1 PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
PROYECTO LÍDER
PROPUESTA PARA CREAR UNA HERRAMIENTA QUE FACILITE EL SEGUIMIENTO DEL PROCESO Y REALIZACIÓN DE EVENTOS Y REUNIONES EN
EL ÁREA DE MERCADEO EN LA EMPRESA BAXALTA S.A - TAKEDA.
BAXALTA S.A – TAKEDA.
Presentado por: Sebastián Duque López
Tutor: Alejandro Acosta
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
BOGOTÁ D.C.
2020
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Tabla de contenido
1. INTRODUCCIÓN ... 5
2. DIAGNOSTICO DEL AREA DE PRÁCTICA ... 6
2.1 Descripción de la empresa en la que se desempeña el estudiante ... 6
2.2 Descripción del área en la que se desempeña el estudiante ... 9
2.3 Rol del practicante ... 11
2.4 Diagnóstico del área ... 12
2.4.1 DOFA ... 12
2.4.2 Análisis ... 15
3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 16
3.1 Pregunta de Investigación ... 17
4. ANTECEDENTES ... 18
4.1. Descripción del origen del problema dentro de la organización y/o área de práctica. ... 18
4.2. Como ha sido abordado según otros estudios u organizaciones. ... 19
5. JUSTIFICACIÓN ... 21
6. MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL ... 22
6.1 Marco teórico ... 22
6.1.1 Invima y Takeda SAS ... 22
6.1.2 La transformación digital ... 25
6.1.3 Sistematización de procesos ... 25
6.2 Marco conceptual ... 27
6.2.1 Eventos: ... 27
6.2.2 Hemofilia: ... 28
3
6.2.3 Eficiencia: ... 28
6.2.4 Eficacia: ... 28
6.2.5 Procedimiento administrativo digital:... 28
6.2.6 Workflow: ... 29
6.2.7 Herramienta digital ... 29
6.2.8 Gestión de eventos ... 29
7. OBJETIVOS, METAS E INDICADORES ... 29
7.1 Objetivo General ... 29
7.2 Objetivos específicos ... 30
Objetivos específicos ... 30
Meta ... 30
Indicador ... 30
8. METODOLOGÍA ... 31
9. DESARROLLO DE ACTIVIDADES – RESULTADOS ... 31
10. CONCLUSIONES ... 36
11. RECOMENDACIONES ... 38
12. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ... 39
13. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ... 40
14. CERTIFICACIÓN DE LA EMPRESA ... 42
15. ANEXOS ... 43
4 INDICE DE GRÁFICOS
ILUSTRACIÓN 1RESULTADOS COMBINADOS DE TAKEDA Y SHIRE, PROFORMA HISTÓRICA BASADA EN DATOS DE 2017 ... 7
ILUSTRACIÓN 2PORTAFOLIO Y VISIÓN DEL ÁREA DE HEMATOLOGÍA ... 10
ILUSTRACIÓN 3NUESTRAS ÁREAS COMERCIALES:HEMATOLOGY FRANCHISE ... 11
ILUSTRACIÓN 4ESTABLECIMIENTOS SEGÚN ESTÁNDARES SANITARIOS ... 24
ILUSTRACIÓN 5SANCIONES POR PRODUCTO ... 24
ILUSTRACIÓN 6EJEMPLO DE FORMATO PARA EL CONTROL DE EVENTOS TAKEDA ... 34
ILUSTRACIÓN 7EJEMPLO DE FORMATO PARA EL CONTROL DE EVENTOS TAKEDA 2 ... 34
INDICE DE TABLAS TABLA 1ANÁLISIS DOFATAKEDA SAS. ... 13
TABLA 2OBJETIVOS ESPECÍFICOS, METAS E INDICADORES PARA ALCANZARLOS. ... 30
TABLA 3METODOLOGÍA PARA ALCANZAR LOS OBJETIVOS. ... 31
INDICE DE ANEXOS ANEXO 1 Takeda research & development fact sheet ….……….………43
5 1. INTRODUCCIÓN
El presente proyecto líder tiene como objetivo abordar diferentes fuentes de datos, estudios realizados con anterioridad para la mejora de procesos en las empresas, con información detallada de los resultados y las ventajas de tener diferentes estrategias internas para la solución de problemas y una mejora en los procesos de estas, a pesar de que la empresa está muy bien posicionada en el mercado colombiano y mundial, toda empresa necesita mejoras y ajustes continuamente para mantenerse, y seguir prosperando como lo esperan y además crecer en la medida de lo posible.
El proyecto fue desarrollado tomando como base el área de mercadeo de la compañía, donde fue reconocida una oportunidad de mejora el análisis de información y estrategias de aplicación para la creación de una herramienta que facilite el control, el seguimiento y la realización de eventos no solo en el área en teoría, si no de la empresa en general, generando la siguiente pregunta de investigación:
¿Qué tipo de herramientas técnicas se pueden desarrollar e implementar para facilitar el control y seguimiento de los procesos y realización de eventos en el área de mercadeo que permitan optimizar el tiempo y la utilización de recursos?
Para lograr el desarrollo de la pregunta de investigación y la solución del problema, se utiliza diferentes métodos de recolección de datos, análisis de los factores e información más relevante a la hora de llevar el correcto control y seguimiento de los eventos a realizarse en la organización que le ayude a las diferentes áreas de la empresa a tener dicho control.
6 2. DIAGNOSTICO DEL AREA DE PRÁCTICA
2.1 Descripción de la empresa en la que se desempeña el estudiante
Takeda es la compañía farmacéutica más grande de Japón, fundada hace más de 200 años, en 1781 por Chobei Takeda I, a los 32 años, abrió un negocio para vender medicamentos tradicionales chinos y japoneses en Doshomachi, Osaka, el centro del comercio de medicamentos en Japón. Su pequeña tienda compraba medicinas a mayoristas y, a continuación, las dividía en lotes más pequeños y las vendía a los médicos y comerciantes de medicamentos locales. Esos fueron los comienzos de la actual Takeda Pharmaceutical Company Limited, la cual es impulsada por la innovación y centrada en los pacientes como prioridad de sus valores, regida por el término Takeda-ismo el cual integra la justicia, honestidad, perseverancia e integridad y sus prioridades que son: el paciente, la confianza, la reputación y el negocio en ese orden. (Takeda Pharmaceutical Company Limited, s.f., 2020).
