i
UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TEMA:
AUDITORÍA DE GESTIÓN AL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Y SU RELACIÓN EN EL CUMPLIMIENTO DE LAS ESTIMACIONES PROGRAMADAS EN EL PRESUPUESTO DEL HOSPITAL
SAGRADO CORAZÓN DE JESÚS DEL CANTÓN QUEVEDO PERIODO 2011.
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE:
INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
AUTOR: MACIAS PROAÑO CINDY GEOMARA
DIRECTOR DE TESIS
ING. MSc. ABRAHAM MOISES AUHING TRIVIÑO
QUEVEDO – LOS RÍOS – ECUADOR
2013
ii DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
Yo, Cindy Geomara Macías Proaño, declaro que el trabajo aquí descrito es de mi autoría; que no ha sido previamente presentado por ningún grado o calificación profesional; y, que he consultado las referencias bibliográficas que se incluyen en este documento.
La Universidad Técnica Estatal de Quevedo, puede hacer uso de los derechos correspondientes a este trabajo, según lo establecido por la Ley de Propiedad Intelectual, por su Reglamento y por la normatividad institucional vigente.
CINDY GEOMARA MACÍAS PROAÑO 171803622-9
iii CERTIFICACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS
El suscrito, Abraham Moises Auhing Triviño, Docente de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo, certifica que el Egresado Cindy Geomara Macías Proaño, realizo su tesis de grado previo la obtención del título de Ingeniería en Contabilidad Y Auditoría de grado titulada “Auditoría de Gestión al Departamento Administrativo y Financiero y su Relación en el Cumplimiento de las Estimaciones Programadas en el Presupuesto del Hospital Sagrado Corazón de Jesús del Cantón Quevedo Periodo 2011”, bajo mi dirección, habiendo cumplido con las disposiciones reglamentarias para el efecto.
DIRECTOR DE TESIS
ING. MSc. ABRAHAM MOISES AUHING TRIVIÑO
iv UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Presentado al Consejo Directivo como requisito previo a la obtención del título de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría.
Aprobado:
___________________________
DRA. BADDIE CEREZO SEGOVIA PRESIDENTE DEL TRIBUNAL DE TESIS
______________________ ______________________
DR. WILLIAM CAMPUZANO FLOR C.P.A. SUSANA CHANG RIZO MIEMBRO DEL TRIBUNAL DE TESIS MIEMBRO DEL TRIBUNAL DE TESIS
QUEVEDO- LOS RIOS – ECUADOR
2013
v AGRADECIMIENTO
A Dios por haberme permitido llegar hasta este punto y haberme dado salud para lograr mis objetivos, además de su infinita bondad y amor.
Mi infinito agradecimiento al Ing. Abraham Moises Auhing Triviño mi guía en la realización de este proyecto, por su confianza apoyo constate y dedicación de tiempo, por haber compartido sus conocimientos.
A todas aquellas personas que han sido importantes para mí durante todo este arduo trabajo, gracias por estar conmigo en las buenas y en las malas.
vi DEDICATORIA
A mis padres José y Ana por ser el pilar fundamental en todo lo que soy, en toda mi educación, tanto académica, como de la vida, por su incondicional apoyo y amor mantenido a través del tiempo, ustedes son mi todo.
Gloria, aunque estés lejos se que siempre has estado conmigo, te amo madre.
vii ESQUEMA DE CODIFICACIÓN
(DUBLIN CORE) ESQUEMAS DE CODIFICACIÓN
1 Titulo / Title M
Auditoría de Gestión al Departamento Administrativo y Financiero y su Relación en el Cumplimiento de las Estimaciones Programadas en el Presupuesto del Hospital Sagrado Corazón de Jesús del Cantón Quevedo Periodo 2011”
2 Creador / Subject M Cindy Geomara Macías Proaño
3 Materia / Subject M Contabilidad y Auditoría
4 Descripción / Descripction
M
La presente investigación se la realizo en el Cantón Quevedo. Provincia de los ríos, el objetivo principal es examinar el presupuesto anual del Hospital Sagrado Corazón de Jesús del Cantón Quevedo y determinar su cumplimiento en el periodo 2011.
Para el desarrollo de la investigación nos hemos regido con la Normas de Control del Presupuesto, y las Normativas del Ministerio de Finanzas, luego de la evaluación realizada se realizo una serie de recomendaciones para crear un ambiente de control eficaz y de esta manera fortalecer el control interno.
