Anta
re
s®
Versión
10
strativo
Como utilizar este Manual ... 9 Ingreso al Sistema ... 10 Usuarios ... 11 Permisos Menús ... 12 Permisos Documentos ... 13 Tablas de Parametrización ... 16 Grupos ... 16
Asignación de cuentas contables ... 17
Unidades de medida ... 18
Tipos de precio de venta ... 19
Tipos de precio de compra ... 20
Bodegas ... 21
Marcas ... 22
Submarcas ... 23
Ubicación productos ... 24
Vendedores ... 25
Consultar clientes por vendedor ... 26
Crear zonas de clientes... 27
Conductores ... 28
Tipos de clientes ... 29
Bancos ... 29
Crear y consultar Productos y Servicios ... 32
Información General ... 33
Fotografías de producto ... 36
Precios y costos ... 36
Ficha técnica... 37
Modificar datos de los productos ... 38
Anular productos ... 38
Consulta de movimiento de productos ... 39
Consulta acumulada... 39
Consulta detallada ... 39
Crear, consultar Clientes ... 42
Crear clientes ... 42
Retenciones de Clientes ... 43
Sucursales ... 45
Consultar estado de cuenta ... 46
Consultar estado de cuenta por sucursal ... 47
Consultar cartera a cortes de periodo ... 49
Consultar los pagos efectuados a una factura ... 50
Crear, consultar Proveedores ... 51
Crear proveedores ... 51
Retenciones de Proveedores... 52
Proveedores de Régimen Simplificado ... 53
Consultas de movimiento de Proveedores ... 53
Consultar estado de cuenta ... 53
Consultar cartera de proveedor a cortes de periodo ... 56
Consultar los pagos efectuados a una factura de proveedor ... 57
Saldos Iniciales ... 58
Saldos iniciales inventarios ... 58
Costo Promedio ... 59
Saldos iniciales cuentas por cobrar ... 60
Saldos iniciales cuentas por pagar ... 61
Documentos de Inventarios ... 62
... 62
Encabezado del documento ... 62
Detalle del documento ... 66
Lotes ... 68
Catálogo de productos ... 70
Pie del documento ... 72
Modificar un documento ... 73
Renumerar un documento ... 73
Anular un documento ... 74
Anular un registro ... 74
Impresión ... 74
Modificar Documentos Impresos ... 75
Consultas ... 75
Verificación De Consecutivos Faltantes ... 75
Consultar último consecutivo ... 76
Facturación ... 77
Documentos Cuentas por Cobrar ... 78
Crear un Documento ... 78
Detalle Del Documento ... 81
Pie del documento ... 82
Documentos Cuentas por Pagar ... 84
Crear un Documento ... 84
Encabezado Del Documento ... 84
Detalle Del Documento ... 87
Informes ... 89
Informes de Inventarios ... 89
Informes de Clientes ... 90
Informes de Proveedores ... 90
Consultar un Informe ... 91
Definir Rangos De Impresión ... 91
Vista Previa De Informes ... 91
Enviar Informe a Excel ... 92
Configuración de Documentos Inventarios ... 94
Parámetros Documento ... 95
Procesos Especiales por Documento ... 96
Campos Encabezado – Detalle y Cierre ... 97
Campos detalle ... 99
Campos de cierre – F10 ... 100
Inventarios ... 100
Naturaleza documento manejo inventario ... 101
Mostrar campos de valor en el detalle ... 101
Bodegas ... 101
Afectación Carteras y Contabilidad ... 102
Clientes-Proveedores ... 102
Contabilidad ... 103
Formatos Impresos ... 105
Configuración de Documentos Cuentas por Cobrar ... 112
Configuración de Documentos Cuentas por Pagar ... 117
Procesos Especiales ... 121
Procesos Especiales Inventarios ... 121
Cotización a Factura ... 121
Remisión a Factura ... 124
Pedido a Factura ... 128
... 129
Importación de Documentos ... 132
Bloqueo de Periodos ... 134
Reclasificación de NITs... 135
Borrado o Traslado de Documentos ... 136
Actualización de precios ... 138
Procesos Especiales Cuentas por Cobrar ... 141
Crear Conceptos Contables ... 141
Exportación De Documentos... 143
Importación de Documentos ... 145
Borrado o Traslado de Documentos ... 147
Procesos Especiales Cuentas por Pagar ... 149
Crear Conceptos Contables ... 149
Exportación De Documentos... 151
Importación de Documentos ... 153
Borrado o Traslado de Documentos ... 155
Transformación De Productos ... 157
Proceso de Transformación ... 159
Comisión Vendedores... 161
Por Vendedor ... 161
Por Grupo ... 162
Por Producto ... 163
Liquidación por Recaudo ... 164
Por Vendedor ... 164
... 164
Por Fecha de Vencimiento ... 165
Tips Antares ... 169
Instalar el sistema ... 169
Referenciar Bases de Datos ... 172
Método Antares.DLL ... 172
Desde el Menú Principal ... 174
Decimales ... 176
Proceso Estrella ... 177
Desactivar UAC (User Account Control) en Windows... 178
Actualizar Administrativo... 180
Como utilizar este Manual
Tema Principal
Tema Principal.Subtema
Subtemas derivados del tema principal
Subtema del subtema Tema anexo del subtema o subtitulo
Muestra la ruta a seguir dentro del programa partiendo del Menú Principal
1. • Menú Principal 2. • Sub Menú 1 3. • Sub Menú 2
Ingreso al Sistema
Presione doble clic en el icono Administrativo Antares® ubicado en el escritorio de Windows.
Al abrir el programa aparecerá un cuadro de dialogo en el cual deberá ingresar el nombre del usuario y contraseña asignados por el administrador del sistema.
USUARIO: ANTARES
CLAVE: 0706
Usuarios
Cuando se instala el programa, el Administrador del sistema debe crear los usuarios y asignar los permisos correspondientes para el manejo del sistema, dependiendo de los procedimientos de cada usuario dentro del programa. El usuario Antares cuenta con todos los permisos, con este usuario
puede hacer los cambios
correspondientes.
Para crear un usuario presione clic en el botón Nuevo a continuación el sistema le asigna un código, en Nombre
Completo ingrese el nombre completo
del usuario, En Usuario ingrese el nombre con el que va ingresar el usuario
1. •CONFIGURACION DEL SISTEMA 2. •USUARIOS
al sistema y en password la clave de ingreso, esta puede ser alfanumérica de 10 caracteres.
Permisos Menús
Para definir los permisos en la parte izquierda aparecen los botones de ingreso a cada conjunto de menús: Menú principal, Inventarios y facturación, cuentas por cobrar,
cuentas por pagar,
configuración del sistema y otros módulos. Seleccione de acuerdo a sus criterio, a continuación se presenta la pantalla con pestañas, cada una de estas es el ingreso a otro menú o una pantalla. Solo
seleccione la pestaña y en cada una de ella aparecen los botones de ingreso o de permiso, solo con activar se genera el permiso, si desactiva este se anulara para el usuario.
Permisos Documentos
Antares cuenta con permisos de ingreso a los tipos de documento de inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Seleccione el botón de permiso de documentos por cada uno de los módulos Tipo Doc. Inventarios, Tipo Doc. Clientes y Tipo Doc. Proveedores, aparece la pantalla con los tipos de documento del módulo indicado, seleccione los tipos de documento a los cuales les quiere dar permiso al usuario.
