buen camino. Las organizaciones están estableciendo, cada vez con mayor frecuencia, maneras de incluir la calidad en la función de control. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades del control. Los administradores tienen que preocuparse por el control porque, con el tiempo, los efectos de las relaciones organizadas no siempre resultan como se planearon.
4.2 TIPOS DE ADMINISTRACIÓN.
4.2.1 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS.
F. Stoner(2005 p. 412), “Administración de recursos humanos (ARH) función administrativa encargada de reclutar, colocar, capacitar y desarrollar a los miembros de la organización”
La ARH es una función de sta ff. Los gerentes de ARH asesoran a los gerentes de línea de toda la organización. Es más, de tiempo en tiempo, la compañía puede necesitar más o menos empleados y gerentes. El proceso de la ARH es un procedimiento permanente que pretende mantener a la organización provista del personal indicado, en los puestos convenientes cuando estos se necesitan. La función de la ARH adquiere una gran importancia ante la tendencia presente hacia la producción del tamaño de las empresas.
El proceso de la ARH, comprende de siete actividades básicas:
La planificación de los recursos humanos sirve para garantizar que, en forma constante y adecuada, se cuente con el personal que se necesita. Se lleva a cabo a través del análisis de: (a) factores internos, como las necesidades actuales y esperadas de adquirir gente capaz, de vacantes, y expansiones y reducciones departamentales, y (b) factores del entorno, como el mercado de trabajo. El empleo de computadoras para construir y mantener información acerca de todos los empleados ha hecho posible que las organizaciones sean mucho más eficientes en la planificación e los
recursos humanos.
El reclutamiento se ocupa de desarrollar una serie de candidatos a empleo, acordes al plan de los recursos humanos. Por regla general, los candidatos se encuentra por medio de anuncios en periódicos y publicaciones especializadas, agencias de empleo, recomendación de amigos y visitas a universidades o centros de enseñanza superior.
La selección implica usar solicitudes, curricular, entrevistas, pruebas de empleo y habilidades, así como verificación de referencias, con objeto de evaluar y seleccionar a los candidatos que se presentaran a los gerentes, los cuales en última instancia, seleccionaran y contrataran al candidato.
La socialización (orientación) sirve para ayudar a que las personas seleccionadas se adapten a la organización, sin dificultad. Los recién llegados son presentados a sus compañeros, enterados de sus responsabilidades e informados de la cultura de la organización, sus políticas y sus expectativas en cuanto a la conducta de los empleados.
La capacitación y el desarrollo buscan aumentar las capacidades de los empleados, a efecto de incrementar la efectividad de la organización. La capacitación sirve para mejorar las habilidades del trabajo actual; los programas de desarrollo sirven para preparar a los empleados para los ascensos.
La evaluación del desempeño compara el desempeño laboral de la persona con los parámetros o los objetivos establecidos para el puesto de dicha persona. El desempeño deficiente puede ameritar medidas correctivas,
como mayor capacitación, la degradación o el despido, mientras que el buen desempeño puede merecer una recompensa, como un aumento, un bono o un ascenso. Aunque el supervisor inmediato del empleado realiza la evaluación, el departamento de ARH es el encargado de trabajar con los directivos para establecer las políticas que guían la evaluación del desempeño.
Los ascensos, los traslados y los despidos reflejan el valor del empleado para la organización. Las personas que tienen un buen desempeño pueden ser objeto de ascensos o transferencias que les ayuden a desarrollar sus habilidades, mientras que las personas que no tienen un buen desempeño pueden ser objeto de un descenso, una transferencia a un puesto menos importante o, incluso, de un despido. Cualquiera de estas opciones, a su vez, afectara la planificación de los recursos humanos.
4.2.2 ADMINISTRACIÓN DE CAMBIO E INNOVACIÓN ORGANIZACIONAL
F. Stoner (2005 p. 452), “El cambio planeado es el intento siste mático por rediseñar una organización de tal manera que pueda adaptarse a los cambios del ambiente exterior y alcanzar metas nuevas”.
Está claro que toda organización efectúa cambios estructurales menores cuando reacciona ante los cambios del ambiente, sean de acción directa o de acción indirecta. Un formato de ventas se sujeta a revisión con objeto de que no confunda al cliente.
La que distingue a los cambios planeados de los cambios rutinarios es su alcance y magnitud. Los cambios planeados pretenden preparar a la organización entera, o una parte importante de la misma, para que se adapte a cambios significativos en las metas y la dirección de las organización. Una definición detallada de cambio planeado seria “diseñar y aplicar, en forma deliberada, una innovación de estructura, una política o metas nuevas, o un cambio de la filosofía, el clima o el estilo de operar”.
En la actualidad, los programas de cambio son una necesidad debida, precisamente, al cambio de las relaciones y del tiempo que hemos observado en todo el mundo de las organizaciones. La sofisticación de la tecnología para procesar información, sumada a la mayor globalización de las organizaciones, significa que los gerentes están sujetos a un bombardeo de ideas, productos y desafíos nuevos más grandes que nunca antes.
