INFORME ANUAL DE ACTIVIDADES 2019
Índice
Página
I.
INTRODUCCIÓN
1
II.
MARCO JURÍDICO
1
III.
ACTIVIDADES REALIZADAS
1. Sesiones
2. Asuntos tratados en las Sesiones
Ordinarias
y
Extraordinarias del Comité
3. Grupo de Valoración Documental
4. Reuniones de Trabajo
5. Actividades en los Archivos de Concentración y General
(Histórico)
3
3
4
11
11
12
1
I. INTRODUCCIÓN
El presente informe tiene como propósito dar a conocer sobre las actividades realizadas
por el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto Electoral de
la Ciudad de México (COTECIAD) durante el año 2019, en cumplimiento de lo dispuesto
en los artículos 21, fracción V, de la Ley de Archivos aplicable en la Ciudad de México
(Ley de Archivos); y 6, fracción IX, del Reglamento de Operación y Funcionamiento del
Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto Electoral de la
Ciudad de México (Reglamento del COTECIAD).
A lo largo de 2019, el COTECIAD celebró once sesiones. Éstas derivaron tanto en la
aprobación de treinta y ocho acuerdos como en la presentación de nueve Informes. Entre
dicho informes se encuentran los bimestrales del cumplimiento del Programa Institucional
de Desarrollo Archivístico del Instituto Electoral de la Ciudad de México (PIDA) 2019, el
del curso en materia de archivo, y los relativos a las transferencias secundarias y bajas
documentales de los órganos desconcentrados, en cumplimiento de la Circular No. 36 de
la Secretaría Ejecutiva.
El presente informe se integra por tres apartados: el primero, ofrece esta breve
introducción; el segundo, refiere el fundamento legal que constituye su elaboración, y el
tercero, describe las actividades realizadas por el Comité, incluidas las sesiones
ordinarias y extraordinarias celebradas durante el año, los asuntos tratados en las
mismas, las reuniones de trabajo y las actividades realizadas en el Archivo de
Concentración e Histórico.
II.
MARCO JURÍDICO
El artículo 6 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos establece que
los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos
2
actualizados y publicarán, a través de los medios electrónicos disponibles, la información
completa actualizada sobre sus indicadores de gestión y el ejercicio de los recursos
públicos.
Los artículos 7, apartado D; y 60, numeral I, de la Constitución Política de la Ciudad de
México, reconocen el derecho humano
a la Información
, y a la
buena administración
a
través del gobierno abierto. Para garantizar a las personas estos derechos, se obliga a
los entes públicos a informar por medio de una plataforma de accesibilidad universal de
datos abiertos, apoyada en nuevas tecnologías, que garantice de forma completa y
actualizada la transparencia, la rendición de cuentas y el acceso a la información.
Los artículos 10 y 11, fracción II de la Ley General de Archivos establece que los sujetos
obligados son responsables de establecer y operar un sistema institucional para la
administración de sus archivos y llevar a cabo los procesos de gestión documental.
La Ley de archivos, en sus artículos 3, fracción V; y 12 al 14, obliga al Instituto Electoral
de la Ciudad de México (Instituto) al cumplimiento y observancia de lo dispuesto en la
materia. Los referidos artículos también indican que el Instituto deberá integrar y
organizar su respectivo Sistema Institucional de Archivos (Sistema de Archivos),
constituido por sus componentes normativo y operativo, para la correcta administración
de documentos a lo largo de su ciclo vital. Dentro de los componentes normativos deberá
integrarse un Comité Técnico de Administración de Documentos.
Así, mediante el Acuerdo IECM/ACU-CG-303/2018 del Consejo General del Instituto, por
el que se aprobó el PIDA 2019, se anexa, como parte integral, el Programa Anual de
Trabajo 2019 del COTECIAD.
3
III. ACTIVIDADES REALIZADAS
1. Sesiones
Durante el periodo 25 de enero al 29 de noviembre de 2019, el COTECIAD celebró seis
sesiones ordinarias y cinco extraordinarias.
No.
