REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN

(1)

Procedimientos, manuales, instructivos, formatos, mapas de riesgos, planes de mejoramiento, entre otros requeridos para la operación y control del proceso.

Oficina Asesora Jurídica Documento físico

Documento físico

Documento físico Documento físico

Documento físico

Documento físico Español

Información sobre requerimientos de autoridades judiciales y

administrativas

Información referente a los conceptos emitidos por la Oficina Asesora

Jurídica.

Información de propuestas de incidencias normativa o política

Proyectos actos normativos elaborados

Conceptos emitidos por la Oficina Asesora Jurídica.

Información sobre documentos de análisis y recomendaciones frente a

los procesos judiciales y extrajudiciales donde intervenga la

entidad.

Información de intervenciones realizadas en los procesos judiciales y

extrajudiciales

6. Comités de Conciliación y Defensa Judicial realizados.

Documentos de análisis y recomendaciones frente a los procesos judiciales y extrajudiciales donde intervenga la entidad.

1. Demandas presentadas en contra de la Entidad.

2. Demandas falladas a favor de la Entidad.

3. Demandas falladas en contra de la Entidad.

4. Denuncias instauradas por la Entidad.

Requerimientos de autoridades judiciales y administrativas, atendidas por la Oficina Asesora Jurídica.

Seguimiento del presupuesto asignado a la Agencia, teniendo en cuenta la ejecución mensual.

Oficina Asesora Jurídica

Grupo de atención al ciudadano

Grupo de Presupuesto

Grupo de Presupuesto Propuestas de incidencias normativa o política analizadas en la Oficina

Asesora Jurídica

Actos administrativos proyectados que modifican el marco normativo del

Proceso de Reintegración.

Actos administrativos proyectados de primera o de segunda instancia que

resuelve la Suspensión /Pérdida de Beneficios por Causal Sobreviniente.

Actos Administrativos para el cumplimiento de sentencias y acuerdos conciliatorios que den lugar al surgimiento de obligaciones patrimoniales a

cargo de la Entidad.

Español

Informes de ejecución mensual Información de seguimiento al Plan de

Compras

Presupuesto Aprobado en Ejercicio Información de los estados

Financieros

Plan Anual de Adquisiciones

Documento físico

Sistema de información

Sistema de información Manuales, instructivos, formatos, mapas de riesgos, planes de

mejoramiento, entre otros requeridos para la operación y control del proceso.

Información de las auditorias de gestión o de calidad realizadas a la Oficina Asesora Jurídica

Cantidad de Peticiones, Quejas y Reclamos, Sugerencias y Denuncias que recibe la Entidad, por los diferentes canales de atención: Presencial,

Telefónico, Escrito, Virtual.

Informes de Auditorias y Planes de Mejoramiento por auditorías de

Gestión o de Calidad Comportamiento de los PQR´S-D

recibidos en la ACR

Ejecución mensual de plan de compras, evidencia el nivel de cumplimiento de las actividades planeadas por la Entidad.

Detalle Anexo Decreto de Liquidación del presupuesto asignado para la vigencia

Informes que reflejan la situación económica y financiera de la Entidad a una fecha o periodo determinado.

Es una herramienta para:

(i) facilitar a la entidad, identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y

(ii) diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de

contratación.

Grupo de Presupuesto

Grupo de contabilidad

Grupo de Estudios Previos

Nacional

Nacional Oficina Asesora Jurídica

Oficina Asesora Jurídica Nacional

Nacional

Nacional Nacional

Nacional

Nacional Nacional Nacional

Nacional

Español

Español Español

Español

Español Español Español

Español

Sistema de información Sistema de información Sistema de información

Documento digital

(2)

Información de la contratación Información de las convocatorias en el

SECOP y página Web de la Entidad

Documento digital

Documento digital Información sobre el programa de

Seguridad y Salud en el Trabajo Información del plan de capacitación

Plan de Bienestar Social e Incentivos

Nómina de Funcionarios Fichas de países cooperantes y

aliados en el proceso DDR Información de planta provista y

vacantes existentes

Información Manuales de Funciones Información sobre el programa de

Inducción

Información sobre las misiones Políticas Internacionales del Director

ACR

Tabla de Seguimiento de los diferentes proyectos en ejecución y ya

ejecutados con la cooperación internacional

Información de análisis de los procesos de DDR en el mundo Informes de seguimiento de los

proyectos de cooperación internacional

Información de actores vinculados del Sector Privado

Informes de Gestión/ Publicaciones de Actores Externos

Información de reuniones y eventos director

Comportamiento de los derechos de Petición

Documento digital Español

Español

Español Contiene documentos que evidencian los avances, dificultades, costos,

población objetivo de los proyectos en curso de cooperación internacional.

