INSTITUTO TECNOLOGICO de Tijuana

INSTITUTO TECNOLOGICO de Tijuana

ADMINISTRACION DE OPERACIONES 1

UNIDAD IV Administración de Inventarios

Maestra:

Lucina Elena V. Calleros Acosta

Alumna:

Alazka Ochoa Corrales

Octubre 2011 Tijuana B.C.

INTRODUCCION INTRODUCCION

El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tienen las empresas para comerciar, permitiendo la compra y venta o la fabricación antes de su venta, en un periodo económico determinado. Los inventarios forman parte del grupo de activos circulantes de toda organización.

Adicionalmente, el inventario es uno de los activos más grandes existentes en una empresa, y aparece reflejado tanto en el balance general como en el estado de resultados: En el Balance General, el inventario a menudo es el activo corriente más grande. En el estado de resultados, el inventario final se resta del costo de las mercancías disponibles para la venta, determinándose el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.

Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases.

La base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo tanto físico como contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo de su actividad, un estado confiable de la situación económica de la empresa.

El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios,

para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para

funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar

la demanda.

Dada la importancia de los inventarios en el éxito económico de las empresas, es indispensable

conocer de forma amplia aspectos relacionados con su administración, métodos de costeo y

control, aspectos éstos que se esbozarán en la presente investigación.

4.1 Definición Tipos de Inventarios

Concepto

El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.

Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.

Tipos de Inventarios

Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varía ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es una gran variedad de artículos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos:

O Inventarios de materia prima

O Inventarios de producción en proceso O Inventarios de productos terminados O Inventarios de materiales y suministros Inventarios de materia prima

Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (materia prima) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les considera “Materia Prima”, ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto terminado.

Inventarios de Productos en Proceso:

El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento dado.

Una de las características del inventario de producto en proceso es que va aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en el producto terminado como

consecuencia del proceso de producción.

Inventarios de Productos Terminados:

Comprende estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventarios de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir su nivel esta dado por la demanda.

Inventarios de Materiales y Suministros

En el inventario de materiales y suministros se incluye:

• Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua.

• Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria, dentro de estos artículos de consumo los más importantes son los destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia.

• Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan ser controladores adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus necesidades.

Inventario de Seguridad

Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupción en el aprovisionamiento

caudado por demoras en la entrega o por el aumento imprevisto de la demanda durante un

periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo está ligada al nivel de servicio, la

fluctuación de la demanda y la variación de las demoras de la entrega.

4.2 Ventajas Desventajas de Inventarios

Ventajas de llevar un inventario

1).- Manejo fluido y eficiente de las operaciones

2).- Economías de producción con tamaño de lotes adecuados.

3).- Estabilización de las cargas de trabajo Desventajas de llevar un inventario

La principal desventaja estriba en que mantener el inventario cuesta dinero, por ejemplo renta

del almacén, la depreciación y el deterioro, el interés sobre el capital invertido, el manejo físico

y la contabilidad. Los inventarios son activos desde el punto de vista contable, y por lo tanto

pueden producir utilidades como cualquier otro activo. El tener inventarios en exceso origina

gastos innecesarios e inmoviliza el capital de una empresa, pero por otra parte, el no tener

inventarios suficientes puede ser la causa de un paro de producción por falta de materia prima,

de refacciones o de partes; o bien de una reducción en las ventas por falta de productos

terminados para entregar a los clientes.

4.3 Administración de Inventarios

Un inventario es la existencia de bienes mantenidos para su uso o venta en el futuro. La administración de inventario consiste en mantener disponibles estos bienes al momento de requerir su uso o venta, basados en políticas que permitan decidir cuándo y en cuánto reabastecer el inventario.

La administración de inventarios se centra en cuatro (04) aspectos básicos:

1) Número de unidades que deberán producirse en un momento dado.

2) En qué momento debe producirse el inventario.

3) ¿Qué artículos del inventario merecen atención especial? y

4) ¿Podemos protegernos de los cambios en los costos de los artículos en inventario?

La administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener la operación al costo más bajo posible.

El objetivo de la administración de inventarios, tiene dos aspectos que se contraponen: Por una parte, se requiere minimizar la inversión del inventario, puesto que los recursos que no se destinan a ese fin, se pueden invertir en otros proyectos aceptables que de otro modo no se podrían financiar. Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de producción y venta funcionen sin obstáculos.

Ambos aspectos del objeto son conflictivos, ya que reduciendo el inventario se minimiza la

inversión, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda de las operaciones de la

empresa. Si se tienen grandes cantidades de inventario, se disminuyen las probabilidades de no

poder satisfacer la demanda y de interrumpir las operaciones de producción y venta, pero

también se aumenta la inversión.

El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de producción.

El hecho de controlar el inventario de manera eficaz tiene sus ventajas y desventajas. La ventaja principal es que la empresa puede satisfacer las demandas de sus clientes con mayor rapidez. Y como desventajas se pueden mencionar:

 Implica un costo generalmente alto (almacenamiento, manejo y rendimiento).