Takeda es una compañía biofarmacéutica mundial centrada en los pacientes, basada en valores e impulsada por la I+D que está comprometida con brindar una mejor salud y un mejor futuro a personas de todo el mundo. Según menciona la compañía “Nuestra pasión y búsqueda de tratamientos que potencialmente pueden cambiar la vida de los pacientes se apoya en más de 230 años de distinguida trayectoria en Japón tiene presencia en el mercado en más de 80 países y regiones, con una posición de liderazgo en Japón y Estados Unidos.” (Takeda Pharmaceutical Company Limited, s.f., 2020)
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Ilustración 1Resultados combinados de Takeda y Shire, proforma histórica basada en datos de 2017 Fuente: (Takeda Pharmaceutical Company Limited, s.f., febrero 2020).
Takeda llegó a Colombia en 2012 con su misma filosofía antes que el negocio, “lo más importante es el paciente”, en donde se comprometen con maximizar las capacidades existentes de investigación y desarrollo que buscan generar tratamientos innovadores en el mercado para ayudar a mejorar la salud de los pacientes, reiteran su interés en innovar en la medicina para ofrecer un futuro más brillante, actualmente se especializa en investigaciones de oncología, gastroenterología, hematología e inmunología (Takeda Pharmaceutical Company Limited, s.f., 2020).
Actualmente, hablar de Takeda es hablar de Shire, tras su fusión con Baxalta era una de las principales empresas a nivel mundial de biotecnología dedicada a las personas afectadas por enfermedades raras y otras patologías de alta especialización, En junio de 2016, Shire finalizó su fusión con Baxalta, y dio nacimiento a la compañía de biotecnología líder del mundo. Con más de 22.000 empleados en más de 100 países y a mediados del año 2018 se acordó la compra de Shire por parte de Takeda por unos 52.300 millones de euros, la mayor adquisición hasta la fecha de una empresa extranjera por parte de una firma japonesa (La Vanguardia, 2018).
8 De la misma forma, Takeda se enfoca en 4 diferentes áreas de negocio las cuales son, oncología, gastroenterología, enfermedades raras y neurociencia, con un personal altamente capacitado dividido estratégicamente en diferentes locaciones del mundo (revisar anexo 1).
A su vez, Takeda cuenta con unas áreas de enfoque específicas en el desarrollo de su negocio, las cuales se explican a continuación (Shire, s.f.-b, 2020):
• Neurociencias: durante más de dos décadas, Takeda ha demostrado su liderazgo en el área terapéutica de Neurociencias, tratando trastornos como lo son el trastorno por Déficit de Atención e Hiperactividad (TDAH), el Trastorno por Atracón y la Epilepsia, donde desarrollan procesos para crear conciencia y conocimiento sobre estos tipos de enfermedades, con la continua investigación y experiencia que se comparte con pacientes, médicos y otros entes médicos.
• Enfermedades genéticas: Las enfermedades genéticas pueden tener síntomas que varían ampliamente y progresan de manera muy diferente de una persona a otra, lo que significa que las personas afectadas por estas enfermedades a menudo se diagnostican erróneamente y Takeda se compromete por completo en la lucha contra estas condiciones y se enfoca en las enfermedades como la Enfermedad de Fabry, Síndrome de Hunter y Enfermedad de Gaucher.
• Hematología: Takeda tiene una amplia experiencia y un liderazgo establecido en hematología, así como la mayor trayectoria de apoyo a personas que viven con enfermedades hematológicas, se centran en buscar un mundo sin sangrados, donde la hemofilia es la enfermedad que causa dichos sangrados y Takeda realiza continuamente investigaciones en plataformas científicas novedosas, como son los
9 anticuerpos y la terapia génica, por lo que están bien posicionados para desarrollar terapias innovadoras.
• Inmunología: Takeda, tiene como misión ser líder en el manejo de enfermedades poco frecuentes. Cuando se trata de enfermedades minoritarias y que afectan al correcto funcionamiento del sistema inmunitario, trabajan para poner a disposición de los especialistas tratamientos y servicios que pueden adaptarse a las necesidades únicas de cada paciente, donde tienen gran experiencia en el área y para el tratamiento de enfermedades como, Angioedema Hereditario (HAE), inmunodeficiencias, Neuropatías motoras de origen autoinmune.
2.2 Descripción del área en la que se desempeña el estudiante
El área en la que se desempeña el estudiante es mercadeo de Hematología, en donde
Takeda (Takeda, s.f., febrero 2020) tiene una amplia experiencia y un liderazgo establecido, con la mayor trayectoria de apoyo a personas que viven con enfermedades hematológicas.
Ofrecen una cartera de terapias “best-in-class” con eficacia comprobada y seguridad establecida, impulsa la atención personalizada y las terapias innovadoras para los pacientes que realmente las necesitan.
A su vez, en esta área son perseverantes en el objetivo de alcanzar un mundo sin sangrados. Además de contribuir con nuevos medicamentos, se esfuerzan por fomentar el diagnóstico temprano, así como llevar a los pacientes hacia una atención personalizada óptima, y ayudarles a permanecer en la terapia adecuada con el objetivo de lograr los mejores resultados posibles a largo plazo.
10 En esa misma vía, investigan en plataformas científicas novedosas, como son los anticuerpos y la terapia génica, por lo que están notablemente posicionados para desarrollar terapias innovadoras, a la vez que se aseguran de que los pacientes reciban la atención médica que necesitan mediante el uso de una amplia cartera de medicamentos que ofrecen.
La hemofilia es la enfermedad característica que se atiende en el área a desempeñar, la cual es un trastorno hemorrágico hereditario que afecta principalmente a los hombres. Las personas con hemofilia carecen o tienen niveles bajos de ciertas proteínas llamadas factores de coagulación, por lo que su sangre no coagula adecuadamente. Más de 400,000 personas en el mundo viven con hemofilia (National Hemophilia fundation, 2015).
En este mismo sentido, el área cuenta con el portafolio más completo en Colombia para combatir esta enfermedad con los mejores resultados, y el mejor posicionamiento en el área como se demuestra en la siguiente gráfica:
Ilustración 2Portafolio y visión del área de Hematología Fuente: (Takeda, febrero 2020)
11 Actualmente en el área trabajan 12 personas incluido el practicante y existen dos vacantes abiertas, un gerente de producto y un ejecutivo de ventas en hematología donde se evidencia en el siguiente organigrama:
Ilustración 3Nuestras áreas Comerciales: Hematology Franchise Fuente: (Takeda, febrero 2020)
2.3 Rol del practicante
Las funciones principales por desempeñar dentro del área de Mercadeo en Hematología durante el periodo de Practica Social, se resumen a continuación:
1. Apoyo del área de marketing en la franquicia de enfermedades genéticas.
2. Apoyar la planeación, generación y control de eventos con sociedades científicas de reuniones de Educación médica continuada, sean organizadas por las sociedades o por el equipo de marketing interno. Estas reuniones son a nivel nacional y en menor medida a nivel internacional.
