SIIGO
Contador
Versión 5.1PROCESO DE CAPACITACIÓN
INTRODUCCIÓN Y
PARÁMETROS
CARTILLA No 1
Diciembre 2008TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCION ... 4
1. INTRODUCCION Y ACCESO A LA PÁGINA WEB... 4
1.1.QUEESSIIGO ... 4
1.2.VENTAJASDIFERENCIALES... 5
1.3.PRODUCTOSSIIGO ... 7
1.3.1. Soluciones Empresariales... 7
2. COMO Y CUANDO HACER USO DE LOS BENEFICIOS DEL CONTRATO DE MANTENIMIENTO... 18
2.1.GARANTIAPERMANENTEDEFUNCIONAMIENTO ... 19
2.2.ACTUALIZACIONESDEVERSIÓN... 19 2.2.1. ¿Cuando Utilizarla?... 19 2.2.2. ¿Cómo Utilizarla? ... 19 2.3.ASISTENCIAVIRTUAL... 25 2.3.1. ¿Cuando Utilizarla?... 25 2.3.2. ¿Cómo Utilizarla? ... 25
2.4 ASISTENCIA TELEFÓNICA ILIMITADA –SERVICE CENTER... 27
2.4.1. ¿Cuándo Utilizarlo? ... 28
2.4.2. ¿Cómo Utilizarlo? ... 28
2.5.SERVICIODEATENCIÓNINMEDIATAVÍADEXON ... 28
2.5.1. Que es Dexon? ... 28
2.5.2. Como Funciona? ... 28
2.5.3. Cuáles son los requerimientos? ... 29
2.5.4. Proceso de Instalación ... 29
2.6. ATENCIONENPLANTA ... 43
2.7. VISITASDEMANTENIMIENTOPORCONTRATO ... 44
2.7.1. ¿Cuando Utilizarlas?... 44
2.7.2. ¿Como Utilizarlas?... 44
2.8. ASISTENCIAGRATUITAACURSOSDECAPACITACION,MONITORIASY SEMINARIOS ... 44
2.8.1 ¿Cuándo Utilizarlos?... 45
2.8.2 ¿Como Utilizarlos?... 45
3. ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CAPACITACION ... 46
3.1 MODULOSDESIIGO ... 46
3.2 SISTEMAS OPERATIVOS, REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE MÁQUINA.47 3. SIIGO WINDOWS CONTADOR ... 47
4. INSTALACION DE EMPRESA... 48
4.1PASOS PARA INSTALAR LA EMPRESA... 48
5. PARAMETRIZACION... 89
5.1. CREACIÓNDEPAÍSESYCIUDADES. ... 89
5.2. CREACIONDECENTROSYSUBCENTROSDECOSTOS ... 90
5.3. DEFINICIONDELREGISTRODECONTROL ... 91
5.3.1. Datos Generales De La Empresa Instalada ... 91
5.4. DEFINICIÓNDEMONEDAS ... 93
5.5. REGISTRODECLAVES ... 95
5.6. CLAVEDEUSUARIO... 99
5.7. MULTIPLESCLAVESDEADMINISTRADOR ... 99
5.8. INTENTOSFALLIDOS ... 101
6.3. FIJAPREFIJADOS ... 125
6.4. CONCILIACIONBANCARIA... 133
6.4.1. GENERACIÓN DE MOVIMIENTO. ... 133
6.4.2. GRABA EXTRACTO BANCARIO. ... 135
1. INTRODUCCION
Actualmente las organizaciones requieren contar con herramientas tecnológicas que le permita optimizar y agilizar procesos y reducir costos, los cuales se ven reflejados en la gestión de las diferentes áreas de la empresa.
SIIGO Contador es diseñado exclusivamente para facilitar y mejorar la productividad de los contadores y las empresas en su relación de utilizar servicios externos para el procesamiento de datos contables. Las compañías no tendrán que suministrar los documentos fuente de sus transacciones, sino simplemente un formato establecido que al subir al programa, automáticamente y al instante alimenta la información necesaria para producir los estados, indicadores y comparativos financieros que la empresa necesita.
Es por ello que este manual le ofrece una guía a cerca del manejo y beneficios de los diferentes productos y servicios de tecnología que Informatica y Gestion S.A. tienen a su disposición como alternativa inmediata para la solución de dudas e inquietudes de forma ágil y oportuna.
En esta sesión se establecerán los parámetros iniciales del sistema, los cuales deben quedar muy bien definidos ya que son la base para obtener posteriormente unos resultados óptimos en el proceso de información del sistema.
1. INTRODUCCION Y ACCESO A LA PÁGINA WEB
1.1. QUE ES SIIGO
SIIGO - Sistema Integrado de Información Gerencial Operativo, es un software genérico administrativo que permite llevar un registro detallado de las operaciones de la empresa y en general de todos los aspectos relacionados con la administración de negocios. Su mercado objetivo son las medianas y pequeñas empresas de los sectores industrial, comercial
y de servicios, que utilizan computadores bajo los sistemas operacionales DOS, WINDOWS, LINUX o REDES.
posibilidad de que en cualquier área se presente una fuga de utilidades.
Información al día, que permite tomar decisiones mas acertadas al tener cifras reales y en cualquier momento; y esto sólo se logra, cuando a partir de la elaboración de los documentos se actualiza al instante la información de toda la empresa; es decir, que al digitar una factura, el sistema inmediatamente y de manera automática e inteligente registra los datos en los módulos de contabilidad, cuentas por cobrar, inventarios, ventas, presupuesto y pedidos y sin necesidad de realizar procesos engorrosos de interfases, cierres, transferencias, reprocesos o reconstrucciones de datos y se evita redigitar, conciliar datos, perder información al tener qu e unir o enviar saldos y lo más importante, decidir con datos actualizados, parciales y poco confiables.
Información exacta, que reduce considerablemente el riesgo a tomar decisiones y que solo se consigue cuando se utiliza un Software Totalmente Integrado, porque cuando la cifra se digita una sola vez, siempre los datos en las demás áreas serán los mimos, pues provienen de una sola fuente de alimentación (los documentos); es decir, que la cifra de la factura siempre será igual a la de contabilidad, cartera, inventarios, etc.
Información histórica, que permite analizar en cualquier momento, como ha sido el comportamiento de las cifras en los
diferentes meses de año,
sin necesidad de tener que realizar procesos engorrosos de cierres de mes; adicionalmente, y
con el fin de que la implementación del software sea mas
rápida, el sistema permite digitar datos de diferente mes y al mismo tiempo los de día a día, logrando así, que no se atrase la información de hoy y desatrasando la de meses anteriores. Información proyectada, que permite
sensibilizar las cifras para evaluar el impacto de las decisiones y esto se logra con la funcionalidad de SIIGO Add-in, pues se pueden trasladar los datos contables y administrativos a Excel, y utilizar no sólo su potencia de cálculo y
graficación, sino también tener acceso a informes y gráficos predefinidos.
Información
Corporativa, que permite tener un control total de las diferentes empresas, al poder
registrar, incluso en múltiples monedas, las transacciones de
hasta 98 compañías y obtener la información de manera individual o consolidada.
Seguridad en información, que permite a la gerencia, restringir el acceso en las cifras de la empresa, al
personal que considere no las necesita o no las debe
conocer, y esto se logra al tener la opción de manejar claves de acceso y definir múltiples menús propietarios.
Facilidad de manejo, que le garantiza que en muy corto tiempo se aprende a utilizar y que ofrece resultados de manera rápida y confiable, y esto se obtiene al utilizar un software que tan solo al elaborar cualquier documento y sin que el personal requiera conocimientos avanzados en contabilidad y sistemas, le permita tener el control de su empresa.
Indicadores claves de éxito, que le pe rmite a la gerencia, conocer a manera d e cifras y gráficas, los resultados más relevantes de su negocio, mediante la utilización del módulo EL GERENTE.