 Peligro de obsolescencia.

La administración de inventarios tiene entonces como meta, conciliar o equilibrar los siguientes objetivos:

 Maximizar el servicio al cliente.

 Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y producción, y

 Minimizar la inversión en inventarios.

4.3.1 Tipos de Costos

La Gestión de Inventarios es una actividad en la que coexisten tres tipos de Costos

 Costos asociados a los flujos

 Costos asociados a los stocks

 Costos asociados a los procesos

Esta estructura se plantea sin perjuicio de mantener la clásica estructura de Costos por naturaleza, según se clasifican en los dos siguientes grandes grupos.

 Costos de Operación.

 Costos Asociados a la Inversión

Los primeros, son los necesarios para la operación normal en la consecución del Fin. Mientras que los asociados a la Inversión son aquellos financieros relacionados con depreciaciones y amortizaciones.

Dentro del ámbito de los flujos habrá que tener en cuenta los Costos de los flujos de aprovisionamiento (transportes), aunque algunas veces serán por cuenta del proveedor (en el caso de contratos tipo CFR, CIF, CPT o CIP, entre otros) y en otros casos estarán incluidos en el propio precio de la mercancía adquirida. Será necesario tener en cuenta tanto los Costos de operación como los asociados a la inversión.

Costos asociados a los stocks, en este ámbito deberán incluirse todos los relacionados con Inventarios. Estos serian entre otros Costos dealmacenamiento, deterioros, perdidas y degradación de mercancías almacenadas, entre ellos también tenemos los de rupturas de Stock, en este caso cuentan con una componente fundamental los Costos financieros de las existencias, todo esto ya serán explicados mas adelante.

Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de inventarios habrá que tener en cuenta todos los conceptos indicados. Por el contrario, cuando se precise calcular los costos, a los efectos de toma de decisiones, (por ejemplo, para decidir tamaño optimo del pedido) solamente habrá que tener en cuenta los costos evitables (que podrán variar en cada caso considerado), ya que los costos no evitables, por propia definición permanecerán a fuera sea cual fuera la decisión tomada.

Por último, dentro del ámbito de los procesos existen numerosos e importantes conceptos que

deben imputarse a los Costos de las existencias ellos son: Costos de compras, de lanzamiento de

pedidos y de gestión de la actividad. Un caso paradigmatico es el siguiente. En general, los

Costos de transporte se incorporan al precio de compras (¿por qué no incorporar también los

Costos de almacenamiento, o de la gestión de los pedidos?), como consecuencia de que en la

mayoría de los casos se trata de transportes por cuenta del proveedor incluidos de manera más

o menos tácita o explícita en el precio de adquisición. Pero incluso cuando el transporte está

gestionado directamente por el comprador se mantiene esta práctica, aunque muchas veces el

precio del transporte no es directamente proporciona al volumen de mercancías adquiridas, sino que depende del volumen transportado en cada pedido. En estas circunstancias el costo del transporte se convierte también en parte del costo de lanzamiento del pedido.

La clasificación puramente logística de Costos que se ha citado hasta ahora no es la más frecuentemente utilizada en "la profesión". Ya hemos citado en el párrafo anterior conceptos como "costo de lanzamiento del pedido" o "costo de adquisición", que no aparecían entre los conceptos inicialmente expuestos. Pues bien, la clasificación habitual de costos que utilizan los gestores de los inventarios es la siguiente:

 Costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión de stocks

 Costos de lanzamiento del pedido

 Costos de adquisición

 Costos de ruptura de stocks Costos de almacenamiento.

Los costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión del Stock, incluyen todos los costos directamente relacionados con la titularidad de los inventarios tales como:

 Costos Financieros de las existencias

 Gastos del Almacén

 Seguros

 Deterioros, perdidas y degradación de mercancía.

Dependen de la actividad de almacenaje, este gestionado por la empresa o no, o de que la mercadería este almacenada en régimen de deposito por parte del proveedor o de que sean propiedad del fabricante.

Para dejar constancia de esta complejidad, se incluye seguidamente una relación pormenorizado de los Costos de almacenamiento, mantenimiento o posesión de los stocks en el caso más general posible. No obstante, más adelante se expondrá un método simplificado para calcular estos costos (la tasa anual "ad valorem") que se utiliza con mucha frecuencia.

La clasificación de los costos de almacenamiento que seguidamente se incluye los clasifica por actividad (almacenaje y manutención), por imputabilidad (fijos y variables) y por origen directos e indirectos.

Costos directos de almacenaje costos fijos

 Personal

 Vigilancia y Seguridad

 Cargas Fiscales

 Mantenimiento del Almacén

 Reparaciones del Almacén

 Alquileres

 Amortización del Almacén

 Amortización de estanterías y otros equipos de almacenaje

 Gastos financieros de inmovilización costos variables

 Energía

 Agua

 Mantenimiento de Estanterías

 Materiales de reposición

 Reparaciones ( relacionadas con almacenaje )

 Deterioros, perdidas y degradación de mercancías.

