Presentación. Autor / Diseño / Ponente Julio López Lacalle

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Presentación

Autor / Diseño / Ponente Julio López Lacalle

Organización

Curso organizado por el Servicio de Organización y Racionalización Administrativa (SORAD) de la Universidad de Almería

Microsoft Office es una marca registrada de la empresa Microsoft

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1.1 Términos habituales de Excel... 3

1.2 Las barras de herramientas de Excel ... 5

2 Crear, Abrir y Guardar hojas de calculo ... 6

3 Formato de celdas, filas y columnas ... 7

3.1 Formato de las celdas ... 7

3.2 Ajuste de filas y columnas... 12

4 Inserción y edición de datos en las celdas... 15

4.1 Celdas y rangos. Las referencias a celdas y rangos... 15

4.2 Referencias absolutas y referencias relativas ... 17

4.3 Utilización de nombres de celdas y nombres de rangos... 17

5 Corrección ortográfica ... 20

6 Operaciones de impresión... 22

7 Insertar fórmulas en Excel ... 28

8 Trabajar con funciones ... 29

8.1 Las funciones más habituales ... 32

8.2 Funciones matemáticas y trigonométricas... 33

8.3 Funciones estadísticas ... 41

8.4 Funciones de texto ... 43

8.5 Funciones de fecha y hora ... 50

8.6 Funciones lógicas ... 55

9 Insertar hojas de cálculo ... 58

10 Crear gráficos a partir de la información ... 59

11 Ordenar, validar y filtrar datos... 65

11.1 Ordenar registros ... 65

11.2 Filtrar registros ... 67

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1 EL ENTORNO DE EXCEL

1.1 Términos habituales de Excel

Básicamente, y de forma muy resumida podemos definir los siguientes elementos específicos de Excel:

¾ Un documento de Excel se denomina libro.

¾ Cada libro está formado por un conjunto de hojas. Por defecto, inicialmente está formado por 3 hojas denominadas “Hoja1”, “Hoja2” y “Hoja3”. Cada hoja es como una gran tabla de filas y columnas.

¾ Cada hoja contiene 256 columnas, que Excel las nombra con letras, empezando con la A, después la B, así hasta la Z y luego continua nombrándolas AA, AB, ... hasta la IV.

¾ Cada hoja contiene 65536 filas, que Excel las nombra con números, empezando con el 1 hasta el 65536.

¾ El elemento básico de trabajo es la celda. Una celda es la zona de cruce entre una columna y una fila. Así, la primera celda de la hoja estará formada por la zona donde se cruzan la columna A y la fila 1. Cada celda se denomina con la letra de su columna y el número de su fila. La celda marcada en la Figura 2 sería la celda F12.

¾ La celda sobre la que estamos trabajando en un determinado momento es la celda activa.

¾ Excel dispone de una barra especial, denominada Barra de Fórmulas en la que podemos ver y modificar el contenido de la celda activa.

¾ En la zona inferior izquierda de la ventana, donde en Word encontramos la barra de desplazamiento, aparecen unas solapas (ver Figura 1) que permiten seleccionar las distintas hojas del libro (). Además las flechas nos permiten desplazarnos a la Primera hoja, hoja anterior, siguiente hoja y última hoja

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Columna F

Fila 12

Barra de Fórmulas

Celda F12

Selección de hojas del libro

Figura 2.- Zona de trabajo de Excel

A partir de estos conceptos, trabajar con Excel es sencillo. Basta con colocarse en la celda sobre la que queremos empezar a situar el texto, números, realizar operaciones, etcétera y ponerse manos a la obra.

Para movernos a través de la hoja podemos usar el ratón o bien las flechas de dirección del teclado.

A continuación describimos la utilización de las teclas especiales más comunes:

Tecla

Operación realizada

<Tabulador> Cambia a la celda de la siguiente columna (derecha) <Mayúsculas> + <Tabulador> Cambia a la celda de la columna anterior (izquierda)

<Intro> Activa la celda de la siguiente fila (abajo) <Mayúsculas> + <Intro> Activa la celda de la fila anterior (arriba)

<Avance Página> Activa la celda situada una ventana de visualización más abajo.

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más abajo

<Inicio> Activa la primera celda de la fila en la que nos encontramos

<Control> + <Inicio> Nos coloca sobre la celda A1

<Control> + <Fin> Nos coloca sobre la última celda de la hoja que contenga datos

1.2 Las barras de herramientas de Excel

Las barras de herramientas de Excel tienen el mismo tratamiento y el mismo comportamiento que las de otros programas de Windows.

Recordamos que para ver las barras de herramientas disponibles y mostrar u ocultar barras de herramientas utilizamos la opción de menú Ver -> Barras de herramientas. Se pueden agregar o quitar las barras de herramientas de la ventana de Excel y añadir o quitar botones de cada una de ellas de forma similar a cualquier otro programa como Word.

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2 CREAR, ABRIR Y GUARDAR HOJAS DE CALCULO

Para tratar este punto vamos a utilizar muy pocas palabras. Simplemente: crear, abrir, cerrar y guardar hojas de cálculos de Excel (a partir de ahora los denominaremos libros) se realiza exactamente igual que lo haríamos en Word.

Esto es, utilizaremos las mismas opciones de menú o los mismos botones de la barra de herramientas Estándar, como se ve en la siguiente tabla:

Para ... Opción de menú Botón de barra de herramientas Estándar

Crear un nuevo libro Archivo -> Nuevo... (*) Nuevo documento en blanco ( )

Abrir un libro existente Archivo -> Abrir...

Abrir ( ) Archivo -> Guardar

Guardar ( ) Guardar el libro actual

Archivo -> Guardar como... Cerrar el libro actual Archivo -> Cerrar

(*) Al igual que ocurría con Word, si utilizamos la opción de menú Archivo -> Nuevo... para crear un nuevo libro nos aparecerá una ventana para elegir la plantilla en la que se basa el documento. En cambio, si hacemos clic sobre el botón Nuevo documento en blanco ( ) de la barra de herramientas Estándar nos creará un documento basado en la plantilla por defecto.

Simplemente hemos de indicar que la extensión por defecto que Excel coloca a sus documentos o libros es “.XLS” (mientras que la de Word es “.DOC”).

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3 FORMATO DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS

Uno de los pasos más sencillos que se da al trabajar sobre una hoja de cálculo consiste en aplicar formato a las hojas del libro, de forma que la información que en ella se presenta quede vistosa y ayude al usuario a localizar o entender su contenido fácilmente.

3.1 Formato de las celdas

Casi todas las funciones que afectan al formato de la hoja se encuentran bajo la opción de menú Formato -> Celdas... Esta ventana está compuesta por 6 hojas diferentes que permiten ajustar distintas características. También podemos encontrar las opciones más habituales en la barra de herramientas Formato (Figura 3).

Figura 3.- Barra de herramientas Formato

A continuación se numeran de una forma muy rápida cada una de las fichas de la opción de menú Formato ->Celdas… indicando sus funciones principales:

• Ficha Número (Figura 4): En esta ficha se puede indicar el formato con el que se pueden mostrar los datos contenidos en las celdas. Principalmente se usan para números y fechas.

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Figura 4.- Ficha "Número" de la ventana Formato de celdas

• Ficha Alineación (Figura 5): Desde esta ficha controlamos la orientación del texto, su colocación en la celda y encontramos tres cuadros de selección muy usados:

o Ajustar texto: Impide que el texto se “salga” del borde derecho de la celda. Es decir, si parte del texto no cabe en una sola línea entre el borde izquierdo y el borde derecho baja esa parte a la siguiente línea. De esta forma, si establecemos la altura de la celda con un valor adecuado, podremos ver el contenido completo de la celda.

o Reducir hasta ajustar: Si lo marcamos, Excel calcula el tamaño de la fuente para que todo el contenido de la celda quepa en su interior.

o Combinar celdas: si hemos seleccionado varias celdas contiguas y marcamos esta opción todas las celdas se convierten en una única celda.