Si desea quitar el permiso a un documento seleccione el botón indicador izquierdo y presione el botón suprimir (Supr o Delete) del teclado. El sistema presenta un recuadro de confirmación presione Si para borrar el permiso.
Seleccione el indicador y presione Supr o
Cambiar Clave
Para cambiar su clave de usuario vaya al Menú Principal, y en la de clic en el botón
el sistema abre la ventana de Información General del Sistema, en esta ventana de clic en el botón Cambio Clave. Escriba la clave deseada en el campo Nueva Clave (Debe escribirla dos veces), para confirmar de clic en el botón Cambiar.
Tablas de Parametrización
Para iniciar a ingresar procesos de información por periodos, debe crear las tablas básicas y configurar el sistema para que esta información sea la pertinente a su empresa. Ejemplo: Unidades de Medida, Bodegas, Grupos de Clasificación de productos, ubicaciones entre otros.
Grupos
En Antares cuenta con dos divisiones Grupos y subgrupos estos le permiten clasificar y/o organizar los productos de su inventario.
Para Crear Nuevos Grupos y Subgrupos, Presione clic en el botón Crear, el sistema le asigna un código interno, ingrese el nombre del grupo y si desea manejar subgrupos en la parte inferior aparece la
1. •INVENTARIOS, SERVICIOS Y FACTURACION
2. •PRODUCTOS Y SERVICIOS
opción de ingreso en forma de lista. El Porcentaje Comisión es para el manejo de comisiones de vendedor y el indicador de manejo de báscula es para el sistema de Punto de Venta POS.
Asignación de cuentas contables
Antares le permite manejar diferentes cuentas por cada una de las clasificaciones o grupos de sus productos. Usted puede asignar a cada grupo las cuentas contables de inventarios y costos para el control de inventario permanente. Adicionalmente puede manejar ventas, ivas y retenciones diferenciales por cuenta y concepto de ventas y compras.
Seleccione el grupo que desea parametrizar y a continuación presione clic en la pestaña contabilización ingrese las cuentas de acuerdo a la solicitud de la pantalla.
1. •INVENTARIOS, SERVICIOS Y FACTURACION 2. •PRODUCTOS Y SERVICIOS
3. •GRUPOS Y SUBGRUPOS 4. •PESTAÑA CONTABILIZACION
Si no desea manejar cuentas diferenciales por grupo, debe parametrizar las cuentas en el tipo de documento.
Unidades de medida
Antares® presenta una lista predeterminada de las principales unidades de medida que son utilizadas para del inventario.
Para crear nuevas unidades de medida, Presione clic en el botón Nueva, a continuación escriba la abreviatura (máximo tres caracteres) en el campo abreviatura, en nombre el nombre completo de la unidad de medida en el campo descripción ingrese información adicional sobre la unidad de medida.
Para modificar una Unidad de Medida seleccione en el campo Buscar, presione clic en el botón modificar y a
1. •INVENTARIOS, SERVICIOS Y FACTURACION 2. •PRODUCTOS Y SERVICIOS
3. •CONFIGURACION DE PRODUCTOS Y SERVICIOS 4. •UNIDADES DE MEDIDA
continuación ubíquese en el campo que desea modificar.
Para eliminar una unidad de medida seleccione en el campo Buscar, presione clic en el botón Anular, el sistema le presenta un mensaje de aprobación.
Tipos de precio de venta
La opción de creación de tipos de precios de venta le permite definir diez listas de precios de venta, las cuales puede vincular con los clientes, estos precios solo los puede utilizar en documentos de venta, como facturas de venta, remisiones y pedidos.
Para crear Tipos de Precios de Venta, ingrese a creación de tipos de precio de venta, digite en la columna descripción el nombre asignado a cada uno de los precios. Por ejemplo (Crédito, Contado; Mayorista, usuario final, etc.).
1. •INVENTARIOS, SERVICIOS Y FACTURACION 2. •PRODUCTOS Y SERVICIOS
3. •CONFIGURACION DE PRODUCTOS Y SERVICIOS 4. • CREAR TIPOS DE PRECIO DE VENTA
Los precios de venta se ingresan por consulta modificación y creación de productos.
Tipos de precio de compra
La opción de creación de tipos de precios de compra le permite definir siete listas de precios de compra. Estas listas le permiten manejar los precios de sus proveedores en
documentos como compras, órdenes de compra entre otros.
Para crear Tipos de Precios de compra, ingrese a creación de tipos de precio de compra, digite en la columna descripción el nombre asignado a cada uno de los precios. Por ejemplo (Crédito, Contado; Mayorista, usuario final, etc.).
1. •INVENTARIOS, SERVICIOS Y FACTURACION 2. •PRODUCTOS Y SERVICIOS
3. •CONFIGURACION DE PRODUCTOS Y SERVICIOS 4. • CREAR TIPOS DE PRECIO DE COMPRA
Los precios de compra se ingresan por consulta modificación y creación de productos.
Bodegas
Las bodegas son las diferentes ubicaciones de los productos, estas pueden ser físicas o por procesos. EJ: Bodega principal, bodega calle 11, etc. Para crear una bodega nueva ingrese y presione clic en el botón Nueva Bodega, a continuación ingrese la información solicitada. Para modificar una bodega existente ingrese por Buscar seleccione la bodega y haga los cambios en los campos deseados. El código de la bodega es un numero interno del sistema, no es modificable.
1. •INVENTARIOS, SERVICIOS Y FACTURACION 2. •PRODUCTOS Y SERVICIOS
3. •CONFIGURACION DE PRODUCTOS Y SERVICIOS 4. • BODEGAS
Marcas
Antares® le permite manejar diferentes marcas por cada producto y asi mismo generar informes de productos y de inventarios por esta clasificación, esta puede ser diferente a la de los grupos. Para crear una marca ingrese y presione clic en el botón Nueva marca a continuación ingrese el nombre de la marca y para crear una nueva, presione clic nuevamente en el botón Nueva Marca. El código que asigna el sistema es un
numero interno que no se puede modificar. Para modificar el nombre de una marca existente, seleccione el botón buscar la marca y a continuación modifique el nombre. Para eliminar la marca seleccione en el botón buscar la marca que desea anular y a continuación presione clic en el botón modificar, el sistema le presenta un recuadro de aprobación.
1. •INVENTARIOS, SERVICIOS Y FACTURACION 2. •PRODUCTOS Y SERVICIOS
3. •CONFIGURACION DE PRODUCTOS Y SERVICIOS 4. • MARCAS
Submarcas
Las submarcas permiten crear una nueva sud-división en la clasificación de los productos y con esto conseguir dividir en más detalle el inventario. Todos los informes de marca presentan la sub-marca. Para crear una nueva submarca, presione clic en el botón Nueva sub-marca. Para modificar el nombre de una submarca existente, seleccione el botón buscar la submarca y a continuación modifique el nombre.
Para eliminar la marca seleccione en el botón buscar la submarca que desea anular y a continuación presione clic en el botón modificar, el sistema le presenta un recuadro de aprobación.