 Gastos Financieros de Stock.

Costos directos de mantención costos fijos

 Personal

 Seguros

 Amortización de equipos de manutención

 Amortización de equipos informáticos

 Gastos financieros del inmovilizado costos variables

 Energía

 Mantenimiento de equipo de manutención

 Mantenimiento de equipo informático

 Reparaciones de equipos de manutención

 Comunicaciones.

Costos indirectos de almacenaje

 de administración y estructura

 De formación y entrenamiento del personal

Existe un método aproximado de valuar los costos de almacenamiento, conocido como la tasa Anual Ad valorem.

Calculo de la tasa anual "ad-valorem "

Este método aproximado, que se utiliza bastante para la planificación de Sistemas Logísticos, consiste en admitir que los costos de almacenamiento se pueden aproximar por una tasa anual aplicada al valor de las mercancías almacenadas.

Esta hipótesis que es evidente en el caso de los costos financieros de los Stocks se generaliza en este método a los demás costos que intervienen en el almacenamiento (Inversiones, personal, energía, deterioros, perdidas..) Asumiéndose que cuanto más cara es una mercancía mas caro es el costo de almacenamiento.

Supongamos por ejemplo, el caso de una empresa comercializadora de cementos especiales, ubicado en un determinado puerto marítimo, para atender a uno de sus clientes, recibe un buque de 5.000 Tm. Con un cargamento de cemento blanco especial de la misma cantidad, cuyo precio es de $80 la Ton. , se traslada a un almacén adecuadamente acondicionado donde queda almacenado.

El destino de esta carga es una fabrica que trabaja Just in time, y que solo admite 200 Tons diarias. El cargamento de 5.000 Tns. Tardara 25 días en ser retirado, existiendo a lo largo de dichos 25 días un Stock medio de 2.500 Tns. ( 5.000 el primer día y 0 el ultimo).

Hemos invertido $ 400.000 ( 5.000 x $80 ), que no recuperaremos hasta el día 25. Si somos capaces de obtener un rendimiento por nuestro dinero alternativo del 8% anual, el costo financiero de los Stock que tenemos por inmovilización es del 8%, esto aplicado al Stock medio nos da ( 2.500 x$80 ) durante el tiempo que lo tenemos inmovilizado ( 25 días ).

1 / A B C D E F

2 8% Rendimiento Anual 16000 ( B3 x B5 ) x B2

3 2500 Promedio de Inmovilizacion 1.095,89 pta (E3 x B4 ) / 365

4 25 Tiempo inmovilizado promoedio

5 80 Precio unitario

Pues bien el método de la tasa ad-valorem se extienden a los demás costos que se componen el

almacenamiento de mercaderías, admitiendo que además del 8% anual que corresponde al

costo de Stock, hay otros puntos porcentuales que corresponden a la integración de los demás

costos que también intervienen en el almacenamiento, haciendo así tasas superiores a la de

almacenamiento de Stock, por ejemplo en España se cobraba el 25 % cuando la tasa de

mercado era del 15 %.

También es muy importante destacar que estos costos que mencionamos "extras" en el almacenamiento, siempre están en relación directa con el tipo de mercadería que se trate, así bien no será lo mismo almacenar arena, o leña contra dinero o caviar.

Una estructura razonable para la composición de la tasa es la siguiente:

Costo financiero de los Stocks 8% al 20%

Almacenamiento Físico 5% al 15%

Deterioro o Robo 2% al 5%

Para el Ejemplo del almacenamiento de cemento blanco, que requiere un esmerado Almacenaje pero poca manutención, cabe valorarlo con una tasa que contemple solo el costo financiero de Almacenamiento sin "Extras", en este caso 18 %.

0.18 * (2500* 80) * ( 25/365 ) = 2.466

La repercusión, de los costos de almacenamiento, es 0.49 la tonelada, que se suman a los costos del transporte primario hasta el puerto de descarga, y los costos de la distribución capilar hasta el cliente.

Costos de lanzamiento del pedido

Los Costos de lanzamiento de los pedidos incluyen todos los Costos en que se incurre cuando se lanza una orden de compra. Los Costos que se agrupan bajo esta rúbrica deben ser independientes de la cantidad que se compra y exclusivamente relacionados con el hecho de lanzar la orden. Sus componentes serían los siguientes:

Costos implícitos del pedido: Costo de preparación de las máquinas cuando el pedido lo lanza producción, Costo de conseguir "LUGAR" en el almacén de recepción (movilización de mercancías o transporte a otras localizaciones, por ejemplo), costos de transporte exclusivamente vinculados al pedido (la factura de un "courier" en el caso de una reposición urgente, por ejemplo), costos de supervisión y seguimiento de la necesidad de lanzar un pedido, etc.

