ANALYSIS OF THE STAYING PROCESS, FOR THE DEVELOPMENT
OF AN INFORMATION PROCESSING SYSTEM
ANÁLISIS DEL PROCESO DE ESTADÍA, PARA EL DESARROLLO DE
UN SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN
Víctor Manuel Casas Gómez. Universidad Tecnológica Fidel Velázquez
Consuelo Macías González. Tecnológico de Estudios Superior de Cuautitlán Izcalli
Resumen
El proceso de Estadía es un elemento fundamental para la titulación de las Universidades Tecnológicas, ya que es la base de desarrollo en el sector productivo por parte de los estudiantes, por lo que se requiere, por un lado, un seguimiento más cercano por parte de la empresa y de la universidad y por otro lado, un procesamiento de información adecuado para el desarrollo de los reportes que sean solicitados. El propósito principal de este trabajo es analizar la información que se procesa tanto en las divisiones académicas como en el departamento de prácticas y estadías, además de los asesores académico e industrial y los estudiantes para proponer una alternativa de solución del proceso y posteriormente el desarrollo de un sistema digital de procesamiento. Para llevar a cabo lo anterior se realizó un estudio mixto (cualitativo-cuantitativo) concurrente (de forma paralela) en la Universidad Tecnológica Fidel Velázquez basado en primer lugar, en entrevistas al personal de prácticas y estadías, en segundo lugar, de la observación del proceso y por último por medio de encuestas realizadas a alumnos, profesores y asesores industriales. Dentro de los resultados obtenidos se determina que un 95% de los estudiantes conoce el concepto de la estadía pero el 70% no conoce el proceso a seguir, por otro lado, no se cuenta con un proceso único para todas las divisiones académicas, ni una base de datos integral, por lo que no se pueden obtener datos estadísticos confiables, de acuerdo a lo anterior se propone un sistema integral de la estadía que permita la comunicación constante entre los actores, además de un proceso único para todas las divisiones académicas, integrado a una base de datos, donde se tenga la información del alumno, de la estadía, de los profesores, de la empresa y de los asesores, así como los reportes necesarios para cada departamento.
Palabras clave
Abstract
The Staying process is a fundamental element for the titling of the Technological Universities, since it is the base of development in the productive sector by the students, reason why, on the one hand, a closer follow-up on the part of the Company and the university and on the other hand, a processing of information suitable for the development of the reports that are requested. The main purpose of this paper is to analyze the information that is processed in the academic divisions as well as in the internships department, in addition to the academic and industrial advisors and the students to propose an alternative solution of the process and later the development of A digital processing system. To carry out the above, a concurrent (qualitative-quantitative) concurrent (in parallel) study was carried out based firstly on interviews with the staff of practices and stays, secondly on observation of the process and finally by means of Surveys of students, teachers and industrial consultants. Among the results obtained it is determined that 95% of the students know the concept of the stay but 70% do not know the process to follow, on the other hand, there is no single process for all the academic divisions, nor one Comprehensive database, so that reliable statistical data cannot be obtained, according to the above it proposes an integral system of stay that allows constant communication between the actors, in addition to a single process for all academic divisions, integrated To a database, where you have the information of the student, the stay, the teachers, the company and the advisers, as well as the necessary reports for each department.
Keywords
Staying, processing, system, statistic, solution.
I.
Introducción
En 1991 se marca como el surgimiento de las Universidades Tecnológicas, que buscaban por un lado descentralizar los servicios educativos, ampliar y diversificar la oferta educativa y ser un enlace entre la universidad y el sector productivo, bajo un esquema de Técnico Superior Universitario en tan solo 6 cuatrimestres, así en primera instancia surgen desarrollos en varios estados de la Republica con carreras acordes a su entorno y en segunda instancia que dan un impulso a la relación con la empresa, abonando a la mano de obra de las mismas, bajo un concepto novedoso enmarcado precisamente en el sexto cuatrimestre, denominado estadía.
el asesor industrial, que es una persona que depende de la empresa y que funge como el que orienta el desarrollo del estudiante dentro de la misma.
