PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS PR09

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Este Documento es propiedad del CECyT No. 8 "Narciso Bassols", y está prohibida su reproducción parcial o total por cualquier medio electrónico, sin autorización por escrito del Director

Elaboró:

Representante de la Dirección

_________________________ L.A.I. Claudia Ivette Ramírez Hernández

Revisó:

Subdirección que revisa el documento

_________________________ M.C.P. Manuel Calzada Delgado

Revisó:

Representante de la Dirección

_________________________ L.A.I. Claudia Ivette Ramírez Hernández

Aprobó:

Director del Plantel

_________________________ M.C.P. Manuel Calzada Delgado

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE

REGISTROS “PR09”

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Índice

Página 1.- Objetivo 3 2.- Alcance 3 3.- Responsabilidades 3 4.- Política de operación 4 5.- Desarrollo 6 6.- Formatos Requeridos 9 7.- Control de Cambios 9

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1.0 Objetivo

Establecer los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros que se generen de las actividades del CECyT No.8 “NARCISO BASSOLS”.

2.0 Alcance

Este procedimiento aplica a todos los registros de la calidad elaborados en las Áreas que integran el Sistema de Gestión de la Calidad del CECyT.

3.0 Responsabilidades

 Representante de la Dirección:

o

Asignar código consecutivo a los formatos generados por las áreas.

o

Revisar y autorizar los formatos utilizados en las áreas para registrar sus actividades.

o Resguardar una copia de la Lista Maestra de Registros del SGC (PR09-F01) de cada área.

 Responsable de Departamento:

o Debe asegurarse de que no existan registros ilegibles u obsoletos.

o Debe elaborar, resguardar y actualizar la Lista Maestra de Registros del SGC (PR09-F01), de todos aquellos registros que se generen de sus procesos.

o Almacenar, proteger, mantener, custodiar y disponer los registros de calidad generados en su área de forma impresa y/o electrónica.

o Establecer el tiempo de retención en su área de los registros de la calidad y su disposición final.

o Asegurar que en el área se mantengan archivados ordenadamente los registros con objeto de su preservación y fácil localización.

o Entregar oportunamente los formatos de sus registros para aprobación del RD, así mismo entregar oportunamente al RD la Lista Maestra de Registros del SGC (PR09-F01).

 Asistente del Departamento:

o Requisitar correctamente los registros.

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4.0 Política de Operación

 Un registro es un documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Nota: Para términos de este procedimiento la palabra registro se refiere a registro de la calidad.

 Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.

 La identificación de los registros del Sistema de Gestión de la Calidad se hacen con base en las actividades realizadas en el Sistema de la Calidad, esto quiere decir que dada la importancia de una actividad se identifica la necesidad de un registro.

 Los departamentos identificaran los registros de la calidad necesarios para el control del sistema siempre y cuando sean localizados oportuna y rápidamente, tal y como se señala en la Lista Maestra de Registros del SGC (PR09-F01).

 La recolección de registros debe realizarse durante el desarrollo de la actividad y/o al término de esta, esto depende directamente de la actividad a desarrollar.

 Los registros en forma impresa deben estar en carpetas debidamente identificadas, indicando en la Lista Maestra de Registros del SGC (PR09-F01) donde se localiza el registro del que se trate.

 Los registros en forma electrónica deben estar en discos duros y/o magnéticos debidamente identificados o en los servicios de almacenamiento electrónica (llamase nube) indicando en la Lista Maestra de Registros del SGC (PR09-F01) donde se localiza el registro del que se trate. Se deben realizar respaldos continuos.

 La persona que genere registros de la calidad ya sea por medio escrito y/o electrónico debe conservarlos asegurando adecuadamente su no deterioro por el tiempo de su conservación, almacenándolos en áreas definidas que prevengan su daño, deterioro o perdida y deben estar disponibles para su consulta en todo momento.