Costos Administrativos vinculados al circuito del pedido.

Costos de recepción e inspección.

Costos de Adquisicion

Es la cantidad total Invertida en la compra de la mercancía, o el valor contable del producto cuando se trata de material en curso o productos terminados.

En el primer caso (materias primas o componentes), el costo de adquisición incorporará los

conceptos no recuperables que el proveedor vaya a incluir en su factura (por ejemplo, el

transporte, si es por cuenta del proveedor, pero no el IVA). Se debe tener en cuenta que muchos

proveedores aplican descuentos por volumen, por lo que unas veces el costo de adquisición de

un pedido tendrá una componente de costo evitable y otras veces será en su totalidad un costo no evitable.

En el segundo caso ( material en curso o productos terminados ), la determinación del costo de adquisición es más compleja, dependiendo de las practicas contables de la empresa. En principio debe incorporar los siguientes conceptos:

 Costos de Materiales incorporados que, según las practicas contables de la empresa pueden ser valorados de acuerdo a los siguientes criterios.

 Método FIFO ( first in, first out ). – ( Primero en entrar, primero en salir ) PEPS

 Método LIFO (last in, first out ). – ( Ultimo en entrar, primero en salir )UEPS equivale en cierto modo a un precio de reposición.

 Método MIFO (midle in, first out) es un promedio ponderado

 Precios estandarte de la empresa

 Precios estimados de reposición

 Costos directos de producción ( MOD, depreciaciones etc. )

 Costos Indirectos.

Costos de ruptura de stock

Los Costos de ruptura o de rotura de stocks incluyen el conjunto de Costos por la falta de existencias, estos costos no serán absorbidos por la producción en proceso, sino que irán a parar directamente al estado de resultados.

Los criterios para valorar estos costos de ruptura son:

 Disminución del ingreso por Ventas: La no integridad contable por falta de referencias en un pedido realizado, supone una reducción de los ingresos por ventas, tanto por el desplazamiento en el tipo de la fecha de facturación, como por la perdida absoluta de la perdida.

 Incremento de los gastos del Servicio: Aquí se incluyen las penalizaciones contractuales por retrasos de abastecimiento, parates en el proceso de producción, los falsos fletes etc.

La valoración de estos costos de ruptura es difícil y poco frecuente, solo es posible si la empresa

esta provista de un eficiente sistema de gestión de la calidad, en general el gestor de inventarios

deberá conformarse con estimaciones subjetivas o costos Estándar. En literatura especializada

estos son considerados entre el 1% y el 4% de los ingresos por ventas, pero esto es también

tentativo.

4.3.2 Clasificacion ABC

El sistema ABC es un método de clasificación de inventarios en función del valor contable (de coste o adquisición) de los materiales almacenados. Tradicionalmente, miles de artículos son almacenados en las empresas, especialmente en la industria manufacturera, pero sólo un pequeño porcentaje representa un valor contable lo suficientemente importante como para ejercer sobre él un estricto control.

Por regla general, entre el 5 y el 15% de los artículos en inventario representan entre el 70 y el 80% del valor total del mismo. Estos artículos son clasificados como "artículos A". Los "artículos B" representan aproximadamente el 30% del total de artículos almacenados, pero sólo un 15%

del valor total del inventario. Los "artículos C" constituyen generalmente el 50 - 60% de todos los artículos almacenados pero representan un modesto 5 ó 10% del total del valor del inventario.

Un principio subyacente a la aplicación del análisis ABC es que cada tipo de artículos requiere distintos niveles de control. Así, a mayor valor de inventario, mayor control sobre el mismo. La clase A deberá ser controlada más estrechamente, sin embargo, las clases B y C requieren una atención menos estricta.

El primer paso en la aplicación del análisis ABC es la clasificación de todos los artículos en cada una de las clases. Esto significa que a cada item en el almacén se le asigna un valor contable (de coste o de adquisición). Dicho valor se obtiene al multiplicar el coste unitario por la demanda anual de cada artículo. Posteriormente todoso los artículos son ordenados en función de su valor. La clasificación resultante puede que no sea exacta, pero normalmente se aproxima bastante a la realidad en gran parte de las empresas.

El siguiente paso en el análisis ABC es determinar el nivel de control para cada tipo de item almacenado. El mayor esfuerzo de control se ha de realizar sobre los artículos "clase A". Esto se traduce en la necesidad de realizar una correcta previsión de la demanda y en implementar un estricto sistema de registro de los movimientos en almacén. Al mismo tiempo se debe

implementar el sistema más apropiado de control de inventario (determinístico, probabilístico;

de cantidad o período fijo, etc.).

Los artículos B y C requieren un control menos estricto. Así se pueden mantener stocks de seguridad mayores en este tipo de items sin temor a incurrir en costes excesivamente elevados.

En estos casos no es necesario implementar sistemas de control de inventarios, siendo

suficiente el mero control visual directo.