5 Editor / Publisher M Cindy Geomara Macías Proaño
6 Colaborador/
Contributor
O Ninguno
viii 7 Fecha / date M Marzo 2013
8 Tipo / Type M Proyecto de Investigación.
9 Formato / Format R Programas: Microsoft Word 2010; Microsoft Excel 2010; PDF.
10 Identificador / Indentifier M [email protected]
11 Fuente / Sourse O Textos, Archivos del Hospital Sagrado Corazón de Jesús, Internet.
12 Lenguaje/Languaje M Español
13 Relación / Relation O Ninguno
14 Cobertura/Coverage O Hospital Sagrado Corazón de Jesús.
15 Derechos/Rights M Ninguno
16 Audiencia/ Audience O Proyecto de Investigación
ix INDICE
PORTADA ... i
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS ... ii
CERTIFICACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS ... iii
Aprobado: ... iv
AGRADECIMIENTO ... v
DEDICATORIA ... vi
ESQUEMA DE CODIFICACIÓN ... vii
ÍNDICE DE ANEXOS ... xvi
RESUMEN EJECUTIVO ... xvii
EXECUTIVE SUMMARY ... xviii
CAPITULO I ... 1
I MARCO CONTEXTUAL DE LA INVESTIGACIÓN ... 2
1.1. INTRODUCCIÓN ... 2
1.2. DIAGNOSTICO Y FORMULACIÓN ... 5
1.3. SISTEMATIZACIÓN Y PROBLEMATIZACIÓN ... 5
1.4. JUSTIFICACIÓN ... 6
1.5. OBJETIVO ... 6
1.5.1. Objetivo General ... 6
1.5.2. Objetivos Específicos ... 7
1.6. HIPOTESIS ... 7
1.6.1. Hipótesis 1 ... 7
1.6.2. Hipótesis 2 ... 7
1.6.3. Hipótesis 3 ... 7
CAPITULO II ... 8
II MARCO TEÓRICO ... 9
2.1. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ... 9
x
2.1.1. Auditor... 9
2.1.2. Antecedentes de la auditoría...10
2.1.3. Definición de Auditoría...11
2.1.4. Objetivo de la Auditoría ...11
2.1.5. Finalidad de la Auditoría ...12
2.1.6. Clasificación de la Auditoria...12
2.1.6.1. Por la Persona que la Realiza ...12
2.1.6.1.1. Auditoría Externa ...12
2.1.6.1.2. Auditoría Interna ...14
2.1.6.1.3. Diferencias Entre Auditoría Interna y Externa ...17
2.1.6.2. Por El Objeto que Persiguen ...17
2.1.6.2.1. Auditoría Operativa ...17
2.1.6.2.2. Auditoría Financiera ...18
2.1.6.2.3. Auditoria Administrativa ...19
2.1.6.2.4. Auditoría De Gestión ...20
2.1.7. Motivaciones Para Realizar Una Auditoría De Gestión ...20
2.1.8. Control de Gestión: Control de la Eficacia, Eficiencia y Economía ...22
2.1.9. Técnicas y Procedimientos de Auditoría de Gestión ...24
2.1.9.1. Básicas ...25
2.1.9.2. Cuantitativas ...27
2.1.9.3. Cualitativas...29
2.1.9.4. De Control ...30
2.1.10. Metodología de la Auditoria de Gestión ...32
2.1.11. Presupuesto ...35
2.1.11.1. Adecuación de la Estructura Presupuestaria ...36
2.1.11.2. Objetivos del Presupuesto ...37
2.1.12. Clasificación del Presupuesto ...39
xi
2.1.12.1. Según la Flexibilidad: ...39
2.1.12.2. Según el Período Que Cubran: ...40
2.1.12.3. De Acuerdo al Contenido: ...40
2.1.12.4. Según la Técnica de Evaluación:...40
2.1.12.5. De Acuerdo al Tipo de Empresa: ...41
2.1.13. Indicadores ...41
2.1.13.1. Indicadores de Gestión ...42
2.1.13.2. Tipos De Indicadores De Gestión ...42
2.2. Fundamentación Conceptual. ...43
2.2.1. Auditoría (Mora Enguídamos, Araceli, 2009) ...43
2.2.2. Auditor (Luis Ma. Azcuénaga, 2007) ...43
2.2.3. Presupuesto ...44
2.2.4. Presupuesto Público (Fabricio Paredes G.– 2007) ...44
2.3. Fundamentación Legal ...45
2.3.1. Base Legal ...45
2.3.2. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Salud ...45
2.3.3. Normas Ecuatorianas de Aditoria (NEA) ...45
2.3.4. Normas de Control Interno Para Presupuesto ...50
2.3.5. Normas de Auditoria Contraloría General Del Estado ...51
CAPITULO III ... 59
III. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ... 60
3.1. Materiales y Métodos. ...60
3.1.1. Materiales ...60
3.1.2. Métodos. ...60
3.1.2.1. Método Deductivo. ...60
3.1.2.2. Método Inductivo. ...61
3.1.2.3. Método de Analítico. ...61
xii
3.1.2.4. Método Descriptivo ...61
3.2. Tipos de Investigación ...61
3.2.1. De Campo. ...61
3.2.2. Documental Bibliográfica.- ...62
3.3. Diseño de la Investigación ...62
3.4. Creación de Firma Contable ...63
3.5. Población y Muestra ...63
3.5.1. Población. ...63
3.5.2. Muestra. ...63
CAPITULO IV... 65
IV. RESULTADOS Y DISCUSIÓN ... 66
4.1. Entrevista realizada al Líder de Contabilidad y Presupuesto del Hospital Sagrado Corazón de Jesús. ...66
4.2. Plan Preliminar de Auditoría. ...67
4.2.1. Solicitud de Auditoría. ...68
4.2.2. Emisión de Carta de Auditoría. ...69
4.2.3. Entrevista. ...70
4.2.4. Visita de las Instalaciones. ...72
4.2.5. Antecedentes de la institución ...73
4.2.6. Análisis FODA (Hospital Sagrado Corazón de Jesús). ...75
4.2.7. Plan General de Auditoria. ...76
4.2.8. Plan Específico de Auditoría. ...83
4.2.9. Programa de Auditoria. ...85
4.3. Pruebas de auditoría. ...86
4.5. Hallazgos ...125
4.6. Medición de riesgo. ...128
4.7. Marcas de Auditoría. ...131
xiii
4.9. Convocatoria para presentar borrador de auditoría. ...132
4.10. Informe de Auditoria ...133
CAPITULO V... 146
5.1. Conclusiones...147
5.2. Recomendaciones...148
CAPITULO VI... 149
BIBLIOGRAFÍA ... 149
VI BIBLIOGRAFÍA ... 150
6.1. Literatura citada ...150
6.2. Linkografía ...151
CAPITULO VII ...152
ANEXOS ... 152
ANEXO 2...154
xiv ÍNDICE DE CUADROS
CUADRO N° 1. Cuadro de Resumen de Gastos, Administración,
Gestión, Servicios y Apoyo a Los Servicios de Salud 88 CUADRO N°2. Cuadro de Resumen de Gastos, Equipamientos,
Insumos, Mantenimiento y Medicamentos
90
CUADRO N° 3. Cuadro de Resumen de Gastos Administración, Recursos Humanos, Farmacia, Laboratorio, Rayos X, Lavandería Transporte, Alimentación y Otros Servicios
93
CUADRO N° 4. Cuadro de Resumen de Gastos Maternidad Gratuita 98 CUADRO N° 5. Cuadro de Resumen de Gastos Estado de
Excepción Sanitaria 100
CUADRO N° 6. Cuadro de Resumen de Gastos Inmunizaciones –
Enfermedades Inmuno Prevenibles por Vacuna 102 CUADRO N° 7. Cuadro de Resumen de Gastos Alimentación y
Nutrición Sian
104
CUADRO N° 8. Cuadro De Resumen de Gastos Sostenibilidad de la Operación de las Unidades Del Ministerio de Salud
106
CUADRO N° 9. Cuadro de Resumen de Gastos Renovación General
108
CUADRO N° 10. Cuadro de Resumen de Gastos Estrategia Nacional Intersectorial de Planificación Familiar
110
CUADRO N° 11. Comparación de la Partida de Gastos, Administración, Gestión, Servicios y Apoyo a Los Servicios De Salud
112
CUADRO N° 12. Comparación de la Partida Administración de Recursos Humanos , Farmacia Laboratorio, Rayos X, Lavandería, Transporte, Alimentación y Otros Servicios.
