FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES Carrera de Contabilidad
PROPUESTA DE MEJORA DEL PROCESO DE REGISTRO Y SISTEMA DE INVENTARIO PARA ELIMINAR CONTINGENCIAS TRIBUTARIAS EN LA
EMPRESA SERVICENTRO SMILE S.A. LIMA 2019
Trabajo de Suficiencia Profesional para optar el Título
Profesional de Contador Público
JANET ELENA HUISA MINAYA 0000-0001-8491-9361
Asesor:
Fredy Balwin Macavilca Capcha 0000-0002-6664-332X
Lima-Perú
2019
Resumen
El presente trabajo de investigación tendrá como objetivo principal mejorar el proceso de registro y sistema de inventario de la empresa Servicentro Smile S.A. para el cumplimiento de sus obligaciones tributarias.
Con respecto al análisis de la situación que enfrenta la empresa con la entrada en vigencia de la R.S. 169-2015/SUNAT, donde se indicó que los principales contribuyentes deberán llevar el registro de inventario permanente valorizado de manera electrónica, bajo esta premisa, el responsable del área de impuestos evidencio deficiencias en el proceso de registro y sistema de inventario para su adaptación, debido a la complejidad en la estructura del libro contable de inventario.
Por tal razón, el responsable del área de impuesto quedó en la responsabilidad de investigar la alternativa de solución para evitar infracciones tributarias, para ello se apoyó de las herramientas de medición y análisis que permitieron encontrar la alternativa de solución ideal al problema planteado.
La alternativa de solución elegida tendrá un costo de 29,266 soles con un tiempo de ejecución de tres meses, fue evaluada a través del flujo de caja proyectado al valor presente, obteniendo una VAN de 374,109 soles, TIR de 1318% y el resultado del Costo beneficio es de 13.78 soles por cada sol de costo, los resultados positivos nos permiten concluir que la propuesta es viable.
La investigación demostró que con la aplicación de la mejora del proceso de registro y sistema de inventario la organización eliminará la sanción por la omisión del registro de inventario.
Palabra Calve: Mejora, Proceso, Registro, Inventario
Abstract
The main objective of this investigation work will be to improve the registration process and inventory system of the company Servicentro Smile S.A. for the fulfillment of its tax obligations.
With regard to the analysis of the situation facing the company with the entry into force of R.S. 169-2015/SUNAT, which indicated that the main contributors must keep the register of permanent inventory valued electronically, under this premise, the person responsible for the tax area showed deficiencies in the registration process and inventory system for adaptation, due to the complexity in the structure of the inventory ledger.
For this reason, the tax manager was responsible for investigating the alternative solution to avoid tax infringements, for this he relied on the measurement and analysis tools that allowed to find the ideal solution alternative to the problem posed.
The solution alternative chosen will cost 29,266 soles with a run time of three months, was evaluated through the projected cash flow at the present value, obtaining a VAN of 374,109 soles, TIR of 1318% and the result of cost benefit is 13.78 soles for each sol of cost, the positive results allow us to conclude that the proposal is feasible.
The investigation showed that with the application of the improved registration process and inventory system the organization will eliminate the penalty for the omission of the inventory record.
Keyword: Improvement, Process, Register, Inventory
Indice General
Introducción ... 1
Capítulo 1. Generalidades de la Empresa ... 3
1.1. Datos Generales ... 3
1.2. Nombre o Razón Social de la Empresa ... 3
1.3. Ubicación de la Empresa ... 3
1.4. Giro de la Empresa ... 4
1.5. Tamaño de la Empresa ... 4
1.6. Breve Reseña Histórica de la Empresa ... 5
1.6.1. La Junta General de Accionistas ... 7
1.6.2. El Directorio ... 7
1.6.3. La Gerencia ... 7
1.7. Organigrama de la Empresa ... 8
1.8. Misión, Visión y Política ... 8
1.8.1. Misión ... 8
1.8.2. Visión ... 8
1.8.3. Política ... 8
1.9. Productos y Clientes ... 9
1.9.1. Productos ... 9
1.9.2. Clientes ... 12
1.10. Premios y Certificaciones ... 14
1.11. Relación de la Empresa con la Sociedad ... 14
Capítulo 2. Planteamiento del Problema ... 15
2.1. Caracterización del Área ... 15
2.2. Contextualización y Definición del Problema ... 18
2.2.1. Contextualización del Problema ... 20
2.2.2. Formulación del Problema ... 26
2.3. Objetivos ... 26
2.3.1. Objetivo General ... 26
2.3.2. Objetivos Específicos ... 26
2.4. Justificación ... 27
2.5. Alcances y Limitaciones ... 28
2.5.1. Alcances ... 28
2.5.2. Limitaciones ... 29
Capítulo 3. Marco Teórico ... 30
3.1. Antecedentes ... 30
3.1.1. Antecedentes Nacionales ... 30
3.1.2. Antecedentes Internacionales ... 31
3.2. Procesos y Registros ... 32
3.2.2. Definición de Procesos ... 32
3.2.3. Definición de Registro... 32
3.3. Sistema contable ... 32
3.4. Contingencia Tributaria ... 33
3.5. Principal Contribuyente ... 33
3.6. Infracción Tributaria ... 33
3.7. Impuesto a Renta ... 33
3.8. Sistema Tributario Nacional ... 33
3.9. Código Tributario ... 34
3.10. Diagrama Causa-Efecto o Diagrama de Ishikawa ... 34
3.11. Diagrama de Pareto ... 35
3.12. Mejora Continua del Proceso o KVP... 35
Capítulo 4. Desarrollo del Proyecto ... 36
4.1. Alternativas de Solución ... 39
4.1.1. Alternativa N°1.- Mejorar el Proceso de Registro y Sistema de Inventario con Personal Propio ... 39
4.1.2. Alternativa N°2.- Adquisición e Implementación de un Software ERP ... 41
4.1.3. Alternativa N°3.- Adquisición de Software Comercial Logístico ... 44
4.2 Evaluación de Alternativas de Solución ... 46
4.3. Elección y Viabilidad de la Solución Escogida ... 56
Capítulo 5. Implementación de la Propuesta ... 57
5.1. Implementación de la Propuesta de Solución ... 57
5.2. Cronograma ... 57
5.3. Presupuesto ... 59
5.3.1. Participantes y Cálculo de Costo de Horas Hombre ... 59
5.3.2. Gasto de Horas Hombre por Etapa ... 60
5.3.4. Gastos por Servicios Tercerizados ... 61
Conclusiones ... 63
Recomendaciones ... 64
Referencias ... 65
Anexos ... 67
Índice de Tablas
Tabla 1 Tamaño de empresa en función a sus ingresos ---5
Tabla 2 Gestión ambiental y seguridad de la empresa Servicentro Smile --- 14
Tabla 3 Cálculos de las causas del problema de la empresa Servicentro Smile S.A.- 25 Tabla 4 Calculo de la sanción tributaria --- 27
Tabla 5 Costo laboral por analista contable --- 28
Tabla 6 Evaluación de las soluciones planteadas al problema --- 38
Tabla 7 Propuesta de las empresas para la mejora del sistema de inventario actual-- 40
Tabla 8 Costo de participación de empleados de la empresa Servicentro Smile --- 40
Tabla 9 Costo de activos para la mejora del sistema de inventarios alternativa 1 ---- 41
Tabla 10 Resumen de los costos de la propuesta alternativa 1 --- 41
Tabla 11 Costo de capacitación del personal a cargo de la empresa Pecano ERP ---- 43
Tabla 12 Costo de activos para la mejora del sistema de inventarios alternativa 2 --- 44
Tabla 13 Resumen de los costos de la propuesta alternativa 2 --- 44
