La planeación del Modelo de Coaching Continuo requiere un detalle de acciones a realizarse en un futuro cercano, las cuales son: revisión y/o formulación de objetivos, misión, visión y políticas. Dentro de esta etapa también se presenta un plan de acción donde se dan a conocer los recursos a utilizar para lograr implementar el modelo.
Planeación del Modelo de Coaching Continuo Revisión y/o formulación de: - Objetivos - Misión - Visión - Políticas Plan de acción Ejecución de acciones Retroalimentación
1. Objetivo
Estructurar un plan para llevar a cabo la implementación del Modelo de Coaching Continuo.
2. Revisión y/o formulación de objetivos generales y específicos por área
Reglas básicas para la formulación de objetivos:
; Se debe empezar con el infinitivo de un verbo de acción
; Se debe especificar el resultado clave que se va a conseguir
; Se debe especificar una fecha límite para su cumplimiento
; Debe ser lo más específico y cuantitativo posible ; Debe ser realista y alcanzable
; Debe ser congruente con los recursos disponibles o previstos
; Debe ser acordado voluntariamente, tanto por el superior como por el subordinado, sin presiones ni coacciones indebidas.
Para llevar a cabo la revisión de los objetivos, únicamente se debe verificar que cumplan con estas reglas.
3. Revisión y/o formulación de la misión por áreas
Misión es la imagen actual que enfoca los esfuerzos que realiza la organización para conseguir los propósitos fundamentales, indica de manera concreta donde radica el éxito de la empresa.
Para formar la misión de la empresa se debe tomar en cuenta que no es el producto o servicio que se ofrece la razón de ser si no la necesidad que se esta satisfaciendo.
Dado que la misión debe ser un compromiso compartido por todos en la organización; debe ser precisa y factible. Y una vez terminado su proceso de elaboración sus resultados se deben difundir a todas las áreas de gestión para su análisis y contribuciones. Luego, cada área deberá a su vez generar su propia misión, para que todos se dirijan hacia los mismos fines.
La misión puede construirse tomando en cuenta las preguntas: ¾ ¿Quiénes somos? (Identidad, legitimidad)
¾ ¿Qué buscamos? (Propósitos)
¾ ¿Por qué lo hacemos? (Valores, principios, motivaciones) ¾ ¿Para quiénes trabajamos? (Clientes)
3.1Guía para redactar una declaración de la misión
La elección de las palabras específicas que se utilizan en una declaración de misión pueden y deben generar una discusión intensa. Estas palabras dan a la declaración su carácter y distinguen a la organización de entre otras. Por lo tanto, a continuación se muestran una serie de consideraciones que servirán de guía para redactar la misión:
3.1.1 Decidir quiénes escribirán la misión.
Las personas que participan en el desarrollo de una declaración de misión tendrán un entendimiento más profundo de su mensaje y además serán capaces de trasmitir este mensaje y lograr que los demás se identifiquen con la declaración de la misión de la empresa. Por consiguiente, es deseable la participación de los mandos medios de los hoteles. Si esto no resultara práctico debido al número o ubicación geográfica de los/las miembros/as, se designarán representantes de cada área, y, aquellos que no redacten la declaración deberán revisar y aprobar la redacción final.
3.1.2 Lograr un consenso.
Las siguientes son algunas guías para llegar a un acuerdo:
9 Asegúrese que todos/as los/las que desean hablar son escuchados y que sus posiciones sean consideradas.
9 Motive a los/las miembros/as a expresar diferencias de opinión. 1. Decidir quienes escribirán la misión 2. Lograr un consenso 3. Preparar el borrador de la declaración 4. Fijar una fecha límite para completar la versión final 5. Redacción final, publicación y difusión
9 Converse del tema en discusión hasta llegar a un acuerdo.
9 Formule preguntas y asegúrese que la opinión de todos/as sea entendida antes de tomar una decisión.
9 Reconozca que el acuerdo signifique quizás que todos/as pueden apoyar la decisión, aún si ésta no refleja su primera preferencia.
3.1.3 Preparar el borrador de la declaración
Para empezar la declaración en sí, liste una lluvia de ideas de nombres claves y frases y empiece a crear una declaración de Misión a partir de éstas.
3.1.4 Fijar una fecha límite para completar el borrador y la versión final de las declaraciones.
Las fechas límite mantendrán a los/las redactores/as en curso y limitarán las prolongadas discusiones filosóficas.
3.1.5 Desarrolle un plan para la revisión del borrador y llegue a un consenso sobre la redacción final, la publicación y la difusión.
Luego de revisar la misión y llegar a un acuerdo sobre la declaración definitiva, se publica y se difunde.
