Eurowin
8.0
SQL
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GESTIÓN
DOCUMENTAL
Documento: me_gestiondocumental Edición: 08
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Gestión Documental de Eurowin
Tabla de contenidos
1. Introducción ... 6
1.1. Definición de documento y de fichero ... 6
1.2. Gestión de documentos ... 7
1.3. Gestión de permisos sobre los documentos ... 8
1.4. Copias de seguridad ... 9
1.5. Compatibilidades ... 9
1.6. Requisitos ... 10
1.6.1. Ficheros necesarios ... 10
1.6.2. Límites a nivel físico de los ficheros y las carpetas ... 10
1.7. Empezar a trabajar ... 10
1.8. Esquema de funcionamiento de la Gestión Documental de Eurowin ... 11
1.9. Instalación ... 12
1.10. Asistente de configuración del módulo de Gestión documental ... 14
2. Módulo Gestión Documental de Eurowin ... 16
3. Archivos ... 17
3.1. Configuración ... 17
3.1.1. General ... 17
3.1.2. Opciones ... 18
3.1.3. Factura / Firma digitalizada ... 19
3.2. Categorías de usuarios ... 19 3.3. Usuarios ... 19 3.4. Pantallas de Eurowin ... 20 3.5. Perfiles de categorías ... 22 3.6. Clasificaciones ... 24 3.7. Grupos de clasificación ... 24 3.8. Propiedades de un documento ... 25 3.9. Tipos de documentos ... 26
4. Documentos ... 30
4.1. Gestión documental ... 30 4.1.1. Cuentas ... 32 4.1.2. Docs Eurowin ... 32 4.1.3. Mis docs. ... 32 4.1.4. Carp. Documentos ... 32 4.1.5. Gestión de documentos ... 33Manual
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4.1.6. Propiedades del documento ... 34
4.1.7. Propiedades adicionales ... 34
4.1.8. Versiones del documento ... 34
4.1.9. Permisos del documento ... 35
5.
Opciones generales del módulo de Gestión Documental ... 36
5.1. Creación de documentos ... 36
5.2. Menú contextual de documentos ... 37
5.2.1. Propiedades del documento ... 38
5.2.2. Ver documento Eurowin ... 41
5.2.3. Añadir nuevo documento ... 41
5.2.4. Añadir nuevo documento mediante escáner ... 42
5.2.5. Abrir documento de sólo lectura ... 43
5.2.6. Modificar documento ... 43
5.2.7. Guardar cambios del documento modificado ... 44
5.2.8. Cancelar modificación del documento ... 44
5.2.9. Eliminar documento ... 44
5.2.10. Mover documento ... 45
5.2.11. Guardar copia local del documento ... 45
5.2.12. Imprimir documento office ... 45
5.2.13. Enviar documento por e-mail ... 46
5.2.14. Enlazar documento con otro documento ... 46
5.2.15. Enlazar documento con un documento de Eurowin ... 46
5.2.16. Ver versiones del documento ... 47
5.3. Menú contextual de carpetas... 48
5.3.1. Crear carpeta / Crear carpeta dentro ... 49
5.3.2. Borrar carpeta ... 49 5.3.3. Cambiar nombre ... 50 5.3.4. Mover documentos ... 51 5.3.5. Copiar documentos ... 52 5.3.6. Compartir la carpeta ... 52 5.3.7. Cancelar ... 53 5.4. Barra de enlace ... 53
5.4.1. Añadir nuevo documento ... 53
5.4.2. Consultar documentos asociados... 55
5.5. Funcionamiento de los enlaces ... 55
5.6. Filtro por propiedades adicionales ... 60
5.7. Asignación de permisos ... 61
6.
Listados ... 65
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6.2. Documentos por palabras clave ... 66
6.3. Documentos por propiedades ... 66
6.4. Documentos por tipos de enlaces ... 67
7. Integración de la Gestión documental en CRM y Atención telefónica ... 69
8. Anexo ... 70
8.1. Lista de programas e iconos ... 70
8.2. Instalación del escáner ... 71
8.3. Funcionamiento INTERNO del mantenimiento de tipos de enlaces... 72
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Gestión Documental de Eurowin
1.
Introducción
El módulo Gestión Documental de Eurowin está pensado para realizar un tratamiento digital y centralizado de los documentos de la empresa. Ofrece la posibilidad de controlar todos los documentos de la empresa, relacionándolos con los documentos y ficheros de Eurowin. Los documentos quedan totalmente protegidos y solamente se pueden manipular a través de Eurowin. Permite una amplia gestión de permisos sobre los documentos de forma que solamente los pueden crear, manipular, relacionar y borrar los usuarios que la empresa determine. Los documentos se organizan en carpetas generales y además cada usuario puede crear su propia estructura de carpetas a través de la opción Mis documentos. La Gestión Documental está totalmente integrada en Eurowin permitiendo consultar y manipular los documentos desde cualquier opción del programa para la que se hayan configurado los permisos correspondientes a los usuarios; por ejemplo, desde el mantenimiento de artículos o el albarán de venta podremos ver los documentos e informes relacionados sin tener que cambiar de opción de programa. También realiza el control de versiones de los documentos permitiendo saber quién y cuándo ha hecho una modificación conservando la cantidad de versiones antiguas que se desee. Los documentos se editan con el programa que los ha creado, posibilitando así tener múltiples tipos y formatos de documentos.
Con el módulo de Gestión documental se pueden realizar las siguientes tareas dentro de Eurowin: - Creación y modificación de documentos
- Consulta y borrado de documentos - Encriptación de los documentos - Historial de versiones
- Definición de permisos sobre los documentos
- Enlace de documentos externos con los documentos de Eurowin (albarán de venta, pedido de venta, previsiones de cobro, etc.) y con clientes, proveedores y artículos.
1.1.
Definición de documento y de fichero
Documento: Un documento es cada uno de los elementos básicos de la Gestión documental de Eurowin que contiene información de interés para la empresa. A nivel interno consiste en un registro en la base de datos de la gestión documental y un fichero de nombre aleatorio con extensión .ew ubicado en una carpeta del sistema operativo.
Fichero: En cambio, un fichero es un elemento del sistema operativo que puede tener la extensión doc, xls, pdf, txt o cualquier otro tipo y puede ser el origen de un documento.
IMPORTANTE: En Windows se puede asignar un programa para la apertura de los distintos ficheros según su extensión (*.doc - Word; *.xls - Excel; *.pdf - Acrobat Reader; etc.).
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documento con extensión DOC desde un terminal, este terminal deberá tener instalada la aplicación Microsoft Word que en Windows se ha asociado a este tipo de ficheros.
IMPORTANTE: Un documento de la Gestión documental de Eurowin y el fichero original son objetos totalmente distintos y desenlazados. A partir de un fichero creamos un documento. Después el fichero original ya no tiene ninguna relación con el documento de la gestión documental; cuando modificaremos el documento no estaremos modificando el fichero original; si borramos un documento de la Gestión
documental, el fichero de Windows seguirá existiendo. Y viceversa, si borramos o modificamos el fichero original de Windows, el documento de la Gestión documental de Eurowin no se verá afectado.
1.2.
Gestión de documentos
Creación de documentos
Al crear un documento en la gestión documental el programa guarda físicamente el fichero en la dirección determinada por el campo RUTA del tipo asignado al documento. En el caso de que no se haya definido una dirección física (RUTA) para el tipo de documento, se guardará en la dirección indicada en la
configuración del módulo.
NOTA: El fichero físico creado por la Gestión documental no se puede abrir desde fuera de la Gestión documental.
El sistema permite arrastrar un documento o una carpeta de Windows hacia Eurowin, a la pantalla principal de la Gestión de documentos; Eurowin en función de la extensión del fichero propondrá el tipo de
documento a asignar de la misma forma que al añadir un documento manualmente. La opción de arrastre está comentada en el capítulo Creación de documentos.
