UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y
NEGOCIOS
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORIA C.P.A.
TEMA: DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN
SISTEMA FINANCIERO PARA LA COMPAÑÍA DE
TRANSPORTES TRANSHEMISFERICOS
AUTORA: KARINA ELIZABETH FLORES
CELORIO
DIRECTOR: INGENIERO HAROLD ALEXANDER
MUÑOZ BENÍTEZ
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DEDICATORIA
“Cuando nuestros sueños se han cumplido, es cuando comprendemos la riqueza de nuestra imaginación y la pobreza de la realidad”
Agradezco infinitamente a Dios por darme paciencia y llenar mi alma de fortaleza en los momentos más difíciles de mi vida y así poder hacer realidad este gran sueño.
A mi papá, quien han sido pilar fundamental en mi vida que con cariño y sacrificio supo motivarme para salir adelante y me enseño que el éxito se logra mediante la constancia.
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AGRADECIMIENTO
A Dios por darme la sabiduría y el conocimiento para lograr alcanzar la culminación de mi carrera.
A la Universidad Tecnológica Equinoccial y sus docentes por haberme brindado la oportunidad de formar parte de sus alumnos y enriquecer mi conocimiento.
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ÍNDICE
1. CAPÍTULO I ... 1
1.1. INTRODUCCIÓN ... 1
1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 2
1.3. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ... 3
1.4. JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA ... 4
1.5. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN ... 5
1.5.1. OBJETIVO GENERAL ... 5
1.5.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ... 5
1.6. HIPÓTESIS ... 5
1.7. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN ... 6
1.7.1. VARIABLES INDEPENDIENTES... 6
1.7.2. VARIABLES DEPENDIENTES ... 6
1.8. MARCO REFERENCIAL ... 7
1.8.1. MARCO TEÓRICO ... 7
1.8.2. MARCO CONCEPTUAL ... 10
1.9. METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN ... 15
1.9.1. MÉTODO DEDUCTIVO ... 15
1.10. TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN ... 15
1.10.1. ENTREVISTA ... 15
1.10.2. FLUJOGRAMAS ... 16
2. CAPÍTULO II ... 17
2.1. SITUACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA ... 17
2.2. ANÁLISIS VERTICAL BALANCE GENERAL ... 20
2.3. ANÁLISIS VERTICAL ESTADO DE RESULTADOS ... 24
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2.5. ANÁLISIS HORIZONTAL ESTADO DE RESULTADOS ... 31
2.6. ÍNDICES FINANCIEROS ... 36
2.7. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Y ADMINISTRATIVOS APLICADOS ... 39
2.8. SITUACIÓN OPERACIONAL ... 40
2.9. ANÁLISIS FODA ... 41
2.10. CUESTIONARIOS DE DIAGNOSTICO... 42
2.10.1. GERENCIA ... 42
2.10.2. CONTABILIDAD ... 46
2.10.3. COMPRAS – VENTAS – COBRANZAS ... 50
3. CAPÍTULO III ... 54
3.1. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN ... 54
3.1.1. GERENCIA FINANCIERA ... 54
3.1.2. CONTABILIDAD ... 56
3.2. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS ... 59
3.3. CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO ... 61
3.3.1. GERENCIA FINANCIERA ... 61
3.3.2. CONTABILIDAD ... 63
3.3.3. COBRANZAS ... 65
4. CAPÍTULO IV ... 67
4.1. SISTEMA FINANCIERO PROPUESTO ... 67
4.1.1. INTRODUCCIÓN ... 67
4.1.2. OBJETIVOS DEL SISTEMA FINANCIERO ... 68
4.1.3. ORGANIGRAMA EMPRESARIAL PROPUESTO ... 69
4.1.4. ORGANIGRAMA FUNCIONAL PROPUESTO ... 70
4.1.5. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ... 72
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4.1.5.2. DEPARTAMENTO CONTABILIDAD ... 74
4.1.5.3. DEPARTAMENTO DE TESORERÍA Y CARTERA ... 77
4.1.6. FLUJOGRAMA PROPUESTO DE PROCESO DE CONTROL INTERNO ... 80
4.1.7. FLUJOGRAMA PROPUESTO CICLO CONTABLE ... 81
4.1.8. FLUJOGRAMA PROPUESTO DE CONTROL DE CAJA CHICA . 82 4.1.9. FLUJOGRAMA PROPUESTO DE CONTROL DE BANCOS ... 83
4.1.10. FLUJOGRAMA PROPUESTO INGRESO DE DINERO ... 84
4.1.11. FLUJOGRAMA PROPUESTO DE PRÉSTAMOS A SOCIOS ... 85
4.1.12. FLUJOGRAMA PROPUESTO DE RECUPERACIÓN DE CARTERA ... 86
4.1.13. FLUJOGRAMA PROPUESTO DE VENTA DE SERVICIOS ... 87
4.1.14. FLUJOGRAMA PROPUESTO DE VENTA DE PRODUCTOS .. 88
4.1.15. FLUJOGRAMA PROPUESTO DE COBROS ... 89
4.1.16. FLUJOGRAMA PROPUESTO DE COMPRAS ... 90
4.1.17. FLUJOGRAMA PROPUESTO DE PAGOS ... 91
4.1.18. CONTROL FINANCIERO ... 92
4.1.18.1. CONTROLES PROPUESTOS DE GERENCIA FINANCIERA 92 4.1.19. OBLIGACIONES TRIBUTARIAS ...130
4.2. PLAN OPERATIVO ANUAL ...131
5. CAPÍTULO V ...133
5.1. CONCLUSIONES ...133
5.2. RECOMENDACIONES ...134
BIBLIOGRAFÍA ...135
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ÍNDICE DE CUADROS
CUADRO No. 1. ANÁLISIS VERTICAL. BALANCE GENERAL ... 19
CUADRO No. 2. ANÁLISIS VERTICAL. ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANACIAS ... 23
CUADRO No. 3. ANÁLISIS HORIZONTAL. BALANCE GENERAL ... 26
CUADRO No. 4. ANÁLISIS HORIZONTAL. ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANACIAS ... 30
CUADRO No. 5. ÍNDICES FINANCIEROS ... 34
CUADRO No. 6. CUADRO ANÁLISIS FODA ... 41
CUADRO No. 7. RESUMEN GERENCIA FINANCIERA ... 44
CUADRO No. 8. RESUMEN CONTABILIDAD ... 48
CUADRO No. 9. COMPRAS-VENTAS-COBRANZAS ... 52
CUADRO No. 10 FUNCIONES GERENCIA FINANCIERA ... 55
CUADRO No. 11 FUNCIONES CONTABILIDAD ... 57
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ÍNDICE DE GRÁFICOS
GRÁFICO No. 1. GERENCIA FINANCIERA ... 44
GRÁFICO No. 2. CONTABILIDAD ... 48
GRÁFICO No. 3. COMPRAS-VENTAS-COBRANZAS ... 52
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1. CAPÍTULO I
1.1. INTRODUCCIÓN
El sistema de transporte masivo involucra retos institucionales, financieros, operativos e incluso culturales, por cuanto representa un elemento estructurador de la planeación urbana de la ciudad.
En las ciudades con población numerosa, los sistemas de transporte masivo representan una solución óptima para el transporte de pasajeros, debido a que tiene costos y tiempos moderados que generan beneficio tanto a sus usuarios como a sus operadores.
Transhemisfericos en la ciudad de Quito, es uno de los transportes públicos masivos más antiguos entre los de su tipo y se ha consolidado como un sistema eficiente, auto sostenible y exitoso.
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1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Mediante la implementación de un sistema para la Compañía
Transhemisfericos se intenta mejorar un sistema contable, de presupuestos, tesorería y control, limitado y poco eficiente frente a sus necesidades actuales.