116
xv ÍNDICE DE GRÁFICOS
FIGURA N° 1 Distribución Porcentual de los Saldos Devengados en la Partida Gastos, Administración, Gestión, Servicios e Apoyo de los Servicios De Salud
114
FIGURA N° 2 Distribución Porcentual de los Saldos por Devengar de la Partida Gastos, Administración, Gestión, Servicios y Apoyo a los Servicios de Salud.
115
FIGURA N° 3 Distribución Porcentual de los Saldos Devengados de la Partida de Administración de Recursos Humanos, Farmacia Laboratorio, Rayos X, Lavandería, Transporte, Alimentación Y Otros Servicios.
119
FIGURA N° 4 Distribución Porcentual de los Saldos por Devengar de la Partida Administración de Recursos Humanos, Farmacia Laboratorio, Rayos X, Lavandería, Transporte, Alimentación y Otros Servicios.
120
FIGURA N° 5 Comparación de la Partida de Renovación General 121
xvi ÍNDICE DE ANEXOS
ANEXO 1 Solicitud de realización de Proyecto de Investigación.
153
ANEXO 2 Memorándum de aprobación por parte del Hospital Sagrado Corazón de Jesús
154
ANEXO 3 Resolución Aprobación de anteproyecto 155
ANEXO 4 Fotografías 156
ANEXO 5 Formato de entrevista 158
ANEXO 6
Flujograma 160
xvii RESUMEN EJECUTIVO
El Hospital Sagrado Corazón de Jesús del Cantón Quevedo, es una institución pública, dirigida con presupuesto del estado dedicada a la prestación de servicios de salud es por ello que la presente investigación se refiere a la ejecución de una Auditoría de Gestión al departamento administrativo y financiero y su relación en el cumplimiento de las estimaciones programadas en el presupuesto del Hospital Sagrado Corazón de Jesús del cantón Quevedo periodo 2011.
El conocimiento del área a auditar es el pilar fundamental para el desarrollo de la investigación y todas las siguientes fases dependen del conocimiento previo que se haya obtenido, permitiendo una factible planificación y realización de la auditoría en un y tiempo razonable.
Esta investigación es una herramienta muy importante en el área Administrativo-Financiero ya que contiene un análisis del presupuesto asignado a cada una de las partidas, con el cual se obtendrá la información necesaria para identificar las falencias que este tiene en su cumplimiento y tomar medidas preventivas al momento de su distribución.
Razón por el cual, es necesario realizar una observación directa, a los diferentes controles que permita un mejoramiento del presupuesto y su correcta distribución, que garanticen el cumplimiento de las partidas.
Basándonos en los resultados obtenidos en la auditoría realizada obtendremos conclusiones y recomendaciones que ayuden a acrecentar la partida presupuestaria que el Estado otorga al Hospital, para que este pueda ofrecer un mejor servicio a la ciudadanía.
xviii EXECUTIVE SUMMARY
The Sacred Heart Hospital of Guangzhou Quevedo, is a public institution, led by state budget dedicated to the provision of health services is why this investigation concerns the implementation of a management audit and financial administrative department and its relation to the fulfillment of the estimates in the budget scheduled Sacred Heart Hospital of the Canton Quevedo period 2011.
The knowledge of the area to be audited is the cornerstone for the development of research and all subsequent phases depend on prior knowledge is obtained, allowing a feasible planning and performing the audit and in a reasonable time.
This research is a very important tool in the Administrative and Financial area as it contains an analysis of the budget allocated to each of the items, with which it will obtain the information necessary to identify the shortcomings that this is in compliance and preventive measures at the time of distribution.
Reason for which it is necessary to make a direct observation, the different controls that allow an improvement of the budget and its proper distribution, to ensure compliance with the items.
Based on the results of the audit findings and recommendations to get help enhance the state budget that gives the hospital, so that it can provide better service to citizens.
1
CAPITULO I
MARCO CONTEXTUAL DE LA INVESTIGACIÓN
2 I. MARCO CONTEXTUAL DE LA INVESTIGACIÓN
1.1. INTRODUCCIÓN
La Auditoría juega un papel fundamental en el mantenimiento de las empresas tanto de sector público como privado, por cuanto implica el control eficiente de los varios recursos con que estás disponen, a su vez la calidad de la Auditoría es uno de los temas importantes a perfeccionar en esta investigación, pues de esto depende la confiabilidad de los Estados de Financieros.
El presupuesto es una herramienta que se utiliza con el propósito de controlar y manejar efectivamente las partidas de gastos y de ingresos, las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado, los presupuestos públicos se elaboran con base al control de los gastos por esto se hace imprescindible una correcta estimación, planeación a su vez un mayor control y eficiencia a la hora de ponerlo en práctica para generar un equilibrio perfecto y a su vez una herramienta eficaz para la administración.
A nivel nacional hemos podido observar que la mala administración de los recursos económicos y del personal en estas instituciones han presentado situaciones que han puesto en crisis la existencia de estas, o que han generado un deterioro del prestigio sus servicios causados por la corrupción y otros tipos de fraudes de los cuales no deja de estar exento ningún país, un importuno manejo del presupuesto puede ocasionar innumerables perjuicios para cualquier Institución, es por eso que un acertado control de las gestiones que se realizan con este permitirá un mejor cumplimiento las metas planteadas a corto o largo plazo.
Por todas las razones anteriormente mencionadas es de vital importancia la realización de una auditoria ya que el objetivo primordial de esta investigación consiste en descubrir deficiencias o irregularidades en el cumplimiento del presupuesto.
3 La realización de una adecuada Auditoría de Gestión en el Hospital Sagrado Corazón de Jesús del Cantón Quevedo permitirá un mejor manejo del presupuesto establecido a lo largo del año además gracias a la profunda investigación realizada se podrán conocer las falencias de este en sus diferentes áreas como también determinar la condición actual de los recursos económicos y humanos y así aportar con nuevas estrategias con el único propósito de ayudar a la dirección a lograr una administración más eficiente.
A continuación se presentara la estructura de la se realizara el presente trabajo investigativo, el cual está compuesto de siete capítulos.
Capítulo I, está compuesto por la introducción la cual nos ofrecerá un enfoque de apertura de lo que se realizara en el proceso de investigación, los objetivos y las hipótesis.
