-PERFIL DEL RESPONSABLE DE FORMACIÓN – Conocimientos Funcionales
PROGRAMACIÓN DE LOS PROCESOS DE FORMACIÓN PROGRAMACIÓN DE LOS PROCESOS DE FORMACIÓN
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ÍNDICE
n La Agenda de Formación
n Planificación de las Actividades n Programación de las Actividades
n La Clave: Los Plazos para la Detección n Errores a evitar en la Programación
n Soluciones a los problemas de Programación
Antonio Jos
Antonio Joséé Bello GilBello Gil INTEREMPRESAS INTEREMPRESAS®®
Enero 2008 Enero 2008
Cuando pensamos en el Proceso de Formación y los SubprocesosProceso de Formación y los Subprocesos que lo componen tenemos tendencia a representarlos en un
orden cronológico
orden cronológico según su fecha de aparición en escena respecto a la misma acción de formaciónmisma acción de formación, y es lógico.
Pero la agenda diariaagenda diaria de los Técnicos y Responsables de Formación es más compleja
más compleja que lo que parece transmitir el sencillo círculo sin finsencillo círculo sin fin con el que se representan los procesos a realizar.
LA AGENDA DE FORMACIÓN - I
DETECCIÓN DE DETECCIÓN DE NECESIDADES NECESIDADES FORMATIVAS FORMATIVAS
DISEÑO DE LA DISEÑO DE LA FORMACIÓN FORMACIÓN
REALIZACIÓN DE REALIZACIÓN DE
ACCIONES ACCIONES FORMATIVAS FORMATIVAS EVALUACIÓN DE
EVALUACIÓN DE RESULTADOS RESULTADOS
Este orden puede dar una visiónvisión demasiado simplista y lineal: sesgadasesgada.
Los Procesos, en la práctica,en la práctica
con numerosas Acciones que emprender y consecutivos Planes que realizar,
han de llevarse en paralelo.en paralelo Todo Proceso
Todo Proceso y Proyecto necesita ser planificadoplanificado y programadoprogramado.
Dos conceptos distintos e inseparables y ambos condición sine qua non
para tener oportunidades de éxito.
LA AGENDA DE FORMACIÓN - II
ACTIVIDAD ACTIVIDAD
ACTIVIDAD ACTIVIDAD ACTIVIDAD
PLANIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES - I
Planificación:Planificación:
Definición según el DRAE
Definición según el DRAE(Diccionario de la Real Academia Española), en una de sus acepciones:
“Plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado, tal como …, … el funcionamiento de una industria, etc.”
Definición en términos de Management:
Definición en términos de Management:
Identificación y descripción de las actividades Identificación y descripción de las actividades
que va a ser necesario realizar para conseguir los objetivos deseados.
Se trata de describir el camino a seguir y prever qué cosas se van a efectuar
a lo largo del desarrollo del proceso o del proyecto.
Representa la solución técnica.
Representa la solución técnica. DETECCIÓN DE DETECCIÓN DE NECESIDADES NECESIDADES FORMATIVAS FORMATIVAS
DISEÑO DE LA DISEÑO DE LA FORMACIÓN FORMACIÓN
REALIZACIÓN REALIZACIÓN DE ACCIONES DE ACCIONES FORMATIVAS FORMATIVAS EVALUACIÓN
EVALUACIÓN DE DE RESULTADOS RESULTADOS
PLANIFICACIÓN DE LA FORMACIÓN
Homologación Proveedores Análisis de
Necesidades
Logística
Comunicación y Divulgación
Diseño de Acciones
Programación de Acciones Elaboración del Plan
PLANIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES - II
Impartición Análisis
Transferencia Medida del
Impacto
PROGRAMACIÓN DE LAS ACTIVIDADES - I
ProgramaciónProgramación
Definición según el DRAE
Definición según el DRAE(Diccionario de la Real Academia Española), en una de sus acepciones:
“Acción y efecto de programar”
Programar: “Idear y ordenar las acciones necesarias para realizar un proyecto”
Definición en términos de Management:
Definición en términos de Management:
Situar actividades y recursos en el tiempotiempo, es decir,
fijar lo planificado en el calendario.
fijar lo planificado en el calendario.