En el momento de crear el documento queda registrado el usuario y la hora de creación.
¿Donde se guarda físicamente el fichero de la gestión documental?
En la configuración del módulo se define la Ruta en la que se guardarán físicamente los ficheros. Para cada tipo de documento podemos definir una ruta distinta.
Por ejemplo, la dirección física en la que se guardarán los documentos de la gestión documental de Eurowin puede ser “\\servidor\ew800serv\modulos\gestdoc\docs\”. El nombre del fichero es totalmente aleatorio: El
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programa genera un nombre y añade la extensión .EW; de esta forma los documentos de la Gestión Documental están protegidos y solamente se pueden manipular desde Eurowin.
Por lo tanto, para un documento tenemos el nombre y la carpeta de la gestión documental que los asigna el usuario durante la creación y el fichero físico con extensión .ew de nombre aleatorio ubicado en la ruta indicada en el tipo de documento o en la configuración del módulo.
Encriptación y seguridad en los documentos. ¿Cómo se guarda el fichero .EW?
El documento se guarda según el tipo de encriptación definido en el tipo de documento. - Encriptado, o
- Sin encriptar
Si en el tipo de documento se ha indicado que se debe guardar comprimido (opción marcada por defecto) se comprimirá, pero siempre se asignará la extensión .EW.
El proceso que sigue un documento al ser guardado es el siguiente:
1. A partir del fichero con una extensión determinada se crea el documento con el fichero asociado de extensión .ew.
2. Si hay que encriptar el fichero .ew se genera un nuevo fichero con extensión .ew.
3. Por último, si hay que comprimir el fichero, se comprime en formato zip generando un nuevo fichero también con extensión .ew.
En todos los casos solamente se guarda un fichero .ew por documento.
1.3.
Gestión de permisos sobre los documentos
El sistema gestiona los siguientes permisos sobre los documentos: - Creación
- Modificación - Lectura - Borrado
Pueden asignar permisos a un documento el usuario que lo ha creado y el usuario supervisor.
Se podrán definir los tipos de permisos en los tipos de documentos. De esta forma, al aplicar un tipo de documento concreto a un documento, el sistema aplicará de forma automática los permisos por usuarios o departamentos. Ver asignación de permisos.
En el mantenimiento de Pantallas de Eurowin se pueden definir los permisos sobre los enlaces (los enlaces son las opciones de Eurowin en las que aparecerá la barra de la Gestión documental).
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1.4.
Copias de seguridad
Al realizar las copias de seguridad del módulo con el programa Menrepa se puede hacer también la copia de seguridad de la carpeta de documentos.
La opción para realizar las copias de seguridad del módulo de Gestión Documental (Incluir documentos GESTDOC) está disponible a partir de la versión 8.7.36 de 20 de septiembre de 2007 o superior del programa Menrepa.
1.5.
Compatibilidades
El módulo de Gestión documental de Eurowin está incluido en todas las versiones de Eurowin SQL y Eurowin Solution 2.0 SQL y es compatible con todos los módulos y opciones del programa.
También está disponible para los programas Ew CRM SQL y Ew Atención telefónica SQL. En Eurowin 8.0 SQL y Eurowin Solution SQL se instala como un módulo.
En Ew CRM SQL y en Ew Atención telefónica SQL está disponible cuando lo está en el servidor de Eurowin SQL relacionado.
El módulo de Gestión Documental está disponible en las actualizaciones de todos los sectoriales publicadas a partir del día 15 de Abril de 2008 de Eurowin 8.0 SQL y Eurowin Solution 2.0 SQL.
Ilustración 2. El programa Menrepa permite hacer copias de seguridad de los documentos
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1.6.
Requisitos
Los requisitos para trabajar con el módulo Gestión Documental son los mismos que se necesitan para Eurowin 8.0 SQL. Para distintas configuraciones de software y de hardware se pueden consultar en la página de Internet http://www.eurowin.com/requisitos.
1.6.1.
Ficheros necesarios
Polarzip.ocx: Permite la compresión de los documentos. La instalación de Eurowin instala este fichero automáticamente.
1.6.2.
Límites a nivel físico de los ficheros y las carpetas
Un fichero está limitado a un máximo de 2 Gb de tamaño comprimido. Si ocupa más de 2 Gb no se podrá comprimir.
El número máximo de ficheros por carpeta es de 65.000. Por lo tanto, no se podrán añadir más ficheros a una carpeta que tenga 65.000 ficheros.
1.7.
Empezar a trabajar
Después de instalar la Gestión documental de Eurowin es necesario realizar la configuración del módulo para empezar a trabajar. El sistema crea de forma automática la configuración inicial mínima.
Al entrar la primera vez al módulo aparece el Asistente de configuración del módulo de Gestión documental
con las siguientes opciones:
1. Definir categorías de usuarios 2. Configuración y rutas
3. Asignar usuarios por categoría
4. Definir derechos por categoría y tipo de documento 5. Definir niveles de acceso por categoría y enlace La configuración inicial del módulo es la siguiente:
Ruta por defecto de los documentos
Nivel de encriptación: Encriptado
Tamaño máximo de compresión automática 10 Mb
Captura de todos los usuarios de Eurowin para el módulo
Tipo de documento 9999 - “Documentos varios” sin ninguna extensión asignada y todos los permisos asignados para todos los usuarios.
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De todas formas, es recomendable crear la propia configuración de rutas, permisos por usuario y tipo de documento; tipos de documentos por extensión de ficheros, clasificaciones.
Configuración del módulo:
1. Seleccionar el módulo Gestión documental – Archivos – Configuración.
2. A continuación tenemos que configurar los usuarios de Eurowin para el módulo desde Archivos –
Usuarios.
3. Por último, hay que dar de alta los distintos tipos de documentos, creando como mínimo un tipo de documento y un usuario con permiso de creación; esto lo haremos desde Archivos – Tipos de documentos.
1.8.
Esquema de funcionamiento de la Gestión Documental de
Eurowin
Gestión documental de Eurowin Instalación Configuración (Asistente) Configuración del módulo Configuración de usuarios Creación de tipos de documentos y asignación de permisos Asignación de permisos a los enlaces Crear y gestionarManual
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1.9.
Instalación
El módulo de Gestión Documental de Eurowin se instala a partir del CD de Eurowin 8.0 SQL o Eurowin Solution 2.0 SQL ejecutando el programa Instalar.exe y siguiendo las indicaciones del asistente de instalación.
Nota: No se puede instalar con el programa Multiempresa.
Si Eurowin ya está instalado y solamente queremos instalar el módulo, hay que desmarcar las opciones “Instalación del servidor” e “Instalación del cliente” y marcar Instalación de módulos adicionales, introduciendo la ruta al servidor de Eurowin.
En el apartado de “Instalación de los módulos” hay que marcar la opción Gestión Documental. En ese instante aparece el aviso siguiente
La instalación de este módulo requiere de licencia de instalación Por favor entre el código de la licencia del módulo: Gestión Documental
La licencia tiene el formato ME000000000000000 y se encuentra en la Hoja de registro del programa.
Ilustración 4. Proceso de instalación y registro del módulo de Gestión Documental
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Después de introducir la licencia aparece el código de instalación, pulsamos el botón Siguiente y seguimos las indicaciones del asistente hasta el final de la instalación. Cuando termina la instalación del módulo se solicita la validación de la licencia; hay que pulsar el botón Internet para obtener el Código de autorización. Si el usuario no dispone de conexión a Internet tiene que solicitar el código de autorización al departamento de Atención y Soporte de Eurowin llamando al teléfono 902.888.002.
