Montaje de proceso de compras de la empresa rio aseo total S A E S P del año 2016

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(1)MONTAJE DE PROCESO DE COMPRAS DE LA EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P DEL AÑO 2016.

(2) MONTAJE DE PROCESO DE COMPRAS DE LA EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P DEL AÑO 2016. JAVIER DICKSON OSORIO MICHELLE BABILONIA. DOCENTE: BLEYDIS ARAUJO CONTERAS. SISTEMAS CONTABLES. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES MONTERÍA 2016.

(3) CONTENIDO Pág. INTRODUCCION 1. OBJETIVOS. 6. 1.1. Objetivo general. 6. 1.2. Objetivos específicos. 6. 2. PROBLEMÁTICA. 7. 3. JUSTIFICACION. 8. 4. METODOLOGÍA. 9. 4.1. Definición y Fundamentos del Método de caso. 9. 4.2 Fase de recolección de datos. 10. 4.3 Definición de los instrumentos. 10. 5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. 11. 6. MARCO TEORICO. 12. 7. MARCO REFERENCIAL. 15. 8. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA. 19. 8.1Datos generales de la empresa. 19. 8.2 Datos generales del contacto. 19. 8.3 Actividades de la empresa. 19. 8.4 Presentación de la entidad. 19.

(4) DESARROLLO 9. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE COMPRAS. 23. 9.1 Principales términos y definiciones del proceso. 23. 9.2 Descripción del procedimiento. 25. 10.. POLITICAS DEL PROCESO DE COMPRAS. 28. 11.. MAPA DEL PROCESO DE COMPRAS. 32. 12.. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS. 33. 13.. MARCO LEGAL. 35. 13.1. NORMOGRAMA 14.. ANEXOS. 38. 14.1. Entrevista. 39. 14.2. Rut. 41. 14.3. Certificado de existencia y representación legal Cámara de comercio 14.4. Estatutos de FUNDACIÓN MISIÓN AMBIENTE. BIBLIOGRAFÍA. 45 50. 55.

(5) INTRODUCCIÓN. Históricamente se ha podido evidenciar que en toda empresa que se crea a diario en el mundo, la gestión de la información tiende a convertirse en uno de los aspectos más relevantes en lo que tiene que ver con el óptimo manejo de cualquier entidad con o sin ánimo de lucro, todo esto obviamente debido a que se busca siempre en cualquier organización alcanzar un alto nivel de calidad y competitividad. Es por esto que se puede afirmar que de las estrategias utilizadas para mejorar el flujo de los procesos y controlar la gestión y organización de la información, depende en gran medida el éxito o fracaso en lo que respecta al desempeño competitivo de una empresa en el mercado actual. Cada organización posee diferentes estrategias o maneras de realizar sus procesos y organizar la información de estos, ajustándolos a cada una de las necesidades de la entidad y teniendo en cuenta además el contexto o sector económico al que pertenece la empresa; es claro que el proceso de compras es uno de los más importantes dentro del funcionamiento de estas, debido a que ninguna organización es autosuficiente y por ende dependen de terceros o elementos externos para abastecer sus operaciones y actividades. Para cada empresa resulta importante la adquisición de materias primas, materiales, maquinaria, equipos, servicios, y un sin número de insumos que provienen del ambiente exterior. Además la colaboración en la administración de los recursos materiales y financieros de la empresa, es decir, saber a quién, cómo y cuándo comprar, puede traer consigo mayor ahorro y ganancias para esta. En este trabajo se podrán encontrar de manera clara cada una de las pautas a seguir y documentos bases para que el proceso de compras en la “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P” se desarrolle de la manera más adecuada y la información involucrada en tal proceso, cumpla con cada uno de los requerimientos normativos y legales que disponen actualmente los entes reguladores, sin dejar de lado la flexibilidad que debe tener este proceso y lo acorde que debe ser tanto a las necesidades de la empresa como al contexto en el que esta se desenvuelve..

(6) 1. OBJETIVOS. 1.1 OBJETIVO GENERAL. Realizar el montaje del proceso de compras en la “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P”, de tal manera que este proceso garantice de manera eficiente y eficaz, la disponibilidad de materiales e insumos que la empresa necesita para el desarrollo de su actividad.. 1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS.  Recopilar información referente al flujo actual del proceso.  Observar la metodología que se implementa actualmente para realizar el proceso de compras.  Analizar la estructura organizacional con respecto al proceso.  Hacer diagnóstico del flujo actual del proceso.  Planear e implementar el montaje del proceso..

(7) 2. PROBLEMÁTICA. El sistema de compras en una empresa abarca un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite administrativo, puesto que de una buena gestión de compras se deben obtener resultados tales como que la empresa consiga ahorrar costos, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, esto permite reconocer que la gestión de compras y el aprovisionamiento son decisivos para que la empresa tenga éxito o fracaso. Para la “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E. es de vital importancia el poder lograr que la empresa en su proceso de compras tenga claramente definido cada subproceso y/o actividades, además de contar con todos los requisitos legales y normativos en lo que tiene que ver con los manuales de procedimientos del proceso, así como las políticas de este, el manual de funciones de las personas que se desempeñan dentro de este proceso, el mapa de este, la caracterización y el normo grama del proceso de compras. Todo esto porque la empresa busca dar respuesta oportuna a las necesidades de sus clientes externos e internos, cumpliendo de la manera más efectiva con su razón social. Con base en lo anterior, surge la necesidad para la “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P” de realizar el montaje adecuado del proceso de compras y poder así responder en el menor tiempo posible y con el nivel de calidad más alto, a los requerimientos que el ejercicio de su actividad implica; partiendo de esto, al finalizar el presente trabajo se espera responder al siguiente interrogante: ¿Cuenta la “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P” con todos los documentos, manuales y políticas reglamentarios para realizar adecuadamente el proceso de compras en su organización?.

(8) 3. JUSTIFICACIÓN. Al hablar de la situación actual del mercado mundial, está claro que para cualquier empresa resulta inevitable enfrentar eventualidades que implican o traen consigo la responsabilidad de tener un alto nivel de compromiso, empujándolas así mismo a ser más competentes, procurando siempre el logro de los objetivos que cada una se ha propuesto. Es por eso que una de las obligaciones que deben tener cada una de estas entidades, es estar al pendiente siempre del nivel estructural de sus procesos, además de asegurarse que cumplan con el flujo adecuado para que sean procesos acordes a lo que legales y normativamente se espera.. A nivel nacional se ha podido evidenciar en los últimos años la intencionalidad con la que se ha buscado posicionar en un mejor nivel la economía colombiana, por ejemplo los acuerdos que se han logrado con países extranjeros han traído consigo oportunidades laborales para muchas personas, pero también se ha convertido en un desafío para las pequeñas, medianas y grandes empresas del país, puesto que deben estar bien preparadas para competir con empresas extranjeras; la mejor manera que tienen estas empresas de prepararse para un mercado más competitivo es ser además de innovadoras,. cuidadosas con la organización de todos sus. procesos, en este caso el proceso de compras pasa a jugar un papel fundamental en la capacidad y el tiempo de respuesta de cada una de la empresas colombianas, puesto que del abastecimiento necesario y oportuno dependen la oferta de bienes o servicios de estas entidades. Como parte de su compromiso comunitario y ambiental, la “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P” está interesada en prestar un óptimo servicio que genere un impacto positivo en la calidad de vida de los ciudadanos y tiene claro que esto se logra no solo con esfuerzo y disciplina, sino con organización; es por esto que considera necesario hacer el respectivo montaje del proceso de compras y así poder tener un mayor control de la información referente a este proceso, logrando responder oportunamente a las necesidades de sus clientes internos y externos..