Por otro lado, el departamento de prácticas y estadías que son los encargados de buscar las empresas, así como de sus asesores industriales y las divisiones académicas encargadas de asignar alumnos a las empresas y de asignarles el asesor académico.
Para el año de 1995 surge la Universidad Tecnológica Fidel Velázquez en el municipio de Nicolás Romero, Estado de México, en un predio de 50 hectáreas, con 155 alumnos y con tan solo 3 carreras a ofertar, informática, administración y mantenimiento industrial, que para aquel entonces y a la fecha es la única Universidad del Municipio que ofrece educación superior en un lugar en gran crecimiento poblacional, al transcurrir los años y con la necesidad de ampliar la oferta educativa se crearon carreras de Técnico Superior Universitario en Artes Gráficas, contaduría, Redes y Telecomunicaciones, Diseño Digital, Sistemas Informáticos, Nanotecnología, Mecatrónica, Tecnología ambiental, Transporte terrestre, Mercadotecnia, así como ingenierías en Innovación y Desarrollo Empresarial, Mantenimiento Industrial, Producción Gráfica, Mecatrónica, Tecnologías de la Información, Tecnología Ambiental, Financiera y Fiscal y en Administración del Sistema de Transporte Terrestrecon lo que la cantidad de alumnos se incrementó a más de 5 mil.
Esto vino a cambiar por tanto el manejo de estadías, ya que hay que vincular gran número de empresas, mandar a mayor cantidad de alumnos y tener un número de oferta de carreras más amplia, tanto para TSU, como para Ingeniería, lo que complica más la administración del procesamiento de la información y es precisamente esta problemática la que delimita tener información completa de cada proceso de estadía, que permita generar reportes, mejorar y simplificar procesos, para dar el seguimiento oportuno al alumno en su paso al sector productivo. En la actualidad un gran número de Universidades Tecnológicas utilizan un Sistema Integral de Información denominado SAIIUT que permite administrar la información de servicios escolares, la parte de titulación dónde se maneja información de la estadía y el control de calificaciones, sin embargo, otras universidades no lo llevan a cabo, tal como la UTFV y por otro lado, no hay un sistema acorde exclusivamente a la parte de las estadías y a la información y reportes que de ahí se desprende, por tanto, se hace necesario que la UTFV cuente en primera instancia con un proceso unificado para todas las carreras y que quede bien delimitado que información maneja cada área y por otro lado, en una segunda etapa se genere un sistema Integral de Información de las estadías.
Planteamiento del problema.
proceso de manera adecuada, por lo que en algunas ocasiones, alumnos no terminan su proceso, lo que trunca su titulación.
los profesores ya no asisten a las estadías, debido a la carga académica, viáticos, tráfico, tiempos del asesor industrial, entre otros, por lo que la comunicación con el asesor industrial se ha reducido prácticamente a cero; por otro lado, en las juntas de pertinencia, los asesores industriales se quejan de la falta de comunicación con el asesor académico o de problemas surgidos con los estudiantes
Marco teórico
Estadía
Proceso que realiza el estudiante durante cuatro al sexto y onceavo cuatrimestre y consiste en el período durante el cual el estudiante aplica sus conocimientos en el desarrollo y aplicación de un proyecto, como parte de la formación profesional de Técnico Superior Universitario o Ingeniería acorde a las necesidades de una empresa del sector productivo de bienes o servicios, o en organismos públicos o privados, previo convenio entre dicha empresa u organismo y la Universidad. (Mendoza, 2000).
Alumno
Estudiante de sexto cuatrimestre (TSU) y de onceavo cuatrimestre (ingeniería), el cual complementa su formación profesional y logra su titulación mediante la solución de un problema del ámbito empresarial, aplicando los conocimientos y habilidades adquiridos durante su preparación universitaria.
