TAM Virtual. Categoría Sector público. Optimizando el control migratorio. Postulación al Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora 2018

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Categoría Sector público

TAM Virtual

Optimizando el control migratorio

“Postulación al Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora 2018”

10 de abril de 2018

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TABLA DE CONTENIDOS

Pág.

Información general de la organización….………. 4

Organigrama……… 10

Términos de aceptación……….. 11

Perfil del proyecto ………. 13

Glosario de términos y abreviaciones……….. 18

Respuestas a los criterios y sub criterios….……….. 19

Anexos……….. 57

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Gráfico N° 01: Cobertura de Migraciones a Nivel Nacional

INFORMACIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN

La Superintendencia Nacional de Migraciones, organismo técnico especializado adscrito al Ministerio del Interior y responsable del control migratorio, la emisión de documentos de viaje a ciudadanos nacionales y extranjeros y el otorgamiento de la nacionalidad, que contribuye a la seguridad y el desarrollo del país.

A. INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Razón Social SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE MIGRACIONES

RUC 20551239692

Página Web www.migraciones.gob.pe Central Telefónica 2001000

Sede Central Av. España N°734 - Breña

B. CATEGORÍA A LA QUE POSTULA Categoría: Sector Público.

C. TAMAÑO DE LA ORGANIZACIÓN La Superintendencia Nacional de Migraciones - MIGRACIONES, a la fecha, cuenta con un total de 1077 trabajadores, de los cuales, doscientos diez (210) están contratados bajo el régimen del Decreto Legislativo N° 276 y ochocientos sesenta y cinco (865) están contratados bajo la modalidad del Decreto Legislativo N°

1057 – CAS. Del total de trabajadores, el 75.6% es personal destinado a las áreas operativas, y el 24.4% es personal destinado a las áreas administrativas.

Asimismo, treinta y uno (31) son personal perteneciente a la Alta Dirección. Para atender la demanda de nuestros productos/servicios, la Superintendencia Nacional de Migraciones - MIGRACIONES cuenta además con 08 Agencias Desconcentradas en Lima Metropolitana, 33 Puestos de Control Migratorio, 17 Puestos de Control Fronterizo y con 14 Jefaturas Zonales a nivel nacional, que son órganos desconcentrados, cuyas principales funciones son la emisión de pasaportes electrónicos y el registro de control migratorio.

D. ASPECTOS IMPORTANTES DE LA ORGANIZACIÓN D1. Tipo de bienes / servicios que produce

El ámbito de competencia de MIGRACIONES es principalmente en materia política migratoria interna y participa también en la política de seguridad interna y fronteriza. A su vez, coordina el control migratorio con las diversas entidades del Estado que tengan presencia en los puestos de control migratorio o fronterizo del país para su adecuado funcionamiento, teniendo competencia de alcance nacional.

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Con relación a las funciones que desempeña MIGRACIONES destacan las siguientes:

 Administrar, supervisar, fiscalizar, normar y sancionar las actividades dentro de su competencia.

 Aprobar y autorizar visas, prórrogas de permanencia y residencia, así como el cambio de clase de visa y calidad migratoria;

 Regularizar la condición migratoria de extranjeros de acuerdo a los requisitos establecidos en la normatividad vigente y convenios;

 Otorgar y renovar los documentos que acrediten la permanencia o residencia legal de personas extranjeras, así como de las personas cuya condición de apátridas, asilados o refugiados, sea determinada por el Ministerio de Relaciones Exteriores;

 Mantener actualizado el Registro de Extranjeros;

 Registrar el movimiento migratorio de las personas, manteniendo un sistema de información estadística;

 Autorizar, denegar y controlar el ingreso, salida y permanencia legal de los extranjeros del país;

 Impedir el ingreso o la salida a nacionales y extranjeros que no cumplan con los requisitos, establecidos por la normativa vigente.

 Constatar los lugares consignados como domicilio, trabajo, estudio, alojamiento y otros, cuando exista causa justificada, a fin de verificar el cumplimiento de la normativa vigente;

 Participar en la Política de Seguridad Nacional vinculada al Control Migratorio o Fronterizo del tránsito de personas;

 Desarrollar las acciones de seguridad y control migratorio en zonas de frontera y en todo el territorio nacional en el marco de sus competencias;

 Aplicar las sanciones a los ciudadanos extranjeros y a las empresas de transporte internacional por infracción a la normatividad vigente;

 Expedir pasaportes, salvoconductos o documentos de viaje análogos; Otorgar registro de nacionalidad peruana por nacimiento y opción, así como títulos de naturalización y doble nacionalidad;

 Coordinar con autoridades nacionales, extranjeras y con organismos internacionales, la asistencia a los nacionales que retornen y a los extranjeros admitidos como residentes, conforme a las disposiciones legales vigentes.

La Superintendencia Nacional de Migraciones, en el marco del cumplimiento de sus objetivos estratégicos aprobó con Resolución de Superintendencia N° 000012-2018- MIGRACIONES la segunda versión del Mapa de Procesos Nivel 0, donde se identifican y describen los procesos estratégicos, misionales y de soporte. En base a esta identificación se ha elaborado la Cadena de Valor de Migraciones, aprobada por los miembros del comité de gestión de la calidad en noviembre de 2016, donde se identifican los productos y servicios brindados.