1.3.1. Soluciones Empresariales Por tamaño de empresa
¾ SIIGO Básico
SIIGO, Sistema Integrado de Información Gerencial Operativo, es un software genérico administrativo, que registra las operaciones de la empresa y en general, todos los aspectos relacionados con la Administración de Negocios.
La siguiente figura muestra la presentación del mismo:
SIIGO, se utiliza en computadores que operen bajo los Sistemas Operacionales: LINUX (solo como servidor en la versión SIIGO Windows) y WINDOWS.
SIIGO se ofrece bajo 2 versiones: WINDOWS Y .NET SIIGO Básico es Monousuario
OPCIONES:
SIIGO BASICO SERVICIOS
Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar y/o Cuentas por Pagar, Inteligente, Gerente y El Auditor
SIIGO BASICO COMERCIAL
Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Inteligente, Gerente y El Auditor
SIIGO BASICO PROVEEDORES
Documentos, Contabilidad, Cuentas por Pagar, Inventarios, Inteligente, Gerente y El Auditor
SIIGO BASICO PRODUCCION
Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Distribución de Costos, Inteligente, Gerente y El Auditor
SIIGO BASICO CAJERO
Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Punto de caja, Inteligente, Gerente y El Auditor
SIIGO ofrece módulos complementarios Cuentas por pagar
Gestion de Nomina y Recursos Humanos SIIGO Add-in
Balanced Scorecard
Tablero de indicadores
VENTAJAS DIFERENCIALES DEL PRODUCTO
SIIGO es fácil y rápido de configurar, incluye un asistente de configuración (WIZARD), que guía y detalla pasó a paso el proceso de parametrizacion del sistema Indicándole el porqué de cada opción, con el fin de que lo parámetros iniciales se realicen en el orden requerido y de la manera mas optima.
SIIGO es muy fácil de usar, incluye menús propietarios y mapa de informes
SIIGO es Totalmente Integrado, con la simple elaboración de los documentos fuente, registra y mantiene al día la información de todas las áreas de la empresa. SIIGO Básico integra hasta 5 módulos en línea y tiempo real.
SIIGO permite el diseño personalizado de documentos. SIIGO migra información a otros programas
SIIGO utiliza múltiples claves de acceso con niveles de restricción. SIIGO utiliza poco espacio en memoria y disco duro
SIIGO ofrece un enlace directo a las preguntas frecuentes del portal de usuarios VENTAJAS DIFERENCIALES DE SIIGO.NET
Simplicidad de manejo
El usuario no requiere de un conocimiento detallado del programa para poderlo utilizar, porque SIIGO.NET tiene un diseño tan intuitivo, que le permite navegar en los menús y en los documentos de una manera fácil y sencilla
Mayor nivel de seguridad en el acceso a la información
De acuerdo a los perfiles de cada usuario, en SIIGO.NET se pueden diseñar menús propietarios para restringir a partir de la definición de permisos, el acceso a información no autorizada
Aumentar la velocidad de acceso y registro de los datos
En SIIGO.NET se puede distribuir la base de datos en diferentes servidores, para que el usuario pueda llamar y gravar la información de manera más rápida
Reducir el tiempo en la digitación y consulta
En SIIGO.NET los usuarios podrán a través de la definición autónoma de los buscadores, encontrar la información de una manera mas rápida y sencilla
Analizar la información de acuerdo a las variables que se requieran
A partir de la de generación personalizada de nuevos campos, en SIIGO.NET, el usuario podrá crear nuevas variables que no están contempladas en el programa, las cuales pueden ser de tipo fecha., numérica, de texto, etc.
Personalizar los formatos de los documentos acorde a sus necesidades
La impresión de las facturas, egresos y cualquier otro documento podrá ser diseñado directamente por el usuario
Facilidad en la elaboración de los documentos
En una sola pantalla, el usuario podrá a golpe de vista, visualizar todos los campos necesarios para la elaboración de cualquier documento
Flexibilidad en el registro de las transacciones
En SIIGO.NET los usuarios podrán definir de acuerdo a su conveniencia, si la contabilización de los documentos y/o comprobantes se hace inmediatamente o fuera de línea
Generación personalizada de reportes
A través de múltiples filtros, el usuario podar generar sus consultas y reportes de acuerdo a sus necesidades especificas
Facilidad de Integración con otros programas
SIIGO.NET permite exportar los datos que el usuario requiera, para ser integrados a otras aplicaciones, bajo cualquier formato (TXT, Excel, PPF, archivo plano, etc.) Facilitar la elaboración de nuevos programas especiales
El diseño de SIIGO.NET permite que la elaboración de los programas especiales puedan ser realizados de una manera más rápida y efectiva
Características:
¾ Tiene en su empaquetamiento cinco módulos (05) totalmente integrados. ¾ Monousuario
¾ Permite instalar hasta 2 empresas en la misma licencia. ¾ Permite crear 99 centros de costos.
¾ Permite crear 99 Bodegas. ¾ SIIGO VENDEDOR
SIIGO, Sistema Integrado de Información Gerencial Operativo, es un software genérico administrativo, que registra las operaciones de la empresa y en general, todos los aspectos relacionados con la Administración de Negocios.
SIIGO, se utiliza en computadores que operen bajo los Sistemas Operacionales: LINUX (solo como servidor en la versión SIIGO Windows) y WINDOWS.
7. El Inteligente 8. El Gerente 9. El Auditor
NOTA: EN SIIGO.NET algunos informes del Gerente y el Auditor están incluidos; los que faltan estarán incluidos en el segundo semestre del 2008
SIIGO Vendedor ofrece módulos complementarios Módulos adicionales Gestión de Recaudo Gestión de Clientes Gestión de Tesorería Punto de Venta Cajero Distribuido Manufactura
Gestion del Talento Humano Inteligencia de Negocios
Nomina SIIGO Add-in
Recursos Humanos Balanced Scorecard
Vt-learning (Capacitación Virtual) - Tablero de Indicadores Gestion de Evaluación por Competencias - Mapa de Gestion
- Mapa Estratégico - Indicator Maker La siguiente figura muestra la presentación del mismo:
VENTAJAS DIFERENCIALES DEL PRODUCTO
SIIGO es fácil y rápido de configurar, incluye un asistente de configuración (WIZARD), que guía y detalla pasó a paso el proceso de parametrizacion del sistema Indicándole el porqué de cada opción, con el fin de que lo parámetros iniciales se realicen en el orden requerido y de la manera mas optima.
SIIGO es muy fácil de usar, incluye menús propietarios y mapa de informes.
SIIGO es Totalmente Integrado, con la simple elaboración de los documentos fuente, registra y mantiene al día la información de todas las áreas de la empresa. SIIGO Vendedor integra 9 módulos en línea y tiempo real.
SIIGO cumple con las últimas normas gubernamentales.
SIIGO no requiere que el mes contable, ni inclusive, el año contable sea cerrado definitivamente, para comenzar a trabajar en el siguiente.
SIIGO permite el nivel de desagregación de información al utilizar centros de costos, terceros y documentos.
SIIGO registra todas las transacciones (excepto nómina), en Noventa y nueve (99) tipos de moneda: una (1) Local y noventa y ocho (98) Extranjeras.
SIIGO Vendedor maneja hasta 5 empresas consolidables. SIIGO permite el diseño personalizado de documentos. SIIGO migra información a otros programas.