Esta empresa ha generado un nuevo portafolio de servicios a su sistema operativo, lo que ha producido cambios relevantes en el control de sus cuentas. La ausencia de un sistema en la compañía ha provocado que los pocos controles de su sistema contable no cumplan con su objetivo de proporcionar seguridad en la administración de los recursos.
Se necesita un sistema más completo, claro y preciso en cuanto a los lineamientos contables – financieros a los que debe regirse una empresa con este portafolio de servicios y su acelerado crecimiento en los últimos periodos. En esta empresa claramente se puede apreciar como percepción inicial que la realización de sus actividades económicas se basan en la necesidad diaria de contar con un sistema que cuente con los procesos adecuados, por lo tanto al implementar dicho sistema se generara que la empresa no desarrolle sus actividades económico financieras empíricamente, sino que se reduzcan los efectos neutrales en el crecimiento de la misma, se cuente con una planeación adecuada que considere los resultados reales de cada área y de la empresa en conjunto y, que se implemente procedimientos que respalden y confirmen sus resultados económico financieros.
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1.3. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
La presente investigación logrará responder a la terminación de la misma, a las siguientes interrogantes:
¿Cuenta la Compañía de Transportes Transhemisfericos con un sistema financiero?
¿Necesita la Compañía de Transportes Transhemisfericos implementar un sistema?
¿Cómo determinar un enfoque financiero adecuado estableciendo el alcance, la dirección y la oportunidad de las actividades encaminadas a la obtención de resultados que ayuden a disminuir posibles riesgos para la empresa?
¿Cuáles son los procedimientos a seguir para obtener un entendimiento de la entidad, su ambiente para evaluar riesgos y controles e implementar un proceso financiero correcto, para contribuir con soluciones a las debilidades encontradas?
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1.4. JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
Transhemisfericos es una empresa con un sistema contable, de presupuestos, tesorería, cartera poco óptimos y un portafolio de servicios con alto volumen de demanda, por lo que está expuesta a tener inestabilidad financiera ya que no cuenta con información efectiva en tiempo real de los recursos que utiliza, lo cual puede llevarla a la toma de decisiones incorrectas.
El enfoque de un sistema está basado en procedimientos eficientes que reporten costos reales para maximizar las condiciones de competitividad, por lo que se erradicara un sistema financiero tradicional.
Este nuevo enfoque determina el conocimiento integral en la empresa como esencia, el mecanizar sus procesos así como profundizar la organización y control en la misma aplicando políticas y normas que vayan acorde a la
necesidad del negocio y su desarrollo funcional – financiero en forma ágil y
oportuna.
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1.5. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
1.5.1. OBJETIVO GENERAL
Implementar un sistema financiero de presupuestación, tesorería y cartera que reduzca el riesgo y desarrolle herramientas de aplicación práctica necesarias para una administración financiera adecuada y eficaz en la institución.
1.5.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Diagnosticar la situación del manejo contable, de presupuestos, tesorería y cartera en la compañía.
Desarrollar manuales que le permitan a la compañía elaborar proyecciones en base a un control sobre los valores reales que adeuda la empresa a terceros y viceversa además de su presupuesto.
Lograr un adecuado control de todas las adquisiciones que realice la empresa, para de esta manera salvaguardar los inventarios que posea la misma.
Crear un plan estratégico de la contabilidad para que de esta manera se pueda obtener efectividad en la regularización del sistema de la compañía, así como la optimización de sus operaciones.
Conocer la situación del departamento de tesorería y cartera, a fin de mejorar su actividad dentro de la compañía.
1.6. HIPÓTESIS
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1.7. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
Las variables en la investigación, representan un concepto de vital importancia dentro de un proyecto. Las variables, son los conceptos que forman enunciados de un tipo particular denominado hipótesis.
1.7.1. VARIABLES INDEPENDIENTES
Fenómeno a la que se le va a evaluar su capacidad para influir, incidir o afectar a otras variables.
Es la característica que se supone seria la causa de la investigación y, que no puede ser manipulada por el investigador o la investigación.
Políticas gubernamentales de tarifas para los usuarios de transporte público.
Nuevos impuestos decretados por el gobierno y aplicados por el Servicio de Rentas Internas al transporte público y a la importación de repuestos y accesorios para el mantenimiento de transporte pesado.
Cambio de tasas de intereses en el mercado financiero.
Costos por trámites de constitución, matriculación, acreditación de licencias, legalización de unidades de transporte.
Aplicación de Normas Internacionales de Información Financiera.
1.7.2. VARIABLES DEPENDIENTES
Cambios sufridos por los sujetos como consecuencia de la manipulación de la variable independiente, es decir siempre va a poder variar como consecuencia de cambios.
Reducción de riesgos e incremento del control financiero.
Controles de calidad para los productos adquiridos en el área de mantenimiento para las unidades de transporte.
Análisis de propuestas de financiamiento a corto y largo plazo.
Contratación del personal capacitado para el manejo del sistema financiero dentro de la empresa.
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1.8. MARCO REFERENCIAL
1.8.1. MARCO TEÓRICO
Transhemisfericos es una compañía de transporte que ha venido desarrollando su registro contable de presupuestación, tesorería y cartera en forma básica y tradicional, pero que en cierta forma está basada en los principios de contabilidad generalmente aceptados, nos facilita la implementación de un sistema contable de presupuestación, tesorería y cartera. Este planteamiento implica la modificación y ampliación de algunos procesos de contabilidad financiera vigentes y aplicables en la actualidad para empresas y compañías de transporte que prestan servicios adicionales, para lo cual nos acerca más al conocimiento del negocio dentro de su estructura organizacional, así como al análisis del funcionamiento de sus procesos implementados para alcanzar las metas de su negocio.
Los recursos necesarios a implementarse para llevar a cabo el diseño y aplicación de este sistema dentro de la compañía serán básicamente tecnológicos, humanos, financieros y materiales.
Las Finanzas1son las actividades relacionadas con los flujos de capital y dinero entre individuos, empresas, o Estados, es decir estudia el estado, de los fondos que necesita para cumplir sus objetivos, y de los criterios con que dispone de sus activos; en otras palabras, lo relativo a la obtención y gestión del dinero, así como de otros valores o sucedáneos del dinero, como lo son los títulos, los bonos, etc.
Las finanzas están compuestas por tres aspectos financieros que son los mercados de dinero y de capitales, inversiones y administración financiera.
Administración financiera2es el área de la Administración que cuida de los
recursosfinancieros de la empresay se centra en dos aspectos importantes de
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Villarreal Samaniego, J.D.: (2008) Administración Financiera II, < riqueza, la de producción práctico>Edición electrónica.
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los recursos financieros como lo son la rentabilidad y la liquidez. Esto significa que la Administración Financiera busca hacer que los recursos financieros sean lucrativos y líquidos al mismo tiempo.
La investigación de mercados3 es el proceso de recopilación, procesamiento y análisis de información, respecto a temas relacionados con la mercadotecnia, como: Clientes, Competidores y el Mercado. La investigación de mercados puede ayudar a crear el plan estratégico de la empresa, con respecto a la prestación de servicios de transporte y o el lanzamiento de un nuevo portafolio de servicios adicionales al mismo. Con la investigación de mercados, Transhemisfericos pueden aprender más sobre los clientes en curso, sus necesidades, sus interrogantes y su potencial competencia.
La investigación de mercados es una disciplina que ha contribuido al desarrollo de la Mercadotecnia y a la industria en general durante los últimos cincuenta años, siendo nutrida por la integración de múltiples disciplinas, como la Psicología, Antropología, Sociología, Economía, Estadística, Comunicación, entre otras.
El propósito de la investigación de mercados dentro de Transhemisfericos será ayudar en la toma de mejores decisiones sobre el desarrollo y la mercadotecnia de los diferentes servicios que presta la compañía en la actualidad. La investigación de mercados representa la voz del consumidor al exterior de la compañía.