3. Conocer todo el proceso de generación de material promocional usado en la promoción médica de los tratamientos para enfermedades de baja o muy baja
12 frecuencia, esto incluye ayudas visuales, Brochures, videos, presentaciones, tarjetones, pendones, stands, etc.
4. Desarrollar el entendimiento y manejo de herramientas administrativas usadas en el ámbito laboral.
5. Seguimiento a las ventas, análisis, y organización de información de mercado de diferentes tipos.
Como estudiante en práctica dentro de Baxalta - Takeda, más específicamente en el área de Mercadeo en Hematología, se tiene la responsabilidad de apoyar los procesos de seguimiento y realización de los diferentes eventos, reuniones, round tables, simposios, pequeños encuentros del sector médico, personal comercial y de mercadeo de la empresa.
Adicionalmente, la revisión y control de los diferentes elementos promocionales, medicamentos de muestra, patrocinios, contratos, pagos por honorarios entre otras actividades diarias relacionadas con el área.
2.4 Diagnóstico del área 2.4.1 DOFA
De acuerdo con lo anterior y partiendo de la identificación de procesos y actividades con oportunidad de mejora dentro del área de marketing en Hematología se desarrollará un diagnostico bajo la matriz “DOFA”, con el fin de crear una propuesta que conlleve practicas efectivas y eficientes para el control y seguimiento de los diferentes eventos para la comunidad médica que realiza la empresa periódicamente. El propósito principal del proyecto es evaluar la posibilidad de crear herramientas simples que permitan el buen control, seguimiento y manejo de información sobre los procesos de eventos que realiza la empresa, para optimizar los tiempos de respuesta, la recopilación de información oportuna y detallada de cada evento.
13 La correcta implementación de esta herramienta puede resultar de gran valor para la empresa, ya que no todas las áreas tienen la información oportuna de en qué estado están los eventos, y que recursos se usan para dichos eventos.
Tabla 1 Análisis DOFA Takeda SAS.
DOFA
Fortalezas Debilidades
• 238 años de trayectoria trabajando para brindar una mejor salud y un mejor futuro para los pacientes haciendo que la ciencia se traduzca en medicamentos altamente innovadores poniendo al paciente en primer lugar.
• Con presencia en más de 80 países alrededor del mundo apoyando áreas medicas con medicamentos altamente especializados en diferentes enfermedades que manejan las diferentes áreas dentro de la empresa y con personal altamente capacitado en diferentes áreas (Takeda Pharmaceutical Company Limited, s.f., 2020).
• La sucursal en Bogotá cuenta con una estructura organizacional claramente definida.
• La organización cuenta con un área especializada solo en eventos apoyando a todas las diferentes áreas para la realización de los eventos específicos de las mismas.
• Por la adquisición de la otra empresa
“Shire” se añadieron diferentes áreas a la organización que recientemente se hacen nuevas para la mayoría de los colaboradores de la empresa.
• No hay canales específicos para la comunicación, y la correcta verificación de en qué punto están los documentos de los eventos y por quien ha sido aprobado y por quién no.
• No se tiene claridad de un panorama general de que recursos se usaron para la realización de los eventos, y el total de todos los eventos para crear un presupuesto para años siguientes en tema de eventos.
• Dada la compra de la otra compañía, las plataformas y procesos se están unificando y al ser tan reciente la adquisición, muchos de los colaboradores aun no adoptan estos nuevos procesos.
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• Cuentan con todas las regulaciones impuestas por el INVIMA para la venta de todo el portafolio de productos que maneja la organización.
• Todas las funciones están claramente establecidas en las diferentes áreas, y están muy bien posicionados en cada una de ellas.
• La cultura organizacional esta detallada y adoptada por todas las personas que trabajan en la organización con sus valores, y prioridades, llamado
“Takedaismo”.
• Actualmente se evidencia la diferencia de razón social, unos por Takeda y otros por Baxalta, los cuales tienen diferentes procesos, diferentes procesos con documentos y plataformas, y distintas actividades y obligaciones.
Oportunidades Amenazas
• Se evidencia una mayor conciencia sobre enfermedades huérfanas en el mundo, como la Hemofilia que es en la cual se enfoca el área en detalle lo cual conlleva a mayor número de eventos y actividades donde se da a conocer más sobre la enfermedad y la organización.
• Se fortalece la credibilidad hacia la empresa por las certificaciones que tienen de INVIMA (El Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos).
• Se evidencia actualmente que hay una nueva tendencia de hemofilia adquirida alrededor del mundo, donde se da la enfermedad sin necesidad de historia clínica de la familia con la enfermedad.
• Existen organizaciones con un alto renombre en el área médica como Pfizer Abbot y otras farmacéuticas especializadas en las enfermedades y especialidades que maneja Takeda creando diferentes estrategias para entrar en el mercado y quitarle mercado y clientes potenciales a la empresa.
• La falta de información por parte de los médicos, de las IPSs y EPSs sobre las diferentes alternativas y nuevas tendencias sobre las enfermedades hace más difícil la penetración al mercado y el conocimiento de los pacientes para las diferentes prácticas de tratamiento de las enfermedades.
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• Junto con el estudiante en práctica, el área puede apoyarse para la realización de la herramienta que simplifique y facilite el control y seguimiento de los procesos para la realización de eventos de la empresa que contribuya con tiempos y la correcta recopilación de información de todos los eventos en el año.
• Al ser una farmacéutica y tener que contar con las certificaciones del INVIMA para los medicamente y el consumo humano se hace cada vez más demandante y las regulaciones se hacen más exigentes con todos los diferentes productos que maneja la organización.
Fuente: Elaboración propia basada en Takeda SAS (2020).
2.4.2 Análisis
De acuerdo con la información presentada en diagnostico con la matriz DOFA, es posible afirmar que Takeda SAS es una organización con una gran trayectoria, con más de dos siglos de especialización y reconocimiento en la sociedad media, que se va fortaleciendo cada vez más con el pasar del tiempo.
Así mismo, se fomenta la credibilidad, el posicionamiento y la imagen de la empresa al contar con las certificaciones y la regulación del INVIMA que se hace de vital importancia para una empresa que fabrica productos para el consumo humano, y más que todo para medicamentos y pertenecer al sector de la salud. Sin embargo, se hacen cada vez más exigentes este tipo de certificaciones y aparecen nuevas regulaciones para la comercialización de medicamentos en Colombia, y se dan limitaciones para la venta de estos lo cual puede llegar a afectar a la empresa como tal en determinado momento.