FECHA TIPO DE SESIÓN OBSERVACIONES EXTRAORDINARIA ORDINARIA 1 25 de enero de 2019 PRIMERA 2 20 de febrero de 2019 PRIMERA 3 27 de febrero de 2019 SEGUNDA 4 29 de marzo de 2019 SEGUNDA 5 31 de mayo de 2019 TERCERA 6 3 de julio de 2019 TERCERA 7 16 de julio de 2019 CUARTA 8 5 de agosto de 2019 CUARTAEsta sesión fue reprogramada por cargas de trabajo, la cual debía realizarse el 26 de julio de 2019.
9 28 de agosto de 2019
QUINTA
10 27 de septiembre de 2019 QUINTA
11 29 de noviembre de 2019 SEXTA
Las sesiones fueron convocadas de conformidad con los artículos 13 y 14 del
Reglamento del COTECIAD.
Es importante señalar que, en términos del artículo 10, fracción I, del Reglamento del
COTECIAD vigente, los vocales de las Direcciones Ejecutiva y Unidades Técnicas, a
excepción de la Unidad Técnica de Archivo, Logística y Apoyo a Órganos
Desconcentrados (UTALAOD), tienen derecho a votar en cada una de las sesiones,
4
de manera rotativa, con duración de un año, conforme al orden dispuesto en la
estructura orgánica y funcional del Instituto.
De esta manera, en las sesiones celebradas durante el año, los Vocales de la
Dirección Ejecutiva de Organización Electoral y Geoestadística, y de la Unidad
Técnica de Asuntos Jurídicos participaron con la emisión de su voto. Asimismo, el
Representante de las Direcciones Distritales, adscrito a UTALAOD, cuenta con el
derecho permanente de voto.
2. Asuntos tratados en las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias del Comité
PRIMERA SESIÓN ORDINARIA, 25 DE ENERO DE 2019
PUNTO DEL ORDEN DEL DÍA ASUNTO SENTIDO DE LA VOTACIÓN CLAVE DEL ACUERDO/OBSERVACIONES
1 Análisis, discusión y, en su caso, aprobación de la Minuta
de la Sexta Sesión Ordinaria del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto Electoral de la Ciudad de México, celebrada el 3 de diciembre de 2018.
Unanimidad ACUERDO
COTECIAD-01-19
2 Presentación de los informes:
a) Informe sobre la impartición del Curso denominado “Modulo: El Archivo Histórico, testimonio de las acciones del Instituto Electoral al alcance de todos”, presentado por la Unidad Técnica del Centro de Formación y Desarrollo.
b) Sexto Bimestral del cumplimiento del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA) 2018, correspondiente al periodo de noviembre-diciembre.
c) Anual de actividades 2018 del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto Electoral de la Ciudad de México.
Por presentados
El Informe Anual de actividades 2018 del COTECIAD fue presentado ante el Consejo General del Instituto, como parte integral del Informe Anual del PIDA 2018.
Ambos informes fueron presentados en la Segunda Sesión Ordinaria del Comité de Transparencia, celebrada el 14 de febrero de 2019.
3 Análisis, discusión y, en su caso, aprobación del Informe
Anual del Cumplimiento del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA) 2018, para su presentación ante el Consejo General del Instituto Electoral de la Ciudad de México y su posterior remisión al Consejo General de
Unanimidad ACUERDO
COTECIAD-02-19
El Informe fue presentado ante el Consejo General del Instituto, y remitido al Consejo de Archivos de la Ciudad de México.
5 Archivos de la Ciudad de México, en cumplimiento a la Ley
de Archivos aplicable en la Ciudad de México.
4 Análisis, discusión y, en su caso, aprobación de los
Calendarios de Transferencias Primarias y Secundarias del 2019, de la documentación institucional.