(9) 4. METODOLOGÍA. 4.1 Definición y Fundamentos del Método de caso.. El método del caso es la documentación del proceso de compras de una fundación que no cuenta con él, en donde los administrativos y/o propietarios e integrantes de mismo proceso realizan actividades que no se encuentran documentadas, que les permita conocer las funciones, responsabilidades y limitaciones de cada uno. Metodología de amplitud práctica, realista de carácter integradora, utilizada como recurso. pedagógico; es considerado como “método de métodos”,. que permite. activar habilidades fundamentales para cualquier ámbito empresarial actual, como: observación, escucha, comprensión, diagnostico – juicio, toma de decisiones, participación en procesos grupales orientados a la colaboración. Para la realización del presente montaje de proceso se utilizara el “método de casos”, herramienta de investigación que posibilita el desarrollo de una serie de habilidades y actitudes, toda vez que permite generar un entorno de aprendizaje eficaz, práctico y realista que hacen posible comprender la naturaleza de la contabilidad en la práctica y así como del ejercicio profesional como plantea el presente caso a desarrollar, podemos servirnos de estudios de casos para obtener y documentar determinantes de una práctica existente claro está apoyados en las teorías aplicables dicho montaje.. El método de caso para éste potencializa la capacidad de desarrollo de actividades basados en un proceso documentado para identificar la tarea de cada actividad perteneciente al proceso de compras de la“EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P”.. El montaje de proceso en este caso implica un solo proceso de la empresa convenida, aunque en posteriores ocasiones podría tratarse de una fundación u otra forma de organización, pero también podría ser el primer montaje de todos y cada uno de los procesos internos de la misma..

(10) 4.2 Fase de recolección de datos. Las técnicas e instrumentos para la obtención de la información serán: Entrevistas: Se realizará una entrevista al líder de compras de la “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P” para obtener información que permita desde su percepción hacer un esquema de cómo se lleva el proceso de compras en el momento.. Visitas.. A las Instalaciones de la“EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P” que. permitirán observación personal de cómo se lleva el proceso hasta el momento, hacer la entrevista y aplicación de las encuestas.. 4.3 Definición de los instrumentos. El enfoque de esta propuesta es de tipo aplicativo con análisis de variables cualitativas que serán documentadas al final del montaje del proceso de compras de la “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P”.. Inicialmente se hará una. identificación de los integrantes del proceso de compras de la“EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P” , identificando en ellos las diferentes acciones y características de la realización de cada evento, tarea subproceso del proceso de compras, haciéndose un análisis general que permita la documentación de dichos modelos aplicados.. Dentro de este proceso se aplicaran una serie de instrumentos para. recolectar la información comenzando con la revisión documental de los estatutos de la fundación, entrevistas al personal integrante del proceso de compras de dichas fundación.. Los instrumentos de investigación aplicados, los cuales para el caso son: Entrevistas una vez aplicadas a los integrantes del proceso de compras de la fundación se organizara de tal forma que permita la toma de decisiones que contribuyan a la optimización del proceso de compras..

(11) 5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Selección de la empresa 1ra visita a la empresa Elaboración de entrevista Obtención de información Análisis de la información Elaboración y revisión de la 1ra parte del trabajo Corrección de trabajo y elaboración de título, objetivos y planteamiento del problema 2da visita a la empresa 2da revisión del trabajo Corrección de trabajo y elaboración del informe final Última revisión del trabajo Correcciones Orden de empaste Entrega del trabajo. AGOSTO 1 2 3. 4. MESES DEL SEMESTRE SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4. DICIEMBRE 1 2 3 4.

(12) 6. MARCO TEORICO.. Toda empresa en general, enfrenta hoy en día, situaciones que van exigiendo mayor compromiso y con ello mejores resultados, por ello esta debe de acuerdo a la ley mantenerse en vanguardia en el montaje y constante revisión de la realización de sus procesos para lograr que los resultados estén enmarcados dentro de los buenos rendimientos y niveles del desarrollo de la actividad principal y secundarias de la entidad. Con la contaduría pública y sus diferentes generalidades se puede, no solo llevar la contabilidad de ella, sino también montar, asesorar y buscar mejoras en los procesos de cualquier empresa para asegurar la permanencia y respaldo a la gestión que se efectúa. Estas nuevas formas de establecer acciones giran alrededor de la Planeación Estratégica, Kaizen, Empoderamiento, Sistemas de Gestión de la Calidad entre otros. Cada una de estas herramientas aporta a las organizaciones formas de alcanzar sus objetivos en forma ordenada y sostenible. Todo esto hace que las empresas estén siempre visionando en el entorno no solo las posibilidades de avanzar sino también las amenazas que surgen.. De este análisis surgen muchos compromisos y el principal es lograr que la empresa en su proceso de compras tenga definido cada subproceso y/o actividades, para ello es necesario contar con un talento humano comprometido y con ganas de lograr lo establecido los objetivos. A lo anterior hay que agregar lo exigente que es el cliente y el entorno, quienes cada vez buscan que el servicio y en la capacidad de respuesta para cubrir su necesidad sea en el menor tiempo posible y con la mejor calidad. De aquí se deriva la competitividad empresarial, dado que viene siendo enmarcado por el fenómeno de la globalización de la economía, lo cual ha creado muchos estilos gerenciales y ha venido a reemplazar los paradigmas tradicionales por otros mucho mejores, dentro de los cuales tenemos la nueva tecnología, el nuevo conocimiento, la gerencia moderna, el liderazgo, etc..

(13) El proceso de compras en su gestión es responsable de la buena organización para realizar con éxito las actividades, para asegurar que todos los bienes, servicios e inventario necesarios para la operación de la actividad empresarial se ordenen y se encuentren a tiempo en los almacenes de cualquier empresa; así mismo, también es responsable de controlar el costo de los bienes adquiridos, los niveles de inventario y debe ser capaz de desarrollar buenas relaciones con los proveedores, tiene una función claramente interna: solucionar y satisfacer las necesidades de sus clientes internos, atendiendo las peticiones que le lleguen y una función claramente externa: buscar los proveedores adecuados y negociar, si procede, las mejores condiciones para la empresa, también tiene una función económico-financiera, económico en cuanto debe cuidar los costos y los gastos que en la empresa se produzcan y financiera ya que debe negociar las mejores condiciones de financiación de los productos y/o servicios comprados.. El proceso y las funciones de compras-aprovisionamiento pueden ser contempladas desde una visión estratégica en tanto que participara de los programas y los planes que se establezcan a corto, medio y largo plazo, y táctica ya que deberá proceder con la operativa del día a día, solucionando todo aquello que sea requerido al momento. (Importancia de organizar el departamento de compras en la Empresa, Antonio Rosillo Miguel, 2014) Teniendo en cuenta la actividad principal de la “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P”, para conservar su identidad debe estar comprometida con el medio ambiente, por lo tanto los objetivos a lograr externamente deben iniciar desde cada proceso interno, por tal razón es de vital importancia en el proceso de compras tomar como base la Compra Sostenible: “El proceso mediante el cual las organizaciones satisfacen sus necesidades de bienes, servicios, obras y servicios públicos obteniendo el „mejor valor por el dinero gastado‟ en términos de generación de beneficios no sólo para la organización sino también para la sociedad y la economía, al tiempo que se minimizan los daños al ambiente”. (Definición adoptada por el Grupo de Trabajo.

(14) Internacional en Compras Públicas Sustentables en base a la política de SPP del Reino Unido, 2006).. El proceso de compras y las decisiones que se tomen en él juega un papel fundamental y estratégico dentro de la empresa, dado que el suministro de los insumos y los productos que se subcontraten, los repuestos, tienen una continuidad para reducir el costo final de factores que pueden hacer que aumente el éxito del proceso y los objetivos de la empresa por tal razón está estrechamente unido a otros procesos como: . Administrativo: para aprobar los productos cotizados.. . Marketing. Es muy importante realizar un estudio de los servicios y el gasto en cuanto a la adquisición de materiales amigables con el medio ambiente.. . Finanzas. Es fundamental que los niveles de materiales se mantengan y realizar una estimación del capital de trabajo que se requiere.. . Recursos humanos. La elección del personal para el departamento de compras es fundamental para que se consigan los logros marcados por la empresa. (JAVIER MÁRQUEZ CRESPO, SmithklineBeecha).