Capítulo II, comprende el marco teórico de la investigación, el cual está compuesto de la literatura con la cual se realizo el proceso de investigación, la misma que está compuesta de fundamentación teórica, fundamentación conceptual y fundamentación legal
Capítulo III, se determina de manera organiza los métodos que se utilizaron para llegar a al cumplimiento de los objetivos planteados dentro de la investigación
Capítulo IV, es la parte principal de la investigación se encuentran todos los procesos realizados análisis, interpretación de los hechos y resultados y su respectiva discusión que influyen para la obtención de un criterio, teniendo un conocimiento preciso del material a evaluar en lo que es el presupuesto del Hospital Sagrado Corazón de Jesús.
Capítulo V, está formado por las conclusiones y recomendaciones que se dan después del respectivo análisis de las pruebas a auditar.
4 Capítulo VI, da referencia a toda la Literatura empleada en la ejecución del trabajo investigativo, y está compuesta por libros, folletos, textos bajados de internet entre otros.
Capítulo VII, está compuesto por los anexos, que son todo el material de apoyo que hace referencia al trabajo investigativo.
5 1.2. DIAGNOSTICO Y FORMULACIÓN
La condición económica actual exige un correcto cumplimiento y manejo organizado en sus recursos económicos, humanos y materiales del presupuesto planteado para cada periodo, los directores de estas organizaciones de salud, asumen una participación activa, reflexiva, analítica y autocrítica en dada una de las decisiones que se tomen dentro de la institución a su cargo, aceptando un protagonismo, basado en la realidad que se suscita diariamente en el hospital si no también a nivel nacional.
La mala ejecución en los Controles de la Institución pueden dar lugar a la existencia de frecuentes irregularidades si no también a errores en la toma de decisiones por parte de los Directivos. La motivación a realizar esta auditoría es la de comprobar una correcta utilización de los recursos con que cuenta el Hospital, verificar la existencia de métodos adecuados en las operaciones realizadas, descubrir tanto falencias como irregularidades y obtener soluciones inmediatas a los problemas que se den y así obtener un mayor rendimiento.
1.3. SISTEMATIZACIÓN DE LA PROBLEMATIZACIÓN.
• ¿Qué resultados esperamos obtener con la aplicación de la Auditoria de Gestión?
• ¿Cómo realizar correctamente las gestiones para mejorar la condición presupuestaria del Hospital?
• ¿Por qué la Evaluación Interna ayudara a mejorar el desempeño administrativo de la Institución?
• ¿Cuál es el mecanismo predominante para obtener en el desarrollo del periodo establecido un rendimiento eficiente de los funcionarios de la entidad?
• ¿En qué medida las actividades operativas de los Directivos y Personal de Trabajo influyen en el aprovechamiento de los recursos económicos del hospital?
6 1.4. JUSTIFICACIÓN
Siendo Quevedo uno de los Cantones con mayor desarrollo en la Provincia de los Ríos se ve en la necesidad de contar con un Centro de Salud que cumpla con los requerimientos de la ciudadanía y sus sectores aledaños con una óptima atención en infraestructura y personal capacitado he aquí el porqué del desarrollo de esta auditoría en el presupuesto.
Esta auditoría se la realiza con el propósito de conocer el manejo y cumplimiento de los recursos económicos del Hospital Sagrado Corazón de Jesús del Cantón Quevedo en base a un proceso detallado que permita formular las recomendaciones más pertinentes sobre la información financiera, económica, patrimonial; así como la planeación, organización, dirección, coordinación y control de esta entidad del Sector Publico, necesitan información razonable para la planeación de sus actividades futuras, para tomar decisiones que tendrán incidencia en el corto, mediano y largo plazo y para el control efectivo de los recursos.
De esta manera la auditoria a realizarse, puede contribuir eficazmente a una buena gestión del Hospital mediante una evaluación del presupuesto y las políticas contables; de allí la importancia que tiene el conocimiento, comprensión y aplicación correcta del resultado de la auditoría, porque contienen conclusiones de la forma como se están llevando el control de las transferencias de los recursos económicos que realiza el estado como los bienes , materiales, obligaciones, costos y gastos del Hospital Sagrado Corazón de Jesús del cantón Quevedo para la obtención de mejores resultados.
1.5. OBJETIVO
1.5.1. Objetivo General
Evaluar el Cumplimiento de las Estimaciones Programadas en el Presupuesto del Hospital Sagrado Corazón de Jesús del Cantón Quevedo periodo 2011.
7 1.5.2. Objetivos Específicos
• Evaluar los sistemas de control Interno y su cumplimiento en el año 2011 administrativo contable que maneja actualmente el Hospital.
• Identificar las evidencias que determinan el cumplimiento de las actividades desarrolladas en la entidad de salud.
• Determinar los organismos estructurales para medir su grado de influencia en el aprovechamiento de los recursos económicos del Hospital
1.6. HIPOTESIS
La auditoría de Gestión en el Hospital Sagrado Corazón de Jesús contribuirá a establecer el cumplimiento de las estimaciones programadas en el presupuesto.
• Variable independiente:
Auditoría de Gestión en el Hospital Sagrado Corazón de Jesús.
• Variable dependiente:
Cumplimiento de las estimaciones programadas en el presupuesto.
1.6.1. Hipótesis 1
¿La ejecución de una evaluación de control interno contribuirá a optimizar las gestiones administrativas?
1.6.2. Hipótesis 2
¿La identificación de los métodos empleados para el cumplimiento de las diversas actividades a desarrollarse en la institución?
1.6.3. Hipótesis 3
¿La correcta distribución en la estructura organizacional de la Institución permitirá una mejor distribución de los recursos económicos?
8
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
9 II MARCO TEÓRICO
2.1. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
1Concepto
La fundamentación teórica de una tesis, es el estudio profundo del tema en cuestión a través de la indagación bibliográfica de lo que sobre él se ha escrito con rigor científico y la consecuente estructuración lógica del material y el análisis crítico del mismo. Ésta es ante todo un trabajo de investigación.
Puede decirse también, que la fundamentación teórica de una tesis, es el tratamiento conceptual del tema, que se plantea con el objeto de dar unidad, coherencia y consistencia a los postulados y principios de los que parte el investigador, éste desglosa, desarrolla, analiza y define el asunto o problema de estudio desde determinado punto de vista, con base en datos acumulados en el transcurso de la investigación bibliográfica.
De la fundamentación teórica depende la precisión de los valores, principios éticos, posiciones filosóficas, la visión del hombre y de la vida sobre lo que se basa el investigador, así como los postulados científicos y técnicos con los que construye el tema.
Debido a que la fundamentación teórica de una tesis es como se ha dicho, el tratamiento conceptual del tema, y no únicamente, un conjunto de conceptos estáticos de los que se parte para la verdadera investigación, se considera más propio el término de "fundamentación" teórica que el de "marco" teórico.