4.3.3 Importancia Exactitud de Registros

Los registros de los inventarios normalmente difieren del conteo físico real; la exactitud de un inventario depende en la medida en que estos dos coincidan. Compañías como Wall-Mart saben que la exactitud de los inventarios es muy importante y dedican gran esfuerzo a conseguirla. La interrogante sería: ¿que grado de error es aceptable?

Si el registro muestra un saldo de 683 en el caso de la parte x, pero el cómputo real muestra 652. ¿Todavía esta dentro de lo razonable? Suponga que el cómputo real arroja 750,67 bienes más que en el registro, ¿este resultado es mejor que el otro?.

El sistema entero de producción debe mostrar concordancia, dentro de un rango especificado, entre las existencias que indican los registros y las que realmente hay en el inventario.

Los registros y el inventario podrían no coincidir por muchas razones. Por ejemplo, si las existencias están en un espacio abierto, los artículos pueden ser tomados para efectos legítimos y para otros no autorizados. Alguien pudo haber tomado la mercancía legítimamente pero con prisa y no haber registrado el movimiento.

En ocasiones las partes son colocadas en un lugar equivocado y aparecen meses después . Con frecuencia las partes son almacenadas en varios lugares, pero su registro se podría perder o el registro de su ubicación podría estar equivocado. En ocasiones las órdenes para reabastecer las existencias se registran como recibidas cuando, de hecho, no han llegado jamás.

En ocasiones un grupo de partes es registrado como salido del inventario sin cancelar el registro. Para conseguir que el sistema de producción fluya ininterrumpidamente sin que falten partes y eficientemente sin que haya saldos excesivos, los registros deben ser exactos.

¿Cómo puede la empresa efectuar registros exactos y tenerlos al día? La primera regla sería teniendo el almacén cerrado con llave. Si solo el personal del almacén tiene acceso y si una de las medidas para la evaluación del desempeño de este personal y los aumentos de sueldo por méritos es la exactitud de los registros, entonces tendrán una fuerte motivación para observar las reglas.

Todos los lugares para guardar el inventario, seas un almacén cerrado con llave o la planta de

producción, deben contar con un mecanismo para realizar los registros. Otro camino es

transmitir a todo el personal la importancia que tienen los registros exactos y confiar en que

ayudarán con esta actividad. ( todo lo anterior resumiría en lo siguiente: coloque alrededor del

área del almacén una barda que suba hasta el techo de modo que los trabajadores no la puedan

saltar para sacar partes; ponga un candado en la puerta y déle la llave a una sola persona. Nadie puede sacar partes sin que la transacción sea autorizada y registrada.)

4.3.4 Recuento Cíclico

El inventario cíclico es un método de inventario en el que el inventario se cuenta a intervalos regulares durante el ejercicio. Dichos intervalos (o ciclos) dependen del indicador de inventario cíclico establecido en los materiales.

El inventario cíclico permite contar con más frecuencia los artículos de alta rotación que los artículos obsoletos, por ejemplo.

Procedimiento general

En el registro maestro de materiales (datos de almacén), se marcan todos los materiales que deben incluirse en el inventario cíclico, mediante un indicador de inventario cíclico. El indicador de inventario cíclico se utiliza para agrupar los materiales en diversas categorías de inventario cíclico (por ejemplo, A,B,C y D). En cada categoría se definen los intervalos de tiempo del recuento de materiales.

Se pueden marcar los materiales del siguiente modo:

Manualmente en el registro maestro de materiales (datos de almacén) Automáticamente con el análisis ABC

Para realizar un análisis ABC, utilice el programa RMCBIN 00. En dicho análisis, el sistema asigna los materiales a las categorías individuales, según el consumo o las necesidades. También se puede especificar si en el análisis sólo deben considerarse los materiales con indicador de inventario cíclico, o bien deben considerarse todos los materiales. El indicador de inventario cíclico puede actualizarse automáticamente mientras se ejecuta el análisis ABC.

Para planificar el inventario cíclico, se ejecuta el programa RM 07 ICN 1 a intervalos regulares.

Dicho programa verifica todos los materiales de inventario cíclico para determinar si debe hacerse un inventario.

Si es necesario hacer inventario de un material, se utiliza el programa que genera juegos de datos batch input para crear documentos para inventario. Sólo se crean documentos para inventario del tipo de stocks 1 (stock de libre utilización). La fecha de recuento prevista se calcula del siguiente modo:

Fecha de último inventario + intervalo predefinido.

El intervalo de inventario de cada indicador de intervalo cíclico se define en el Customizing.

Para crear documentos para inventario, es necesario procesar los juegos de datos batch input.

Realice el inventario. Cuando se contabilizan las diferencias de inventario, la fecha de recuento real queda registrada en los datos de inventario del material como la fecha del último inventario.

Para obtener más información sobre los programas utilizados en el inventario cíclico, consúltese la documentación de report relevante.