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Figura 5.- Ficha "Alineación" de la ventana Formato de celdas

• Ficha Fuente (Figura 6): En ella se encuentran las opciones típicas relativas al tipo de letra, tamaño, color, efectos como negrita, subrayado, etc. La mayoría de estas funciones también las encontramos en la barra de herramientas Formato

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Figura 6.- Ficha "Fuente" de la ventana Formato de celdas

• Ficha Bordes (Figura 7): Desde ella establecemos los bordes de las celdas

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• Ficha Tramas (Figura 8): Es el lugar donde elegimos el color de fondo (la trama) de las celdas

Figura 8.- Ficha "Tramas" de la ventana Formato de celdas

• Ficha Proteger (Figura 9): Desde aquí podemos seleccionar, cuando decidamos proteger una hoja, las celdas que van a poder ser modificadas o no por los usuarios.

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Figura 9.- Ficha "Proteger" de la ventana Formato de celdas

3.2 Ajuste de filas y columnas

Una vez que se ha establecido el aspecto de las celdas el siguiente elemento que nos queda por ver respecto al diseño de la hoja consiste en ajustar correctamente el tamaño de filas y columnas.

Para cambiar el ancho de una columna tenemos varios métodos. Como siempre existe una opción de menú que permite realizar esta operación. Se trata de la opción de menú Formato -> Columna -> Ancho... Nos aparece la ventana de la Figura 10 en la que debemos introducir el valor que queremos que tenga el ancho de la columna.

Figura 10.- Opción de menú Formato -> Columna -> Ancho...

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podemos hacer clic sobre la opción de menú Formato -> Columna -> Autoajustar a la selección.

Pero, sin duda, la opción más sencilla y también la más utilizada es la de utilizar el ratón para ajustar el ancho de la columna. Al colocar el ratón en la unión entre la columna que queremos ajustar y la siguiente columna, justo en la cabecera de la columna, el puntero

de ratón cambia de forma y se muestra como una especie de cruz con flechas ( ). En ese momento, hacemos clic sobre el botón izquierdo del ratón y, sin soltar el botón, desplazamos el ratón hacia la izquierda o derecha, para disminuir o aumentar el ancho de la columna. Nos aparecerá una etiqueta amarilla que nos indica el tamaño que estamos dejando. En el momento que tengamos ajustado el ancho al valor deseado, soltamos el ratón.

Si lo que queremos es ajustar el tamaño para que quepa el contenido de todas las celdas de la columna (recordamos que a esta operación se le denomina autoajustar), simplemente tendremos que colocarnos en el borde entre la columna deseada y la siguiente y cuando el puntero del ratón cambia de forma como antes, realizamos un doble clic de botón izquierdo del ratón. Automáticamente Excel ajustará el tamaño de la columna.

Todo lo que hemos comentado para las columnas se aplica sobre las filas. La diferencia es que sobre las filas lo que debemos ajustar es el alto de la fila.

Podemos utilizar las opciones de menú Formato -> Fila -> Alto... para establecer un valor para la fila o filas seleccionadas o podemos aplicar el autoajuste del alto de la fila seleccionando la opción de menú Formato -> Fila -> Autoajuste.

También podemos utilizar el ratón para realizar estos cambios. Los pasos son los mismos que para las columnas. Simplemente nos colocamos en el borde de la fila con la fila siguiente y el ratón cambia de forma ( ). En este momento podemos arrastrar el ratón para cambiar hacia arriba o abajo para disminuir o aumentar el alto de la fila o podemos hacer un doble clic al botón izquierdo para autoajustar el alto.

Por último indicar que las opciones de menú Formato -> Fila -> Ocultar y Formato -> Fila -> Mostrar nos permiten ocultar (esconder de forma que no la veamos en la hoja) la fila seleccionada o volver a mostrarla en caso de que la hubiésemos ocultado

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Sus opciones equivalentes para columnas son Formato -> Columna -> Ocultar y Formato -> Columna -> Mostrar.

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4 INSERCIÓN Y EDICIÓN DE DATOS EN LAS CELDAS

La introducción y edición de datos en Excel es diferente a Word, pero una vez que conocemos el mecanismo de introducción y edición de datos se hace de una forma muy sencilla.

Para introducir información en una hoja de Excel debemos decidir la posición en la que queremos introducir cada dato y para ellos vamos utilizando las diferentes celdas de la hoja para ir colocando cada dato.. En la mayoría de ocasiones meteremos información de tipo “tabla”, de forma que utilizaremos las celdas de una columna para introducir los valores referentes al mismo “campo” (por ejemplo, apellido, nombre, dirección, etc) y las celdas de una misma fila para introducir los valores de esos “campos” referentes a un elemento de nuestra hoja (por ejemplo, una persona, un estudiante, una factura, etc). De todas formas, tenemos total libertad para usar las celdas de la hoja en la forma que queramos, pero una buena colocación de los datos en las celdas nos permitirá hacer las operaciones y cálculos con esos datos de una forma sencilla.

Para insertar datos en una celda de la hoja de Excel simplemente debemos colocarnos sobre la celda en cuestión e introducir el dato.

Si lo que queremos es editar la celda, podemos colocarnos sobre ella y al empezar a escribir se borrará su contenido actual y se sustituirá por el nuevo dato, o bien colocarnos sobre la barra de fórmulas una vez que nos hayamos situado en la celda y editar el contenido de la misma.

4.1 Celdas y rangos. Las referencias a celdas y rangos

Ya habíamos avanzado que una hoja de Excel está compuesta por celdas y que cada celda tiene una forma de conocerse: simplemente consiste en denominarla con la letra de su columna y el número de su fila. Así tendremos la celda A1, B7, C4, A42, etcétera. Además, en Excel es muy habitual trabajar con grupos de celdas contiguas. En la mayoría de ocasiones en las que usamos Excel sería muy tedioso tener que realizar operaciones si tenemos que indicar todas las celdas sobre las que hay que operar. Por ejemplo, imaginemos que tenemos una relación de 500 facturas y queremos calcular la

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suma de sus importes. No es razonable que nos pongamos a decir que en la fórmula tengamos que nombrar explícitamente las 500 celdas que contienen los importes a sumar.

Normalmente las celdas que queremos sumar se encuentran de forma consecutiva en la hoja, bien en la misma fila o en la misma columna (por ejemplo en la Figura 11). Al conjunto formado desde la primera celda y la última la denominamos rango.

Las operaciones con rango son muy habituales. La forma de denominar un rango continuo consiste en poner la referencia de la primera celda, poner el signo de puntuación “:” (dos puntos) y la referencia de la última celda En el ejemplo de la Figura 11 el rango que utilizamos para poner en B8 la suma se trata de B2:B7, que incluye todas las celdas desde la B2 a la B7, ambas incluidas (es decir, B2, B3, B4, B5, B6 y B7).

Rango B2:B7

Figura 11.- Ejemplo de utilización de rangos

Si queremos seleccionar rangos de celdas lo que debemos hacer es hacer clic sobre la primera celda en cuestión con el ratón, y sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastrarlo hasta la última celda del rango que deseamos seleccionar (el método es muy parecido a la selección de trozos de texto en Word).