Simplicidad de manejo
El usuario no requiere de un conocimiento detallado del programa para poderlo utilizar, porque SIIGO.NET tiene un diseño tan intuitivo, que le permite navegar en los menús y en los documentos de una manera fácil y sencilla
Mayor nivel de seguridad en el acceso a la información
De acuerdo a los perfiles de cada usuario, en SIIGO.NET se pueden diseñar menús propietarios para restringir a partir de la definición de permisos, el acceso a información no autorizada
Aumentar la velocidad de acceso y registro de los datos
En SIIGO.NET se puede distribuir la base de datos en diferentes servidores, para que el usuario pueda llamar y gravar la información de manera más rápida
Reducir el tiempo en la digitación y consulta
En SIIGO.NET los usuarios podrán a través de la definición autónoma de los buscadores, encontrar la información de una manera mas rápida y sencilla
Analizar la información de acuerdo a las variables que se requieran
A partir de la de generación personalizada de nuevos campos, en SIIGO.NET, el usuario podrá crear nuevas variables que no están contempladas en el programa, las cuales pueden ser de tipo fecha., numérica, de texto, etc.
Personalizar los formatos de los documentos acorde a sus necesidades La impresión de las facturas, egresos y cualquier otro documento podrá ser diseñado directamente por el usuario
Facilidad en la elaboración de los documentos
En una sola pantalla, el usuario podrá a golpe de vista, visualizar todos los campos necesarios para la elaboración de cualquier documento
Flexibilidad en el registro de las transacciones
En SIIGO.NET los usuarios podrán definir de acuerdo a su conveniencia, si la contabilización de los documentos y/o comprobantes se hace inmediatamente o fuera de línea
Generación personalizada de reportes
A través de múltiples filtros, el usuario podar generar sus consultas y reportes de acuerdo a sus necesidades especificas
Facilidad de Integración con otros programas
SIIGO.NET permite exportar los datos que el usuario requiera, para ser integrados a otras aplicaciones, bajo cualquier formato (TXT, Excel, PPF, archivo plano, etc.) Facilitar la elaboración de nuevos programas especiales
El diseño de SIIGO.NET permite que la elaboración de los programas especiales pueda ser realizada de una manera más rápida y efectiva
Se caracteriza principalmente por ser un sistema basado en documentos fuente (Facturas, Recibos de Caja, Cheques, etc.), es decir, que mediante la elaboración de éstos directamente en el computador se actualizan en línea y tiempo real todos los registros de la Empresa en lo referente a: Cartera, Cuentas por Pagar, Inventarios, Ventas y Contabilidad.
Características:
¾ Tiene en su empaquetamiento siete módulos (07) totalmente integrados. ¾ Monousuario y multiusuario.
¾ Permite instalar hasta 5 empresas en la misma licencia.
¾ Consolida las 5 empresas con movimiento en la empresa No. 99. ¾ Permite crear 99 centros de costos.
¾ Permite crear 99 Bodegas.
¾ Manejo de moneda extranjera, hasta con 99 monedas diferentes.
¾ SIIGO Estándar
SIIGO Estándar es el software administrativo cuya total integración permite, mediante la elaboración de todos los documentos (facturas, cheques, recibos, notas, etc.), obtener la información al instante y de manera confiable de todas las áreas de la empresa, permitiendo así ejercer un control total sobre la compañía disminuyendo la posibilidad de que en cualquier área se presente una fuga de utilidades.
Características:
¾ Tiene en su empaquetamiento catorce módulos (14) totalmente integrados. ¾ Monousuario y multiusuario.
¾ Permite instalar hasta 98 empresas en la misma licencia.
¾ Consolida 8 empresas con movimiento y 98 con saldos en la empresa No. 99. ¾ Permite crear 9999 centros de costos y 999 subcentros de costos.
¾ Permite crear 9999 Bodegas y 999 ubicaciones en cada bodega. ¾ Manejo de moneda extranjera hasta con 99 monedas diferentes.
¾ e- Synergy
e-Synergy es una solución nueva basada en tecnología Web (Internet / Intranet), la cual permite a las organizaciones mejorar su eficiencia global, dando a mas personas acceso a mas información que antes. Esto significa que cada elemento puede ser relacionado o conectado: computadores, documentos, clientes, productos, empleados y mucho más.
Permite la entrada, proceso, acceso e interacción de toda la información que la empresa usa en cualquier parte y a cualquier hora por empleados, socios, distribuidores, clientes y proveedores usando el buscador de una página Web.
Por sector económico SIIGO Producción
Adicionalmente a las funcionalidades que tiene el SIIGO Estándar, SIIGO PRODUCCION le permite a las empresas industriales conocer el costo real de un producto determinado y contabilizar automáticamente los costos de producción. Su funcionalidad básica parte desde la formulación de cada producto a partir de un recetario hasta obtener el costo real de los productos.
La siguiente figura muestra la presentación del mismo: ¾ SIIGO Comercial
SIIGO Comercial es una herramienta de apoyo para la administración y el control empresarial en los negocios del sector comercial; a través de la elaboración de documentos en el computador (facturas, cheques, recibos, etc) actualizando en línea y tiempo real los registros de contabilidad, cartera, inventarios y ventas.
SIIGO Vendedor es un software completo y de fácil manejo que sirve para llevar un registro detallado de las operaciones de las empresas que comercializan productos. El sistema es utilizable en computadores que opere bajo sistema operacional DOS, WINDOWS, REDES y LINUX.
La siguiente figura muestra la presentación del mismo:
Se caracteriza principalmente por ser un sistema basado en documentos fuente (Facturas, Recibos de Caja, Cheques, etc.), es decir, que mediante la elaboración de éstos directamente en el computador se actualizan en línea y tiempo real todos los registros de la Empresa en lo referente a: Cartera, Cuentas por Pagar, Inventarios, Ventas y Contabilidad.
Características:
¾ Tiene en su empaquetamiento siete módulos (07) totalmente integrados. ¾ Monousuario y multiusuario.
¾ Permite instalar hasta 5 empresas en la misma licencia.
¾ Consolida las 5 empresas con movimiento en la empresa No. 99. ¾ Permite crear 99 centros de costos.
¾ Manejo de moneda extranjera, hasta con 99 monedas diferentes.
¾ SIIGO Contador
SIIGO Contador es diseñado exclusivamente para facilitar y mejorar la productividad de los contadores y las empresas en su relación de utilizar servicios externos para el procesamiento de datos contables. Las compañías no tendrán que suministrar los documentos fuente de sus transacciones, sino simplemente un formato establecido que al subir al programa, automáticamente y al instante alimenta la información necesaria para producir los estados, indicadores y comparativos financieros que la empresa necesita.
La siguiente figura muestra la presentación del mismo:
2. COMO Y CUANDO HACER USO DE LOS BENEFICIOS DEL CONTRATO DE MANTENIMIENTO.
Después de realizada la instalación de SIIGO, terminados los procesos teórico– prácticos de capacitación y solicitadas por nuestros clientes las visitas presénciales, el Departamento de Servicio al Cliente les seguirá prestando permanentemente a sus
¾ Que el usuario no altere ni acceda a los archivos de programas, ni a los archivos de datos por medios diferentes a los propios del sistema o a los realizados directamente por Informática & Gestión.
¾ Que el usuario permita al personal de Informática & Gestión la realización de las actividades propias de la visita de mantenimiento, suspendiendo temporalmente las labores y conserve en buen estado los equipos de cómputo.
¾ Que el usuario se mantenga en la última versión del programa, ofrecida por Informática & Gestión y renueve permanentemente su contrato de mantenimiento.
2.2. ACTUALIZACIONES DE VERSIÓN
Informática & Gestión realiza actualizaciones de versión permanentes de acuerdo con:
¾ Los cambios en la legislación contable y tributaria.
¾ Mejoras o sugerencias hechas por los clientes, siempre y cuando puedan ser implementadas.
2.2.1. ¿Cuando Utilizarla?
Cuando desee tener su software actualizado debe hacer uso de la garantía permanente de funcionamiento, ya que constantemente se hacen mejoras, modificaciones o inclusión de nuevas utilidades al producto que permiten un óptimo funcionamiento del mismo. Así mismo se requieren las actualizaciones del software cuando se presenten cambios en las normas contables, fiscales o laborales que afecten el software. Es recomendable que las actualizaciones de SIIGO se efectúen como mínimo cada tres (3) meses.