2.1.1. Auditor
2Persona capacitada y experimentada que se designa por una autoridad competente, para revisar, examinar y evaluar los resultados de la gestión administrativa y financiera de una dependencia o entidad, con el propósito de informar o dictaminar acerca de ellas, realizando las observaciones y recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia en su
1 http://ady-info-design.lacoctelera.net/post/2011/07/16/la-fundamentacion-teorica-una-tesis
10 desempeño. Originalmente la palabra que se define significa "oidor" u "oyente".
El origen de su uso en la contaduría puede encontrarse en épocas remotas en Inglaterra, cuando pocas personas sabían leer y las cuentas de los grandes propietarios eran "oídas" en vez de ser examinadas como se hace en la actualidad.
2.1.2. Antecedentes de la auditoría
3Se sabe que hace varios siglos ya se practicaban auditorias. Muchos reyes o gente poderosa tenían como exigencia la correcta administración de las cuentas por parte de los escribanos, de modo que se pudieran evitar desfalcos o que alguna persona se aprovechara de las riquezas que en aquella época costaban tanto sudor y sangre conseguir.
Sin embargo, los antecedentes de la auditoria, los encontramos en el siglo XIX, por el año 1862 donde aparece por primera vez la profesión de auditor o de desarrollo de auditoría bajo la supervisión de la ley británica de Sociedades anónimas.
Para evitar todo tipo de fraude en las cuentas, era necesaria una correcta inspección de las cuentas por parte de personas especializadas y ajenas al proceso, que garantizaran los resultados sin sumarse o participar en el desfalco.
Desde entonces, y hasta principios del siglo XX, la profesión de auditoría fue creciendo y su demanda se extendió por toda Inglaterra, llegando a Estados Unidos, donde los antecedentes de las auditorias actuales fueron forjándose, en busca de nuevos objetivos donde la detección y la prevención del fraude pasaban a segundo plano y perdía cierta importancia.
En 1940 los objetivos de las auditorias abarcaban, no tanto el fraude, como las posiciones financieras de la empresa o de los socios o clientes que las
2 http://es.wikipedia.org/wiki/Auditor
3 http://www.antecedentes.net/antecedentes-auditoria.html
11 constituían, de modo que se pudieran establecer objetivos económicos en función de dichos estudios. De manera paralela a dicho crecimiento de la auditoria en América, aparece también el antecedente de la auditoría interna o auditoria de gobierno que en 1921 fue establecida de manera oficial mediante la construcción de la Oficina general de contabilidad.
2.1.3. Definición de Auditoría
4Un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva, las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otras situaciones que tienen una relación directa con las actividades que se desarrollan en una entidad pública o privada.
El fin del proceso consiste en determinar el grado de precisión del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como determinar si dichos informes se han elaborado observando principios establecidos para el caso.
Es un proceso sistemático, esto quiere decir que en toda Auditoría debe existir un conjunto de procedimientos lógicos y organizados que el auditor debe cumplir para la recopilación de la información que necesita para emitir su opinión final. Sin embargo cabe destacar que estos procedimientos varían de acuerdo a las características que reúna cada empresa, pero esto no significa, que el auditor no deba dar cumplimiento a los estándares generales establecidos por la profesión.
2.1.4. Objetivo de la Auditoría
El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas.
Los miembros de la organización a quien Auditoria apoya, incluye a Directorio y
4www.dspace.espol.edu.ec/bitstream/.../3/Capitulo%20%23%202.doc
12 las Gerencias.
2.1.5. Finalidad de la Auditoría
Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes:
1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial 2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.
3. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.
4. Descubrir errores y fraudes.
5. Prevenir los errores y fraudes
a. Exámenes de aspectos fiscales y legales
b. Examen para compra de una empresa( cesión patrimonial)
c. Examen para la determinación de bases de criterios de prorrateo, entre otros.
6. Estudios generales sobre casos especiales, tales como:
Los variadísimos fines de la auditoria muestran, por si solos, la utilidad de esta técnica.
2.1.6. Clasificación de la Auditoria 2.1.6.1. Por la Persona que la Realiza
2.1.6.1.1. Auditoría Externa
5Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditoría Externa es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información
5http://www.monografias.com/trabajos14/auditoria/auditoria.shtml
13 examinada.
La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una organización y emite una opinión independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluación de su sistema de información financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el término Auditoría Externa a Auditoría de Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditoría Externa del Sistema de Información Tributario, Auditoría Externa del Sistema de Información Administrativo, Auditoría Externa del Sistema de Información Automático etc.
La Auditoría Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella información producida por los sistemas de la organización.
Una Auditoría Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar el producto del sistema de información examinado con el fin de acompañar al mismo una opinión independiente que le dé autenticidad y permita a los usuarios de dicha información tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor.
Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinión imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditoría, basándose en el hecho de que su opinión ha de acompañar el informe presentado al término del examen y concediendo que pueda expresarse una opinión basada en la veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigación.
Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por una combinación de un conocimiento completo de los principios y procedimientos contables, juicio certero, estudios profesionales adecuados y
14 una receptividad mental imparcial y razonable.
Objetivos Auditoría Externa
• 6Obtención de elementos de juicio fundamentados en la naturaleza de los hechos examinados
• Medición de la magnitud de un error ya conocido, detección de errores supuestos o confirmación de la ausencia de errores
• Propuesta de sugerencias, en tono constructivo, para ayudar a la gerencia
• Detección de los hechos importantes ocurridos tras el cierre del ejercicio
• Control de las actividades de investigación y desarrollo
2.1.6.1.2. Auditoría Interna
La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Pública.
Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y eficaz. Cuando la auditoría está dirigida por Contadores Públicos profesionales independientes, la opinión de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garantía de protección para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Público.
La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administración, y aunque mantenga una actitud
6http://www.buenastareas.com/ensayos/Objetivos-Auditor%C3%ADa-Externa/2826937.html
15 independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener la confianza del Público.
La auditoría interna es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de la organización y tiene características de función asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a excepción de los que forman parte de la planta de la oficina de auditoría interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta dirección toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento.
La auditoría interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una función asesora.
Objetivos y Funciones
Auditor interno es un profesional que trabaja en el ámbito interno de la empresa y entre los objetivos que persigue se encuentran el alcance del trabajo de la auditoría.
• El trabajo de auditoría comprende el examen y evaluación de la idoneidad y efectividad del sistema de control interno y de su eficacia para alcanzar los objetivos encomendados.