Grupo de Relaciones Externas

Documento digital

Documento físico Documento digital

Documento digital

Documento digital Grupo de Relaciones Externas

Subdirección de Gestión Legal Relación de todos los contratos y convenios suscritos por la ACR durante la

vigencia actual, sin importar la cuantía

Resolución de adopción anual del Plan de Bienestar Social e Incentivos y cronograma de trabajo.

Información sobre el estado de la planta de personal, empleos provistos, vacantes, y su denominación (nivel, código y grado).

Relación con la información sobre las convocatorias que realiza la ACR

Grupo de Gestión Contractual

Información de funciones, requisitos, y competencias, de los empleos aprobados en la planta de personal.

Contenido de la inducción a la cultura de la organización y entrenamiento en el puesto de trabajo.

Resolución de adopción anual del Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo y cronograma de trabajo.

Resolución de adopción anual del Plan de Capacitación y cronograma de trabajo

Reporte del estado de los proyectos, protocolos/ documentos de gestión, población beneficiaria.

Archivo físico de informes de gestión de actores externos y/o Publicaciones de temas relacionados con sus respectivas competencias

Perfiles, líneas de mensaje e información general de las reuniones a realizar Temas, nombre del peticionario, respuestas proyectadas a las peticiones

radicadas por los ciudadanos y cifras.

Información de las nóminas de salarios y prestaciones de los funcionarios de la entidad.

Antecedentes, posibilidades de cooperación técnica, seguimiento e intercambio de comunicaciones.

Contiene los siguientes datos: visita, objetivo de la visita, comentarios generales, resumen de visitas anteriores al país de destino.

cooperante, operador, socios o sinergias, titulo, resumen del proyecto, línea temática, población beneficiaria, lugar de ejecución, número de convenio, fecha de inicio por convenio, duración ,fecha de finalización, fecha oficial de

inicio de actividades, ajustes al convenio, estatus, unidad encargada, persona encargada, tipo de cooperación, aporte internacional, aporte

nacional, total, contacto contraparte, comentarios.

Recoge las experiencias de DDR de países priorizados por la ACR.

Describe si se tienen procesos y describe estos procesos y la oferta de Colombia en materia de cooperación.

Grupo de Relaciones Externas Grupo Desarrollo del Talento Humano

Grupo Desarrollo del Talento Humano Grupo Administración de Salarios y

Prestaciones

Grupo de Relaciones Externas Grupo Administración del Talento

Humano

Grupo Administración del Talento Humano

Grupo Desarrollo del Talento Humano

Grupo Desarrollo del Talento Humano Grupo de Gestión Contractual

Nacional

Nacional Nacional

Nacional

Nacional Nacional

Español

Ingles Español

Español Español

Español

Documento digital

Documento digital Documento digital

Documento físico

Documento físico Documento físico

Documento físico

Nacional

Nacional Internacional

Internacional

Internacional Nacional

Nacional Nacional

(3)

Sistema de información Sistema de información

Documento físico

Español

Español Español

Español

Nacional

Nacional Nacional

Nacional

Nacional Subdirección de Gestión Legal

Subdirección de Gestión Legal

Dirección Programática de Reintegración

Dirección Programática de Reintegración Cifras de las personas en proceso de

reintegración que tiene suspendidos los beneficios.

Beneficios jurídicos otorgados a las personas en proceso de reintegración

Cifras de las personas en proceso de reintegración postulados a la Ley 975

de 2005.

Información sobre los procesos de suspensión y/o pérdida adelantados

en la ACR

Información sobre el N°. de personas en proceso de reintegración que ingresaron a la ACR por Estado/Por grado de escolaridad/por ocupación

reportada/que han culminado el proceso de reintegración.

Información sobre las instituciones educativas con las que se tiene

convenio

Información sobre las unidades de Negocios, de acuerdo con el estado

de seguimiento a través de ISUN Información sobre las empresas que

se han sumado a alguno de los mecanismos de participación

dispuestos por la ACR.

N° de personas en proceso de reintegración con casos de riesgo de acuerdo al estado registrado en el SIR Información de personas en proceso de reintegración que ingresan a la

ACR a través de Hogares de Paz.