Muchas organizaciones grandes cuentan, explícitamente, con programas para administrar los cambios que buscan mejorar la capacidad del personal de toda la organización para participar los cambios que se presentan y aprender de ellos.
4.2.3 ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
F. Stoner (2005 p. 660), “Inventario es la existencia de materias primas, trabajo en proceso y bienes terminados que mantiene una organización para satisfacer sus necesidades operativas”.
Los inventarios son las existencias de materias primas, bienes medio terminados llamados trabajo en proceso y bienes terminados que tiene una organización para satisfacer las necesidades de sus operaciones. Así, como los inventarios representan una inversión considerable y una posible fuente de desperdicio que se debe controlar con gran atención. Si los gerentes llevan inventarios demasiado altos, estarán perdiendo dinero por almacenaje y perderán dinero si los inventarios sufren daños o robo.
4.2.4 ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES
F. Stoner(2005 p. 639), “Conjunto de actividades de transformación que se realizan en una organización”.
El termino operaciones se refiere a la manera en que los miembros de una organización convierten los insumos trabajo, dinero, suministros, equipos, entre otros, en productos, bienes o servicios. Realizar las operaciones es bastante complejo. Se requieren todas las actividadesmínimas cotidianas mediante las cuales los miembros de una organización luchan por alcanzar sus metas.
4.2.4.1 IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES
F. Stoner(2005 p. 641), “Administración de operaciones actividad administrativa compleja que incluye planificar la producción, organizar los recursos, dirigir las operaciones y el personal y vigilar la actuación del
sistema”.
El termino administración de operaciones se refiere a la serie compleja de actividades administrativas que entraña planificar, organizar, dirigir y controlar las operaciones de una organización. La administración de operaciones es importante para los gerentes de una organización, cuando menos, por dos razones. En primer término, puede mejorar la productividad, que mejora la salud financiera de la organización. En segundo, puede ayudar a las organizaciones a satisfacer las prioridades competitivas de los clientes.
4.2.4.2 MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD
F. Stoner (2005 p. 642), “Productividad es la medida del grado en que funciona el sistema de operaciones e indicador de la eficiencia y la competitividad de una empresa o departamento”
La productividad, es decir, relación entre insumos y productos, es una medida de la eficiencia de un administrador o empleado en cuanto al aprovechamiento de los recursos escasos de la organización para producir bienes y servicios. Cuanto mayor sea el valor numérico de este porcentaje, tanto mayor será la eficiencia.
4.2.5 ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.
De acuerdo a (F. A Galicia) “ La administración de recursos humanos (personal) es el proceso administrativo aplicado al acrecentamiento y
conservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades, de los miembros de la organización, en beneficio del individuo , de la propia organización y del país en general.”
También lo define J.A Montilva (1999, p.98) “La administración de personal es una de las funciones básicas de la gerencia de una organización y la manera en que ella se realiza afecta a la organización”.
Las actividades que debe realizar el gerente durante la ejecución de esta función se divide en tres: (1) selección, (2) adiestramiento, (3) evaluación del personal.
4.2.5.1 SELECCIÓN DE PERSONAL
El conocimiento, la experiencia y las habilidades de los miembros del grupo de trabajo son factores determinantes del éxito o fracaso. Por ello, el gerente no debe omitir esta actividad y debe procurar, dependiendo de la organización y de las disponibilidades de personal, seleccionar la gente adecuada para integrar el grupo de trabajo.
4.2.5.2 ADIESTRAMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PERSONAL.
Estas dos actividades son de vital importancia, la primera de ellas le permite al personal obtener los conocimientos y habilidades requeridas, para desarrollar tareas técnicas especializadas. El gerente debe, aquí, determinar las necesidades de adiestramiento, contratar cursos cortos dentro o fuera de
la organización y proveer al grupo con el material de enseña nza apropiado.
La segunda de estas actividades consiste en evaluar el rendimiento y productividad del personal. Esta actividad está orientada a llevar un control de rendimiento del personal a fin de identificar y resolver situaciones que originen retrasos o inconvenientes.
5 SISTEMA DE VARIABLES.
Las variables objeto de estudio, son:
SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
Conceptualmente, Laudon y Laudon (2004), definen los sistemas de información “como un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control de una organización.
Operacionalmente, se entiende como el conjunto de subsistemas computacionales, físicos y lógicos que se unirán para dar solución a una problemática determinada, y dar soporte a las decisiones de los usuarios, mediante la organización y correcta presentación de la información obtenida por el sistema.
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
Conceptualmente la administración de recursos humanos (personal)
es el proceso administrativo aplicado al acrecentamiento y conservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades, de los miembros de la organización, en beneficio del individuo, de la propia organización y del país en general
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
Operacionalmente la administración de personal será el proceso encargado de crear, mantener y desarrollar un contingente de recursos humanos, con habilidad y motivación para realizar los objetivos de la organización. Desarrollar condiciones organizacionales de aplicación, desarrollo y satisfacción plena de recursos humanos y alcance de objetivos individuales. Alcanzar eficiencia y eficacia con los recursos humanos disponibles dentro de Cervecería Polar c.a, Planta Modelo.