2.2.2. ¿Cómo Utilizarla?
Para efectuar la actualización de SIIGO debe ingresar a nuestra página WEB www.siigo.com por la parte superior sección Portales y seleccione Clientes, selecione la opcion “ya tiene clave pulse aquí” de inmediato le solicitará su Username (Que corresponde al Serial) y Password (Que corresponde a la Clave asignada por Informática y Gestión S.A.).
La última versión de estas actualizaciones se encuentra disponible en la página web en dos presentaciones:
• Actualización Total: Al seleccionar esta opción bajará todos los archivos correspondientes al programa elegido y los últimos cambios si los tiene.
• Actualización Parcial: Al seleccionar esta opción bajará únicamente los archivos que han tenido modificaciones posteriores a la generación de la Actualización Total.
• Servipack SIIGO Windows: Descarga el último Servipack de SIIGO Windows. • Runtime SIIGO Windows Descarga el Runtime para SIIGO-Windows.
Para bajar la “Actualización Total” o los “Actualización Parcial” del programa se deben realizar los siguientes pasos:
2. Inmediatamente habilita dos opciones. Para continuar con el proceso de actualización de clic en “Actualizaciones”:
3. Si selecciona la opción “Actualización Total” bajará todos los archivos correspondientes de SIIGO y los últimos cambios si los tiene e inmediatamente le mostrara la siguiente pantalla donde debe leer las instrucciones y posteriormente clic en el botón “iniciar”
5. El sistema iniciará el procesamiento de la información y le mostrara los archivos correspondientes para ser bajados a su disco duro, seleccione uno a uno los .zip que muestra el sistema.
Si desea saber cómo bajar los archivos generados, consulte la opción “Cómo bajo los archivos de actualización a mi disco duro?”
RECUERDE
• Hacer copia de seguridad de su información (empresas) y de los archivos de programa.
• Cada uno de los pasos descritos anteriormente tiene recomendaciones, las cuales sugerimos leer antes de continuar.
• Si la opción elegida es “Actualización Total”, se deben bajar todos los archivos de actualización generados por el sistema.
• Los archivos de actualización se deben copiar en cada una de las máquinas donde tenga instalado SIIGO Windows, para DOS únicamente en el servidor.
SIIGO WINDOWS: Administración – Imprime solicitud de actualización
SIIGO DOS: Al ingresar al programa, en el menú principal, seleccionar la letra A – Solicitud Actualización
• Medio magnético en el que desea la actualización. (1 CD para actualizar su SIIGO DOS o SIIGO WINDOWS, 15 Disquetes para actualizar su SIIGO DOS, UNIX o LINUX.
•
2.3. ASISTENCIA VIRTUAL
Informática y Gestión S.A. cuenta con un portal de clientes que esta a su disposición las veinticuatro (24) horas del día, para que pueda resolver sus dudas o inquietudes en lo referente al manejo y ejecución de procesos en SIIGO, lo que le permitirá obtener su información contable de forma rápida y oportuna.
2.3.1. ¿Cuando Utilizarla?
La asistencia virtual se debe utilizar en el momento en el que se presenten dudas o inquietudes en la definición de parámetros, manejo o ejecución de procesos dentro de SIIGO.
2.3.2. ¿Cómo Utilizarla?
Para obtener acceso a la asistencia virtual se debe ingresar a la pagina WEB www.siigo.com Clientes – Si ya tiene clave ingrese AQUÍ – Ingrese el usuario y la contraseña escoger la opción “Preguntas Frecuentes”, donde encontrará instructivos detallados, que le ayudarán a resolver sus inquietudes.
Para ingresar a la opción de preguntas frecuentes debe seguir los procedimientos que se describen a continuación:
1. Clientes – 2. Si ya tiene clave ingrese AQUÍ – 3. Ingrese el usuario y la contraseña
2. Escoja la opción PREGUNTAS FRECUENTES
4. Para realizar la búsqueda se puede por 1. Palabra Clave o por 2. Numero De Documento: Para realizar la búsqueda se debe escribir una Palabra clave que esté relacionada con el tema de su interés y luego dar clic en el botón “Buscar”.
El Departamento de Servicios cuenta con un grupo de asesores especializados en la prestación de servicio telefónico, pues tienen las suficientes destrezas para que rápidamente y de manera efectiva, puedan diagnosticar, solucionar y hacer el seguimiento necesario para que la duda y/o inconveniente sea solucionado totalmente. Para lograrlo, contamos con una planta telefónica con PBX independiente que se atiende de lunes a viernes.
2.4.1. ¿Cuándo Utilizarlo?
Este es un servicio al que nuestros usuarios tienen derecho sin ningún costo adicional y que puede utilizar cada vez que tenga dudas o inconvenientes con SIIGO; el único requisito, es que se encuentren a paz y salvo por todo concepto y que mantengan vigente su contrato de mantenimiento.
2.4.2. ¿Cómo Utilizarlo?
Como procedimiento de inicio al servicio, el usuario deberá dictar el número del serial del programa con el fin de que el asesor pueda encontrar mas rápidamente el historial del cliente. El número telefónico de este servicio es: 6161818.
2.5. SERVICIO DE ATENCIÓN INMEDIATA VÍA DEXON
MANUAL DE INSTALACION DEXON 2.5.1. Que es Dexon?
Dexon es un software de comunicaciones que le permite a nuestros usuarios SIIGO tener un contacto directo vía MODEM o a través de Internet con un Asesor de Informática & Gestión S.A., sin necesidad de hacer presencia física, minimizando tiempo en desplazamiento.
Software de comunicaciones que permite soluciones Agiles, Seguras y con Acceso Remoto. Es neceseario que en el equipo en el que se realice la conexión se tenga acceso a Internet.
2.5.2. Como Funciona?
A través de una conexión telefónica o Internet el cliente podrá acceder al servidor central de servicio telefónico de Informática y Gestión S.A., en donde el asesor que recibe la llamada estará en capacidad de conectarse con el cliente para acceder a la información y así poder prestar un servicio en línea.
1. Si al momento de realizar esta Instalacion o Actualizacion del Agente Dexon se tiene la version del agente Dexon anterior se debe eliminar:
• Ingrese al Disco local C y elimine la carpeta Dexon.
• Eliminar por Inicio/Todos los programas/Dexon, dar click derecho sobre el icono de Configurar conexión con Siigo eliminar.
• Eliminar por Panel de Control/Conexiones de Red el icono de Service Center de Siigo
2. Despues de eliminar el agente Dexon anterior, verificamos que este creada la carpeta “Dexon” en el Disco local C, de lo contrario crear esta carpeta llamada DEXON.
Copiar en la carpeta Dexon el archivo Dexon_Rs.Exe
3. Luego verificamos en el Disco local C/Carpeta Dexon que se encuentre el archvo comprimido Dexon_RS.
4. Siguiente a este proceso se da clic derecho en el archivo comprimido, y se extrae el contenido a la carpeta Dexon.
7. Aparecerá un mensaje, en el cual el sistema confirmara que se realizara la Instalación del Agente Dexon.
8. Al dar continuar en el mensaje de la Instalacion del programa, se mostraran las condiciones de la licencia del programa Dexon.
Favor leer las condiciones del licenciamiento y luego dar click al botón Si, acepto los términos del contrato de licencia de uso para que inicie la instalación.
9. El sistema comienza el proceso de instalación
10. Al realizar la Instalación del Agente Dexon, adicionalmente se debe configurar la conexión, este proceso es necesario, para la realización de la conexión con el service center de Siigo.
El sistema arrojara una ventana en el cual nos confirmara si la conexión es por Modem o Banda Ancha.
