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1 Introducción 2 Partiendo del estado "Inconcientemente Incompetente" o 2.1 Características de las malas presentaciones: Los 5 pecados capitales 3 El enfoque Weissman para evitar estos pecados o 3.1 Convencer a alguien de algo 3.1.1 El punto B 3.1.2 WIIFY: What's In It For You 3.1.3 Estructura de las ppts o 3.2 Concientemente Incompetente o 3.3 Framework From o 3.4 Brainstorming o 3.5 Columnas Romanas o 3.6 Estructura del flujo o 3.7 Apertura de la presentación o 3.8 Importante: Las cuatro preguntas claves o 3.9 Estados por los cuales pasamos o vamos a pasar o 3.10 Resumen Método 4 Diseño de la PPT 5 Otros Tips 6 Referencias
Introducción
En este artículo se presentan consejos y estrategias para preparar una presentación. Si bien existen varios autores que escriben sobre el tema, el artículo se basará más en la metodología de Weissman. Con el Fede conocimos el enfoque de Weissman en el año 2007 en una charla que da Jodal antes de cada evento GX a todos los expositores. Weisman escribió el libro "Presenting to Win: The Art of Telling Your Story" en el cual se basa Nicolas Jodal para dar sus presentaciones y para enseñar a dar presentaciones.
Una de las cosas que nos pareció muy importante es que no es necesario haber nacido con la habilidad para hacer buenas presentaciones, sino que siguiendo el enfoque de Weissman se puede conseguir resultados sorprendentes. Nosotros desde esa charla hemos intentado aplicar todos los conceptos aprendidos y nos han sido sumamente útiles en varias ocasiones.
El lado malo es que se van a volver mucho mas críticos de las presentaciones de otros! Me acuerdo hace solo dos semanas con el Fede estabamos en una presentación en la camara de comercio y a cada rato nos mirabamos y decíamos "Ese es el punto B", "mira está dando el proof of concept". Esta muy bueno darse cuenta que muchas gente aplica estos conceptos, ya sea conciente o inconcientemente.
Partiendo del estado "Inconcientemente Incompetente"
La mayoría de las veces nos pasa que no sabemos como hacer buenas presentaciones y además no sabemos que no lo sabemos! Así que lo primero que vamos a tratar de hacer es tratar de ser concientes de nuestra incompetencia. Comencemos entonces con ver las características de las malas presentaciones.
Características de las malas presentaciones: Los 5 pecados
capitales
No hay puntos claros. Muchas veces la audiencia se va de la presentación pensando, de que se trataba todo esto? cual era el punto?
No hay beneficio para la audiencia. Las presentaciones fallan al mostrar a la audiencia los beneficios que tiene la información presentada. Cuantas veces estás sentado mirando una presentación y te preguntas: ¿y esto para que me sirve?
No hay un flujo claro. La secuencia de ideas es muy confusa entonces la audiencia no puede seguir la presentación. Cuantas veces estás mirando una presentación y decís esperen un minuto, como fue que llegamos a este punto?
Muy detallada. Aveces se presentan muchas cosas, incluyendo detalles técnicos o irrelevantes tornado al punto principal más oscuro. Cuantas veces estás en una presentación y te preguntas Y eso que significa?
El enfoque Weissman para evitar estos pecados
Una presentación es para convencer a alguien de algo. Eso lo tenemos que tener muy claro antes de empezar la presentación.
La mejores presentaciones son la que cuentan una historia, y cuanto mas personal mejor.
Las PPTs pueden significar una trampa, ya que muchas veces las aprovechamos como ayuda memoria para no tener que practicar la presentación, simplemente nos paramos frente a la audiencia y pasamos cada PPT, la leemos y luego la comentamos. Bueno, eso es lo que tenemos que evitar, tenemos que usar la PPT como un apoyo a nuestra presentación, pero el foco no puede estar en ella, tiene que estar en el presentador. Por ejemplo, hace poco estuvo Scott Barber dando unas charlas en el marco de los seminarios de Testing en la Práctica, les hago una pregunta, ¿acaso alguien en la audiencia dejo de mirar a Scott por mirar las ppts? El foco estuvo todo el tiempo en Scott y no en la presentación.
Veamos con mas detalle el primer punto ...
Convencer a alguien de algo
El punto B
presentación, el cual es el punto B. La clave para realizar este movimiento del punto A al punto B es la persuación.
El único camino seguro para crear una presentación exitosa es empezar con el objetivo en mente.