Etapas generales del inventario cíclico

El inventario cíclico de materiales está formado por las siguientes etapas:

Marca de materiales del inventario cíclico

Esta etapa sólo es necesaria si se realiza un inventario cíclico por primera vez o si se desea actualizar los indicadores de inventario cíclico.

En el registro maestro de materiales (datos de almacén), se actualiza el indicador de inventario cíclico de todos los materiales a incluir en el inventario cíclico.

Se puede activar el indicador de uno de los siguientes modos:

Actualización manual del indicador en el registro maestro de materiales (datos de almacén).

Para actualizarlo, seleccione Material ® Modificar en el menú Maestro de materiales.

Actualización automática del indicador durante la ejecución del análisis ABC. En tal caso, seleccione Procedimientos especiales ® Intervalo cíclico ® Fijar indicador IC.

Creación de documentos para inventario cíclico

Para crear documentos para inventario, realice lo siguiente:

En el menú de inventario, marque Procedimiento especial ® Inventario cíclico ® Crear documento para inventario. Aparecerá la pantalla inicial de la función.

Actualice los datos en la pantalla inicial.

Realice la valoración.

Para generar el juego de datos batch input, seleccione Tratar ® Generar juego de datos en el menú.

Para procesar el juego de datos, seleccione Sistema ® Servicios ® Batch input ® Tratar en el menú.

Haga inventario de los documentos para inventario creados.

La mejor manera de llevar un inventario cíclico es primero clasificar tus artículos de acuerdo a su importancia relativa.

Esto es, para contar con mayor frecuencia los artículos más costosos y de más movimiento, que aquellos cuyo costo unitario es menor y/o su rotación es menor.

Esto se conoce como la clasificación ABC y sigue la regla de paretto u 80/20, en el que el 20% de los artículos componen el 80% del valor de tu inventario.

Toda vez que has hecho esta clasificación, tendrás que definir las reglas en las que contarás los artículos, en la que se recomienda que los artículos A (los más importantes) se cuenten con mayor frecuencia.

´De esta manera podrás tener un número definido de conteos diarios, para poder contar tus artículos a consciencia y poder hacer la labor más importante de los conteos cíclicos: la auditoría de causas.

Lo más importante de los conteos cíclicos es poder comparar, investigar y arreglar las causas de

variación entre los conteos cíclicos y el cárdex u información del sistema de inventarios (si

existe).

4.4 Modelos Inventarios Deterministicos

Este tipo de modelos asume que la demanda es conocida con certeza y a una razón constante U unidades por año. Con lo cual podemos calcular la demanda en período de t meses como D = U*t /12. También se asume que el plazo de entrega de los pedidos es constante y su magnitud conocida.

Los Modelos Determinísticos de Inventario mas comunes o importantes son:

_ Modelo de Compra

Este modelo de inventario es el más sencillo y podría aplicarse a cualquier comercio, por ejemplo un supermercado pide a intervalos fijos una cantidad determinada de productos, en el momento que se agotan estos productos llega otra orden y así sucesivamente. La cantidad a pedir es una función de demanda determinística, el supermercadista no puede vender más unidades de las que tiene en existencia.

_ Modelo de Fabricación

En este modelo, el empresario de dedica a la producción de un bien.

_ Modelo de Compra con déficit

En este modelo trabajamos con la hipótesis de escasez, es la única condición que relajamos del modelo de compras anteriormente presentado. Si tomamos el ejemplo del supermercado, éste podría efectuar venta de productos aunque su stock sea 0, entregará esas mercaderías cuando llegue un nuevo pedido. Se establece el máximo déficit permitido como S unidades.

_ Modelo de Fabricación con déficit

Este modelo de fabricación admite déficit, con tasa de producción o fabricación mayor que la

demanda.

4.4.1 Modelos Cantidad Optima Pedido

Modelo de la cantidad óptima de pedido La demanda se conoce con certidumbre y es constante, El tiempo de adelanto o de espera es cero, El inventario se reabastece cuando ha llegado exactamante al nivel cero, no se utiliza existencia de seguridad y no se permiten faltantes.

Consideraciones básicas:

1. La demanda se conoce con certeza 2. La tasa de demanda es constante

3. El inventario se reabastece cuando su nivel esta exactamente en cero (no hay faltantes ni sobrantes)

4. El tiempo de anticipación es constante 5. Los costos son constantes.

Para poder tomar una decisión sobre: cantidad de pedido, números de pedidos en el periodo, tiempo entre pedidos y conocer el valor asociado con estas decisiones es necesarios conocer los siguientes datos:

Demanda, normalmente se trabaja anual, aunque el modelo permite otros manejos, se calcula a

partir de los presupuestos de la empresa.

4.4.2 Modelo con Descuentos

Es muy común que el precio de un producto por la cantidad que se compra o se produce. Esta situación surge cuando se tiene la oportunidad de recibir un descuento en la compra de una cantidad grande. Es posible que el costo de adicional de tener un inventario mayor , son ampliamente compensado reduciendo el costo de compra y el costo de ordenar. La forma directa de saber si se deben acelerar cantidades grandes es comparar el aumento de los costos con el precio normal con el ahorro generado por el precio de descuento.

