RECOMENDACIONES SOBRE EL CIERRE
CONTABLE Y FISCAL
sido elaborado a partir de las experiencias de directores o jefes de áreas de Contabilidad e Impuestos, que fueron recogidas a través de entrevistas. Estas
recomendaciones seguirán siendo alimentadas, a partir de nuevas experiencias y el contacto con muchos más responsables de estas áreas críticas.
Construir un checklist de comprobación, con fechas de entrega, revisión y cierre y responsables. Acompañarlo con un reporte de tiempos y actividades, para monitorear las labores que viene desarrollando cada miembro del equipo y realizar reuniones periódicas para hacerle seguimiento a los pendientes, a partir de las tareas puntuales que tiene el cronograma de cierre.
Asegurarse de estar al tanto de las últimas novedades normativas, emitidas cerca del cierre del año.
Verificar los marcos técnicos contables que le son aplicables a la Compañía (NICF basadas en NIIF plenas o NIIF para PYMES), para identificar cualquier cambio en directrices de reconocimiento, medición o revelación.
Realizar un inventario de ajustes, contabilizaciones pendientes y estimados contables.
Coordinar la participación de especialistas requeridos para los estimados, previo al cierre contable.
Efectuar conciliación de los saldos con fuentes externas (ej: Bancos, comisionistas de bolsa, portales web de clientes y proveedores).
Efectuar una conciliación entre el módulo contable y los demás módulos del sistema de información.
Realizar una revisión de partidas de naturaleza contraria en las cuentas core del negocio (ej: cuentas por cobrar, inventarios, cuentas por pagar, ingresos y costos y gastos).
Efectuar un análisis de variaciones entre la fecha de cierre, el mes anterior y el mes posterior para identificar variaciones significativas sin explicación.
1. RECOMENDACIONES GENERALES
2. RECOMENDACIONES ESPECIFÍCAS
Verificar la debida actualización de las tasas de cambio y tasas de interés de cierre.
Verificar que las partidas conciliatorias están debidamente soportadas y no tienen implicaciones significativas en los estados financieros. Ej: Intereses bancarios por registrar, recaudos por registrar, reclasificaciones, saldos créditos que deban ser reclasificados al pasivo, etc.
Verificar que las restricciones del efectivo fueron reveladas en las notas a los estados financieros. Verificar que los cheques girados con antigüedad superior a 6 meses fueron anulados e ingresados a la cuenta de bancos.
Actualizar el método de participación patrimonial, para lo cual se requiere confirmar el cierre definitivo de las cifras en las compañías subsidiarias.
Actualizar los supuestos financieros (de bases macroeconómicas) y la matriz de transición para
realizar el recálculo de la provisión de deudores bajo el modelo de pérdida esperada de NIIF 9; efectuar un análisis individualización de recuperación de cartera por cliente, a partir de las definiciones de la Sección 11 de NIIF PYMES.
Asegurar que la revelación de transacciones con partes relacionadas guarda la debida concordancia con el papel de trabajo de conciliación preparado.
Efectuar un análisis de anticipos realizados por
clientes, a partir de su antigüedad y materialidad, para efectuar una depuración completa de partidas en la cartera.
Verificar que las diferencias entre el conteo físico y el kardex fueron aclaradas y ajustadas en los estados financieros.
Verificar que ya se efectuaron los análisis,
conciliaciones y ajustes de las variaciones entre el coste estándar y el costo real de los inventarios.
Actualizar los supuestos utilizados en el cálculo del VNR de los inventarios (ej: % promedio de descuentos, % promedio de costos de venta, entre otros).
Validar el adecuado corte, registro y la valoración de los inventarios en tránsito, de acuerdo con los
INCONTERMS de las compras.
Revisar que las obras o equipos para los cuales ya se completó su construcción o montaje fueron activados. Preparar el análisis de revisión sobre los estimados implícitos en las PPE (vidas útiles, métodos de depreciación y deterioro).
¿Se cuentan con certificados actualizados de tradición y libertad de todos los bienes inmuebles?