La expresión... Indica

A4 La celda A4

A4:A6 El rango que incluye la celda A4, A5 y A6 B2:B22 El rango que va desde la celda B2 a la celda B22

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4.2 Referencias absolutas y referencias relativas

En este apartado se explica la diferencia entre utilizar referencias absolutas y referencias relativas. Imaginemos el caso de la Figura 12, en la que en la celda B4 (con contenido “=SUMA(B2:B3)” se quiere sumar el contenido de B2 y B3. Observando la Figura 12, parece razonable que en la celda C4 queramos realizar la misma operación, pero esta vez sumando las celdas C2 y C3. Pues bien, si copiamos la celda B4 y la pegamos sobre C4, el resultado es el esperado, la celda C4 aparece el contenido “=SUMA(C2:C3)” y el resultado que veríamos sería “33”. Repitiendo la operación sobre D4 obtenemos el mismo resultado (“=SUMA(D2:D3)”)

Este efecto se produce porque hemos utilizado referencias relativas. Una referencia relativa en una fórmula, como C2, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambiamos la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Como en el ejemplo, si copiamos una referencia relativa de la celda B4 a la celda C4, se ajusta automáticamente de “=SUMA(C2:C3)” a “=SUMA(D2:D3)”.

Si no queremos que este efecto ocurra debemos utilizar referencias absolutas. Así garantizamos que si una fórmula hace referencia a la celda A1, aunque la copiemos a otro sitio, siempre seguirá haciendo referencia a la celda A1.

Para utilizar referencias absolutas se coloca el carácter “$” delante de la fila y/o columna que queremos fijar (por ejemplo “$A$1”).

Figura 12.- Ejemplo de copiado de fórmulas

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Una característica muy cómoda, a la hora de clarificar las operaciones realizadas en Excel es la de asignar un nombre a una celda o a un rango de celdas.

Por ejemplo, imaginemos que queremos calcular el IVA de una serie de celdas que contienen los importes de unas facturas (supongamos que están en el rango C1:C50), y que tenemos una celda J1 donde hemos introducido el valor que tiene el IVA (supongamos que 16%).

Tendríamos que crear la fórmula =C1*$J$1 para poder copiarla y que siempre referenciara a la celda que contiene el IVA (J1).

Sin embargo si asociamos a la celda J1 el nombre de “IVA” desde ese momento podremos sustituir nuestra fórmula por =C1*IVA y podremos seguir copiando la fórmula y seguirá funcionando igual de bien.

Conseguimos dos cosas:

1. Clarificar la fórmula, puesto que es más fácil al usuario interpretar la operación realizada si se utilizan nombres en vez de referencias.

2. Evitar el hecho de tener que poner explícitamente la referencia absoluta (por defecto Excel colocaría la referencia relativa a J1 y no $J$1.

En la Figura 13 podemos ver la forma más fácil de asignar un nombre a una celda (o rango de celdas) que consiste en:

1. Colocarnos en la celda (o seleccionar el rango deseado)

2. Acceder al campo Cuadro de nombres situado a la izquierda de la barra de fórmulas

3. Escribir el nombre elegido

4. Pulsar la tecla Intro para aceptar la operación.

Desde ese momento, cuando nos colocamos en la celda (o rango) o la utilizamos en alguna fórmula Excel utilizará su nombre en vez de la referencia de la celda.

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Escribimos el nombre que queremos dar a J1

Figura 13.- Forma de asignar nombres a las celdas (o rangos)

La opción del menú desde la que podemos administrar los nombres de celdas o rangos que tenemos en nuestra hoja se encuentra en Insertar -> Nombre -> Definir… (Figura 14)

Desde ella podemos:

• Ver las asociaciones entre los nombres existentes y las celdas (o rangos) • Asignar nuevo nombre a una celda o rango

• Eliminar asociaciones entre nombres y celdas (o rangos) • Modificar la referencia de un nombre

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5 CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA

La utilidad de ortografía que proporciona Excel funciona de la misma forma que la de Word, de forma que, si estamos habituados a usarla en Word, trabajaremos de forma similar en Excel.

Para ejecutar el corrector ortográfico y que nos vaya indicando las palabras que cree que no son correctas accedemos a la opción de menú Herramientas -> Ortografía o bien pulsamos la tecla de función F7 y Excel empezará revisar el contenido de las celdas desde la celda en la que nos hemos situado hasta el final del libro. Si encuentra alguna palabra que no reconoce en su diccionario nos aparecerá la ventana de la Figura 15 en la que tenemos las mismas opciones que en Word.

Figura 15.- Ventana de corrección ortográfica en Excel

Desde esta ventana Excel nos ofrecerá una lista de sugerencias para la palabra analizada y podemos sustituir nuestra palabra por alguna de las sugeridas, o bien podemos indicar a Excel que no queremos corregir esa palabra en esta ocasión (Omitir una vez) o en todas las apariciones en el libro (Omitir todas), podemos agregar la palabra al diccionario de forma que Excel la considere correcta en este y otros documentos o podemos configurar alguna opción más avanzada con el botón “Opciones”. Entonces

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nos aparecerá la ventana de la Figura 16 en la que podemos configurar la forma como queremos que Excel nos revise el documento.

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6 OPERACIONES DE IMPRESIÓN

Básicamente la impresión en Excel sigue el mismo mecanismo que en Word. Sin embargo en Excel podemos definir las partes de la hoja que deben ser impresas y cuales no. No vamos a entrar en estos detalles y nos quedaremos con la impresión por defecto y las opciones más sencillas.

Como hemos dicho, podemos ajustar las características básicas de la impresión mediante la opción de menú Archivo -> Configurar página...

En la hoja Página de la ventana Configurar página (Figura 17) podemos indicar el tamaño del papel, si queremos imprimir en vertical o en horizontal y un elemento muy interesante: si queremos que Excel ajuste automáticamente el tamaño de la hoja para que quepa en un número determinado de páginas o lo reduzca o aumente en un determinado porcentaje.

Se trata del Ajuste de escala. Esta opción nos permite “agrandar” o “empequeñecer” la impresión de la hoja, de forma que podemos ajustar el contenido al tamaño del papel, reduciendo o aumentando de forma proporcional el tamaño de todos los elementos de nuestra hoja.

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Figura 17.- Ficha Página de la ventana Configurar página

Por otro lado, en la página Márgenes de la ventana Configurar Página (Figura 18) podemos ajustar el tamaño de los márgenes de forma similar a Word, indicando la distancia que debemos dejar desde cada uno de los márgenes de la hoja, el encabezado y pié de página, y si queremos imprimir el contenido de la hoja de forma centrada en el papel.

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Figura 18.- Ficha Márgenes de la ventana Configurar página

En la ficha Encabezado y pie de página de la ventana Configurar página (Figura 19) podemos configurar el encabezado y pié de página de nuestro documento impreso. Esta opción tiene un aspecto muy distinto a Word y no es tan intuitiva como en Word.

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Figura 19.- Ficha Encabezado y pié de página de la ventana Configurar página

Tanto el encabezado como el pié de página tienen tres regiones o secciones (izquierda, central y derecha) a los que podemos acceder haciendo clic sobre el botón “Personalizar encabezado…” o “Personalizar pie de página” (ver Figura 20) en la que podemos introducir la información que queremos mostrar. Podemos escribir un texto libre o seleccionar algunos datos característicos como el número de la página, una imagen, la fecha, la hora, etc, haciendo clic sobre los botones que nos proporciona dicha ventana.

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Por último, en la ficha Hoja de la ventana Configurar página (Figura 21) podemos elegir la región de la hoja de cálculo que queremos imprimir, así como indicarle a Excel si tenemos alguna fila y columna que contenga los títulos de filas y columnas y que queremos que se repita en la impresión de todos los folios. También podemos ajustar otras características de impresión.

Figura 21.- Ficha Hoja de la ventana Configurar página

Una vez definida la configuración para imprimir, podemos imprimir a través de la opción de menú Archivo -> Imprimir... o, igual que en Word realizar una impresión por defecto haciendo clic sobre el botón Imprimir de la barra de herramientas Estándar ( ).