Tabla 14 Costo de capacitación del personal cargo de la empresa Real Systems --- 45
Tabla 15 Costo de activos para la mejora del sistema de inventarios alternativa 3 --- 46
Tabla 16 Resumen de los costos de la propuesta alternativa 3 --- 46
Tabla 17 Análisis de Costo beneficio, VAN y TIR de la alternativa 1 --- 48
Tabla 18 Estado de resulta de la alternativa 1 --- 49
Tabla 19 Análisis de Costo beneficio, VAN y TIR de la alternativa 2 --- 51
Tabla 20 Estado de Resulta de la alternativa 2--- 52
Tabla 21 Análisis de Costo beneficio, VAN y TIR de la alternativa 3 --- 54
Tabla 22 Estado de Resulta de la alternativa 3--- 55
Tabla 23 Cronograma de actividades --- 58
Tabla 24 Costo por hora hombre del personal involucrado en la propuesta --- 59
Tabla 25 Gasto de horas hombre del personal propia de la empresa por etapas --- 61 Tabla 26 Presupuesto de empresas especializadas en software --- 62
Índice de Figuras
Figura 1 Mapa de ubicación de la empresa Servicentro Smile S.A ... 4
Figura 2 Ventas Totales de la empresa Servicentro Smile del año 2009 ... 6
Figura 3 Organigrama de la empresa Servicentro Smile S.A. ... 8
Figura 4 Hoja de datos seguridad, producto gasohol 97 plus Petroperú... 9
Figura 5 Hoja de datos seguridad, producto gasohol 95 plus Petroperú... 10
Figura 6 Hoja de datos seguridad, producto gasohol 90 plus Petroperú... 10
Figura 7 Hoja de datos seguridad, producto diésel B5 S-50 plus Petroperú ... 11
Figura 8 Hoja de datos seguridad, producto gas licuado de petróleo Petroperú ... 11
Figura 9 Composición de gas natural Calidda ... 12
Figura 10 Organigrama de la empresa Servicentro Smile S.A. área analizada ... 15
Figura 11 Área afectada de contabilidad de la empresa Servicentro Smile S.A. ... 18
Figura 12 Brainstorming o Lluvia de ideas de la empresa Servicentro Smile S.A. .... 21
Figura 13 Diagrama de Ishikawa de la empresa Servicentro Smile S.A. ... 23
Figura 14 Grafico de Diagrama de Pareto de la causa del problema ... 26
Figura 15 Matriz FODA realizada a la empresa Servicentro Smile ... 37
Figura 16 Grafico Diagrama Pareto de las soluciones de la empresa ... 39
Figura 17 Propuesta económica de la empresa Pecano ERP SAC ... 42
Figura 18 Presupuesto total de la empresa Pecano ERP SAC. ... 43
Figura 19 Propuesta económica de Real Systems. ... 45
Introducción
En los últimos años hemos sido testigo de los avances en la tecnología y los sistemas de información en el ámbito empresarial, debido a ello, la contabilidad no estuvo ajeno a dicho avance y en consecuencia se dieron cambios en la forma de llevar los Libros y/o Registros Contables, de llevarlos de manera física o computarizada a llevarlos de manera electrónica, por esta razón muchas compañías se vieron en la necesidad de buscar un software contable que procese la información y genere los libros contables electrónicos, por otro lado están las empresas que contando con un software contable no tengan implementado la opción de generar los registros de forma electrónica y es esa la situación que presentó la empresa que contando con un software, no contemple la utilidad de generar un registro en particular como es el registro de inventario permanente valorizado de manera electrónica, debido a la complejidad de su implementación o el desconocimiento de las norma tributaria.
En tal sentido, con la finalidad de obtener una respuesta al trabajo, denominado:
“Propuesta de mejora del proceso de registro y sistema de inventario para eliminar contingencias tributarias en la empresa Servicentro Smile S.A.” se desarrolló la investigación contenida en los siguientes capítulos:
En el primer capítulo “Generalidades de la Empresa”, se hace una breve descripción de la empresa Servicentro Smile S.A. desde sus inicios hasta la actualidad, seguidamente de los datos generales tales como: Razón social, ubicación, giro, tamaño de empresa en consecuencia de sus ingresos, reseña histórica mencionando a los accionistas y representante legal, organigrama de la empresa, la misión, visión, y política de la empresa, productos, principales clientes así como también la relación de la empresa con la sociedad con el único propósito de conocer a la entidad donde se desarrollará el trabajo de investigación.
A continuación, en el segundo capítulo “Planteamiento del problema” se muestra la contextualización del área, y definición del problema con un panorama general de los sucesos
materia de la investigación, para luego determinar el objetivo general de la investigación, así como los objetivos específicos, la justificación del proyecto, los alcances y limitaciones.
En el tercer capítulo “Marco Teórico”, se muestra los conceptos de los términos usados a lo largo del trabajo de investigación, también se realizó la inducción a la base teórica de estudio. Asimismo, se consideró los antecedentes nacionales e internacionales.
Posteriormente, en el cuarto capítulo “Desarrollo del Proyecto” se hizo usó de las herramientas de medición y análisis para la búsqueda de la solución ideal al problema planteado, selección y evaluación de las alternativas de solución a implementar que se presentan de manera ordenada, asimismo se contrasta la viabilidad de la propuesta.
Por otro lado, en el quinto capítulo “Implementación de la Propuesta” se muestran los pasos a seguir en la implementación de la propuesta escogida, el cronograma a seguir y por último el presupuesto.
Antes de finalizar se encuentran las “Conclusiones y Recomendaciones” donde se concluye que: con la aplicación de la propuesta de mejora, la empresa cumplirá con la obligación de presentar el registro de inventario electrónico y eliminará la infracción cometida, además se recomienda que la propuesta se desarrolle bajo los alineamientos de la normativa de inventarios que está alineado al objetivo principal.
Finalmente, se muestran las referencias bibliográficas consultadas y los anexos.
Capítulo 1. Generalidades de la Empresa 1.1. Datos Generales
La empresa Servicentro Smile S.A. es una persona jurídica de derecho privado, constituida como sociedad anónima de capitales nacionales, fue inscrita en los registros públicos el 10 de octubre de 1997, con N° de partida registral 03018977, brinda sus servicios en la comercialización de combustibles líquidos y otros productos derivados de
hidrocarburos, su representante legal actual es la Sra. Norma Sánchez Basto.
La estación de servicios esta supervisada por el Organismo Supervisor de la Inversión en Energía y Minas en adelante OSINERGMIN.
Su régimen tributario es: Régimen General de Renta-RG y su N° de RUC es 20377674686.
Fue incorporado al directorio de Principales Contribuyentes según R.S. 011-
2016/SUNAT a partir de 01 de enero 2016 y designado como agentes de retención del IGV según R.S. 228-2012 a partir del 01 de noviembre del 2012.
1.2. Nombre o Razón Social de la Empresa
La razón social de la empresa es: Servicentro Smile S.A.
1.3. Ubicación de la Empresa
La estación de servicios se encuentra ubicada en calle los Orfebreros N°129 Urbanización el Artesano esquina con av. Separadora Industrial – Ate, Lima, Perú.