• Si la conexión es por Modem se debe seleccionar la opción No tiene salida de Internet y luego se debe aceptar la opcion de NEXT para que el programa tome el cambio.
13. Luego el sistema muestra los Datos de la configuracion, en el cual se refleja el nombre de la conexion, dirreccion IP, el nombre de usuario, la contraseña y el dominio de la conexion, estos datos no se deben modificar ya q se presentan inconvenientes al realizar la conexion, le indicamos que Finalize para aceptar la conexión.
Nota:
Para conexiones via Modem solo se realizan desde Bogota
Datos Para La Conexion Por Ip/Banda Ancha con el servidor de Bta
Datos Para La Conexión Por Modem con el servidor de Bta
14. Cuando termine el proceso de creación de la conexión a Service Center Siigo el sistema muestra el mensaje ¡La conexión fue creada correctamente!
15. Cuando termina el proceso de instalación muestra un mensaje que La Instalación se termino satisfactoriamente. Le decimos que OK.
16. Posteriormente el sistema informa que es necesario reiniciar el equipo, indicamos a esta opción y de esta manera queda Instalado Configurada la conexión.
Nota: Si al reiniciar la maquina tenia la versión anterior de Dexon debe desinstalar el programa y volver a ejecutarlo de la siguiente manera:
15. ingresando en Inicio/Todos los rogramas/Dexon/Dexon_Rs/Desinstalar Dexon_RS
Y volver a realizar el proceso anteriormente mencionado.
16. Después de haber realizado la Configuración del Agente Dexon, Debemos crear el icono del acceso Directo para solicitar el servicio.
Ingresamos por Inicio/Panel de Control/Conexiones de Red y damos click derecho sobre el Icono de Service Center, Crear Acceso Directo.
17. Verificamos en el escritorio que se halla creado el Acceso Directo y luego damos doble click sobre este icono para la realizacion de la conexión.
18. El sistema crea en la parte inferior derecha un ingreso directo a Icono Service Center el cual se utiliza para solicitar el servicio después de estar conectado con nuestro servidor.
19. Luego damos doble clic sobre el icono Azul Service Center que se encuentra en la parte inferior derecha de nuestro escritorio, tramitamos los datos como Nombre, Teléfono Y Correo Electrónico y le decimos Comunicarse. (NO diligenciar en el
nombre de la empresa Signos y si es el central o un distribuido indicar el nombre de la maquina o Terminal a la que corresponde)
20. Al dar clic en la opción comunicarse el sistema muestra un mensaje el cual indica El proceso de la conexion y luego aparece un mensaje el cual dice que “El
incidente ya fue creado” esto significa que la conexión ya ingreso en la consola de Dexon para la prestacion del Servicio.
21. Habilita la ventana del Chat con el cual el usuario y el asesor se comunicaran vía Dexon.
Se empieza la comunicación via Chat y Remota por la cual nuestros asesores de Servicio al Cliente prestaran un servicio eficaz.
Nota :
En caso de perder la conexión via Dexon comunicarse con nuestro Call Center al 6161818 para dar solucion a este incoveniente.
Proceso para desconectarse de la conexión con Service Center?
1. Ingresar por Inicio/Panel de Control/Conexiones de Red y damos Click derecho sobre el icono de Service Center “Desconectar”
2.6. ATENCION EN PLANTA
Informática & Gestión S.A. tiene a su disposición a un grupo de asesores que le podrán prestar un servicio personalizado dentro de nuestras instalaciones.
2.7. VISITAS DE MANTENIMIENTO POR CONTRATO
Los usuarios podrán solicitar sin costo alguno las visitas de mantenimiento para la solución de sus inconvenientes. De acuerdo a las necesidades del cliente y en el momento que lo requiera, deberá solicitar estas visitas de mantenimiento, las cuales no son acumulables de un año a otro, es decir que si no hicieron uso de las visitas dentro del año de mantenimiento, no se acumulan para la siguiente vigencia del contrato.
2.7.1. ¿Cuando Utilizarlas?
Las visitas podrán ser utilizadas cuando requiera efectuar actualizaciones de versión, revisión de información, capacitación, limpieza de y mantenimiento de archivos, etc. Él número de visitas que pueden solicitar, depende del producto adquirido.
2.7.2. ¿Como Utilizarlas?
Comuníquese con nosotros a través de la línea de atención al cliente 6161818 con un asesor del departamento telefónico y solicite la visita de mantenimiento indicando su número de serial, dirección, teléfono y nombre del contacto.
2.8. ASISTENCIA GRATUITA A CURSOS DE CAPACITACION, MONITORIAS Y SEMINARIOS
Informática y Gestión S.A. le ofrece cursos de manejo en SIIGO sin costo adicional, para que capacite y actualice al personal de su empresa. Los cursos de Capacitación en SIIGO se dictan en nuestras instalaciones en un total de nueve (9) sesiones de cuatro (4) horas cada una, donde dos (2) horas son teóricas y dos (2) horas son prácticas.
El servicio de Monitorias tienen como propósito fundamental, aclarar dudas sobre el manejo y el funcionamiento de SIIGO en las empresas usuarias. Su programación se realiza de acuerdo a las solicitudes efectuadas por los clientes y por el análisis de las estadísticas arrojadas por nuestro sistema de información, de acuerdo a las llamadas mas frecuentes que recibimos. La idea es que el usuario se identifique con un tema de interés y se inscriba.
Periódicamente y con el fin de mantener a nuestros usuarios actualizados en temas de interés empresarial y/o relacionados con SIIGO, se están dictando seminarios sobre las últimas normas contables, tributarias o administrativas y sobre nuevas versiones de SIIGO, a las cuales podrá asistir sin costo alguno, una persona designada por el cliente; la empresa deberá inscribirse de acuerdo a la programación establecida por Informática & Gestión.
2.8.2 ¿Como Utilizarlos?
La programación de los cursos y monitorias están publicados en nuestra página web www.siigo.com – “Capacitación”, donde encontrará las diferentes fechas y horarios en que se dictan los cursos. Una vez haya escogido la fecha y el horario del curso deberá inscribirse con anticipación, personal o telefónicamente en nuestro Departamento de Capacitación, Tel. 6337150 Ext. 1104. Estos cursos y monitorias no tienen ningún costo para nuestros usuarios, siempre y cuando se encuentren a paz y salvo por todo concepto y tengan vigente su contrato de mantenimiento. Los seminarios son totalmente gratis, pero estos se programan en fechas y horas específicas que serán publicadas con anticipación en nuestra página web.
3. ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CAPACITACION
El objetivo principal del proceso de capacitación consiste en mostrar al usuario el ciclo normal de una empresa en sus operaciones, interactuando de forma integrada con todos los módulos desde el proceso de parametrización del software, correr todos los procesos contables y administrativos con el fin de mejorar la gestión de las empresas.
3.1 MODULOS DE SIIGO ¾ Documentos ¾ Contabilidad
¾ Cuentas por cobrar ¾ Gestión de Recaudo ¾ Cuentas por pagar ¾ Inventarios ¾ Nómina ¾ Activos fijos ¾ Presupuesto ¾ Ordenes de pedidos ¾ Ordenes de compra ¾ Ventas ¾ Gestión de clientes ¾ Tesorería Contabilidad Saldos Iniciales Parámetros Proceso de Compras Gestión de Clientes Proceso de Ventas Gestión de Recaudos Proceso de
Inventarios Procesos AutomáticosY Cierres Activos Fijos Tesorería
PORTAL DE CLIENTES
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Servicio Remoto DEXON
Contabilidad Saldos Iniciales Parámetros Proceso de Compras Gestión de Clientes Proceso de Ventas Gestión de Recaudos Proceso de
Inventarios Procesos AutomáticosY Cierres Activos Fijos Tesorería
PORTAL DE CLIENTES
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3. SIIGO WINDOWS CONTADOR OBJETIVOS
• Controlar la contabilización de los comprobantes o documentos como: facturas, recibos, egresos y notas.