Un detalle importante es que en las buenas presentaciones el Point B debe ser dicho por el orador, pero no debe estar expresamente escrito en las PTTs.
Esto es el ALGO, veamos algo mas sobre el ALGUIEN …
WIIFY: What's In It For You
El WIIFY nos dice claramente que debe de hacer nuestra presentación por la audiencia.
Empatía con la Audiencia: hay que aprender a mirarse uno mismo, a nuestra empresa, a nuestra historia a través de los ojos de nuestra audiencia.
Beneficios vs. Features: nosotros como técnicos tendemos a mostrar las features, pero no los beneficios de los mismos, normalmente eso es porque para nosotros los beneficios son obvios, pero eso no es siempre cierto para la audiencia.
Lo que dice Weissman es que hay que llevar el foco de las features a los beneficios.
Estructura de las ppts
Una presentación comienza con un titulo, luego lo que se llama al Unique Selling Proposition - USP (vamos a ver con mas detalle de esto, pero la idea es decir que estamos vendiendo), luego un Proof Of Concept que muestre evidencia del USP y luego el PointB, pero con la particularidad que el PointB nunca esta escrito, es dicho por el presentador.
Luego viene la presentación en si y sobre el final debe haber un resumen y se debe terminar con el PointB.
Concientemente Incompetente
Llegado a este punto, podemos decir que estamos en el nivel de Concientemente Incompetentes, cual es el siguiente paso?
Concientemente Competente. Que en este caso quiere decir ser capaces de poder hacer buenas presentaciones y en este contexto ser capaces de poder hacer buenas PPTs.
El método esta basado en un brainstorming, pero para evitar estar siempre divagando, primero hay que poner limites al brainstorming, eso es el primer paso del método, el llamado
Framework Form…
Framework From
Punto B
Audiencia
Identidad: ¿quienes van a conformar la audiencia?¿que roles tienen?
Nivel de conocimiento
WIIFY: ¿que quiere la audiencia?¿que le llamó la atención del título de la
presentación? ¿como vamos a hacer para mostrarles claramente estos beneficios?
Factores Externos: hay que hacer una lista de factores positivos o negativos que uno no controla. Por ejemplo como está la situación económica o los competidores.
Configuraciones: Por ejemplo donde se va a hacer la presentación o con quien tiene que hacer, tiempo, etc.
Brainstorming
Una vez definido el framework form se hace un brainstorming poniendo todas las cosas de las que se quiere hablar. No tienen porque estar en orden y por prioridad, hay que poner todo lo que se pueda. Es bueno usar por ejemplo el Word, ya que permite cambiar y anidar fácilmente conceptos.
Columnas Romanas
Se refiere a los grandes temas a tratar dentro de la presentación.
La referencia a las columnas romanas viene porque cuenta la historia que un gran orador romano (Ciceron) podia hacer grandes discursos muy extensos sin usar ninguna referencia escrita. Una vez le preguntaron como lo hacia y dijo que el asociaba a cada una de las columnas del foro un tema y luego simplemente cuando iba dando el discurso se movía de columna en columna, una vez parado en ella se acordaba del tema y lo desarrollaba.
Estructura del flujo
Modular. Es una secuencia de partes, unidad o componentes en los cuales el orden de la unidades es intercambiables.
Cronológica. Organizar las ideas a lo largo de una línea del tiempo, reflejando los eventos en el orden en que ocurrieron o van a ocurrir.
Física. Organizar categorías de ideas en sus ubicaciones fisicas o geográficas.
Problemas/Soluciones: organizar la presentación alrededor de un problema y la solución ofrecida por nuestra empresa.
Incidentes/Actions: Organizar la presentación alrededor de una o más incidentes y acciones que se proponen para atacar dichos incidentes.
Oportunidad/Ganancia: organizar la presentación alrededor de oportunidades de negocios y de ganancias que la empresa puede obtener de ellas.
Form/Function: organizar la presentación alrededor de un único concepto de negocio, metódo o tecnología con múltiples aplicaciones o funciones que emanan del corazón central.
Features/Beneficios: organizar la presentación alrededor de una serie de features de productos o servicio y concretamente de los beneficios que provee cada feature.
Caso de estudio. Consiste contar una historia de como nuestra empresa solucionó un problema particular o como solucionó las necesidades de un cliente particular, y mientras se cuenta la historia se pueden cubrir todos los aspectos thel negocio y del ambiente.
Argumentos/Fallas. Tirar argumentos en contra de nuestro propio caso y refutar estos argumentos.