Información de personas en proceso de reintegración que se encuentran

afiliados al Sistema de Seguridad Social en Salud.

Subdirección de Gestión Legal Cifras de las personas en proceso de

reintegración que perdieron beneficios.

Número participantes que firmaron Acuerdo de Contribución a la Verdad

Histórica y la Reparación.

Nacional Español

Personas en proceso de reintegración a quienes se les ha decretado suspensión de beneficios.

Información consolidada en cifras de las personas en proceso de reintegración quienes han recibido beneficios jurídicos

Personas en proceso de reintegración postuladas a la Ley 975 de 2005 (Justicia y Paz)

Número de procesos de suspensión o pérdida adelantados. Número de procesos archivados. Número de procesos en trámite. Número de

procesos cerrados.

No. De personas en proceso de reintegración que se encuentran en estado Activos, Inactivos, Suspendidos, En Investigación, Fallecidos, Perdida de

Beneficios y Retiros Voluntarios/máximo nivel académico reportado especificando si es: (Primaria, Secundaria, Universitario, Diplomado, Especialista o Maestría)/ No. de personas que culminaron el proceso de

reintegración.

Hace referencia a cuales, cuantas y la ubicación de las Instituciones Educativas con las que tiene convenio la ACR.

Indica el Número de Unidades de Negocios que han sido financiadas con recursos de la ACR y su estado actual, (en Operación, En riesgo, Cerrado)

Indica datos de las empresas, que se han vinculado a alguno de los mecanismos de participación en la ACR, (Banco de Tiempo, Edupaz, Plan

de Negocios, Responsabilidad Social, Contratos de Aprendizaje, Empleabilidad, FRE, Práctica laboral)

Cantidad de personas en proceso de reintegración que se encuentran con casos de riesgo abiertos en SIR de acuerdo a la situación correspondiente.

Número de participantes que han ingresado a la ACR a través de hogares de paz (desvinculados del conflicto)

Numero de participantes que se encuentra afiliado al SSSS bien sea como cotizante o adscrita al SISBEN.

Personas en proceso de reintegración que cumplen requisitos para suscribir el Acuerdo de Contribución a la Verdad Histórica y la Reparación.

Personas en proceso de reintegración a quienes se les ha decretado pérdida de beneficios.

Subdirección de Gestión Legal Nacional Español

(4)

Español

Español Español Español Nacional

Nacional Nacional Nacional Oficina Asesora de Planeación

Oficina Asesora de Planeación Oficina Asesora de Planeación Oficina Asesora de Planeación Informes de seguimiento a la Gestión

Institucional.

Listado maestro de documentos del Sistema de Gestión Integral.

Métodos de operación y control.

Español

Español Español Español Español Español Español Español

Español

Nacional

Nacional Nacional Nacional Nacional Nacional Nacional Nacional

Nacional

Oficina de Tecnologías de la Información Oficina de Tecnologías de la Información Oficina de Tecnologías de la Información Oficina de Tecnologías de la Información Oficina de Tecnologías de la Información Oficina de Tecnologías de la Información Oficina de Tecnologías de la Información Información de la Infraestructura tecnológica, para soportar el

funcionamiento de la Entidad (inventario de software y hardware).

Información documentada de las políticas de seguridad a aplicar en tecnología para la entidad (en desarrollo).

Información documentada de los planes de mantenimiento y soporte Información relacionada de los convenios existentes que están bajo la

supervisión de la oficina de tecnología, que no afectan recursos.

Información relacionada con los requerimientos de los usuarios el SI

Dirección Programática de Reintegración Cantidad de acciones de servicio social, así como el nombre de la iniciativa,

organizaciones vinculada para el desarrollo en cada centro de servicios, de acuerdo a la línea establecida.( Embellecimiento de Espacios públicos,

La recuperación ambiental, El acompañamiento en la atención a salud, recreación, arte cultura y deporte

La multiplicación de conocimiento, El acompañamiento en atención alimentaria)

Información como cantidad, temas, entidad, organizaciones o empresas sobre las ofertas de empleo que se registran en el sistema.

Cantidad de personas en proceso de reintegración que han culminado su proceso de reintegración y están próximos a graduarse del mismo

Cantidad de participantes que han culminado uno o más beneficios o componentes de su ruta de reintegración.

Cantidad de familiares beneficiados de los componentes FA y FPT del programa-

Cantidad de familiares vinculados al SSSS

Información de Soporte a Usuarios ACR, gestionada por el DAPRE y atendidos por la ACR.