• Obtener en forma detallada los informes que se utilizan para realizar todos los procesos automáticos como prefijados, diferidos y ajustes por inflación.
• Optimizar el proceso de interfase de documentos elaborados en cada empresa donde presta la asesoría, con el capturador de datos.
BENEFICIOS
• Impresión de informes detallados de movimientos contables, acumulados de terceros y centros de costos.
• Liquidación de impuestos y obtención de informes para análisis de información • Evitar cargar documentos de los clientes, optimizando la utilización del capturador de datos.
GENERALIDADES
Es un software diseñado exclusivamente para facilitar y mejorar la productividad de los contadores y las empresas en su relación de utilizar servicios externos para el procesamiento de datos contables.
El Contador se puede utilizar a través de computadores que trabajen bajo cualquier plataforma, ya sea Windows o Red. Además de lo anterior el Contador tiene una estructura de funcionamiento muy sencilla, en donde predominan la facilidad de manejo y la total integración.
Características:
• Es un programa con un empaquetado de seis módulos • Trabaja monousuario y multiusuario
• Permite instalar hasta 98 empresas • Maneja hasta 9999 centros de costo • Maneja moneda extranjera (Multimoneda) • Maneja capturador de datos
4. INSTALACION DE EMPRESA
El programa debe instalarse en el computador establecido por el usuario para tal fin, SIIGO permite manejar hasta noventa y ocho empresas (98) en el mismo equipo, Usando los directorios con un número consecutivo así SIIWI01, SIIWI02,... donde se encontraran la información de cada una de las empresas.
La instalación de las empresas debe hacerse en estricto orden consecutivo, sin dejar espacios libres, ejemplo 1,2,3,4…
SIIGO permite la reinstalación de empresas, aquellas que ya no se estén usando pueden volver a crearse con razón social, y NIT diferentes al instalado inicialmente. Los datos que debe saber antes de iniciar el proceso son:
1. Cual es el equipo que tiene el SIIGO 2. Numero de empresa a Instalar
3. En que unidad se instalara la empresa. 4. Numero de serial de la empresa
5. Nombre de la empresa a Instalar tal como aparece en Cámara y Comercio 6. El numero de identificación (NIT)
7. Información General ( si es agente de Retenedor de IVA, Si maneja múltiples retenciones y que sistema de inventarios manera en esta empresa)
8. Maneja IVA diferencial y que plan de cuentas necesita y 9. por ultimo la fecha de corte de saldos iniciales
4.1 Pasos para instalar la empresa
Ingrese a SIIGO y en el menú tome la siguiente Ruta RUTA: OTROS – Creación nueva Empresa.
¾ Al ingresar a la opción se presenta la siguiente ventana:
a. En el campo Numero de Empresa a instalar Digite el numero de la empresa, teniendo en cuenta que debe ser consecutivo.
b. La unidad Es el disco de almacenamiento donde quedara la información de la empresa ya que en ella esta instalada la primera empresa, si es monousuario (por ejemplo C: o D:) o multiusuario (por ejemplo F:)
c. En la siguiente ventana Indique nuevamente el Número de empresa a instalar (2).
d. Nota:
En caso de instalar una empresa sobre otra ya creada, es obligatorio seleccionar la opción “Corresponde a una reinstalación” para que el sistema pida la Clave del Administrador y pueda reemplazar los archivos existentes. De lo contrario se debe dejar en blanco.
e. El sistema nos solicita el serial - Siigo, digite el serial de su empresa dado por Informática & Gestión. (lo puede encontrar en el Menú Ayuda – Acerca de en el Menú Principal.)
f. El Nombre Empresa, Digite el Nombre tal como aparece en el Registro Único Tributario (RUT) o Cámara y Comercio.
g. En la opción Identificación ingrese el número del Nit de la empresa, sin separaciones de miles y el Dígito de Verificación se digita en la siguiente casilla
h. Para la opción Maneja Múltiples Retenciones se debe marca cuando en el mismo documento requiero computar diferentes retenciones, adicionalmente, realiza el cálculo de las mismas únicamente en los casos en que realmente procede.
Nota: Lo anterior tanto para quienes están catalogados como Auto retenedores como para quienes no lo son.
i. Fecha corte saldos: diligencie la fecha de corte del balance inicial de saldos con la que empezara la empresa. ejemplo 2008-01-01.
Nota: Si corresponde a una empresa que va a empezar operaciones la fecha es la de constitución.
j. Mantiene el P.U.C.: (Plan único de cuentas) este campo se emplea cuando deseamos mantener el Plan Único de Cuentas que el sistema tiene digitado internamente y asignar el tipo de plan de cuentas, de acuerdo a la actividad económica de la compañía. Al marcar la opción el sistema muestra las siguientes opciones
• Plan para empresas del Sector Solidario (Cooperativas) • Plan para Entidades Prestadoras de Salud
• Plan de Empresas de Servicios o Comerciales (Decreto 2650 de 1993) • Plan de Entidades Oficiales
El sistema confirma si los datos que se registraron anteriormente están correctos, le diremos YES y se da por finalizado el proceso de instalación de la empresa
IMPORTANTE
Para que el sistema asuma los cambios, deberá salir de la aplicación y volver a ingresar, encontrando así la empresa que acabó de instalar.
8. NUMERO DE REGISTRO
El número de registro es una herramienta utilizada por Informática y Gestión S.A. Para identificar cuantas de las 98 empresas se han instalado por cada licencia. Se debe hacer solicitud de número de registro de todas las empresas que tenga instaladas.
Este tiene restricción de tiempo para solicitar este número, esto quiere decir que si una vez pasados noventa días después de la fecha de instalación y no se ha ingresado el número de registro no podrá seguir utilizando el programa.
La solicitud es bastante fácil, simplemente es seleccionar la opción “Imprimir
registro”, con esta se debe ingresar al portal de clientes a tramite de registro y seleccionar Modulo Contador Numero de empresa instalada y digitar el nombre de la empresa tal como se instalo (Ejemplo: Mayúsculas, minúsculas, espacios, puntos, comas, etc..) el sistema lo mostrara de forma inmediata en la pantalla o si no se tiene Internet se puede enviar la impresión a Informática y Gestión S.A. y pasados tres días hábiles después de enviar la solicitud podrá devolver la llamada solicitando el numero del registro
Este consta de 18 posiciones numéricas, se debe ingresar al programa con la fecha de saldos iniciales seleccionar la opción “Numero de Registro” desde este momento en adelante el sistema para esta empresa no lo volverá a mostrar el mensaje solicitando el numero de registro
9. OPCIONES DE AYUDA
La ventana que el sistema nos muestra es la siguiente:
4.2. ASISTENTE DE CONFIGURACION
Una vez creada la empresa y se digiten los datos de entrada (usuario, clave, año, mes día) muestra los siguientes mensajes del asistente de configuración.
El asistente una vez modificado y guardado los cambios solicitará la creación de una País y Ciudad como Mínimo, presentara el mensaje aclarativo.
Crearemos el País 1 y en el Nombre del país Colombia, Ciudad 1 Nombre Ciudad BOGOTA, Código DANE 11001
El asistente mostrara las ventanas de los países y ciudades Creadas. En estas ventanas podemos modificar o adicionar códigos
ASISTENTE DE CONFIGURACION 4: Se debe definir el manejo de los centros y subcentros, estos se crean para administrar los informes de una manera organizada y clara como son BALANCES, ESTADOS DE RESULTADO entre otros. Se debe crear mínimo uno.