Si utilizamos la opción de menú nos aparecerá la ventana Imprimir de la Figura 22 donde podemos seleccionar la impresora y el número de copias (igual que en Word), elegir entre imprimir todo o un determinado número de páginas y decidir si vamos a imprimir solo la hoja activa, un determinado número de hojas previamente seleccionado o todas las hojas del libro actual.

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7 INSERTAR FÓRMULAS EN EXCEL

Una de los principales usos que se aplican sobre las hojas de Excel es la de realizar operaciones que afectan a los valores de las celdas. La facilidad con la que se pueden realizar operaciones sobre grandes conjuntos de datos anima a muchos usuarios a utilizar Excel.

Empecemos con la realización de una de las operaciones más elementales. Supongamos que queremos sumar el contenido de la celda A1 y de la celda A2 y colocar el resultado en A3.

Evidentemente, A1 y A2 deben contener los números que vamos a sumar. La forma de expresar la fórmula en A3 es introducir la expresión “=A1+A2”.

Vamos a indicar paso a paso como introducir una operación en una celda. Lo primero que tenemos que hacer es empezar con el carácter “=”.

A continuación simplemente tenemos que indicar la operación que queremos realizar. No es obligatorio hacer referencias a otras celdas. En la siguiente tabla tenemos diferentes ejemplos de expresiones que podemos introducir en celdas de Excel y la operación realizada por dicha expresión.

Si ponemos la expresión ... Obtenemos como resultado ...

=3 El número 3

=3+5 El número 8

=A1*2 El contenido de la celda A1 multiplicado por 2 =A7+B2+4 El contenido de A7 mas el contenido de B2 mas 4 =(3+5)/2+7 El número 11

=A1*5+A2*3 La suma de la multiplicación del contenido de A1 por 5 y de la multiplicación de A2 por 3

A1*2+4 El texto “A1*2+4”

Observe bien que siempre empezamos con el carácter “=”. Si no lo hacemos, no se ejecuta ninguna operación, sino que simplemente aparece en la celda literalmente lo que

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8 TRABAJAR CON FUNCIONES

Hasta ahora hemos visto operaciones sencillas. Sin embargo, el éxito de Excel consiste en proporcionar al usuario la forma de realizar operaciones más complejas. Para ello se usan las funciones.

Una función es una fórmula que puede ser más o menos compleja. Por ejemplo, hallar la media aritmética de una serie de números, obtener el máximo de una serie de valores, etcétera.

Una función tiene el aspecto

“= NombreFuncion ( argumento1; argumento2; ...)”

Donde:

¾ Siempre empezamos colocando el carácter “=”.

¾ Escribimos el nombre de la función: SUMA, PRODUCTO, MAX,...

¾ Cada función tiene o puede tener un número de argumentos que van colocados entre paréntesis y separados entre si por el carácter “;” (punto y coma). Por ejemplo, la función suma puede tener tantos argumentos como queramos (cada uno de los valores que queremos sumar), sin embargo, la operación SENO, que devuelve el valor del seno de un número, solo necesita un argumento: el número del que queremos encontrar el seno.

La facilidad o dificultad de usar una determinada función solo depende de un factor: para usar una función, debemos comprender la operación que realiza la función.

No se trata de saberse todas las funciones que proporciona Excel, sino de encontrar la función que necesitamos en un determinado momento y de comprender su funcionamiento: en dicho caso no tendremos problema en introducir los argumentos necesarios para esa función.

En la siguiente tabla tenemos algunos ejemplos de utilización de funciones y su resultado:

La función .. Realiza la operación ...

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=SUMA(A1:A3) Idéntica a la anterior

=PRODUCTO(A1:B2:4) Multiplica el valor de A1 con el de B2 y esto por 4 =SENO(0,3) Seno de 0,3 radianes

=PI() El valor del número PI

=PROMEDIO(A1;B2) La media aritmética del contenido de A1 y B2

=SI(A1>5;”ALTO”;”BAJO”) Devuelve el texto “ALTO” si el contenido de A1 es mayor que 5. Devuelve el texto “BAJO” en caso contrario

Como vemos puede haber funciones sencillas de entender y otras más complejas que previamente habría que explicar antes de poder usarlas.

Normalmente las funciones no se suelen introducir tecleando todo el texto que muestran los ejemplos. Para facilitar el uso de las funciones Excel proporciona un Asistente de funciones muy útil. Para lanzar el asistente debemos hacer clic sobre la opción de menú Insertar -> Función..., o bien lo que es más habitual, hacer clic sobre el botón Insertar función de la barra de fórmulas ( ) (en versiones anteriores este botón se encuentra en la barra de herramientas Estándar). Nos aparece la ventana Insertar función de la Figura 23.

1

Argumentos necesarios de la función seleccionada

3

Explicación de la operación de la función seleccionada

2

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La forma de trabajar sobre esta ventana consiste en:

1. Para facilitar la búsqueda de la función que necesitamos, podemos centrarnos en las funciones aplicadas en cada categoría seleccionando la categoría en el desplegable de categoría o introduciendo algún texto que le permita a Excel proponernos las funciones relacionadas. Si queremos verlas todas podemos seleccionar la categoría “Todas”.

2. Luego buscaremos la función entre las ofrecidas en la zona “Seleccionar una función” (están ordenadas alfabéticamente).

3. Finalmente haremos clic sobre el botón Aceptar.

En la Figura 23 podemos ver como hemos seleccionado la función SUMA, y podemos ver que nos aparecen los argumentos que necesita y un texto explicativo de la operación que realiza dicha función.

Con la elección de la función no hemos terminado. Puesto que la mayoría de las funciones requieren la introducción de sus argumentos, una vez elegida la función nos aparece una segunda ventana (ver Figura 24) en la que podemos introducir los valores de los argumentos.

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En esta ventana aparece una entrada por cada argumento que necesita la función. En la Figura 24 podemos ver como en Número1 hemos introducido A1 (lo que indica que queremos sumar el contenido de la celda A1) y que actualmente el contenido de A1 es “10”. En Número2 hemos introducido A2 y su contenido actual es “30”. Por ahora, si no sumamos más elementos obtenemos un resultado de “40”.

¿Cómo hemos introducido A1 y A2?. De una forma muy sencilla. Una vez colocados sobre el cuadro donde hay que introducir el valor, nos vamos a la hoja de cálculo y hacemos clic sobre la celda A1. Automáticamente aparece A1 en el cuadro de la ventana. Si la ventana nos molesta y “tapa” las celdas necesarias de la hoja, podemos

pulsar sobre el botón y la ventana se “esconde” (dejando solamente el cuadro de texto y el botón) para permitirnos seleccionar cualquier celda o rango de la hoja.

Cuando hayamos seleccionado la celda o rango oportuno, volvemos a hacer clic sobre el

botón y nos aparece la ventana para seguir introduciendo nuevos argumentos. Para introducir definitivamente la fórmula hemos de hacer clic sobre el botón Aceptar.

8.1 Las funciones más habituales

En el capítulo anterior hemos visto el uso de funciones. Es importante conocer las funciones que nos ofrece Excel para poder trabajar con un alto grado de eficacia.

Por ello, en este capítulo repasaremos muchas de las funciones que nos suministra el programa para familiarizarnos con ellas. Lo adecuado consiste en conocer el mayor número de funciones posible, ya que cada una de ellas nos ofrece un resultado diferente; de esta forma, podremos utilizar la función más adecuada o la combinación de funciones necesaria para llegar a obtener el resultado esperado.

Veremos las funciones separadas por las categorías que establece Excel. En cada función mostraremos su nombre, su utilidad, una pequeña descripción, la explicación de sus argumentos y un ejemplo de su uso.

No vamos a tratar todas las categorías de funciones que nos ofrece Excel. Algunas de ellas son más especializadas que otras y requieren más conocimientos de un tema específico para utilizarlas (por ejemplo las funciones financieras).