Establecer las relaciones de precedenciaprecedencia entre las actividades de un proceso y los plazosplazos necesarios para conseguir los objetivos.
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1ANÁLIS IS DE NECES IDADES 2ELABORACIÓN DEL PLAN
3HOMOLOGACIÓNDE PROVEEDORES 4DIS SEÑO DE ACCIONES
5PROGRAMACIÓN DE ACCIONES 6COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN
7LOGIS TICA DE LAS ACCIONES 8IMPARTICIÓN Y S U ENTORNO
9ANÀLIS IS RES ULTADOS Y TRANSFERFENCIA 10 MEDIDA DEL IMPACTO
JULIO SEPTIEMBRE O CTUBRE NO VIEMBREDICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
PROGRAMACIÓN DE LAS ACTIVIDADES - II
La mayoría de Actividades o Subprocesos
se pueden y se deben realizar en paraleloen paralelo a lo largo del año, pero la clave siemprela clave siempre será
haber realizado la Detección de Necesidades a tiempola Detección de Necesidades a tiempo para comenzar el año con el
Plan de Formación aprobado, incluido el Presupuesto.
¾Análisis de NecesidadesNecesidades
¾Elaboración del PlanPlan
¾Homologación de ProveedoresProveedores
¾Diseño¾Diseño de Acciones
¾Programación¾Programación de Acciones
¾Comunicación¾Comunicación y Divulgación
¾Logística¾Logística de las Acciones
¾Impartición¾Impartición y su Entorno
¾Análisis de ResultadosResultados y de la TransferenciaTransferencia
¾Medida del ImpactoImpacto
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1ANÁLIS IS DE NECES IDADES 2ELABORACIÓN DEL PLAN
3HOMOLOGACIÓNDE PROVEEDORES 4DIS SEÑO DE ACCIONES
5PROGRAMACIÓN DE ACCIONES 6COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN
7LOGIS TICA DE LAS ACCIONES 8IMPARTICIÓN Y S U ENTORNO
9ANÀLIS IS RES ULTADOS Y TRANSFERFENCIA 10 MEDIDA DEL IMPACTO
JULIO SEPTIEMBRE O CTUBRE NO VIEMBREDICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
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2 ELABORACIÓN DEL PLAN
3 HOMOLOGACIÓNDE PROVEEDORES 4 DIS S EÑO DE ACCIONES
5 PROGRAMACIÓN DE ACCIONES 6 COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN
7 LOGIS TICA DE LAS ACCIONES 8 IMPARTICIÓN Y S U ENTORNO
9 ANÀLIS IS RES ULTADO - TRANS FERFENCIA 10 MEDIDA DEL IMPACTO
ABRIL SEPTIEMBRE
JULIO O C TUBRE ENERONO VIEMBRE DIC IEMBRE FEBRERO MARZO
PROGRAMACIÓN DE LAS ACTIVIDADES - III
Para empezar a impartir Formación el día 2 de Eneroimpartir Formación el día 2 de Enero se debe hacer la Detección de Necesidades a lo largo de todo el segundo semestre, Detección de Necesidades a lo largo de todo el segundo semestre,
a la vez que se realizan otras Actividades / Procesos y tenerla lista a final de Noviembre.
LA CLAVE: LOS PLAZOS PARA LA DETECCIÓN - I
Seamos realistas: muy a pesar de nuestra defensa a ultranza,
la utilidadutilidad de la Formación Continua siempre ha sido y es cuestionada,ha sido y es cuestionada en silencio claro ya que no sería políticamente correcto
hacerlo de otra manera.
¿Y cómo vamos a defender algo que siempre es aplazableaplazable sin la menor consecuencia,
que sólo se mide a pesose mide a peso,
y cuyos profesionales parecen no trabajarparecen no trabajar durante parte del año?
Programando Programando.
Esa es la respuesta. Especialmente programando la Detección de Necesidades de FormaciónDetección de Necesidades de Formación.