• Entre ellos citamos:
• Fiabilidad e integridad de los informes
• Los auditores internos deben revisar la fiabilidad e integridad de la información financiera y operativa, y los medios utilizados para identificar, medir, dosificar y divulgar dicha información
• Cumplimiento de política, planes, procedimientos, normas y reglamentos: Los auditores internos deben revisar los sistemas establecidos para verificar el cumplimiento de lo indicado y pueden tener
16 un impacto significativo en las operaciones e informes y determinar si la organización los cumple.
• Los auditores internos deben revisar los medios de salvaguarda de los activos y en caso necesario verificar la existencia de dichos activos
• Utilización económica y eficiente de los recursos. Se trata de valorar la economía y la eficiencia con la que se emplean los recursos
• Cumplimiento de los objetivos y fines establecidos para las operaciones o programas. Los auditores internos deben revisar las operaciones o programas para determinar si los resultados están en consonancia con los objetivos y si las operaciones o programas se están llenando a efecto en la forma prevista.
Las funciones de auditoría interna se integran dentro de las actuaciones o características que se asignan a todo departamento de auditoría interna de tal manera que:
Respecto del personal debe garantizarse la formación técnica y experiencia de los auditores internos son los apropiados para las auditorías que efectúan.
• El departamento de auditoría interna debe poseer u obtener los conocimientos, aptitudes y disciplinas requeridos para llevar a cabo sus responsabilidades.
• El departamento de auditoría interna debe asegurarse de que las auditorías estén debidamente supervisadas.
Para actuar en el departamento de auditoría interna, cualquier personal adscrito con carácter de auditor interno debe tener en cuenta:
• Cumplimiento de las normas profesionales de conducta
• Debe poseer los conocimientos técnicos y disciplinarios para la realización de las auditorías internas
• Los auditores internos están obligados a una formación permanente
• Los auditores internos deben poseer ciertas dosis de relaciones humanas y comunicación
17
• Los auditores internos deben actuar con el debido cuidado profesional.
2.1.6.1.3. Diferencias Entre Auditoría Interna y Externa
Existen diferencias substanciales entre la Auditoría Interna y la Auditoría Externa, algunas de las cuales se pueden detallar así:
• En la Auditoría Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditoría Externa la relación es de tipo civil.
• En la Auditoría Interna el diagnóstico del auditor, esta destinado para la empresa; en el caso de la Auditoría Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa.
• La Auditoría Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su vinculación contractual laboral, mientras la Auditoría Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pública.
2.1.6.2. Por El Objeto que Persiguen
2.1.6.2.1. Auditoría Operativa
Se puede definir la auditoría operativa aquella que tiene por objeto el análisis y la mejora de cualquier componente de la organización a excepción de su sistema financiero y contable. Esto es: su campo de actuación comprende las funciones de gestión con objeto de verificar su funcionamiento, proponer mejoras y mejorar sus comportamientos disfuncionales.
No contempla la función financiera de la empresa y en este sentido se puede decir que la auditoría administración y operativa significan lo mismo. Las auditorías de gestión incluyen, las auditorías de economía y eficiencia y las auditorías de programas.
El objeto de las auditorías de economía y eficiencia persigue determinar los objetivos de salvaguarda de activos y las causas que ocasionen ineficiencias o prácticas anti-económicas (bajo rendimiento)
Las auditorías de programas tienen por objeto evaluar la eficacia de las
18 actuaciones empresariales que comprenden:
La evaluación de los beneficios obtenidos según los objetivos marcados, así como la eficacia de las organizaciones, programas de actuación de las actividades o de las funciones
2.1.6.2.2. Auditoría Financiera
La auditoría financiera examina a los estados financieros y a través de ellos las operaciones financieras realizadas por el ente contable, con la finalidad de emitir una opinión técnica profesional.
Las disipaciones legales vigentes que regulan las actividades de la Contraloría General del Estado, definen a la auditoría financiera así:
"Consiste en el examen de los registros, comprobantes, documentos y otras evidencias que sustentan los estados financieros de una entidad u organismo, efectuado por el auditor para formular el dictamen respecto de la razonabilidad con que se presentan los resultados de las operaciones, la situación financiera, los cambios operados en ella y en el patrimonio; para determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y para formular comentarios, conclusiones y recomendaciones tendientes a mejorar los procedimientos relativos a la gestión financiera y al control interno".
Para que el auditor esté en condiciones de emitir su opinión en forma objetiva y profesional, tiene la responsabilidad de reunir los elementos de juicio suficientes que le permitan obtener una certeza razonable sobre:
1. La autenticidad de los hechos y fenómenos que reflejan los estados financieros.
2. Que son adecuados los criterios, sistemas y métodos utilizados para captar y reflejar en la contabilidad y en los estados financieros dichos hechos y fenómenos.
3. Que los estados financieros estén preparados y revelados de acuerdo
19 con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y la normativa de contabilidad gubernamental vigente.
Para obtener estos elementos, el auditor debe aplicar procedimientos de auditoría de acuerdo con las circunstancias específicas del trabajo, con la oportunidad y alcance que juzgue necesario en cada caso, los resultados deben reflejarse en papeles de trabajo que constituyen la evidencia de la labor realizada.
2.1.6.2.3. Auditoria Administrativa
Es una revisión sistemática y devaluatoria de una entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organización está operando eficientemente. Constituye una búsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la organización. La auditoría administrativa abarca una revisión de los objetivos, planes y programas de la empresa; su estructura orgánica y funciones; sus sistemas, procedimientos y controles; el personal y las instalaciones de la empresa y el medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de operación y el ahorro en los costos.
La auditoría administrativa puede ser llevada a cabo por el licenciado en administración de empresas y otros profesionales capacitados, incluyendo al contador público adiestrado en disciplinas administrativas o respaldadas por otros especialistas. El resultado de la auditoría administrativa es una opinión sobre la eficiencia administrativa de toda la empresa o parte de ella.
Finalidad.- Los fines de la auditoría son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes:
20 1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial.
2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.
3. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.
4. Descubrir errores y fraudes.
5. Prevenir los errores y fraudes
6. Estudios generales sobre casos especiales, tales como:
a) Exámenes de aspectos fiscales y legales.
b) Examen para compra de una empresa (cesión patrimonial).
c) Examen para la determinación de bases de criterios de prorrateo, entre otros.
Los variadísimos fines de la auditoría muestran, por sí solos, la utilidad de esta técnica.