Central telefónica: 4350367
Tal como se puede observar en la Figura 1.
Figura 1
Mapa de ubicación de la empresa Servicentro Smile S.A
Nota. Recuperado de https://www.google.com/maps/place/Servicentro+Smile/@-12.0634077,- 76.9655096,17z/data
1.4. Giro de la Empresa
La actividad económica principal según ficha RUC es: Venta al por menor de combustibles para vehículos automotores en comercios especializados, identificado con el código 4730.
1.5. Tamaño de la Empresa
Según la ley N° 30056-Norma Legal Diario Oficial El Peruano, ley que modifica el artículo 5 del D.S. N° 007-2008-TR: para determinar el tamaño (microempresa, pequeña, mediana o grande) de una empresa es en función de sus ventas anuales, como se muestra en la tabla 1, por ello, de acuerdo a esta clasificación la empresa Servicentro Smile S.A. cuya
venta neta del ejercicio 2018 asciende al importe de 96, 060,962 soles, califica como gran empresa.
Tabla 1
Tamaño de empresa en función a sus ingresos
Categorías Rango de ventas UIT 2018 Límite de ventas
Microempresa Hasta 150 UIT 4150 622,500
Pequeña empresa Mayor de 150 hasta 1700 UIT 4150 7,055,000 Mediana empresa Mayor de 1700 hasta 2300 UIT 4150 9,545,000
Gran empresa Mayor a 2300 UIT
1.6. Breve Reseña Histórica de la Empresa
La estación de servicios Servicentro Smile S.A. fue creada y puesta en marcha en el año 1997, inició sus operaciones en un local alquilado ubicado en Calle los Orfebreros N°
129 Urb. El Artesano en el distrito de Ate, provincia de Lima, departamento de Lima, gracias a la visión e inversión de sus socios fundadores el Sr. José Nils Sánchez de la Barra, las Sras.
Norma Sánchez Basto, Betty Sánchez Basto y Gaby Sánchez Basto, cuyo capital fue conformado por acciones nominativas.
En sus inicios empezó sus operaciones solo con la comercialización de combustibles líquidos como: gasohol 84,90, 95 y 97 abasteciendo directamente a clientes finales, entre los años 1998 a 2008 sus ingresos por ventas en promedio ascendieron a S/.6,295,205.00 soles.
Con el auge del gas natural de Camisea en Lima y Callao, la estación de servicios decidió apostar por el negocio de venta de gas natural vehicular, en adelante GNV, por el cual se llevó a cabo el proyecto para la construcción del área de GNV a cargo de RL Ingenieros Perú S.A.C. el cual consta de 3 islas de GNV y la compra de un compresor marca ASPRO, modelo IODM 115-4R; panel eléctrico de comando y potencia con PLC y display de
mensajes de tipo arranque suave, tanque de almacenaje, surtidores ASPRO modelo AS120D para el abastecimiento de gas natural vehicular. El proyecto se culminó a fines del año 2008.
En el año 2009, las ventas totales ascendieron a S/. 14,524,895.96 soles, de los cuales el 28.63% de los ingresos por ventas correspondieron a la comercialización de GNV. Tal como se puede observar en la Figura 2.
Figura 2
Ventas Totales de la empresa Servicentro Smile del año 2009
Por otro lado, durante el año 2014, se da por terminado la construcción e instalación de tres tanques de 3,000 galones c/u para ampliar la capacidad de almacenamiento de combustibles líquidos
Para el año 2017, se concretó el proyecto de ampliación del establecimiento con la instalación de tres islas; dos de las cuales con dispensadores marca Global Visión Wayne cuatro productos de ocho mangueras para la comercialización de combustibles líquidos y una de las islas con un dispensador marca kraus de dos mangueras para la comercialización de gas licuado de petróleo en adelante GLP, al cierre del ejercicio se logró maximizar la
rentabilidad de la empresa con un incremento de 34.06% de las ventas totales con respecto al ejercicio anterior.
Actualmente la estación de servicios Servicentro Smile S.A. cuenta con el respaldo de la prestigiosa cadena Petróleos del Perú - Petroperú S.A. gracias a la calidad de sus
productos, su estrategia de precios y sus 22 años de experiencia en el rubro la empresa logra ser reconocida como la estación con los precios más bajos a nivel local, su establecimiento está conformada por 10 islas con surtidores y/o dispensadores de combustibles destinados a la comercialización de gasoholes, GNV y GLP, con atención las 24 horas al día con total de 58 colaboradores.
La sociedad contiene los siguientes órganos:
1.6.1. La Junta General de Accionistas
La junta general de accionista está conformado por las siguientes personas:
Betty Rosario Sanchez Basto con DNI 08777248 (socio con el 10% de participación) Norma Elida Sanchez Basto con DNI 08210125 (socio con el 90% de participación) 1.6.2. El Directorio
Por junta general de accionista del 30 de marzo del 2012 se acordó, nombrar el nuevo directorio que se mantiene hasta la fecha, esta designación recae en las siguientes personas:
Norma Elida Sanchez Basto con DNI 08210125 (presidente)
José Nils Arroyo Sanchez con DNI 43187425 (director)
Dante Omar Arroyo Sanchez con DNI 45083032 (director)
1.6.3. La Gerencia
De acuerdo a la junta general de accionistas celebrada el 14 de octubre de1997 se designó como gerente general a la Sra. Norma Elida Sanchez Basto, quien viene ejerciendo el cargo hasta la actualidad.
1.7. Organigrama de la Empresa Figura 3
Organigrama de la empresa Servicentro Smile S.A.
1.8. Misión, Visión y Política 1.8.1. Misión
Superar la expectativa de compra de nuestros clientes, brindándoles una adecuada y rápida atención en el abastecimiento de combustible.
1.8.2. Visión
Ser reconocida como la mejor estación de servicio a nivel departamental por su estrategia de precio y calidad de sus productos.
1.8.3. Política
Es propósito de la empresa SERVICENTRO SMILE S.A. fomentar en el potencial humano, el trabajo en equipo y cultivar valores de actitud de servicio óptimo al cliente,
honestidad, identificación y creatividad en base a la buena fe y el respeto reciproco en el desarrollo de las relaciones laborales.
1.9. Productos y Clientes 1.9.1. Productos
La estación de servicios Servicentro Smile S.A. cuenta con los siguientes productos:
Combustible líquido Gasohol 97 plus Figura 4
Hoja de datos seguridad, producto gasohol 97 plus Petroperú
Nota: Recuperado de https://www.petroperu.com.pe/productos/combustibles/gasohol-super-plus
Combustible líquido Gasohol 95 plus
Figura 5
Hoja de datos seguridad, producto gasohol 95 plus Petroperú
Nota: Recuperado https://www.petroperu.com.pe/productos/combustibles/gasohol-super-plus
Combustible líquido Gasohol 90 plus Figura 6
Hoja de datos seguridad, producto gasohol 90 plus Petroperú
Nota; Recuperado de https://www.petroperu.com.pe/productos/combustibles/gasohol-super-plus
Combustible líquido Diésel B5 S-50 Figura 7
Hoja de datos seguridad, producto diésel B5 S-50 plus Petroperú
Nota: Recuperado de https://www.petroperu.com.pe/productos/combustibles/gasohol-super-plus
Gas Licuado de Petróleo-GLP Figura 8
Hoja de datos seguridad, producto gas licuado de petróleo Petroperú
Nota: Recuperado de https://www.petroperu.com.pe/productos/combustibles/gasohol-super-plus
Gas Natural Vehicular-GNV Figura 9
Composición de gas natural Calidda
Nota: Recuperado de https://www.calidda.com.pe/gas-natural/que-es-gas-natural#seccion
1.9.2. Clientes
La empresa Servicentro Smile S.A. se dedica a la comercialización de combustibles es por ello que la mayor parte de sus clientes se encuentran en el rubro de transporte.