1. •INVENTARIOS, SERVICIOS Y FACTURACION 2. •PRODUCTOS Y SERVICIOS
3. •CONFIGURACION DE PRODUCTOS Y SERVICIOS 4. • SUBMARCA
Ubicación productos
Esta tabla le permite definir la ubicación física de los productos en las bodegas de almacenamiento. Estas las puede crear a su criterio, los campos son alfanuméricos. Para crear una ubicación presione clic en el botón Nueva ubicación y a continuación en el campo Estante ingrese el número del estante, este es el valor del más grande, luego puede colocar otro número o letra para los paneles que subdividen los estantes. Para modificar
seleccione en el campo buscar y a continuación se hace la modificación. Para eliminar una ubicación seleccione en el campo buscar y presione clic en el botón eliminar, el sistema presenta recuadro de confirmación. El código es asignado por el sistema y no puede modificarse.
1. •INVENTARIOS, SERVICIOS Y FACTURACION 2. •PRODUCTOS Y SERVICIOS
3. •CONFIGURACION DE PRODUCTOS Y SERVICIOS 4. • UBICACION PRODUCTOS
Vendedores
Este módulo permite ingresar los datos de los vendedores y su información personal.
Para crear un vendedor, presione clic en el botón Nuevo Vendedor, el sistema le asigna un código interno que no es modificable, si desea crearle un código particular de la empresa en el campo código interno, a continuación ingrese la información del vendedor.
El campo Usuario POS es para vincular el vendedor o cajero con el usuario, para este proceso debe crear primero el usuario por la opción de Usuarios.
El campo de porcentaje de comisión y de recaudo es para la liquidación de comisiones por venta.
Para que el vendedor aparezca en las pantallas de ingreso de información se debe dejar como activo.
1. •CUENTAS POR COBRAR 2. •CLIENTES
3. •VENDEDORES
No se pueden anular vendedores, para que no aparezcan en las consultas debe
Para modificar la información de un vendedor seleccione el vendedor en la opción buscar y haga las modificaciones correspondientes.
Consultar clientes por vendedor
Para consultar los clientes que son de un vendedor determinado puede hacerlo por la opción de informes emitiendo el informe de clientes por vendedor o en este pantalla puede llamar el vendedor en la opción buscar y presione clic en la pestaña Clientes.
Para consultar la información del cliente presione clic en el botón a la derecha de consulta y lo lleva a la pantalla de información del clientes
Presione acá para ver la información detallada del cliente
Informe vendedores
Por esta opción puede emitir el informe de los vendedores de forma alfabética.
Crear zonas de clientes
El sistema Antares permite agrupar los clientes por Zonas o Ciudades, permitiendo emitir informes de ventas, cartera y demás, por cada una de las Zonas.
Para crear Zonas O Ciudades Presione clic en el botón Nueva Zona y a continuación ingrese la información solicitada. El código que asigna el sistema es un auto
1. •CUENTAS POR COBRAR 2. •CLIENTES
numérico que no se puede modificar. Para modificar la información de una zona seleccione en buscar y a continuación haga la modificación. Para eliminar una zona en el botón buscar seleccione la zona y a continuación presione clic en el botón eliminar, el sistema presenta el botón de mensaje de confirmación.
Conductores
Si maneja conductores en sus despachos, debe crearlos inicialmente por esta opción. Ingrese y a continuación presione clic en el botón Nuevo Conductor e ingrese la información del mismo. El código que asigna el sistema es un auto numérico que no se puede modificar. Para modificar la información de un conductor seleccione en buscar y
a continuación haga la modificación. Para eliminar un conductor seleccione en el botón buscar el conductor y a continuación presione clic en el botón eliminar, el sistema presenta el botón de mensaje de confirmación.
1. •CUENTAS POR COBRAR 2. •CLIENTES
Tipos de clientes
Esta opción le permite clasificar los clientes por tipo de actividad o si desea puede hacerlo a su criterio. Con esta opción puede tener informe de cliente por tipo, ventas por tipo y cartera por tipo de cliente. El código que asigna el sistema es un número interno que no se puede
modificar.
Para modificar la información el tipo de cliente seleccione en buscar y a continuación haga la modificación. Para eliminar un tipo de cliente busque el tipo a eliminar y a continuación presione clic en el botón eliminar, el sistema presenta el botón de mensaje de confirmación.
Bancos
Esta tabla le permite el almacenamiento de la información de los Bancos y tarjetas. Se utiliza en el
1. •CUENTAS POR COBRAR 2. •CLIENTES
3. •TIPOS DE CLIENTE
1. •CONFIGURACION DEL SISTEMA 2. •BANCOS
caso de los bancos para el manejo de pagos por cuentas por pagar o por cobrar. En el caso de las tarjetas para el manejo contable de las formas de pago a contado en el sistema de punto de venta POS.
El sistema se entrega con todos los bancos nacionales creados.
Para crear Bancos, presione clic en el botón Nuevo banco, ingrese el código del banco, puede utilizar el código de manejo nacional. A continuación ingrese la información solicitada. Los terceros que aparecen en la opción NIT, son aquellos que están definidos como clase Otro. En Tipo seleccione si es cheque o tarjeta. Para el manejo de consecutivos de cheque solo lo hace con los definidos como cheques.
Para modificar la información de un banco seleccione en buscar y a continuación haga la modificación. Para eliminar un banco seleccione en el botón buscar el banco y a continuación presione clic en el botón eliminar, el sistema presenta el botón de mensaje de confirmación.
Manejo de tarjetas de crédito forma de pago contado En la facturación de contado que maneja
forma de pago, para la contabilización de las tarjetas de crédito, primero debe parametrizar las cuentas en esta opción.
Las cuentas de retención deben parametrizarse primero en el módulo de contabilidad para que aparezcan en esta pantalla
Presione clic en la pestaña cuentas contables tarjetas de crédito e ingrese las cuentas y los porcentajes correspondientes de acuerdo a lo solicitado. El sistema trae los porcentajes de las cuentas de retención que se encuentran parametrizados en contabilidad Antares®, pero el usuario las puede cambiar a su criterio.
Crear y consultar Productos y Servicios
Los productos son la base fundamental de su inventario y del manejo de la documentación en Antares®. No importa si son de inventarios o de servicios, el sistema requiere de estos conceptos para el manejo del inventario o de la facturación de servicios.
Para crear un producto presione clic en el botón Nuevo producto , el sistema le asigna un código auto numérico el cual no se puede modificar, a continuación ingrese la referencia del producto (si la utiliza, es un alfanumérico de 20 caracteres), y el código de barras (si lo utiliza). Ubiquese en el campo Nombre e ingrese el nombre del producto (100 caracteres).
A continuación explicamos el objeto de cada uno de los campos por pestaña.
1. •INVENTARIOS, SERVICIOS Y FACTURACION
2. •PRODUCTOS Y SERVICIOS
Información General
Grupo: En este puede asignar el
grupo previamente creado al cual pertenece el producto, despliegue el campo grupo y seleccione. Si el grupo no está creado, puede traer la pantalla de creación de grupos dando doble clic sobre este.
Subgrupo: El subgrupo es una
subdivisión de los grupos, seleccione en la pestaña. Para crear subgrupos, debe hacerlo por la opción de grupos.
