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Acuerdo 87 - Propuesta Reglamento

Acuerdo 88 - Convocatoria

Formato Poder

Formato Inscripción Órganos de Administración o Control

Asociados Hábiles

Asociados Inhábiles

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1 PROPUESTA REGLAMENTO ASAMBLEA 2018 Código: ED-RGL-16 Fecha de actualización: 21-12-2017 ACUERDO No. 87 21 de diciembre de 2017

Por medio del cual la Junta Directiva del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGÍA - CAJITA aprueba la propuesta del Reglamento para la Asamblea General Ordinaria de

Asociados 2018

Con el siguiente contenido, la Junta Directiva en su sesión del 21 de diciembre, según consta en el Acta No. 308 aprueba la propuesta de Reglamento para la Asamblea General Ordinaria de Asociados a celebrarse el día 24 de febrero de 2018 de 8:00 am a 1:00 pm. En el Auditorio de la Cámara de Comercio de Bogotá Sede Avenida El Dorado No. 68 D-35 Piso 1.

“RESOLUCION No. 125 24 de febrero de 2018

La Asamblea General Ordinaria de asociados del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGIA - CAJITA, en uso de sus atribuciones legales y en especial las conferidas por el Artículo 47 del Estatuto vigente y

CONSIDERANDO:

 Que de acuerdo con el Artículo 47 numeral 9 del Estatuto es función de la Asamblea aprobar su propio Reglamento

 Que es necesario fijar normas que permitan que la reunión de Asamblea se desarrolle dentro de un marco de orden, democracia y legalidad,

ACUERDA:

Aprobar el Reglamento para la Asamblea General Ordinaria de Asociados del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGIA - CAJITA a ser realizada el día 24 de febrero de 2018, a partir de las de 8:00 am y hasta la 1:00 pm, en el Auditorio de la Cámara de Comercio de Bogotá Sede Avenida El Dorado No. 68 D-35 Piso 1, así:

ARTÍCULO 1.- QUORUM: El quórum de la asamblea para deliberar y adoptar decisiones válidas lo constituye la asistencia de por lo menos la mitad de los asociados hábiles. Si una hora después de la señalada en la convocatoria no se hubiere integrado el quórum, la Asamblea podrá deliberar y adoptar decisiones válidas con cualquier número de asociados, siempre y cuando éste no sea inferior al diez por ciento (10%) del total de asociados hábiles;

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ni al cincuenta por ciento (50%) requerido para constituir un Fondo de Empleados, en el caso de que ese porcentaje del diez por ciento (10%) fuere inferior a tal número.

Una vez constituido el quórum, éste no se entenderá desintegrado por el retiro de alguno o algunos de los asistentes, siempre que se mantenga el quórum mínimo a que se hace referencia anteriormente.

El Comité de Control Social, verificará aleatoriamente el quórum mediante llamado a lista y aquel asociado que no esté presente dentro de los cinco minutos siguientes al llamado, se hará acreedor a la multa por inasistencia.

Siempre que se realicen elecciones, deberá verificarse el quórum.

La reforma del Estatuto, la imposición de contribuciones obligatorias para los asociados y la fijación de aportes extraordinarios, requerirá el voto favorable mínimo del setenta por ciento (70%) de los asociados presentes y representados en la asamblea, siempre y cuando exista el quórum señalado en el presente artículo.

PARAGRAFO Serán asociados hábiles los inscritos en el registro social que, a la fecha de la convocatoria de la Asamblea General no tengan suspendidos sus derechos y/o servicios y se encuentren al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones dinerarios con LA CAJITA.

ARTÍCULO 2.- INSTALACIÓN: Verificado el quórum, la Asamblea será instalada por el Presidente de la Junta Directiva, o en su defecto por el Vicepresidente o cualquier otro miembro de ésta, quien someterá a consideración el Orden del día.

ARTICULO 3.- REPRESENTACIÓN POR PODER: De acuerdo con el Estatuto, por regla general, la participación de los asociados en las reuniones de Asamblea debe ser personal pero en los eventos de justificada dificultad para asistir a ella, los asociados podrán hacerse representar mediante poder otorgado por escrito a otro asociado hábil, en el que indique el nombre y la cédula del apoderado y la fecha de la reunión para la que se confiere, dirigido a la Gerencia del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGIA - CAJITA.