Después de terminar la instalación del módulo, al entrar al programa desde los terminales se crea la carpeta Gestdoc dentro de la carpeta del terminal y se copian los ficheros Gestdoc.vct, Gestdoc.vcx y
gestiondoc.exe de la carpeta “modulos\ewgestdoc\classes\” del servidor de Eurowin. Sin esta carpeta y ficheros el módulo de Gestión documental no se puede ejecutar en el terminal.
La instalación crea la carpeta Scanner dentro de la carpeta del módulo del servidor de Eurowin. Esta carpeta contiene el programa Setup.exe necesario para instalar la aplicación del escáner para añadir documentos a la gestión documental.
Ilustración 5. Nueva carpeta GestDoc en el terminal de Eurowin
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1.10.
Asistente de configuración del módulo de Gestión
documental
Después de instalar el módulo de Gestión Documental, cuando el usuario SUPERVISOR entra en Eurowin la primera vez y todavía no existe ningún perfil de categorías, aparece el asistente de configuración.
En el menú Herramientas se encuentra la opción "Asistente de configuración de Gestión documental" desde donde se puede ejecutar el asistente en el momento en el administrador del sistema lo crea oportuno. Al ejecutar esta opción aparece el siguiente aviso:
"Recuerde que al iniciar el asistente perderá las configuraciones ya definidas anteriormente"
El asistente tiene 5 pasos:
1. Definir categorías de usuarios: Permite crear las Categorías de los usuarios. 2. Configuración y rutas: Permite configurar los siguientes datos:
a. Ruta por defecto de los documentos. Es la ruta en la que se guardan los documentos si no se indica otra ruta en el tipo de documento.
b. Nivel encriptado de los documentos: Indicar si se guardan los documentos encriptados o sin encriptar.
c. Tamaño máximo (mb) de compresión automática.
3. Asignar usuarios por categoría: Permite asignar los usuarios de la aplicación a una categoría con el fin de aplicar los permisos por categoría en lugar de individualmente.
4. Definir derechos por categoría y tipo de documento: Permite asignar los permisos sobre los tipos de documento a cada una de las categorías que se han creado en el paso 1.
5. Definir niveles de acceso por categoría y enlace: Permite asignar los permisos sobre los enlaces a cada una de las categorías.
Con estos pasos se consigue tener la configuración mínima para que los usuarios puedan empezar a trabajar con los documentos, creando los perfiles de categorías y asignando permisos a los usuarios a través de estos perfiles. De todas formas, es aconsejable revisar las opciones de configuración del módulo y los mantenimientos para completar el sistema de trabajo con el módulo de Gestión Documental de Eurowin.
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Ilustración 6. Asistente de configuración del módulo de gestión documental
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2.
Módulo Gestión Documental de Eurowin
Las opciones del módulo Gestión Documental se encuentran en tres menús desplegables:
Archivos: Tiene la opción de configuración y los mantenimientos del módulo.
Documentos: Contiene la opción para abrir la pantalla principal de la gestión documental.
Listados: Da acceso a los listados del módulo.
En los siguientes capítulos se describe el funcionamiento de las opciones del programa.
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3.
Archivos
El menú Archivos contiene las siguientes opciones:
Configuración Categorías de usuarios Usuarios Pantallas de Eurowin Perfiles de categorías Clasificaciones Grupos de clasificación Propiedades de un documento Tipos de documentos
3.1.
Configuración
La configuración del módulo permite definir los siguientes datos:
3.1.1.
General
Ruta por defecto de los documentos: Ruta en la que se guardan físicamente los documentos de la Gestión documental de Eurowin.
Nivel encriptación de los documentos: Encriptación que se aplicará por defecto a los documentos de la gestión documental: Encriptado o no encriptado. Ofrece un nivel más alto de protección de los documentos. Tamaño máximo (mb) de compresión automática de documentos: Al crear un documento, cuando el tamaño del fichero es menor que el que hemos indicado en este dato, el sistema marcará automáticamente la opción “Doc. comprimido” en la pantalla de propiedades. De esta forma se agiliza el funcionamiento del programa puesto se comprimen automáticamente los documentos más pequeños y los documentos mayores se comprimen sólo cuando el usuario marca la opción manualmente. (Ver Doc. comprimido en las propiedades del documento más adelante en este manual). Al aceptar la pantalla de propiedades, si está marcada la opción “Doc. comprimido” se realiza la compresión del fichero .ew correspondiente al documento.
Nota: Esta configuración se utilizará cuando no se especifiquen valores distintos en otras opciones del programa.
Contadores
Documentos: Contador de documentos creados o añadidos a la gestión. Para cada empresa se asigna automáticamente un número de 8 cifras en la que la cifra más significativa es el número de orden de la
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empresa en la lista de empresas. De esta forma se pueden tener contadores diferenciados para cada empresa.
3.1.2.
Opciones
En la página Opciones se pueden configurar acciones concretas del módulo. En el pie de la pantalla se ofrece una explicación de la opción seleccionada.
Las opciones son:
Entrar observaciones al crear una nueva versión: El sistema muestra las propiedades del documento después de haber creado una nueva versión de un documento.
Guardar copia local de documentos en modo de lect./escritura: En el momento de obtener una copia local de un documento, si no está marcada esta opción se guardará una copia del
documento marcada como de sólo lectura. Si esta opción está marcada, la copia del documento queda sin la marca de sólo lectura y se podrá modificar en la ruta local.
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3.1.3.
Factura / Firma digitalizada
La página Factura / Firma digitalizada sólo aparece cuando en la empresa de Eurowin está marcada la opción "Activar factura electrónica".
En ella se asigna el tipo de documento correspondiente a:
Facturas electrónicas de venta
Facturas electrónicas de compra
Firmas digitalizadas de los albaranes de venta.
3.2.
Categorías de usuarios
El mantenimiento de Categorías de usuarios permite dar de alta las categorías que se asignarán a los usuarios. Después en los perfiles de categorías se asignarán los permisos a los usuarios.
Botonera
La botonera se encuentra en todos los mantenimientos del programa.
Permite navegar entre los registros del mantenimiento: Ir al primero, al anterior, al siguiente y al último. Imprimir la lista de registros del mantenimiento.
Borrar: Borrar el registro actual. Nuevo: Crear un registro nuevo.
Editar / Aceptar: Entrar en el modo de edición / Aceptar las modificaciones realizadas. Cancelar: Cancelar las modificaciones realizadas en el modo de edición.
Salir: Cerrar la pantalla del mantenimiento.
3.3.
Usuarios
La configuración de usuarios permite definir la configuración de los usuarios de Eurowin para el módulo de Gestión Documental y asignarle una categoría.
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Se pueden asignar los permisos de creación, modificación, lectura y borrado para cada tipo de documento. Y los permisos de lectura o total a cada pantalla de Eurowin.
Al crear un nuevo usuario en Eurowin también aparecerá la pantalla de usuarios de la gestión documental. En la asignación de permisos en el mantenimiento de tipos de documentos, en el mantenimiento de
pantallas de Eurowin y en el mantenimiento de perfiles de categorías se pueden incluir los usuarios a través de la categoría.
Usuario: Código del usuario de Eurowin. Categoría: Categoría del usuario.
En la parte inferior, el botón Opciones tiene dos
Copiar accesos: Copia los permisos de los tipos de documentos y pantallas de Eurowin del usuario actual a los usuarios seleccionados de la lista.
Refrescar permisos en documentos: Revisa los permisos del usuario en todos los documentos de la aplicación según la nueva configuración.
3.4.
Pantallas de Eurowin
En el mantenimiento de Pantallas de Eurowin (o enlaces) se pueden definir los permisos de los usuarios sobre las pantallas de Eurowin en las que aparecerá la barra de herramientas de la gestión documental. Definición de enlace: Un enlace se refiere a la pantalla de un mantenimiento o documento de Eurowin; la
barra de enlace de la gestión documental aparece en la pantalla de Eurowin según los permisos asignados a cada usuario.