Actualmente el mundo de los negocios avanza a pasos agigantados, y este movimiento arrollador va de la mano con los cambios que surgen en las finanzas, las nuevas demandas de información financiera, los cambios sociales, culturales y económicos existentes en este nuevo entorno. Todo esto pone de manifiesto el nuevo norte que debe seguir la contabilidad financiera, de presupuestación, tesorería y cartera.
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La importancia de los sistemas financiero contables 4 radica en la utilidad que tienen estos tanto para la toma de decisiones de los socios de la compañía como para aquellos usuarios externos de la información tales como empleados o clientes.
Las nuevas demandas de información financiera abren campo a la introducción de nuevos conceptos que pueden llegar a potencializar una compañía de transportes dentro del mercado en el que se desempeña si se le da el adecuado manejo, reconocimiento y medición.
Los sistemas financieros 5 han desempeñado un importante lugar en el mercado como elemento de control y organización , sin embargo no debe limitarse solo a esa función, dado que nos encontramos en la necesidad de buscar el poder explicativo de los sistemas financieros en el comportamiento de los usuarios de la información empresarial, así no solo se busca un manejo técnico en la compañía sino que se tomen todos los componentes de la empresa tanto tangibles como intangibles que nos permitan competir en un entorno que cada vez es más fuerte y más agresivo.
En general los sistemas financieros estratégicos que se crean para el manejo
de la información de las empresas competitivas, está basado
fundamentalmente en las autopistas de información financiera que es uno de los puntos principales en los que la Compañía Transhemisfericos presenta deficiencias. Por lo tanto es indispensable incorporar dentro de la compañía también un Cuadro de Mando Integral que controle su operación, ya que es este el método que se ha desarrollado y tomado como herramienta fundamental en la construcción de estrategias para las diferentes etapas que soporta la empresa en el actual mundo cambiante, como lo son la toma de decisiones en ventas, la alta gerencia, la innovación de servicios, las construcciones de nuevos componentes que los lleven al éxito.
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INTRODUCCIÓN AL SISTEMA FINANCIERO (8ª. Edic). México., Pompillón Fernández 5
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1.8.2. MARCO CONCEPTUAL
Accionista.- socio capitalista que participa de la gestión de la sociedad en la misma medida en que aporta capital a la misma. Por lo tanto, dentro de la sociedad tiene más votos quien más acciones posee.
Actividad económica.- proceso mediante el cual se adquieren productos, bienes y los servicios que cubren nuestras necesidades o se obtienen ganancias.
Activo.- es un bien tangible o intangible que posee una empresa o persona natural.
Administración.- El empleo de la autoridad para organizar, dirigir, y controlar a subordinados, responsables, con el fin de que todos los servicios que se prestan sean debidamente coordinados en el logro de los objetivos de la empresa.
Apalancamiento.- Esta expresión que deriva del positivo efecto de la palanca, va referida en el mundo financiero a la posibilidad de hacer una inversión mayor al dinero que dispongo. Empleando poco dinero abarco una mayor posibilidad de pérdida o de ganancia. Este concepto es especialmente aplicable a los mercados de futuros y opciones.
Bienes.- son aquellos que se adquieren en el mercado pagando por ello un precio. Es decir, bienes materiales e inmateriales que poseen valor económico y por ende susceptible de ser valuados en términos monetarios.
Capital de riesgo.- Fondos que un inversionista decide colocar en empresas, transacciones o instrumentos de alto riesgo, para lograr sobre los mismos un rendimiento mayor que el corriente.
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Control.- Es el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
Control Interno.- El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables y de los estados financieros.
Corredor Central Norte.- sistema de Transporte Público de Quito que conecta el norte de la ciudad con el centro. Es parte del sistema Metrobus-Q.
Impuestos.- El impuesto es una clase de tributo (obligaciones generalmente pecuniarias en favor del acreedor tributario) regido por Derecho público. Se caracteriza por no requerir una contraprestación directa o determinada por parte de la Administración (acreedor tributario).
Instrumentos financieros.- Documento que testimonian una deuda o título de crédito, como pagarés, bonos, certificados de depósitos a plazo, acciones, etc.
Liquidez.- Característica de los activos financieros para transformarse en dinero efectivo. Cuanta mayor sea la frecuencia de contratación de un valor, más líquido será.
Manuales de Organización y Funciones.- Documentos que detallan la estructura orgánica de la empresa, los objetivos y funciones de sus unidades, así como las obligaciones y responsabilidades de su personal.
Manuales de Políticas y Procedimientos.- Documentos que contienen funciones, responsabilidades, las políticas, metodología y procedimientos establecidos por la empresa para la realización de las actividades de cada una de las unidades con las que cuenta, incluyendo las que corresponden a la gestión de riesgos.
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Margen de utilidades de operación.- representa lo que son las utilidades puras, ganadas por la empresa entre cada unidad monetaria.
Mecánica automotriz.- es la rama de la mecánica que estudia y aplica los principios propios de la física y mecánica para la generación y transmisión del movimiento en sistemas automotrices, como son los vehículos de tracción mecánica.
Mercado.- El mercado es el conjunto de todos los compradores reales y potenciales de un producto. Por ejemplo: El mercado de los autos está formado no solamente por aquellos que poseen un automóvil sino también por quienes estarían dispuestos a comprarlo y disponen de los medios para pagar su precio
NIIF’s.- Los estándares internacionales de contabilidad e información financiera, traducidos como "normas", son un conjunto de guías para preparar y reportar información contable y financiera.
Normas.- Son reglas para establecer como debe ser la conducta humana; esto implica que estas normas dedicadas a las personas de libre albedrio para acatarlas o no, y en el supuesto contrario el sujeto contrario se hace acreedor a una sanción.
Organización.- Es un sistema cuya estructura está diseñada para que los recursos humanos, financieros, físicos y de información; de forma coordinada, ordenada y regulada por un conjunto de normas que logren determinados fines
Pasivo.- es una deuda o un compromiso que ha adquirido una empresa, institución o individuo.
Patrimonio.- es el conjunto de los bienes y derechos pertenecientes a una persona, física o jurídica.
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Políticas.- se entenderá por política al conjunto de criterios generales que establecen el marco de referencia para el desempeño de las actividades en materia de obra y servicios relacionados con la misma. Constituirán el instrumento normativo de más alta jerarquía en la materia al interior de la empresa y servirá de base para la emisión de los lineamientos organizacionales.
Procedimientos.- Es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie de pasos claramente definidos, que permiten realizar una ocupación o trabajo correctamente. Describe las distintas actividades que se especifican en los sistemas de gestión de la prevención de riesgo laborales diciendo que hay que hacer, quien es el responsable de hacerlo y que registros hay que complementar para evidenciar lo realizado.
Prueba de ácido.- es similar al índice de solvencia, con la excepción de que el inventario es excluido el cual suele ser el activo circulante menos líquido.
Recursos.- Conjunto de personas, bienes materiales, financieros y tecnológicos con que cuenta y utiliza una dependencia, entidad, u organización para alcanzar sus objetivos y producir los bienes o servicios que son de su competencia.
Rendimiento de capital.- mide el rendimiento percibido sobre la inversión de los propietarios, tanto accionistas comunes como preferentes en la empresa.
Renta fija.- Rendimiento de un título o valor cuyo importe no depende de los resultados de la empresa, sino que está determinado de antemano. Por extensión, se aplica a todo título o valor de esas características. Los títulos de renta fija son los bonos, obligaciones, letras y pagarés. La renta fija fue el mercado más popular entre los ahorradores españoles durante los años ochenta y la mayor parte de los noventa, aunque a finales de esta década el interés empezó a virar a favor de la renta variable.
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Sistema.- conjunto ordenado de elementos interdependientes y relacionados entre sí, bajo ciertas condiciones y de acuerdo a sus atributos, contribuyen a lograr determinados objetivos previstos en un plan de acción.