Con base en lo anterior, y entendiendo las necesidades inmediatas que en términos de procesos y recopilación de datos puede tener la organización y específicamente el área de eventos, mercadeo en las diferentes áreas médicas, es posible desarrollar herramientas simples
16 que puedan simplificar y facilitar el seguimiento y control de los diferentes eventos que hace la empresa, permitiendo garantizar la información oportuna, el control y conocimiento de en qué estado están los eventos, y la optimización de recursos.
Se hace indispensable que la organización se anticipe a los diferentes cambios que puedan surgir con el transcurso del tiempo y con nuevas técnicas y procesos para el tratamiento de enfermedades huérfanas, que con ayuda de los diferentes eventos que realizan están cada vez más al tanto de todas estas nuevas prácticas, y lanzamientos de nuevas maneras de tratamientos.
Por último, es importante tener en cuenta que el no tener un buen control y manejo de dichos eventos podría resultar en demoras y posiblemente aplazamiento de los eventos por parte de la empresa, adicionalmente al no tener claro los recursos que se usaron no se podrían hacer proyecciones válidas para los siguientes años, lo cual tendría efectos negativos en algún punto, y podría desembocar en una falla interna en el ciclo estratégico.
3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Según Bermeo (2007) es importante determinar el estado de portadoras en las mujeres de familias con antecedentes de Hemofilia tipo A o Hemofilia tipo B, porque ellas pueden acceder a alternativas de reproducción con el propósito de disminuir y/o desaparecer la hemofilia de la descendencia, facilitar el nacimiento de niños libres de hemofilia, avance alcanzado por primera vez en el mundo en Colombia 10, con las herramientas de biología molecular disponibles.
17 Para el caso colombiano, según Rodríguez (2016) en el 2010 Colombia reportó el 1,18%
de la población mundial con hemofilia, con prevalencia en población adulta y hemofilia A. La distribución geográfica de hemofílicos en Colombia muestra predominancia de la población en Bogotá (800), la Costa Atlántica (450), el grupo de las ciudades de los departamentos de Valle, Cauca y Nariño (450), el grupo de Tolima, Cundinamarca y Huila (350) y en los Santanderes (350).
Basados en el análisis previo y teniendo en cuenta las oportunidades que pueden presentarse en la industria, con estos datos en donde la población no solo colombiana si no mundial necesita educarse en este tipo de temas como son las enfermedades huérfanas, para poder dar diagnósticos a tiempo y que se puedan ofrecer tratamientos de manera satisfactoria, por ende, se hace necesaria la creación de diferentes eventos en donde la comunidad médica se entere de estas nuevas tendencias y se las pueda transmitir a los pacientes y a la comunidad en sí, para su tratamiento efectivo, por ende se torna necesario tener control de dichos eventos para poder optimizarlos, estructurarlos y mantener un seguimiento continuo para anticiparse a cualquier eventualidad que pase y destinar un presupuesto acorde a las necesidades.
3.1 Pregunta de Investigación
El panorama origina el siguiente interrogante: ¿Qué tipo de herramientas técnicas se pueden desarrollar e implementar para facilitar el control y seguimiento de los procesos y realización de eventos en el área de mercadeo que permitan optimizar el tiempo y la utilización de recursos?
18 4. ANTECEDENTES
4.1. Descripción del origen del problema dentro de la organización y/o área de práctica.
Dentro de las funciones que realiza el área de mercadeo está en recopilar y analizar datos relevantes en pro de la empresa, como inventarios, rotación, ventas, consumo promedio, volumen de consumos, volumen de las urgencias relacionadas con la enfermedad (Hemofilia) los datos que le proporciona el SISMED (El Sistema de Información de Precios de Medicamentos) que es una estrategia de salud pública que tiene como objetivo mejorar la accesibilidad de medicamentos esenciales a la población de bajos recursos, ya que estos medicamentos que comercializa la compañía, para dicha enfermedad son de alto costo por ende de difícil adquisición por parte de los pacientes.
Adicionalmente, se tienen en cuenta los datos del CAC (Cuenta de alto Costo) la cual brinda datos actualizados sobre cómo se comporta la hemofilia y su tipología en Colombia, tipo A o B, sus inhibidores y la enfermedad de Von Willebrand, lo cual ayuda a el área a generar un panorama general de donde poder entrar sus productos y a que segmento del mercado atacar para tener una mejor cobertura y tener mayor precisión en proyecciones y respaldar el proceso de toma de decisiones de los líderes de las diferentes unidades comerciales.
Además, tienen como función desarrollar diferentes modelos y proyecciones novedosos y diferentes propuestas desde la perspectiva financiera para tener nuevas oportunidades de clientes, en este sentido se ayuda con el área de eventos y se coordinan para realizar diferentes eventos y actividades de la franquicia como lo son congresos, Round Tables, Simposios, mini meetings, consejo de asesores, Reunión con expertos, especialistas y líderes de opinión clave (KOL), tour de oradores y disease awareness, como se evidencia tienen muchos tipos de
19 eventos y reuniones que en colaboración con el área de eventos se deben coordinar entre ambas áreas.
En este sentido, se hace indispensable tener un plan de mejora para poder tener la información real, a tiempo y completa sobre los eventos que se realizan no solo en el área de eventos ni en la de hematología, sino en toda la organización en general ya que dichos eventos son por parte de todas las diferentes áreas de mercadeo, como lo son inmunología, gastroenterología, oncología, genética y hematología para generar dichas proyecciones, anticiparse a años posteriores y destinar un presupuesto para las actividades, en relación a que en el año actual se han generado recortes de presupuesto para eventos de las diferentes áreas, y para otras operaciones de la corporación por causa de la adquisición de Shire, lo cual ha generado diferentes estrategias de reajuste a nivel global.
4.2. Como ha sido abordado según otros estudios u organizaciones.
En la mayoría de organizaciones los sistemas de información son esenciales para sobrevivir y prosperar como lo afirma (Laudon, 2004) en su libro “Sistemas de información gerencial: administración de la empresa digital” los sistemas de información pueden ayudar a las compañías a ampliar su alcance, hasta lugares muy retirados, ofrecen productos y servicios nuevos, tienen unos flujos de trabajo establecidos reforman empleos y al manejar este tipo de sistemas digitales mejoran sus procesos internos, donde es más fácil organizar, coordinar y enfocar el trabajo de manera exitosa.
Adicionalmente, en la actualidad se viene evidenciando una evolución tecnológica inmensa donde es necesario y fundamental para una organización estar al tanto de todas las tendencias actuales, según Pérez (2007) estos avances dan soportes físicos, una mayor
20 velocidad en los procesos y capacidad de procesamiento y almacenamiento de la información, lo cual permite a los usuarios transferir información entre ellos, lo cual facilita que los diferentes grupos o equipos de trabajo tengan la misma información en tiempo real y puedan trabajar de forma más fácil, ágil y coordinada, para así estar preparados para cualquier eventualidad u obstáculo que se presente en cualquier proceso de la empresa y responder de manera ágil y eficaz al problema en cuestión.