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GESTIÓN DEL CONTROL MIGRATORIO Registrar el control migratorio

Movimiento migratorio

Control migratorio registrado

Modificar el control migratorio Modificaciones del control

migratorio registrado Gestionar sanciones y alertas Sanciones y alertas Sanciones y alertas atendidas GESTIÓN DE LOS PROCESOS DE NACIONALIZACIÓN

Gestionar nacionalidad Obtención de Nacionalización Nacionalización otorgada GESTIÓN DE LOS PROCESOS DE INMIGRACIÓN

Atender solicitud de prórroga de

permanencia Prórroga de permanencia Prórroga de permanencia

otorgada Atender solicitud de prórroga de

residencia Prórroga de residencia Prórroga de residencia

otorgada Atender solicitud de Permiso especial

para permanecer fuera del país 183 días sin perder la residencia

Permiso especial para permanecer fuera del país 183 días sin perder la residencia

Permiso especial para permanecer fuera del país 183 días sin perder la residencia otorgado Atender solicitud de permiso especial

de viaje Permiso especial de viaje Permiso especial de viaje

otorgado Atender solicitud de permiso para

firmar contratos Permiso para firmar contratos permiso para firmar contratos otorgado

Atender solicitud de permiso para

trabajar Permiso para trabajar Permiso para trabajar

otorgado Atender solicitud de cambio de

calidad migratoria Visas y Calidad migratoria Visas y Calidad migratoria otorgada

Atender solicitud de cambio de clase

de visa Clase de visa cambiada Clase de visa cambiada

Atender solicitud de cambio de

consulado Cambio de Consulado Cambio de consulado

atendido

Otorgar certificado de visa Certificado de visa Certificado de visa otorgado Otorgar constancia de expediente en

trámite

Constancia de expediente en trámite

Constancia de expediente en trámite otorgada Otorgar copia certificada de

documento original

Copia certificada de documento original

Copia certificada d documento original otorgada Pago y exoneración de TAE

Atender trámite de visa Visa Visa otorgada

Verificación Verificación

Fiscalización Fiscalización

EMISIÓN DE DOCUMENTOS DE VIAJE

Emitir pasaporte Pasaporte Pasaporte emitido

Otorgar certificado de pasaporte Certificado de pasaporte Certificado pasaporte emitido Atender solicitud de emisión de

libreta de tripulante

Libreta de tripulante Libreta de tripulante emitida

Renovar libreta de tripulante Libreta tripulante renovada Libreta renovada emitida Emitir duplicado de carné de

extranjería

Duplicado de carné de extranjería

Duplicado de carné de extranjería emitido Expedir salvoconducto de viaje Salvoconducto de viaje Salvoconducto emitido Inscribir en el registro central de

extranjería y emitir carné

Carné de extranjería Carné de extranjería emitido Emitir certificado de inscripción del

registro central de extranjería

Certificado de inscripción del registro central de extranjería

Certificado de inscripción del registro central emitido Emitir certificado de copia fotostática

de carné de extranjería

certificado de copia fotostática de carné de extranjería

certificado de copia fotostática de carné emitido Emitir constancia de renuncia a la

nacionalidad

Constancia de renuncia a la nacionalidad

Constancia de renuncia a la nacionalidad emitida Emitir copia certificada del registro

de título de nacionalidad

Copia certificada del registro de título de nacionalidad

Copia certificada del registro de título emitida

Actualización o rectificación de datos en los registros de inscripción o título de naturalización

Registros de inscripción o título de naturalización actualizados

Registros de inscripción o título de naturalización actualizados emitido Inscripción de registro de

nacionalización

Registro de nacionalización Registro de nacionalización emitido

Traslado de sello

Atender solicitud de modificación de datos en la ficha de inscripción del registro central de extranjería

Ficha de inscripción del registro central de extranjería actualizada

Cancelación de residencia y emisión de ficha de salida definitiva

Residencia cancelada y ficha de salida definitiva

Gráfico N° 02: Cadena de Valor de MIGRACIONES

Recursos humanos Bienes y Equipos Infraestructura

Servicios de terceros Normativa

Legal

POLÍTICA NACIONAL DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA POLÍTICA NACIONAL DE LA CALIDAD

INSUMOS ACTIVIDAD PRODUCTO RESULTADO ESPECÍFICO RESULTADO FINAL

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

GESTIÓN DE TECNOLOGÍA DE LA

INFORMACIÓN

IMAGEN INSTITUCIONAL

ATENCIÓN AL USUARIO

ASESORÍA LEGAL GESTIÓN

ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Grupos de interés:

Persona natural nacional Persona natural extranjera Institución pública Institución

privada

Ciudadanos extranjeros cuentan con permisos legales para permanecer en territorio

peruano.

Ciudadanos peruanos cuentan

con documentos de viaje actualizados y

válidos para desplazarse por el

extranjero.

Ciudadanos extranjeros cuentan con documentos de

viaje que le permiten permanecer en territorio peruano

temporalmente y con documentos que le permiten permanecer en el

país en forma permanente sin perder su calidad

de extranjero.

Ciudadanos extranjeros con

registro de nacionalización

otorgado por nacimiento y opción Mantener actualizado

el registro de control migratorio, estableciendo sanciones y alertas de

ser el caso

USUARIOS SATISFECHOS

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D2. Mercados a los que destina sus servicios

El mercado de MIGRACIONES está compuesto por las personas nacionales y extranjeras que requieren realizar un trámite u obtener de manera rápida su trámite y/o servicio y/o su documento de identificación o de viaje.

Considerando los bienes y servicios brindados por MIGRACIONES, se detalla a continuación el mercado a los que se destina:

PROCESOS CLAVE PRODUCTO/ SERVICIO SEGMENTO DE

MERCADO CLIENTE

Gestión Del Control Migratorio

Movimiento migratorio Población nacional y extranjera

Personas nacionales que requieren documento de viaje y personas

extranjeras que visitan el país.