Máximo a las 12 del día veinte (20) de febrero de 2018, es decir 3 días hábiles antes de la realización de la Asamblea, el poder debidamente firmado tanto por el asociado poderdante como por su apoderado, deberá quedar presentado en las oficinas del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGIA - CAJITA, de forma personal, por sistema de mensajería o por correo electrónico.

El Comité de Control Social verificará los poderes y presentará al Presidente de la Asamblea la relación de los asociados poderdantes y sus apoderados. El asociado apoderado comparecerá a la Asamblea el día y hora señalados y registrará su asistencia

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en la mesa de control. Cumplido este requisito el apoderado quedará habilitado para participar, deliberar y ejercer el derecho al voto y el de su representado.

Cada asociado tendrá derecho a llevar la representación de un (1) poderdante. Los miembros de Junta Directiva, Comité de Control Social, el Representante Legal y los trabajadores del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGIA - CAJITA no podrán recibir poderes ni hacerse representar en las reuniones en las cuales deban asistir en cumplimiento de sus funciones.

ARTICULO 4.- MESA DIRECTIVA: La dirección y desarrollo de la reunión, estará a cargo del Presidente y Vicepresidente, elegidos del seno de la Asamblea. El Secretario de la Asamblea deberá ser el mismo de la Junta Directiva, quienes ejercerán sus funciones inmediatamente.

ARTÍCULO 5.- FUNCIONES DEL PRESIDENTE: Una vez verificado el quórum, la Asamblea será instalada por el Presidente de la Junta Directiva y después de leído el Orden del día se procederá a elegir al Presidente y Vicepresidente, fijando las siguientes funciones para el Presidente:

• Hacer cumplir el Orden del día.

• Velar porque se mantenga el orden durante la reunión.

• Conceder el uso de la palabra en el orden que sea solicitada. • Evitar que las discusiones se salgan del tema que se está tratando. • Someter a discusión y decisión de la Asamblea los temas que lo requieran • Firmar conjuntamente con el Secretario el acta de la reunión.

ARTÍCULO 6.- FUNCIONES DEL VICEPRESIDENTE: Este será quien reemplace al Presidente en sus ausencias transitorias o definitivas o cuando éste se lo solicite y tendrá las mismas funciones señaladas para el Presidente en el artículo anterior.

ARTÍCULO 7.- FUNCIONES DEL SECRETARIO:

• Dar lectura al Orden del día, al Reglamento y a los diversos documentos que solicite la Presidencia.

• Tomar atenta nota o grabar el desarrollo de la reunión de Asamblea.

• Elaborar el acta de la reunión, transcribiendo en forma sucinta y precisa los temas tratados.

• Firmar conjuntamente con el Presidente el acta de la reunión.

ARTÍCULO 8.- USO DE LA PALABRA: El uso de la palabra será concedido previamente por el Presidente de la Asamblea en orden de solicitud. Los asociados presentes en la reunión tendrán derecho al uso de la palabra por espacio máximo de dos (2) minutos cada

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vez; pudiendo intervenir hasta dos (2) veces en cada tema, debiendo ceñirse las intervenciones estrictamente al tema en discusión.

El uso de la palabra deberá hacerse de manera respetuosa, objetiva, calmada y estará encaminada siempre a aportar ideas y sugerencias para el crecimiento y fortalecimiento de las deliberaciones.

El Gerente, los empleados del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGIA - CAJITA., el Revisor Fiscal y los Miembros de Junta Directiva y del Comité de Control Social, en su carácter de tales, tendrán derecho a participar en las deliberaciones.

ARTÍCULO 9.- MOCIONES: Las mociones orales que se presentan, dará curso el Presidente de la Asamblea, en la siguiente sucesión: De orden, de procedimiento y de suficiente ilustración.

ARTÍCULO 10.- PROPOSICIONES, RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES: Las proposiciones deberán presentarse por escrito a la Mesa Directiva, preferiblemente en el formato establecido para tal fin, firmadas por al menos dos (2) asociados presentes y dentro del término establecido para su presentación.