Marca: Esta división es independiente a la de los grupos y le permite generar informes por esta característica.
Si desea crear una marca nueva seleccione doble clic sobre el campo.
SubMarca: Esta división depende de las marcas y le permite generar informes por esta característica. Si desea
crear una submarca nueva seleccione doble clic sobre el campo.
Unidad de Empaque: Este campo es texto y solo es informativo, no genera información en informes o
Ubicación: Indique en que ubicación se encuentra el producto en su bodega de almacenamiento. Para crear
nuevas ubicaciones presione doble clic en este campo.
Gravado IVA: Con este campo usted puede manejar IVA diferencial por cada producto. Al activar este campo
el sistema coloca al frente un campo llamado %IVA, ingrese acá el porcentaje correspondiente. Si selecciono Impo-consumo y desea hacer el cambio a Gravado IVA, primero debe borrar el porcentaje de impuesto al consumo que ingreso y luego desactivar la opción.
Impo-Consumo: En este campo ingresa el porcentaje de
Impuesto al consumo determinado por el gobierno nacional para venta de productos que se consumen en restaurantes,
bares, hoteles, tiendas y demás. Si selecciono IVA y desea hacer el cambio a Impo-Consumo, primero debe borrar el porcentaje de iva que ingreso y luego desactivar la opción.
Unidad de Medida: La unidad de medida básica de manejo del inventario. En el
caso de que maneje productos de producción, la unidad de medida a ingresar en este campo es la unidad mínima de producción. Ingrese la unidad de medida más pequeña en U. Med, y en el campo U. Conv la unidad más grande, y en el campo
Cantidad Con. Ingrese el valor correspondiente a la conversión (Este campo tiene
tres decimales).
Si en los documentos parametriza IVA incluido, al crear el producto asi este sea exento debe parametrizar que es gravado y en el porcentaje colocar 0.
Ejemplo U. Med: GRAMOS
U. Conv: KILO Cantidad Con: 1000
Tipo de producto: Indique si el producto descarga el inventario o es un servicio. Los productos de servicios
no hacen movimientos de conteo de inventarios, ni calculan costos.
Maneja Componentes/Ficha Técnica: Esta opción se utiliza para el manejo de KITS, producción o
transformación de productos. Cuando se activa esta opción la pestaña ficha técnica, permite el ingreso de los productos que hacen parte de este producto terminado.
Cuando cree los productos terminados o que tienen componentes, debe tener en cuenta que primero debe crear las materias primas o los componentes.
Fotografías de producto
El sistema le permite indexar la fotografía del producto y genera un informe de los productos. También se presenta como consulta en el módulo de punto de venta POS.
Para adjuntar la imagen, primero cree una carpeta con las imágenes en el sitio donde se encuentran ubicadas las bases de datos. Luego seleccione el producto en el campo buscar por Nombre y en el botón de la cámara presione clic, a continuación el sistema le presenta una pantalla de navegación de Windows, seleccione la imagen. El sistema crea una copia de la imagen en la misma carpeta con el código del producto.
Precios y costos
En esta opción puede ingresar las listas de precios de venta y las listas de precios de costo. Es importante crear los conceptos de tipos de
precios de venta y tipos de precios de compra con anterioridad. Seleccione el producto en las opciones de búsqueda y a continuación clic en la pestaña precios y costos e ingrese los valores de acuerdo a su empresa.
Mínimos y Máximos: En esta pestaña también encontrara la opción del ingreso de los valores de mínimos y
máximos para el control de inventarios, estos valores se deben ingresar manualmente. El sistema en el momento del ingreso de documentos si son de salida informara los mínimos y si son de entrada informara los máximos. También existen informes comparativos de existencias con las cantidades de mínimos y máximos.
Observaciones Producto: Acá puede ingresar una descripción más detallada de los productos, esta
información se puede imprimir en los documentos.
Fechas: El sistema presenta la última fecha de entrada y la última fecha de salida de los productos. Son solo de
consulta.
Ficha técnica
En caso de manejo de transformación de productos en esta pestaña puede ingresar los componentes del producto a
transformar. Primero debe activar en Información General la opción Maneja Componentes / Ficha técnica. Seleccione en el campo código el producto que desea ingresar y a continuación en cantidad coloque la cantidad que hace parte del producto terminado. Es importante tener en cuenta que esta cantidad debe ser para hacer un solo producto y en la unidad de medida que se le coloco.
Modificar datos de los productos
Para realizar cambios en los datos generales de los productos despliegue el menú de caída de los campos de búsqueda por Nombre o Referencia, luego presione clic en el botón modificar y haga los cambios correspondientes.
Anular productos
Ubíquese en las opciones de búsqueda por nombre o referencia, seleccione el producto a Anular, cuando el sistema le presente el producto en pantalla presione clic en el botón Anular. El sistema presenta un recuadro de confirmación del proceso.
Para buscar productos por el código, ubíquese en el campo referencia e ingrese el código.
Si el producto tiene movimiento NO LO PODRÁ ANULAR, el sistema presenta un recuadro informativo. Sin embargo sí desea que este producto no siga saliendo en los informes entonces presione clic en el campo inactivo de esté módulo.
Consulta de movimiento de productos
Existen dos consultas de movimiento acumulada y detallada.
Consulta acumulada
Esta consulta aparece en la página de información general y presenta el movimiento total del producto, acumulado por movimiento de entradas y salidas y remisiones.
Consulta detallada
Esta consulta va desde el acumulado del movimiento por cada bodega, por un año completo y se genera detalladamente hasta el documento de ingreso de este movimiento.
1. •INVENTARIOS, SERVICIOS Y FACTURACION 2. •PRODUCTOS Y SERVICIOS
3. •CREAR CONSULTAR PRODUCTOS
1. •INVENTARIOS, SERVICIOS Y FACTURACION 2. •PRODUCTOS Y SERVICIOS
Seleccione el producto en las opciones de búsquedas, y seleccione la pestaña de movimiento acumulado. A continuación seleccione el año en y la bodega donde desea hacer la consulta. El sistema le presenta la lista de los 12 meses del año con los movimientos de entradas, salidas y los costos correspondientes. Para consultar el auxiliar de un periodo, presione clic en la flecha azul que se encuentra en la parte derecha y frente a cada periodo. Si desea consultar un documento especifico, presione clic en el botón de la flecha azul que se encuentra frente a cada documento.
Crear, consultar Clientes
En este módulo se pueden crear los clientes con su información general y detallada. Además se puede consultar la información de movimiento y cartera de los clientes.
Crear clientes
Presione clic en el botón Crear Cliente, el sistema se ubica en el Nit, ingrese el número del Nit o la cedula del tercero, el sistema pregunta si lo quiere crear, si presiona SI, se asigna automáticamente el digito de verificación.
A continuación ingrese la información del tercero de acuerdo a su criterio.
1. •CUENTAS POR COBRAR 2. •CLIENTES
3. •CREAR CONSULTAR CLIENTES
Los campos de Dirección, Municipio DANE e Identificación
Retenciones de Clientes
Auto retenedor y/o NO Retener: Este le permite no generar retención por este tercero.