Sistema Financiero Contable.- Parte integrante de la administración financiera de un organismo o negocio que comprende todo el proceso de las operaciones financieras, desde la entrada o insumo de las transacciones, su registro, clasificación, resumen, control, evaluación, información, hasta la fase de interpretación de los resultados, mediante la aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados, la adhesión a las políticas y manuales de procedimientos contables establecidos y diseñados para satisfacer las necesidades del control interno contable e información financiera de los diferentes niveles organizacionales de la empresa.
Sistema Financiero Contable Computarizado.- Se refiere al equipamiento lógico o soporte lógico de una computadora digital, y comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios para hacer posible la realización de tareas contables financieras específicas; conjunto de instrucciones y datos codificados para ser leídas e interpretadas por una computadora. Estas instrucciones y datos fueron concebidos para el procesamiento electrónico de datos.
Transporte.- al traslado de algún lugar a otro algún elemento, en general personas o bienes, pero también un fluido. El transporte es una actividad fundamental dentro del desarrollo de la humanidad.
Venta.- transferencia de una cosa propia a dominio ajeno por el precio pactado.
Utilidad bruta.- es el exceso de ingreso por ventas, sobre el costo de las mercancías vendidas.
Utilidad neta.- exceso de ingresos totales sobre gastos totales.6
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1.9. METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN
El presente trabajo investigativo se lo realizara utilizando la siguiente metodología:
1.9.1. MÉTODO DEDUCTIVO
El método deductivo es un método científico que considera que la conclusión
está implícita en las premisas. Por lo tanto, supone que las conclusiones siguen
necesariamente a las premisas: si el razonamiento deductivo es válido y las premisas son verdaderas, la conclusión sólo puede ser verdadera.
Es decir es aquel que parte de datos generales aceptados como válidos para llegar a una conclusión de tipo particular.
Entonces para la aplicación de esta tesis se estudiaran los resultados de los estados financieros históricos hasta llegar al estudio de los estados financieros del último año fiscal o periodo de operación económica del año 2011.
1.10. TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN
Las técnicas de investigación que aplicaremos son: muestreos, cuestionarios, flujo gramas, observaciones documentales, estadísticas y entrevistas. Los métodos mencionados anteriormente son fundamentales para resolver problemas reales con respecto a la utilización de los recursos financieros de la empresa
1.10.1. ENTREVISTA
En la investigación se utilizará la entrevista, la misma que será dirigida al nivel gerencial y departamento contable, los mismos que serán beneficiados con esta propuesta.
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1.10.2. FLUJOGRAMAS
Los flujo gramas en esta investigación serán aplicados con el fin de describir gráficamente los procedimientos que se vayan descubriendo conforme se va desarrollando la investigación.
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2. CAPÍTULO II
2.1. SITUACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA
Cuando hablamos de una correcta administración dentro de una empresa nos referimos a todos aquellos aspectos que tienen que ver con la dirección económica y el hecho de que la empresa tenga recursos suficientes. Hablamos de organización administrativa, de cumplimiento, de contabilidad y finanzas, y hablamos de control de gerencia. Hace referencia al control del presupuesto, de tesorería, de los planes y proyectos que la empresa piensa llevar a cabo por pequeña que sea. En definitiva de lo que se trata es de que, en este caso los accionistas tengan una serie de instrumentos que les permitan controlar la empresa y que no sean solo espectadores de lo que pasa en la ella. Es decir, no sólo ver lo que pasa sino, cómo controlar lo que queremos que pase.
La Compañía de Transportes Transhemisfericos, es una empresa con varias actividades económicas pero carece de una organización correcta para llevar a cabo cada una de ellas.
Una de las debilidades más fuertes para Transhemisfericos es que la empresa no cuenta con manuales de procedimientos ni de funciones, por lo que muchas veces hay duplicación de funciones y la consiguiente pérdida de tiempo, lo que equivale a que siendo esta una empresa mediana no cuenta con una estructura sólida que le permita desarrollar sus actividades sin problemas.
El departamento de contabilidad por su parte carece de un buen sistema, por lo que no pueden generar diferentes reportes (administrativos, contables, ventas, etc.,) y eso equivale a no poder analizar fácilmente los movimientos y el manejo de las diferente áreas de la empresa.
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empírica, lo que ocasiona errores al momento de realizar un presupuesto para las futuras actividades de la compañía.
El no poder proyectar los ingresos y egresos que tendrá la empresa en los próximos meses se genera inestabilidad lo que a su vez es un alto riesgo para las actividades económicas de la misma.
En la actualidad la Compañía de Transportes Transhemisfericos presenta un alto nivel de endeudamiento con los accionistas como resultado de no manejarse con políticas claras tanto de ventas como de recuperación de cartera, lo que seguirá ocasionando problemas en el giro y crecimiento del negocio.
Otro punto bajo dentro de la administración es en cuanto al flujo de comunicación entre departamentos, se debería tener en cuenta que cada una de las áreas que componen la empresa tiene que estar interrelacionadas para evitar errores y poder llevar a cabo las actividades de la empresa con éxito.
No existen políticas claramente establecidas en ningún departamento o área.
Tampoco existe una adecuada supervisión durante el desarrollo de las diferentes actividades dentro de la empresa, lo cual no permite tomar medidas correctivas a tiempo, y se deja que los problemas crezcan y sea más difícil su solución.
La falta de segregación de funciones no permite establecer claramente las líneas de responsabilidad, lo que no garantiza la integridad de las transacciones, y crea una gran debilidad de control interno.
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CUADRO No. 1. ANÁLISIS VERTICAL. BALANCE GENERAL
Elaborado por: Elizabeth Flores VERTICAL
VALOR % VALOR % VALOR %
ACTIVO 1.360.969,43 100,00 1.263.282,41 100,00 462.149,11 100,00
Caja 632,59 0,05 600,00 0,05 700,00 0,15 Bancos - 6.669,32 - 0,49 10.274,44 0,81 9.467,01 2,05 Garantias 500,00 0,04 - - - -Inventarios - - 15.965,77 1,26 68.090,36 14,73 Cuentas por cobrar 154.684,85 11,37 46.009,31 3,64 65.904,16 14,26 Retenciones 17.035,58 1,25 27.040,50 2,14 40.056,18 8,67 Activo fijo no depreciable 50.884,72 3,74 50.884,72 4,03 50.884,72 11,01 Activo fijo depreciable 910.250,55 66,88 1.037.223,36 82,11 233.698,91 50,57 Depreciacion acumulada - 619.708,56 - 45,53 - 775.803,51 - 61,41 - 27.468,30 - 5,94
Otros activos 842.567,94 61,91 834.265,97 66,04 3.994,21 0,86 Amortizacion acumulada - 6.030,77 - 0,44 - - - -Patrimonio autonomo 16.821,85 1,24 16.821,85 1,33 16.821,86 3,64
PASIVO 1.394.267,30 100,00 1.319.511,07 100,00 436.640,65 100,00
Cuentas por pagar 1.387.125,32 99,49 1.317.728,61 99,86 432.764,61 99,11 Retenciones legales 4.682,94 0,34 1.782,46 0,14 3.876,04 0,89 Provisiones y gastos por pagar 2.459,04 0,18 - - -
-PATRIMONIO - 33.297,87 100,00 - 56.228,66 100,00 25.508,25 100,00
Capital 5.750,00 - 17,27 5.750,00 - 10,23 5.750,00 22,54 Reservas 14.936,65 - 44,86 14.936,65 - 26,56 14.936,65 58,56 Utilidades ( Perdidas) Acumuladas - 18.129,82 54,45 - 53.984,52 96,01 1.039,37 4,07 Resultado del ejercicio - 35.854,70 107,68 - 22.930,79 40,78 3.782,23 14,83
2009 2010 2011
20
2.2. ANÁLISIS VERTICAL BALANCE GENERAL
AÑO 2009
ACTIVO
Se observa que la estructura del activo que una cuenta generalmente positiva se encuentra con un saldo negativo, esto se debe a un sobregiro por la emisión de cheques sin un control adecuado de la cuenta bancos, además notamos también que el activo básicamente se concentra en otros activos con un 61.91%, notándose una alta representación en pagos por anticipado lo cual nos denota un alto estancamiento de inversión, otro rubro importante es la cartera comercial que refleja el 11.37% del activo, teniendo así un alto porcentaje del capital de trabajo por fuera de la empresa. Los activos fijos con un 21.35% nos demuestra claramente que la empresa tiene un valor comercial de sus acciones alto o rentable.