(15) 7. MARCO REFERENCIAL TITULO: “DISEÑO, DOCUMENTACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA EMPRESA JTP INGENIERIA E.U BASADO EN LOS LINEAMIENTOS DE LA NORMA NTC-ISO 9001:2008”. RESUMEN Los Sistemas de Gestión de la Calidad se establecen en las empresas para alcanzar los más altos niveles de satisfacción de los clientes, incrementando la eficiencia de los procesos, aumentando la utilidad y el reconocimiento dentro del sector.. Este proyecto de grado describe la metodología para el diseño, documentación, implementación y evaluación de un sistema de gestión de la calidad para la empresa JTP Ingeniería E.U, dedicada a la construcción, suministro, servicios y desarrollo en general de obras civiles en diferentes ciudades y municipios del país, con el fin de elaborar una herramienta de gestión basada en la mejora continua.. Se realizó un diagnóstico donde se evaluó el nivel de cumplimiento de los requisitos contemplados en la norma. Seguido a esto se procedió a estructurar la documentación necesaria para asegurar la eficiencia y eficacia del sistema de gestión de la calidad y a capacitar a todo el personal con el fin de desarrollar un cabio en la cultura organizacional, el cual generó un compromiso individual para la consecución del sistema.. Finalmente se implementó y se evaluó su cumplimiento a través de la realización de una auditoría interna, para determinar las no conformidades presentes en el sistema.. AUTOR: Jerson Elías Torres Porras DIRECTOR: William Hoyos Torres.

(16) TITULO: “MONTAJE DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE LOGÍSTICA EMPRESARIAL S.A.S”. RESUMEN Hoy en día los sistemas de información se producen en casi todas las áreas de una empresa y se relacionan con todos los problemas de la empresa. Por eso definimos que un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.. Para tener un buen sistema se deben tomar en cuenta dos aspectos básicos, desde el hardware necesario para que el sistema pueda operarse y el recurso humano que interactúa con el sistema de información. En el desarrollo de los sistemas de información se puede observar que las aplicaciones son una herramienta y no un instrumento que debe tenerse para utilizar la tecnología de la información, lo que trae como consecuencia la mejora en el desempeño de la organización, e incluye beneficios tanto para sus empleados, clientes y personas que tengan que ver con ella. Cada departamento de una empresa en cualquier sector requerirá de sistemas de información, debido a que los sistemas de información se tienen en todas las empresas de una forma u otra.. Uno de los factores de mayor importancia en la administración actual, es poseer información de alta calidad, tanto en los distintos procesos de una organización, como para la toma de decisiones; esto ha provocado que cada día se busque un mayor perfeccionamiento, tanto de los elementos técnicos para obtenerla, como de los sistemas de información que se desarrolla, con el objeto de lograr resultado oportunos, confiables y al más bajo costo, Por lo tanto, es necesario controlar que cada etapa de sistema conformado para obtener la información se haya cumplido correctamente, es decir, se verifique que los procesos administrativos y electrónicos de datos sean coherentes y actúen como un todo que satisfaga los requerimientos de quienes deben hacer uso de dicha información. AUTOR: JONATHAN BERTEL CALLE.

(17) TITULO: ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL: UNA PROPUESTA DE ESTUDIO RESUMEN El concepto de estrategia en el contexto de las organizaciones empresariales es uno de los temas que genera gran interés en los asuntos del management. Sin embargo, la proposición de nuevos enfoques no ha aportado significativamente al avance en el estudio de este concepto. El estancamiento se hace evidente, razón por la cual el presente documento esboza una propuesta que reúne algunos de los retos para el estudio de la estrategia. En él se presenta una revisión que deja por sentados los posibles caminos a seguir, los cuales contribuyen a la perdurabilidad de las organizaciones.. AUTORES: Ángela Lucía Noguera Hidalgo, David Hernando Barbosa Ramírez, Guido Angello Castro Ríos.

(18) TITULO: INFLUENCIA DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN EN EL RENDIMIENTO DE LAS MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS COLOMBIANAS. RESUMEN El objeto de este trabajo es verificar empíricamente la influencia que sobre el rendimiento de las empresas tienen las tecnologías de información y comunicación (TIC); para esto se estudiaron 1.201 micro, pequeñas y medianas empresas (Mipymes) de Colombia a las que se consultó sobre la disponibilidad y utilización de 8 herramientas TIC en ambiente web y sobre su rendimiento tanto a nivel global, como específicamente en su rentabilidad, participación en el mercado, procesos internos, relaciones humanas y relaciones con el entorno. Los resultados obtenidos mediante regresiones lineales muestran que las TIC influyen positivamente sobre los diferentes factores de rendimiento observados. Estos hallazgos son de utilidad para empresarios y entidades que promueven el conocimiento y el desarrollo de las Mipymes. AUTORES: Edgar Julián Gálvez Albarracín, Sandra Cristina Riascos Erazo, Fred Contreras Palacios.

(19) 8. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA. 8.1 DATOS GENERALES DE LA EMPRESA:.  Nombre de la organización: “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P”  Nit: 900.357.213-3  Dirección: Cll 59 No 12 - 108 Apto 201 B/ La castellana, Montería  Teléfono: 7896816 - 3205433502  E-mail: [email protected] 8.2 DATOS GENERALES DEL CONTACTO:.  Nombre: Álvaro Augusto Vergara Passos  Cargo: Socio – Miembro de asamblea general  Teléfonos: 310 309 5876  Correo electrónico: [email protected] 8.3 ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN: La “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P” es una entidad con las siguientes actividades económicas:  Actividad principal: 9499 Actividades de otras asociaciones C.S.P  Actividad secundaria: 3600 Captación, tratamiento y distribución de agua  Actividad adicional No1: 3700 Evacuación y tratamiento de aguas residuales  Actividad adicional No 2: 3900 Actividades de saneamiento ambiental y otros servicios de gestión de derechos.

(20) 8.4 PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD. Logo:. MISIÓN. Ser una empresa que fomente la interacción armónica del hombre con el medio ambiente a través de la asesoría, formulación, gestión y ejecución participativa de planes, programas y proyectos productivos que con acciones multidisciplinarias logren contribuir de manera integral a la transformación positiva del entorno, mejorando la calidad de vida primordialmente de las clases sociales menos favorecidas. VISIÓN Para el año 2020 “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P” líder en la promoción de una cultura ambiental que con propuestas innovadoras y creativas logrará generar conciencia sobre el desarrollo sostenible de nuestra ciudad, articulando canales de comunicación que propicien la realización de proyectos entre los diversos actores que buscan fortalecer un cambio social integral..

(21) SERVICIOS . Asesorías a. las empresas prestadoras de los servicios de acueducto,. alcantarillado y aseo en lo concerniente al componente ambiental y facilitadores en la gestión de licencias ambientales frente a la autoridad competente. . Elaboración y/o asesorías en la formulación de todo tipo de proyectos, planes y programas de carácter ambiental en cumplimiento con la legislación del Ministerio de Medio Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. PGIRS, PSMV, estudios de impacto ambiental, planes de manejo ambiental, AYUEDA, entre otros.. . Capaciones en los temas de agua potable y saneamiento básico, especialmente en el manejo integral de los residuos sólidos en entidades públicas y privadas de la ciudad.. . Talleres y charlas lúdicas en los temas referentes al cuidado, protección y conservación del ambiente, entendiéndose este como el espacio en los cuales se desenvuelve el ser humano.. . Formulación, ejecución y asesoría de proyectos productivos de carácter ambiental y social que garanticen un desarrollo sostenible.. . Asesoría y formulación de programas de buenas prácticas de manipulación de alimentos.. . Gestores de programas de seguimiento para la conservación del medio ambiente y creación de una cultura ciudadana.. . Gestores de campañas educativas en pro de la conservación del medio ambiente.. . Gestores de campañas sociales que involucren a la ciudadanía a la interacción con el otro y el ambiente que lo rodea.. . Formación empresarial en el manejo integral de residuos sólidos y del aprovechamiento de los mismos en el sitio de trabajo.. ¿PORQUE CONTRATAR NUESTROS SERVICIOS?. . Porque somos una entidad comprometida con el desarrollo sostenible de la región, por lo tanto cada uno de nuestros servicios van acompañado del.