Retenedor de IVA: Genera la retención de IVA, de acuerdo a los porcentajes y bases, parametrizadas en el
tipo de documento en el módulo de inventarios.
Retenedor de ICA: Genera la retención de ICA, de acuerdo a los porcentajes y bases, parametrizadas en el
Excluido IVA: Para aquellas entidades a las cuales aunque los productos estén gravados con IVA, no se les
debe incluir este gravamen. Información Comercial
En esta opción se ingresa la información comercial de los clientes, como el vendedor, cupo de crédito, los días de crédito, las listas de precios y los medios de contacto.
El campo de Exento de control de Mora es para cuando el usuario tiene desactivado el permiso de mora, pero para este cliente no se debe hacer este control.
Desactivar en Administrativo, es que no aparezca como cliente, pero siga como tercero en el módulo contable.
Las observaciones que se ingresan acá, se visualizan en el momento de ingresar documentos y si se desea también se pueden imprimir en los formatos impresos.
Sucursales
Antares® le permite crear por cada cliente N sucursales, sin necesidad de crear un tercero diferente. Presione la pestaña sucursales e ingrese en forma de lista cada una de estas. El campo Cod. Es un numeral interno del sistema no se puede modificar, si desea tener un código propio para cada sucursal puede utilizar el campo
C.Interno.
Estas sucursales también se pueden usar para el manejo de diferentes vehículos de un propietario es por este motivo que al ingresar a la subcarpeta de la sucursal aparece la opción de ingresar información adicional de los vehículos.
El manejo de los clientes con sucursal, le permite el manejo independiente de los datos generales por sucursal, cartera e informes de clientes.
Consultas de movimiento de clientes
Consultar estado de cuenta
Despliegue el menú de caída y seleccione el cliente a consultar a continuación presione clic en la carpeta acumulados. Al ingresar el sistema le permite seleccionar el año del cual desea consultar, al seleccionar el año le presenta los doce meses de este con la información Débitos y Créditos y el saldo por cada periodo. Para conocer el auxiliar de un periodo determinado, presione clic en el botón de flecha azul que se encuentra frente a cada periodo. Si ya desea consultar el documento directamente, presione clic en el botón de flecha azul que se encuentra
1. •CUENTAS POR COBRAR 2. •CLIENTES
3. •CREAR - CONSULTAR CLIENTES 4. • PESTAÑA ACUMUALDOS
frente a cada uno de los documentos.
Para aquellos documentos que provienen del módulo de inventarios y se desea conocer su movimiento de productos, el sistema le permite en estos documentos hacer esta consulta, sin tener que salir al módulo de inventarios. Cuando se llama el documento en la consulta del extracto, presione clic en el botón Consulta Doc. Inventarios.
Consultar estado de cuenta por sucursal
1. • CUENTAS POR COBRAR 2. • CLIENTES
3. • CREAR - CONSULTAR CLIENTES 4. • PESTAÑA SUCURSALES
Antares® le permite consultar el estado de cuenta por cada una de las sucursales de un cliente. Seleccione el cliente que desea consultar en las opciones de búsqueda, presione clic en la pestaña sucursales y el boton de flecha azul que aparece frente a cada sucursal. El sistema presenta la información general de la sucursal, presione clic en la pestaña acumulado cartera y aca se presenta el acumulado por el año y sus doce meses, seleccione el año que desea consultar y frente a cada periodo aparece el boton de flecha azul, en este puede hacer clic para que lo lleve al estado de cuenta. Si desea consultar un documento determinado, presione clic en el botón de flecha azul el cual lo lleva al documento.
Consultar cartera a cortes de periodo
Por esta opción puede consultar el estado de cartera de un cliente a un periodo determinado, así el cliente ya haya efectuado pagos. Seleccione el cliente a consultar en la opción de Buscar, presione clic en la carpeta Estado de Cartera por Fecha, Seleccione el año y el mes a consultar y el sistema le presentará en pantalla la información de la cartera del cliente a ese corte de periodo.
1. •CUENTAS POR COBRAR 2. •CLIENTES
3. •CREAR - CONSULTAR CLIENTES 4. • ESTADO DE CARTERA POR FECHA
Consultar los pagos efectuados a una factura
Por esta opción puede consultar cada uno de los abonos realizados a una factura.
Para consultar el historial de pagos seleccione el tipo de documento y digite el número a buscar. Automáticamente aparecerán los documentos y las fechas en las cuales se abonó o canceló ese documento.
Si desea consultar el documento con el que se hizo el abono, presione clic en el botón de flecha azul que aparece frente a cada uno de los documentos.
1. • CUENTAS POR COBRAR
2. • CLIENTES
Crear, consultar Proveedores
En este módulo se pueden crear los proveedores con su información general y detallada. Además se puede consultar la información de movimiento y cartera de los proveedores.
Crear proveedores
Presione clic en el botón Crear Proveedor, el sistema se ubica en el Nit, ingrese el número del Nit o la cedula del tercero, el sistema pregunta si lo quiere crear, si presiona SI, se asigna automáticamente el digito de verificación.
A continuación ingrese la información del proveedor de acuerdo a su criterio.
1. •CUENTAS POR PAGAR 2. •PROVEEDORES
3. •CREAR CONSULTAR PROVEEDORES
Los campos de Dirección, Municipio DANE e Identificación
Retenciones de Proveedores
Auto retenedor y/o NO Retener: Este le permite NO generar retención por este proveedor.
Retenedor de IVA: Genera la retención de IVA, de acuerdo a los porcentajes y bases, parametrizadas en el
tipo de documento en el módulo de inventarios.
Retenedor de ICA: Genera la retención de ICA, de acuerdo a los porcentajes y bases, parametrizadas en el
Proveedores de Régimen Simplificado
Para el manejo de los proveedores de régimen simplificado el sistema le permite que solo por estos no liquide iva en los documentos de compra si en tipo le selecciona Reg. Simplificado. El manejo de retenciones lo hace de acuerdo a la parametrización del documento. En el documento también puede manejar la retención de iva asumida.
Consultas de movimiento de Proveedores
Consultar estado de cuenta
Despliegue el menú de opción de búsqueda y seleccione el proveedor a consultar, a continuación presione clic en la carpeta acumulada. Al ingresar el sistema le permite seleccionar el año del cual desea consultar, al seleccionar el año le presenta los doce meses de este con la información Débitos y Créditos y el saldo por cada periodo. Para conocer el auxiliar de un periodo determinado, presione clic en el botón de flecha azul que se encuentra frente a cada periodo. Si ya desea consultar el documento directamente, presione clic en el botón de flecha azul que se encuentra frente a cada uno de los documentos.
1. •CUENTAS POR PAGAR 2. •PROVEEDORES
3. •CREAR - CONSULTAR PROVEEDORES 4. • PESTAÑA ACUMUALDOS
Para aquellos documentos que provienen del módulo de inventarios y se desea conocer su movimiento de productos, el sistema le permite en estos documentos hacer esta consulta, sin tener que salir al módulo de inventarios. Cuando se llama el documento en la consulta del extracto, presione clic en el botón Consulta Doc. Inventarios.