Los enlaces no se pueden ni crear, ni modificar, ni borrar. Desde el mantenimiento de pantallas de Eurowin se asignan los permisos de los usuarios sobre los enlaces existentes.
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Las pantallas de Eurowin en las que puede aparecer la barra de herramientas son: Albaranes de compra Albaranes de venta Artículos
Asientos Clientes Consulta de Series
Cuentas contables Depósitos de venta Órdenes de trabajo servicios) Pedidos de compra Pedidos de venta Presupuestos de venta Previsiones de cobro Previsiones de pago Propuestas compra
Proveedores Servicios Vendedores
EwCRM - Operaciones EwCRM – Tareas Atención telefónica – Expedientes
En primer lugar buscamos la pantalla introduciendo el código manualmente o seleccionándolo de la lista que aparece al pulsar la tecla F4. En las pestañas Permisos y Sin permisos aparecen todos los usuarios, según los permisos asignados.
Se pueden asignar los permisos directamente a los usuarios o por categoría, según se describe a continuación:
Página Permisos
Para asignar los permisos directamente a los usuarios hay que pulsar el botón Editar. Con el botón Añadir usuario se inserta una nueva línea al final. Con el botón se selecciona un usuario y aparece la pantalla de asignación del tipo de permiso; al aceptar se introduce el usuario en la página Permisos con los permisos asignados.
Para quitar los permisos a un usuario hay que seleccionar el usuario y pulsar el botón Borrar usuario. A partir de ese momento, el usuario aparecerá en la página Sin permisos.
Para asignar los permisos por categoría hay que pulsar el botón Añadir categoría; el programa solicita el código de la categoría. Al aceptar aparece la pantalla de selección del tipo de permiso: Denegado, Lectura o Total. Después de seleccionar uno y aceptar se aplica el permiso a todos los usuarios que tienen asignada la categoría seleccionada.
Página Sin permisos
En la página Sin permisos aparecen los usuarios que no tienen ningún permiso sobre el enlace con la pantalla de Eurowin. Podemos asignar permisos a estos usuarios marcando el campo de validación que se encuentra a la derecha de cada usuario; al aceptar aparece la pantalla para seleccionar los permisos que se desea asignar a los usuarios marcados: Denegado, Lectura o Total. Si marcamos Lectura o Total, estos usuarios desaparecen de la pestaña Sin permisos y aparecen en la pestaña Permisos con el permiso asignado.
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3.5.
Perfiles de categorías
La opción Perfiles de categorías sirve para definir plantillas de permisos (o perfil de categoría) por tipo de documento y por enlace. Los permisos son de creación, modificación, lectura y borrado y se pueden aplicar a los usuarios por categorías.
Un usuario pertenece a un perfil de categorías cuando tiene los mismos permisos que el perfil. Inicialmente un usuario no tiene ningún permiso ni sobre los nuevos tipos de documentos ni sobre los enlaces. Al usuario se le asigna una categoría; en este momento sigue teniendo los mismos permisos que tenía antes.
Para aplicar los permisos de un perfil de categorías a todos los usuarios de la categoría hay que definir los permisos del perfil; al aceptar el perfil se aplican los permisos de tipo de documento y de enlaces a todos los usuarios de la categoría que no están excluidos del perfil.
Para incluir un usuario de una categoría al perfil de la misma categoría hay que asignarle los mismos permisos que el perfil; esto se puede hacer de dos formas: Asignando al usuario los permisos del perfil o asignando al perfil los permisos del usuario.
Las exclusiones no se definen desde el mantenimiento de perfiles si no que se producen al asignar permisos distintos de los del perfil a los usuarios que pertenecen a la categoría del perfil desde el mantenimiento de tipos de documentos o desde el mantenimiento de enlaces. Si desde estos dos últimos mantenimientos se asignan al usuario los mismos permisos que tiene el perfil, el usuario volverá a ser incluido en el perfil y ya no aparecerá en la página de exclusiones.
En definitiva, desde el mantenimiento de perfiles de categorías se asignan permisos globales para la categoría. Un perfil está inevitablemente asociado a una categoría, aunque son conceptos y ficheros distintos y pueden llegar incluso a tener nombres distintos.
El funcionamiento es el siguiente: Con el botón podemos buscar y capturar una categoría; se puede introducir el código directamente o se puede buscar secuencialmente con la botonera de navegación.
Ilustración 11. Mantenimiento de Pantallas de Eurowin
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Después de seleccionar una categoría se puede consultar la lista de usuarios de la misma pulsando el botón Usuarios.
La página de perfiles de categorías tiene tres pestañas:
Tipos de documentos: Muestra todos los tipos de documentos existentes con los permisos asignados en el perfil. Estos permisos se pueden modificar manualmente.
Enlaces: Aparecen todas las pantallas de Eurowin existentes con el tipo de permiso asignado en el perfil (Denegado, Lectura o Total). Se puede cambiar.
Exclusiones: Muestra los usuarios que pertenecen a la categoría del perfil pero que tienen los permisos distintos a los del perfil, bien por tipo de documento bien por enlace. En las subpáginas Tipo de documento y Enlaces se muestran los permisos del usuario seleccionado. No se pueden modificar desde aquí; si es necesario se deberán modificar desde los mantenimientos de tipos de documentos o de enlaces.
Con el botón Incluir en el perfil se pueden asignar los mismos permisos del perfil al usuario seleccionado así queda incluido en el perfil.
Al pulsar el botón Opciones aparecen dos opciones:
Refrescar opciones: Reasigna los permisos del perfil a los usuarios incluidos en el perfil. Para ello, el usuario debe Aceptar el siguiente mensaje
"Revisar los permisos de este perfil puede durar varios minutos
Ilustración 12. Mantenimiento de Perfiles de categorías
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¿Desea realizar la revisión de todas formas"
Añadir tipos de documentos y enlaces: Permite añadir al perfil los tipos de documentos y enlaces a las pantallas de Eurowin creados después de la configuración inicial del perfil.
Aparece el siguiente aviso:
"¿Desea añadir todos los tipos de documento y enlaces que no esté incluidos en el perfil actual?
3.6.
Clasificaciones
El mantenimiento de clasificaciones permite definir los distintos tipos de clasificaciones que queremos tener para los documentos. Los documentos se pueden clasificar desde la pantalla de propiedades.
Código: Código de la clasificación. Nombre: Nombre de la clasificación.
Ejemplos de clasificación: Análisis, manual de usuario, información técnica, catálogo.
3.7.
Grupos de clasificación
A un documento se le pueden asignar tantas clasificaciones como sean necesarias. El mantenimiento de grupos de clasificación permite definir los distintos grupos de clasificaciones donde cada grupo de clasificación puede tener asignadas múltiples clasificaciones.
Desde la pantalla de gestión de documentos podremos realizar el filtro por clasificación o por grupo de clasificaciones.
Código: Código del grupo de clasificación. Nombre: Nombre del grupo de clasificación.
Clasificaciones asociadas al grupo: Código y nombre de las distintas clasificaciones que se agrupan. Insertar línea: Añade una línea al final para la introducción de una clasificación.
Borrar línea: Borra la línea actual.
- F4: Permite buscar y seleccionar una clasificación.
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- F5: Permite crear una clasificación.
Ejemplos de grupos de clasificación: Estudios, publicidad.
3.8.
Propiedades de un documento
El mantenimiento de propiedades de un documento permite definir diferentes propiedades adicionales que el usuario podrá añadir de forma dinámica a un tipo de documento y a un documento de la gestión documental de Eurowin.