Sanciones y alertas Población nacional y extranjera

Personas nacionales que requieren documento de viaje y personas

extranjeras que visitan el país.

Gestión de los Procesos de Nacionalización

Obtención de Nacionalización Población extranjera Personas extranjeras que radican en el país.

Gestión de los procesos de

Inmigración

Prórroga de permanencia Población extranjera Personas extranjeras Prórroga de residencia Población extranjera

residente

Personas extranjeras que radican en el país.

Permiso especial para permanecer fuera del país

183 días sin perder la residencia

Población extranjera

residente Personas extranjeras que radican en el país.

Permiso especial de viaje Población extranjera residente

Permiso para firmar contratos Población extranjera

Permiso para trabajar Población extranjera residente

Visas y Calidad Migratoria Población extranjera Personas extranjeras.

Clase de visa cambiada Población extranjera residente

Cambio de consulado Población extranjera residente

Certificado de visa Población extranjera residente

Constancia de expediente en tramite

Población extranjera residente

Copia certificada de

documento original Población extranjera

Visa Población extranjera Personas extranjeras.

Verificación Población extranjera residente

Fiscalización Población extranjera residente

Gestión de emisión de documentos de

viaje y de identificación

Pasaporte Electrónico Población nacional Personas nacionales que requieren documento de viaje Certificado de pasaporte Población nacional Personas nacionales

Libreta de tripulante Población nacional Personas nacionales Libreta de tripulante renovada Población nacional Personas nacionales

Duplicado de Carné de Extranjería

Salvoconducto de Viaje Población extranjera Personas extranjeras que radican en el país.

Carné de Extranjería Población extranjera residente

Tabla N° 01: Mercado de Bienes y Servicios de MIGRACIONES

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PROCESOS CLAVE PRODUCTO/ SERVICIO SEGMENTO DE

MERCADO CLIENTE

Certificado de inscripción del registro central de extranjería

Certificado de copia fotostática del Carné de

Extranjería.

Constancia de renuncia a la nacionalidad

Copia certificada del registro de título de la nacionalidad.

Registros de inscripción o títulos de naturalización

actualizados

Registro de nacionalización Población extranjera residente

Ficha de inscripción del registro central de extranjería

actualizada

Residencia cancelada y ficha de salida definitiva

E. REPRESENTANTE OFICIAL DE LA INSTITUCIÓN Y ALTERNO

Coordinarán con la Gerencia General o el Director de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto para aclarar y complementar todos aquellos asuntos que se derivan de la postulación y descritos a través de las Bases 2018, con los siguientes funcionarios:

Representante Oficial

Frieda Roxana Del Águila Tuesta Gerente General [email protected] Representante Alterno

Francisco Ricardo Miguel Rios Villacorta Director de la Oficina General de

Planeamiento y Presupuesto [email protected]

F. MIEMBROS DE LA ALTA DIRECCIÓN

Ejecutivos Cargo

Eduardo Alfonso Sevilla Echevarría Superintendente Nacional Frieda Roxana Del Águila Tuesta Gerente General

Martín Eduardo Navarro Castellanos Jefe de la Oficina de Fortalecimiento Ético y Lucha contra la Corrupción Guido Canchari Obregón Jefe de la Oficina de Imagen y Comunicación Estratégica

G. FIRMA

.………

Dr. Eduardo Sevilla Echevarría

Superintendente Nacional de MIGRACIONES

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H. EQUIPO DE MEJORA

NOMBRE DEL EQUIPO DE MEJORA: “LOS DE ARRIBA Y LOS DE ABAJO”

Nº NOMBRE ROL EN EL PROYECTO CARGO

1 Francisco Rios Villacorta Lider del Proyecto Director de la Oficina General de Planeamiento y

Presupuesto.

2 Henry Paricahua Carcausto Desarrollo del Proyecto Gerente de Servicios Migratorios

3 Liuben Del Pilar Celi Silva De Ruiz Desarrollo del Proyecto Sub Gerente de Movimiento Migratorio

4 Jane Mariette Jansson De Ramírez Desarrollo del Proyecto Jefe de PCM AIJCH 5 Melina Del Carmen Domínguez Bravo Desarrollo del Proyecto Asistente Legal

6 Luis Enrique Vílchez Fernández Desarrollo del Proyecto Encargado de Desarrollo

7 Elisa Cuba Salinas Desarrollo del Proyecto Especialista de Proyectos

8 Leysi Mathews García Desarrollo del Proyecto Analista en Presupuesto

9 Walter Lopez Piñatelli Desarrollo del Proyecto Coordinador de Presupuesto

10 Rossana Guardia Mimata Desarrollo del Proyecto Especialista de Sistemas de Gestión

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I. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE MIGRACIONES

TÉRMINOS DE ACEPTACIÓN

Declaramos que conocemos las Bases del Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora, correspondientes al año 2018 y al presentar nuestra postulación nos sometemos a ellas de manera irrevocable. Asimismo, aceptamos el carácter inapelable de las decisiones del

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Consejo Evaluador.

Declaramos que son ciertos la información y los datos proporcionados en el Informe de Postulación.

Entendemos que la postulación será revisada por los miembros del Equipo Evaluador. Si nuestra organización fuera seleccionada para ser visitada, aceptamos recibir dicha visita y otorgar facilidades para que los evaluadores realicen una evaluación prolija e imparcial.

Aceptamos pagar las cuotas y los gastos que nos corresponden con arreglo a lo estipulado en las Bases.

Si nuestra organización resulta ganadora, aceptamos compartir información con otras organizaciones en la forma establecida en las Bases.