Consultar cartera de proveedor a cortes de periodo
Por esta opción puede consultar el estado de cartera de un proveedor a un periodo determinado, así el proveedor ya haya efectuado pagos. Seleccione el proveedor a consultar en la opción de Buscar, presione clic en la carpeta Estado de Cartera por Fecha, seleccione el año y el mes a consultar y el sistema le presentará en pantalla la información de la cartera del cliente a ese corte de periodo.
1. •CUENTAS POR PAGAR 2. •PROVEEDORES
3. •CREAR - CONSULTAR PROVEEDORES 4. • ESTADO DE CARTERA POR FECHA
Consultar los pagos efectuados a una factura de proveedor
Por esta opción puede consultar cada uno de los abonos realizados a una factura de un proveedor. Para consultar el historial de pagos seleccione el tipo de documento y digite el número a buscar. Automáticamente aparecerán los documentos y las fechas en las cuales se abonó o canceló ese documento.
Si desea consultar el documento con el que se hizo el abono, presione clic en el botón de flecha azul que aparece frente a cada uno de los documentos.
1. •CUENTAS POR PAGAR
Saldos Iniciales
Cuando se está iniciando con el sistema, se le debe informar a este que saldos iniciales se tienen de acuerdo a los cierres contables. Estos saldos se deben ingresar para inventarios, cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Estos saldos no cargan al módulo contable, permitiendo que el encargado de esta área haga los ajustes de acuerdo a su criterio.
Saldos iniciales inventarios
En esta opción usted ingresa el inventario inicial en cantidades y costos con el que va empezar su proceso.
Al ingresar a la pantalla de documentos de inventarios, seleccione el tipo de documento,
Nota de Inventario Inicial. El sistema se
ubica en el campo Nro. de Documento,
1. •INVENTARIOS, SERVICIOS Y FACTURACION
ingrese de acuerdo a su criterio. El sistema pregunta que si desea crear el documento presione SI para continuar. Ingrese fecha, bodega de destino y observaciones.
Luego de ingresar estos datos el sistema se ubica en la parte del detalle del documento, acá ingresaremos los productos, el sistema solicita el código, si no lo conoce lo puede consultar
por Catalogó de productos. Ingrese en el campo entradas la cantidad del inventario y en el costo el valor correspondiente al precio de compra. Con este costo se inicia el proceso de costeo promedio.
Costo Promedio
El sistema de costeo de Antares® es PROMEDIO. El sistema genera este costo con todos los documentos de naturaleza entradas incluyendo el de Inventario Inicial. A continuación detallaremos la formulación del costo promedio y un ejemplo de esta.
Si tiene varias bodegas, debe crear un documento diferente para cada una de estas.
(costo entradas * cantidad entrada) + (costo existencia * cantidad existencia) (cantidad entrada +cantidad salida)
Ejemplo:
El producto X tiene una existencia de 225 unidades cada una a $355. El 10 de enero ingresan 625 unidades cada una a $380
Formula = ($380 * 625 Und.) + ($355 * 225 Und.) (625 Und. + 225 Und)
Solución = (237.500) +(79.875) / (850) = 373.38
El nuevo costo promedio del producto X es 373.38
Saldos iniciales cuentas por cobrar
En este módulo podrá cargar los saldos iniciales por cada cliente por facturas, sin necesidad de ingresar los productos. Estos documentos no pasan al módulo contable. Para ingresar estos documentos se deben crear primero los clientes.
En caso de manejar productos similares pero con un a fluctuación muy alta del costo, se aconsejan manejar con referencias diferentes.
1. •CUENTAS POR COBRAR
2. •DOCUMENTOS CLIENTES 3. •CARGUE SALDOS INICIALES
Seleccione en el menú de caída el cliente al que se va a cargar los datos, luego escoja el tipo de factura para el cargue, acto seguido ingrese los datos del documento a cargar (fecha, valor total, IVA, retenciones), estos valores el sistema no los liquida. Repita el proceso para cada documento de ese cliente, sin importar las fechas de las facturas.
Para ingresar la información de otro cliente, solo selecciónelo en el menú Buscar y repita el proceso.
Saldos iniciales cuentas por pagar
En este módulo podrá cargar los saldos iniciales por cada proveedor por facturas, sin necesidad de ingresar los productos. Estos documentos no pasan al módulo contable. Para ingresar estos documentos se deben crear primero los proveedores.
Seleccione en el menú de caída el proveedor al que se va a cargar los datos, luego escoja el tipo de factura para el cargue, acto seguido ingrese los datos del documento a cargar (fecha, valor total, IVA, retenciones), estos valores el sistema no los liquida. Repita el proceso para cada documento de ese proveedor, sin importar las fechas de las facturas. Para ingresar la información de otro proveedor, solo selecciónelo en el menú Buscar y repita el proceso.
1. •CUENTAS POR PAGAR
2. •DOCUMENTOS PROVEEDORES
Documentos de Inventarios
Crear un documento
Para crear un documento en el módulo de inventarios realice el siguiente procedimiento:
Encabezado del documento
1. •INVENTARIOS SERVICIOS Y FACTURACION 2. •DOCUMENTOS DE INVENTARIOS Y SERVICIOS
1. Despliegue el menú de caída en el campo Tipo de Documento y seleccione el tipo de documento en el cual va a trabajar. Aquí solo aparecerán los documentos a los cuales el usuario tiene permiso.
2. Ingrese el número de documento a crear. Si el tipo de documento controla consecutivos entonces el sistema traerá el número automáticamente según el consecutivo asignado en la configuración del sistema.
3. Si el documento ya está creado y pertenece al periodo en que se está trabajando el sistema carga el
documento y presenta los datos contenidos en este, si está creado en otro periodo presenta un recuadro informativo del periodo y el año en que está creado.
4. En el campo fecha, digite solamente el día, el sistema se encarga de asignar el periodo y el año que usted
seleccionó al ingresar al módulo. Si la fecha que usted ingresa no coincide con el periodo que seleccionó al ingresar al módulo, el sistema le emite el mensaje “La fecha no coincide con el periodo”. El sistema le asignará a las fechas, el año que usted seleccionó al ingreso de este módulo, si no coincide entonces no podrá ingresar la fecha.
5. Despliegue el menú de caída en el campo nombre y de forma alfabética seleccione el nombre del cliente o
proveedor dependiendo del tipo de documento. Si el cliente – proveedor no ha sido previamente creado, el sistema presenta un recuadro informativo en el cual avisa la inexistencia de éste y pregunta si desea o no
crearlo al presionar clic en Sí el sistema lo traslada al módulo de creación de clientes – proveedores; ingrese la información solicitada en el módulo y presione clic en salir para volver al documento en creación. Como mínimo se debe ingresar el NIT, el nombre, la dirección y el teléfono del cliente o del proveedor.
Búsqueda Inteligente: Este botón le permite buscar en los clientes en cualquier parte del nombre.
6. Ingrese la fecha de vencimiento del documento (si la tiene) siguiendo el mismo formato establecido en el
campo Fecha de este módulo. Si al crear el cliente – proveedor se ingresó la cantidad de días de crédito automáticamente el programa ingresará la fecha de vencimiento.
7. Despliegue el menú de caída en el campo bodega y seleccione la bodega de origen o de destino de los
productos. Si en la configuración del tipo de documento seleccionó bodegas de origen o destino predeterminadas, éstas se cargarán automáticamente al crear el documento. Adicionalmente si no le asigna bodegas en la configuración, el sistema no descarga de inventarios.