Código: Código de la propiedad. Nombre: Nombre de la propiedad. Tipo: Tipo del valor de la propiedad:
Texto: Permitirá introducir cualquier carácter en el valor de la propiedad. Fecha: Permitirá introducir valores de fecha en la propiedad.
Hyperlink: El valor de la propiedad será un enlace a Internet.
Link documento: El valor de la propiedad será un enlace a un documento de Eurowin.
Lista: Para introducir un valor en la propiedad el usuario deberá seleccionar una opción de la lista. Numérico: En la propiedad solamente se podrán introducir valores numéricos.
Máscara: Máscara que se aplicará al objeto. Sólo para el tipo Numérico.
Contenido de la lista: Lista de opciones a seleccionar para cada una de las propiedades de tipo Lista. Ilustración 14. Mantenimiento de grupos de clasificaciones
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3.9.
Tipos de documentos
El mantenimiento de tipos de documentos permite definir los distintos tipos de documentos que puede gestionar el módulo de Gestión documental. Este concepto tiene mucha importancia a lo largo de todo el módulo, sobre todo en lo que se refiere a permisos de los usuarios sobre los documentos. Como mínimo deberemos tener un tipo de documento con un usuario que tenga permiso de creación y lectura. En cada tipo de documento debe haber al menos un usuario con permiso de creación, puesto que de lo contrario nadie podrá crear documentos de ese tipo.
Cada documento se puede identificar, entre otros conceptos, según un tipo de documento. El tipo de documento se asigna en principio según la extensión del fichero a partir del cual se crea el documento en la gestión documental. Si el usuario no tiene permiso de creación sobre el tipo de documento correspondiente a la extensión del fichero, se asignará automáticamente el primer tipo de documento para el que el usuario tenga permiso de creación y el usuario podrá cambiarlo. Un usuario sin permiso de creación en todos los tipos de documento no podrá crear documentos.
Para un usuario que no tiene permiso de creación sobre un tipo de documento, el tipo no aparecerá en la lista desplegable de tipos de documentos en las propiedades del documento aunque el fichero tenga la extensión asignada al tipo.
Cada tipo de documento tiene una serie de propiedades: Los documentos de un tipo determinado se guardan en la misma dirección física (ruta) que puede ser distinta a la seleccionada por defecto en la
configuración del módulo; podemos definir un tipo de encriptación y los permisos de los usuarios, los cuales se asignarán a los usuarios por defecto según el tipo de documento al crear un documento; después el usuario podrá cambiar estos valores para cada documento desde la gestión.
Ilustración 15. Mantenimiento de propiedades adicionales de documentos
Manual
del
módulo
Gestión Documental de Eurowin
Ejemplos de tipos de documentos: Word, Excel, Texto, PDF, Imagen. Código: Código del tipo de documento.
Nombre: Nombre del tipo de documento.
Ruta: Ruta del sistema operativo en la que se guardan los ficheros con extensión .ew de los documentos correspondientes al tipo de documento. Por defecto tendrá el valor de la ruta indicada en la configuración del módulo.
Carpeta: Carpeta de la gestión documental en la que se guardan los documentos del tipo. Si no se indica ninguna carpeta, al crear un nuevo tipo de documentos se crea y asigna automáticamente una carpeta con el mismo nombre.
Extensiones: Extensiones de los ficheros separadas por comas. Al añadir un documento a la gestión documental se utiliza la extensión del fichero original para asignar las propiedades del tipo de documento. Clasificación obligatoria: Al introducir un nuevo documento en la gestión documental, en la pantalla de
Propiedades del documento el programa requiere la clasificación del documento. Si no se ha indicado ninguna clasificación, al pulsar el botón "Aceptar" aparece el siguiente aviso:
"Para poder aceptar este documento tiene que haber una clasificación asignada"
Imprimir documento EW: Al imprimir el documento de Eurowin (albarán, ficha de cliente, etc.), el programa ofrece la posibilidad de imprimir también los documentos de la gestión documental asociados al documento que se imprime, cuyo tipo de documento tiene marcada esta opción. Esta función solamente está disponible cuando aparece la barra de enlace en la pantalla de Eurowin.
Manual
del
módulo
Gestión Documental de Eurowin
Permisos: Permisos por usuario. En el apartado asignación de permisos se explica el funcionamiento. Usuario: Código del usuario.
Creación: Si está marcado, el usuario podrá crear documentos de este tipo. Si no está marcado, el tipo de documento no aparecerá en la lista de tipos de documento en la pantalla de creación de documentos para el usuario, aunque la extensión coincida.
Modificación: Si está marcado, el usuario podrá modificar documentos de este tipo. Lectura: Si está marcado el usuario podrá consultar documentos de este tipo. Borrado: Si está marcado, el usuario podrá borrar documentos de este tipo.
Botón Añadir categoría: Permite introducir una categoría. Todos los usuarios que tienen asignada esta categoría se capturarán automáticamente en la página de permisos del tipo de documento. Botón Añadir usuarios: Permite introducir todos los usuarios a la página de permisos.
Usuarios sin permiso: Presenta los usuarios que no se han incluido en la lista de permisos por usuario. Los usuarios sin permiso no verán el tipo de documento y no lo podrán utilizar al añadir documentos, al modificar las propiedades de los mismos o al buscar documentos.
Propiedades: Aquí se indican las características que se asignarán automáticamente al crear los documentos pertenecientes al tipo de documentos:
Propiedades de seguridad
Tipo de encriptación: Sin encriptación y Encriptado. Ilustración 17. Tipos de
documentos: Ejemplo de funcionamiento de la opción "Imprimir documento EW"
Manual
del
módulo
Gestión Documental de Eurowin
Versiones: Número máximo de versiones que podrán tener los documentos del tipo; 0 (cero) indica que no hay límite de versiones. El sistema guardará las últimas versiones de los documentos del tipo de documento, de forma que a partir de que se alcance este límite se borrarán automáticamente las versiones más antiguas al grabar las versiones nuevas. De esta forma podemos ahorrar espacio en el disco duro. Si indicamos un 4 significa que el sistema guardará las 4 últimas versiones del documento, las más antiguas se irán perdiendo.
Propiedades adicionales del documento: Podremos asignar las propiedades adicionales creadas en la opción “Propiedades de un documento” indicando para cada propiedad el valor que se asignará por defecto al crear los documentos del tipo.
Botón Refrescar: Al pulsar este botón se regeneran los permisos de todos los usuarios para todos los documentos del tipo de documento según la configuración actual de los permisos de los usuarios eliminando los accesos individuales.
Manual
del
módulo
Gestión Documental de Eurowin
4.
Documentos
4.1.
Gestión documental
La pantalla de gestión documental es el núcleo del módulo. Es donde se presentan los documentos y desde donde se pueden ver y modificar las propiedades de los documentos, modificarlos, consultarlos,
organizarlos en carpetas.
¿Cómo se puede ver la lista de documentos que tenemos en la gestión documental?
PASO 1
En primer lugar, para ver los documentos se puede aplicar un filtro. Hay que marcar las características comunes que deben tener los documentos que se desea que aparezcan en la pantalla. Si no indicamos ningún filtro (dejando los campos de la pestaña Filtros según se presentan al mostrar la pantalla) aparecen todos los documentos del elemento o carpeta seleccionados.
Después de seleccionar los filtros hay que pulsar el botón Refrescar.
Conceptos del filtro
Cuenta: Cuenta contable (cliente o proveedor) de la que se van a mostrar los documentos asociados. Artículo: Código del artículo.
Ilustración 18. Gestión de documentos
Manual
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Gestión Documental de Eurowin
: Este botón permite realizar la búsqueda de una cuenta, un artículo o un futuro cliente, dependiendo del campo seleccionado en el momento de pulsarlo. La misma función la podemos realizar con la tecla F4. Título de documento: Título de documento que buscamos. Puede haber más de un documento con el mismo título. No se realiza la búsqueda intermedia, el título debe ser exacto.