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1ANÁLISIS DE NECESIDADES 2ELABORACIÓN DEL PLAN 3HOMOLOGACIÓNDE PROVEEDORES 4DIS S EÑO DE ACCIONES 5PROGRAMACIÓN DE ACCIONES 6COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN 7LOGIS TICA DE LAS ACCIONES 8IMPARTICIÓN Y SU ENTORNO
JULIO SEPTIEMBREO CTUBRE NO VIEMBREDICIEMBREENEROFEBREROMARZO ABRIL MAYO JUNIO
LA CLAVE: LOS PLAZOS PARA LA DETECCIÓN - II
¿Que pensaríamos
¿Que pensaríamos de
un Departamento de ComprasCompras que para la Producciónpara la Producción durante un tiempo porque no ha hecho la previsión de stocks, o de
un Responsable de NóminasNóminas que no pagano paga puntualmente cada mes porque no le da tiempo a definir los conceptos a remunerar, o de
un Departamento de VentasVentas que paraliza los pedidosparaliza los pedidos de Clientes hasta que analice los resultados del anterior ejercicio y marque los nuevos
objetivos anuales??
Parece de chiste, da risada risa.
Y si consideramos la posibilidad de que llegue a ser cierto da miedoda miedo;
pero eso es exactamente lo que ocurre
en los Departamentos de Formación que no empiezan a impartirimpartir Formación el día 2 de Enero
Formación el día 2 de Enero. 12341234123412341234123412341234123412341234
1ANÁLISIS DE NECESIDADES 2ELABORACIÓN DEL PLAN 3HOMOLOGACIÓNDE PROVEEDORES 4DIS S EÑO DE ACCIONES 5PROGRAMACIÓN DE ACCIONES 6COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN 7LOGIS TICA DE LAS ACCIONES 8IMPARTICIÓN Y SU ENTORNO
JULIO SEPTIEMBREO CTUBRE NO VIEMBREDICIEMBREENEROFEBREROMARZO ABRIL MAYO JUNIO
ERRORES A EVITAR EN LA PROGRAMACIÓN - I
Hay quien intenta justificar la inactividad de, posiblemente, la única tarea clavetarea clave sobre la que se sustentan todas las demás,
la ImparticiónImpartición de Formación, diciendo con naturalidad que todavía no han hecho la Detección de Necesidades.
Y por supuesto que hay que hacer la
Detección de Necesidades antes de impartir una sola hora de formación.
Es imprescindible,
ya que la Formación Continua no es un fin en sí mismaFormación Continua no es un fin en sí misma sino que debe estar al servicio de los intereses
de la Empresa y del Trabajador;
pero eso no significa que no se pueda hacer la Detección de Necesidades
Detección de Necesidades del próximo año, en paralelo a la Impartición
en paralelo a la Impartición de la Formación del presente año.
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1ANÁLISIS DE NECESIDADES 2ELABORACIÓN DEL PLAN 3HOMOLOGACIÓNDE PROVEEDORES 4DIS S EÑO DE ACCIONES 5PROGRAMACIÓN DE ACCIONES 6COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN 7LOGIS TICA DE LAS ACCIONES 8IMPARTICIÓN Y SU ENTORNO
JULIO SEPTIEMBREO CTUBRE NO VIEMBREDICIEMBREENEROFEBREROMARZO ABRIL MAYO JUNIO
ERRORES A EVITAR EN LA PROGRAMACIÓN - II
Es más, podrían preguntarse en otros departamentos
¿Qué hace el Departamento de Formación
¿Qué hace el Departamento de Formación mientras se está impartiendo la Formación?
mientras se está impartiendo la Formación?
Porque no la imparten ellos ¿O sí? La conveniencia o no de Impartir Formación con Personal propio es una tesitura que merece un documento aparte.
Muchas cosas
Muchas cosas, es la respuesta.
Y lo sabemos los que nos dedicamos a ello.
Podríamos enumerar muchas tareas derivadas de la Impartición;
peropero por alguna extraña razón
hay quien no realiza en paralelo la Detección.
hay quien no realiza en paralelo la Detección.