Información que relaciona los aplicativos utilizados por la entidad.

Información de las acciones de servicio social que se desarrollan en

los Grupos territoriales o Puntos de Atención

Información sobre las ofertas de empleo registradas

Información de personas en proceso de reintegración que han culminado su proceso, por Grupos Territoriales o

Puntos de Atención

Información de personas en proceso de reintegración que han culminado uno o más beneficios o componentes

de su ruta de reintegración Información de familiares beneficiados

del componente de Formación Académica o Formación para el Trabajo luego de realizada la gestión

por parte de la ACR

Información de familiares afiliados al sistema de SSSS, SISBEN

Plan estratégico, Plan de acción institucional, Plan operativo anual de

inversiones.

Sistema de información Documento digital Documento digital Documento físico Documento físico Documento físico Sistema de información

Documento digital

Documento digital Documento digital Documento digital

Nacional Español

Contiene información relacionada con el marco estratégico, las estrategias, indicadores, metas, actividades, responsables y recursos financieros.

Contiene el resultado al seguimiento de la gestión, el análisis y recomendaciones.

Contiene el inventario de la documentación el Sistema de Gestión Integral.

Contiene todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión para la Reintegración - SIGER

Información de soporte a usuarios Inventario de aplicativos

Infraestructura nueva Políticas de seguridad

Mantenimiento Convenios Casos de uso

(5)

Documento físico

Documento digital

Documento digital Documento físico Español

Nacional Nacional

Documento físico Sistema de información

Informes a organismos de regulación

Base de datos nacional de personas en proceso de reintegración Estudios proceso de reintegración

Informes de saldo por imputar de ingresos presupuestales Control de entrega de cheques

Informes a organismos de regulación vigilancia y control, informes a otras entidades e informes de evaluación y seguimiento.

Datos de todos las personas que hacen parte del proceso de reintegración

Estudios proceso de reintegración (análisis de información) Informe de Saldos por Imputar de ingresos Presupuestales SIIF,

Comprobante de Consignación y Registro de Reintegros Solicitud de Cheque y Fotocopia Cheque

Control interno de gestión

Subdirección de seguimiento

Documento digital Documento digital

Documento digital

Documento digital Documento digital Documento digital Documento audio visual Documento audio visual Español

Español Español Español Español

Español

Español Español Español Español

Español

Español Nacional

Nacional Nacional Nacional Nacional

Nacional

Nacional Oficina Asesora de Planeación

Oficina Asesora de Planeación

Oficina Asesora de Planeación Oficina Asesora de Planeación

Grupo de comunicaciones Grupo de comunicaciones Grupo de comunicaciones Control interno de gestión

Control interno de gestión

Grupo de pagaduría Grupo de pagaduría Información institucional y no institucional de interés general y actual.

Información de interés y actualidad del proceso de reintegración, en audio.

Informe, comunicaciones, plan de mejoramiento y seguimiento a acciones Justificación Técnica del Programa Anual de Auditoria, Programa Anual de Auditoría, Plan Auditoria, Lista de Verificación, Acta de Apertura, Evaluación

de Auditoria, Pruebas, Acta Reunión de Cierre, Informe de Auditoría, Plan de Mejoramiento y Seguimiento a Plan de Mejoramiento.

Informes de Investigaciones apoyadas por la ACR Información sobre los proyectos de

inversión de la Entidad.

INFORMES A ORGANISMOS DE REGULACION VIGILANCIA Y

CONTROL

INFORMES A OTRAS ENTIDADES INFORMES DE EJECUCION

PRESUPUESTAL Boletines informativos Piezas comunicacionales de audio Piezas comunicacionales de video

Auditorías externas

Auditorías internas

Español

Español Información detallada de investigaciones en proceso y documentos de

investigaciones terminadas.

Fichas de proyectos registrados en el banco de proyectos del DNP y reportes de seguimiento a la ejecución de los mismos.

Contiene la información requerida por los Entes de control

Información institucional requerida por otras Entidades Datos sobre la ejecución presupuestal de la Entidad - periódica

(6)

Documento físico

Documento físico Español

Español

Español Nacional

Nacional

Nacional Grupo de contabilidad

Grupo de contabilidad

Grupo de gestión administrativa Conciliaciones administrativas de recursos, conciliaciones bancarias,

conciliaciones de almacén, conciliaciones de fideicomiso y conciliaciones entre áreas asociadas.