Muchos autores coinciden en que a través de los diferentes eventos, reuniones presenciales o virtuales se logra de una manera diferente y dinámica comunicar algo, información importante que necesita el mercado, los clientes y la comunidad interesada en el tema a tratar en dicha actividad como asegura María Galmes en un congreso realizado en Madrid “Los eventos que utilizan las empresas para relacionarse con sus públicos se están enriqueciendo y ampliando hacia experiencias de marca que consiguen la interactividad y la inmersión, diseñando experiencias de entretenimiento que involucran emocional e intelectualmente a los consumidores con las marcas y sus productos” (Galmes, 2011).
En este sentido y con la información de los eventos que se realicen en cada área se hace necesario tener un control interno de esta información, y tener claridad de todo lo que sucede con dichas actividades, según (Choix, 2012) “El control interno es una parte importante que debe quedar clara en la empresa y que todos deben tener presente para una adecuada operación sin riesgos.” Y se hace de suma importancia para optimizar los recursos, tener un mejor desempeño en la empresa tanto interna como externamente, para poder realizar las proyecciones adecuadas, tener claridad en la información y prever cualquier actividad futura en este ámbito, y que la empresa en general pueda acceder a esta información fácilmente a través de las herramientas creadas.
21 5. JUSTIFICACIÓN
Es muy importante para la compañía tener la misma información en todas las áreas en tiempo real y completa de lo que sucede con los eventos, reuniones, simposios y otras actividades de esta índole, ya que al fin y al cabo es para beneficio de todas las áreas tener presente tanta información como sea posible para crear proyecciones, supuestos y anticiparse a cualquier situación emergente que suceda en el transcurso de las operaciones, Takeda al ser una empresa grande y reconocida en diversos países, realiza muchos eventos en el año, tanto así que tiene “mundiales” que son eventos de gran escala donde asisten un gran número de personal médico, profesionales de la salud, entidades al cuidado de la salud, funcionarios públicos y entidades del gobierno.
En este mismo sentido, con la adquisición de Shire, la organización está pasando por un proceso de transición donde debe unificar todos los procesos de ambas empresas en uno solo, y el 2020 es el año en el cual lo está haciendo, por ende se hace de vital importancia incorporar el sistema dicho anteriormente, las herramientas a crear para que puedan unificar este proceso de información, publicación de datos y procesos de las actividades y eventos a realizar o realizados en el año, para que puedan adoptar más fácilmente estas herramientas en todas las áreas las cuales aún están divididas por ambas razones sociales, unas en Takeda SAS y otras como Shire.
Bajo el escenario actual y el que se contempla a largo plazo, es necesario garantizar que al adoptar estas herramientas informáticas y de gestión de procesos no solo se van a beneficiar las áreas de mercadeo y de eventos, sino que toda la organización como un general y que puede llegar a ejecutarse de manera efectiva de manera interna, y que con el tiempo al adoptarlo puede
22 generar un valor agregado a la publicación de la información pertinente dentro de la herramienta.
Adicionalmente, el desarrollo de este proyecto puede fomentar mi crecimiento a nivel profesional, personal y laborar ya que abarca la realización de nuevas herramientas de información, consulta y aprendizaje de nuevos conceptos generando una mayor experiencia en la práctica empresarial lo cual me nutriría de nuevos conocimientos y prácticas para abordar la vida laboral.
6. MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL
6.1 Marco teórico
6.1.1 Invima y Takeda SAS
El Invima (Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos) es un establecimiento público, de orden nacional con una personería jurídica, es de carácter científico y técnico y es la que se encarga de ejecutar las políticas formuladas por el Ministerio de la Protección Social en materia de vigilancia sanitaria y de control de calidad de los productos a los cuales va dirigida la organización como lo son los medicamentos y alimentos o sea productos de consumo humano. El Invima para cumplir con su responsabilidad hace vigilancia, inspección y control sanitario de carácter técnico científico de los diferentes productos a los cuales debe regular para su sana y legal distribución y comercialización en el país (Ordoñez, 2013).
Según el Invima, 2019 para el desarrollo de las actividades de inspección, vigilancia y control sanitario el instituto cuenta con una división general de tramites, la cual se establece en la ley 399 del 19 de agosto de 1997 y se relaciona a continuación:
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• Expedición de Registros Sanitarios y tramites asociados para productos competencia del INVIMA.
• Visitas de Inspección, vigilancia y control a establecimientos fabricantes o comercializadores de productos competencia del INVIMA.
• Control de productos y servicios (Análisis).
Según afirma Ordoñez, 2013 la penetración del INVIMA en los estándares internacionales, ha aumentado y fortalecido la credibilidad en los diferentes productos de consumo por parte de los usuarios y la ciudadanía, regulando estas entidades, asegura a la población un consumo sano, transparente y confiable de este tipo de productos ya que al no hacerlo podría atentar de cierta manera a la salud de las personas que lo consuman si no están bien regulados, al ser productos que se ingieren por el ser humano, por ende se hace necesaria la regulación exigente por parte de la entidad.
En este sentido, Takeda se debe de regir por las exigencias que le impone el INVIMA para estar certificados y poder comercializar, distribuir y promocionar los productos pertenecientes a la organización por ser medicamentos para consumo humano, en donde en la página principal del Invima (Invima.gov.co) en el apartado de documentos se puede evidenciar la fecha de protección, la norma farmacológica y los registros del INVIMA de cada producto regularizado de Takeda y como se evidencia en la siguiente tabla hay muchas empresas que no cumplen con los estándares sanitarios o lo hacen parcialmente.
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Ilustración 4Establecimientos según estándares sanitarios Fuente: https://app.invima.gov.co/cifras/2019.
Adicionalmente, en la siguiente tabla tomada de la página del Invima en el apartado de sanciones se puede evidenciar los montos por incumplimiento en los estándares, lo cual generaría una perdida significativa a cualquier organización al ser sanciones tan elevadas por el peligro que acarrea el incumplimiento de estas normas en medicamentos.
Conceptualmente definimos el proceso de actualización como un flujo de trabajo cuyas actividades dependen de los productos disponibles para la extracción, limpieza e integración de datos, y cuyos eventos de coordinación dependen del dominio de la aplicación y de la calidad requerida en términos de actualización de datos.