2.1.6.2.4. Auditoría De Gestión
La auditoría de gestión es una técnica relativamente nueva de asesoramiento que ayuda a analizar, diagnosticar y establecer recomendaciones a las empresas, con el fin de conseguir con éxito una estrategia. Uno de los motivos principales por el cual una empresa puede decidir emprender una auditoría de gestión es el cambio que se hace indispensable para reajustar la gestión o la organización de la misma.
2.1.7. Motivaciones Para Realizar Una Auditoría De Gestión
La auditoría de gestión, de performance o 3E, resulta apropiada en las siguientes circunstancias:
21 a) Compra, fusión o "Joint Venture".
En estos casos el éxito depende de la capacidad de motivar y retener los ejecutivos que cubran los puestos claves. Una auditoría de gestión a tiempo puede ser el vehículo apropiado para diseñar y anticipar la estrategia de la entidad de nueva formación.
b) Reorganizaciones.
Permite efectuar recomendaciones sobre un nuevo despliegue de las capacidades de gestión ya disponibles, en lugar de proceder a despidos e incorporaciones de última hora.
c) Reestructuraciones
Este caso se presenta en las empresas que tienen la necesidad de reducir rápidamente su estructura de costes y mejorar, fundamentalmente, su organización. El conductor de la reestructuración debe decidir muchas veces quién se queda y quién se va, y no dispone de tiempo, ni de dinero para utilizar a tiempo completo un equipo especial, por lo que es necesario que los acreedores encarguen una auditoría de gestión para que identifiquen a los ejecutivos competentes que pueden orientar provechosamente la reestructuración, los que se sienten desmotivados, los que tienen unas capacidades que no coinciden con las actuales necesidades de la empresa para su puesto, los que resultan más irrecuperables que peligrosos o los ejecutivos inadecuados que podrían mejorar si se les entrenase.
d) Emisiones u ofertas públicas.
Su éxito depende a menudo de la habilidad de la compañía para convencer a los accionistas sobre su gran potencial de crecimiento, siendo un factor importante de venta el talento de sus gestores.
e) Modificaciones legislativas.
Esta situación acarrea alteraciones inmediatas en los mercados que exigen diferentes capacidades de gestión, y, a veces, el modo acostumbrado de hacer las cosas se convierte en anticuado de la noche a la mañana.
22 f) Fluctuaciones del mercado.
La dirección de la empresa no siempre está en condiciones de adaptarse con rapidez a esas fluctuaciones, de ahí que una auditoría de gestión puede ayudar a decidir entre, cambiar la dirección buscando nuevos ejecutivos fuera de la empresa o modificar la organización para reforzar un área específica que se halle o pueda hallarse en dificultades.
g) Problemas de R.R.H.H.
Todas las circunstancias anteriores crean problemas en los recursos humanos. El consultor que realice la auditoría de gestión posee la metodología precisa para estos problemas que subyacen en la empresa, identificando el talento potencial en el seno de la misma.
h) Previsiones.
La auditoría de gestión también es una herramienta útil para los directores generales porque les permite tomar medidas correctoras en los casos en que se produzcan discrepancias entre las expectativas y los resultados, tanto a nivel general de empresa como de dirección, en el caso de que los resultados obtenidos sean escasos o contrarios a los proyectados, o por una falta de perspectiva.
2.1.8. Control de Gestión: Control de la Eficacia, Eficiencia y Economía
7Entre los motivos que dan lugar a una auditoría de gestión está la necesidad de controlar la gestión de la empresa en sus diferentes niveles. En este caso, se persigue el objetivo de establecer un control de eficacia, eficiencia y economía. De ahí que también se denomine auditoría 3E.
La eficacia de una organización se mide por el grado de cumplimiento de los objetivos contenidos en los programas de actuación de la misma, es decir, comparando los resultados realmente obtenidos con los resultados previstos y,
7diposit.ub.edu/dspace/bitstream/.../Auditoria%20de%20gestión.pdf
23 por tanto, existe eficacia cuando una determinada actividad o servicio obtiene los resultados esperados, independientemente de los recursos que hayan sido utilizados para ello, por tanto se trata de la comparación de unos outputs con otros outputs.
La evaluación de la eficacia requiere siempre la existencia de objetivos claros, concretos y definidos, pudiéndose realizar la medición del nivel de eficacia sobre los hechos y sobre los resultados. Esta evaluación nos permite:
a) Conocer si los programas cumplimentados han conseguido los fines propuestos.
b) Facilitar información para decidir si un programa debe ser continuado, modificado o suspendido -controles de eficacia realizados durante el desarrollo del programa, medición en su caso, de los outputs intermedios.
c) Suministrar bases empíricas para la evaluación de futuros programas.
d) Descubrir la posible existencia de soluciones alternativas con mayor eficacia.
e) Fomentar el establecimiento por parte de la alta dirección de la empresa de sus propios controles internos de gestión.
La eficiencia se mide por la relación entre los bienes adquiridos o producidos o los servicios prestados por un lado (outputs) y los recursos utilizados por otro (inputs), es decir, se mide por la comparación de unos inputs con unos outputs.
La evaluación de los niveles de eficiencia requiere la existencia de una determinada información y de una organización suficientemente preparada.
Para valorar tanto los inputs como los outputs, éstos deben estar claramente definidos.
24 Dicha evaluación puede ser realizada en términos cuantitativos o cualitativos, y nos permite conocer:
a) El rendimiento del servicio prestado o del bien adquirido o vendido, en relación con su coste.
b) La comparación de dicho rendimiento con una norma establecida previamente.
c) Las recomendaciones para mejorar los rendimientos estudiados, y en su caso, las críticas de los obtenidos.
La economía mide las condiciones en que una determinada empresa adquiere los recursos financieros, humanos y materiales. Para que una operación sea económica, la adquisición de recursos debe hacerse en tiempo oportuno y a un coste lo más bajo posible, en cantidad apropiada y en calidad aceptable, la economía se produce cuando se adquieren los recursos apropiados al más bajo coste posible, por tanto se trata de comparar unos inputs con otros inputs, teniendo en cuenta los factores de calidad, cantidad y precio.
2.1.9. Técnicas y Procedimientos de Auditoría de Gestión
8Los procedimientos y técnicas a aplicar serán principalmente de carácter general, destinados a la detección de problemas y puntos débiles en las entidades auditadas, permitiendo analizarlos con el objetivo de mejorarlos, no pudiendo ser tan concretos como en la auditoría financiera, donde el fin mucho más claro, la imagen fiel de un patrimonio y de sus variaciones. Por tanto, en auditoría de gestión, los objetivos que pueden plantearse a un auditor pueden ser amplísimos.