.………

Dr. Eduardo Sevilla Echevarría

Superintendente Nacional de Migraciones - MIGRACIONES

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RESUMEN DEL PROYECTO

El control migratorio es el procedimiento donde la persona nacional o extranjera que desea salir o ingresar al país debe realizar en algún Puesto de Control Migratorio o Fronterizo del territorio nacional; para ello era necesario llenar previamente de manera manual la Tarjeta Andina de Migración (TAM), empleando 15 minutos aproximadamente en el llenado, mientras que el Inspector de Migraciones al terminar su día de labor debía de ingresar manualmente los datos de las TAM físicas recibidas al Sistema Integrado de Migraciones donde se llevaba el control de estas, existiendo la posibilidad de incurrir en error de digitación, lo que la convertía en una fuente de información no confiable.

Así mismo, existía la posibilidad de pérdida del formato en físico por parte de los ciudadanos extranjeros que le generaban costos, malestar y trámites engorrosos para acceder al duplicado de las TAM y de la misma manera se generaba un gasto en la Institución para adquirir el servicio de impresión del formato físico (papel) para llevar a cabo el control migratorio, sumado a esto la omisión del llenado de algunos datos en los campos de la TAM físico así como la consignación errónea o incorrecta de datos, generaba errores o vacíos en las estadísticas elaboradas a partir de su recolección.

Adicionalmente a esto la generación de sobrecarga de espacio físico documentario que se requería para almacenar estos formatos físicos era cada vez mayor; solamente en el Puesto de Control Migratorio del Aeropuerto Internacional Jorge Chávez se acumularon un total de 4’000,000 millones de TAM, que ocupaban un lugar de 600 m2 aproximadamente, las mismas que fueron eliminadas en el mes de enero de

2017.

En noviembre de 2016 se puso en marcha la TAM Virtual, sistema que facilita, simplifica y hace más eficiente el control migratorio, debido a que los datos de las personas nacionales y extranjeras son capturados directamente de su pasaporte, Documento Nacional de Identidad – DNI o cédula de identidad al pasar por el control migratorio.

De esta manera toda información sobre el movimiento migratorio de las personas es capturada y almacenada automáticamente en los servidores de la institución, constituyéndose en una base de datos importante para la generación y análisis de información estadística, tanto para la entidad como para otras entidades del Estado.

La implementación de las TAM Virtual, permite también la reducción de tiempo en la atención a las personas nacionales o extranjeras que realiza control migratorio, y la optimización del recurso humano de la entidad en el registro del control migratorio, a través de canales de atención mejorados a nivel nacional, brindando servicios simplificados, automatizados y eficientes.

En el marco del proceso de desconcentración de los servicios prestados en exclusividad de la entidad, la práctica se estará desplegando a nivel nacional en todos los puntos de control migratorio, optimizando el proceso interno y beneficiando a las personas. Esta innovación nos lleva a mejorar cada día más e impulsar a realizar mejoras de optimización de los procesos y servicios que brinda la Superintendencia Nacional de Migraciones.

De esta manera se evita que las personas tengan que llenar manualmente las TAM físicas al pasar por el control migratorio y toda información sobre el movimiento migratorio de las personas es capturada y almacenada automáticamente en los servidores de la institución.

El uso del formulario virtual es un paso importante en materia de simplificación administrativa y ecoeficiencia pues evitará que a futuro vuelvan a acumularse ingentes cantidades de formularios

Imagen 01: Pasajero con la impresión de la TAM Virtual

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impresos; asi como tambien reduce el tiempo de atención en el control migratorio, mejorando los niveles de satisfacción de los viajeros nacionales y extranjeros.

PERFIL DEL PROYECTO

 Problema, desafío o situación negativa que le dio origen y cómo surge la iniciativa de llevar adelante el proyecto.

La Tarjeta Andina de Migraciones – TAM, fue creada mediante la Decisión 397 de la Comunidad Andina de Naciones (CAN) del 16 de setiembre de 1996, constituyéndose en el único documento de control migratorio y estadístico de uso obligatorio, para el ingreso y salida de personas del territorio de los países Miembros de la Comunidad Andina, ya sea por sus propios medios o utilizando cualquier medio de trasporte, su uso no excluye la presentación de pasaporte, visa u otro documento de viaje previstos en las normas nacionales o comunitarias así como en los convenios bilaterales vigentes.

En el proceso de control migratorio intervienen dos actores, la persona nacional o extranjera (viajero) y el Inspector de Migraciones. En una primera etapa el control migratorio, contemplaba el registro manual en formato físico de la TAM por parte del viajero demandando tiempo innecesario para el llenado respectivo (15 minutos aproximadamente), mientras que el Inspector de Migraciones al terminar su día de labor debía de ingresar manualmente los datos de las TAM físicas recibidas al Sistema Integrado de Migraciones donde se llevaba el control de estas, existiendo la posibilidad de incurrir en error de digitación, lo que la convertía en una fuente de información no confiable.

Así mismo, existía la posibilidad de pérdida del formato en físico por parte de los ciudadanos extranjeros que le generaban costos, malestar y trámites engorrosos para acceder al duplicado de las TAM y de la misma manera se generaba un gasto en la Institución para adquirir el servicio de impresión del formato físico (papel) para llevar a cabo el control migratorio, sumado a esto la

omisión del llenado de algunos datos en los campos de la TAM físico así como la consignación errónea o incorrecta de datos, generaba errores o vacíos en las estadísticas elaboradas a partir de su recolección.

Adicionalmente a esto la generación de sobrecarga de espacio físico documentario que se requería para almacenar estos formatos físicos era cada vez mayor; solamente en el Puesto de Control Migratorio del Aeropuerto Internacional Jorge Chávez se acumularon un total de 4’000,000 millones de TAM, que ocupaban un lugar de 600

Imagen 02: Registro manual de la TAM física

Imagen 05: Espacio físico ocupado por las TAM física

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m2 aproximadamente, las mismas que fueron eliminadas en el año 2017.