Los principales clientes del sector transporte son:
Castor Oil S.A.C. identificado con RUC 20498918817, cuya actividad económica es: Transporte de carga por carretera.
Distribuidora Atencio SAC identificado con RUC 20550858208, cuya actividad económica es: Transporte de carga por carretera.
Grupo Empresarial Provee Perú SAC. Identificado con RUC 20545655269, cuya actividad económica es: Transporte de carga por carretera.
Kamahiro Petrol S.A.C. identificado con RUC 20517429661, cuya actividad económica es: Transporte de carga por carretera.
Logística AQP S.A.C. identificado con RUC 20454702531, cuya actividad económica es: Transporte de carga por carretera.
Transportes Jusat E.I.R.L. identificado con RUC 20142876478, cuya actividad económica es: Transporte de carga por carretera.
Yeso la Limeña S.A.C. identificado con RUC 20101733883, cuya actividad económica es: Explotación de otras minas y canteras.
Demás sectores económicos como:
Consorcio G & G E.I.R.L. identificado con RUC 20545687543, cuya actividad económica es: Actividades de telecomunicaciones.
Hersil S.A. identificado con RUC 20100060150, cuya actividad económica es:
Fabricación de productos farmacéuticos
Industrial Química Andina SAC identificado con RUC 20100295891, cuya actividad económica es: Fabricación de sustancias químicas básicas.
Inversiones Rosaval E.I.R.L. identificado con RUC 20601497884, cuya actividad económica es: Venta al por mayor de combustibles sólidos, líquidos y gaseosos.
Motores Diésel Andinos S.A. identificado con RUC 20417926632, cuya actividad
económica es: Fabricación de carrocerías para vehículos automotores, fabricación de remolques y semirremolques.
Servicios G.M. E.I.R.L. identificado con RUC 20510742461, cuya actividad
económica es: Venta al por mayor de equipo, partes y piezas electrónicos y de telecomunicaciones.
1.10. Premios y Certificaciones
Servicentro Smile S.A. no cuenta con premios y/o certificaciones.
1.11. Relación de la Empresa con la Sociedad
La estación de servicios Servicentro Smile está comprometida con el cuidado del medio ambiente es por ello que tiene implementado el programa denominado Plan Verde, el cual consiste en la capacitación del personal administrativo y operativo en gestión
ambientales, además, de ceñirse al Reglamento para la Protección Ambiental para estaciones de servicios, y manejo de residuos sólidos peligrosos con el objetivo de disminuir el impacto ambiental.
Tabla 2
Gestión ambiental y seguridad de la empresa Servicentro Smile
Procedimientos operativos Frecuencia
Monitoreo de calidad ambiental 4 veces al año
Manejo de residuos sólidos peligrosos 4 veces al año
Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo Mensual
Plan de contingencias 1 vez al año
Capítulo 2. Planteamiento del Problema 2.1. Caracterización del Área
El área analizada en el planteamiento del problema de la empresa Servicentro Smile S.A. es el área de contabilidad.
Figura 10
Organigrama de la empresa Servicentro Smile S.A. área analizada
.
El área de contabilidad tiene por objetivo proporcionar oportunamente los Estados Financieros de la empresa Servicentro Smile S.A. que le permita a la gerencia la toma acertada de decisiones con respecto a su organización.
El registro de la información es de forma cronológica y ordenada bajo el
cumplimiento de la Norma Internacional de Contabilidad (NIC), la Normas Internacionales de Información Financiera (NIFF) y en concordancia con el Código tributario, los registros de las operaciones se realizan en el sistema contable Concar SQL, dicho sistema permite
procesar la información de ingresos y de egresos de las operaciones de la empresa, así como también generar los registros contables como son: Registro de compras, Registro de ventas, Libro diario, Libro mayor y Libro de inventario y balance de manera electrónica.
Los objetivos y funciones principales de las sub áreas de contabilidad son:
Contabilidad general: Su principal objetivo es reflejar en la contabilidad la figura verídica de las operaciones de la empresa así como proporcionar información de la situación económica a la gerencia. Entre sus funciones tenemos:
Elaboración de las encuestas mensuales y anuales del Instituto Nacional de Estadística e Informática.
Registro de ventas y análisis de cuentas por cobrar.
Registro de compras y análisis de cuentas por pagar.
Registro de provisiones de las operaciones de la empresa.
Activos fijos.
Conciliación bancaria.
Auditoria interna: Cuyo objetivo es asegurar la exactitud de las operaciones de la empresa, y la veracidad de los estados financieros para ello cumple con las siguientes funciones:
Auditoría de los procedimientos de registro de operaciones financieras.
Análisis de informes financieros y control contable.
Dirigir y analizar la preparación de los registros y sistemas de información y control.
Auditoría de las políticas contables para el registro de las operaciones.
Impuestos: Tiene por objetivo llevar a cabo el cumplimiento de las obligaciones tributarias de las cargas impositivas de la empresa. Sus funciones principales son:
Elaboración y presentación de las declaraciones juradas mensuales a través de
formularios virtuales Nº617, 621, 626 y PLAME así como también declaraciones anuales para la administración tributaria.
Emisión de comprobantes de retención y pase al PDT 626.
Cálculo y depósito de sistema de detracciones del IGV.
Preparación de planilla de remuneraciones, gratificaciones y CTS.
Procedimientos de fiscalización de la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT).
Generación y presentación de registros y libros electrónicos contables a través del
Programa de Libros Electrónicos (PLE).
Control de inventarios: El objetivo principal del área es llevar a cabo el control de los inventarios, registro y control de los movimientos de combustibles para que sea suficiente y útil para minimizar faltantes y sobrantes de productos. Entre sus funciones tenemos:
Registro de los movimientos de combustibles líquidos.
Control de órdenes de compra y orden de pedido.
Registro y preparación del registro de inventario permanente valorizado.
Las áreas involucradas en el planteamiento del problema son dos: el área de impuesto y el de control de inventarios. Tal como se puede observar en Figura 11.
Figura 11
Área afectada de contabilidad de la empresa Servicentro Smile S.A.
2.2. Contextualización y Definición del Problema
Servicentro Smile S.A. es una estación de servicios de capital peruano, dedicada a la comercialización al por menor de combustibles líquidos, GNV y GLP para automóviles. La comercialización de combustible se realiza a través de surtidores desde los puntos de venta con un promedio de 4,807 transacciones diarias.
El registro de las actividades de la estación de servicios Servicentro Smile S.A. se realizan mediante dos sistemas de información como son:
El sistema Neutrino, es un software administrativo donde se registran órdenes de pedido, orden de compra y las compras de combustibles, ingreso de varillaje del stock de combustible líquidos, mediante este sistema obtenemos: el Registro de venta, la emisión de los comprobantes de pago y demás informes de carácter comercial.
El sistema Concar SQL, es un software contable donde se registran todas las operaciones de la empresa tales como: las compras de inventarios, los gastos y costos que incurra la empresa para su mantenimiento, así como los movimientos de bancos, entre otros.