Aunque no se encuentra una actividad interesante para el sector, se puede observar una estructura de activos bastante acorde con este tipo de empresa.
PASIVO
La empresa se encuentra financiada en un 99.81% por deudas a sus accionistas, concentrándose principalmente en pasivos corrientes, lo cual nos indica que la empresa tiene una gran cantidad de obligaciones a corto plazo, las cuales podrían llegar a ser riesgos para la estabilidad de la misma, sus principales acreedores son sus accionistas.
Por otro lado no presenta endeudamiento a largo plazo, lo cual nos indica que la empresa no tiene necesidad de endeudarse con este tipo de crédito debido al tipo de empresa al que pertenece, aunque su concentración en pasivos de corto plazo se encuentra en obligaciones con sus accionistas.
21
rubro muy alto, que denota el desmedido gasto generado por la administración y la clara falta de actividad con respecto a sus ventas.
AÑO 2010
ACTIVO
Podemos observar en este periodo que la empresa ha alcanzado un nivel de liquidez razonable dentro de sus activos, es decir se ha podido recuperar con respecto a su cuenta banco, mientras que por otro lado la cartera comercial no se ha congelado sino más bien se ha podido recuperar la mayor parte de esta que estaba estancada.
Por otro lado un rubro que se muestra importante es otros activos con un 66.04%, concentrándose este valor principalmente en pago anticipado lo que se refiere al pago de articulados por parte de la compañía lo que quiere decir que la empresa ha colocado grandes que hoy por hoy no generan un buen rendimiento económico.
Los activos fijos siguen en aumento y por tanto el valor comercial de sus acciones sigue siendo beneficioso para la empresa.
PASIVO
La compañía Transhemisfericos sigue manteniendo un margen de cuentas por pagar muy alto, es decir no se ha podido pagar ni el 10% de la deuda lo que significa que la compañía tiene una mala gestión en su área de presupuesto y administración, se puede decir que es una opción menos peligrosa para la estabilidad económica de la empresa pues no adquiere endeudamiento a largo plazo o con instituciones financieras, pero de igual manera esto no deja de representar un riesgo para la situación económica de la compañía.
PATRIMONIO
22
AÑO 2011
ACTIVO
Este es un periodo en el que se registró nuevamente un aumento en cuentas por cobrar, obviamente no es un valor significativo lo que nos permite deducir que la rotación de cartera probablemente sea más dinámica, además podemos notar que los inventarios de la empresa también tienen un incremento lo que conlleva a la disminución de efectivo.
Por otra parte el activo fijo y otros activos han disminuido notablemente sus rubros, dado que ahora la inversión realizada para la compra de nuevos articulados es parte de la actividad económica de la empresa.
PASIVO
Las cuentas por pagar accionistas continúan siendo un rubro importante, si bien es cierto se nota una clara disminución dado que los accionistas deciden absolver parte de la deuda para con ellos mismos.
Esto acentúa el hecho de que la empresa no puede manejar su presupuesto de una manera adecuada, teniendo de esta forma que llegar a alternativas peligrosas para la estabilidad económica de la empresa y de sus accionistas.
PATRIMONIO
23
CUADRO No. 2. ANÁLISIS VERTICAL. ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANACIAS
Elaborado por: Elizabeth Flores
VERTICAL
VALOR % VALOR % VALOR %
INGRESOS 556.972,81 100,00 594.259,17 100,00 688.509,66 100,00
Ingresos Operacionales 556.372,81 99,89 589.075,57 99,13 688.509,66 100,00 Otros Ingresos 600,00 0,11 5.183,60 0,87 -
-EGRESOS 592.827,51 100,00 617.190,36 100,00 684.727,43 100,00
Costo de ventas - - 652,91 0,11 126.200,72 18,43
Gastos operacionales
Sueldos y salarios 124.012,16 22,27 123.442,30 20,00 159.812,09 23,34 Gastos de representacion 791,61 0,14 - -
-Gastos legales 18.110,06 3,25 - - -Arriendos 3.080,00 0,55 - -
-Servicios basicos 3.716,88 0,67 4.550,45 0,74 7.083,26 1,03 Gastos socios 65,74 0,01 - -
-Mantenimientos 716,51 0,13 1.878,03 0,30
-Gastos de depreciacion 167.403,64 30,06 170.567,27 27,64 62.523,87 9,13 Gastos de amortizacion 1.316,40 0,24 547,38 0,09
-Gastos generales 3.437,43 0,62 4.371,36 0,71 16.882,70 2,47 Gastos articulados 269.042,63 48,30 309.556,98 50,16 303.367,19 44,30 Gastos lubricadora - - 402,20 0,07
-Gastos generales lubricadora - - 246,75 0,04 6.958,35 1,02 Gastos financieros 573,49 0,10 570,69 0,09 585,76 0,09 Otros gastos 560,96 0,10 404,04 0,07 1.313,49 0,19 Utilidad (Perdida) del ejercicio - 35.854,70 - 6,44 - 22.931,19 - 3,72 3.782,23 0,55
2009 2010 2011
24
2.3. ANÁLISIS VERTICAL ESTADO DE RESULTADOS
AÑO 2009
Como rubro más importante podemos observar los gastos en articulados, ocupa el lugar más alto dentro de las demás cuentas, esto se debe a que la compañía invierte la mayor parte de sus ingresos en mejorar su servicio y ganar una mayor parcela de mercado. Otro rubro bastante alto es el gasto por depreciación de activos fijos debido a que la empresa invirtió en la compra de nuevas unidades de transporte lo que genera un alto porcentaje de depreciación, además de la constante compra de maquinaria para la implementación de un nuevo portafolio de servicios.
Por otra parte vemos que los gastos de sueldos y salarios son relativamente altos, estos ocupan el 22.27%, lo cual nos indica que nomina tiene una buena remuneración por un buen trabajo que no se ve reflejado en su los balances de la empresa.
Los otros rubros no son de mayor importancia, pero cabría destacar los gastos no operacionales con un 0.67%, los cuales son causados por cargos o valores invertidos en la oficina o el personal.
AÑO 2010
En el año dos mil diez observamos que la representación en las ventas netas del costo de ventas fue del 0.11%, el cual se ha aparecido en este periodo, manteniendo las mismas políticas y aumentando las ventas en un mayor valor que su costo.
25
Sin embargo a este gasto por depreciación de dichos articulados se le debe sumar los gastos que genera el mantenimiento y la puesta en marcha de los mismos, rubros que son importantes en este periodo contable.
Por otro lado se ha tratado de disminuir algunos gastos no necesarios a tal punto de en algunos casos desaparecer los rubros en este periodo, sin embargo la cuenta de gastos generales es alta en base a todos los gastos que genera este balance financiero.
Además es bastante notable que todavía no exista una política que genere un mayor índice de ventas y que reduzca el déficit o genere utilidad.
AÑO 2011
En este periodo podemos notar que las medidas tomadas con respecto a ventas ha generado un cambio positivo lo que hace notorio un aumento representativo en el costo de ventas, pues al crecer el nivel de ventas de una empresa crece también su costo de producción, sin embargo no podemos dejar pasar el hecho de que la utilidad no va a ser alta pues los costos por la prestación de los servicios por parte de las compañías de transporte han venido aumentando con el paso del tiempo mientras que el precio por la prestación del servicio de transporte se ha estancado desde hace casi 7 años, lo que quiere decir que la inversión en transporte no es rentable.