Luego de 20 años de su uso y ante los inminentes avances de la Tecnología de la Información, MIGRACIONES decide eliminar el uso de la TAM física - manual de los controles migratorios, desarrollando e implementando una solución tecnológica a través de la TAM Virtual sistema que facilita, simplifica y hace más eficiente el control migratorio, debido a que los datos de las personas nacionales y extranjeras son capturados directamente de su pasaporte, Documento Nacional de Identidad – DNI o cédula de identidad al pasar por el control migratorio.De esta manera toda información sobre el movimiento migratorio de las personas es capturada y almacenada automáticamente en los servidores de la institución, constituyéndose en una base de datos importante para la generación y análisis de información estadística, tanto para la entidad como para otras entidades del Estado. Permite reducir tiempos en el control migratorio y reducir los costos a los viajeros para acceder a duplicados de las TAM en caso de pérdida (de S/. 14.40 a S/.0.00 nuevos soles) al poder realizar cualquier consulta sobre el control migratorio

desde el link alojado en la página web institucional:

http://cel.migraciones.gob.pe/ConsultaTAMVirtual/VerificarTAM

 Cuál fue el equipo a cargo del proyecto, incluyendo áreas, personas, instituciones o entidades que cooperaron para que sea posible.

El equipo que se designó para llevar a cabo el proyecto de mejora, estuvo conformado adicionalmente por personal de la Alta Dirección, Gerencia de Servicios Migratorios y Gerencia de Usuarios, tal como se detalla a continuación:

NOMBRE DEL EQUIPO DE MEJORA: “LOS DE ARRIBA Y LOS DE ABAJO”

Nº NOMBRE ROL EN EL PROYECTO CARGO

1 Francisco Rios Villacorta Líder Usuario del Proyecto Director de la Oficina General de Planeamiento y

Presupuesto 2 Henry Paricahua Carcausto Desarrollo del Proyecto Gerente de Servicios

Migratorios

3 Liuben Del Pilar Celi Silva De Ruiz Desarrollo del Proyecto Sub Gerente de Movimiento Migratorio

4 Jane Mariette Jansson De Ramírez Desarrollo del Proyecto Jefe de PCM AIJCH 5 Melina Del Carmen Domínguez Bravo Desarrollo del Proyecto Asistente Legal

6 Luis Enrique Vílchez Fernández Desarrollo del Proyecto Encargado de Desarrollo

7 Elisa Cuba Salinas Desarrollo del Proyecto Especialista de Proyectos

8 Leysi Mathews García Desarrollo del Proyecto Especialista en presupuesto

9 Walter Lopez Piñatelli Desarrollo del Proyecto

Coordinador de Presupuesto

10 Rossana Guardia Mimata Desarrollo del Proyecto Especialista de Sistemas de Gestión

 Periodo de ejecución (inicio y culminación).

Inicio Planificación Ejecución Cierre

Semana 1 y 2 de Set 2016

Semana 3 y 4 de Setiembre 2016

Octubre - Semana 3 de Noviembre

Semana 4 y 5 de Noviembre 2016 Seguimiento y Control

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 Plan de trabajo

Gestión del Proyecto SETIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE

Responsables S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S5

Concepción e iniciación del

Proyecto

Expresar la necesidad o

requerimiento

Asistente de Gerencia de Servicios Migratorios

Evaluar la viabilidad Equipo de proyecto

de mejora Determinar la atención del

requerimiento Alta Dirección

Planificación

Definir y completar el alcance

del proyecto Equipo de proyecto

de mejora Elaborar el plan de gestión

del proyecto Equipo de proyecto

de mejora Difundir el plan de gestión del

proyecto Equipo de proyecto

de mejora

Ejecución

Desarrollo de sistema para captura de información de

documentos Analista

Programador Adquisición de equipos para

lectura de documentos Especialista

Abastecimiento Instalación de equipos de

lectura en PCM AIJCH

(primer PC con TAM) Especislista de

Informática Carga de datos en desarrollo Analista

Programador Prueba piloto de captura y

migración de datos Analista

Programador Carga de datos en

producción Analista

Programador Capacitación de personal

para uso de equipos Especialista

Capacitación RRHH

Seguimiento

Monitoreo del cumplimiento

del cronograma de trabajo Equipo de proyecto de mejora

Cierre

Elaboración de plan para sostenibilidad del uso de equipos para captura de información

Equipo de proyecto

de mejora Comunicar los resultados a la

Alta Dirección Equipo de proyecto

de mejora

 Metodología y principales actividades realizadas.

El proyecto de mejora se implementó considerando la metodología de gestión de proyectos de la entidad, la cual estaba alineada al PMBOK.

 Resultados logrados como consecuencia del proyecto.

a. Resultados generales

 Eficiencia, innovación, mejora continua, aprendizaje en todos los procesos de trabajo permitiendo optimizar el proceso de control migratorio utilizando la tecnología.

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 Ampliación de la cobertura para los treinta (30) Puestos de Control Migratorio y Fronterizos a nivel nacional, incluidos el Puerto de Callao y el Aeropuerto Internacional Jorge Chávez.

 Accesibilidad a la TAM Virtual a través de una PC, laptop, tablet, iPhone, Smartphone o celular con conexión a internet, desde cualquier lugar del país y del mundo de forma gratuita podrán acceder al formato PDF enviado al correo electrónico del viajero o a través del siguiente link alojado en la página web institucional:

 Reducción del tiempo de registro permite que la captura de datos de los viajeros se efectúe desde su pasaporte, Documento Nacional de Identidad – DNI o cédula de identidad, sin necesidad de ser registrados manualmente en formato físico.