El software contable nos permite la emisión de los registros electrónicos como:
Registro de compra, Libro diario, Libro mayor y Libro de inventarios y balances.
Ambos sistemas permiten a la gerencia conocer periódicamente la situación real de la empresa a través de sus reportes e informes.
Como se mencionó en la definición de funciones, el área de impuestos tiene por función el cumplimiento de las obligaciones tributarias relacionadas con la presentación de declaraciones mensuales y anuales, pago de tributos, entrega de comprobantes de pago y presentación de libros y/o registros contables, es en este último punto donde se evidencia que no se cumple con la presentación del registro de inventario permanente valorizado electrónico dicha omisión de registro conlleva a cometer infracción tributaria con respecto a la obligación de llevar libros y/o registros contables.
Sobre la obligación de llevar o no el registro de inventario permanente valorizado de manera electrónica revisaremos la R.S. 169-2015/SUNAT donde se indica que los PRICOS que pertenezcan a la intendencia nacional y que hayan obtenido ingresos brutos iguales o superiores a 3000 UIT, en el ejercicio 2015 (S/.11,550,000) deberán llevar registro de inventario permanente valorizado en formato electrónico, ahora siendo designados PRICOS mediante R.S. 011-2016 SUNAT y habiendo obtenido ingresos que superaron las 3000 UIT en el ejercicio 2015. Si estaríamos obligados a llevar dicho registro a partir del ejercicio 2016.
Si bien la obligación de presentar los registros contables recae en el área de impuestos, no es esta el área encargada de la realización del registro de inventarios.
El área de impuestos para el cumplimiento de su función con respecto a la
presentación de libros y/o registros, solicita al área de control de inventarios el archivo del registro de inventario permanente valorizado ya que es esta el área encargada del registro de los ingresos y salidas de los inventarios y la preparación del archivo, es aquí donde se origina el problema por la complejidad y dificultad de los requerimientos exigidos por la SUNAT en la implementación del registro de inventario permanente valorizado de manera electrónica.
Es por esta razón que el área de Impuestos de Servicentro Smile S.A. ha tenido problemas al momento de presentar el archivo txt del inventario permanente valorizado ya que no cumple con la estructura establecida para libros y/o registros electrónicos.
Debido a las deficiencias del área contable nos vemos en la necesidad de proponer mejoras en el proceso de registro y sistema de inventario de acuerdo a los requerimientos de la administración tributaria para evitar sanciones fiscales.
2.2.1. Contextualización del Problema
Con respecto al análisis de la situación que enfrenta la empresa Servicentro Smile S.A. con la entrada en vigencia de la R.S.169-2015/SUNAT, se evidencia una serie de dificultades en el área de contabilidad debido a los cambios tributarios y tecnológicos que implica dicha normativa.
Por ello y para tener un panorama más amplio de todos los problemas que presenta la empresa para el cumplimiento de las obligaciones tributarias relacionadas a la R.S. 169- 2015/SUNAT, se procede a utilizar la técnica de Brainstorming también conocido como lluvia de ideas o tormenta de ideas.
2.2.1.1. Desarrollo de la Sesión de Brainstorming. Para el planteamiento del
problema se invitó a participar del Brainstorming a los colaboradores del área de contabilidad así como también personal del área de administración y finanzas con la finalidad de
identificar en forma conjunta los problemas que enfrenta la empresa con la entrada en vigencia de la R.S. 169-2015/SUNAT, la sesión tuvo una duración de dos horas aproximadamente y se realizó en las instalaciones de la empresa, como primer paso se nombró al contador de la empresa como conductor de la sesión, el segundo paso fue plantear la interrogante sobre los problemas que se observan en el área invitando a los colaboradores de la empresa a expresar sus ideas abiertamente, como tercer paso se anotó todas las ideas de
los colaboradores de la empresa en la pizarra (ver Figura 12) para posteriormente evaluarlas y presentar un informe a la gerencia con las ideas principales de las causas del problema.
Figura 12
Brainstorming o Lluvia de ideas de la empresa Servicentro Smile S.A.
Mediante la utilización de la técnica Brainstorming se logró identificar los problemas por el cual la empresa no ha podido cumplir con la obligación tributaria con respecto a la elaboración y presentación del registro de inventario permanente valorizado, debido a las siguientes causas:
Proceso de registro, la falta de comunicación en el área hace que no se pueda trabajar en paralelo y coordinar el adecuado registro, y la sobre carga de trabajo se da por no contar
con un adecuado proceso de registro que aminore la carga de trabajo, por otro lado la
resistencia al cambio ya que están acostumbrados a una rutina y el miedo al cambio los hará salir de su zona de confort.
Sistema de inventario, la falta de sustento y demora en la entrega del comprobante de pago hace que el sistema no sea el adecuado para la elaboración del inventario, la deficiencia del sistema conlleva a que el registro no contemple la estructura requerida para la
presentación del registro del inventario permanente valorizado de acuerdo a la norma.
Para poder controlar los elementos mencionados, es importe la aplicación de
herramientas que nos permitan detectar las causas más relevantes del problema que limitan el buen cumplimiento de las obligaciones tributarias y el desempeño del área de contabilidad de la empresa Servicentro Smile S.A. es por ello que desarrollaremos las siguientes técnicas:
2.2.1.2. Desarrollo de la Técnica Causa-efecto. Para el análisis del problema y sus implicancias, se ha utilizado el Diagrama de causa –efecto, desarrollado por el profesor Kaoru Ishikawa, Tokio (1943), el modelo propuesto se puede observar en la figura 13.
Figura 13
Diagrama de Ishikawa de la empresa Servicentro Smile S.A.
Realizado el análisis causa-efecto se identificó las causas del problema y se agruparon en las siguientes categorías:
Mano de obra: se consideró todos los aspectos relacionado al personal de la empresa.
Perfiles inadecuados.
Falta de experiencia por el personal de inventarios sobre Libros Electrónicos.
Personal de inventario no calificado.
Métodos: en este aspecto evaluamos la forma en la cual se está llevando los procesos de las operaciones de la empresa.
Perfiles inadecuados Resistencia al cambio
Falta de experiencia en L.E. Avances tecnológicos Datos incompletos
Personal de inventario no calificado Falta de comunicación entre áreas Datos erróneos
Falta proceso de registro de inventario Deficiencia en emisión de registro electrónico Falta de sustento de cp. Caídas constantes en las puntos de venta
Demora en la entrega de cp.
Falta proceso de actualización Acceso de datos restringidos
Generación de campos Insuficiencia de capacidad
Deficiencia en el proceso de registro y del sistema
de inventario
Mano de obra Medio ambiente
Mé todos Software
Falta proceso de registro de inventario; el proceso no cuenta con el respaldo de sustentación de comprobante de pago.
Falta proceso de actualización de software; el proceso no cumple con las
características de los requerimientos.
Medio ambiente: se toma en cuenta las condiciones del entorno de trabajo.
Resistencia al cambio.
Avance tecnológico
Falta de comunicación entre áreas.
Maquinaria: en esta categoría se evaluó las condiciones del software.
Deficiencia en la emisión de registro electrónico.
Caídas constantes en los puntos de venta; lo cual genera demora en la entrega de comprobantes de pago.
Acceso de datos restringidos.
Insuficiencia de capacidad.
Efectuadas las herramientas de análisis para la identificación de las posibles causas potenciales del problema podemos observar que el sistema actual presenta deficiencia en la emisión del registro de inventario permanente valorizado, por la falta de actualización del sistema que no contempla los requerimientos establecidos por SUNAT con respecto a registros electrónicos obligando a la empresa a incurrir en medidas correctivas para evitar sanciones fiscales.