(22) componente social encargado de fomentar la interacción del ser humano con el medio ambiente. . Porque buscamos crear espacios sanos donde el desarrollo de las actividades diarias del ser hombre se realicen de manera armónica e integral.. . Porque más que cumplir con legislaciones existentes que regulan el accionar de las empresas e industrias, es crear una cultura comprometida con el cuidado del medio ambiente de manera confiable y sostenible.. . Porque somos la primera en la ciudad que busca de manera constante brindar a las instituciones la posibilidad de mejorar sus procesos productivos teniendo en cuenta el entorno en el cual se desenvuelve.. . Porque “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P” es una entidad que además de formular y asesorar programas, proyectos y planes de tipo ambiental, realiza el seguimiento y acompañamiento de los mismos dentro las instituciones con el fin de crear una responsabilidad mutua con el entorno.. . Porque cada uno de nuestros servicios son prestados con la mejor calidad ambiental y con el carácter social que caracteriza cada una de las competencias de nuestro accionar.. NUESTRO PERSONAL “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P” cuenta con un grupo de profesionales multidisciplinario, formado y capacitado en temas de carácter ambiental, social y económico, especialistas en formulación de proyectos y certificados en políticas ambientales, gestión y educación ambiental e ISO 14001, comprometidos al 100% con. el desarrollo de sus actividades en busca de un fortalecimiento de las. instituciones eje de acción de la empresa..

(23) 9. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE COMPRAS Indudablemente el principal objetivo del proceso de compras es gestionar la compra de bienes o servicios que cumplan con los requisitos y especificaciones solicitadas para el desarrollo de las actividades de la Fundación. Teniendo como responsable directo de este proceso al Líder de compras. 9.1 PRINCIPALES TÉRMINOS Y DEFINICIONES DEL PROCESO:  Cotización: hace referencia a la acción de cotizar (poner precio a algo), además el término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicios y las condiciones comerciales de la oferta.  Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios de manera esporádica.  Proveedor permanente: es la Persona natural o jurídica que ha sido aprobada para un espacio de tiempo definido.  Proveedor único: Es aquella persona natural o jurídica que posee la exclusividad para proveer un bien o servicio determinado por ser un representante autorizado en el país o porque es fabricante.  Especificación Técnica: es la información básica que debe suministrar la empresa a los proveedores, para que con base en esta, formulen sus ofrecimientos.  Comprador: se refiere al papel que juega el empleado que gestiona la adquisición (estudio de mercado, cotización, cuadro comparativo, orden de compra entre otros) de bienes o servicios en la organización.  Cuadro Comparativo de Ofertas: Es el documento que muestra las diferentes ofertas económicas posibles para aprobar un proveedor para la compra.  Concepto técnico: este hace referencia a los lineamientos utilizados de ser el caso en la toma de decisión para la compra de un bien o contratación de un servicio y que proviene de un profesional que posee los conocimientos técnicos.  Orden de Compra: es el documento legal que confirma el pedido a un proveedor..

(24)  Contrato: Es un acuerdo de voluntades verbal o escrito, que genera derechos y obligaciones entre las partes que lo suscriben.  Proceso de aprobación: hace referencia a las actividades que busca seleccionar el proveedor que ofrece las mejores condiciones comerciales.  Fraude: Una práctica fraudulenta es una tergiversación de los hechos para influir en la adquisición, enajenación o celebración de un contrato.  Corrupción: Una práctica corrupta consiste en ofrecer, dar, recibir o solicitar cualquier cosa de valor para influir en la acción del personal que participa en los procesos de compras o celebración de un contrato.  Coerción/coacción: Una práctica coercitiva consiste en perjudicar, dañar o amenazar con perjudicar o causar daño, directa o indirectamente, a un proveedor, contratista o subcontratista o a sus bienes con el fin de influir en las acciones del personal de adquisiciones..

(25) 9.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. ACTIVIDAD. DESCRIPCIÓN. Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando Análisis de la Solicitud el empleado encargado del proceso de adquisiciones recibe la solicitud de Compra de compras, emitida por el área de la empresa que requiera un determinado producto. Esta parte consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para Seleccionar una buena selección del proveedor proveedores se deben considerar diversos criterios tales como: precio, calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc. Se debe realizar la recepción de la documentación asegurando que la información quede en conocimiento Recibir documentación del personal de compras, en caso que la oferta se reciba por medio físico, se deberá notificar el envío de la propuesta. Si se requiere la realización de un cuadro comparativo se debe:  Asegurar que las cotizaciones cumplan con las condiciones comerciales requeridas.  Asegurar que se referencian el total de las ofertas Realizar cuadro recibidas. comparativo  Asegurar que se registren correctamente las condiciones de las ofertas  Realizar la revisión aritmética de las ofertas.  Asegurar que los proveedores son acordes a los productos o servicios solicitados. RESPONSABLE. Líder de compras. Líder de compras. Líder de compras. Comprador.

(26) Se debe realizar la revisión de los siguientes criterios: . Que coincida el valor de la orden de compra con la propuesta del proveedor aprobado.  Que los artículos o servicios Revisar documentación solicitados sean los mismos que los seleccionados.  Que se cumplan las políticas del proceso de compras En caso de no cumplir con estos criterios se debe devolver al líder de compras o líder administrativo, para su corrección.. Líder de compras. Una vez que se ha escogido el proveedor más adecuado, se debe empezar a negociar con él la adquisición del material requerido, dentro de las condiciones más Negociación con el proveedor seleccionado adecuadas de precios y pago. La atención y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega, deben ser asegurados en la negociación. Hecha la orden de compra,. Líder de compras. se. necesita asegurar que la entrega del material se hará de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada y por lo tanto debe haber un seguimiento del Acompañamiento del pedido.. pedido, a través de constantes contactos personales o telefónicos con el proveedor. Esto significa que el equipo de compras no abandona al proveedor después de haber emitido la orden de compra. El seguimiento o acompañamiento representa una constante. Comprador.

(27) supervisión del pedido y una cobranza permanente de resultados. Es la última etapa del ciclo de compras y se da cuando el encargado de la compra recibe del proveedor el material solicitado en la orden de compra. En la recepción del material, el encargado de la compra verifica si las cantidades están correctas, haciendo el respectivo control de calidad y realizando la inspección pertinente Control de la recepción para comparar el material con las del material comprado especificaciones determinadas en la orden de compra, esta operación es la que se llama Inspección de calidad en la recepción del material. Confirmada la cantidad y calidad del material, el encargado de la compra autoriza a la bodega o almacén, recibir el material y encomienda al encargado de Tesorería o Cuentas por Pagar, la autorización para el pago de la factura al proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo de pago estipulado.. Comprador y Líder de compras.

(28) 10. POLITICAS DEL PROCESO DE COMPRAS (Documento pendiente por aprobación por parte de la asamblea de socios de la “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P” )  Políticas para Proveedores  “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P” se reserva el derecho de dar por terminado incondicionalmente y sin incurrir en responsabilidad alguna cualquier relación comercial, en caso que el proveedor no cumpla las leyes y normas labores, tributarias, sobre todo lo relacionado con el cuidado y la protección del medio ambiente y políticas internas de anticorrupción.  El personal de compras establecerá y mantendrá una base de datos de proveedores registrados y precalificados. Encargándose además de archivar los documentos resultantes de los procesos de compras, posteriores a la recepción de la factura.  Debe existir una lista de niveles de autorización, en la cual se especifique los montos que el correspondiente colaborador puede autorizar, esta lista debe ser actualizada y aprobada por el gerente y la asamblea de socios.  Se podrá extender un contrato con un proveedor que haya prestado un servicio anteriormente con calidad, cumplimiento y mantenga vigentes los precios más óptimos del mercado y condiciones requeridas por la empresa; aunque existan otros proveedores que también suministren el producto o servicio requerido. La aprobación se regirá conforme a los niveles de aprobación que se definan.  Un proveedor podrá ser permanente por un periodo máximo de un año.  Se dará por entendido que un proveedor es único, cuando posterior a una investigación de mercado no exista ningún otro proveedor que fabrique o suministre el bien o servicio con las condiciones requeridas. Un proveedor podrá ser único por un periodo máximo de un año. . En los casos anteriores, para que un proveedor pueda ser seleccionado nuevamente como único o permanente, adicional al proceso de aprobación se deberá elaborar la evaluación del proveedor por parte del equipo de copras de la empresa.. . El comprador debe asegurar para todos los proveedores la documentación correspondiente y validación de su objeto social..