Asesor Académico
Profesor de tiempo completo encargado de dar seguimiento al estudiante de su estadía y de la revisión de la documentación. Supervisa conjuntamente con el Asesor Empresarial el desarrollo del proyecto, a fin de que el estudiante cumpla con los objetivos establecidos.
Evaluar el proyecto de estadía, su fundamentación teórica y su desarrollo basado en una metodología. (UTSLP, 2015).
Asesor Industrial
Empresario encargado del alumno de estadía. Dirige y evaluar el desarrollo del proyecto de la Estadía. Supervisar conjuntamente con el Asesor Académico el desarrollo del proyecto, a fin de que el estudiante cumpla con los objetivos establecidos (UTVM, 2015).
Proyecto
Lugar donde el alumno desarrollará su estudiante. Evalúa la formación académica, actitudes, habilidades y destrezas de tal manera que pueda contratarlo y enriquecer su planta productiva. (UTVM, 2015).
II. Materiales y Métodos.
El propósito de este estudio mixto (cualitativo-cuantitativo) concurrente (de forma paralela), es el de obtener información relevante del proceso de estadía y de su procesamiento de información, figura 1. Casal y Mateu (2003) explican que este tipo de muestra consiste en la selección, por métodos no aleatorios, de sujetos cuyas características sean similares a las de la población objetivo.
Para la parte cuantitativa se pretende obtener información referente al proceso de estadía del estudiante, mediante las variables como el porcentaje de comunicación existente entre los alumnos y sus respectivos asesores, el tipo de problemas encontrados durante la estadía, las necesidades de cada integrante del proceso, el porcentaje de conocimiento sobre la estadía y sobre su proceso, todo lo anterior mediante el uso de encuestas realizadas a 30 estudiantes de primero a quinto cuatrimestre de 3 carreras distintas de Técnico Superior Universitario (TSU), 30 estudiantes de sexto a décimo de Ingeniería de tres carreras distintas, 20 profesores de tiempo completo de un total de 80, 2 asesores industriales de 3 carreras, todos ellos de la Universidad Tecnológica Fidel Velázquez (UTFV).
Figura 1. Variables a investigar
Figura 2. Metodología aplicada. Variables
Cualitativa
Proceso actual.
Procesamiento de la información Actual
Cuantitativ a
Necesidades
Problemáticas
Conocimiento de la estadía.
Comunicación
Metodología mixta
Cualitativa Entrevista Depto. estadías
y Divisiones
Guía de observación
Depto. estadías y Divisiones
Alumnos
Cuantitativa Encuestas
III. Resultados
Se tomaron en cuenta dos tipos de resultados, el primero encaminado a determinar el grado de conocimiento del proceso de la estadía y a las necesidades de cada uno de los actores de dicho proceso, en cuanto a reportes, manuales, formatos, fechas y el grado de comunicación existente entre ellos. En la figura 3 se presenta el porcentaje de conocimiento de la estadía, como concepto y como proceso, donde se identifica que los alumnos conocen bien el concepto pero no saben cómo se realiza el proceso, por lo que se requiere mayor capacitación en cuanto a la realización de su proceso.
Figura 3. Porcentaje de conocimiento del concepto y proceso de estadía. 0
10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
SI NO SI NO
ALUMNOS TSU
ALUMNOS ING
PTC
ASESOR INDUSTRIAL
DIVISIÓN ACADÉMICA
Figura 4. Porcentaje de comunicación efectiva.
Figura 5. Problemáticas comunes presentadas en la estadía. 0
10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Alumnos ing
PTC Asesor
industrial
División académica
Prácticas y estadías
Alumnos ing PTC
Asesor industrial División académica Prácticas y estadías
0 10 20 30 40 50 60
Alumnos ing PTC
De acuerdo a los resultados obtenidos en la parte cuantitativa se propone realizar un sistema que permita en primera instancia el llenado de la información correspondiente a cada actor del proceso, por otro lado, mantener un centro de comunicación constante del alumno y los asesores. También se pretende que dicho sistema cuente con manuales sencillos que permitan el conocimiento del proceso de estadía y que permitan la obtención de reportes de diversa índole acorde a las necesidades de cada integrante del proceso.