8. Ingrese la información correspondiente en los siguientes campos descritos a continuación los cuales son
opcionales dependiendo de la configuración y el manejo del documento.
9. %Descuento: Utilice este campo si todos los productos poseen el mismo porcentaje de descuento o para
que en la columna de descuento ubicada en el detalle coloque el mismo descuento para que en la columna de descuento ubicada en el detalle coloque el mismo descuento para todos los productos. Si el cliente posee un porcentaje de descuento predeterminado el sistema automática- mente colocará el porcentaje en este campo.
10. Utilice Vr Descuento si desea asignar un valor de descuento al total del documento. Si se usa IVA
diferencial este campo no se puede utilizar.
11. Despliegue el menú de caída Vendedor y seleccione el vendedor que generó el documento. Si al crear el
cliente se le asignó un vendedor, el programa lo colocará automáticamente en este campo.
12. En documento soporte ingrese el número de documento que cruza o soporta al que se está creando.
Ejemplo: Si el documento es una Factura de Venta entonces el documento de soporte es el pedido de cliente, el cual debió haber sido creado antes y con el cual permite hacer el cruce respectivo.
13. Para traer los datos del documento soporte, presione TAB en el momento que el sistema se ubica para
ingresar la primera referencia.
14. Dato referencial: Este campo es informativo en el que se ingresa referencia, factura No, orden de compra
No, etc. Puede consultar el movimiento de este campo por el módulo de terceros.
Detalle del documento
1. Digite el Código o la Referencia del producto en la columna Código, si no lo conoce presione clic en el
botón Catálogo de Productos el sistema muestra el listado de todos los productos, indique si desea realizar la búsqueda por referencia o nombre del producto presionando clic en el título de la columna (Código o Referencia).
2. En el campo en blanco escriba los primeros caracteres del Código o Referencia, o el nombre del
producto y automáticamente el sistema ubica el producto. Posteriormente presione doble clic o Enter sobre la columna código y el sistema pasara la identificación del producto al documento.
3. Digite la cantidad, el valor unitario o costo (el sistema actualiza estos datos automáticamente al ingresar
o actualizar los productos); El valor total es una fórmula, usted no tiene que ingresar ningún valor en este campo.
4. Para movilizarse entre los campos de esta pantalla utilice Enter o ubique el cursor con el Mouse. En la
parte inferior del detalle del documento se muestra el costo promedio, la existencia y el porcentaje de IVA, correspondiente a cada producto, los cuales se actualizan al ingresar el código del producto en el detalle.
Si en la configuración del documento se activaron las opciones las cuales crean columnas adicionales en el detalle.
Dato adicional: Este campo es útil al momento de ingresar números de serie o referencias adicionales para cada producto. Para consultar estas referencias entre al módulo de terceros de Consulta Número de Serie. %Descuento: En este campo se utiliza si en cada uno de los productos se maneja un porcentaje de descuento diferente.
U. Medida: Esta columna aparece al activar en la configuración del tipo de documento la opción de conversión; para seleccionar la unidad de medida del producto utilice las teclas PgUp o PgDn. El descargue de inventario siempre se hará por la unidad de medida que aparece en el campo U. Medida de la página Detalle Información de Consultar, modificar y crear productos.
Presionando F2 puede duplicar el registro que tiene seleccionado en pantalla.
Lotes
Entrada de Lotes
Para crear un Lote debe crear un documento de entrada, y en el detalle del documento en la columna Lote ingrese el número de lote que quiere crear, el sistema le presenta un recuadro solicitando la confirmación del proceso.
Al confirmar el sistema trae la pantalla de Creación de Lotes, donde debe ingresar la fecha del Lote y la fecha de vencimiento del lote, luego de clic en Salir para guardar.
Puede continuar con el ingreso de la información del documento.
Salida de Lotes
Solo puede hacer el descargue de los lotes en un documento que tenga como naturaleza salida, Ejemplo: Factura de Venta, Ajuste de Salida, Salida de Almacén, Traslado de Bodega, etc.
En el detalle del documento ingrese el código del producto, al presionar Enter el sistema le presenta la pantalla de Lotes con Existencia, donde puede ver los saldos de los lotes ordenados por fecha de vencimiento, seleccione el lote que desea usar haciendo doble clic sobre el número de lote.
El sistema traslada el lote al detalle del documento, continúe ingresando los datos del documento
Catálogo de productos
El catálogo de productos se accede desde el detalle del documento y tiene dos opciones para buscar:
Búsqueda por orden esta le permite buscar el nombre exacto del artículo tal y como está creado en el
sistema, y Búsqueda en todo el nombre que le permite buscar sin importar en donde se encuentre la palabra en el título del producto.
Ejemplo:
Vamos a buscar en la base de datos la palabra Radio Al hacer la búsqueda en los dos casos el sistema nos arroja resultados diferentes.
Búsqueda por orden:
Al buscar Radio nos trae todos los productos que inician con la palabra buscada.
Búsqueda en cualquier sitio del nombre:
Al buscar Radio el sistema nos trae todos los productos que contienen la palabra buscada en cualquier parte del título.
Pie del documento
Los campos ubicados en el pie del documento son fórmulas que totalizan liquidando automáticamente los valores ingresados en el detalle del documento.
Si el documento que está creado debe ser cargado en Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar, el sistema lo hace en el momento de presionar F10.
Existen varios procesos que al presionar F10 se activan dependiendo si se activaron en el módulo de Configuración de Tipos de Documento, campos de cierre F10.
Forma de pago: Este campo le permite ingresar el tipo de pago, como efectivo, cheque, etc. Esto en caso de
manejar documentos de contado. Si queda algún saldo en el documento con respecto al cruce entre el valor ingresado en este recuadro y el total del documento, el sistema lo guarda en el campo Saldo y lo pasa a Cuentas por Cobrar.
Adicionales: Cuando se manejan talleres de mecánica donde los conceptos son mano de obra, repuestos,
latonería, pintura, otros trabajos, al presionar clic en este botón le puede asignar el empleado que genera el servicio. El sistema totaliza por cada uno de los conceptos y en la factura se puede imprimir de esta forma discriminada.
Modificar un documento
Para modificar un documento cargue el documento en el módulo de actualización, presione clic en el botón Modificar ubique el cursor en el campo a modificar, realice los cambios y presione F10 para guardar y dar paso a un nuevo documento.
Renumerar un documento
Para renumerar un documento cargue el documento en el módulo de actualización, presione clic en el botón Renumerar, posteriormente el sistema le emite en el recuadro, donde en el primer campo Número aparece el número actual del documento en el siguiente campo Número digite el nuevo número y presione Enter en el botón Cambiar. A manera informativa se presenta el tipo de documento.
Si el documento tiene consecutivo, el sistema solo dejará asignar el número que sigue en el rango del consecutivo.
El sistema verifica si el número de documento que ingresó existe, si está creado, no le permite hacer el cambio y le presenta un recuadro informativo. Si tiene que cambiar el número de documento y no conoce el número de consecutivo de un determinado tipo de documento, presione clic en el botón Consecutivo de Documento.