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9 Matemáticas y trigonométricas 9 Estadísticas

9 Texto

9 Fecha y hora 9 Lógicas

El hecho de que no estudiemos el resto de categorías no significa que sean funciones de menor importancia. De hecho, en muchas ocasiones tendremos que recurrir a funciones de alguna de estas categorías para resolver problemas. El estudio de las funciones que vamos a ver debe valer como “plataforma de lanzamiento” para estudiar de forma personal las demás funciones.

8.2 Funciones matemáticas y trigonométricas

Como su nombre indica, estas funciones nos permiten realizar operaciones matemáticas. Son las más habituales y conocidas, y por ello empezamos con ellas.

Abs

Esta función nos devuelve el valor absoluto de un número, dicho de otra forma, nos devuelve el valor del número sin signo

ABS(numero)

Tiene un único argumento que debe ser un número. Ejemplo Resultado

ABS(5) 5 ABS(-5) 5

Aleatorio

Utilizando esta función nos devuelve un número aleatorio entre 0 y 1. Cada vez que la apliquemos nos devolverá un número aleatorio diferente.

ALEATORIO()

No tiene argumentos.

Ejemplo Resultado

ALEATORIO 0,307279097326517

Cos

Esta función nos devuelve el coseno de un ángulo.

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Tiene un único argumento que debe ser un número y es el ángulo en radianes del que queremos obtener el coseno. Observe que si queremos calcular el ángulo de 90 grados debemos pasar 90 grados a radianes (y para ello podemos usar la función RADIANES descrita un poco más tarde en este mismo capítulo

Ejemplo Resultado COS(0) 1

COS(90) -0,448073616

Entero

Con esta función conseguiremos el número entero inferior más cercano al valor que introducimos como argumento en la función.

ENTERO(numero)

Tiene un único argumento que debe ser un número. Ejemplo Resultado

ENTERO(23,78) 23 ENTERO(-45,2) -46

Grados

Esta función convierte radianes en grados.

GRADOS(ángulo)

Tiene un único argumento que debe ser un ángulo que expresa el número de radianes que queremos convertir en grados.

GRADOS(3,141592653) 180

Log

Devuelve el logaritmo de un número en la base indicada. Las funciones Log10 y Ln devuelven el logaritmo en base 10 y el logaritmo natural de un número respectivamente.

LOG(numero;base)

(37)

Numero es el número real positivo del que queremos calcular el logaritmo.

Base es la base del logaritmo. Si no la indicamos, se asume base 10 Ejemplo Resultado

LOG(40;5) 2,292029674 ABS(40) 1,602059991

Multiplo.Inferior

Nos redondea un valor hacia abajo al múltiplo más próximo del segundo argumento que le indicamos. En esta función siempre se buscará el múltiplo hacia abajo y siempre a valores enteros.

MULTIPLO.INFERIOR(numero;multiplo)

Tiene dos argumentos:

Numero es el número que vamos a redondear

Multiplo es el número del cual queremos obtener el múltiplo más cercano al primer argumento

MULTIPLO.INFERIOR(40;6) 36 MULTIPLO.INFERIOR(8;3) 6

Multiplo.Superior

Nos redondea un valor hacia arriba al múltiplo más próximo del segundo argumento que le indicamos. En esta función siempre se buscará el múltiplo hacia arriba y siempre a valores enteros.

MULTIPLO.SUPERIOR(numero;multiplo)

Numero es el número que vamos a redondear

Multiplo es el número del cual queremos obtener el múltiplo más cercano al primer argumento

(38)

MULTIPLO.SUPERIOR(40;6) 42 MULTIPLO.SUPERIOR(8;3) 9

Pi

Devuelve el número PI, es decir, 3,1459... con precisión de 15 dígitos

PI()

No tiene argumentos Ejemplo Resultado

PI() 3,14159265

Potencia

Devuelve el resultado de elevar un número a una potencia.

POTENCIA(numero;potencia)

Numero es el número base y puede ser cualquier número real Potencia es el exponente al que se desea elevar la base.

Ejemplo Resultado POTENCIA(4;2) 16 POTENCIA(10;3) 1000

Producto

Devuelve el resultado de multiplicar todos los números que se introducen como argumentos.

PRODUCTO(numero1;numero2;...)

Tiene de 1 a 30 argumentos, y todos son los números que deseamos multiplicar.

Ejemplo Resultado PRODUCTO(3;2) 6 PRODUCTO(5;4;3) 60

Radianes

(39)

RADIANES(ángulo)

Tiene un único argumento que debe ser un ángulo que expresa el número de grados que queremos convertir en radianes. Su uso es muy habitual dentro de las funciones trigonométricas para trabajar con ángulos en grados.

RADIANES(180) 3,141592653 COS(RADIANES(180)) -1

Raiz

Devuelve la raíz cuadrada de un número.

RAIZ(numero.)

Tiene 1 argumento, que indica el número al que le queremos calcular la raíz cuadrada.

Ejemplo Resultado RAIZ(9) 3

RAIZ(26) 5,099019514

Redondear

Redondea un número ajustando el número de decimales que indiquemos.

REDONDEAR(numero;num_decimales)

Numero es el número que queremos redondear

Num_decimales es el número de decimales en el que queremos dejar el valor del primer argumento. Si indicamos un cero se redondea al número entero más cercano. Si ponemos un número negativo redondeará a la izquierda de la coma decimal.

REDONDEAR(47,21;0) 47 REDONDEAR(47,6;0) 48 REDONDEAR(5,465;1) 5,5

(40)

REDONDEAR(324,3;-1) 320

Residuo

El valor que obtenemos con esta operación consiste en quedarnos con el resto de la división entre el primer argumento y el segundo..

RESIDUO(numero;num_divisor)

Numero es el número que queremos dividir (el dividendo). Num_divisor es el número por el que vamos a dividir (el divisor).

Ejemplo Resultado RESIDUO(523;10) 23 RESIDUO(50;3) 2

Seno

Esta función nos devuelve el seno de un ángulo.

SENO(numero)

Tiene un único argumento que debe ser un número y es el ángulo en radianes del que queremos obtener el seno. Observe que si queremos calcular el ángulo de 90 grados debemos pasar 90 grados a radianes (y para ello podemos usar la función RADIANES descrita anteriormente en este mismo capítulo

SENO(0) 0 SENO(RADIANES(90)) 1

Signo

Devuelve el signo de un número, es decir, si es positivo, negativo o cero. Sus valores son: 1 si es positivo; 0 si el número es el cero y –1 si es negativo.

SIGNO(numero.)

Tiene 1 argumento, que indica el número del que queremos averiguar el signo.

(41)

Ejemplo Resultado SIGNO(9) 1 SIGNO(-23,5) -1

Suma

Devuelve el resultado de sumar todos los números que se introducen como argumentos.

SUMA(numero1;numero2;...)

Tiene de 1 a 30 argumentos, y todos son los números que deseamos sumar.

Ejemplo Resultado SUMA(3;2) 5 SUMA(5;4;3) 12

Sumar.Si

Esta función suma las celdas que cumplan una determinada condición.

SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

Tiene tres argumentos:

Rango identifica el rango de celdas que queremos sumar.

Criterio es la condición que determina qué celdas deben sumarse. Puede ser un número, texto o expresión.

Rango_suma: es el conjunto de celdas que se van a sumar. Si se omite se usarán el rango del primer argumento.

Ejemplo Resultado Comentario

(42)

Figura 25.- Datos del ejemplo de la función Sumar.Si

Tan

Esta función nos devuelve la tangente de un ángulo.

TAN (numero)

Tiene un único argumento que debe ser un número y es el ángulo en radianes del que queremos obtener la tangente. Observe que si queremos calcular el ángulo de 90 grados debemos pasar 90 grados a radianes (y para ello podemos usar la función RADIANES descrita anteriormente en este mismo capítulo

TAN(0) 0 TAN(RADIANES(45)) 1

Truncar

El valor que obtenemos con esta operación consiste en quedarnos con la parte entera de un número o bien dejarlo con el número de decimales que indica el segundo argumento.