(29)  . Cotizaciones La cotización deberá tener la siguiente información: . Nombre, teléfono y domicilio del proveedor.. . Identificación tributaria (NIT).. . Fecha de emisión. . Validez de la oferta. . Entidad destinataria.. . Nombre del solicitante. . Descripción detallada del bien o servicio. . Unidad de medida. . Impuesto detallado. . Valor unitario y total. . Condiciones comerciales (forma de pago, descuentos financieros, tiempo de entrega, donaciones, flete, aspectos logísticos para la entrega).. . Detalle de los bienes o servicios a adquirir. Deben ser lo suficientemente claros, detallados y completos.. . No. se. debe. procesar. ninguna. cotización. que. presente. tachones. o. enmendaduras. . Toda cotización impresa o electrónica deberá adjuntarse al cuadro comparativo correspondiente.. . En caso de que una cotización ya procesada requiera soportar una nueva compra del(los) mismo(s) producto(s); las condiciones comerciales deberán mantenerse y ser avaladas por el proveedor y confirmadas al empleado que gestiona la compra. Las cotizaciones pueden tener una validez de seis meses si el proveedor sostiene las condiciones comerciales durante ese tiempo.. . La aprobación de un proveedor podrá ser extendida con los mismos productos, siempre y cuando mantenga las condiciones comerciales pactadas inicialmente y siempre y cuando no supere los seis meses de la aprobación inicial.. . Se debe evaluar anualmente los proveedores con los cuales se tuvo una relación comercial activa, dejando constancia por escrito de este proceso..

(30)  . Cuadro comparativo de ofertas. Es. responsabilidad del empleado comprador (líder de compras, auxiliar de. compras, entre otros empleados que participen en el proceso) la elaboración del cuadro comparativo. . Es responsabilidad del gerente o líder administrativo y del líder de compras, la aprobación del cuadro comparativo..  . Orden de compra u orden de servicio En todos los casos se requiere los soportes del proceso de compra de acuerdo con lo estipulado en las presentes políticas: cotizaciones, cuadro comparativo y orden de compra/servicios.. . Las compras deben realizarse conforme a los lineamientos de la legislación colombiana y teniendo en cuenta las políticas del proceso y los estatutos de la“EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P”.. . Toda orden de compra o servicio debe especificar claramente:  Nombre, dirección y teléfono de la “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P” y nombre del empleado solicitante de la compra  Número de la orden de compra  Nombre, dirección, teléfono y RUT del proveedor  Fecha  Términos para la entrega y pago  Cantidad y detalle de los productos o servicios  Precio Unitario, precio total  Firma de quien elabora y firma de quien aprueba la orden de compra..  . Disposiciones generales Es responsabilidad del comprador realizar la impresión de los documentos del proceso de compras posterior a la validación de la recepción de la factura y archivarlos de manera organizada conforme a lo estipulado por el líder de compras.. . Los documentos del proceso de compras son: Cotizaciones, cuadro comparativo, orden de compra/servicio, contrato o su equivalente..

(31) . Para el pago de servicios públicos (Agua, aseo público, alcantarillado, Energía, Gas, Telefonía fija, televisión por cable y arriendo), no se realizara proceso de compras, su pago se gestionara mediante orden de pago aprobada por el gerente o líder administrativo de la empresa.. . Disposiciones anticorrupción. Todos aquellos empleados que intervengan en el proceso de compras deben asegurar que las prácticas comerciales de ofertantes, proveedores y contratistas sean coherentes con los principales objetivos y valores de la “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P” , evitando incurrir en prácticas fraudulentas entendiéndose estas como: Fraude, corrupción, etc. Es responsabilidad de todos los empleados de la empresa informar al encargado de la compra, cualquier posibilidad de conflicto de interés que se presente en acuerdos comerciales con familiares y amigos, tanto del empleado como de su cónyuge. Ningún empleado podrá divulgar externamente información correspondiente al proceso de compras, esto incluye, información del proveedor, condiciones comerciales, criterios de evaluación, precios y cualquier otra que pueda afectar al proveedor y los intereses de la “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P”..

(32) 11. MAPA DEL PROCESO DE COMPRAS.

(33) 12. CARACTERIZACION DEL PROCESO DE COMPRAS OBJETIVO: Suministrar a los procesos internos la materia prima e insumos requeridos con las especificaciones solicitadas, de forma oportuna, en la cantidad pedida y manteniendo los niveles del proceso estipulados.. PROVEEDORES. ENTRADAS. .      .      . Líder de compra Auxiliar de compras caja Proveedores Banco Inversionista Gerencia. . Devolución de compra Nota crédito Cotizaciones Pedidos Entradas almacén Evaluación del proveedor Cuadro comparativo de proveedores. PHVA HACER. SALIDA. CLIENTES. . .            . Identificación de requerimiento de compras Realizar Solicitud de cotizaciones Enviar cotizaciones a los proveedores Análisis de precios de las cotizaciones Selección del proveedor Realización de orden de compra Firma de orden de compra: auxiliar y líder de compras Envío o entrega de orden de compra al proveedor Pactar modo de pago con el proveedor Pago al proveedor Devoluciones en compras (cuando sea necesario).   .     .  PLANEACION        . Comprobar la adquisición de un bien o servicio Identificar la cuenta de gastos o inversión realizada Recepcionar documento que prueba la existencia de un negocio Planear acciones preventivas, correctivas y de mejora Planear cronograma de entrega de informes del proceso, de los proveedores Definir presupuestos y actividades que permitan el objetivo del proceso Identificación de actividades inicio y fin del proceso. Lograr como mínimo el 80% de aprobación en las. Orden de compra Análisis de cotizaciones y aprobadas Factura de compra Comprobante de compra Producto comprado Informe de desempeño Información del proveedor aceptado Acciones correctivas Información de solicitud de cotización: por correo o físico Quejas al proveedor Eventualidades de proveedores.    . Líder de compras Auxiliar de compras Caja Administració n Proveedores.

(34) . evaluaciones a los proveedores y del proceso planteadas No lograr superar el costo del presupuesto. VERIFICAR       . Verificar la estructura de cada cotización Verificación de la información del proveedor Verificar que la entrada de almacén coincidan con la factura y la orden de compra Verificar los productos comprados estén en buen estado Hacer seguimiento de la respuesta del proveedor Estado de la orden de compra Verificar la eficiencia y eficacia del procedimiento de las actividades para cumplimiento de los objetivos del proceso. ACTUAR         . Solicitar programación de entrega de los productos solicitados Hacer el comprobante de compra Recibir la mercancía solicitada Hacer entrada de almacén Evaluación de los proveedores Cuadro comparativo de los proveedores únicos, permanentes, ocasionales Analizar el procedimiento del proceso Buscar ajustes del control internos que permitan mejora continua Actualización contante de la información de proveedores.