Anular un documento
Para realizar el proceso llame el documento presione clic en el botón Anular, el sistema presenta un recuadro de verificación, para confirmar la acción, presione Sí.
Anular un registro
Para realizar este proceso, ingrese en actualización de documentos y seleccione el documento en el cual desea borrar el registro, presione clic en el botón modificar y ubíquese en el detalle del documento en el registro que desea borrar. A continuación seleccione el indicador de registro que se encuentra al lado izquierdo del código, presione en el teclado la tecla suprimir o delete y a continuación de SI para aceptar.
Impresión
Cuando finalice la creación del documento, prepare la impresora, el tipo de papel requerido para ese documento y presione clic en el botón
imprimir. Si el documento esta parametrizado para Documentos pre impresos, puede imprimir con el formato
Principal o el formato Alterno, estos se parametrizan en la Configuración de Tipos de Documento pestaña Formatos Impresos.
Modificar Documentos Impresos
Por defecto el sistema no permite modificar, anular o renumerar documentos que han sido impresos. Cuando se llama un documento que ha sido impreso, el sistema presenta un recuadro de informativo y los botones de modificación de la parte inferior aparecen desactivados.
Si el usuario tiene activado el campo reservado en la Configuración de Usuarios, actualización de documentos, el sistema le presentará el botón Consulta, ubicado en la parte inferior, presione clic sobre este y los botones de modificación se activarán.
Consultas
Verificación De Consecutivos Faltantes
Determina los documentos que hacen falta por crear en un tipo de documento dentro de un rango de consecutivos y presenta los rangos de fechas probables en las cuales se encuentran los faltantes, para conocer esta tabla presione clic en el botón Verif. Consecutivo.
La verificación de Consecutivos solo sirve para los documentos que poseen auto numeración.
Consultar último consecutivo
Esta opción permite consultar el último número creado por tipo de documento. Para consultar esta tabla presione clic en el botón Consultar Consecutivo, y luego en el botón Ultimo Consecutivo.
Facturación
Esta pantalla se maneja igual a la de Documentos de Inventarios y Servicios. (ver capitulo anterior de este manual).
Cruce Pedido
El cruce del pedido se hace en el documento que se parametrizo con este objeto, generalmente es la Factura de Venta.
1. •INVENTARIOS, SERVICIOS Y FACTURACION 2. •FACTURACION
En esta pantalla aparecen los tipos de documento marcados como
Documentos Cuentas por Cobrar
En Este módulo puede ingresar los documentos que hacen cruce en las carteras y Adicionalmente puede consultar los documentos que han sido cargados desde el módulo de inventarios
Crear un Documento
Encabezado Del Documento
EJEMPLO Recibos de Caja Notas Crédito Comprobantes de Egreso Facturas de Compra Devoluciones de Clientes
1. •CUENTAS POR COBRAR
2. •DOCUMENTOS CLIENTES
Despliegue el menú de caída y seleccione el tipo de documento en el cual va a trabajar. (Recibo de caja, comprobante de egreso). Ingrese el número del documento a crear. Si el tipo de documento controla consecutivos entonces el sistema traerá el número automáticamente según el consecutivo asignado en la configuración del sistema.
Si el documento ya está creado y pertenece al periodo en que se está trabajando el sistema carga el documento y presenta los datos contenidos en este, si está creado en otro periodo presenta un recuadro informativo del periodo y el año en que está creado.
Si por el contrario no está creado, el sistema presenta un recuadro en el cual solicita confirmar si desea o no crear el documento.
Digite solamente el día el sistema se encarga de asignar el periodo y el año que usted seleccionó al ingresar al módulo. Si la fecha que usted ingresa no corresponde al periodo que seleccionó al ingresar al módulo, el sistema le emite el mensaje “La fecha no coincide con el Periodo”. El sistema le asignará a las fechas, el año y mes que usted seleccionó al ingreso de este módulo, si no coincide entonces no podrá ingresar la fecha. Usted puede cambiar este año por la opción Cambiar Periodo de esta misma pantalla. Despliegue el menú de caída en el campo nombre y de forma alfabética seleccione el nombre del cliente o proveedor dependiendo del tipo de documento y la sucursal (si la tiene). Si el cliente – proveedor no ha sido previamente creado, el sistema presenta un recuadro informativo en el cual avisa la inexistencia de éste y pregunta si desea o no crearlo, al presionar clic en Sí el sistema lo traslada al módulo de creación de clientes – proveedores; ingrese la información solicitada en el módulo y presione clic en salir para volver al documento en creación.
Búsqueda Inteligente: Este botón le permite buscar en los clientes en cualquier parte del nombre
Ingrese la información correspondiente en los siguientes campos descritos a continuación los cuales son opcionales dependiendo del manejo del documento:
Fecha de Vencimiento: (si la tiene) siguiendo el mismo formato establecido en el campo Fecha de este
módulo. En el caso de los cheques posfechados aquí puede ingresar la fecha de pago del cheque.
Cheque: ingrese el valor del cheque que recibe o que gira. El sistema liquida el campo Efectivo campo
como diferencia entre el valor del cheque y el total del documento.
Banco: (previamente creado en la tabla de bancos) En el caso de los recibos de caja si se desea que estos
carguen automáticamente al banco donde se va hacer la consignación y no a la caja, entonces en este campo digite el banco en el que se consignan (hay que tener en cuenta que en la tabla bancos se le debe determinar la cuenta en la que debe cargar a la contabilidad).
Vendedores: Si el documento maneja vendedores seleccione el vendedor que generó el documento
Detalle Del Documento
TD: Si el documento cruza documentos seleccione el tipo de documento con el cual cruzará.
Doc. No. el número de documento a cruzar y automáticamente el programa cargará los valores del
documento de cruce. Si el valor del documento es distinto al valor que carga el sistema modifica los valores que necesite en cada campo.
Cuando usted está ingresando el documento que va a abonar, es importante conocer los documentos que el cliente tiene con saldo pendiente de pago o por pagar sin necesidad de imprimir un estado de cartera.
Estos saldos pueden consultarse en el momento en que se está ingresando el documento de abono, solamente presione clic en el botón de Documentos con Saldo al encontrarse ubicado en la columna Doc. No. y automáticamente se presentará una tabla con los documentos que a la fecha ese cliente tiene pendientes, cada uno con su respectivo valor; seleccione el documento a abonar y presione doble clic en la columna Documento para cargar el documento en el detalle.
Si por el contrario el programa no cruza con ningún documento, deberá ingresar manualmente los valores del valor del documento y los impuestos correspondientes a éste en las columnas correspondientes.
Si un documento ya ha sido abonado el sistema le presenta un recuadro informativo con el fin de evitar cancelar un documento varias veces. Si no existe o el cliente es diferente el sistema le informara.
En un recibo de caja, solo puede abonar documentos de un mismo cliente.
Pie del documento
Los campos ubicados en el pie del documento son fórmulas que totalizan liquidando automáticamente los valores ingresados en el detalle del documento.
Si el documento que está creado debe ser cargado en Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar, el sistema lo hace en el momento de presionar F10.
Existen varios procesos que al presionar F10 se activan dependiendo si se activaron en el módulo de Configuración de Tipos de Documento, campos de cierre F10.