Por otro lado también hay que recalcar que los gastos se han ido disminuyendo a pesar de que todos los insumos han variado en sus precios, los gastos de depreciación por su parte se redujeron a casi el 50% dado que la depreciación generada por 4 de 8 articulados adquiridos por la compañía ha sido terminada.
26
CUADRO No. 3. ANÁLISIS HORIZONTAL. BALANCE GENERAL
Elaborado por: Elizabeth Flores
HORIZONTAL
2009 2010 VARIACION ABSOLUTA %VARIACION RELATIVA 2010 2011 VARIACION ABSOLUTA %VARIACION RELATIVA
ACTIVO 1.360.969,43 1.263.282,41 - 97.687,02 - 7,18 1.263.282,41 462.149,11 - 801.133,30 - 63,42 Caja 632,59 600,00 - 32,59 - 5,15 600,00 700,00 100,00 16,67 Bancos - 6.669,32 10.274,44 3.605,12 - 254,06 10.274,44 9.467,01 - 807,43 - 7,86 Garantias 500,00 - 500,00 100,00 - - - - Inventarios - 15.965,77 15.965,77 100,00 15.965,77 68.090,36 52.124,59 326,48 Cuentas por cobrar 154.684,85 46.009,31 - 108.675,54 - 70,26 46.009,31 65.904,16 19.894,85 43,24 Retenciones 17.035,58 27.040,50 10.004,92 58,73 27.040,50 40.056,18 13.015,68 48,13 Activo fijo no depreciable 50.884,72 50.884,72 - - 50.884,72 50.884,72 - - Activo fijo depreciable 910.250,55 1.037.223,36 126.972,81 13,95 1.037.223,36 233.698,91 - 803.524,45 - 77,47 Depreciacion acumulada - 619.708,56 - 775.803,51 - 156.094,95 25,19 - 775.803,51 - 27.468,30 748.335,21 - 96,46 Otros activos 842.567,94 834.265,97 - 8.301,97 - 0,99 834.265,97 3.994,21 - 830.271,76 - 99,52 Amortizacion acumulada - 6.030,77 - - 6.030,77 100,00 - - - - Patrimonio autonomo 16.821,85 16.821,85 - - 16.821,85 16.821,86 0,01 0,00
PASIVO 1.394.267,30 1.319.511,07 - 74.756,23 - 5,36 1.319.511,07 436.640,65 - 882.870,42 - 66,91 Cuentas por pagar 1.387.125,32 1.317.728,61 - 69.396,71 - 5,00 1.317.728,61 432.764,61 - 884.964,00 - 67,16 Retenciones legales 4.682,94 1.782,46 - 2.900,48 - 61,94 1.782,46 3.876,04 2.093,58 117,45 Provisiones y gastos por pagar 2.459,04 - 2.459,04 100,00 - - - -
PATRIMONIO - 33.297,87 - 56.228,66 89.526,53 68,87 - 56.228,66 25.508,25 - 30.720,41 - 145,37 Capital 5.750,00 5.750,00 - - 5.750,00 5.750,00 - - Reservas 14.936,65 14.936,65 - - 14.936,65 14.936,65 - - Utilidades ( Perdidas) Acumuladas - 18.129,82 - 53.984,52 - 35.854,70 197,77 - 53.984,52 1.039,37 - 52.945,15 - 101,93 Resultado del ejercicio - 35.854,70 - 22.930,79 12.923,91 - 36,05 - 22.930,79 3.782,23 - 19.148,56 - 1,16
27
2.4. ANÁLISIS HORIZONTAL BALANCE GENERAL
AÑOS 2009 -2010
Caja y Bancos
La variación absoluta sufrida por la caja y los bancos fue de 3572.53, lo cual se debió a un pequeño ingreso en ventas netas.
Esto nos quiere decir que la compañía en el año 2010 consiguió más liquidez que la que poseía en el año pasado.
Cuentas por Cobrar
La cartera adquirida por Transhemisfericos en el año anterior con respecto a este año disminuyo en 150318,00 lo que equivale al 100%, esto fue debido a una mejor aplicación de medidas para la recuperación de cartera.
Inventarios
En el periodo del 2010 aparece esta nueva cuenta con un equivalente a 15965.77, este incremento es el resultado de la inclusión de un nuevo portafolio de productos y servicios.
Depreciación Acumulada
La depreciación acumulada sufrió un incremento de 156094.95 lo que equivale al 25%, esto fue producto de un incremento en el activo fijo por la compra de articulados, lo que significa un mayor porcentaje de depreciación.
Otros Activos
Otros activos sufrieron un incremento del 825315.88, lo que es producto de la compra de 8 nuevos articulados.
Cuentas por Pagar
28
con los accionistas y no se ha tomado ninguna medida para solucionar esta situación.
Perdida
Dentro del grupo de las cuentas del patrimonio encontramos un rubro muy notable y que ha aumentado negativamente en más del doble, lo que deja ver claramente una mala aplicación de ciertas políticas internas dentro de la empresa.
AÑOS 2010 – 2011
Caja y Bancos
Son cuentas que han sufrido una pequeña variación del 7%, lo que quiere decir que la empresa por el momento no tiene problemas de liquidez dado que es lo más indicado no tener un valor demasiado alto en estas cuentas.
Inventarios
Como sabemos esta es una empresa comercial y de servicios, y por lo tanto hoy por hoy maneja un inventario de productos terminados para la venta, es por eso que encontramos una variación positiva bastante fuerte de 3 veces el valor anterior, esto es debido a la expansión de la planta para la prestación de servicios.
Otros Activos
Otros activos en este periodo sufrieron un decremento del 99.52%, lo cual nos indica que la compañía termino de pagar el valor de nuevos articulados, es decir ahora existe un valor razonable en esta cuenta que permite saber que la empresa está realizando sus pagos tanto de arrendamiento y otros.
Cuentas por Pagar
29
movimiento pero no se ha podido generar ganancias, lo que obviamente resulta negativo para su actividad económica.
Utilidad (Perdida)
30
CUADRO No. 4. ANÁLISIS HORIZONTAL. ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANACIAS
Elaborado por: Elizabeth Flores
HORIZONTAL
2009 2010 VARIACION ABSOLUTA VARIACION RELATIVA 2010 2011 VARIACION ABSOLUTA VARIACION RELATIVA
INGRESOS 556.972,81 594.259,17 37.286,36 6,27 594.259,17 688.509,66 94.250,49 13,69
Ingresos Operacionales 556.372,81 589.075,57 32.702,76 5,55 589.075,57 688.509,66 99.434,09 14,44 Otros Ingresos 600,00 5.183,60 4.583,60 88,43 5.183,60 - - 5.183,60 - 100,00
EGRESOS 592.827,51 617.190,36 24.362,84 3,95 617.190,36 684.727,43 67.537,08 9,86
Costo de ventas - 652,91 652,91 100,00 652,91 126.200,72 125.547,81 99,48
Gastos operacionales
Sueldos y salarios 124.012,16 123.442,30 - 569,86 - 0,46 123.442,30 159.812,09 36.369,79 29,46 Gastos de representacion 791,61 - - 791,61 - 100,00 - - - - Gastos legales 18.110,06 - - 18.110,06 - 100,00 - - - - Arriendos 3.080,00 - - 3.080,00 - 100,00 - - - - Servicios basicos 3.716,88 4.550,45 833,57 18,32 4.550,45 7.083,26 2.532,82 35,76 Gastos socios 65,74 - - 65,74 - 100,00 - - - - Mantenimientos 716,51 1.878,03 1.161,52 61,85 1.878,03 - - 1.878,03 - 100,00 Gastos de depreciacion 167.403,64 170.567,27 3.163,63 1,85 170.567,27 62.523,87 - 108.043,40 - 172,80 Gastos de amortizacion 1.316,40 547,38 - 769,02 - 140,49 547,38 - - 547,38 - 100,00 Gastos generales 3.437,43 4.371,36 933,93 21,36 4.371,36 16.882,70 12.511,34 74,11 Gastos articulados 269.042,63 309.556,98 40.514,35 13,09 309.556,98 303.367,19 - 6.189,79 - 2,04 Gastos lubricadora - 402,20 402,20 100,00 402,20 - - 402,20 - 100,00 Gastos generales lubricadora - 246,75 246,75 100,00 246,75 6.958,35 6.711,60 96,45 Gastos financieros 573,49 570,69 - 2,80 - 0,49 570,69 585,76 15,07 2,57 Otros gastos 560,96 404,04 - 156,92 - 38,84 404,04 1.313,49 909,45 69,24 Utilidad (Perdida) del ejercicio - 35.854,70 - 22.931,19 12.923,51 - 56,36 - 22.931,19 3.782,23 - 19.148,96 706,29
31
2.5. ANÁLISIS HORIZONTAL ESTADO DE RESULTADOS
AÑOS 2009 -2010
Ingresos
Los ingresos se incrementaron entre el 2009 y 2010 en 37286.36, lo que significa un incremento del 6.27%, este incremento se generó por puesta en marcha de los articulados adquiridos por la compañía.