Unanimidad ACUERDOS:
COTECIAD-03-19 Calendario de Transferencia Primaria
COTECIAD-04-19 Calendario de Transferencia
Secundaria 5 Análisis, discusión y, en su caso, aprobación de las
modificaciones a los instrumentos de control archivístico, conforme a la Ley de Archivos aplicable para la Ciudad de México, y al Reglamento del Sistema Institucional de Archivos del Instituto Electoral de la Ciudad de México:
a) Catálogo de Disposición Documental (CDD 03) b) Inventario de Archivo de Trámite (IAT 04)
Unanimidad ACUERDOS:
COTECIAD-05-19 Catálogo de Disposición Documental
COTECIAD-06-19
Inventario de Archivo de Trámite
6 Asuntos Generales:
Único. Sistema de Control de Gestión Documental. Inscrito por la Representante de la Unidad Técnica de Servicios Informáticos
PRIMERA SESIÓN EXTRAORDINARIA, 20 DE FEBRERO DE 2019
PUNTO DEL ORDEN DEL DÍA ASUNTO SENTIDO DE LA VOTACIÓN CLAVE DE ACUERDO/OBSERVACIONES
Único Análisis, discusión y, en su caso, aprobación del proyecto
del Dictamen de Baja Definitiva de la Documentación Institucional (1999-2017), que emite el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto Electoral de la Ciudad de México.
Unanimidad ACUERDO:
COTECIAD-07-19
SEGUNDA SESIÓN EXTRAORDINARIA, 27 DE FEBRERO DE 2019
PUNTO DEL ORDEN DEL DÍA ASUNTO SENTIDO DE LA VOTACIÓN CLAVE DEL ACUERDO/OBSERVACIONES
Único Análisis, discusión y, en su caso, aprobación del proyecto
de Acuerdo del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto Electoral de la Ciudad de México, por el cual se aprueba la modalidad de destino del papel, resultado de la Baja Definitiva de la Documentación Institucional (1999-2017).
Unanimidad ACUERDO:
COTECIAD-08-19
Se instruyó el levantamiento de las Actas respectivas.
6
SEGUNDA SESIÓN ORDINARIA, 29 DE MARZO DE 2019
PUNTO DEL ORDEN DEL DÍA ASUNTO SENTIDO DE LA VOTACIÓN CLAVE DEL ACUERDO/OBSERVACIONES
1 Análisis, discusión y, en su caso, aprobación de las minutas
de las sesiones del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto Electoral de la Ciudad de México:
a) Primera Ordinaria, celebrada el 25 de enero de 2019
b) Primera Extraordinaria, celebrada el 20 de febrero de 2019
c) Segunda Extraordinaria, celebrada el 27 de febrero de 2019. Unanimidad ACUERDOS: COTECIAD-09-19 Minuta 1SO COTECIAD-10-19 Minuta 1SE COTECIAD-11-19 Minuta 2SE
2 Presentación del Primer Informe Bimestral de cumplimiento
del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA) 2019, correspondiente a enero-febrero.
Por presentado
El informe fue presentado en la Cuarta Sesión Extraordinaria Comité de Transparencia, celebrada el 11 de abril de 2019.
3 Análisis, discusión y, en su caso, aprobación de las
modificaciones a los siguientes instrumentos de control archivístico, conforme a las disposiciones de la Ley de Archivos aplicable para la Ciudad de México y el Reglamento del Sistema Institucional de Archivos del Instituto Electoral de la Ciudad de México:
a) Cuadro General de Clasificación (CGC01),
b) Tabla de Determinantes de Oficina (TDO02), y
c) Catálogo de Disposición Documental (CDD03).
Unanimidad ACUERDOS:
COTECIAD-12-19 Cuadro General de Clasificación
COTECIAD-13-19 Tabla de Determinantes de Oficina
COTECIAD-14-19 Catálogo de Disposición Documental
4 Análisis, discusión y, en su caso, aprobación del material de
difusión de la información archivística. Unanimidad ACUERDO:
COTECIAD-15-19
5 Asuntos Generales:
Único. Sistema de Control de Gestión Documental. Inscrito por el Vocal de la Dirección Ejecutiva de Asociaciones Políticas.
TERCERA SESIÓN ORDINARIA, 31 DE MAYO DE 2019
PUNTO DEL ORDEN DEL DÍA ASUNTO SENTIDO DE LA VOTACIÓN CLAVE DEL ACUERDO/OBSERVACIONES
1 Análisis, discusión y, en su caso, aprobación de la Minuta
de la Segunda Sesión Ordinaria del Comité Técnico Interno Unanimidad ACUERDO:
7 de Administración de Documentos del Instituto Electoral de
la Ciudad de México, celebrada el 29 de marzo de 2019.