Ejemplo : D = 2000 u/año.

C

= $5 C

= $5

C

= 1.50 + 0.10 * 5 = 2

1. Encuentre la Q optima con el precio base.

= = 100

2.Encontrar el costo del inventario con el precio base .

= (5 * 2000 )+ (5 * (200/100)) + (200/2) = 10,200

3. Calcular el costo del inventario con el precio de descuento, comparar este costo con el anterior y seleccionar la opción de menor costo.

Ejemplo:

Suponga que un proveedor nos ofrece un descuento del 5% si adquirimos lotes mayores o iguales a 200 unidades.

Datos :

desc. 5%

C

= 5 * 0.95 = $ 4.75

C

= 1.50 + 0.10 ( 4.75 ) = $ 1.975

C

= 4.75 + 2000 + (5 * 2000/200) + (1.975 * 200/2) = 9747.5 C

= $ 9747.5 menor que la anterior.

Otro proveedor nos ofrece ahora un descuento del 40% si compramos lotes mayores o iguales a 120 unidades.

Datos:

desc. 40%

C

= 5 * 0.66 = $ 3

C

= 1.50 + 0.10 (3 ) = $ 1.80

C

= 3 + 2000 + (5 * 2000/120) + (1.80 * 120/2) = 6191

C

= $ 6191 Optimo.

4.4.4 Modelo con Faltantes

Costo por faltantes

 Con faltantes.

 Hacer esperar al cliente.

 Cliente buena onda.

 Menor Costo

 Sin faltantes.

 Cumplir inmediatamente.

 Cliente mala onda.

 Mayor costo.

 Ingreso

Usualmente no se puede controlar, ya que dependedel mercado.

o Valor de Recuperación

 Valor de artículos sobrantes cuando no se requiera

o más del inventario.

 Mercadería perdida.

 Se incorpora al costo de mantener.

o Tasa de descuento

 Porcentaje de lo que vale el dinero con relación a

o cuándo se invirtió.

 Se puede obtener el valor presente neto.

4.5 Modelos Inventarios Probabilísticos

Este modelo permite faltantes en la demanda, la política requiere ordenar la cantidad y siempre que el inventario caiga al nivel R. Como en el caso determinista, el nivel de reorden R es una función del tiempo de entrega, entre colocar y recibir un pedido. Los valores óptimos de y R, se determinan minimizando el costo esperado por unidad de tiempo que incluye la suma de los costos de preparación, conservación y faltante.

El modelo tiene 3 suposiciones

la demanda no satisfecha durante el tiempo de entrega se acumula.

no se permite mas de una orden pendiente.

la distribución de la demanda durante el tiempo de entrega permanece estacionaria (sin cambio) con el tiempo.

Para desarrollas la función de costo total por unidad de tiempo, sea

f(x) = fdp de la demanda, x, durante el tiempo de entrega

D = demanda esperada por unidad de tiempo

h = costo de manejo por unidad de inventario por unidad de tiempo

p = costo de faltante por unidad de inventario

K = costo de preparación por pedido

Con base en estas definiciones, se determinan los elementos de la función de costo.

costo de preparación: el numero aproximado de pedidos por unidad de tiempo es D/y, por lo que el costo de preparación por unidad de tiempo es KD/y.

costo de manejo esperado: el inventario promedio es

I = y/2 + R - E(x)

El costo de manejo esperado por unidad de tiempo es, por tanto, igual a hI

La formula no considera el caso de que R-E(x) pueda ser negativo.

costo de faltante esperado: el faltante ocurre cuando x > R. De esta manera, la cantidad faltante esperada por ciclo es

S = x(x-R) f(x)dx

El costo de faltante por unidad de tiempo es = pDS/y

La solución para obtener y* y R* optimas se determina por

Y* =2D(K+pE(x)h

la integral de R* hasta ð en función de (x) = hy*/pD

como y* y R* no se pueden determinar de forma cerrada, se usa un algoritmo numérico,

desarrollado por Hadley y Whitin para encontrar las soluciones. El algoritmo se prueba para que

converja en un numero finito de iteraciones, a condiciones de que exista una solución factible.

4.5.1 Nivel de Servicio e Inventario de Seguridad

Los gerentes deben ponderar los beneficios de tener un inventario de seguridad contra el costo que implica su manejo.

Una forma de determinar cuál es el inventario de seguridad adecuado consiste en establecer un nivel de servicio o ciclo del nivel de servicio, es decir, la probabilidad deseada de no quedarse sin inventario en ningún ciclo de pedidos. Esos ciclos comienzan en el momento en que se presenta un pedido y terminan cuando el mismo es surtido y los artículos solicitados llegan al inventario.