2.2.1.3. Desarrollo del Análisis de Pareto. A continuación tomaremos las causas del problema identificadas en la herramienta anterior para la elaboración del análisis de Pareto.
Tal como se muestran en la figura 13, de donde tomaremos los datos encontrados en el análisis y elaboraremos una tabla donde colocaremos en la primera columna llamada ID en grafico la numeración del problema (P1), en la columna dos la descripción del problema, en
la columna tres el número de problemas encontrados, en la columna cuatro la acumulación de problemas encontrados y en la columna cinco el porcentaje.
Tabla 3
Cálculos de las causas del problema de la empresa Servicentro Smile S.A.
ID en
gráfico Descripción del problema Nº de
problema
Frecuencia
acumulada Porcentaje
P1 Falta proceso de registro de inventario 6 6 19%
P2 Falta proceso de actualización 6 12 19%
P3 Deficiencia de registro electrónico 5 17 16%
P4 Insuficiencia de capacidad 3 20 9%
P5 Falta de comunicación entre áreas 3 23 9%
P6 Perfiles inadecuados 2 25 6%
P7 Caídas constantes en las puntos de venta 2 27 6%
P8 Personal inventario no calificado 1 28 3%
P9 Falta experiencia sobre el tema 1 29 3%
P10 Acceso de datos restringidos 1 30 3%
P11 Resistencia al cambio 1 31 3%
P12 Avance tecnológicos 1 32 3%
Nota: los datos fueron tomados del análisis causa-efecto de la empresa Servicentro Smile.
En la Tabla 3 se identifican las causas del problema en un orden de mayor a menor frecuencia donde se le asigna la ponderación más alta al problema de Falta de registro del proceso de inventario y como segunda causa la Falta de proceso de registro de inventario con los alineamientos requeridos por la administración tributaria, por de actualización de sistema de la empresa por grado de importancia.
Figura 14
Grafico de Diagrama de Pareto de la causa del problema
2.2.2. Formulación del Problema
¿De qué manera la propuesta de mejora del proceso de registro y sistema de
inventario eliminará las contingencias tributarias en la empresa Servicentro Smile S.A. Lima 2019?
2.3. Objetivos
2.3.1. Objetivo General
Mejorar el proceso de registro y sistema de inventario para eliminar contingencias tributarias en la empresa Servicentro Smile S.A. Lima 2019.
2.3.2. Objetivos Específicos
Determinar el proceso de registro de información de los inventarios de acuerdo a las normas tributarias en la empresa Servicentro Smile S.A.
Identificar los cambios necesarios en el sistema de inventario de acuerdo a las normas tributarias en la empresa Servicentro Smile S.A.
Establecer un procedimiento de control de los registros de inventarios de la empresa Servicentro Smile S.A.
19%
38%
53% 63% 72% 78% 84% 88% 91% 94% 97% 100%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
0 1 2 3 4 5 6 7
P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 P10 P11 P12
PORCENTAJE ACUMULADO
DATOS RECOLECTADOS
SERVICENTRO SMILE
Datos recolectados Porcentaje acumulado
2.4. Justificación
La propuesta de mejora del proceso de registro y sistema de inventario en la empresa Servicentro Smile S.A., justifica su ejecución debido a que no cuenta con un proceso de registro que contemple el requerimiento de la R.S. 169-2015/SUNAT así como también un sistema apropiado en la realización del archivo de registro de inventario permanente valorizado de manera electrónica.
La ejecución de la mejora del proceso de registro y sistema de inventario,
proporcionará a la empresa Servicentro Smile S.A. una herramienta que le permitirá subsanar las infracciones cometidas y cumplir con sus obligaciones tributarias de forma correcta y oportuna.
Con la finalidad de ilustrar el beneficio que originará la propuesta de mejora en las áreas de control de inventarios e impuestos presentamos los siguientes escenarios:
El problema por la deficiencia del sistema de inventario, es que no permite al área contable generar el registro de inventario permanente valorizado electrónico por el cual conlleva a la empresa al pago de sanciones fiscales.
Tabla 4
Calculo de la sanción tributaria
UTILIDAD ANTES PARTICIPACIONES E IMPUESTO 5,328,692
(+) Más adiciones
Sanciones fiscales 0.6% de IN 576,366
RENTA NETA 5,905,058
(-) Participación de utilidades (8% de 5,905,058) -472,405
RENTA NETA IMPONIBLE 5,432,653
(-) Impuesto a la renta ( 29.5% de 5,432,653) -1,602,633
UTILIDAD DEL EJERCICIO 3,253,654
Nota: los datos fueron tomados del estado de resultados del ejercicio 2018 de la empresa Servicentro Smile.
La infracción en mención está tipificada en el numeral 10 del artículo 175 del código tributario que consiste en llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes los
libros de contabilidad u otros libros o registros exigidos por las leyes, reglamentados o por resolución de Superintendencia de la SUNAT, cuya infracción tributaria es el 0.6% de los ingresos netos.
Por otro lado tenemos que con la aplicación de la mejora del proceso de registro y sistema de inventario se logrará reducir el costo laboral por duplicidad de registros que actualmente se realiza; el primero a través del registro de compras en el sistema contable y el segundo por el inventario en el sistema comercial. En la Tabla 5 se muestra el costo laboral incurrido por duplicidad de registro.
Tabla 5
Costo laboral por analista contable
Sueldo bruto (S/.)
Cargas y Beneficios
(S/.)
Sueldo mensual
(S/.)
Costo x Hora (S/.)
Horas mensual
Costo mensual
(S/.)
Costo anual (S/.)
2,200 1,079 3,279.41 13.66 60 819.85 9,838.22
Con la aplicación de la mejora del proceso de registro y sistema de inventario se estima un ahorro de 576,366 soles en el aspecto tributario y en el aspecto laboral 9,838.22 soles. Siendo un total de 586,204.22 soles.
2.5. Alcances y Limitaciones
La propuesta de mejora evidenciará los beneficios de contar con un proceso de registro y sistema de inventarios actualizado, y optimo que le permitirá a la empresa Servicentro Smile S.A. cumplir con sus obligaciones de carácter tributario y a promover la eficiencia en las operaciones con la finalidad de evitar infracciones tributarias.
2.5.1. Alcances
Sobre el alcance de la propuesta de mejora del proceso de registro y sistema de inventario, es aplicable para principales contribuyentes nacionales que hayan obtenido ingresos mayores a 3000 UIT en el ejercicio y que estén obligados a presentar los registros y
libros de forma electrónica, que mediante la coordinación de las áreas de impuestos y control de inventarios y la aplicación de las normas tributarias se realizara un adecuado proceso de registro que contemple los requerimientos exigidos por la SUNAT.
2.5.2. Limitaciones
En cuanto a la limitación de la propuesta se tiene conocimiento que al optar por la mejora del proceso de registro y sistema de inventario que cumpla con los requerimientos establecidos por la SUNAT y este acorde a las necesidades del giro del negocio, no se garantiza la total migración de información histórica del sistema anterior al nuevo sistema.
Capítulo 3. Marco Teórico
Para una mejor comprensión de la presente propuesta se considera hacer referencia a distintos conceptos utilizados así como antecedentes de trabajos de investigación.