 Reducción a costo cero para la institución en la impresión de la Tarjeta Andina de Migraciones – TAM fisica, recursos logísticos, espacio perdido de almacenaje, entre otros.

 Eliminación del servicio Duplicado de Tarjeta Andina de Migración (TAM) del Texto Único de Procedimientos Administrativo de la entidad, ya que ante su pérdida o robo, se puede verificar en el Sistema o página web su emisión, ahorrándole a la persona extranjera el pago de S/ 14.40 soles, además del costo y tiempo de traslado a una oficina de Migraciones.

Desde la implementación de las TAM Virtual se ha registrado el siguiente impacto en números:

 Ha beneficiado a 15’320.753 personas nacionales y extranjeras que han pasado por un control migratorio desde su implementación.

 Hasta el mes de marzo de 2018, se ha registrado un total de 6’697,172 consultas en línea a las TAM virtual, a través del link alojado en la página web institucional:

 Recuperación de 600 metro cuadrados aproximadamente en las instalaciones de la institución, espacio físico ocupado por las de TAM que ya fueron eliminadas.

b. Resultados expresados con indicadores específicos Variable

¿Qué estoy midiendo?

Indicador

¿Qué medida estoy usando? Situación previa a la

Experiencia Resultados

después de la Experiencia

 Tiempo

 Tiempo empleado por la persona nacional o extranjera para el llenado de la TAM y tiempo del personal de MIGRACIONES para el registro de la información

 15 minutos, en el llenado manual de la TAM física.

 4.5 minutos en el resgistro de información por parte del personal de MIGRACIONES

 1 minuto, captura de datos de los viajeros desde su pasaporte, Documento Nacional de Identidad – DNI o cédula de identidad

 Tiempo  Tiempo para la obtención de un Duplicado

 3 días, desde la fecha en que solicitaba el duplicado

 0 días, porque puede verificar en el Portal web información en tiempo real

 Accesibilida

d  Acceso a la información de las TAM Virtual.

 Trámite engorroso para la obtención del duplicado.

 Se puede verificar en el Portal web información en tiempo real

 Costos  Costo por obtención de Duplicado de TAM por

pérdida  S/ 14.40 NS  S/. 00.00 NS

 Costos  Costo por elaboración de

formato TAM  Contratación del servicio de impresión.

 No se contrató el servicio de impresión de formatos TAM en papel.

 Lecciones aprendidas.

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Migraciones, reafirmando su compromiso con la ciudadanía, viene desarrollando actividades y mejoras en sus procesos, aplicando nuevas tecnologías y herramientas de gestión para optimizar y garantizar servicios de calidad.

Es así que con la implementación de las TAM virtual se han podido identificar las siguientes lecciones aprendidas:

 Se requiere mayor difusión de las mejoras implementadas en los diferentes procesos de la Superintendencia Nacional de Migraciones.

 Se requiere mayor sensibilización del personal para el buen manejo y adaptación a los cambios.

De acuerdo a lo ya implementado, el aplicativo de la TAM Virtual identificó oportunidades de mejora, las cuales fueron implementadas y ha ido mejorando en su enfoque y crecimiento de la base de datos de control migratorio.

 Por qué consideran que el proyecto es trascendente, constituye un ejemplo para otras organizaciones y merece ser premiado.

El proyecto de mejora de la Tarjeta Andina de Migraciones Virtual – TAM Virtual: Mejorando los canales de atenciones presenciales y virtuales para la ciudadanía fue reconocido como ganador en la categoría Sistema de Gestión Interna – Sub categoría Tecnología e Información, Premio a las Buenas Prácticas en Gestión Pública 2017 que organiza anualmente Ciudadanos al Día; plataforma de reconocimiento en nuestro país, que reconoce y premia las actividades y proyectos eficientes, exitosos e innovadores desarrollados en las entidades públicas con la finalidad de servir cada vez mejor al ciudadano.

En los diferentes medios de comunicación la TAM Virtual es considerada como un paso importante en el cumplimiento del objetivo delineado por el Gobierno Peruano que es el de simplificar los trámites administrativos a favor de los ciudadanos.

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GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIACIONES

ABREVIACIONES

 CAS: Contratación Administrativa de Servicios

 TAM: Tarjeta Andina de Migraciones

 Documento de Viaje: Aquel expedido por las autoridades competentes de un Estado u organismo internacional habilitado para ello por el Derecho Internacional; contiene la información suficiente para determinar la identidad y nacionalidad de su titular y lo habilita para el ejercicio de la libertad de tránsito internacional.

 INTERPOL: Organismo encargado de revisar los antecedentes policiales a nivel internacional de los ciudadanos.



 MIGRACIONES: Superintendencia Nacional de Migraciones

 PCM: Puesto de Control Migratorio

 PEI: Plan Estratégico Institucional

 POI: Plan Operativo Institucional

 RIS: Reglamento Interno de Servidores Civiles

 RS: Resolución de la Superintendencia



UUOO: Unidad Orgánica

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1. LIDERAZGO Y COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN 1.1 Organización de soporte para promover el trabajo en equipo

(1) ¿Con qué políticas o normas se promueve el trabajo en equipo al interior de la organización?

MIGRACIONES promueve el trabajo en equipo al interior de la organización a través de:

 La Política de Calidad y Objetivos de Calidad, aprobados el 22 de diciembre de 2016 a través de la RS N° 0000340-2016-MIGRACIONES y su PEI aprobado con RS N° 0000134-2017- MIGRACIONES.