TRUNCAR(numero;num_decimales)

Numero es el número que queremos truncar.

Num_decimales es el número de decimales que queremos dejar, por defecto es 0.

TRUNCAR(145,345) 145 TRUNCAR(8,34569;2) 8,34

(43)

8.3 Funciones estadísticas

Se incluyen en ella aquellas funciones que se usan en estadística. La mayoría son funciones especializadas tales como calcular el cuartil, la curtosis, la transformación fisher, etc.

No describiremos estas funciones, sino aquellas “de uso general”.

Contar

Devuelve el resultado de contar todas las celdas que contienen un número o la cuenta de los números que haya en la lista de argumentos.

CONTAR(ref1;ref2;...)

Tiene de 1 a 30 argumentos, y todos son los elementos que deseamos contar.

CONTAR(“Pepe”;1;5;”Juan”) 2 CONTAR(40;”yo”;”tu”) 1

Contar.Si

Esta función cuenta las celdas que cumplan una determinada condición.

CONTAR.SI(rango;criterio)

Rango identifica el rango de celdas que queremos contar.

Criterio es la condición que determina qué celdas deben contarse. Puede ser un número, texto o expresión.

(44)

Figura 26.- Datos del ejemplo de la función Contar.Si

ContarA

Devuelve el resultado de contar todas las celdas que no están vacías o la cuenta de los valores que haya en la lista de argumentos.

CONTARA(ref1;ref2;...)

Tiene de 1 a 30 argumentos, y todos son los elementos que deseamos contar.

CONTARA(“Pepe”;1;5;”Juan”) 4 CONTARA(40;”yo”;”tu”) 3

Max

Devuelve el valor máximo de una lista de valores (omite los valores lógicos y el texto).

MAX(numero1;numero2;...)

Tiene de 1 a 30 argumentos, y todos son los números de los que queremos obtener el máximo.

MAX(50;2;120) 120

MaxA

Devuelve el valor máximo de una lista de valores, incluyendo los valores lógicos y el texto.

MAXA(ref1;ref2;...)

Tiene de 1 a 30 argumentos, y todos son los valores de los que queremos obtener el máximo.

(45)

Ejemplo Resultado MAXA(“A”; “B”;”V”;5) 5

Mediana

Devuelve la mediana o valor central de una serie de números.

MEDIANA(numero1;numero2;...)

Tiene de 1 a 30 argumentos, y todos son los números de los que queremos obtener la mediana.

MEDIANA(2;8;0;1;4) 2

Min

Devuelve el valor mínimo de una lista de valores (omite los valores lógicos y el texto).

MIN(numero1;numero2;...)

Tiene de 1 a 30 argumentos, y todos son los números de los que queremos obtener el mínimo.

MIN(50;2;120) 2

Promedio

Devuelve la media aritmética de una lista de números.

PROMEDIO(numero1;numero2;...)

Tiene de 1 a 30 argumentos, y todos son los números de los que queremos obtener la media aritmética.

PROMEDIO(50;2;120) 57,333333

8.4 Funciones de texto

Nos permiten trabajar con el texto y hacer operaciones tales como contar el número de caracteres de un texto, trocear una cadena de texto, buscar una subcadena, etcétera.

(46)

Es necesario destacar que en los argumentos de estas funciones podemos utilizar texto directamente entre comillas o una referencia a la celda que contiene texto.

Caracter

Devuelve el carácter asignado al número introducido como argumento.

Cualquier carácter de los que podemos representar en el ordenador está asociado con un número en el juego de caracteres de nuestro PC. Esta función devolverá el carácter asociado al número que le introduzcamos como argumento.

CARACTER(número)

Tiene un único argumento que es el número de código del juego de caracteres del cual queremos conocer el carácter asociado.

Ejemplo Resultado CARACTER(65) A CARÁCTER(64) @

Codigo

Devuelve el número de código del juego de caracteres asociado al primer carácter del texto introducido. Es la función inversa a la anterior (CARÁCTER)

CODIGO(texto)

Tiene un único argumento que es un texto del que vamos a devolver el número del código del primer carácter. Lo habitual es introducir como argumento un único carácter.

Ejemplo Resultado CODIGO(“A”) 65 CODIGO(“@”) 64

Concatenar

Esta función une todos los textos introducidos como argumentos en una única cadena de texto.

CONCATENAR(texto1;texto2;...)

Tiene de 1 a 30 argumentos que indican las cadenas de texto que queremos unir.

(47)

CONCATENAR(“Este “;”es “;”el curso de Office”) “Este es el curso de Office”

CONCATENAR(“3+2”;”=5”) “3+2=5”

Derecha

Esta función extrae los últimos caracteres (es decir, empezando por el final de la cadena) de una cadena de texto.

DERECHA(texto;num_de_caracteres)

Texto es el texto del que queremos eliminar los n caracteres finales Num_de_caracteres es el número de caracteres que queremos eliminar.

DERECHA(“Curso de Excel”;6) “Curso de”

DERECHA(“Pepee”;1) “Pepe”

Encontrar

Devuelve la posición de una cadena donde se encuentra otra cadena. Es decir, busca una cadena A dentro de otra B y devuelve la posición de la cadena B donde se encuentra la cadena A.

Se diferencia entre mayúsculas y minúsculas.

ENCONTRAR(texto_buscado;texto_inicial;num_inicial)

Texto_buscado es el texto que deseamos encontrar en el texto_inicial. Texto_inicial es la cadena donde queremos buscar el texto.

Num_de_caracteres es opcional e indica la posición del carácter a partir del que queremos buscar. Su valor por defecto es el 1 (busca desde el principio de la cadena).

ENCONTRAR(“Curso de Excel”;”de”) 6

DERECHA(“Pepe y Antonio son amigos”;”Antonio”) 7

Espacios

(48)

ESPACIOS(texto)

Tiene un único argumento que es el texto al que queremos eliminar los espacios en blanco.

ESPACIOS(“ Curso de Excel ”) “Curso de Excel” DERECHA(“ Hola Pepe “) “Hola Pepe”

Extrae

Esta función nos devuelve un trozo de la cadena de texto. Nos devuelve una subcadena del tamaño indicado empezando desde la posición determinada.

EXTRAE(texto;posición_inicial;num_de_caracteres)

Texto es el texto del que queremos obtener la subcadena

Posición_inicial es la posición del primer carácter a partir del cual queremos obtener la nueva subcadena. El primer carácter del texto es 1. Num_de_caracteres es el número de caracteres que queremos que tenga la nueva subcadena.

EXTRAE(“Curso de Excel”;9;5) “Excel”

EXTRAE(“Pepe y Antonio son amigos”;7;11) “Antonio son”

Hallar

Devuelve la posición en la que empieza una cadena de texto dentro de otra. Esta función busca un texto dentro de otro y nos devuelve la posición en la que lo encuentra.

No distingue entre mayúsculas y minúsculas.

HALLAR(texto_buscado;texto_inicial;num_inicial)

Texto_buscado es el texto que deseamos encontrar en el texto_inicial. Texto_inicial es la cadena donde queremos buscar el texto.

Num_inicial es opcional e indica la posición del carácter a partir del que queremos buscar. Su valor por defecto es el 1 (busca desde el principio

(49)

Ejemplo Resultado HALLAR(“Curso de Excel”;”u”) 2

HALLAR(“Estupenda frase”;”frase”) 10

Igual

Compara dos cadenas y devuelve VERDADERO si son exactamente iguales y FALSO si no lo son. Distingue entre mayúsculas y minúsculas.