En una librería, el gerente puede seleccionar un ciclo de nivel de servicio de 90% para un título determinado. En otras palabras, desea que exista una probabilidad de 90% de que la demanda de ese libro no sea mayor que la oferta durante el tiempo de entrega. La probabilidad de que el inventario se agote durante el tiempo de entrega, creándose así un faltante o una orden atrasada, es de sólo 10% (100 −90). Este riesgo de que haya faltantes, que en el sistema Q se presenta únicamente durante el tiempo de entrega, es mayor que el riesgo general de incurrir en faltantes, porque dicho riesgo es inexistente fuera del ciclo de presentación y recepción de pedidos.

Para traducir esta política en un nivel específico de inventario de seguridad, tenemos que saber cómo está distribuida la demanda durante el tiempo de entrega. Si la demanda varía poco con respecto a su promedio, entonces el inventario de seguridad puede ser pequeño. E inversamente, si la demanda durante el tiempo de entrega varía en forma considerable de un ciclo de pedidos al siguiente, el inventario de seguridad tendrá que ser grande.

La variabilidad se mide con la ayuda de distribuciones de probabilidad, las cuales se especifican en términos de una media y una varianza. Cálculo del inventario de seguridad:

Es frecuente que la persona a cargo de planificar el inventario de seguridad suponga que la

demanda está distribuida normalmente durante el tiempo de entrega, como muestra la figura

siguiente. La demanda promedio durante el tiempo de entrega es la línea central de la gráfica,

quedando 50% del área bajo la curva a la izquierda y el otro 50% a la derecha. Así pues, si se

seleccionara un ciclo de nivel de servicio de 50%, el punto de reorden R sería la cantidad

representada por esta línea central. Como R es igual a la demanda durante el tiempo de entrega

más el inventario de seguridad, este ultimo es O cuando R es igual a esta demanda promedio. La

demanda es inferior al promedio el 50% del tiempo, por lo cual el hecho de no tener un

inventario de seguridad sólo será suficiente en el 50% del tiempo.

Para brindar un nivel de servicio por encima del 50%, el punto de reorden deberá ser mayor que

la demanda promedio durante el tiempo de entrega. En la figura, eso requeriría mover el punto

de reorden hacia la derecha de la línea central, de manera que más del 50% del área bajo la

curva quedara a la izquierda de R. En la figura , se ha conseguido un ciclo del nivel de servicio

del 85%, colocando a la izquierda de R el 85% del área bajo la curva y dejando sólo el 15% a la

derecha. Calculamos el inventario de seguridad multiplicando el número de desviaciones

estándar, con respecto a la media que se requiera para aplicar el ciclo del nivel de servicio, z,

por la desviación .estándar de la demanda en la distribución de probabilidad, , durante el

tiempo de entrega.

4.5.2 Modelo de Cantidad Fija

La demanda se satisface a partir del inventario que se tiene. Si este no es adecuado, entonces la orden se satisface después o la venta se pierde. Cada vez que se hace un retiro, el balance del inventario se ajusta para mostrar continuamente el estado actual . ( sistema perpetuo) Cuando el inventario baja a un punto de reorden establecido, se coloca una orden de reabastecimiento.

Como las órdenes de reabastecimiento son siempre por la misma cantidad , es por eso que a éste modelo se le conoce como Modelo de cantidad fija de reorden.

Factores que deben considerarse al administrar cualquier sistema de inventarios:

Riesgo de faltantes Costos

Registros

Almacenamiento físico Demanda

Número de artículos que se van a manejar.

4.5.3 Modelo de Periodo Fijo

En el modelo de período fijo de reorden la demanda del cliente se satisface con el inventario

que se tiene y los faltantes traen como resultado ya sea el satisfacerlos después o la pérdida de

la venta. Pero aquí no existe una actualización perpetua de los registros de inventario, en su

lugar se hacen revisiones periódicas a intervalos fijos de tiempo. Cuando se hace una revisión, la

cantidad que se tiene ( mas la cantidad ordenada menos las faltantes) se compara con el

máximo deseado y se hace un pedido por la diferencia.

Conclusión

En la actualidad para el mundo financiero, es muy importante determinar cuál es la cantidad más óptima para invertir en un inventario, para el gerente de producción su interés será el que se cubra la materia prima necesaria para la producción en el momento que esta va a ser procesada, y para los agentes de venta, el saber que cuentan con unidades suficientes para cubrir su demanda y cualquier eventualidad que pueda aumentar las utilidades de la empresa, y para ésta conocer de qué manera puede disminuir sus costos por tener inventarios que cubran todas estas características.

La administración habilidosa de los inventarios, puede hacer una contribución importante a las utilidades mostradas por la firma. Con él la empresa puede realizar sus tareas de producción y de compra economizando recursos, y también atender a sus clientes con más rapidez, optimizando todas las actividades de la empresa.

La eficiencia del proceso de administración de un sistema de inventarios, es el resultado de la

buena coordinación entre las diferentes áreas de la empresa, teniendo como premisas sus

objetivos generales.