Tratándose del mismo tema las proposiciones serán unificadas y aquellas cuyo contenido no corresponda definir a la Asamblea, por ser de competencia de otros organismos, serán admitidas por el Presidente de la Asamblea como Recomendaciones o Sugerencias que deberán ser analizadas y tramitadas por la Junta Directiva.

Las Recomendaciones y Conclusiones que presenten los asociados, dentro del término establecido, serán puestas en conocimiento de la Asamblea y posteriormente analizadas y tramitadas por la Junta Directiva.

ARTÍCULO 11.- VOTO Y DECISIONES: A cada asociado presente le corresponderá el voto personal y el voto de su representado. Las decisiones por regla general se adoptarán con el voto favorable de la mayoría absoluta de los asociados presentes.

Los miembros de la Junta Directiva, el Gerente y los funcionarios de LA CAJITA que tengan la calidad de asociados, no podrán votar en asuntos que afecten su responsabilidad. ARTÍCULO 12.- GENERALIDADES DEL PROCESO ELECTORAL:

- QUORUM: De acuerdo con el artículo 46 del Estatuto, siempre que se realicen elecciones deberá verificarse el quórum.

- COMISION DE ELECCION Y ESCRUTINIOS: Es el organismo encargado de dirigir y controlar el proceso de elecciones y escrutinios, velando porque se lleven a cabo dentro de un marco legal y garantizando reflejen la voluntad de los asociados electores. Esta

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comisión estará conformada por al menos 6 asociados, quienes serán elegidos de acuerdo con el orden de su postulación. En el evento que no se complete este número de postulantes, el Comité de Control Social procederá a designarlos aleatoriamente.

- REGISTRO DE ASOCIADOS: Para este efecto el asociado debe presentar su cédula de ciudadanía amarilla con hologramas.

- RECIBO DE TARJETONES: Cada asociado en el registro de asistencia a la Asamblea, recibirá los correspondientes tarjetones con los cuales podrá ejercer su derecho de elegir los dignatarios para la Junta Directiva, Comité de Control Social, Comité de Apelaciones y Revisor Fiscal de su preferencia.

- REPRESENTACIÓN POR PODER: Si el asociado cuenta con poder válido otorgado por otro asociado hábil, deberá registrarse en las mesas asignadas para este fin con el propósito de recibir sus tarjetones así como los correspondientes al asociado que representa.

- DILIGENCIAMIENTO DE LOS TARJETONES: El asociado deberá marcar en cada uno de los tarjetones el candidato de su preferencia colocando una X dentro de la casilla que a éste le corresponda o en su defecto marcar con una X la casilla “Voto en blanco”.

- HORARIO DE VOTACIÓN: Una vez debidamente notificada la Asamblea del debido quórum y según corresponda en el Orden del Día, se podrá dar inicio a la votación para la elección de los Órganos de Administración y Control.

Antes de iniciar el proceso electoral, la Comisión de Elecciones y Escrutinios verificará que las urnas se encuentren completamente vacías y procederá a cerrarlas y sellarlas. De inmediato pasará el equipo logístico de poyo acompañado por los miembros de esta Comisión con las urnas a recoger los respectivos tarjetones en el mismo sitio en el que se encuentran los asociados evitando con ello cualquier desplazamiento.

- APERTURA DE LAS URNAS Y CONTEO DE VOTOS: Una vez cerrada la votación, los miembros de la Comisión de Elecciones y Escrutinios procederán a ejercer la función de control y verificación al equipo logístico de apoyo contratado para tal fin, quienes contarán los tarjetones depositados en la urna a su cargo informando de inmediato este resultado al líder de la Comisión. Para facilitar el conteo de los votos deberán agruparlos por cada órgano de administración y control a elegir así como por candidato, luego de lo cual contabilizarán para cada uno el total de votos obtenidos. El equipo logístico de apoyo del proceso de elecciones y escrutinios contará con la plataforma informática para agilizar el proceso de elecciones.