Grupos: Posibilidad de seleccionar un grupo de clasificación de la lista desplegable o todos. Tipos Doc.: Posibilidad de seleccionar un tipo de documento de la lista desplegable o todos. Clasificación: Posibilidad de seleccionar una clasificación de la lista desplegable o todas.
Fecha: Intervalo de fechas de los documentos. Podemos indicar si queremos filtrar por fecha de creación, fecha de última lectura o fecha de última modificación.
Filtro por palabras clave: Al marcar esta opción se presenta la pantalla para introducir las palabras clave que se utilizarán para filtrar los documentos a mostrar.
Filtro por propiedades adicionales: Al marcar esta opción el programa presenta una pantalla con las propiedades creadas por tipo de documento o todas, en la que podemos seleccionar las propiedades y el intervalo de valores para cada una de ellas que se incluirá en el filtro de los documentos. En la opción filtro por propiedades adicionales más adelante en este manual se explica este tema con más detalle.
PASO 2a
A continuación con el botón Refrescar podemos ver:
En la pestaña Cuentas la lista de artículos, cuentas y futuros clientes
En la pestaña Docs Eurowin la lista de documentos de Eurowin
que tienen asociado algún documento que cumple con las condiciones del filtro indicado en el PASO 1. Al seleccionar un elemento se mostrará la lista de los documentos asociados con dicho elemento y que cumplen con las demás condiciones del filtro.
PASO 2b
O podemos seleccionar una carpeta de Mis documentos en la pestaña Mis docs. o una carpeta de la estructura general de carpetas en la pestaña Carp. Documentos. Desde aquí, además de gestionar las
carpetas podemos seleccionar una carpeta. El programa mostrará los documentos contenidos en la carpeta seleccionada que cumplen con los filtros indicados en el PASO 1.
Ilustración 19. Árboles de Cuentas, Documentos de Eurowin, Mis documentos y Carpetas de documentos
Manual
del
módulo
Gestión Documental de Eurowin
4.1.1.
Cuentas
En la pestaña Cuentas aparecen en forma de árbol desplegable los artículos, clientes, proveedores y futuros clientes que tienen documentos de la gestión documental asociados.
4.1.2.
Docs Eurowin
En la pestaña Docs. Eurowin aparecen en forma de árbol desplegable los documentos de Eurowin que tienen algún documento de la gestión documental enlazado.
4.1.3.
Mis docs.
Desde la pestaña Mis docs. se encuentran los documentos del usuario actual según tres apartados: Mis documentos: Documentos que el usuario ha guardado en su propia estructura de carpetas. Documentos abiertos: Documentos que el usuario tiene bloqueados porque los está modificando. Clasificados: Presenta los documentos del usuario por clasificación.
En las propiedades del documento se encuentra el campo Ruta mis docs. A partir de este campo el usuario puede crear su propia estructura privada de carpetas y asignar en ella los documentos dados de alta en el sistema.
Por ejemplo: Tenemos el documento “Manual F-210” asignado al artículo “F-210”. Con el usuario supervisor, entramos en Mis Docs y creamos la carpeta “Nuevos docs”.
En el campo “Ruta mis docs.” de las propiedades del documento “Manual F-210” asignamos la carpeta “Nuevos docs”.
Los demás usuarios podrán ver únicamente el documento “Manual F-210” asociado al artículo “F-210”. En cambio, el usuario supervisor lo podrá ver en el artículo y en la carpeta “Mis docs – Nuevos docs”. La carpeta “Nuevos docs” es una carpeta privada del supervisor.
Cada usuario puede crear su propia estructura de carpetas para organizar los documentos a su manera. En este proceso los documentos no se duplican. Es decir, si el usuario supervisor modifica el documento “Manual F-210” desde su carpeta “Nuevos docs”, estará modificando el documento del artículo “F-210”.
4.1.4.
Carp. Documentos
Muestra las carpetas que contienen los documentos de la gestión documental.
En las propiedades del tipo de documento de los documentos se indica la carpeta en la que se guardan todos los documentos del tipo. En el capítulo menú contextual de carpetas se explica cómo crear las carpetas de la gestión documental. Esta estructura de carpetas es común para todos los usuarios.
Manual
del
módulo
Gestión Documental de Eurowin
4.1.5.
Gestión de documentos
En la gestión de documentos aparecen los documentos del elemento seleccionado que cumplen los filtros indicados, con la siguiente información:
En la primera columna aparece:
Una figura de color rojo cuando el documento está siendo modificado por otro usuario.
Una figura de color verde cuando el documento lo está modificando el usuario actual.
En blanco cuando el documento está libre.
En la segunda columna aparece el icono según la extensión del fichero original del documento. Ver la lista de programas e iconos reconocidos por la gestión documental de Eurowin.
Título del documento: Título o nombre dado al documento al añadirlo a la gestión documental. Esc.: Aparece el icono cuando el documento tiene clave de escritura.
Lect.: Aparece el icono cuando el documento tiene clave de lectura.
Fichero: Nombre del fichero original a partir del cual se ha creado el documento de la gestión documental. Vers.: Número de la última versión del documento.
Usuario: Usuario que está modificando el documento en este momento. Creación: Fecha de creación del documento en la gestión documental.
EW: Indica si el documento está relacionado con un documento o cuenta de Eurowin, permitiendo la navegación al mismo.
Al pulsar con el botón derecho del ratón aparece el menú contextual de documentos con las acciones que el usuario puede realizar sobre el documento seleccionado o para crear un nuevo documento.
Estas opciones están explicadas en el apartado Menú contextual Nuevo documento.
Al crearlo, el documento hereda las propiedades del tipo de documento que le hemos asignado.
Ilustración 20. Acciones del menú contextual de la gestión de documentos
Manual
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Gestión Documental de Eurowin
En la parte inferior de la pantalla se muestran las propiedades, versiones y permisos del documento seleccionado divididas en cuatro pestañas:
- Propiedades del documento - Propiedades adicionales - Versiones del documento - Permisos del documento
4.1.6.
Propiedades del documento
- Título del documento: Nombre del documento en la gestión documental. - Nombre del fichero: Nombre del fichero que dio origen al documento. - Versiones: Número de versiones existentes del documento.
- Fecha de la última lectura. - Fecha de la última modificación. - Observaciones.
4.1.7.
Propiedades adicionales
Muestra el nombre y el valor de las propiedades adicionales del documento actual asignadas por tipo de documento.
4.1.8.
Versiones del documento
Para cada versión del documento muestra la siguiente información: - Ver.: Número de versión
- Ult. Usuario Lec.: Último usuario de lectura
Ilustración 21. Propiedades del documento
Ilustración 22. Propiedades adicionales del documento
Manual
del
módulo
Gestión Documental de Eurowin
- Ult. Usuario Modificación: Último usuario de modificación - Fecha modificación
- Observaciones: Presenta las observaciones que el usuario ha introducido para la versión del documento.
4.1.9.
Permisos del documento
Presenta los permisos que tienen los usuarios sobre el documento seleccionado. Se pueden cambiar los permisos de un usuario marcando el usuario en el campo de la derecha y pulsando el botón
correspondiente a los permisos que le vamos a otorgar. Ver asignación de permisos.
Permisos: Pestaña en la que aparecen los usuarios que tienen algún permiso sobre el documento: Modificación, Lectura, Borrado.
Acceso denegado: Pestaña en la que aparecen los usuarios con acceso denegado al documento, los que no tienen ningún permiso sobre el mismo.
Ilustración 23. Versiones del documento
Manual
del
módulo
Gestión Documental de Eurowin
5.
Opciones generales del módulo de Gestión
Documental
Después de comentar las distintas pantallas que aparecen en la gestión documental se describen las funciones y procedimientos que se pueden ejecutar desde el programa.