Comparar/Contrastar. Organizar la presentación alrededor de una serie de comparaciones que ilustren las diferencia entre nuestra empresa y la otras.
Matriz: usar diagramas de dos a más dimensiones para organizar un conjunto complejo de conceptos uno sencillo de asimilizar, sencillo de seguir y sencillo de recordar.
Pistas paralelas. Ir bajando en una serie de ideas relacionadas con un subconjunto identico de ideas en cada una.
Preguntas retóricas. Preguntar, luego responder, preguntas que están desde el principio en la mente de la audiencia.
Numerico. Enumerar una serie de ideas, argumentos o realidad que están levemente relacionadas.
En alguna que otra presentación hemos usado esta estructura de flujo espacial para guiar a la audiencia en los distintos temas.
Apertura de la presentación
Cuando se comienza la presentación es importante captar la atención de la audiencia, en los primeros 90 segundos tenemos que lograr esto. Para ello se debe comenzar con lo que Weissman llama el opening gambit.
Weissman propone los siguientes puntos para la apertura:
Openning Gambit
USP (Unique Selling Proposition)
Proof of Concept
Point B
Los tipos mas comunes de Opening Gambit son:
Pregunta. Una pregunta directa a la audiencia
Un hecho concreto. Mostrar estadistica determinante o un hecho poco conocido
Retrospectiva/Prospectiva. Una mirada hacia el pasado o a el futuro.
Anecdota. Una historia humana corta.
Cita. Una cita sobre nuestra empresa o negocio de una fuente respetada. Por ejemplo, decir "Scott Barber dice ...."
Aforismo. Algún dicho conocido.
Analogía. Una compración entre dos temas aparentemente no relacionados para mostrar un tema complejo u oscuro. Por ejemplo Gustavo ha usado en algunas presentaciones un puente lleno de camiones y relacionaba el testing de performance con la prueba de carga sobre el puente.
Luego la USP es un breve resumen de nuestro negocio, la premisa básica que describe que es lo que nuestra empresa hace o ofrece. Por ejemplo para el CES podría ser: "Brindamos servicios especializados en testing de software para evaluar la calidad de los productos"
Proof of Concept. Esto es un punto simple que valida nuestro USP. Es para lograr credibilidad instantanea en nuestro negocio y en lo que vamos a decir. Un ejemplo que podríamos
mencionar para el CES es: "Hemos trabajado con más de 200 empresas y 400 productos en distintos dominos de negocio"
Estados por los cuales pasamos o vamos a pasar
Todos nosotros empezamos siendo inconcientementes incompetentes hasta que vemos estás técnicas y la cantidad de elementos que hay que tener en cuenta para armar una buena presentación. En ese momento es cuando nos damos cuenta que esabamos cometiendo unos cuantos errores y pasamos entonces al estado concientemente incompetentes. Si prácticamos y seguimos varios de estas guías nos vamos a transformar en concientemnte competentes.
Por otro lado los maestros de una disciplina hacen las cosas de forma inconciente, no
bien a la pelotita le dirá que lo que hace es mirarla bien, lo que quiere decir que todo los demás no necesita pensar para hacerlo bien!
Cual es la diferencia entre un plano y el otro en este caso? Bueno, que en este plano superior las cosas se notan menos, no es necesario ser tan estructurados, podemos quebrar algunas de las reglas, pero solo después de haber pasado por el plano anterior.
La mala noticia es que nadie los puede ayudar en este ultimo plano, solo se llega a el con mucha practica.
Resumen Método
Diseño de la PPT
Menos es más. La fuente no debe ser menor a 28. El foco es en el presentador. Las ppt NO son una ayuda memoria del presentador. Minimizar el barrido de los ojos. Los ojos leen de izquierda a derecha de arriba abajo.
Otros Tips
Links Externos: es bueno hacer referencias al público o a puntos externos a la
presetnación. Referencia directa, referencia común, hacer preguntas, referencia actual, localizar, inicio personalizado.
Verbalización: Finalmente una vez que tenemos terminadas las ppts lo que tenemos que hacer ahora es practicar la presentacion.
Una de las cosas que a mi me ha servido es el escribir las notas de la ppt como si estuviera hablando. Nosotros con el Fede siempre hacemos esto y nos ha dado buenos resultados.
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Referencias
El Arte de comunicarse efectivamente WIIFY
The Art of Telling Your Story
http://ealmeida.blogspot.com/2009/04/sobre-presentaciones.html