Gastos Operacionales
Esta partida disminuyo en su totalidad en gastos como: arriendo, dado que la empresa ahora cuenta con instalaciones propias, otra cuenta que se liquido es la de gasto legal puesto que la empresa pudo culminar con sus asuntos en el aspecto legal.
Por otra parte podemos notar un alto incremento en los gastos generados por la compra de los articulados, esto implica el transporte de los articulados desde Brasil, impuestos, personal y mantenimiento de los mismos.
También podemos notar que empieza a aparecer la cuenta de gastos de centro de mantenimiento, ya que la empresa incluye el servicio de mantenimiento de transporte en su actividad económica y esto genera gastos de mantenimiento para este centro.
Perdida del Ejercicio
La pérdida del ejercicio sufrió un incremento de más del 200%, lo que es muy malo ya que la empresa ha incurrido en gastos para la proyección de su actividad económica en el futuro y se supone que se deben existir resultados positivos, sin embargo hay que decir que la perdida generada en este periodo contable es resultado de la ausencia de políticas de venta, manuales de funciones, etc.
AÑOS 2010 – 2011
Ingresos
32
por parte de sus clientes manteniéndose en el mercado en una situación estable.
Costo de Ventas
El costo de ventas en este periodo tuvo un incremento lo cual nos indica que el costo de los insumos ha aumentado así como nuestro nivel de ventas pues se podría decir que ha existido un incremento a la par y se está cumpliendo con el objetivo de que el nivel de ventas sea razonable.
Gastos de Depreciación
Este rubro presenta un decrecimiento en este periodo originado básicamente por la disminución de activos fijos que es el resultado de pago en su totalidad de la depreciación generada por los articulados adquiridos por la compañía.
Gasto de Sueldos y Salarios
Esta cuenta presenta un incremento dado que se contrató más personal, pues al expandir el portafolio de servicios se requiere de otro tipo de personal para realizar distintas actividades como parte del servicio de mecánica.
Gastos Articulados
Gastos articulados es una cuenta que creció en el periodo del 2010, y ha disminuido ligeramente en el 2011 con un 2.04% lo que puede ser el principio de generar nuevos ingresos y empezar a disminuir razonablemente este gasto sin dejar por fuera él los gastos de mantenimiento que este tipo de transporte necesita.
Gastos de Centro de Mantenimiento
33 Utilidad
Como podemos comparar, la actividad económica de la empresa ha venido tomando un rumbo positivo, es decir el nuevo portafolio ha generado ingresos interesantes y las medidas tomadas en base a mejorar el nivel de ventas y manejar gastos a resultado efectivo, entonces podemos decir que la empresa tiene un superávit como resultado de todo este desempeño.
34
CUADRO No. 5. ÍNDICES FINANCIEROS
INDICES 2009 2010 2011
RAZON CORRIENTE 0,12 0,08 0,42
FORMULA
ACTIVO CORRIENTE / PASIVO CORRIENTE
Activo Corriente 166.183,70 99.890,02 184.217,71 Pasivo Corriente 1.387.058,03 1.319.511,07 436.640,65
PRUEBA ACIDA 0,12 0,06 0,27
FORMULA
ACTIVO CORRIENTE - INVENTARIOS / PASIVO CORRIENTE
Activo Corriente 166.183,70 99.890,02 184.217,71 Inventarios - 15.365,77 66.040,36 Pasivo Corriente 1.387.058,03 1.319.511,07 436.640,65
CAPITAL NETO DE TRABAJO - 1.220.874,33 - 1.219.621,05 - 252.422,94
FORMULA
ACTIVO CORRIENTE - PASIVO CORRIENTE
Activo Corriente 166.183,70 99.890,02 184.217,71 Pasivo Corriente 1.387.058,03 1.319.511,07 436.640,65
NIVEL DE ENDEUDAMIENTO 102% 104% 94%
FORMULA
TOTAL PASIVOS CON TERCEROS / TOTAL ACTIVOS
Total Pasivos con Terceros 1.387.058,03 1.319.511,07 436.640,65 Total Activos 1.360.969,43 1.263.282,41 462.149,11
35 Elaborado por: Elizabeth Flores
SOLIDEZ 0,98 0,96 1,06
FORMULA
ACTIVO TOTAL / PASIVO TOTAL
Activo Total 1.360.969,43 1.263.282,41 462.149,11 Pasivo Total 1.394.267,30 1.319.511,07 436.640,65
INDEPENDENCIA FINANCIERA - 0,02 - 0,04 0,06
FORMULA
PATRIMONIO / ACTIVO TOTAL
Patrimonio - 33.297,87 - 56.228,66 25.508,25 Activo Total 1.360.969,43 1.263.282,41 462.149,11
RENTABILIDAD OPERACIONAL - 0,06 - 0,04 0,01
FORMULA
UTILIDAD OPERACIONAL / VENTAS NETAS
Utilidad Operacional -35293,74 -22527,15 5095,72 Ventas Netas 556372,81 589075,57 688509,66
RENDIMIENTO DE LA INVERSION - 0,03 - 0,02 0,01
FORMULA
UTILIDAD NETA / ACTIVO TOTAL
36
2.6. ÍNDICES FINANCIEROS
No se ha podido calcular todos los índices financieros necesarios, dado que la empresa no cuenta con los datos correspondientes.
RAZÓN CORRIENTE
En cuanto a indicadores de liquidez, la empresa Transhemisfericos presenta una razón corriente de 0.12 en el 2009, 0.08 en el 2010 y 0.42 en el 2011, estos datos nos indican que por cada dólar que la empresa debe en corto plazo cuenta con 0.12, 0.08 y 0.42 centavos respectivamente para poder responder por esas obligaciones.
La empresa no se encuentra bien en este punto pues demuestra que no puede cancelar sus obligaciones ni siquiera en el 50% de estas, es decir no guarda margen de seguridad alguno.
Por otro lado si observamos los datos del capital neto de trabajo podemos decir que la empresa no cuenta con un buen nivel de liquidez es decir este índice es negativo, considerando que en el año 2011 se redujo notablemente, esto sucedió gracias a que sus ventas netas aumentaron. De esta forma se obtuvo mayo liquidez en este año.
PRUEBA ACIDA
El índice de prueba acida verifica la capacidad de la empresa para cancelar sus obligaciones corrientes, pero sin depender de la venta de su existencia, lo que nos dice que la empresa tiene 0.12 a 1 en el 2009, 0.06 a 1 en el 2010 y 0.27 a 1 para el 2011, esto nos indica que por cada dólar que la empresa debe a corto plazo cuenta con 0.12, 0.06 y 0.27 centavos respectivamente, sin tener que recurrir a la venta de inventarios.