 Asimismo, el trabajo en equipo es un mecanismo empleado para atender los requerimientos transversales de la Alta Dirección, conformándose comités de trabajo para diferentes temas que requieren la especialidad de cada órgano funcional, identificándose dentro de este espacio oportunidades de mejoras para plantear soluciones integrales con el compromiso de sus integrantes.

 En el Reglamento Interno de Servidores Civiles (RIS) de la MIGRACIONES, se establecen los derechos y obligaciones del personal a efectos que desarrollen sus labores de manera más eficiente, propiciando el trabajo en equipo, a través de la coordinación y colaboración entre el personal de las diversas dependencias de la institución.

 Asimismo, el Reglamento de Organización y Funciones que contempla la conformación de comités de trabajo multidisciplinarios que coordinan permanentemente y tienen facultad de ejecución. Estos son propuestos por los Órganos y aprobados por la Alta Dirección.

(2) ¿Cómo hace efectiva o pone en práctica tales políticas?

 Las políticas de promoción del trabajo en equipo se hacen efectivas, mediante la conformación de comités de trabajo multidisciplinarios, aprobados con Resolución de la Superintendencia o por disposiciones de la Alta Dirección, que dependiendo del tema objeto del comité se constituyen incluso en órganos temporales, estableciéndose tanto el objeto como los integrantes del equipo, entre funcionarios y personal altamente especializado de todos los órganos involucrados en el tema.

 Asimismo, de conformidad con lo establecido en el Reglamento Interno de Servidores Civiles (RIS) de MIGRACIONES, aprobado con Resolución de Superintendencia N° 304-2016- MIGRACIONES, se formulan y ejecutan programas de capacitación a través de los cuales se desarrollan cursos sobre trabajo en equipo, manejo de conflictos e inteligencia emocional, fomentando de esta manera, conocimientos, actitudes, prácticas, habilidades y valores al trabajador, a efectos de garantizar el desarrollo de la función pública y de los servicios públicos, brindando un mejor servicio al usuario.

 Para este proyecto en particular, luego de evaluar el impacto y los riesgos de la implementación del proyecto de mejora, la Alta Dirección en coordinación con la Gerencia de Servicios Migratorios, la Oficina General de Tecnologías de la Información, Comunicaciones y Estadística, dispuso la conformación del equipo de trabajo, a través del acta de constitución del proyecto, el mismo que conforma el equipo de trabajo del proyecto de mejora, con el objeto de optimizar y modernizar el proceso de control migratorio, satisfacer a los ciudadanos nacionales y extranjeros y automatizar el servicio a efectos de consolidar la alta credibilidad y confianza en la Institución, todo ello enmarcado dentro de los objetivos estratégicos institucionales.

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Proyecto de Mejora “Tarjeta Andina de Migraciones - TAM Virtual”

PESEM 2016-2021 PEI 2017-2019

Objetivo Estratégico

del Sector Interior Acciones Estratégicas del

Sector Interior Objetivo Estratégico

Institucional Acciones Estratégicas Institucionales

OE 4. Mejorar la atención de los servicios que la ciudadanía demanda

AE 4.2 Implementar e integral los módulos de atención en el sector interior para una mejora de la calidad de los servicios que se brin dan a la ciudadanía en el ámbito nacional.

OEI 1. Elevar la calidad de los servicios migratorios de las personas nacionales y extranjeras.

AEI 1.1: Servicios migratorios simplificados, automatizados y en línea para las personas nacionales y extranjeras.

AEI 1.3: Mejorar los canales de atención a nivel nacional.

(3) ¿Cómo participa la Alta Dirección y el personal en las actividades relacionadas?

 La Alta Dirección manifiesta su involucramiento en los proyectos institucionales a través de las reuniones de Comité de Gerencia donde participa la Alta Dirección y los funcionarios, quienes son informados sobre los avances de la ejecución, así como las necesidades y las acciones de mejora requeridos por los diferentes proyectos, asegurando de esta forma el cumplimiento de los objetivos de los proyectos.

 Asimismo, la Alta Dirección impulsa con mayor énfasis los proyectos de mayor impacto a nivel nacional y cualquiera sea el origen de la iniciativa de los proyectos, establece los objetivos y lineamientos para el trabajo de los equipos. Luego, cada equipo de trabajo planifica, organiza y ejecuta las actividades, a fin de desplegar su ejecución.

1.2 Facilidades otorgadas a los equipos de proyectos de mejora

(1) ¿Qué facilidades otorgó la Alta Dirección para promover y hacer viable el trabajo del equipo del proyecto de mejora? Ello puede incluir la asignación de una partida en el presupuesto de gastos, de personal y de recursos tales como entrenamiento, útiles, equipos e infraestructura.

Las facilidades otorgadas por la Alta Dirección para promover el trabajo del equipo en la ejecución del proyecto de mejora se detallan a continuación:

 Aprobación del Acta de constitución del proyecto

 Priorización presupuestal para la implementación del proyecto de mejora.

 Acondicionamiento del hardware y software necesarios para la implementación del proyecto.

 Recurso Humano asignado por la Oficina General de Tecnologías de la Información, Comunicación y Estadística para brindar soporte tecnológico en el alojamiento y publicación de la plataforma virtual en los servidores web, así como, asesoría en la definición e implementación del proyecto de mejora.

 Logística e infraestructura (mobiliario, equipos y materiales de trabajo). Disponibilidad de horario a los integrantes del equipo de trabajo en las actividades de evaluación, coordinación y monitoreo de la implementación del servicio

(2) ¿Cómo se garantiza la comunicación de los miembros del equipo con la Alta Dirección a efectos de facilitar el desempeño del equipo? Comente el nivel de autoridad otorgado al equipo para su actuación.