Declaración

Balance General, Estado de Actividad Financiera Económica Social y Ambiental, Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de Flujos de

Efectivo y Notas Estados Financieros

Solicitud, respuesta, comunicaciones, CGN 2005 001 Saldos y Movimientos, Informe Presupuestal, Informe de Contratación y Informe Evaluación Control

Interno Contable

Libro mayor, libros auxiliares y libros diarios y de bancos

Licencia de tránsito o carta de propiedad, Declaración de impuestos, Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito SOAT, Improntas, Cambios de motor

y legalizaciones, Certificación Revisión técnico-mecánica, Certificado Emisión de gases, Informe de accidentes, Acta de baja, Acta de donación (si

aplica), Hoja de Vida Vehicular e inventario.

Conciliaciones

Declaraciones tributarias

Informes estados financieros

Informes a organismos de regulación vigilancia y control

Libros contables

Historias de vehículos

Documento físico Documento físico Documento físico Ordenes de pago

Solicitud de Desembolso, Desembolsos de Fiducia, Base Desembolso Fiducia, Cuenta de Pago, Factura o Documento Equivalente, Certificación Coordinador Centro de Servicios, Comprobante Registro Presupuestal de Gasto, Comprobante Registro Presupuestal de Gasto, Planilla Relación de Pago, Copia resolución autorización anticipo o pago de viáticos, Certificado

de Supervisión o Interventoría , Informe actividades, Certificación Pago Seguridad Social y Parafiscales, Comprobantes de Pago, Inventario, Solicitud Disminución Base de Retención en la Fuente, Solicitud Aportes Cuentas AFC/FPV, Acta de Liquidación, Fotocopia Resolución Ordenación

del Pago, Solicitud de Reconocimiento y/o Legalización de Comisión, Certificación Recibido a satisfacción, Comprobante Entrada a almacén,

Confirmación de Pago PSE, Nómina, Notificación de pago, Planilla Liquidada Aportes Integrales, Acta de Aprobación de Póliza, Copia Contrato, Certificado de Tradición y Libertad, Solicitud Apoyo Económico

para Traslado, Acta de Compromiso, concepto, Comunicaciones , Conformidad de Beneficios de Inserción Económica, Conformidad de Beneficios de Inserción Económica, Fotocopia Cedula de Ciudadanía (Beneficiario), Fotocopia Documentos de Identificación (Vendedor/es), Certificación bajo gravedad de juramento dependientes y declarantes de

renta (anexo 1), Carta de Instrucciones Desembolso, Registro Único Tributario RUT (Proveedor), Certificación Bancaria( Proveedor y/o

beneficiario), Viabilidad Presupuestal, Fotocopia Documento de Identificación (Proveedor), Certificado Crédito Hipotecario, Certificación Laboral, Certificación de estudio, Registro de Matrimonio, Orden Bancaria

SIIF,

Comprobantes contables

Grupo de pagaduría Grupo de contabilidad

Grupo de pagaduría

Plan anual mensual izado de caja

Comprobantes de diario, notas de contabilidad y conciliaciones administrativas de recursos

PAC

(7)

Español Español Español Español Español

Documento físico Documento físico Documento físico Documento digital Documento digital Grupo de gestión documental

Grupo de gestión documental Grupo de almacén e inventarios Grupo de almacén e inventarios Grupo de almacén e inventarios

Nacional Nacional Nacional Nacional Nacional Transferencias documentales

Traslados documentales Cuentas mensuales de almacén Devoluciones de entrada a almacén

Entradas y salidas de almacén

Transferencias primarias, transferencias secundarias, plan, cronograma de actividades, Inventario documental.

Plan cronograma de actividades e inventario Informe

Comprobante de devolución y anexos

Comprobante de entrada y de salida de almacén y anexos

Documento digital Documento digital Documento digital Documento digital Documento digital Español

Español Grupo de gestión documental

Grupo de gestión documental Grupo de gestión documental

Nacional Nacional Nacional Nacional Nacional Grupo de gestión documental

Grupo de gestión documental Consecutivo de comunicaciones

Inventarios documentales Programa de gestión documental

Tablas de retención documental

Acta de Eliminación, Inventario Documental y anexos Copia de comunicaciones y anexos

Inventarios

Programa PGD, Programa PGDE, Comunicaciones

Tabla de Retención Documental TRD, Encuestas Documentales, Guía de Aplicación, Guía de Actualización TRD, Acta de Aprobación Actas de eliminación de documentos