Ilustración 5 Sanciones por producto
Fuente: https://app.invima.gov.co/cifras/2019
25 6.1.2 La transformación digital
La transformación digital es una realidad que se evidencia día a día en el mundo actual, con los cambios sustanciales en materia de tecnologías, según Rouse (2015) el cual brinda una definición muy completa sobre transformación digital: “es la reinvención de una organización a través de la utilización de la tecnología digital para mejorar la forma en que la organización se desempeña y sirve a quienes la constituyen. Digital se refiere al uso de la tecnología que genera, almacena y procesa los datos”.
En este mismo sentido, no solo para una empresa farmacéutica sino para toda empresa ya sea grande o pequeña se debe tener una transformación y adaptar estas prácticas digitales en sus diferentes procesos, para tener un mejor control, un acceso a la información mucho más fácil y poder realizar un análisis completo de la misma.
Para una organización farmacéutica se hace indispensable adoptar estas prácticas, por el hecho de que al manejar productos tan delicados como lo son los medicamentos, ya que son de consumo humano y para la salud de las personas son altamente regulados por cualquier país en donde ejercen actividades, por ende se hace de vital importancia tener este tipo de información a la mano y manejarla fácilmente con ayuda de las nuevas tecnologías, y las diferentes herramientas digitales que se pueden usar en cualquier proceso de la organización y así evitar multas, eventualidades y urgencias en la realización de la operación.
6.1.3 Sistematización de procesos
Se hace importante tener un flujo de trabajo internamente en la empresa para beneficio en general, como lo afirmó Laurence (1997) donde define dicho flujo de trabajo como un proceso de actualización donde sus actividades se concentran en la extracción, limpieza e integración
26 de los datos recogidos a lo largo de las funciones de todas las áreas de la empresa y las actividades que van realizando y donde el dominio de las herramientas para sintetizar toda esta información asegura la calidad requerida en términos de actualización de datos y como lo complementa Pérez (2007) en su escrito “Tecnologías de la información para la gestión sobre el conocimiento” como un concepto de Workflow que son “aplicaciones que permiten mediante herramientas informáticas automatizar las fases que componen la elaboración de un proceso de negocio. Facilita la distribución, seguimiento y ejecución de las tareas o flujos que componen un trabajo, indicando en qué fase se encuentra el trabajo, quien es el encargado de la ejecución de cada fase, que procedimientos se tienen que seguir y que incidencias suceden durante las mismas”.
En este mismo sentido, la información se hace uno de los aspectos más indispensables para la sostenibilidad y el éxito de una organización, y se relacionan con los principios fundamentales de la filosofía de los recursos de información en la empresa los cuales según (Cornella, 1994) son:
1. La información debe considerarse como uno de los principales recursos de la empresa.
Es un recurso que debe manejarse con el mismo cuidado que los tradicionales recursos de la empresa (recursos financieros, humanos... etc.).
2. La información de la que dispone una empresa, y en particular sus instrumentos de obtención, digestión y proyección de información deberían aparecer en su balance.
3. La información no es patrimonio de las personas ni de los departamentos que la generan, buscan, almacenan o utilizan, sino que es patrimonio de la empresa en su conjunto. Así como todo miembro de una organización tiene unos derechos informacionales (la organización debe facilitarle el acceso a la información necesaria para el desarrollo de su función en la empresa), también tiene unos deberes
27 informacionales (todo miembro de la organización debe entender que la información de la que dispone puede ser de utilidad a otro miembro, y por lo tanto, debe tener una actitud contraria al secretismo.
4. La gestión de la información requiere una planificación a escala de empresa, no a escala de departamento. La estrategia de gestión de recursos de información debe estar íntimamente ligada a la estrategia de negocios de la empresa. Puede convenir hacer una planificación de un departamento, a modo de proyecto piloto, pero la verdadera gestión de la información debe realizarse para la empresa en su conjunto.
5. La información utilizada en una empresa se presenta tanto de manera formal (con un determinado soporte que permita conservarla) como informal (sin soporte, una conversación). Ambas formas deben considerarse de igual relevancia en un mapa informacional de la empresa (que debe identificar de qué información dispone, quien la tiene o dónde se halla en cada momento).
6.2 Marco conceptual
Con base en diferentes autores se presentará el concepto e interpretación de palabras clave que fundamentan la propuesta de mejora para la organización.
6.2.1 Eventos:
Consiste en una actividad o desarrollo de una función con la finalidad de cumplir con los objetivos por los que se promueve y se realiza la ceremonia adecuada, la cual consta de un inicio o bienvenida, desarrollo del objetivo central, un encuentro de carácter social y una despedida (Quevedo, 2013).
28 6.2.2 Hemofilia:
El Fondo colombiano de alto costo, en su libro “situación de la Hemofilia en Colombia”
define la Hemofilia como “Trastorno hemorrágico congénito vinculado al cromosoma X, provocado por la deficiencia del factor VIII de coagulación (FVIII) (en el caso de la hemofilia A) o del factor IX (FIX) (en el caso de la hemofilia B).”
6.2.3 Eficiencia:
Se puede entender como eficiencia como el grado en el cual los objetivos son cumplidos, de una iniciativa con un costo muy reducido y utilizando el menor volumen de recursos posibles (Mokate, 2001).
6.2.4 Eficacia:
Puede entenderse como el grado en el cual se alcanzan los objetivos propuestos, los objetivos para el cual se diseñó, si se cumple la misión que se pensó, por lo tanto pensar en eficacia es el hecho de cumplir el “objetivo” propuesto por una organización, ente, persona o proyecto (Mokate, 2001).
6.2.5 Procedimiento administrativo digital:
La Real Academia de la Lengua rae.es (2019) define estándar como “El procedimiento administrativo gestionado con un sistema o conjunto combinado de medios o dispositivos propios de la tecnología de las comunicaciones que es denominado digital, no tanto porque genere información mediante la pulsación manual de teclados, cuanto porque está destinado a producirla, transmitirla, manejarla procesarla y almacenarla...”.
29 6.2.6 Workflow:
Pérez, (2007) define el flujo de trabajo como herramientas informáticas que buscan automatizar las fases de los diferentes procesos de un negocio, las cuales tratan de facilitar el seguimiento, la distribución y la ejecución de las tareas o flujos que comprenden los diferentes trabajos, en qué momento está el proceso, quien es el encargado que falta por agregar o aprobar lo que sigue y que inconvenientes pueden tener.
6.2.7 Herramienta digital
Se entiende como herramienta digital a los recursos de software, o hardware que contienen los diferentes dispositivos tecnológicos correlacionados entre sí, que permite facilitar o realizar las diversas actividades que requiere la organización, en conjunto se usan para un bien común (Grané, 2009).
6.2.8 Gestión de eventos
Según Salazar, 2011 considera que la gestión de eventos es el control y seguimiento óptimo de la realización de diferentes actividades y eventos en pro de la organización, los cuales según el autor son indispensables para la creación de vínculos de confianza entre productores, proveedores, competidores y consumidores.