Realicemos la apertura del centro de costos Administración: Código 1,
ADMINISTRACION, Responsable GERENTE, Dirección CR 89 No 34-78, Teléfono 5895678, Fax, 5895678, E-Mail [email protected]
El asistente mostrara la ventana del centro y subcentro creados. En esta ventana podemos modificar o adicionar códigos
ASISTENTE DE CONFIGURACION 5:
ASISTENTE DE CONFIGURACION 6: Se debe completar la información de la empresa como lo es dirección, e-mail, ciudad, país, código país, código ciudad, % interés mora (ya por defecto trae (datos de la moneda, signo y sigla de identificación). se debe desplazar con tab. (es obligatorio).
Completaremos la Información de la CIA. Dirección CR 89 No 34-78, E-Mail [email protected]. Ciudad BOGOTA, Teléfono 5456789, Código del País 1 (Colombia), Código Ciudad 1 (Bogota), desplácese con TAB, hasta finalizar.
ASISTENTE DE CONFIGURACION 7: El asistente solicita los códigos principales que manejara los informes para; Bodega, ubicaciones (si maneja), Centros de Costos, Subcentros (si maneja) y cual es el sistema de costeo que manejara la empresa para valorizar su costo; LINEA, PREDETERMINADO Y BATCH.
Completaremos la Información de la CIA. De la siguiente manera Código de la Bodega 1 (Principal), Código Ubicación TAB (No Manejamos Ubicaciones), Código del Centro de Costos 1 (administración), Código del Subcentro de Costos TAB (No Manejamos Subcentros), y el sistema de Costeo es LINEA (Donde se maneja la causación del costo al momento de facturar una venta o al realizar una remisión según Procedimiento Contable del Sistema de Inventarios Permanente, método de valoración Promedio ponderado)
ASISTENTE DE CONFIGURACION 8: en el paso 8 del asistente parametrizaremos la INFORMACION TRIBUTARIA, MANEJA REFORMA TRIBUTARIA, LA CIUDAD donde aplica la reforma tributaria y si MANEJA NOMINA CON DECIMALES.
Cuando hablamos de reforma tributaria, hablamos del impuesto municipal (ICA), si desea hacer la contabilización de la retención de ICA en la facturación y/o en la acusación en el registro de Compras, marque la opción Reforma Tributaria Municipal. Y marque la ciudad Correspondiente.
1. Realizaremos entonces la marcación de la opción, ya que deseamos que nuestros documentos, Factura y Registro de compras causen la Retención de ICA
2. Seleccionaremos la Ciudad de Bogota.
3. Esta opción aplica si el sistema maneja nomina, para nuestra empresa no tenemos instalado el modulo presione TAB para continuar sin marcarlo
ASISTENTE DE CONFIGURACION 9: en este paso del asistente parametrizaremos la Opción EDI(Intercambio Electrónico de Datos), Con esta función se pueden subir los archivos de pedidos y órdenes de compra generados por EDI. Se implementa esta función siguiendo la guía para el desarrollo de interfaces Orden Compra / Pedidos D.96A de IBC COLOMBIA S.A. - CARVAJAL quienes emiten este estándar que cubre las necesidades de información de las Cadenas de Autoservicio del país.
La Opción Múltiples Retenciones por Documento permite manejar más de un tipo de retención como Retefuente, Rete IVA entre otras, dentro de un mismo documento, realiza el cálculo de las mismas únicamente en los casos en que realmente procede. Lo anterior tanto para quienes están catalogados como Autoretenedores como para quienes no lo son.
Nuestra compañía no maneja Intercambio Electrónico de Datos por lo tanto repasamos con TAB la opción.
En el manejo de múltiples retenciones seleccionaremos la opción ya que la empresa solicita causar las retenciones en el documento.
ASISTENTE DE CONFIGURACION 10: en este paso se debe configurar los datos tributarios como el tipo contribuyente, tipo de persona y porcentaje de rete IVA. Para configurar estos datos necesitaremos conocer el RUT de la compañía, donde se encuentra el tipo de contribuyente, en nuestro caso seleccionaremos el Régimen Común, en el tipo de persona seleccionaremos Persona Jurídica. Y el Rete IVA, (Según le Decreto 2502 del 19 de julio 2005 se reglamenta que la Retención en la fuente en el impuesto sobre las ventas. A partir del 1º de septiembre de 2005, la tarifa de retención en la fuente por impuesto sobre las ventas es del cincuenta por ciento (50% ) del valor del impuesto.) Este es el valor que registremos en la casilla.
ASISTENTE DE CONFIGURACION 11: Se debe configurar según su actividad si maneja impoconsumo, fecha optimista y pesimista para tesorero y manejo de IVA diferencial.(no son obligatorios).
Si su actividad requiere manejar el impuesto al tabaco y licores marque la opción en nuestro caso no manéjanos este impuesto pasamos con TAB.
Para la marcación de la fecha optimista y pesimista lo aremos si tenemos el modulo de tesorería Instalado, en nuestra empresa manejamos el modulo por lo tanto marcaremos esta casilla.
ASISTENTE DE CONFIGURACION 12: en esta parte del Configurador parametrizaremos según sea el caso, si requiere el manejo de envía información a data crédito, manejo cooperativas y maneja reservas de inventario
El envió de información a data crédito se da cuando se requiere reportar información a entidades de riesgo, en el caso de nuestra empresa no la marcaremos.
Este campo se debe seleccionar si se trabaja con el sector cooperativo, ya que permite realizar la reclasificación de las cuentas de Clientes con base a las últimas modificaciones del Plan de Cuentas de Cooperativas. Para nuestra empresa pasaremos con TAB, por que no somos cooperativos
La opción Manejo de reservas se marca si el proceso de facturación lo realiza en dos o más terminales al mismo tiempo, esto no le permitirá mover unidades negativas en el inventario de acuerdo con los permisos de las claves de usuarios. En el ciclo del reloj debe asignar 6000 o más, tiempo en milésimas de segundos, estimado para retornar la mercancía si no se factura.
En nuestro caso pasaremos la opción con TAB, por solo facturamos con una Terminal.
ASISTENTE DE CONFIGURACION 13: Según la actividad de la empresa se debe configurar el manejo de AIU, si modificaciones bodega y centros de costos y clasificaciones o se quiere elaborar documentos digitando primero la cantidad del producto. (no es obligatorio).
El manejo del AIU es una figura utilizada en algunos contratos como en los contratos de construcción de obra (Propio de ingenieros civiles y arquitectos), y los servicios prestados por las cooperativas. En el caso de nuestra empresa no aplica ya que somos comerciantes.
Al marcar modifica Bodega y Centros de Costos, cuando se registre en el documento Nota de Traslado se podrán modificar estos conceptos, en el ejercicio marcaremos entonces esta opción porque modificar las bodegas con notas de traslados.
Cuando digitemos un documento el sistema nos permite digitar primero la cantidad del producto si marcamos esta opción de lo contrario lo hará de la manera estándar, para nuestro ejercicio lo dejaremos sin marcar pasaremos con TAB
ASISTENTE DE CONFIGURACION 14: según actividad económica verificar el manejo de impuesto al deporte, manejo segunda cantidad y si quiere que salgan los documentos con el costo de la materia prima.
El campo de impuestos al deporte se marca si la compañía tiene la obligación de este impuesto, en nuestro caso no lo manejamos.
En el campo maneja segunda cantidad la marcaremos si nuestros inventarios manejar productos que no hacen uso del factor de conversión debido a que no siempre la primera cantidad corresponde al mismo peso equivalente de la segunda cantidad. En nuestro caso el inventario esta dado en una sola unidad de medida, por lo tanto demos TAB para continuar.
Si deseamos que el costo de la materia prima se refleje en los documentos marquemos la opción, en nuestro caso no la marcaremos ya que no operamos materia prima, demos TAB para continuar.
CREACION DE CUENTAS CONTABLES: Se debe crear como mínimo cuentas del disponible, cxc, cxp, retención, ingreso, egreso. Si tiene inventarios y activos fijos se deben crear las cuantas de al menos un grupo tanto de inventarios como de activos. (Obligatorio).