- TARJETONES NO MARCADOS, NULOS Y EN BLANCO: El tarjetón no marcado es aquel en el cual a pesar de que el asociado lo recibe, no lo marca y lo deposita en la urna

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sin haber seleccionado alguna casilla. El tarjetón nulo es aquel en el cual aparece marcada más de una opción y el tarjetón en blanco es aquel en el cual aparece marcada la casilla “Voto en Blanco”.

Para efecto de escrutinios, ninguno de los anteriores votos podrá ser contabilizado para alguno de los candidatos.

Los tarjetones no utilizados son aquellos sobrantes al terminar el registro de asociados, los cuales la Gerencia deberá entregar a la Comisión de Elecciones y Escrutinios, para sus correspondientes estadísticas y anulación.

ARTICULO 13. DILIGENCIAMIENTO DE LAS PLANILLAS DE VOTACIÓN: Los miembros de la Comisión de Elecciones y Escrutinios deberán verificar las planillas previamente preparadas por el grupo de apoyo logístico de votación que le fueron entregadas, consignando para cada candidato el número de votos contabilizados, así como registrando en la casilla correspondiente, el número de votos NULOS, en BLANCO o NO MARCADOS que fueron depositados; debiendo proceder finalmente a firmar la respectiva planilla. La información de todas las Planillas de Votación deberá quedar consignada en el formulario Registro Final de Votación con la firma de los integrantes de la comisión.

ARTICULO 14. RESULTADO DE LA VOTACIÓN: El líder de la Comisión de Elecciones y Escrutinios informará a la Asamblea el total de tarjetones impresos, entregados y sobrantes, así como los resultados de las elecciones, señalando para cada candidato el número de votos obtenidos, así como el total de votos NULOS, en BLANCO y NO MARCADOS que fueron depositados y contabilizados.

Para los trámites posteriores, todos los tarjetones, las Planillas de Votación y el Registro Final de Votación, deberán quedar debidamente guardados y custodiados.

ARTICULO 15. CONFORMACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA, COMITÉ DE CONTROL SOCIAL Y COMITÉ DE APELACIONES PARA EL PERÍODO 2018- 2020: Tal como lo establece el Artículo 46 literal d) del Estatuto, la elección de los miembros de la Junta Directiva se hará mediante planilla única y los asociados lo harán por voto nominal. Los cinco (5) postulados con mayor votación serán elegidos principales y los cinco (5) siguientes en votación serán elegidos suplentes numéricos.

La elección de los integrantes del Comité de Control Social se hará mediante planilla única y los asociados lo harán por voto nominal. Los tres (3) postulados con mayor votación serán elegidos principales y los tres (3) siguientes en votación serán elegidos suplentes numéricos.

La selección de los tres (3) integrantes del Comité de Apelaciones se efectuará por postulación, quienes serán nombrados por la Asamblea para el mismo periodo estatutario.

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En el evento que no se complete este número de postulantes, el Comité de Control Social procederá a designarlos aleatoriamente.

PARÁGRAFO: En caso de empate de algunos de los candidatos para los Órganos antes mencionados, se depositarán en sobre cerrado los nombres respectivos y un asociado de entre los asistentes a la Asamblea General Ordinaria de Asociados del año 2018, procederá a seleccionar cada papeleta. En orden de la selección serán ocupados los renglones disponibles.

El Revisor Fiscal y su suplente se elegirán por mayoría absoluta de votos; la cual corresponde a la mitad más uno de todos los votos válidos depositados para su elección. En caso de empate se procederá de la misma forma que para los candidatos a los órganos antes señalados.

En el evento que se llegase a presentar que ninguno de los candidatos a Revisoría Fiscal alcance la mayoría absoluta, la siguiente votación se realizará con los dos (2) candidatos que alcanzaron las mayores votaciones.