Resultados cualitativos.
Dentro de los resultados cualitativos obtenidos en la investigación y análisis del proceso de estadía se identifica que el procesamiento de información no está acorde a las necesidades actuales de la Universidad, ya que se tenían procesos por separado por cada división y se trabajan los procesos en Excel, haciendo difícil el acceso a la información y la emisión oportuna de reportes.
Por otro lado, los procesos se deben de automatizar para hacer más sencilla y dinámica la integración de la información, ya que el proceso se lleva por envío de correos, papeleo y sin una forma real de trabajo digitalizado.
En la figura 6 se muestra el procesamiento de la información actual.
Figura 6 se muestra el procesamiento de la información actual.
Depto. Estadías Excel por
año.
Div. Acad 1 Div. Acad 2
Div. Acad. 3
Div. Acad. 4
Div. Acad. 5
IV. Discusión y Conclusiones
En este trabajo se realizó un análisis del proceso de estadía en la Universidad Tecnológica Fidel Velázquez, en el cual se identificaron los actores que se interrelacionan para que se lleva a cabo de manera adecuada, se siguió el procedimiento que realiza un alumno, así como el conocimiento y problemáticas que existen a la hora que un estudiante ingresa a su proceso de estadía.
En este análisis se encontraron vulnerabilidades debidas a: a) Falta de comunicación entre las personas que integran el proceso; b) carencia de uniformidad en los procesos de cada división académica; c) uso de un sistema de registro no apto a las condiciones actuales de la universidad; d) uso excesivo de papel; e) falta de automatización en los procesos y en la emisión de reportes; f) falta de certeza a un 100% de los reportes emitidos y g) la necesidad de un sistema integral que permita a los integrantes del proceso interactuar y registrar la información creada.
Se propone realizar un diseño de sistema de información que integre las clases y atributos necesarios, la realización de reportes, páginas web para cada usuario que permitan por medio de la programación y SQL registrar la información en una base de datos, para que posteriormente se puedan obtener los reportes requeridos de manera automatizada.
Como trabajo futuro se pretende realizar el diseño de la base de datos, así como el diseño de las pantallas y del proceso automatizado, así como la parte de emisión de reportes y de comunicación; posteriormente a esto se pretende generar el código y la infraestructura necesaria para desarrollar, probar e implementar el Sistema Integral de Estadía.
V. Referencias.
(1) Álvarez, D. (2015). Guía para la elaboración de Tesis, Metodología de la investigación. Primera Edición.
(2) Cáceres, E. A. (2014). Análisis y Diseño de Sistemas de Información.
(3) Domínguez, L. (2012). Análisis de Sistemas de Información. México. Red Tercer Milenio S.C. Primera Edición.
(4) González, E. S., Arteaga, J. U. R., & Gamma, R. E. T. (2015, Enero). Impacto de las estadías en la profesionalización del turismo. Caso Universidad Tecnológica de Nayarit. In Congreso Virtual sobre
Tecnología, Educación y Sociedad (Vol. 1, No. 4).
(5) Guía de Estadía para TSU e Ingeniería, (2015). Disponible en: http://utslp.edu.mx/wp-content/uploads/2015/05/GUIA-DE-ESTADIA-TSU-e-Ingenierias-final.pdf
(6) Guía del Sistema SAIIUT, Coordinación de Universidades Tecnológicas. Disponible en http://saiiut.uttecam.edu.mx/saiiut.html.
(8) Hernández, R. (2014). Metodología de la investigación. Editorial McGraw Hill Sexta edición.
(9) Reglamento de Estadía de la Universidad Tecnológica Metropolitana, (26 de octubre del 2000). Disponible en:
http://estadias.utmetropolitana.edu.mx/DocumentosAdicionales/REGLAMENTOESTADIAUTM.pdf