IGUAL(texto1;texto2)

Tiene dos argumentos: Texto1 es la primera cadena

Texto2 es la segunda cadena que queremos comparar.

IGUAL(“Pepe”;”pepe”) FALSO

IGUAL(“YO”;”YO”) VERDADERO

Izquierda

Esta función extrae los primeros caracteres (es decir, empezando por el principio de la cadena) de una cadena de texto.

IZQUIERDA(texto;num_de_caracteres)

Texto es el texto del que queremos eliminar los n primeros caracteres Num_de_caracteres es el número de caracteres que queremos eliminar.

IZQUIERDA(“Curso de Excel”;6) “de Excel”

DERECHA(“Antonio”;1) “antonio”

Largo

Devuelve la longitud o número de caracteres de una cadena de texto.

LARGO(texto)

(50)

LARGO(“Curso de Excel”) 14

LARGO(“Estupenda frase”) 15

Mayusc

Convierte una cadena de texto a mayúsculas.

MAYUSC(texto)

Tiene un único argumento que es el texto que queremos convertir a mayúsculas.

MAYUSC(“Curso de Excel”) “CURSO DE EXCEL” MAYUSC(“YO”) YO

Minusc

Convierte una cadena de texto a minúsculas.

MUNUSC(texto)

Tiene un único argumento que es el texto que queremos convertir a minúsculas.

MINUSC(“Curso de Excel”) “curso de excel” MINUSC(“YO”) yo

Nompropio

Convierte la primera letra de cada frase de una cadena de texto a mayúsculas y el resto del texto a minúsculas (tal y como se escriben los nombres propios).

NOMPROPIO(texto)

Tiene un único argumento que es el texto que queremos convertir a formato de nombre propio.

(51)

Ejemplo Resultado NOMPROPIO(“Curso de Excel”) “Curso De excel” MINUSC(“YO”) Yo

Reemplazar

Sustituye un trozo de una cadena de texto por otro texto. Esta función sustituye un trozo del texto de una cadena a partir de la posición indicada por otro texto que le especificamos

REEMPLAZAR(texto_inicial;num_inicial;num_de_caracteres;texto_nuevo)

Tiene cuatro argumentos:

Texto_inicial es la cadena donde queremos sustituir el trozo de texto. Num_inicial indica la posición del carácter a partir del que queremos sustituir el texto.

Num_de_caracteres indica el tamaño del texto que queremos eliminar de la cadena inicial.

Texto_nuevo es el nuevo trozo de texto que queremos colocar en esa posición.

REEMPLAZAR(“Curso de Excel”;7;2;”sobre”) “Curso sobre Excel” REEMPLAZAR(“Estupenda frase”;3;4;”úpi”) “Estúpida frase”

Repetir

Repite un texto el número de veces especificado.

REPETIR(texto;num_de_veces)

Texto es la cadena que queremos repetir.

Num_de_veces es el número de veces que queremos repetir la cadena.

REPETIR(“Ja “;3) “Ja Ja Ja”

(52)

Sustituir

Sustituye un trozo de una cadena de texto por otro texto. Esta función busca un determinado texto dentro de una cadena y, si lo encuentra, lo sustituye por otro texto.

Se distingue entre mayúsculas y minúsculas.

SUSTITUIR(texto;texto_buscado;texto_nuevo;Num_de_ocurrencia)

Tiene cuatro argumentos:

Texto es la cadena de texto original.

Texto_buscado es el texto que queremos sustituir por el nuevo.

Texto_nuevo es el nuevo texto que queremos colocar en puesto del buscado.

Num_de_ocurrencia: si el texto que queremos sustituir se repite varias veces en la cadena, num_de_ocurrencia indica el número de la aparición del texto que queremos sustituir. Es opcional y si no lo ponemos sustituirá todas las apariciones de la cadena buscada.

SUSTITUIR(“Curso de Excel”;”de”; sobre”) “Curso sobre Excel” SUSTITUIR(“tus amigos y tus

enemigos”;”tus”;”nuestros”)

“nuestros amigos y nuestros enemigos” SUSTITUIR(“tus amigos y tus

enemigos”;”tus”;”nuestros”;2)

“tus amigos y nuestros enemigos”

8.5 Funciones de fecha y hora

Nos permiten trabajar con fechas de una forma precisa. Por ejemplo, nos van a permitir devolver información relativa al día de la semana de una determinada fecha o crear la fecha a partir de tres números indicando día, mes y año, etcétera.

Antes de comenzar a describir las funciones de esta categoría es conveniente aclarar que Excel tiene una forma especial de almacenar las fechas y las horas. Realmente las fechas y horas son números denominados valores de serie.

Excel permite dos sistemas de fecha: los sistemas de fecha 1900 y 1904. El sistema de fechas predeterminado en Microsoft Excel para Windows es el 1900. Esto significa que

(53)

Excel asigna el número 1 al día 1 de enero de 1900 y el número 2958465 al último día que puede almacenar que es el 31 de Diciembre de 9999.

Excel almacena las horas como fracciones decimales, ya que la hora se considera como una porción de un día.

Las fechas y las horas son valores y, por tanto, pueden sumarse, restarse e incluirse en otros cálculos. Por ejemplo, para determinar la diferencia entre dos fechas, puede restarse una fecha de otra.

Puede verse una fecha como un valor de serie y una hora como una fracción decimal, cambiando el formato de la celda que contenga la fecha o la hora a formato General. Por ejemplo, el día 10 de octubre de 2001 Excel lo representa como el número 37174. Si queremos expresar la hora del día, Excel añadirá decimales.

El trabajo con funciones de fechas en general es desconocido, pero puede llegar a ser muy útil.

Recuerde que la visualización de la mayoría de funciones de fecha y hora dependen del formato de la celda donde se sitúan. Para ver los resultados colocaremos la celda en el formato de Fecha “14-3-98 13:30”

Ahora

Devuelve la fecha y hora actuales, del momento en el que se ejecuta.

AHORA()

Esta función no tiene argumentos. Ejemplo Resultado

AHORA() 28-10-2004 17:00

Año

Devuelve el año de una fecha.

AÑO(num_se_serie)

Tiene un único argumento que es la fecha (o su número de serie correspondiente, siendo el 1 el día 1 de enero de 1900) de la que queremos devolver el año.

(54)

AÑO(38288) 2004 38288 es el 28-10-2004

AÑO(10500,62) 1928 10500,62 es el 29-9-1928 14:52

Dia

Devuelve el día del mes de una fecha. Su valor es un número entre 1 y 31.

DIA(num_se_serie)

Tiene un único argumento que es la fecha (o su número de serie correspondiente, siendo el 1 el día 1 de enero de 1900) de la que queremos devolver el día del mes.

AÑO(38288) 28 38288 es el 28-10-2004

AÑO(10500,62) 29 10500,62 es el 29-9-1928 14:52

Diasem

Devuelve un número de 1 a 7 indicando el día de la semana de una fecha.

DIASEM(num_se_serie;tipo)

Num_de_serie es la fecha (o su número de serie correspondiente, siendo el 1 el día 1 de enero de 1900) de la que queremos devolver el día de la semana.

Tipo es un número de 1 a 3. Si ponemos el 1, el domingo se devolverá como un 1 y el sábado como un 7; si ponemos un 2, la función devolverá desde 1 para el lunes hasta 7 para el domingo; si ponemos un 3 el lunes se devolverá como un 0 y el domingo como un 1. Es opcional y por defecto es el 1.

DIASEM(38288) 5 38288 es el 28-10-2004 (jueves) DIASEM(38288;2) 4 38288 es el 28-10-2004 (jueves) DIASEM(10500,62;2) 6 10500,62 es el 29-9-1928 (sábado)

(55)

Devuelve la fecha a partir de tres argumentos que indican el día, el mes y el año.