5.1.
Creación de documentos
¿Cómo podemos crear documentos en la gestión documental?
Con la opción “Gestión documental” del menú Documentos se abre la pantalla Gestión de documentos. Al pulsar el botón derecho del ratón sobre la pantalla blanca aparece el menú contextual con la opción “Añadir nuevo documento”. El sistema pide un fichero y una vez seleccionado presenta la pantalla de propiedades para el nuevo documento.
En el momento de crear o añadir un documento a la gestión documental el sistema intenta asignar el tipo de documento según la extensión del fichero original y de los permisos de creación que tenga el usuario sobre los tipos de documento. Además presenta las propiedades adicionales (si existen) para que el usuario introduzca los valores de las mismas correspondientes al nuevo documento.
También podemos crear documentos siguiendo el mismo procedimiento, desde cualquier opción del programa en la que aparezca la pantalla de documentos, pulsando encima de la pantalla blanca con el botón derecho del ratón, por ejemplo al consultar los documentos asociados desde el mantenimiento de clientes. Ilustración 24. Al consultar un documento se pueden añadir nuevos documentos pulsando el botón derecho del ratón en la pantalla de documentos
Manual
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Gestión Documental de Eurowin
Podemos crear documentos con las opciones Añadir nuevo documento, Añadir nuevo documento mediante escáner del menú contextual de documentos.
Desde la barra de enlace en las distintas pantallas de Eurowin para los cuales el usuario tiene definido acceso total en el mantenimiento de tipos de enlace.
Otra forma de dar de alta documentos es arrastrar un documento con el botón izquierdo del ratón desde una carpeta de Windows a la pantalla de gestión de documentos. Al soltar el botón del ratón encima de la pantalla de gestión de documentos aparece la pantalla para asignar las propiedades.
También podemos arrastrar una carpeta completa de Windows. En este caso en la Gestión documental primero se creará una carpeta nueva con el mismo nombre (se puede cambiar en la pantalla de propiedades) y después se añaden dentro de la nueva carpeta todos los documentos que contiene la carpeta de Windows.
Al soltar la carpeta dentro de la gestión de documentos aparece la pantalla de propiedades del documento. El artículo, cuenta o futuro cliente que asignemos se aplicará para todos los documentos que se añaden en la carpeta en ese momento. A cada documento se le asigna el mismo nombre del fichero original pero sin extensión y se le asigna el tipo de documento según la extensión del fichero. En el caso de que el usuario no tenga permisos para crear el tipo de documento de la extensión del fichero, se asigna el primer tipo de documento para el cual el usuario tiene permiso de creación. Como se ha comentado anteriormente, si el usuario no tiene el permiso de creación sobre ningún tipo de documento, aparecerá la pantalla de propiedades pero no podrá añadir ningún documento y tampoco se creará la carpeta.
La nueva carpeta la podemos ver desde la pantalla principal de la gestión documental, en la pestaña “Carp. Documentos” – Documentos.
5.2.
Menú contextual de documentos
El menú contextual de documentos aparece en la pantalla de la Gestión documental y en la pantalla
Documentos asociados, al pulsar el botón derecho del ratón en la zona de documentos. Tiene las siguientes opciones:
Propiedades del documento Ver documento Eurowin Añadir nuevo documento
Añadir nuevo documento mediante escáner Abrir documento de sólo lectura
Modificar documento
Guardar cambios del documento modificado Cancelar modificación del documento Eliminar documento
Mover documento
Guardar copia local del documento Imprimir documento office
Manual
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módulo
Gestión Documental de Eurowin
Enviar documento por e-mail
Enlazar documento con otro documento
Enlazar documento con un documento de Eurowin Ver versiones del documento
5.2.1.
Propiedades del documento
Desde la opción Propiedades del documento podemos consultar y cambiar las propiedades del documento seleccionado.
Permisos: El usuario debe tener acceso de lectura para ver las propiedades y de modificación para poderlas cambiar.
Campos
El primer campo que aparece es el código interno del documento. No se puede modificar. Tipo de documento: Nombre del tipo de documento. Permite cambiar el tipo de documento seleccionándolo de la lista desplegable.
Cuenta, Artículo, Fut. Cli.: Código de la cuenta de Eurowin (cliente o proveedor), artículo o futuro cliente asignado al artículo. Un documento se debe asignar siempre a una cuenta, artículo o futuro cliente obligatoriamente.
Ruta en Mis Docs: Carpeta privada del usuario en la que se ubicará el documento.
Ruta documento local: Ruta en la que se descarga el documento cuando el usuario lo modifica. Clave acceso escritura.
Manual
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Gestión Documental de Eurowin
Clave acceso lectura.
Páginas
Propiedades:
Título del documento: Nombre del documento en la gestión documental. Nivel encriptación: Encriptado o Sin encriptar.
Doc. comprimido: Marcar para comprimir el documento. Esta opción se marca automáticamente al crear un documento cuando el fichero original tiene un tamaño menor que el indicado en la opción de configuración del módulo “Tamaño máximo (mb) de compresión automática de documentos”. Se puede marcar y desmarcar según las necesidades. En el momento de aceptar el formulario de propiedades, el documento se comprimirá o descomprimirá según el estado de la opción: Si la opción “Doc. comprimido” está marcada se comprimirá el documento si no estaba comprimido; si no está marcada se descomprimirá si estaba comprimido.
Creado por: Usuario y fecha de creación del documento en la gestión documental. Adicionales: Valor de las propiedades adicionales según el tipo de documento para el documento. Observaciones: Comentarios sobre el documento.
Palabras clave: Palabras clave asignadas al documento que servirán para facilitar la búsqueda de documentos.
Clasificaciones: Clasificaciones del documento.
Botones
Enl. Eurowin: Al pulsar este botón aparece la pantalla “Enlace a un documento de Eurowin” mediante la cual se puede enlazar manualmente el documento de la gestión documental con un documento, cuenta o artículo de Eurowin. Habitualmente para enlazar un documento con un documento de Eurowin lo haremos desde la barra de herramientas visible en la pantalla del documento de Eurowin.
El funcionamiento de la pantalla Enlace a un documento de Eurowin se explica en el capítulo del mismo nombre más adelante en este manual.
Enlace docs: Muestra los documentos con los que está enlazado el documento actual y los documentos que enlazan con el documento actual.
Manual
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Gestión Documental de Eurowin
Versiones: Muestra las versiones del documento. Permite borrar versiones: Al pulsar el botón Eliminar versiones se borrarán las versiones que tienen el campo Sel marcado. Para ello el usuario debe tener permiso de modificación sobre el documento.
Seguridad: Muestra los permisos de los usuarios sobre el documento actual. Permite cambiarlos. Ver
asignación de permisos.
Ilustración 26. Al pulsar el botón Enlace docs de las propiedades del documento muestra los documentos enlazados y los documentos que lo enlazan
Ilustración 27. Versiones del documento
Ilustración 28. Asignación de permisos sobre un documento
Manual
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Gestión Documental de Eurowin
5.2.2.
Ver documento Eurowin
Permite navegar al documento de Eurowin relacionado con el documento actual.
Si el documento de la gestión documental está enlazado a un único documento de Eurowin, aparece el nombre del documento de Eurowin entre paréntesis.
Permisos: Para navegar al documento de Eurowin asociado al documento, el usuario debe tener permiso de lectura sobre el documento actual.
5.2.3.
Añadir nuevo documento
Al añadir un documento a la gestión documental, en función de la extensión del fichero el programa propone el tipo de documento. Después de asignar el tipo se presentan las propiedades del tipo de documento. Si el tipo de documento no tiene asignada ninguna propiedad adicional no se presentará la pantalla de
propiedades adicionales. A continuación se solicitan las palabras clave del documento.