Por ejemplo, un incremento del control en un almacén, la implantación de un sistema que racionalice tareas y segregue funciones; el establecimiento de un
8www.buenastareas.com › Inicio › Informes de libros
25 procedimiento que descargue tareas a los directivos, permitiéndoles ganar tiempo; la creación o mejora de un sistema de archivo; el incremento de la productividad, etc. O incluso puede ocurrir que encargue una auditoría operativa una entidad que ni siquiera plantea de partida unos objetivos concretos, solicitando en principio una mejora de su eficiencia global.
Cualquier revisión o trabajo puede ser considerado dentro del campo de la auditoría de gestión, siempre que mejore la eficiencia o la eficacia, utilizando los procedimientos adecuados a la consecución de los objetivos planteados.
Por tanto, podemos definir los procedimientos de auditoría de gestión como los trabajos, verificaciones, comprobaciones, revisiones, etc. a realizar por el auditor para formarse una opinión sobre la eficiencia, eficacia, y economía de la gestión y operatividad del ente auditado, obteniendo la evidencia necesaria y suficiente.
Nos centraremos en una propuesta de procedimientos que se basará en un criterio de clasificación, consistente en la división de las técnicas en:
• Básicas
• Cualitativas
• Cuantitativas
• De control
La razón de dicha división es que tiene carácter universal y globalizador.
2.1.9.1. Básicas
a ) Entrevistas
Constituyen un instrumento fundamental en las auditorías de eficiencia, eficacia y economía, obteniendo de esta forma la mayor cantidad posible de información, ayudando a obtener ideas, no contempladas inicialmente en la elaboración de los programas de auditoría.
26 La técnica de la entrevista permite realizar análisis detallados, logrando extraer datos u opiniones de un grupo de individuos, procesándolas posteriormente en función de los objetivos perseguidos. Presenta desventajas, principalmente la de un coste muy elevado, así como la dificultad de valorar la influencia que puede establecer el entrevistador sobre las respuestas, o bien los posibles sesgos existentes por presiones ejercidas sobre los entrevistados.
b) Cuestionarios
Se realizarán en el mejor clima posible, obteniéndose la información a través de las encuestas, permitiendo extraer datos y opiniones, así como detectar problemas a priori. Fundamentalmente, sirven para configurar la información básica, por lo que es aconsejable completarla o contrastarla con la observación de hechos o registros.
El cuestionario posee la ventaja de su coste, más reducido que la realización de las entrevistas, así como permite conservar el anonimato de una población que puede ser tan grande como se desee, pues las respuestas pueden ser tratadas informáticamente.
Como principal desventaja presenta el hecho de que comporta una estandarización de las respuestas, pudiendo provocar en determinados casos un sesgo en la información, siendo importante el emplear un adecuado sistema estadístico. También puede suponer un elevado esfuerzo en cuanto a su confección, para lo cual es muy útil el empleo de un programa informático.
c) Observación documental
Su objetivo es la recopilación de la información gráfica existente relativa al objeto de estudio. Permite la consecución de información extrayéndola de cualquier documento considerado importante (informes, memorias, reportajes, expedientes, etc.)
Como ventajas de esta técnica se puede señalar que facilita la concreción de los objetivos de auditoría, sirviendo de soporte válido a la evidencia, pero
27 supone normalmente un elevado esfuerzo de selección, ordenación y clasificación.
d) Observación directa
Consistente en analizar espacios físicos, distribuciones de almacenes, oficinas, detección de medios materiales, o también situaciones, relaciones.
En definitiva, se centra en todo aquello que permita una visión de conjunto del entorno en el que se realiza la auditoría de gestión. De esta forma se proporciona una visión general e intuitiva de la organización, aunque depende en gran medida de la subjetividad del observador, por lo que puede provocar algún error o sesgo
2.1.9.2. Cuantitativas
Permiten establecer índices en algunos casos sobre la realidad o situaciones estudiadas.
a) Revisiones analíticas
Permiten, a través de la comparación de datos, detectar variaciones ilógicas, posibles pérdidas de recursos, evoluciones, tendencias, etc, aunque precisan de otras técnicas de apoyo que den consistencia y evidencia a lo detectado.
b) Análisis de superficies
Incluye el estudio de variables de proporción o de distribución de superficies.
Presenta la ventaja de proporcionar indicadores válidos para la toma de decisiones, aunque precisa de planos y medidas, que en ocasiones no existen, debiendo dedicar tiempo a las mediciones y cálculos, es decir, precisan de elementos técnicos no siempre manejables con facilidad.
c) Indicadores de personal
Pueden ser muy diversos, desde indicadores de asistencia, de productividad, de rotación, de sustentabilidad, etc. Junto a estos indicadores, si la entidad posee un archivo del personal, con sus datos personales (edad, formación,
28 sexo, aficiones, etc.) es posible efectuar estudios que permitan conocer sus capacidades y permitir unas asignaciones de tareas lógicas, como en el análisis de superficies, presenta la ventaja de proporcionar indicadores válidos para la toma de decisiones pero precisan de instrumentos de medida adecuados.
d) Evaluación de los recursos
La evaluación de los recursos utilizados en una determinada actividad es un aspecto importante para valorar la eficiencia y la economía de una entidad, determinando si son los necesarios y suficientes para la realización de la actividad, detectando excesos o defectos en su aplicación y evaluando las condiciones de adquisición. Presenta el problema de la valoración de los recursos o flujos, con el fin de obtener indicadores.
e) Análisis de flujos
Permite plasmar gráficamente actividades, procesos y sistemas, posibilitando el análisis de cada unidad o área orgánica en las que se estructure la entidad a auditar. Para ello hay que entender cada área como una unidad en relación con el entorno, atravesada por flujos de inputs y outputs.
f) Técnicas de análisis económico
Estas técnicas incluyen, los procedimientos de elaboración de presupuestos, así como el posterior cálculo de desviaciones técnicas y económicas. Cálculo de tendencias y análisis comparativos con otras entidades del mismo sector o con empresas de diferentes sectores.
Es importante que la empresa disponga de un buen sistema de archivo, con el fin de poder acceder a los datos históricos. Análisis de los resultados, situación financiera a corto y largo plazo, cálculo de ratios, etc. Por último, la elaboración y estudio de los estados financieros complementarios.
Estas técnicas permiten obtener información sobre las distribuciones de recursos a través del cuadro de financiación, composición del inmovilizado,