7. OBJETIVOS, METAS E INDICADORES
7.1 Objetivo General
El objetivo de este proyecto es desarrollar una herramienta técnica, enfocada en la simplificación, seguimiento y control de la información de los eventos realizados por las
30 diferentes áreas de la organización, para la optimización de los recursos, tiempos y veracidad de la información en tiempo real para la empresa Takeda SAS.
7.2 Objetivos específicos
Tabla 2 Objetivos específicos, metas e indicadores para alcanzarlos.
Objetivos específicos Meta Indicador
1) Identificar el proceso mediante el cual se realizan los diferentes eventos, por cuales medios se comparten la información, y como llevan el control de dichos eventos.
Reconocer los procesos y metodologías por los cuales se hace el seguimiento de los eventos, que información es necesaria para dichas actividades y como se llevan a cabo cada uno de ellos.
Diseñar la metodología para recolectar la información, analizarla e interpretarla de manera eficaz.
2) Construir un sistema para recolectar y procesar la información referente a los eventos y garantizar la veracidad y calidad de la información para llevar un control eficiente.
Identificar y analizar una alternativa permitente de bajo costo, de herramientas que se puedan implementar para procesamiento o recopilación de datos, para facilitar el seguimiento y control de los eventos, que pueda optimizar y llevar un correcto seguimiento de dichas actividades.
Presentar las alternativas que se puedan implementar para la
sistematización y
estandarización de los procesos en los cuales se da el seguimiento y control de los eventos, siendo existentes o de creación propia.
3) Presentar diferentes propuestas sobre la herramienta a utilizar para la recolección y tratamiento de la información necesaria de los eventos en la organización probando la utilidad y los beneficios que puede traer en temas de proyecciones y control óptimo.
Tener una herramienta lo suficientemente útil para lo que se busca que es la recolección y análisis de los datos más relevantes sobre los eventos y actividades que realizan las diferentes áreas en la organización y que sea de fácil acceso y uso por los colaboradores de la empresa.
Diseñar y crear una herramienta completa, que contenga toda la información pertinente y los ítems más importantes para tener en cuenta para el análisis de la información de los diferentes eventos y actividades que se realizan en la empresa.
Fuente: Elaboración propia
31 8. METODOLOGÍA
Tabla 3 Metodología para alcanzar los objetivos.
Objetivos Específicos Metodología
1) Identificar la información más importante en el proceso de la realización y control de los diferentes eventos que requiere la organización y los diferentes reportes que ya se tienen anteriormente.
En colaboración con el área de eventos, y las diferentes áreas de mercadeo de la organización, es posible identificar la información más importante en el proceso de realización de los diferentes eventos o actividades que se realizan y los diferentes reportes que requieren.
2) Diseñar y crear la herramienta a utilizar para poder recolectar y analizar la información pertinente que permita el control, seguimiento y coordinación de los diferentes eventos que realiza la organización.
Con base a los resultados observados de que beneficios trae la herramienta, es posible presentarle a las partes interesadas los pros y contras que conlleva la utilización de la herramienta sus posibles costos, y la manera de utilizarlo de manera adecuada.
3) Presentar la herramienta bien diseñada y completa a las partes interesadas para demostrar la utilidad y beneficios que conlleva tener la información en tiempo real y completa sobre los eventos a realizar en la organización y como se puede tratar esta información más fácil.
Diseñar y crear una herramienta completa, que contenga toda la información pertinente y los ítems más importantes para tener en cuenta para el análisis de la información de los diferentes eventos y actividades que se realizan en la empresa.
Fuente: Elaboración propia.
9. DESARROLLO DE ACTIVIDADES – RESULTADOS
Teniendo en cuenta la falencia en el control y seguimiento por parte del grupo en conjunto para la realización de eventos, en donde se requiere información precisa y a tiempo de las partes involucradas en dichos eventos en un punto de la cadena se corta este manejo de algún modo, por no tener la información a tiempo o por falta de comunicación precisa entre las partes.
32 En este sentido, el primer paso a desarrollar fue la comprensión de las herramientas que se usan para dicho control y seguimiento de los eventos y actividades a desarrollar por la organización, el entendimiento de que información se requiere para hacer un análisis efectivo de la situación y que datos son relevantes para todas las partes involucradas en dichas actividades para su correcto control, así como identificar que herramientas se pueden usar para que sean adoptadas por el personal involucrado, que sea de fácil acceso y de un manejo sencillo que se entienda fácilmente por cualquier persona que lo adopte donde pueda incluir información importante, en tiempo real y que las diferentes partes de diferentes áreas puedan estar al tanto de cualquier cambio que se anexe.
Con la adquisición que tuvo la organización de la compañía “Shire” se vienen adoptando diferentes formas de administración y manejo de herramientas dentro de la empresa, como cambios en políticas internas y temas de compliance que se van adoptando con el pasar del tiempo para una nueva cultura organización, en tema de eventos se denota esta transformación con el cambio de fechas estipuladas para los eventos, dependiendo de qué tipo de evento sea la fecha en la cual la solicitud y la aprobación de los eventos cambia, como por ejemplo las mesas redondas tienen un plazo de 15 a 30 días para dicha aprobación, los “Disease awareness” tienen un plazo de 45 días calendario para su aprobación, por ende se hace indispensable el control y manejo óptimo de la información y datos de las actividades y eventos a realizar a lo largo del año en curso.
La manera como manejan la situación de los eventos actualmente, es un Excel que coordinan las diferentes áreas y lo llevan de manera independiente cada persona encargada del mismo, junto con el área de eventos que se encarga de enviar un formato periódicamente con información de los eventos que se van a realizar a lo largo del año, en qué estado están que les
33 hace falta, cuando fue la fecha de solicitud y que día será la fecha de realización y con base a este archivo que envía el área de eventos cada área revisa los eventos que son de cada departamento para revisar si están bien, si falta alguno o si toca modificarlos.
Con base en lo anterior, se evidencia la falencia que tiene la organización frente a este tema, ya que se hace dispendioso llenar una y otra vez el formato de seguimiento y enviar el correo a cada área designada, y cada área revisar el formato y devolver el correo con las modificaciones y que el área de eventos haga las correcciones y vuelva a enviar el correo a cada área que le hizo alguna corrección o añadió algún evento nuevo que no se encontraba en el formato.