Permisos: Para crear un nuevo documento el usuario debe tener permiso de creación sobre un tipo de documentos como mínimo.
Con la opción Añadir un documento el programa permite seleccionar un fichero de Windows. Después de seleccionar el fichero aparece la pantalla para introducir las propiedades del documento. Son las siguientes:
Tipo de documento. Por defecto se selecciona el tipo de documento según la extensión, si el usuario tiene permiso de creación para este tipo de documento. Si el usuario no tiene permiso de creación para el tipo de documento correspondiente a la extensión del fichero, el tipo de documento no aparecerá en la lista desplegable de la pantalla y por lo tanto no se podrá seleccionar.
Datos del documento: Cuenta, artículo y / o futuro cliente. Un documento siempre debe estar relacionado con una cuenta (cliente, proveedor), un futuro cliente o un artículo. Por este motivo, la introducción de este dato es obligatorio.
Ruta en Mis Docs.: Podemos situar el documento en una carpeta de la gestión documental (no es una carpeta de la estructura de ficheros de Windows) con el botón “Seleccionar carpeta en mis documentos” o desasignarla con el botón “Desvincular el documento”.
Ruta documento local: Asignar una ruta de Windows donde se descarga el documento al modificarlo.
Clave acceso escritura: Clave para permitir modificar el documento.
Clave acceso lectura: Clave para permitir la lectura del documento.
Propiedades:
o Título del documento: Nombre del documento.
o Nivel de encriptación: Encriptado, Sin encriptar.
o Doc. comprimido: Marcar para comprimir el documento.
Manual
del
módulo
Gestión Documental de Eurowin
o Fecha: Fecha de creación del documento.
Adicionales: Valor de las propiedades adicionales para el nuevo documento.
Observaciones.
Palabras clave: Palabras que se utilizarán para buscar el documento.
Clasificaciones: Los documentos pueden tener múltiples clasificaciones.
Con el botón Seleccionar carpeta en Mis Documentos se presenta la pantalla de selección de carpetas. En el capítulo menú contextual de carpetas está explicado el funcionamiento de esta pantalla.
5.2.4.
Añadir nuevo documento mediante escáner
Hay otra opción para añadir documentos a la gestión documental: mediante escáner. El programa permite escanear un documento y guardarlo directamente en la gestión documental.
Si el escaneo se realiza desde un documento de Eurowin, el documento escaneado queda asociado automáticamente al documento de Eurowin.
Permisos: Para añadir un nuevo documento mediante escáner el usuario debe tener permiso de creación sobre los tipos de documentos, al menos uno, que puede asignar al nuevo documento.
Escanear Doc.: Inicia el escaneo del documento.
Borrar: Borra la imagen del último documento escaneado.
Origen: Permite seleccionar el escáner instalado desde el que se capturará el documento.
Añadir documento: Añade el documento escaneado a la gestión documental de Eurowin.
Salir: Cierra la pantalla para añadir un nuevo documento mediante escáner.
Para habilitar las funciones del escáner, en la carpeta del módulo del servidor de Eurowin se encuentra la subcarpeta Scanner la cual contiene el programa Setup.exe. Ver instalación del escáner en el anexo de este
Ilustración 29. Añadir un nuevo documento mediante escáner
Manual
del
módulo
Gestión Documental de Eurowin
Si no está instalada la aplicación de captura del escáner, al pulsar el botón Escanear Doc. aparece el siguiente mensaje de aviso:
“No se ha podido capturar desde el escáner
Por favor ejecute el programa SETUP.EXE que encontrará en la carpeta:
\\ew800serv\MODULOS\EWGESTDOC\SCANNER\ OLECONTROL1 es un miembro desconocido”
5.2.5.
Abrir documento de sólo lectura
Permite consultar un documento esté o no bloqueado por otro usuario. El usuario actual no podrá modificar el documento; por tanto no bloquea el documento consultado, de forma que otros usuarios lo podrán consultar o modificar en el mismo momento.
Un usuario podrá descargar un documento para consultarlo pulsando un doble click con el botón izquierdo del ratón sobre el documento. Esta acción no realiza ningún apunte en el historial.
Permisos: Para abrir un documento de sólo lectura el usuario debe tener permiso de lectura sobre el documento.
Si el documento tiene clave de lectura, ésta se solicitará previamente al usuario.
5.2.6.
Modificar documento
Cuando el usuario selecciona el documento que va a modificar, éste se descarga en el ordenador del usuario y automáticamente queda marcado el usuario como propietario del documento en el ordenador desde el que se realiza la modificación. Los demás usuarios no lo pueden modificar , aunque sí lo pueden consultar.
El mismo usuario desde otro ordenador tampoco puede modificar el documento. Un documento no puede ser modificado por dos usuarios al mismo tiempo.
Manual
del
módulo
Gestión Documental de Eurowin
Permisos: Para modificar un documento el usuario debe tener permiso de modificación sobre el documento. Si el documento tiene clave de escritura, ésta se solicitará previamente al usuario.
5.2.7.
Guardar cambios del documento modificado
Cuando un usuario termina de modificar un documento puede guardar los cambios con esta opción. Al guardar los cambios del documento modificado se crea una nueva versión del documento especificando el usuario la fecha y la hora de la modificación lo cual permite saber en todo momento el contenido de las versiones anteriores y mantener el historial de modificaciones del documento. Al mismo tiempo el documento queda liberado de forma que a partir de este momento otros usuarios podrán modificarlo cuando sea necesario.
Permisos: Para guardar las modificaciones de un documento el usuario debe tener permiso de modificación sobre el documento y debe tener el documento bloqueado después de ejecutar la opción “Modificar documento”.
5.2.8.
Cancelar modificación del documento
El usuario que ha empezado la modificación de un documento lo tiene bloqueado y puede liberarlo sin necesidad de guardar los cambios. Con la opción “Cancelar modificación del documento” se descartan las modificaciones realizadas por el usuario y el documento queda libre a disposición de los demás usuarios. Permisos: Para cancelar la modificación del documento el usuario debe tener permiso de modificación sobre el documento y debe tener el documento bloqueado después de ejecutar la opción “Modificar documento”.
5.2.9.
Eliminar documento
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Gestión Documental de Eurowin
Si el usuario tiene los permisos necesarios podrá borrar un documento. Al borrar un documento el programa borrará todas las versiones del documento físicamente y los registros de la base de datos. El programa pide la confirmación de borrado al usuario.
El hecho de eliminar un documento borra el documento y el fichero físico de la gestión documental de Eurowin. No se borra el fichero original de Windows a partir del que se añadió el documento en la gestión. Permisos: Para poder eliminar un documento el usuario debe tener permiso de borrado sobre el
documento.
5.2.10.
Mover documento
Permite mover el documento de una carpeta a otra. Al seleccionar esta opción se presenta la pantalla de selección de carpetas dentro de la gestión documental. El usuario debe seleccionar la carpeta de destino en la que desea colocar el documento actual. Ver menú contextual de carpetas.
Permisos: El usuario debe tener permiso de modificación sobre el documento.
5.2.11.
Guardar copia local del documento
El usuario puede hacer una copia local del documento. El sistema solicita en primer lugar la clave de lectura del documento (si tiene) y después la ruta de Windows. Después guarda el documento en la carpeta especificada por el usuario.
Permisos: Para poder guardar una copia local de un documento, el usuario debe tener permiso de modificación sobre el documento.
5.2.12.
Imprimir documento office
Desde la gestión documental de Eurowin se pueden imprimir directamente sólo los documentos creados a partir de un fichero en formato Word o Excel.
El sistema solicita la clave de lectura del documento, si existe, antes de proceder a su impresión.
Permisos: Para poder imprimir un documento office el usuario debe tener permiso de lectura y modificación sobre el documento.