37 ENDEUDAMIENTO
En cuanto a este indicador del nivel de endeudamiento encontramos que la participación de terceros es equivalente al 102% en el 2009, 104% en el 2010 y el 94% en el año 2011, es decir que por cada dólar que la empresa tiene invertido en sus activos el 102%, 104% y 94% han sido financiados por terceros, entonces en Transhemisfericos podemos notar que los activos no pertenecen a sus accionistas ya que un porcentaje razonable es equivalente al 60% y en ninguno de los tres años analizados podemos encontrar por lo menos un valor similar o cercano a este.
SOLIDEZ
Transhemisfericos presenta un índice de solidez que ha ido incrementado, es decir en los últimos tres periodos contables la compañía ha podido consolidar su consistencia financiera tanto a corto como a largo plazo.
Sin embargo los resultados 0.98 en el año 2009, 0.96 en el año 2010 y 1.06 en el año 2011 no son muy gratificantes pues la compañía no podría enfrentar ningún tipo de crisis financiera.
INDEPENDENCIA FINANCIERA
En cuanto a este indicador la compañía refleja muy malos resultados puesto que principalmente en el año 2009 y 2010 presenta valores negativos 0.02 y -0.04 respectivamente, lo que quiere decir que los accionistas se encuentran en perdida con relación a su inversión, mientras que en el año 2011 su utilidad por cada dólar invertido es equivalente a 0.06.
RENTABILIDAD OPERACIONAL
Como se puede observar en base a los resultados la empresa no presenta un margen de rentabilidad alto, lo que nos permite deducir la mala administración que se lleva a cabo dentro de la misma.
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Por otra parte en el año 2011 nos da un resultado positivo de 0.01 lo que no significa un mayor avance para la actividad económica de la compañía.
RENDIMIENTO DE LA INVERSIÓN
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2.7. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Y ADMINISTRATIVOS APLICADOS
La compañía de Transportes Transhemisfericos es una institución que no cuenta con procesos ni procedimientos financieros establecidos, todas sus actividades son realizadas de manera empírica o tradicional, lo que impide que se realice un trabajo eficiente y positivo.
El mundo empresarial moderno exige que las organizaciones, independiente de su tamaño, esfera de actuación y tipo de propiedad desarrollen su actividad de manera eficiente y eficaz; como condiciones no suficientes pero si necesarias para logar mantenerse en el negocio en el que participan las mismas.
Sin embargo para alcanzar esto en la actualidad se requiere como nuevo paradigma que las entidades sean gestionadas siguiendo el enfoque de procesos mediante manuales.
Al detectar la ausencia de manuales para llevar a cabo los procesos y procedimientos básicamente del área financiera, podemos deducir claramente que la empresa presenta deficiencias con respecto a sus políticas, normas, reglamentos y otras condiciones que permiten el funcionamiento correcto de la misma.
Si hablamos de manera específica y nos referimos a la Compañía Transhemisfericos, podemos decir que esta es una empresa en donde no existen dichos manuales, y la ausencia de los mismos ocasiona problemas constantes tanto financieros como administrativos.
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2.8. SITUACIÓN OPERACIONAL
Transhemisfericos es una empresa relativamente mediana, su sostenibilidad se basa en los ingresos propios producto de la prestación de sus servicios.
Presta el servicio de transporte de pasajeros y mecánica de transporte pesado además de venta de productos para el mantenimiento de los mismos, sin embargo presenta gran dificultad para administrar sus egresos e ingresos además de sus materiales y equipos requeridos en la industria de la mecánica.
Esta situación descontrola la planificación y sincronización de prestación de dichos servicios y venta de estos productos, impidiendo así mantener un balance efectivo de ventas e ingresos, lo que a su vez imposibilita una proyección económica de la empresa por lo que Transhemisfericos acude continuamente a endeudamiento con sus accionistas.
Una empresa que no cuenta con manuales de funcionamiento y además no detalla las operaciones que realiza como parte de su actividad económica es susceptible a caer fácilmente en altos costos de producción, falta de liquidez para hacer frente a sus obligaciones a corto plazo, bajo nivel de rendimiento en las utilidades, mala gestión de políticas de pagos y cobros, mal enfoque a la gestión empresarial, entre otros.
Como resultado de este conjunto de situaciones la empresa se encuentra frente a un ambiente escaso de control interno, lo que a su vez significa el bajo rendimiento de economía, eficacia y eficiencia.
Por lo tanto es importante generar manuales en los cuales se detallen cada una de las operaciones que realiza la empresa a fin de poder optimizar el uso de materiales y disminuir el costo provocando un porcentaje de utilidad mayor para la empresa.
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2.9. ANÁLISIS FODA
En una organización empresarial, es de vital importancia detectar los problemas, tanto externos como internos para reconocer tanto las amenazas y las oportunidades que vienen del exterior de la Empresa, como sus debilidades y fortalezas, las que existen internamente.
CUADRO No. 6. CUADRO ANÁLISIS FODA
FORTALEZAS:
Accionistas colaboradores. Liquidez de sus accionistas.
Ingresos adicionales a la
actividad económica.
Mejores precios de mercadería. Portafolio de nuevos servicios y
productos.
OPORTUNIDADES:
Disponibilidad de créditos. Descuentos en concesionarios. Acceso a proveedores idóneos.
DEBILIDADES:
Falta de capacitación de
personal.
Contabilidad deficiente.
Cobros de tickets de Corredor Central Norte sin control.
Personal no calificado. Ausencia de manuales.
Falta de utilización de
herramientas financieras
básicas.
AMENAZAS:
Competencia.
Permiso de operación fuera del Distrito Metropolitano.
Falta de un paquete contable eficaz.
Ausencia de inversiones en otros mercados.
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2.10. CUESTIONARIOS DE DIAGNOSTICO
2.10.1. GERENCIA
PREGUNTA SI NO
¿La Compañía de Transportes Transhemisfericos ha presentado crecimiento en sus 3 últimos periodos económicos?
X
¿Sabe si la empresa se encuentra en una situación sana que le permita seguir creciendo a través del
tiempo? X
¿Cuenta con estrategias que le permitan hacer que las ventas aumenten en los próximos años?
X
¿Considera que han bajado los márgenes de ganancia?
X
¿Los gastos fijos y variables están consumiendo las ganancias de la compañía?
X
¿Conoce el punto de equilibrio operativo y financiero de la empresa?
X
¿Necesita la empresa acudir permanentemente a financiamiento para poder realizar sus actividades
económicas? X
¿Confía en los informes mensuales abortados por el sistema contable de la compañía?
43
¿Utiliza información financiera para la toma de decisiones y el control gerencial?
X
¿Tiene herramientas financieras efectivas para controlar los resultados de la empresa y el personal?
X
¿Cree poder llevar la empresa al siguiente nivel de crecimiento?
X
¿Cuenta con un manual de funciones para poder llevar a cabo sus actividades como gerente?
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RESULTADOS DEL CUESTIONARIO APLICADO
CUADRO No. 7. RESUMEN GERENCIA FINANCIERA
GERENCIA
FINANCIERA RESULTADO
PREGUNTA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
POSITIVO 6
NEGATIVO 6
Elaborado por: Elizabeth Flores
GRÁFICO No. 1. GERENCIA FINANCIERA
Elaborado por: Elizabeth Flores
INTERPRETACIÓN
Transhemisfericos es una empresa que en los últimos tres años ha presentado mejora en su economía y se pronostica que esta siga en incremento, sin embargo la gerencia financiera presenta algunos puntos estratégicos debilitados puesto que no existe una buena administración con respecto a los gastos que genera cada área de la empresa, la mayoría de estos procesos son realizados de forma empírica lo que no permite conocer la situación real de la compañía.
Aunque la compañía cuenta con proyecciones positivas para los años venideros, lo más posible es que sean proyecciones falsas pues no existe un plan estratégico de operaciones a futuro, además gerencia financiera no
POSITIVO 50% NEGATIVO
50%