2 Presentación del Segundo Informe Bimestral de
cumplimiento del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA) 2019, correspondiente a marzo-abril.
Por presentado
Presentado en la Sexta Sesión Ordinaria del Comité de Transparencia, celebrada el 12 de junio de 2019.
3 Análisis, discusión y, en su caso, aprobación de las
modificaciones a los siguientes instrumentos de control archivístico, conforme a las disposiciones de la Ley de Archivos aplicable para la Ciudad de México y el Reglamento del Sistema Institucional de Archivos del Instituto Electoral de la Ciudad de México:
a) Cuadro General de Clasificación (CGC01)
b) Tabla de Determinantes de Oficina (TDO02)
c) Catálogo de Disposición Documental (CDD03)
d) Inventario de Transferencia Secundaria (ITS06)
Unanimidad ACUERDOS:
COTECIAD-17-19 Cuadro General de Clasificación
COTECIAD-18-19 Tabla de Determinantes de Oficina
COTECIAD-19-19 Catálogo de Disposición Documental
COTECIAD-20-19 Inventario de Transferencia
Secundaria
4 Asuntos Generales S/AG
TERCERA SESIÓN EXTRAORDINARIA, 3 DE JULIO DE 2019
PUNTO DEL
ORDEN DEL DÍA ASUNTO
SENTIDO DE LA VOTACIÓN
CLAVE DE ACUERDO/OBSERVACIONES
1 Análisis, discusión y, en su caso, aprobación de las
modificaciones a los siguientes instrumentos de control archivístico, conforme a las disposiciones de la Ley de Archivos aplicable para la Ciudad de México y el Reglamento del Sistema Institucional de Archivos del Instituto Electoral de la Ciudad de México:
a) Catálogo de Disposición Documental (CDD03), correspondiente a la Sección de las Direcciones Distritales.
b) Guía de Aplicación para el Expurgo Documental de los Archivos del Instituto Electoral de la Ciudad de México.
c) Inventario de Baja Documental (IBD09).
Unanimidad ACUERDOS:
COTECIAD-21-19 Catálogo de Disposición Documental
(Sección Direcciones Distritales) COTECIAD-22-19 Guía de Aplicación para el Expurgo
COTECIAD-23-19 Inventario de Baja Documental
2 Análisis, discusión y, en su caso, aprobación de las
modificaciones al Programa de Digitalización Documental, conforme a las disposiciones de la Ley de Archivos aplicable para la Ciudad de México y el Reglamento del Sistema Institucional de Archivos del Instituto Electoral de la Ciudad de México.
Unanimidad ACUERDO:
8
CUARTA SESIÓN EXTRAORDINARIA, 16 DE JULIO DE 2019
PUNTO DEL
ORDEN DEL DÍA ASUNTO
SENTIDO DE LA VOTACIÓN
CLAVE DEL ACUERDO/OBSERVACIONES
1 Análisis, discusión y, en su caso, aprobación del
proyecto del Dictamen de Baja Definitiva de la Documentación de la Dirección Ejecutiva de Organización Electoral y Geoestadística, (antes Dirección Ejecutiva de Organización y Geoestadística Electoral), que emite el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto Electoral de la Ciudad de México.
Unanimidad ACUERDO:
COTECIAD-25-19
CUARTA SESIÓN ORDINARIA, 5 DE AGOSTO DE 2019
PUNTO DEL
ORDEN DEL DÍA ASUNTO
SENTIDO DE LA VOTACIÓN
CLAVE DEL ACUERDO/OBSERVACIONES
1 Análisis, discusión y, en su caso, aprobación de las
Minutas de las sesiones del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto Electoral de la Ciudad de México, siguientes:
a) Tercera Sesión Ordinaria, celebrada el 31 de mayo de 2019.
b) Tercera Sesión Extraordinaria, celebrada el 3 de julio de 2019.
c) Cuarta Sesión Extraordinaria, celebrada el 16 de julio de 2019. Unanimidad ACUERDOS: COTECIAD-26-19 Minuta 3SO COTECIAD-27-19 Minuta 3SE COTECIAD-28-19 Minuta 4SE
2 Presentación del Tercer Informe Bimestral de
cumplimiento del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA) 2019, correspondiente a mayo-junio.