(35) 13. MARCO LEGAL “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P” para el desarrollo de sus actividades debe tener legalmente documentado en normas de gestión de calidad ISO el proceso de compras, la empresa se asegura de los productos adquiridos cumplan con los requisitos de compra especificado, pero existe por ejemplo un documento donde se registre la selección, evaluación y reevaluación de los proveedores, aunque conservando sus objetivos para la protección de los recursos naturales se deben practicar con la normatividad ambiental; para este tipo de organización se efectuará:. 13.1 NORMOGRAMA. NORMOGRAMA DECRETO 2811 DE 1974 DECRETO 410 DE 1971 LEY 1111 DE 2006 LEY 9 DE 1979 LEY 99 DE 1993, DECRETO 2811 DEL 18 DE DICIEMBRE DE 1974. Por el cual se dicta el código nacional de recursos naturales renovables y de protección al medio ambiente. Por el cual se expide el código de comercio. Por el cual se expide el estatuto tributario de los impuestos administrados por la dirección general de impuestos nacionales. De la protección del medio ambiente Ley del medio ambiente Por el cual se dicta el código nacional de recursos naturales renovables y de protección al medio ambiente.. ARTÍCULO 1º. DE LA LEY 9 DE 1979. ARTÍCULO 2º DE LA LEY 9 DE 1979. Para la protección del medio ambiente Cuando en esta ley o en sus reglamentaciones se hable de aguas, se entenderán tanto las públicas como las privadas. Para el control sanitario de los usos del agua se tendrán en cuenta las siguientes opciones, sin que su enunciación indique orden de prioridad. 1. Consumo humano; ARTÍCULO 3 DE LA LEY 9 DE 2. Doméstico; 3. Preservación de la flora y fauna; 1979 4. Agrícola y pecuario; 5. Recreativo; 6. Industrial;.

(36) ARTÍCULO 11º DE LA LEY 9 DE 1979 ARTÍCULO 13º DE LA LEY 9 DE 1979. ARTÍCULO 80º DE LA LEY 9 DE 1979. COMPRAS, CERTIFICADO ISO 9001, ISO 9001 DECRETO REGLAMENTARIO 2649 DE 1993 ARTÍCULO 64° DECRETO REGLAMENTARIO 2649 DE 1993 CAPITULO V DEL CODIGO DE COMERCIO ART. 956. DEL CODIGO DE COMERCIO ART. 1696. DEL CODIGO DE COMERCIO ARTÍCULO 19. ESTATUTO TRIBUTARIO. 7. Transporte Antes de instalar cualquier establecimiento industria, la persona interesada deberá solicitar y obtener del ministerio de salud o de la entidad en quien éste delegue, autorización para verter los residuos líquidos. Cuando por almacenamiento de materias primas o procesadas existe la posibilidad de que éstas alcancen los sistemas de alcantarillado o aguas Para preservar, conservar y mejorar la salud de los individuos en sus ocupaciones la presente ley establece normas tendientes a: A. Prevenir todo daño para la salud de las personas, derivado de las condiciones de trabajo; B. Proteger a la persona contra los riesgos relacionados con agentes físicos, químicos, biológicos, orgánicos, mecánicos y otros que pueden afectar la salud individual o colectiva en los lugares de trabajo; C. Eliminar o controlar los agentes nocivos para la salud en los lugares de trabajo; D. Proteger la salud de los trabajadores y de la población contra los riesgos causados por las radiaciones; E. Proteger a los trabajadores y a la población contra los riesgos para la salud provenientes de la producción, almacenamiento, transporte, expendio, uso o disposición de sustancias peligrosas para la salud pública. sistema de gestión de calidad define costo en su artículo 39 y 40 propiedades, planta y equipo Obligaciones del comprador Actos que debe notificar el comprador al vendedor Obligaciones del comprador en la compra fob Contribuyentes con un régimen tributario especial.

(37) TITULO VI DEL ESTATUTO TRIBUTARIO. Tratamiento especial para algunos contribuyentes. Los contribuyentes a que se refiere el artículo 19, están sometidos al impuesto de renta y complementarios sobre el beneficio neto o excedente a la tarifa única del veinte por ciento (20%)..

(38) Anexos.

(39) ENTREVISTA -. LIDER DE COMPRAS DE LA “EMPRESA RIO ASEO TOTAL. S.A.E.S.P”. . Cuantas personas componen el departamento de compras, entre auxiliares y jefes inmediatos. o Respuesta: Tres personas. . Funciones de cada uno o Respuesta: No existe un manual de funciones detallado. . Las funciones de los encargados de compras se encuentran separadas de los departamentos de: 1. ¿Contabilidad? 2. ¿Recibo? 3. ¿Despacho? o Respuesta: tales funciones no se encuentran definidas aún. . ¿Las adquisiciones deben hacerse siempre mediante órdenes de compra y con base en cotizaciones? ¿En caso afirmativo, cuantas cotizaciones se requieren? o Respuesta: se hacen a través de tres cotizaciones. . ¿Quiénes están autorizados para firmar las órdenes de compra? o Respuesta: Karen Vergara – Gerente Compara el jefe inmediato antes de enviar al departamento de contabilidad: 1. Los precios y condiciones de la factura contra las órdenes de compras 2. Las cantidades facturadas contra las órdenes de compra 3. Se revisan los cálculos en las facturas o Respuesta: Punto 1: No, Punto 2: Si, Punto 3: Si.. . ¿Registran los auxiliares con VoBo del jefe inmediato el control de las entregas parciales? o Respuesta: No se registra. . ¿Se revisan periódicamente los precios de compra por un empleado que no tenga conexión alguna con compras, para cerciorarse de que tales precios son los más convenientes para la empresa?. . Respuesta: se revisan muy esporádicamente.

(40) . ¿Las personas a cargo del departamento de compras preparan informes de los artículos recibidos y conservan una copia de tales informes? ¿por cuánto tiempo? ¿Y a quien lo entregan? o Respuesta: No. . ¿Una copia del informe de recibo se envía directamente al departamento de contabilidad? o Respuesta: el revisor fiscal lo realiza. . ¿El departamento de contabilidad compara este informe con las facturas? o Respuesta: Si. . ¿El jefe inmediato efectúa un conteo efectivo luego que los auxiliares le entregan los respectivos informes de los artículos recibidos? o Respuesta: Si. . ¿Los procedimientos garantizan que los insumos adquiridos sean usados en el servicio a prestar a los clientes? o Respuesta: si. . ¿Cuando. ocurren. pérdidas. o. daños. en. los. materiales,. se. produce,. inmediatamente el reclamo contra los aseguradores o transportadores? ¿Quién procede? ¿Con VoBo de quien o quienes? o Respuesta: Se reclaman pero actualmente es responsabilidad de la gerente . ¿Las devoluciones sobre compras como se manejan? ¿Tienen formatos para relacionarlas? o Respuesta: No se tienen formatos para relacionarlas. . ¿Tales devoluciones se comparan contra las respectivas notas de crédito del vendedor? o Respuesta: No. . Cada cuanto tiempo revisan inventarios o Respuesta: Se manejan inventarios al tiempo. . ¿Tienes proveedores específicos para adquirir sus productos e insumos? o Respuesta: No. . ¿Qué tienen en cuenta para escoger un proveedor de productos e insumos? o Respuesta: Precio y servicio ¿Realizan presupuestos para las compras? ¿Cada cuánto?.

(41) o Respuesta: se realizan de acuerdo a cada contrato..

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(51) ESTATUTO “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P”. CAPITULOI ARTÍCULO 1. La empresa que por medio de este estatuto se reglamenta, se denomina “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P”, tendrá su domicilio en la calle 59 Nº 12 - 108 Piso 2; se constituye como una empresa y su duración será por término indefinido.. ARTÍCULO 2. Nuestro objetivo principal es ser una empresa multipropósito a través de la interacción del hombre con el medio ambiente, contribuyente a mejorar la calidad de vida de todas las personas, y en especial la de aquellas pertenecientes a las clases sociales menos favorecidas. Es por esto que “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P” busca reducir, reciclar y reutilizar lo que muchos consideran desechos, y transfórmalo en materia prima. De esta manera la empresa aportará en la solución de los problemas ambientales que se presentan en el departamento de Córdoba y en sus regiones vecinas, apoyando su crecimiento y desarrollo sostenible.. Los fines específicos de “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P” son: a. Ayudar a las todas las personas y en especial a las pertenecientes a las clases sociales menos favorecidas del departamento de Córdoba, mediante la creación y ejecución de proyectos ambientales que generen empleo y de esta forma los vinculen activamente a la solución de la problemática que se presenta actualmente con el manejo inadecuado de los residuos sólidos. b. Fomentar la cultura del reciclaje en la ciudad de Montería y en las regiones vecinas del departamento de Córdoba, a través de campañas ambientales que permitan concienciar a los ciudadanos de la importancia de esta labor en nuestro hábitat cotidiano, para reducir la presencia de.