Seríamos el único departamento que paraliza las tareas que dan el éxitotareas que dan el éxito, las que es necesario hacer muy bien,
para dedicarnos a las tareas que no lo impidentareas que no lo impiden, las que es necesario no hacer mal,
las que son necesarias pero no suficientes. 1ANÁLISIS DE NECESIDADES 12341234123412341234123412341234123412341234 2ELABORACIÓN DEL PLAN
3HOMOLOGACIÓNDE PROVEEDORES 4DIS S EÑO DE ACCIONES 5PROGRAMACIÓN DE ACCIONES 6COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN 7LOGIS TICA DE LAS ACCIONES 8IMPARTICIÓN Y SU ENTORNO
JULIO SEPTIEMBREO CTUBRE NO VIEMBREDICIEMBREENEROFEBREROMARZO ABRIL MAYO JUNIO
ERRORES A EVITAR EN LA PROGRAMACIÓN - III
Esto si no lo cambiamos ya, puede costarnos el puesto de trabajo, más temprano que tarde,
en una época de vacas flacas como la que ya estamos.
Si no hemos logrado demostrar los resultados, el impacto, Si no hemos logrado demostrar los resultados, el impacto,
que no se nos pueda cuestionar por la actividad.
que no se nos pueda cuestionar por la actividad.
Por cierto que el impacto se puede medir en las pequeñas cosas,el impacto se puede medir en las pequeñas cosas, como la innovación,
pero estamos empeñados en buscar fórmulas magistrales que midan las grandes revoluciones que jamás haremos.
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1ANÁLISIS DE NECESIDADES 2ELABORACIÓN DEL PLAN 3HOMOLOGACIÓNDE PROVEEDORES 4DIS S EÑO DE ACCIONES 5PROGRAMACIÓN DE ACCIONES 6COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN 7LOGIS TICA DE LAS ACCIONES 8IMPARTICIÓN Y SU ENTORNO
JULIO SEPTIEMBREO CTUBRE NO VIEMBREDICIEMBREENEROFEBREROMARZO ABRIL MAYO JUNIO
ERRORES A EVITAR EN LA PROGRAMACIÓN - IV
Tampoco son una solución los planes de Formación plurianuales Tampoco son una solución los planes de Formación plurianuales,
ni siquiera bianuales,
mas bien son el mayor de lo erroreserrores que se pueden cometer en Formación Continua. En otro documento hablaremos de ello.
En nuestra mano está demostrar nuestra utilidad.demostrar nuestra utilidad
Y no es el camino más apropiado decir que no hacemos Formación porque los demás no atienden nuestros requerimientos.
¿Justificaría esto la inactividad de Compras, Ventas, Producción o Nóminas? Estamos tirando piedras a nuestro tejado.
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1ANÁLISIS DE NECESIDADES 2ELABORACIÓN DEL PLAN 3HOMOLOGACIÓNDE PROVEEDORES 4DIS S EÑO DE ACCIONES 5PROGRAMACIÓN DE ACCIONES 6COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN 7LOGIS TICA DE LAS ACCIONES 8IMPARTICIÓN Y SU ENTORNO
JULIO SEPTIEMBREO CTUBRE NO VIEMBREDICIEMBREENEROFEBREROMARZO ABRIL MAYO JUNIO
SOLUCIONES A LOS PROBLEMAS DE PROGRAMACIÓN
9Analizar y simplificarsimplificar los Procesos de Formación.
9Estandarizar9Estandarizar y divulgar los Procesos de Formación.
9Programar9Programar rigurosamente todas las actividades y subprocesos.
9Analizar y distribuirdistribuir las Tareas a realizar.
9Dimensionar9Dimensionar el Departamento de Formación.
9Educar9Educar a nuestros Clientes.
9Obligar9Obligar, hay muchas formas, al cumplimiento de plazos.
9Establecer indicadoresindicadores de cada Proceso.
9Crear el Cuadro de MandoCuadro de Mando del Departamento.
9Demostrar la actividadactividad del Departamento de Formación.
9Demostrar los resultadosresultados del Departamento de Formación.