Formulario No. 1
HOTEL HILTON PRINCESS
Área:
FORMULARIO PARA REDACTAR MISION Administrativa
PASOS APLICACION
1. ¿Quiénes escribirán la misión? - Jorge Antonio Guerra (Seguridad) - Edgar Sandoval (Contador General)
- Yesica Cecilia Fernández (Asistente de Recursos Humanos) 2. Lograr un consenso Los encargados de las áreas mencionadas anteriormente se reunieron y discutieron distintas opiniones sobre el contenido de la misión, como por ejemplo: exaltar a los empleados, calidad, huésped.
3. Preparar el borrador Se llevó a cabo una lluvia de ideas y se elaboró el borrador de la misión.
4. Fecha límite para completar la versión final
Se fijó una semana como límite para que cada mando medio revisara el borrador.
5. Redacción final, publicación y difusión.
La redacción final de la misión quedó de la siguiente manera: “Nuestra misión es crear calidad competitiva por medio de la elegancia en el servicio, en un ambiente de armonía integral. La base sobre la cual se fundamenta esta misión es la amabilidad que brindan nuestros colaboradores a nuestros huéspedes. El huésped establece nuestro camino, mide nuestro progreso y determina nuestro éxito”
Cada huésped es importante. Cada colaborador es importante. Cada acción es importante”.
Al quedar establecida la misión final, se procederá a colocarla en lugares visibles para todo el personal.
4. Revisión y/o formulación de la visión por áreas
Existe una razón por la cual conviene realizar una revisión de la visión: conocer si ésta cumple con una de sus funciones vitales que es: inspirar, motivar, integrar o mover a la gente para que actúe y haga cumplir la razón de ser de la institución. Realizar el proceso de formular el futuro es establecer la “visión”, y visualizar el futuro en los hoteles sujetos a estudio implica un permanente examen de la organización y discernir entre lo que es hoy y lo que desea ser en el futuro, tomando en cuenta sus capacidades y oportunidades.
Por tal razón, a continuación se presenta un esquema para facilitar la formulación de una visión con los elementos claves del contenido deseado:
Esquema propuesto para la formulación de la visión Esquema No.1
Frases Propuestas: Opciones para complementar:
Nuestra visión es ser
Una empresa, una compañía, un hotel, una cadena hotelera, (elegir el mas apropiado de acuerdo a su propio criterio)
Que ofrece
Servicios y atención de alta calidad; productos y servicios innovadores, de alta calidad (Elegir uno o una combinación)
Para
Servir en el mercado de servicios de hotel local e internacional; cumplir con nuestro compromiso de servicio a nuestros huéspedes; cumplir con nuestro compromiso con los accionistas (Elegir una opción o hacer una combinación)
En los sectores
Empresariales, turístico, comercio, etc. (Incluir en este apartado el sector o sectores que se pretende cubrir con el servicio ofrecido
5. Formulación y/o revisión de políticas institucionales
Una de las ventajas que ofrece la fijación de políticas es la participación de varios miembros de la organización, pues de lo que se trata es que cada representante de cada departamento participe en la elaboración de las mismas, pues existen muchos factores que influyen en la elaboración de las ellas; por ejemplo: puntos de vista, conocimientos, experiencias, hechos, ambiente, entre otros. Razón por la cual, la colaboración de los mandos medios de los hoteles en la elaboración de las políticas institucionales favorecerá la orientación de las acciones de todos los miembros de la empresa.
Es de vital importancia definir palabras claves en la política que insten a acciones específicas y que además le den significado. Por ello, es necesario tomar en cuenta los siguientes pasos o etapas recomendadas para la aplicación de las políticas que se fijen en la empresa: Elaboración, Aprobación, Difusión e Interpretación, Aplicación práctica y Revisión.
5.1 Elaboración
Esta etapa comprende la determinación de los resultados a obtener, determinación del objetivo que se persigue, reunir toda la información necesaria respecto al tema que se trate, verificar si existe una política o costumbre dentro de la empresa al respecto, comparar con otras empresas qué han hecho al respecto (si es posible), consultar con las personas más calificadas en la materia (si es posible)
5.2 Aprobación
9 Verificar la precisión y brevedad del proyecto de la política, vigilando que esté completo, que sean necesario y que responda al objetivo propuesto.
9 Buscar una opinión técnica competente para verificar el fundamento correcto de su contenido, corroborando si es o no aplicable de acuerdo con la práctica, qué efecto producirá sobre la posición de la empresa, y si es necesaria otra investigación antes de recomendar la aplicación de la política.
9 Obtener la aprobación del comité y/o director general de la empresa.
9 Obtener la opinión de todos aquellos jefes de departamentos a quienes afectará la aplicación de la política propuesta.
5. Revisión 2. Aprobación 1. Elaboración 3. Difusión e Interpretación 4. Aplicación
5.3 Difusión e Interpretación
9 Hacer la difusión de forma escrita y oral de las políticas en todos los niveles en los cuales se van a aplicar.
9 Designar a la persona, personas u órganos directivos de la empresa, los cuales en caso de duda o conflicto, interpreten las políticas de acuerdo con el tema que se trate, así como para reformar o derogar las políticas aprobadas.