Por
presentado Presentado en la Octava Sesión Ordinaria del Comité de Transparencia, celebrada el 15 de agosto de 2019.
3 Análisis, discusión y, en su caso, aprobación del
proyecto de Guía para la Digitalización Documental, para la aplicación del Programa de Digitalización Documental vigente.
El punto fue presentado en el Orden del Día de la Quinta Sesión Ordinaria.
4 Análisis, discusión y, en su caso, aprobación de las
modificaciones al Plan de Conservación y Preservación Documental del Instituto Electoral de la Ciudad de México.
Unanimidad ACUERDO
COTECIAD-29-19
5 Cuestionario de Evaluación, así como el Calendario de
la Supervisión que se efectuará en los Archivos de Trámite de este Instituto Electoral, para dar seguimiento a las medidas establecidas en el Plan de Conservación y Preservación Documental
Unanimidad ACUERDO
9
6 Análisis, discusión y, en su caso, aprobación de las
modificaciones al Catálogo de Disposición Documental (CDD03), conforme a la Ley de Archivos aplicable para la Ciudad de México y al Reglamento del Sistema Institucional de Archivos del Instituto Electoral de la Ciudad de México.
Unanimidad ACUERDO:
COTECIAL-31-19
7 Asuntos Generales.
S/AG
QUINTA SESIÓN EXTRAORDINARIA, 28 DE AGOSTO DE 2019
PUNTO DEL
ORDEN DEL DÍA ASUNTO
SENTIDO DE LA VOTACIÓN
CLAVE DEL ACUERDO/OBSERVACIONES
1 Análisis, discusión y, en su caso, aprobación del
Anteproyecto de Acuerdo del Consejo General del Instituto Electoral de la Ciudad de México, por el que se aprueba el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico del Instituto Electoral de la Ciudad de México (PIDA) 2020.
Unanimidad ACUERDO:
COTECIAD-32-19
Se remitió a la Secretaría del Consejo General
2 Análisis, discusión y, en su caso, aprobación del
Programa Anual de Trabajo 2020 del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto Electoral de la Ciudad de México.
Unanimidad ACUERDO:
COTECIAD-33-19
Se remitió a la Secretaría del Consejo General, como parte integral del PIDA 2020.
QUINTA SESIÓN ORDINARIA, 27 DE SEPTIEMBRE DE 2019
PUNTO DEL
ORDEN DEL DÍA ASUNTO
SENTIDO DE LA VOTACIÓN
CLAVE DEL ACUERDO/OBSERVACIONES
1 Análisis, discusión y, en su caso, aprobación de las
Minutas de las sesiones del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto Electoral de la Ciudad de México, siguientes:
a) Cuarta Sesión Ordinaria, celebrada el 5 de agosto de 2019.
b) Quinta Sesión Extraordinaria, celebrada el 28 de agosto de 2019. Unanimidad ACUERDOS: COTECIAD-34-19 Minuta 4SO COTECIAD-35-19 Minuta 5SE
2 Presentación del Cuarto Informe Bimestral de
cumplimiento del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA) 2019, correspondiente a julio-agosto.
Por
presentado El Cuarto Informe Bimestral de cumplimiento del PIDA 2019 fue presentado en la Décima Sesión Ordinaria del Comité de
10 Transparencia, celebrada el 10 de octubre de 2019.
3 Análisis, discusión y, en su caso, aprobación de las
modificaciones al Catálogo de Disposición Documental (CDD03), de la Sección de las Direcciones Distritales, conforme a la Ley de Archivos aplicable para la Ciudad de México y al Reglamento del Sistema Institucional de Archivos del Instituto Electoral de la Ciudad de México.
Unanimidad ACUERDO:
COTECIAD-36-19
4 Análisis, discusión y, en su caso, aprobación del
proyecto de Guía para la Digitalización Documental, para la aplicación del Programa de Digitalización Documental vigente; así como del “ABC de los Archivos” para la administración de la documentación institucional.