3.1. Antecedentes
3.1.1. Antecedentes Nacionales
La propuesta de mejora de los proceso de registro y sistema de inventario es una actividad enfocada a la prevención, por lo tanto existe tesis y artículos de revistas que abordan el tema de mejoras de sus procesos en sus organizaciones. A continuación mencionaremos algunas investigaciones sobre el tema:
(Figueroa, 2018) en su informe de suficiencia profesional “Propuesta de un modelo de gestión de inventarios primarios para la empresa Representaciones Caly S.A.C.” concluye que el modelo de inventario propuesto mejorará los procesos para solucionar los problemas esenciales del sistema actual.
El autor rescata la importancia de un adecuado modelo de gestión de inventario que le permita mejorar los procesos y solucionar los problemas que enfrenta la organización.
Al respecto, hemos revisado el informe de tesis que lleva por título “Propuesta de mejora en el control y gestión de los inventarios mediante el sistema de planificación de recursos empresariales (E.R.P.) en la empresa Moran Distribuciones S.A.” donde se determinó que:
La propuesta de mejora para el control y gestión de los inventarios fue el sistema de planificación de recursos empresariales (E.R.P.) para la totalidad de los productos, integrándose así todas las áreas de la empresa, concluyéndose así que el sistema se adecua a las necesidades de la empresa en varios aspectos, no sólo los económicos sino funcionales, estratégico y técnicos, evidenciándose una mejora en el control y la gestión de los inventarios de la
empresa Moran Distribuciones S.A., indicando que implementar un sistema ERP dio respuesta en procesos como aprobaciones y la generación de documentos de forma automática.(Calatayud, 2015)
A si mismo (Ortega, 2015) en su trabajo monográfico que lleva por título:
“Propuesta de mejora para la gestión de adquisidores del Club Tennis Las Terrazas “ cuyo objetivo es diseñar una propuesta de mejora del planeamiento de adquisiciones de bienes y servicios que permita asegurar la efectiva
adquisición para cubrir con la demanda del Club Tennis Las Terrazas Miraflores
El autor propone una mejora para la gestión como herramienta que le permita reflejar las actividades de mayor valor para la organización.
3.1.2. Antecedentes Internacionales
Por otro lado (Soto, 2015) propone, “Realizar una propuesta de mejora del proceso de Gestión de Inventarios en Claro Chile, que permita utilizar eficientemente los recursos disponibles en relación a los objetivos estratégicos de la empresa.”
Se puede revisar que el autor concluye que al utilizar eficientemente los recursos que posee la empresa lograra objetivos estratégicos para el bienestar de la empresa.
Al respecto (León & Corozo, 2017) en su tesis “Mejora al proceso de gestión comercial en la empresa Fomentcop S.A.” concluyen en el diseño del manual de funciones facilitara la comprensión de los subordinados para operar en el manejo de los productos que ingresan a la bodega hasta el punto de distribución.
Los autores proponen el diseño de un manual como herramienta que ayudara a sus colaboradores en el entendimiento de sus funciones para mejorar el manejo de los productos.
En el presente artículo “Metodología para elaborar un Plan de Mejora Continua”, los autores concluyen en que:
El plan de mejora continua es una herramienta muy útil para las empresas que desean mejorar sus servicios, productos o procesos lo que les va a permitir permanecer en el mercado, crecer y ser competitivos. Su aplicación es muy útil y fácil e involucra a todos los niveles de la organización dependiendo del área o proceso a mejorar, lo importante para lograr los éxitos esperados en la aplicación de esta técnica es definir de manera exacta el área a mejorar, definiendo claramente los problemas a solucionar, y en función de estos estructurar el plan de acción a seguir definiendo objetivos claros, actividades, responsables e indicadores que permita evaluar el proceso de mejora todo esto dentro de un periodo determinado y bien definido.(Proaño Villlavicencio et al., 2017)
Un plan de mejora es un método para corregir procesos ya existentes pero con cierto grado de deficiencias que pueden ser revisadas, evaluadas y corregidas para optimizar su funcionamiento y este sea óptimo para la utilización de las empresas.
3.2. Procesos y Registros 3.2.2. Definición de Procesos
Procesos es un conjunto de fases secuenciales que tienen por objetivo orientar determinadas actividades a realizar en un orden específico.
3.2.3. Definición de Registro
Es aquel medio físico fehaciente que contiene la información del Registro de inventarios de combustibles.
3.3. Sistema contable
Un sistema contable consiste en el conjunto de métodos, procedimientos y recursos materiales y humanos que una entidad utiliza para llevar a cabo el registro de sus actividades económicas y para elaborar información, detallada
o sintetizada, de manera que sea útil a aquellos que tienen que tomar decisiones.(Alcarria, 2018)
3.4. Contingencia Tributaria
“El termino contingencia tributaria es utilizado comúnmente en el argot contable, para hacer alusión a los riesgos a los que se expone la empresa por la aplicación de normas tributarias.”(Bahamonde, M.2012)
3.5. Principal Contribuyente
(Campodónico, 2003) se trata de la calificación que la SUNAT otorga a los
contribuyentes que, con el pago de sus impuestos conforman los tributos internos que este organismo recauda.
3.6. Infracción Tributaria
El artículo 164 del Código Tributario define a la infracción tributaria de la siguiente forma:
“Artículo 164º.-Concepto de infracción Tributaria, es la infracción tributaria, toda acción u omisión que importe la violación de normas tributarias, siempre que se encuentre tipificada como tal en el presente Titulo o en otras leyes o decretos legislativos.”
3.7. Impuesto a Renta
El impuesto a la renta es un tributo que se determina anualmente, tiene vigencia del 01 de enero al 31 de diciembre. El impuesto es aplicado a la rentas de capital, rentas del trabajo y rentas de fuente extranjera.(Impuesto a la Renta (IR), s. f.)
3.8. Sistema Tributario Nacional
Según la definición: “Es el conjunto ordenado, racional y coherente de
normas, principios e instituciones que regula las relaciones que se originan por la aplicación de tributos en nuestro país”; se rige bajo el D.Leg. 771 Ley Marco del Sistema Tributario –Nacional.
Este Sistema Tributario, cuenta con 3 elementos principales, los cuales son:
Política Tributaria: MEF-Poder Legislativo
Normas Tributarias: Código Tributario.
Administración Tributaria: SUNAT, Municipios.(Panta, 2017)
3.9. Código Tributario
El Código Tributario es el conjunto orgánico y sistemático de las disposiciones y normas que regulan la materia tributaria en general.
Bien, según el DECRETO SUPREMO N° 133-2013-EF, el cuerpo
normativo del Código Tributario consta de un Título Preliminar con dieciséis (16) Normas, cuatro (4) Libros, doscientos cinco (205) Artículos, setenta y tres (73) Disposiciones Finales, veintisiete (27) Disposiciones Transitorias y tres (3) Tablas de Infracciones y Sanciones.(Panta, 2017)
3.10. Diagrama Causa-Efecto o Diagrama de Ishikawa
Es una técnica que permite la identificación y clasificación de ideas e información relativas a las causas de los problemas. Fue creado por Kaoru Ishikawa.
En este diagrama, se van identificando las posibles causas que pueden haber llegado a generar un problema, empezando por cuatro o cinco categorías principales aunque pueden ser más o menos, según el equipo de trabajo- decida. Estas categorías suelen ser las siguientes:
Materiales
Personas
Maquinas
Procesos
Entorno
A partir de ahí, se van identificando causas secundarias que se reflejan gráficamente en el diagrama como “ramas” de las categorías principales.