5.4 Aplicación práctica
9 Asegurar la comprensión uniforme y el respeto en la aplicación de las políticas, por medio de las personas y órganos directivos autorizados.
9 La coordinación de todas las políticas, así como sus aplicaciones y desviaciones, quedará a cargo del gerente de área y se notificará a la dirección de la empresa de los trabajos al respecto.
5.5 Revisión
9 Revisar periódicamente las políticas, fijando una fecha para tal efecto, procurando mantenerlas al día.
9 Vigilar y evaluar al respecto de las políticas en toda la organización, así como vigilar y verificar la correcta aplicación de las políticas en los diferentes departamentos e investigar, en su caso, por qué se han dejado de aplicar. 9 Tomar medidas correctivas para remediar la situación.
HOTEL HILTON PRINCESS
Área:
FORMULARIO PARA ELABORACION Administrativa DE POLITICAS
PASOS APLICACION
1. Elaboración Objetivo: Eliminar el ausentismo por parte de los empleados. Política: Los miembros del equipo están obligados a respetar los turnos y horarios de trabajo de acuerdo a la asignación que realiza cada área.
2. Aprobación Se convoca a reunión a los jefes de departamentos y el gerente de área para revisión de la política.
3. Difusión e Interpretación La persona encargada de explicar y dar a conocer la política será el jefe, asistente o supervisor por áreas.
4. Aplicación práctica Colocar las políticas en lugares visibles y proporcionar una copia a cada empleado del área al que va dirigida la política. 5. Revisión Fijar una reunión mensual para la revisión del cumplimiento y
respeto de las políticas.
6. Revisión y/o formulación de objetivos por áreas Luego de realizar la revisión y/o formulación de las políticas, el siguiente paso
consiste en que mediante la participación del personal, trabajando conjuntamente con los mandos medios, cada área o departamento prepare sus objetivos que permitan el cumplimiento de la política institucional. Para esto, los mandos medios pueden proceder a preguntarles a sus subordinados qué metas son capaces de cumplir, en cuánto tiempo y con cuáles recursos.
A continuación, los subordinados expondrán ideas preliminares sobre las metas que consideran factibles para el departamento, vinculándolos con los objetivos empresariales.
Los mandos medios deberán ser pacientes asesores y ayudar a sus subordinados a desarrollar objetivos congruentes y cooperativos y no imposibles de alcanzar.
La importancia de la participación del personal en este punto consiste en que permitirá la elaboración de objetivos propios y consensuados que generen sin ninguna duda mayor compromiso de cumplimento dentro de cada función, sabedores que con el cumplimiento de esos objetivos se acercan cada vez más al cumplimiento de su misión y visión.
Junto con la definición de los objetivos de cada área o departamento también se define la responsabilidad para cada actor. El trabajo de cada empleado se ve
reflejado en estas definiciones, cada empleado ahora conoce la importancia de su papel en este proceso y se siente dentro del mismo.
Absolutamente nadie queda fuera del proceso, ahora todos están involucrados y conocen cuál es su aporte al cumplimento de estos objetivos y el motivo por el cual deben cumplirse.
Para poder facilitar la formulación de los objetivos se recomienda la utilización de las siguientes reglas básicas:
REGLAS PARA LA FORMULACIÓN DE OBJETIVOS
• Se debe empezar con el infinitivo de un verbo de acción • Se debe especificar el resultado clave que se va a conseguir • Se debe especificar una fecha límite para su cumplimiento • Debe ser lo más específico y cuantitativo posible
• Debe ser realista y alcanzable
• Debe ser congruente con los recursos disponibles o previstos • Debe ser acordado voluntariamente, tanto por el superior como por
7. Plan de Acción
A continuación, se detallan los recursos que serán necesarios para lograr cumplir los objetivos de la propuesta. Recursos Humanos Recursos Materiales Recursos Financieros Recursos Técnicos - Mandos Medios (supervisores, jefes y asistentes) - Empleados - Instalaciones - Muebles - Materia Prima - Presupuestos - Costo del Modelo - Sistemas computacionales - Procedimientos - Organigramas - Instructivos
8. Acciones a ejecutar
Seminarios-talleres.
Para dar a conocer el Modelo de Coaching Continuo a todos los mandos medios, es necesaria la participación del gerente de capacitación, el cual se encargará de transmitir su contenido a través de seminarios-talleres, con el objetivo de que todos manejen la misma información acerca del modelo planteado, para evitar la distorsión y confusión que pueda ocasionar el mismo.
Los grupos participantes en cada seminario deben estar formados heterogéneamente, deben formarse con mandos medios de diferentes áreas, de tal manera que la participación sea enriquecida con los distintos puntos de vista. Al final de los seminarios-talleres debe haber participado el 100% de los mandos medios y haber recibido la misma información.
Los seminarios-talleres deben darse en cada una de las fases por la que vaya pasando el modelo, incluyendo para dar la información sobre los avances del Modelo de Coaching Continuo.