 Para la protección de los registros, éstos deberán resguardarse en espacios propicios que estén alejados de posibles inundaciones; contenidos en carpetas, folders, micas o cualquier otro medio de protección siempre y cuando no se expongan a la humedad, a la luz del sol directamente, o bien al abandono, por lo que se recomienda evitar el uso de cajas de cartón en el piso. La protección deberá estar señalada en la Lista Maestra de Registros del SGC (PR09-F01).

 De los criterios para conservación, cada área de la Unidad Académica mantendrá, resguardará y protegerá los registros propios de la actividad inherente de sus responsabilidades y aquellos que el Sistema de Gestión de la Calidad requiera para dar cumplimiento a la conformidad del Sistema.

 La persona que genera los registros tendrá acceso directo a estos; el personal que requiera consultar algún registro de la calidad debe solicitar la autorización del Responsable de Área según el área donde requiera el registro. El Director y el RD tienen acceso directo a todos los registros.

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 Del tiempo de conservación, los documentos oficiales y de carácter administrativo clasificados como públicos, restringidos y confidenciales, se aplica la normatividad de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y de la normatividad institucional de archivos, que señala que después del tiempo que señala la ley, los archivos deberán ser enviados al archivo de concentración para su reclasificación o destrucción. En el caso de los registros de apoyo para el SGC, éstos podrán permanecer en las oficinas hasta por un periodo de 3 años, los cuales transcurridos deberán ser destruidos por el método con el que se cuente en la unidad o bien de una forma manual. El tiempo de retención y la disposición de los registros deberán señalarse en la Lista Maestra de Registros del SGC (PR09-F01).

Nota: En caso de que el registro no requiera ser archivado una vez que cumple su

cometido, se procede a la destrucción o reciclaje de los registros antes del tiempo indicado en este punto. La disposición final de los registros se realiza conforme a lo señalado en los lineamientos establecidos por el Área de Archivo del Instituto Politécnico Nacional. (Dicho proceso y el citado departamento están fuera del alcance del SGC del Centro de Estudios Científico y Tecnológicos No. 8 “NB”).

 En cuanto al uso de los registros de la calidad que se han venido empleando y que no presentan por el momento un código, podrán seguir utilizándose, a fin de que en un proceso gradual se vayan incorporando al SGC.



Por lo que toca a los registros de carácter externo, éstos podrán emplearse atendiendo a los requerimientos de conservar, mantener, resguardar y protegerlos sin manejo de código, atendiendo a la nomenclatura o nombre del registro con el que se identifica. En todo caso los registros deberán atender a los requerimientos señalados en la Lista Maestra de Registros del SGC (PR09-F01).

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5.0 Desarrollo

Responsable de Proceso Asistente del Departamento Representante de la Dirección Comité de Certificación de la Calidad Actividad Documento y/o registro

1. Identifican los diferentes registros de calidad que generan durante el desarrollo de sus procesos y los registran en el formato Lista Maestra de Registros del SGC (PR09-F01) en donde indicarán: código y nombre del registro, tipo de registro, su ubicación física (donde está almacenado), protección del registro, tiempo de retención en el área, y su disposición una vez cumplido el tiempo de retención.

Nota:

Cada que se genere un nuevo formato para el control de las actividades, debe ser registrado en el (PR09-F01), si se trata de un formato interno debe enviarse al Representante de la Dirección para seguir los lineamientos como se indica en el PR08 Control de Documentos.  Lista Maestra de Registros del SGC (PR09-F01)

2. Genera los registros para evidenciar el cumplimiento de un proceso, conforme a lo establecido en el documento que usa para el desarrollo de la respectiva actividad.

3. Los registros se llenan en forma clara, evitando borrones; si hubiese algún dato erróneo se tacha y se procede a rubricar al lado de la misma.

Los campos o secciones de los registros que no sean llenados deberán ser cancelados con una diagonal.