(52) residuos sólidos en los botaderos a cielo abierto. c. Reciclar los siguientes residuos sólidos: plástico, aluminio, vidrio, cartón y papel, producto de la actividad cotidiana de las personas. d. Reutilizar todos aquellos desechos reciclados, mediante procesos de transformación de los mismos, especialmente del papel. e. Ayudar a generar bienestar en todo el entorno de acción de la “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P”. f.. Velar por un ambiente sano de todas y cada una de las personas que son objeto de acción de la “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P”, brindando un apoyo integral en las áreas física, emocional y espiritual.. CAPITULOII. DE LOSASOCIADOS ARTÍCULO 3. Son miembros o asociados de la Fundación “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P” todas las personas admitidas y avaladas por la Dirección General y Dirección de Proyectos de la empresa, para integrar los proyectos productivos que se ejecuten en la misma, cuyo fin social se inscriba en la mejora del entorno en el cual nos movemos hoy, el Medio Ambiente.. ARTÍCULO 4. Son deberes de los integrantes de la“EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P”: a. Fomentar el amor por el servicio a los demás. b. Mantener vivo el deseo de contribuir activamente al mejoramiento de la calidad de vida de las personas, contemplando las áreas física, emocional y espiritual, y privilegiando a quienes constituyen las clases sociales menos favorecidas de nuestra ciudad y departamento. c. Estar en la plena disposición de adoptar una cultura de transformación integral para brindar y contagiar a los demás en el cuidado y la protección de los recursos que nos brinda el medioambiente. d. Participar en proyectos de grupos de investigación reconocidos y/o consolidados en territorios y áreas específicas, para que el trabajo de los.

(53) integrantes de la empresa sea como el capital semilla que orienta y contribuye a la resolución de problemas enmarcados en el contexto en el cual se inscribe Medio Ambiente; y al mismo tiempo se fortalezcan las personas que interactúan en estos espacios e instituciones, producto de las experiencias compartidas con pares académicos y/o entidades que se unen bajo el mismo propósito que nos convoca. e. Asumir como compromiso permanente la educación que genera una actitud reflexiva e incentiva a la elaboración de propuestas y proyectos que busquen solucionar los diversos problemas que afectan la región y el país. f. Dignificar el nombre de la “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P” en cada una de sus acciones y proyectos, realzando la imagen organizacional en cada buena obra, y salvaguardando, a toda costa, el patrimonio de rio aseo total en todas sus formas y presentaciones. g. Velar por un ambiente sano y armonioso al interior de la empresa, para que la actitud positiva trascienda hasta el núcleo familiar, social, académico y demás espacios donde interactúen quienes asumen ser parte de rio aseo total. h. Participar activamente en las diversas actividades convocadas por la Dirección General, y lideradas por la Dirección de Proyectos. i.. El asociado inscrito deberá acoger y acatar los presentes estatutos y las decisiones adoptadas por voto mayoritario del Comité Ejecutivo de la “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P”.. ARTÍCULO 5. Son derechos de los asociados: a. Recibir apoyo técnico, económico y espiritual para el fomento de un desarrollo integral que impacte positivamente el medio ambiente; el cual puede. estar. seminarios,. representado encuentros. en. lúdicos,. cursos, retiros. capacitaciones,. talleres,. espirituales,. prácticas. académicas, pasantitas, especializaciones, maestrías, doctorados y otros que podrán recibir los asociados conforme a la valoración de sus necesidades y acorde a las posibilidades de la “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P” . b. Disfrutar del uso de los espacios colegiados gestionados por rio aseo.

(54) total, que permitan la formación integral de los miembros y de sus asociados. c. Contar con la orientación, el fortalecimiento académico y el capital social acumulado del que dispone la “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P” en investigación, al igual que con los contactos y mecanismos de estímulo al desarrollo de los proyectos productivos encaminados a mejorar el ambiente, social, laboral y emocional. d. Disfrutar de los estímulos previstos en el Reglamento de la “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P” : para exaltar el trabajo de los asociados que se hayan distinguido en su labor. e. Manifestar (CREO QUE LOS ASOCIADOS DEBERÍAN TENER MÁS DERECHOS, PERO NO SE CUALES NI DE DONDERETOMARLOS). ARTICULO 6. Condiciones para ingresar a la “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P”: a. Todo ser humano que desee mejorar su entorno y el de los demás. b. Acogerse a los estatutos de rio aseo total. c. Ser presentado ante los directivos y avalado por estos, luego de presentar su hoja de vida, una carta que sustente su motivación y un compromiso de servicio activo. d. Brindar su trabajo físico e intelectual en pro de las clases menos favorecidas, con el ánimo de buscar permanentemente el logro del objetivo social.. ARTICULO 7. Causales de retiro de un miembro. a. Que se haya cometido una falta en el cumplimiento del compromiso inscrito en el formulario de inscripción de la empresa. b. Faltar a los estatutos anteriormente enumerados. c. Comportamientos inmorales que afecten a los asociados y/o al resto de la comunidad en general..

(55) d. Atentar contra el ambiente sano en los diferentes espacios que habita, ya sean familiares, laborales y espacio público; y en las diferentes áreas: física, emocional y espiritual, causando daños a otros miembros, a la ciudadanía en general y al buen nombre de la “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P” .. ARTICULO 8. Queda prohibido a los asociados: a. El trato descortés, irrespetuoso, agresivo y desconsiderado entre los miembros del grupo de trabajo de un proyecto, entre sus representantes, y de todos ellos para con las coordinaciones a nivel local, departamental, regional y/o nacional. b. Causar daño intencional a las personas, a los equipos o a las instalaciones físicas de la “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P” . c. Perturbar el trabajo en las instituciones y entidades con las cuales la empresa tenga contacto para realizar planes, programas y proyectos, además de los eventos locales, departamentales, regionales y nacionales. d. Violar los derechos de propiedad intelectual. e. Ejecutar acciones sociales a título personal o de la “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P”, sin haber recibido el aval de la misma.. ARTICULO 9. Los miembros que incumplan el presente estatuto se harán acreedores a sanciones tales como el llamado de atención verbal o escrito, y a la suspensión, temporal o definitiva de su membrecía..

(56) CAPITULO III.. ESTRUCTURA Y FUNCIONES DE LOS ÓRGANOS DE DIRECCIÓN Y CONTROL. ARTICULO 10. La máxima autoridad de la “EMPRESA RIO ASEO TOTAL S.A.E.S.P” es la Asamblea General de Asociados que se realizará el último viernes de cada mes, pudiendo existir reuniones siempre que sea necesario y se convoquen por escrito con 48 horas de anticipación, como mínimo. (ESTO ME PARECE COHERENTE CON LOS LINEAMIENTOS ANTERIORES, CREO QUE ESTO SUCEDE CON LAS ASOCIACIONES, COOPERATIVAS Y CORPORACIONES. PARÁGRAFO 1: Para sus deliberaciones, la Asamblea general se instalará siempre que exista quórum de la mitad más uno. La dirección de la Asamblea reposará en manos del Comité Ejecutivo, quien rendirá sus informes de gestión en la misma. PARÁGRAFO 2: A las reuniones ordinarias y extraordinarias de la rio aseo total podrá asistir, con voz y sin voto, cualquier integrante, siempre que lo solicite con anterioridad y por escrito con un lapso mínimo de 24 horas.. ARTÍCULO 11. La Asamblea General elegirá el Comité Ejecutivo por un periodo de dos (2) años.. ARTICULO. 12.. Las. reuniones. serán. de. dos. clases:. Ordinarias. y. Extraordinarias, siendo necesario un quórum de la mitad más uno de sus integrantes para decidir y deliberar en cualquiera de ellas.. ARTICULO 13. .Las reuniones serán dirigidas por el Coordinador Principal del Comité Ejecutivo, o el Coordinador de Proyectos en las ausencias del primero, y a falta de los dos, por la persona que el Coordinador Principal designe entre los miembros del Comité Ejecutivo. Actuará como Secretario la persona designada por votación mayoritaria en el seno del Comité Ejecutivo. ARTICULO 14. La convocatoria para las reuniones ordinarias o extraordinarias.