ARTICULO 16.- ACTA DE LA ASAMBLEA: El Acta de la Asamblea General Ordinaria se hará constar en el Libro de Actas de Asamblea, debidamente encabezada con su número y contendrán por lo menos la siguiente información: Lugar, fecha y hora de la reunión; forma y antelación de la convocatoria y órgano o persona que convocó; clase de reunión, nombre y número de asociados o delegados convocados, asistentes y representados; el resumen sucinto de los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos a favor; en contra o en blanco; las constancias presentadas por los asistentes a la reunión y que se relacionen con los temas aprobados, los nombramientos efectuados; la fecha y hora de la clausura y las demás circunstancias que permitan una información clara y completa del desarrollo del evento. La firma del acta estará a cargo del Presidente y Secretario de la Asamblea. La verificación del acta estará a cargo de la comisión de tres (3) asociados que elija la misma Asamblea General según orden de postulación, quienes la avalarán con su firma. En el evento que no se complete esta comisión, el Comité de Control Social procederá a designarlos aleatoriamente.

ARTICULO 17.- DESIGNACIÓN DE LA COMISION PARA LA REVISION Y APROBACIÓN DEL ACTA: Los tres (3) integrantes nombrados por la Asamblea General verificarán el contenido del acta y si la encuentran ajustada a la realidad de lo ocurrido y acordado en la reunión, la avalarán firmándola de conformidad junto con el Presidente y Secretario de la Asamblea.

Los asociados comisionados deberán en lo posible tener conocimiento de esta gestión para procurar y facilitar la labor encomendada, haciendo uso racional de esta designación. Esta comisión entregará al Secretario de la Asamblea, para los trámites legales

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correspondientes el acta debidamente revisada y firmada dentro de los veinte (20) días calendario siguiente a la fecha de la reunión.

En caso de incumplimiento a la labor encomendada, se harán acreedores a las sanciones disciplinarias contenidas en el estatuto.

El presente reglamento de Asamblea es aprobado en Asamblea General Ordinaria de Asociados celebrada el 24 de febrero de 2018.

Presidente Asamblea General Ordinaria de Asociados

Secretario Asamblea General Ordinaria de Asociados”

La presente propuesta de Reglamento de Asamblea General de Asociados año 2018 es aprobado en la sesión de Junta Directiva No. 308 celebrada el 21 de diciembre de 2017. Comuníquese, publíquese y cúmplase.

JORGE A. PINZÓN BARRAGÁN GLORIA A. OSPINA GONZÁLEZ Presidente Junta Directiva Secretaria Junta Directiva

GESTIÓN DEL CAMBIO

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS

21-12-2017 1 Propuesta reglamento asamblea 2018

Elaborado por Revisado por Aprobado por

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1 CONVOCATORIA A ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE ASOCIADOS 2018 Código: ED-ACU-01 Fecha de actualización: 21-12-2017 ACUERDO No. 88 21 de diciembre de 2017

Por el cual se convoca a la Asamblea General Ordinaria de Asociados del año 2018 del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGÍA - CAJITA

La Junta Directiva del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGIA CAJITA, en uso de sus atribuciones legales y en especial la que le confiere el Artículo 51 del Estatuto vigente y

CONSIDERANDO:

1. Que de conformidad con el artículo 41 del Estatuto vigente, corresponde a la Junta Directiva convocar a los asociados hábiles a la Asamblea General Ordinaria de Asociados, durante los tres (3) primeros meses del año.

2. Que en reunión de Junta Directiva realizada el día 21 de diciembre de 2017, según consta en el Acta No. 308, se aprobó convocar a Asamblea General Ordinaria de Asociados del año 2018.

3. Que con miras a que los aspirantes a desempeñar cargos en los Órganos de Administración y Control, cumplan con el requisito de formación establecido en los artículos 49 y 60 del Estatuto, durante el tercer trimestre de 2017 se tuvo a disposición de los asociados la formación en economía solidaria, la misma que ha sido programada para enero y febrero de 2018.

4. Que corresponde a la Junta Directiva preservar la identidad del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGÍA - CAJITA, su integración, la unidad de propósitos y de dirección.

RESUELVE:

ARTÍCULO 1.- CONVOCATORIA: Convocar el día 2 de febrero de 2018 a la Asamblea

General Ordinaria de Asociados del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGIA - CAJITA, a celebrarse el día 24 de febrero a partir de las 8:00 am y hasta la 1 p.m., en el Auditorio de la Cámara de Comercio de Bogotá Sede Avenida El Dorado No. 68 D – 35 Piso 1.