Unanimidad ACUERDO:
COTECIAD-37-19
5 Asuntos Generales.
S/AG
SEXTA SESIÓN ORDINARIA, 29 DE NOVIEMBRE DE 2019
PUNTO DEL
ORDEN DEL DÍA ASUNTO
SENTIDO DE LA VOTACIÓN
CLAVE DEL ACUERDO/OBSERVACIONES
1 Análisis, discusión y, en su caso, aprobación del
proyecto de minuta de la Quinta Sesión Ordinaria del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto Electoral de la Ciudad de México, celebrada el 27 de septiembre de 2019
Unanimidad ACUERDO:
COTECIAD-38-19
2 Presentación de los siguientes Informes:
a) Quinto Informe Bimestral de cumplimiento del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA) 2019, correspondiente a septiembre-octubre.
b) Informe del cumplimiento sobre las transferencias secundarias y bajas documentales de los órganos desconcentrados, en cumplimiento a la Circular No. 36 de la Secretaría Ejecutiva.
Por
presentados El Quinto Informe Bimestral de cumplimiento del PIDA 2019 fue presentado en la Décima Segunda Sesión Ordinaria del Comité de Transparencia, celebrada el 9 de diciembre de 2019.
3 Asuntos Generales.
11
3. Grupo de Valoración Documental
FECHA ASUNTO
7 de febrero de 2019 Instalación y reunión de trabajo para la elaboración del Dictamen Baja Definitiva de la Documentación Institucional (1999-2017), aprobado por Acuerdo COTECIAD-07-19. 14 de febrero de 2019 Instalación y reunión de trabajo para la elaboración del Dictamen Baja Definitiva de la
Documentación Institucional (1999-2017), aprobado por Acuerdo COTECIAD-07-19. 1 de julio de 2019 Instalación y reunión de trabajo para la elaboración del Dictamen Baja Definitiva de la
Documentación(2009-2014) de la Dirección Ejecutiva de Organización Electoral y Geoestadística, antes Dirección Ejecutiva de Organización y Geoestadística Electoral, aprobado por Acuerdo COTECIAD-25-19.
12 de julio de 2019 Instalación y reunión de trabajo para la elaboración del Dictamen Baja Definitiva de la Documentación(2009-2014) de la Dirección Ejecutiva de Organización Electoral y Geoestadística, antes Dirección Ejecutiva de Organización y Geoestadística Electoral, aprobado por Acuerdo COTECIAD-25-19.
4. Reuniones de Trabajo 2019
ÓRGANO / ÁREA ASUNTO
Personal de la Presidencia del Comité de Transparencia, Secretario del Comité de Transparencia, Direcciones Ejecutiva de Participación Ciudadana y Capacitación (DEPCyC), de Organización Electoral y Geoestadística (DEOEyG), y de Educación Cívica y Construcción de Ciudadanía (DEECyCC)la Unidad Técnica de Archivo, Logística y Apoyo a Órganos Desconcentrados (UTALAOD), y Personal del Archivo adscrito a la OAIPyPDP (Personal del Archivo).
Revisión e integración de la propuesta de temas y series documentales de las Direcciones Distritales en el Catálogo de Disposición Documental.
La Administración de los Archivos con la Secretaría Ejecutiva, UTALAOD e integrantes del COTECIAD
Propuesta de “Guía para la digitalización documental” y el documento denominado “El ABC de los archivos”.
Personal del Archivo con la Secretaría Administrativa. Actualización de la Guía de Archivo Documental y elaboración del Inventario de Archivo de Trámite.
La Administración de los Archivos con la DEOEyG. Tratamiento archivístico de la documentación generada por los Sistemas de Datos Personales, sujetos a supresión.
Personal del Archivo con la DEPCyC. Análisis e integración de las series documentales relativas a Participación Ciudadana, correspondientes a las Direcciones Distritales.
Personal del Archivo con las Unidades Técnicas de Vinculación con Organismos Externos, y de Género y Derechos Humanos.
Revisión e integración de sus series documentales en el Catálogo de Disposición Documental.
Personal del Archivo con la Unidad Técnica del Centro de Formación y Desarrollo
Programación del Módulo: Archivo histórico, testimonio de las acciones del Instituto
12 Electoral al alcance de todos; así comoel curso de inducción en materia de archivo.
La Administración de los Archivos, en coordinación con la UTALAOD y apoyo de las DEPCyC, DEECyCC, DEOEyG, con el personal de las 33 Direcciones Distritales.