(57) la realizará el Comité Ejecutivo de la empresa rio aseo total, en cabeza del Coordinador Principal, o podrán solicitarla los miembros del Comité Ejecutivo cuando éstos la estimen necesaria y sumen por lo menos la mitad más uno de los mismos. Igual condición prima para convocar a reunión por parte de los asociados. Toda convocatoria deberá hacerse con el tiempo reglamentado de anticipación, mediante escrito que debe contener el lugar, la fecha, la hora y los asuntos a tratar (agenda de trabajo). Si se convoca a la reunión y esta no se efectúa por falta de quórum, se hará una segunda convocatoria y esta decidirá con cualquier número plural de integrantes que asistan.. ARTICULO 15. Son funciones y atribuciones de la Asamblea de Asociados, las siguientes: a. Elegir los integrantes del Comité Ejecutivo por mayoría simple devotos. b. Crear los Comités de trabajo, permanentes o transitorios que considere pertinentes. c. Velar por el correcto funcionamiento de la empresa rio aseo total, ajustado al presente estatuto. d. Ratificar la condición de los miembros del Comité Ejecutivo. e. Elegir al Revisor Fiscal. f. Estudiar el presupuesto de gestión e inversión y darle su aprobación. g. Aprobar la orientación general de la empresa rio aseo total. h. Decidir sobre el cambio de domicilio. i.. Autorizar y discutir el Plan de Desarrollo rio aseo total.. j.. Discutir y aprobar las reformas estatutarias.. k. Proponer la disolución y liquidación de la empresa rio aseo total. l.. Las demás que señalen los estatutos de ley..

(58) DEL COMITÉEJECUTIVO. ARTICULO 16. El Comité Ejecutivo estará compuesto por el Coordinador Principal, el Coordinador de Proyecto, la Secretaria General, el encargado de infraestructura e implementos, y el Fiscal, elegidos por la Asamblea de asociados para periodos de dos años contados a partir de la fecha de su elección. PARÁGRAFO 1: El Coordinador Principal será elegido por mayoría simple, entre los integrantes del Comité Ejecutivo, presentando una propuesta de dirección y administración. Con base en su informe de gestión el Coordinador que termina su período podrá ser reelegido o ratificado en el cargo por una sola vez, para el período siguiente. (AQUÍ COORDINADOR ES LO MISMO QUE DIRECTOR. SI ES ASÍ ESTÁ ERRÓNEO. DIRECTOR ES CARGOSUPERIOR).. PARÁGRAFO 2: El Revisor Fiscal será elegido por la Asamblea de Asociados.. PARÁGRAFO 3: La Asamblea de Asociados podrá revocar la elección de cualquiera de los integrantes del Comité Ejecutivo, una vez comprobado el incumplimiento reiterado de sus funciones o la violación del Estatuto. En cualquiera de los casos, el o los implicados, deberán ser escuchados en sus descargos antes de tomar cualquier decisión por mayoría simple devotos.. ARTICULO 17. Son funciones del Comité Ejecutivo. a. Proponer ante la Asamblea de asociados el Plan de Desarrollo de la empresa rio aseo total. b. Preparar el presupuesto anual, y los informes de gestión que serán presentados a la Asamblea General para su discusión y aprobación en última instancia. c. Delegar en el Coordinador Principal o en cualquier otro miembro, las funciones que estime convenientes..

(59) d. Estudiar y aceptar las solicitudes de ingreso a la empresa rio aseo total. e. Estimular el desarrollo de todos los proyectos que se consideren viables y conforme al propósito de la empresa rio aseo total. f.. Presentar a la Asamblea de Asociados los informes necesarios.. g. Gestionar y decidir sobre propuestas y proyectos de enlaces y alianzas estratégicas de la empresa rio aseo total. h. Propiciar las oportunidades de desarrollo de la empresa rio aseo total. i.. Tomar las decisiones que no correspondan a otro órgano de la Red.. ARTICULO 18. El Comité Ejecutivo se reunirá ordinariamente por lo menos una vez en cada mes, pero podrá reunirse extraordinariamente cuando lo soliciten por escrito dos de sus miembros, el Coordinador Principal o el Fiscal. Deliberará y decidirá con la presencia y los votos de la mayoría (la mitad más uno), de los integrantes de dicho Comité.. ARTICULO 19. Cada uno de los miembros del Comité Ejecutivo, será elegido por la Asamblea de Asociados por mayoría simple de votos de sus integrantes.. ARTICULO 20. Funciones y atribuciones del Coordinador Principal: a. Convocar y dirigir las reuniones del Comité Ejecutivo y de la Asamblea de Asociados, y ejecutar sus mandatos y determinaciones. b. Representar legalmente a la empresa rio aseo total. c. Impulsar la realización, cada año, de los proyectos ambientales a realizar. (POR QUÉ SE DELIMITA EL IMPULSO DE PROYECTOS A ESTE PERIODO DETIEMPO?) d. Impulsar el desarrollo sostenido de los ambientes en los cuales se desenvuelva la ejecución de cada uno de los proyectos. e. Firmar las constancias que los miembros de la empresa rio aseo total requieran, siempre y cuando cumplan con el estatuto. f. Gestionar recursos y realizar acciones que respondan al objeto social de rio aseo total, previo informe, acuerdo y/o aprobación del Comité Ejecutivo y/o de la Asamblea de Asociados..

(60) g. Igualmente podrá participar y/o realizar en nombre de rio aseo total, alianzas de cooperación regional, nacional o internacional, con entidades públicas o privadas y en todas aquellas actividades medio ambientales de desarrollo humano y del entorno, que respondan al objeto social de rio aseo total, de lo cual deberá mantener informado al Comité Ejecutivo y a la Asamblea de Asociados. h. Presentar informe anual de ejecución del Plan de Desarrollo de la empresa rio aseo total. i.. Todas aquellas que señale el Estatuto.. ARTICULO 21. Son Funciones y atribuciones del Coordinador de Proyectos: a. Reemplazar al Coordinador General en sus ausencias temporales o definitivas, asumiendo según sea el caso todas sus funciones y atribuciones. b. Evaluar y acreditar planes, programas y proyectos que se generen al interior de la empresa rio aseo total, c. Dar viabilidad y velar por la puesta en marcha y correcta ejecución de los planes, programas y proyectos que se generen al interior de la empresa rio aseo total, y asimismo de aquellos compromisos adquiridos con otras personas y/o instituciones. d. Gestionar y canalizar las ayudas tanto en dinero como en especie, encaminadas al patrocinio de proyectos productivos, lúdicos, de capacitación y demás que se gesten dentro y fuera de la empresa. e. Todas las demás que le señale el estatuto. ARTICULO 22. Son funciones del Secretario: a. Levantar las actas de las reuniones de la Asamblea de Asociados y del Comité Ejecutivo, publicarlas y archivarlas. b. Mantener actualizada la comunicación interna y externa de la empresa rio aseo total. c. Elaborar y actualizar la base de datos que contenga la información sobre el número y estado de los Proyectos de la empresa rio aseo total, y efectuar los mismos procesos con la base de datos de los asociados..