 La comunicación del equipo del proyecto con la Alta Dirección es garantizada mediante reuniones periódicas para revisión de avances del proyecto, basándose en un cronograma de trabajo, evaluándose aspectos técnicos y de diseño. Por otro lado, la Alta Dirección fue informada periódicamente sobre el proyecto, recogiéndose recomendaciones y sugerencias que consideraron emitir. Cuando fue necesario, en

Tabla N° 02: Estrategias Institucionales alineadas al Proyecto de Mejora

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estas reuniones, participaron los representantes de la empresa proveedora del servicio.

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El equipo de Proyecto, al estar integrado por especialistas, así como también por funcionarios, facilitó el aprovisionamiento de recursos internos desde otras unidades orgánicas gracias a la comunicación horizontal y transversal al interior de la institución. Esta comunicación en los equipos de trabajo está soportada en la práctica y adopción de una organización matricial.

 Se garantizó la comunicación a través de soportes comunicacionales que pone a disposición de la institución como los correos electrónicos, las comunicaciones escritas y la comunicación directa (reuniones de despacho entre Directores, Gerentes y la Superintendencia Nacional).

 En relación con nivel de autoridad otorgado al equipo del proyecto, tuvo facultades otorgadas en el acta de constitución del proyecto, para efectuar coordinaciones directas con el personal especializado de los diversos órganos que apoyaron en la implementación del proyecto.

1.3 Apoyo de la Alta Dirección en la implantación de las propuestas de solución

(1) ¿Qué medios utilizó la Alta Dirección para dar soporte a la implantación de las mejoras propuestas? Ello comprende la forma en que las nuevas prácticas provenientes del proyecto de mejora son aprobadas, difundidas e implantadas; considerar también los recursos que la organización destina para el despliegue de la mejora.

La Alta Dirección brindó soporte a la implantación de la mejora, a través de las siguientes acciones:

 Declarando viable la ejecución del proyecto de mejora, otorgando el presupuesto necesario para su desarrollo e implementación.

 Otorgando presupuesto para la contratación de personal especializado en desarrollo del sistema.

 Priorizando la participación del equipo del proyecto en los programas de capacitación.

 Aprobando el Procedimiento de Gestión de Proyectos Institucionales y sus respectivos formatos.

 Designando espacio en los servidores de MIGRACIONES para alojar la información de control migratorio proveniente de las TAM Virtual.

 Convocando a reuniones de Comité de

Gerencia con la finalidad de revisar y aprobar las nuevas prácticas provenientes del proyecto, los avances de la ejecución, así como las necesidades y las acciones de mejora requeridos en el proyecto.

 Asimismo, la Alta Dirección utiliza la página web Institucional para dar a conocer a los clientes internos y externos sobre las nuevas prácticas implementadas provenientes del proyecto de mejora.

1.4 Reconocimiento a los equipos de Proyecto de Mejora

(1) ¿Qué reconocimientos se otorgan a los integrantes de los equipos de Proyectos de Mejora que logran resultados destacados? Los reconocimientos, independientes de su naturaleza, deben estimular y promover el trabajo en equipo, la mejora continua y la orientación a largo plazo.

La Institución convoca, con relativa frecuencia, la conformación de equipos de mejora cuyo esfuerzo contribuye con reconocimiento institucional y valora el esfuerzo desplegado, a través de diversos mecanismos:

Imagen N° 06: Publicación de la implementación del proyecto de mejora en la web Institucional

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(2) Informe cómo el reconocimiento forma parte de las políticas de la organización

En el Reglamento Interno de Servidores Civiles (RIS) de la MIGRACIONES aprobado con Resolución de Superintendencia N°304-2016-MIGRACIONES, en su artículo 35°, establece que la Superintendencia Nacional de Migraciones – MIGRACIONES a través de la Oficina General de Recursos Humanos, podrá efectuar reconocimientos hasta dos (02) veces por año mediante Resolución Directoral, a los servidores de carrera que demuestren puntualidad, responsabilidad; así como reconocer acciones excepcionales o de calidad extraordinaria, relacionada directamente o no con las funciones desempeñadas, con copia a su legajo personal, consistente en agradecimiento o felicitaciones escrita, así como su publicación en la web institucional u otras compensaciones no remunerativas.

Asimismo, la Superintendencia se encuentra facultada de brindar otro tipo de compensaciones no económicas, previa disponibilidad presupuestal, de acuerdo a ley.

De la misma manera, se reconoce a los colaboradores de la institución brindándoles cursos especializados, en aplicación a lo dispuesto en la Ley del Servicio Civil ฀ Ley N° 30057 (CAPITULO II: DE LA GESTION DE LA CAPACITACION) y su Reglamento General, quien es el que reglamenta los temas de capacitación del sector público.

2. IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROYECTO DE MEJORA

2.1 Análisis de la estrategia de la organización y de oportunidades de mejora (1) ¿Cuáles son las principales estrategias del negocio?

En el Plan Estratégico Institucional 2017–2019 se establecen la Misión, Valores y Enfoque institucionales, de acuerdo a las funciones de MIGRACIONES, y a la perspectiva organizacional de la Alta Dirección y al compromiso de todos sus integrantes; asimismo, la política y objetivos de calidad le permiten a MIGRACIONES orientarse a la mejora continua de sus procesos y servicios, los mismos que a continuación se detallan:

Entrega de diplo reconocimien destacable dese laboral cuyo resu contribuido al cum de objetivos institu

Imagen 07: Reconocimiento a los equipos de proyecto de mejora.