El horario previsto para la inscripción de asistencia de los asociados estará comprendido entre las 7:30 y 9:00 de la mañana únicamente del día 24 de febrero de 2018, hora a partir de la cual el asociado no podrá participar en la Asamblea y se hará acreedor a la multa por inasistencia decretada en el Artículo 24 del Estatuto.

ARTICULO 2.- MULTA: El valor de la sanción por inasistencia a la Asamblea o por la no

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desintegrado, corresponde al equivalente de dos (2) salarios mínimos legales diarios vigentes. El producto de esta sanción se destinará al Fondo de Solidaridad y/o Educación del Fondo de Empleados de la Energía - CAJITA.

De acuerdo con el Parágrafo 2 del Artículo 24 del Estatuto, sólo es posible aceptar excusas por la no asistencia a la Asamblea en los siguientes casos, teniendo los asociados plazo de diez (10) días hábiles después de transcurrida ésta para presentar la excusa. De lo contrario se entenderá que el asociado acepta la sanción, cuyo valor será descontado por nómina:

a) Por enfermedad. En tal caso la incapacidad deberá ser expedida por un médico debidamente acreditado

b) Por trabajo prestado a la entidad generadora de vínculo. Con la presentación del debido certificado

c) Por fuerza mayor o caso fortuito (Ley 95 de 1890, Artículo 1o.) d) Por calamidad doméstica debidamente sustentada.

ARTÍCULO 3.- ASOCIADOS HÁBILES: Son asociados hábiles los inscritos en el registro

social que no tengan suspendidos sus derechos y/o servicios y se encuentren al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones dinerarias con el FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGÍA - CAJITA, al día 2 de febrero de 2018, fecha de la convocatoria a la Asamblea General de Asociados.

El listado de los asociados hábiles debe ser debidamente validado por el Comité de Control Social.

ARTÍCULO 4.- REPORTE DE ASOCIADOS INHÁBILES: Corresponde al Comité de

Control Social verificar la lista de asociados hábiles e inhábiles, publicando la relación de estos últimos en los diferentes medios de comunicación con que cuenta el FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGÍA - CAJITA, en la misma fecha de publicación de la convocatoria y por el término de diez (10) días hábiles. Durante este tiempo los asociados afectados podrán presentar los reclamos relacionados con la capacidad de participar. Una vez vencido el anterior plazo y en firme la relación de los asociados inhábiles del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGÍA - CAJITA, el Comité de Control Social puede incluir la rectificación que corresponda en el reporte inicial de asociados inhábiles. El nuevo listado deberá ser publicado en los mismos medios en los cuales se efectuó la información inicial.

ARTÍCULO 5.- PARTICIPACIÓN MEDIANTE REPRESENTACIÓN POR PODER: Por

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justificada dificultad para asistir a ella, los asociados podrán hacerse representar mediante poder otorgado por escrito a otro asociado hábil, en el que indique el nombre y cédula del apoderado y la fecha de la reunión para la que se confiere, dirigido a la Gerencia del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGÍA – CAJITA.

Máximo a las 12 meridiano del día veinte (20) de febrero de 2018, es decir 3 días hábiles antes de la realización de la Asamblea, el poder debidamente firmado tanto por el asociado poderdante como por su apoderado, deberá quedar presentado en las oficinas del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGIA - CAJITA, de forma personal, por sistema de mensajería o por correo electrónico.

El Comité de Control Social verificará los poderes y presentará al Presidente de la Asamblea la relación de los asociados poderdantes y sus apoderados. El asociado apoderado comparecerá a la Asamblea el día y hora señalados y registrará su asistencia en la mesa de control. Cumplido este requisito quedará habilitado para participar, deliberar y ejercer el derecho al voto y el de su representado.

Cada asociado tendrá derecho a llevar la representación de un (1) poderdante. Los miembros de la Junta Directiva, Comité de Control Social, el Representante Legal y los trabajadores del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGÍA - CAJITA no podrán recibir poderes ni hacerse representar en las reuniones en las cuales deban asistir en cumplimiento de sus funciones.