4. Deberá de recopilar y ordenar los registros conservando la secuencia de su creación cronológica durante la ejecución del proceso, de tal forma que, en cualquier momento se tenga información sobre el estado de la ejecución y del control aplicado en las operaciones del proceso. 2 1 3 4 INICIO A

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Responsable de Proceso Asistente del Departamento Representante de la Dirección Comité de Certificación de la Calidad Actividad Documento y/o registro

5. Archivan los registros en las gavetas o en carpetas físicas y/o electrónicas, los cuales deben estar debidamente identificadas de tal manera que puedan ser fácilmente localizados, y deberán evitar su deterioro y/o perdida, los registros deben permanecer legibles, libres de polvo, humedad, entre otros.

6. Define la fecha en que se va a hacer la revisión de los registros, para verificar que no exista un registro no conforme.

Se considera un registro no conforme cuando:

 Los campos no están llenos.  No coincide numeración y

fecha.

 Existe borrones o tachaduras sin rúbricas.

 Se ha usado corrector líquido para borrar la información.  Existencia de registros

vencidos (los registros que fueron declarados con una fecha de conservación y que ya excedieron su retención en el área).

7. La revisión de los registros se realiza por lo menos una vez al año, se sugiere que este se haga el último mes del año. La revisión puede llevarse a cabo más de una vez al año para verificar el correcto llenado de los registros.

8. Registra en el PR12-F01 las observaciones detectadas en el momento de la revisión y establece el plan de acción; deberán enviarse al Representante de la Dirección.

PR 12 F01

9. Recibe el PR12-F01 y verifica la eficacia de las acciones para corregir y evitar la recurrencia de la no conformidad en los registros.

PR 12 F01

10. La Lista Maestra de Registros del SGC (PR09-F01) de cada área debe mantenerse a la vista del personal del área de tal modo que conozcan su ubicación y deberán facilitar los registros a quien lo solicite para su consulta dentro de la misma área. 6 5 7 8 9 A 10 B

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Responsable de Proceso Asistente del Departamento Representante de la Dirección Comité de Certificación de la Calidad Actividad Documento y/o registro

11. Todos los registros que provengan de documentos (resultados de análisis, reportes de encuestas, formatos, entre otros) se deberán de archivar durante el tiempo que dé soporte o respaldo a las actividades realizadas y conforme a lo establecido en la normatividad o procedimiento correspondiente.

12. Analiza la utilidad de los registros generados.

¿Aprueba?

Si. Pasa al punto 14.

No. Proponen Oportunidad de Mejora. Pasa al punto 13.

13. Modifica procedimientos del SGC con referencia del cambio que pudieran generarse.

14. Una vez que los registros han cumplido su periodo mínimo de retención definido en la Lista Maestra de Registros del SGC (PR09-F01) se procede a su destrucción o se envían al archivo general del IPN o de la Unidad Académica de acuerdo a lo determinado en la relación antes mencionada. FIN 12 11 13 14 FIN B Decisión Si No

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6.0 Formatos requeridos

Nombre

Código

Lista Maestra de Registros del SGC PR09-F01

7.0 Control de Cambios

Versión No.

Fecha de

Versión

Modificaciones realizadas

00 01/10/2012 Nueva edición

01 07/12/2012

Se modifica procedimiento en el punto 3.0 Responsabilidades

También en el formato PR09-F01, para agregar ÁREA responsable del procedimiento, y cuadro de fecha de revisión del formato.

02 15/04/2013

Se realizó una revisión general del procedimiento para ajuste de portada, índice, encabezado, pie de página y redacción comprendiendo los puntos considerados en la versión anterior, enriqueciendo la versión actual del “PR09”

03 03/09/2015

Se cambia la responsabilidad “Debe asegurarse de que no existan registros ilegibles u obsoletos”, era del Representante de la Dirección y se asigna a los Responsables de Departamento. Se modifica el párrafo 7 y la nota del párrafo 12 de las Políticas de Operación; los puntos 4, 8 y 9 del Desarrollo. La Nota del paso 14 del Desarrollo se elimina de éste punto y se incluye en la nota del párrafo 12 de las Políticas de Operación.