Efectuar una conciliación de los saldos fiscales y contables utilizados en la
determinación de las diferencias entre las bases fiscales y contables, con las bases de la provisión de renta y los registros contables; efectuar un análisis de
reversión de las diferencias temporarias, para determinar la tasa de tributación promedio de recuperación.
Realizar un levantamiento de los covenants asociados a obligaciones financieras, y determinar su cumplimiento. En caso de identificar un incumplimiento de algún covenant, establecer el impacto en los registros contables y las revelaciones en los estados financieros (ej. Clasificación entre corriente y no corriente, partidas restringidas, etc).
Efectuar la causación de interés por pagar, previa conciliación con los extractos de las entidades financieras.
Validar que para las facturas de compras que no llegaron en la fecha límite del cierre y que están relacionadas con compras o servicios recibidos durante el 2020, se crearon provisiones que están debidamente registradas y soportadas.
Validar que todo lo que fue comprado por la Compañía (ByS) haya sido
contabilizado y se tenga facturación soporte. En los aplicativos SAP correr el proceso para verificar pedidos abiertos (validar si desde las áreas de compras se realizaron pedidos (Migos) que no tengan facturas).
Validar las facturas electrónicas recibidas, directamente desde la página de la DIAN. Adicionalmente, conciliar el detalle con la información de los proveedores de ByS.
Efectuar una revisión detallada de la razonabilidad del pasivo acumulado por
vacaciones como en juego de inventarios (saldo inicial + adiciones – retiros =
saldo final), tanto en términos de días como en términos monetarios.
Con la colaboración del equipo jurídico de la entidad, identificar los asesores legales externos de la entidad y obtener la confirmación del estado de los procesos legales en contra y a favor de la entidad. En caso de ser requerido, efectuar la conciliación de estas respuestas con el archivo de control del equipo jurídico. Procurar las respuestas en una fecha cercana a la aprobación de los EEFF. Actualizar las provisiones por acuerdos comerciales (puntos de fidelización,
garantías, ingresos recibidos por anticipado, descuentos, gastos por exhibición, etc.) y que estas fueron reconocidas y están adecuadamente soportadas
No realizar la provisión de renta a partir de la utilidad contable, sin realizar las depuraciones pertinentes. Recordar que la provisión es un estimado, y como tal debe revisarse anualmente.
3. RECOMENDACIONES ESPECÍFICAS EN
ASUNTOS TRIBUTARIOS
Validar mensualmente el estado de las obligaciones, y dar atención inmediata o diseñar un plan de respuesta para las obligaciones vencidas;
Validar periódicamente que los reportes o declaraciones presentados ante las autoridades tributarias hayan quedado en firme y se hayan utilizado los formatos correctos, como es el caso del Formulario 2516 y medios magnéticos.
Realizar la gestión oportuna para la aplicación de los saldos a favor.
Definir un control de confirmación periódica del estado de cuenta con la DIAN y los entes territoriales, que considere frecuencia, responsables, conciliación y registro contable de diferencias.
En relación con las obligaciones tributarias de carácter territorial (ICA – Impuesto de Industria y Comercio), sugerimos:
• Realizar validaciones periódicas para asegurar que se están presentando los impuestos territoriales en todos los municipios en donde corresponda.
• Realizar validaciones periódicas para identificar las actualizaciones en los estatutos tributarios territoriales, impactos de dichos cambios y los planes de acción para su implementación.
• Solicitar el estado de cuenta o paz y salvo en cada una de las entidades territoriales en donde la Compañía tiene la obligación de presentar declaraciones de impuestos.
• Definir un protocolo para la recepción y respuesta de los requerimientos de información de los entes de control, que considere aspectos como: Canal estándar de recepción, responsables, tiempos mínimos y máximos de respuesta, controles de validación sobre la integridad y razonabilidad de la firma y
responsabilidad de los empleados y directivos ante incumplimiento de los requerimientos.
PARA MÁS INFORMACIÓN: LUIS FERNANDO GÓMEZ Director Audit & Assurance T: +57 1 623 0199
lgomezg@bdo.com.co
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