De tal manera, se propone la realización de una herramienta diferente para el manejo y control de dichos eventos y actividades a realizar, para que sea un manejo más simple, de fácil acceso y en tiempo real, donde todas las áreas involucradas tengan acceso a dicha herramienta, puedan editar en tiempo real y no tengan que enviar numerosos correos para estar informados del estado de los eventos que les interesan, con la capacidad de dejar algún comentario o resaltar la información que cambiaron o anexaron al documento para que los otros departamentos se percaten de que cambios se van realizando a lo largo del periodo antes de la realización de cada evento, y se propone el siguiente formato:
34
Ilustración 6 Ejemplo de formato para el control de eventos Takeda Fuente: Elaboración propia
Ilustración 7 Ejemplo de formato para el control de eventos Takeda 2 Fuente: Elaboración propia
Se propone el formato anteriormente expuesto a la organización para la utilización conjunta del mismo, el cual es un formato que se maneja por el One Drive de la empresa el cual es una plataforma que sube contenido a una nube de datos en línea en donde cualquier cambio que se realice en el archivo se verá reflejado a todas las personas que tengan acceso a dicho formato y podrán hacer diferentes modificaciones que consideren pertinentes dentro del mismo, en la Ilustración 6 se muestran las fechas de solicitud y de realización de la actividad,
35 como se mencionó anteriormente la cual actualmente se hace indispensable por los tiempos de aprobación de los eventos que se van a implementar de ahora en más por la adquisición.
En este mismo sentido, se muestra el representante de cada área que hace la solicitud de cada evento y será el encargado de coordinarlo con los médicos y las diferentes partes involucradas como lo son los HCP (profesionales de la salud) que se encargaran de manejar el contenido del evento al público determinado, se evidencia el nombre del evento ya sea, mesa redonda, “Disease Awareness”, patrocinios, simposios entre otros y la ciudad donde se realizara dicho evento que claramente es información relevante para el control y seguimiento de cada actividad y que por el hecho de ir enfocada en áreas médicas y de la salud se hace necesaria la presencia de médicos importantes especializados en cada área y personas con interés común para el manejo de tales enfermedades.
Adicionalmente, como se evidencia en la Ilustración 7 se maneja de igual forma el cliente al cual va dirigido dicho evento, que generalmente son IPS’s o EPS’s especializadas o que cuentan con programas para el manejo de las diferentes enfermedades distintivas que trata la organización a su vez, se toman en cuenta los datos del speaker el cual va a realizar la exposición de temas relacionados al área, dependiendo de qué tipo de evento sea se requieren diferentes documentos los cuales también están plasmados en el formato, como por ejemplo si es un simposio o patrocinio se necesita la hoja de vida del speaker o de los profesionales de la salud a los cuales se va a patrocinar o a pagar honorarios por la charla que vayan a realizar, una agenda de lo que se va a realizar en la actividad y el “Fair Market Value” que es el precio justo que se le va a cancelar al speaker o a los profesionales de la salud por hora de charla o de trabajo dentro del evento o actividad y por ultimo si va a haber un tipo de alimentación dentro del evento.
36 De esta manera, se puede tener un control continuo, en tiempo real y veraz de toda la información que se necesita de manera rápida para el correcto control y seguimiento de los diferentes eventos, para el objetivo de que sea útil para toda la organización se evidencia en las diferentes hojas, existe información de cada área como lo es: Hematología, Inmunología, Gastroenterología, Genéticas y todas las áreas involucradas divididas en dichas hojas y adicional para poder realizar al final un análisis de lo que se gasta y los recursos que se usan para cada evento está la hoja de gastos, donde se plasma los diferentes insumos, gastos por alojamiento viajes etc. Para cada área lo cual conlleva a poder realizar una proyección para años siguientes en presupuesto para la realización de los eventos futuros.
10. CONCLUSIONES
Teniendo en cuenta los resultados obtenidos en el desarrollo de las actividades se plantean las siguientes conclusiones:
• Se evidenciaron las falencias en el control de los eventos y en el transcurso de la práctica se fueron evaluando las mejores herramientas para mejorar el manejo de dichos eventos de la organización.
• Luego de presentar la herramienta al equipo de trabajo, la acogieron positivamente casi de inmediato y pensaron en nuevas y diferentes formas de implementarla para crear presupuesto futuro y un análisis del OPEX.
• La empresa Takeda SAS en conjunto tiene un beneficio al nutrirse de la información en tiempo real que la herramienta puede traer, ya que puede ser usada por las partes interesadas y ampliar el rango a las necesidades de cada área.
• Las fuentes de información serán de primera mano, por ende, se entiende que serán veraces y de utilidad para todas las partes interesadas que usen la herramienta,
37 pueden estar tranquilos con la información que se consigne en los formatos al ser real y plausible.
• Al haber unificado la información sobre los eventos y actividades, se puede tomar este sistema como base para los diferentes procesos que tiene la organización para llevar un correcto control y seguimiento de los diferentes proyectos.
• Con la adquisición de Shire muchas personas que venían trabajando con dicha compañía, están adoptando diferentes métodos de desarrollo de su trabajo y herramientas nuevas para dicho fin, por ende, se puede aprovechar la herramienta propuesta para fácil entendimiento y de uso sencillo.
• Se debe dar prioridad a los eventos más cercanos a realizar y más cuidado a los nuevos tiempos establecidos, por tal razón llevar la información y documentación al día y correctamente diligenciada para poder plasmar todo en el formato de seguimiento.
38 11. RECOMENDACIONES
Las recomendaciones que se presentan a continuación son sugerencias sobre el camino a seguir por parte de la empresa y el área de mercadeo a partir de la investigación realizada:
• Se sugiere de igual manera una revisión periódica de la herramienta de las partes involucradas para su correcto uso, que toda la información sea correcta y real, y que de igual manera diferencien o sobresalten los cambios que vayan realizando en el formato para que los que necesitan la información sepan que cambio y que continua igual.
• Se recomienda tener una capacitación corta sobre el estado de las actividades y eventos próximos a todas las partes involucradas para quedar claro en qué estado están los próximos eventos.
• Incluir en el transcurso del tiempo no solo eventos médicos externos, si no también los eventos y actividades internas que se van a realizar para que todos los que puedan ingresar y ver el formato sepan y estén familiarizados con los próximos eventos dentro y fuera de la organización.
• Tener claras y bien asignadas las actividades y responsabilidades que cada miembro del equipo tiene en todas las áreas, ya que se pierde la trazabilidad de los procesos porque no se tiene organización ni claridad exacta del rol que desempeñan los diferentes puestos de trabajo.
• Tener soporte, seguimiento y una completa documentación de todos los gastos que se tengan en cada evento, por más mínimo que sea, para pronosticar de manera eficiente futuros gastos para los diferentes eventos.
39 12. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
40 13. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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42 14. CERTIFICACIÓN DE LA EMPRESA