“Platica Instructiva” para las Transferencias Secundarias y Bajas Documentales establecidas en la Circular No. 36 de la Secretaría Ejecutiva.
Personal del Archivo con la Unidad Técnica de Servicios Informáticos
Modificación de la plataforma y mejoras del Sistema de Control de Gestión Documental.
Actividades en los Archivos de Concentración y General (Histórico)
1.
Archivo de Concentración
a) Cumplimiento de los Acuerdos COTECIAD-07-19 y COTECIAD-08-19:
•
Organización de 278 cajas de papel para su traslado y pesaje correspondiente.
•
Levantamiento de las actas de baja documental.
•
Entrega formal de 5,789.8 kg (cinco mil setecientos ochenta y nueve kilos y
ochocientos gramos) de papel, para su destrucción.
b) En cumplimiento al Acuerdo COTECIAD-25-19:
•
Recepción de una caja de papel para el pesaje correspondiente.
•
Pesaje: 6.6 Kg (seis kilos y seiscientos gramos) de papel, para su destrucción.
•
Levantamiento del acta de baja documental.
c) Revisión, recepción y ordenación de las transferencias primarias:
No. Área Años Cajas
1 Presidencia 2015-2016 2
2 CE Bernardo Valle Monroy 2017 1
3 CE Miriam Alarcón Reyes 2017 1
5 Secretaría Administrativa (SA) Dirección de Planeación y Recursos Financieros (Fideicomisos)
2009-2016 3
6 SA-Dirección de Planeación y Recursos Financieros (Caja)
2008 6
7 Contraloría Interna (CI)
Subcontraloría de Auditoría, Control y Evaluación (SACyE)
2016 1
8 CI-Subcontraloría de Atención Ciudadana y Normatividad (SACyN)
2017 2
9 CI-SACyE 2017 4
10 DEOEyG 2016 2
11 SE-OAIPyPDP 2015-2019 1
13
d) Inventario físico y actualización de la base datos de la documentación resguardada en el
Archivo de Concentración, obteniendo un total de 2,118 (dos mil ciento dieciocho) cajas
de archivo de diferentes áreas.
e) Atención al personal del Instituto, en la depuración, consulta y préstamo de sus
documentos resguardados en el Archivo de Concentración.
f) Revisión y recepción de la documentación sujeta a baja documental:
Área Años Cajas
Dirección Distrital 22 (antes XIX) (antes XXIII) 2011-2013 2011 12 1
Dirección Distrital 21(antes XXI) 2011-2013 5
SA-DPyRF 2015-2016 1 Dirección Distrital 33 2014 1 DEOEyG 2013-2015 3 DEOEyG 2016 1 UTCFyD 1999-2014 178 Órganos Desconcentrados: 1-18 y 20-33 (en cumplimiento a la Circular No. 36 de la Secretaría Ejecutiva) 2003, 2006-2016 (indistintamente) 245 Total de cajas 447
2. Archivo Histórico:
a) Revisión, recepción y ordenación de las Transferencias Secundarias:
TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS
No. Área Años Cajas
1 Dirección Distrital (DD) 16 2013 1 2 DD 21 (antes XXII) 2011-2012 2 3 DD 22 (antes XIX) 2000-2003 2005-2007 y 2010 4 4 DD 32 (antes XXXI) 2013 1 5 DD 22 (antes XIX) 2012 5 6 DD 22 (antes XIX) 2013 3 7 DD 22 (antes XIX) 2011 2 8 DD antes XXXII 2008-2009 1 9 OAIPyPDP 2016-2017 1
10 OAIPyPDP / Secretaría del Comité de Transparencia (CT-S)
2008-2017 3
11 DD 6 (VI) 2009 1
12 DD 33 2014 1
13 Unidad Técnica de Asuntos Jurídicos (UTAJ) (Medios de Impugnación)
2006 2
14
15 DEOEyG 2010, 2012-2015 4
16 Órganos Desconcentrados: 1-18 y 20-33 (Circular No. 36 de la Secretaría Ejecutiva)
2006, 2009-2015 (indistintamente)
104
Total de cajas 142