El Catálogo de Cuentas contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, Cuentas y Subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costo de Ventas, Costos de Producción o de Operación, Cuentas de Orden y Orden por Contra, identificadas con un código numérico y su respectiva denominación, según decreto 2650 de 1993 o de acuerdo al escogido en la instalación de la empresa.
El catalogo de cuentas se estructura según el decreto 2650 de 1993 en su Articulo 14 en los siguientes niveles;
Clase El primer dígito.
Grupo Los dos primeros dígitos. Cuenta Los cuatro primeros dígitos. Subcuenta Los seis primeros dígitos.
Para SIIGO se parametriza desde el Grupo que corresponde a los dos primeros dígitos, cuenta los cuatro primeros dígitos y Subcuenta los seis primeros dígitos. SIIGO maneja también auxiliar que son los ocho primeros dígitos y subauxiliar los diez primeros dígitos.
1. ESTRUCTURA DEL PLAN DE CUENTAS
Corresponde a la estructura en la cuál deben ser creadas todas y cada una de las cuentas contables teniendo en cuenta la clase, el grupo, la cuenta y la Subcuenta. La definición de los niveles debe estar acorde con las normas contables que existen según decreto 2650 de 1993.
2. ENLACES DE CONTABILIDAD CON OTROS MÓDULOS
A través del Plan Único de Cuentas es posible establecer enlaces del el módulo de contabilidad con los demás módulos de SIIGO, y de su correcta definición dependerá el buen manejo del programa en forma integrada y la obtención de informes.
Los campos que definen estos enlaces son:
Inventarios – Activos. Esta marcación no se habilita desde la creación de las cuentas, ya que el sistema lo hace automáticamente al utilizarlas en la creación de las tablas de inventarios y activos fijos.
Disponible. Este campo se marca para el módulo de Gerente, para que el movimiento de la cuenta se vea reflejado en el Informe de Flujo de Caja.
Terceros. El efecto de marcar es que en la causación o contabilización del movimiento el valor se acumula a nivel de cada tercero que sea asignado en el registro.
• No Tercero • Si tercero • Retención
La marcación de una cuenta como Retención tiene efecto en la emisión de los certificados de retención y las bases para los mismos, ya que en la parte final del registro solicita el porcentaje para cada cuenta. Se recomienda auxiliarizar la cuenta por cada concepto de retención.
Centros de Costos. La marcación de una cuenta a nivel de centro de costos permite obtener reportes e informes financieros por cada uno. Si el objetivo es obtener un Estado de Resultados por cada centro de costos se debe asignar esta marcación a todas las cuentas de resultados, o si se quiere obtener un Balance General, deben ser marcadas todas las cuentas que lo constituyen, como Centro de costos.
3. TIPO DE CUENTA Y NATURALEZA
Tipo de Cuenta / Naturaleza: Se debe elegir a que tipo de cuenta corresponde (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Egreso, Orden, Orden y Orden por Contra.) y su naturaleza (Debito y Crédito).
4. OTROS DATOS
Ajustable. Corresponde a la marcación que se le deben asignar a las cuentas que son ajustables por inflación. En este campo se pueden seleccionar cualquiera de los siguientes criterios:
• Paag. Aplica para todas las compañías que ajustan al paag (Porcentaje de Ajuste Año Gravable).
• Acuerdo. Esta marcación se debe asignar si se ajusta a otro porcentaje diferente, generalmente aplica para empresas del estado.
• Diferido. Se debe asignar para las cuentas diferidas que son ajustables por inflación.
Si se asigna una de las anteriores marcaciones, el sistema posteriormente solicita la cuenta a llevar el ajuste y su respectiva cuenta de contrapartida
Moneda Extranjera / Ajuste Ext. : Se debe hacer la asignación de este campo si se trabaja con moneda extranjera, la marcación se debe realizar a cada una de las cuentas que se quieran ver reflejadas en dicha moneda, Si se asigna este campo, se debe indicar si Desea ajustar extranjera, para el respectivo ajuste a la diferencia en cambio.
Cuenta Alterna: Este campo esta dado para poder llevar un paralelo entre en Plan Único de Cuentas. y otro plan de cuentas u otros códigos con los cuales se tengan que presentar informes en otro país.
Datos de Bancos: En la presente ventana, se define la información de los bancos en los la empresa tenga cuenta(s) a su nombre y, solo si, está obligada a presentar anualmente información exógeno (medios magnéticos), además la versión controla el consecutivo de cheques y mostrara la siguiente información:
Sucursal: Se indica el código de la sucursal del Banco, la cual debe ser creada por la opción Contabilidad – Administración de Terceros – Apertura, indicando que maneja sucursales, proceso que se presentará más adelante. Cabe anotar, que si en el momento de la creación del tercero (Banco) no se marcó la opción Maneja Sucursales, no habilitará la opción sucursal en esta ventana.
Permite el control de la numeración tanto del cheque inicial como el final de las diferentes chequeras
Parametrizaremos para el taller de Nuestra empresa la cuenta Corriente en el banco de Bogota C.Cte. No 14524545 la cual debemos parametrizar en SIIGO. Para trabajar la estructura veamos lo siguiente.
NIVEL CODIGO DESCRIPCION
GRUPO 11 Disponible
CUENTA 1110 Bancos
SUBCUENTA 111005 Moneda Nacional
AUXILIAR 11100501 Banco de Bogota
SUBAUXILIAR 1110050101 Cuenta Corriente No 14524545
Detalles: No detalla no se requieren informes de esta cuenta en los módulos de CXC y/o CXPp.
Terceros: No tercero no se requiere informes de esta cuenta discriminado por terceros
Centros de Costos. Se marca cuando se requiere informes por centros de costos en nuestro caso requerimos informes financieros por centros de costos.
Tipo de Cuenta / Naturaleza: Marque el tipo de cuenta (Activo) / Marque la naturaleza de la cuenta (Debito).
Ajustable. No aplica no es una cuenta ajustable
Moneda Extranjera / Ajuste Ext.: No asignaremos estos campos ya que no manejaremos moneda extranjera.
Cuenta Alterna: No aplica ya que no marcamos el anterior Ítem
Datos de Bancos: Llenaremos esta opción, cuando hayamos creado el banco como tercero.
1. ASISTENTE DE CONFIGURACION 15: Se debe definir si la empresa maneja los parámetros de autorretencion, definir formas de pago y actividades económicas. para las formas de pago y actividades es necesario crear 1 obligatoriamente.
1. Maneja Autoretención: Recordemos que cuando la compra se hace a una persona que pertenece al grupo de los Grandes contribuyentes no se le practica retención en la fuente, puesto que estos son autoretenedores y ellos mismos son quienes deben practicarse la respectiva retención. Por lo tanto si usted es autorretenedor lo marca de lo contrario no.
2. Este parámetro se debe establecer para el módulo de Documentos y se debe definir una forma de pago por cada cuenta que se haya definido detallada
Crearemos las formas de pago correspondientes a:
Descripción Código Cuenta contable Pagos en efectivo 001 110505 Clientes Nacionales 002 130505 Cliente de Extranjero 003 131005 Proveedores Nacionales 101 220505 Proveedores Extranjeros 102 221005 Entre otras…
ASISTENTE DE CONFIGURACION 16: se debe parametrizar la actividad primaria obligatoriamente.
COBRADOR Y DEFINIR 1 CLASIFICACION DE CLIENTES. requiere de estos datos para poder crear los reportes que corresponden a ada uno
ASISTENTE DE CONFIGURACION 17: SE DEBE PARAMETRIZAR AL MENOS 1 VENDEDOR, 1
(OBLIGATORIO). El sistema
Miremos el proceso de la apertura del Tercero.
Miremos el proceso de la apertura del Vendedor
Estos datos se pueden modificar o adicionar