Finalmente, el diagrama va adquiriendo forma de espina de pescado.(Lemos, 2016)
3.11. Diagrama de Pareto
El diagrama de Pareto es un método de análisis que permite discriminar entre las causas más importantes de un problema y las menos importantes.
Está basado en el Principio de Pareto, según el cual el 80% de los defectos están originados por un 20% de causa.(Lemos, 2016)
3.12. Mejora Continua del Proceso o KVP
Con el término mejora continua de procesos, también conocido como KVP o Kaizen, nos referimos a aquella capacidad que poseen todas las personas de una organización para identificar y llevar a cabo oportunidades de mejora en los proceso, y todo ello realizado de manera continua.
La mejora continua es mucho más que un método, es una forma de pensar orientada a los procesos. La mejora continua se basa en mejorar y mantener, en hacer a los empleados responsables de su trabajo, orientación a clientes, eliminación de despilfarros y medición de la mejora para hacerla
demostrable.(Sánchez et al., 2006)
Capítulo 4. Desarrollo del Proyecto
La propuesta de mejora del proceso de registro y sistema de inventario busca
básicamente evitar infracciones relacionadas al cumplimiento de las obligaciones tributarias tales como la elaboración y presentación de libros y registros contables de forma electrónica.
Para ello se necesitará apoyarse en herramientas de medición y análisis que nos otorguen información que permitan encontrar la alternativa de solución ideal al problema planteado.
A continuación el desarrollo de las herramientas utilizadas:
Matriz FODA
La aplicación de esta herramienta nos permitirá identificar de forma clara, las fortalezas y debilidades del proceso así como las oportunidades y amenazas que puedan existir.
En cuanto al análisis interno podemos afirmar que la empresa cuenta con personal de contabilidad calificado entre sus fortalezas como recurso para poder aprovechar las
oportunidades y hacer frente a las amenazas, por otro lado tenemos debilidades como falta de proceso de registro de inventario de acuerdo a las normas tributarias que puedan ser
mejorados y así evitar amenazas.
A continuación presentaremos en la figura 15 las fortalezas y debilidades que cuenta la empresa así como las oportunidades y amenazas que se presentan en la organización.
Figura 15
Matriz FODA realizada a la empresa Servicentro Smile
Seguidamente procederemos a formular las estrategias deseadas:
Estrategia FO
Desarrollar la mejora del sistema de inventario con la aplicación de interface para reducir la duplicidad de registro. (F1-O2)
Elaborar adecuadamente el proceso de registro de información de los movimientos de los inventarios para generar el Registro de inventario permanente valorizado para su
presentación y acogerse al régimen de gradualidades. (F2-O3) Estrategia FA
Realizar capacitaciones al personal del área de control de inventarios referente a los cambios en la legislación tributaria. (F2-A2)
Fortalezas
•F1 Personal de contabilidad capacitado en procesos de mejora.
•F2 Formación del personal de contabilidad.
•F3 Disposición a integración de funciones.
•F4 Conocimiento en registro electrónicos.
Debilidades
•D1 Utilización de soporte básico de sistema de información.
•D2 Lenta capacidad de respuesta en la toma de decisiones.
•D3 Falta de un adecuado proceso de registro de inventarios.
•D4 Deficiencia del sistema de inventario en generación de registros electrónicos.
•D5 Distribución desigual de carga laboral.
Oportunidades
•O1 Acceso a información de data.
•O2 Proceso de interface de operaciones.
•O3 Régimen de gradualidades.
•O4 Capacidad adquisitiva.
Amenazas
•A1 Infracciones tributarias.
•A2 Cambios en la legislación tributaria.
•A3 Estructura no acorde a requerimientos.
FODA
Realizar el proceso de registro de inventario de acorde a la estructura del requerimiento de SUNAT y así poder evitar infracciones tributarias. (F1-A1, A3)
Estrategia DO
Con la aplicación del proceso de interface de operaciones se mejorara el proceso de registro de inventario. (D3-O2)
Compromiso en investigar más sobre mejoras de sistema y proceso de registro de inventarios para poder hacer viables las soluciones planteadas (D1-O1)
Estrategia DA
La mejora del sistema de inventario permitirá estar al día con los cambios en la legislación tributaria. (D4-A2)
Diagrama de Pareto
Considerando las estrategias planteadas en el análisis FODA, se desarrolla el diagrama de Pareto para la ponderación de propuestas de solución.
Tabla 6
Evaluación de las soluciones planteadas al problema
ID en
gráfico Propuesta de Solución Datos
recolectados
Frecuencia
acumulada Porcentaje
S1 Desarrollar proceso de registro 3 3 30%
S2 Mejora del sistema de inventario 3 6 30%
S3 Implementación de ERP 2 8 20%
S4 Capacitación de personal 1 9 10%
S5 Actualización de sistema comercial 1 10 10%
Podemos revisar los porcentajes de las soluciones planteados resaltando la mayor ponderación a las soluciones de mejora del proceso de registro y sistema de inventario. Con esta información se grafica el diagrama con la finalidad de enfocarnos en las soluciones de mayor ponderación.
Figura 16
Grafico Diagrama Pareto de las soluciones de la empresa
El resultado que arroja el análisis Pareto, indica que las tres alternativas de solución más viables para solucionar el problema son: desarrollar el proceso de registro, mejora del sistema y la implementación de un ERP que representan el 80% de las soluciones planteadas.
4.1. Alternativas de Solución
Como resultado del análisis realizado con las herramientas de medición se presentan las alternativas de solución que permitan corregir las deficiencias del proceso de registro y sistema de inventario en la empresa Servicentro Smile S.A.
Para ello plantearemos tres alternativas de solución como son:
4.1.1. Alternativa N°1.- Mejorar el Proceso de Registro y Sistema de Inventario con Personal Propio
Esta alternativa de solución propone la revisión del proceso de registro de los inventarios por parte de la sub-contadora de la empresa conjuntamente con el desarrollador de software para realizar las mejoras al sistema actual y así resolver el problema de registro, control de inventario y generación del archivo de inventario permanente valorizado.
30%
60%
80% 90% 100%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5
S1 S2 S3 S4 S5
PORCENTAJE ACUMULADO
DATOS RECOLECTADOS
SERVICENTRO SMILE
Datos recolectados Porcentaje acumulado
Tabla 7
Propuesta de las empresas para la mejora del sistema de inventario actual
Descripción Empresa Tiempo de
ejecución
Presupuesto (S/) Desarrollo del proceso de interface de las
compras 3J Dissup S.R.L. 1 mes 2,500
Implementación del registro electrónico de inventarios
C.& V Soluciones
Integrales S.A.C. 1 mes 3,000 Instalación de sistema generador de txt de
registro de inventario
C.& V Soluciones
Integrales S.A.C. 1 mes 2,500
Totales (S/) 8,000
Tabla 8
Costo de participación de empleados de la empresa Servicentro Smile
Empleados del área Total horas
Sueldo mensual
Costo laboral 49.064%
Costo total Mensual (S/)
Costo por hora
(S/)
Costo total horas
(S/)
Sub contador 80 3,500 1,717.24 5,217.24 21.74 1,739.08
Jefe de inventarios 40 5,000 2,453.20 7,453.20 31.06 1,242.20
Analista 40 2,200 1,079.41 3,279.41 13.66 546.57
Total 160 10,700 12,670.44 15,949.85 66.46 3,527.85