FECHA(año;mes;dia)

Año es el número indicando el año, entre 1900 y 9999. Mes es el número indicando el mes, entre 1 y 12. Dia es el número indicando el día, entre 1 y 31.

FECHA(2004;10;28) 28/10/2004 En número es 38288 FECHA(1928;9;29) 29/9/1928 En número es 10500

Hora

Devuelve la hora del día de una fecha. Su valor es un número entre 0 (para las 12:00 AM) y 23 (para las 11:00 PM). Recordar que para mirar la hora basta con analizar los decimales del número de serie introducido.

HORA(num_se_serie)

Tiene un único argumento que es la fecha (o su número de serie correspondiente, siendo el 1 el día 1 de enero de 1900) de la que queremos devolver la hora.

HORA(38288) 0 38288 es el 28-10-2004

HORA(10500,62) 12 10500,62 es el 29-9-1928 14:52

Hoy

Devuelve el número de serie que representa la fecha de hoy.

HOY()

Esta función no tiene argumentos. Ejemplo Resultado

HOY() 28-10-2004

Mes

Devuelve el mes del año de una fecha. Su valor es un número entre 1 (enero) y 12 (diciembre).

(56)

Tiene un único argumento que es la fecha (o su número de serie correspondiente, siendo el 1 el día 1 de enero de 1900) de la que queremos devolver el número del mes.

MES(38288) 10 38288 es el 28-10-2004

MES(10500,62) 9 10500,62 es el 29-9-1928 14:52

Minuto

Devuelve el minuto de una fecha. Su valor es un número entre 0 y 59.

MINUTO(num_de_serie)

Tiene un único argumento que es la fecha (o su número de serie correspondiente, siendo el 1 el día 1 de enero de 1900) de la que queremos devolver el minuto.

MINUTO(38288) 0 38288 es el 28-10-2004

MINUTO(10500,62) 52 10500,62 es el 29-9-1928 14:52

Nshora

Devuelve la hora a partir de tres argumentos que indican la hora, los minutos y los segundos. En número devuelve un número entre 0 (para las 00:00:00) y 0,999999999 (para las 23:59:59)

NSHORA(hora;minuto;segundo)

Hora es el número indicando la hora, entre 0 y 23.

Minuto es el número indicando los minutos, entre 0 y 59. Segundo es el número indicando los segundos, entre 0 y 59.

NSHORA(10;45;22) 10:45:22 En número es 0,448171296 FECHA(16:1:53) 16:01:53 En número es 0,667974537

Segundo

(57)

SEGUNDO(num_de_serie)

Tiene un único argumento que es la fecha (o su número de serie correspondiente, siendo el 1 el día 1 de enero de 1900) de la que queremos devolver el segundo.

MES(38288) 0 38288 es el 28-10-2004

MES(10500,62) 48 10500,62 es el 29-9-1928 14:52:48

8.6 Funciones lógicas

Estas funciones nos permiten trabajar con los valores lógico verdadero y falso. Podemos preguntar si una expresión es verdadera o falsa (del estilo, ¿es 3 mayor que 5?). Excel analiza la expresión y nos devuelve el resultado Verdadero o Falso.

Falso

Devuelve el valor lógico FALSO.

FALSO()

Esta función no tiene argumentos. Ejemplo Resultado

FALSO() FALSO

No

Invierte la lógica del argumento. Si el argumento es verdadero, devuelve FALSO y si el argumento es falso devuelve VERDADERO.

NO(valor_logico)

Tiene un único argumento que es el valor lógico que queremos invertir. Ejemplo Resultado

NO(3>5) VERDADERO NO(7=7) FALSO

(58)

Devuelve VERDADERO si al menos uno de los argumentos es verdadero y FALSO si todos los argumentos son falsos.

O(valor_logico1;valor_logico2;...)

Tiene de 1 a 30 argumentos que son los valores lógicos que queremos analizar.

O(3>5;7=7) VERDADERO O(3>5;7=9;”Pepe”=”Juan”) FALSO

Si

Evalúa una condición dada y si es verdadera devuelve un resultado indicado y si es falsa devuelve otro resultado indicado.

SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Tiene de 3 argumentos:

Prueba_logica es la condición que Excel debe evaluar para averiguar si es verdadera o falsa.

Valor_si_verdadero es el resultado que devuelve si la condición es verdadera.

Valor_si_falso es el resultado que devuelve si la condición es falsa.

SI(3>5;”Eres tonto”;”Eres listo”) “Eres listo” SI(7=7;”Eres tonto”; “Eres listo”) “Eres tonto”

Verdadero

Devuelve el valor lógico VERDADERO.

VERDADERO()

Esta función no tiene argumentos. Ejemplo Resultado VERDADERO() VERDADERO

(59)

Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son verdaderos y FALSO si alguno de los argumentos es falso.

Y(valor_logico1;valor_logico2;...)

Tiene de 1 a 30 argumentos que son los valores lógicos que queremos analizar.

Y(3>5;7=7) FALSO O(3>1;7=7;”Pepe”=”Pepe”) VERDADERO

(60)

9 INSERTAR HOJAS DE CÁLCULO

Por defecto, cada vez que creamos un libro nuevo Excel nos proporciona tres hojas denominadas “Hoja 1”, “Hoja 2” y “Hoja 3”.

La forma más sencilla de hacer operaciones con estas hojas (eliminarlas, crear nuevas, cambiarles el nombre, moverlas de posición o copiarlas) consiste en colocarse sobre las “pestañas” con su nombre y hacer clic con el botón derecho. En ese momento nos aparecerá un menú contextual que nos indicará las operaciones más habituales que podemos hacer.

Para insertar una nueva hoja de cálculo basta con seguir ese procedimiento y hacer clic sobre la opción “Insertar” o bien acceder a la opción de menú Insertar -> Hoja de cálculo.

Excel nos insertará una nueva hoja con el nombre genérico “Hoja X” (por ejemplo Hoja 4) en la que podemos trabajar de la forma habitual.

(61)

10 CREAR GRÁFICOS A PARTIR DE LA

INFORMACIÓN

Los gráficos son herramientas donde Excel sobresale por la facilidad que nos ofrece para crearlos. Utilizando el gráfico adecuado podemos ver de un simple vistazo la información que necesitamos. Además con Excel podemos crear gráficos con unos pocos clic de ratón.

Vamos a explicar los pasos necesarios para crear un gráfico. Para empezar, podemos seleccionar el rango de celdas que contiene los datos con los que crearemos el gráfico o podemos realizar esta selección en un paso posterior que veremos dentro de unos momentos.

Por el momento, imaginemos que queremos crear un gráfico hemos seleccionado el rango A1:E4 para crear un gráfico que nos permita ver la evolución de algunos productos a lo largo del año (ver Figura 27).

Figura 27.- Datos de ejemplo para el gráfico Los pasos que hemos de dar son:

1. Seleccionar el rango de datos. En el ejemplo debemos seleccionar con el ratón desde la celda A1 hasta la celda E4 (Figura 28).

Figura 28.- Selección del rango de datos A1:E4

2. Insertamos el gráfico a través de la opción Insertar -> Gráfico... o haciendo clic sobre el botón Asistente para gráficos de la barra de herramientas Estándar

(62)

seleccionar el tipo de gráfico que queremos crear. En el ejemplo vamos a utilizar un gráfico de líneas, seleccionando el primer subtipo de gráfico disponible, y luego pulsamos el botón Siguiente.

3

2

1

Figura 29.- Paso 1 del asistente para gráficos

3. En el paso 2 del asistente (Figura 30) debemos seleccionar el rango adecuado donde se encuentran los datos en los que se basa el gráfico. Si esta operación la hemos hecho al principio, nos encontraremos el rango adecuado en la entrada “Rango de datos” y no hará falta modificarlo. También nos da la opción de elegir la serie de datos en filas o columnas.