ARTÍCULO 6.- ORDEN DEL DÍA: El Orden del día a proponer por la Junta Directiva a la

Asamblea General Ordinaria de Asociados 2018, es el siguiente: 1. Verificación del quórum

2. Himno Nacional de Colombia

3. Lectura y aprobación del Orden del día

4. Instalación de la Asamblea por parte del Presidente de la Junta Directiva 5. Elección de Presidente y Vicepresidente de la Asamblea General Ordinaria de

Asociados 2018

6. Aprobación del Reglamento de la Asamblea General Ordinaria 7. Designación de la Comisión de Revisión y Aprobación del acta

8. Informe de la Comisión de Revisión y Aprobación del acta de la Asamblea General Ordinaria de Asociados del año 2017

9. Votación para la Elección de Órganos de Administración y Control para el periodo 2018-2020

a) Junta Directiva

b) Comité de Control Social c) Revisor Fiscal

10. Presentación de informes de gestión

a) Junta Directiva y Representante Legal b) Comité de Control Social

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4 CONVOCATORIA A ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE ASOCIADOS 2018 Código: ED-ACU-01 Fecha de actualización: 21-12-2017

11. Informe y Dictamen del Revisor Fiscal

12. Estudio y aprobación de los Estados Financieros con corte a Diciembre 31 de 2017 13. Aprobación del proyecto de Distribución de Excedentes del año 2017

14. Resultados del proceso de elección de Junta Directiva y Comité de Control Social con la asignación de gastos

15. Resultado del proceso de elección del Revisor Fiscal con su suplente y asignación de remuneración

16. Nombramiento del Comité de Apelaciones

17. Proposiciones, Recomendaciones y Conclusiones 18. Clausura

ARTÍCULO 7.- ASOCIADOS ASPIRANTES A PERTENECER A JUNTA DIRECTIVA Y COMITÉ DE CONTROL SOCIAL: Con el fin de dar cumplimiento a los artículos 49 y 60

del Estatuto vigente, para ser elegido miembro principal o suplente de la Junta Directiva o del Comité de Control Social, los candidatos deberán reunir los siguientes requisitos: 1. Ser asociado hábil de LA CAJITA con una antigüedad no menor a dos (2) años

continuos.

2. Acreditar haber recibido capacitación de una institución debidamente autorizada, con una participación mínima de cuarenta y cinco (45) horas en cursos o seminarios especializados en economía solidaria, aspectos administrativos y financieros o tener formación profesional con conocimiento en economía solidaria con un mínimo de veinte (20) horas.

3. No haber sido sancionado durante los últimos cinco (5) años anteriores a la nominación, con suspensión total de sus derechos sociales.

4. No estar incurso en incompatibilidades o prohibiciones establecidas por el estatuto o en la ley.

5. Estar presente durante la elección.

Los asociados aspirantes deben presentar en sobre cerrado el formato del anexo No. 1 del presente acuerdo, junto con los documentos que acrediten cumplir los requisitos, a más tardar el día 13 de febrero de 2018 a las 2:00 p.m., en las oficinas del Fondo de Empleados en la carrera 14 No. 94 A - 24 oficina 505. El Fondo de empleados dispondrá de una urna para tal fin.

PARÁGRAFO 1: En caso de no completarse el número mínimo de inscritos, es decir diez (10) para la Junta Directiva y seis (6) para el Comité de Control Social, se ampliará el plazo de inscripción hasta el día 16 de febrero a las 2:00 pm. Si no se completare el mínimo número, aún extendiendo el plazo de inscripción, no se podrá efectuar nombramiento de Órganos de Administración y Control para el período 2018-2020, por lo que será necesario convocar a una Asamblea Extraordinaria.

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5 CONVOCATORIA A ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE ASOCIADOS 2018 Código: ED-ACU-01 Fecha de actualización: 21-12-2017

PARÁGRAFO 2: Dos miembros del Comité de Control Social y un asociado presente al momento del cierre de la fecha y hora establecidos, tendrán la responsabilidad de analizar el cumplimiento de los requisitos de cada aspirante, asignar un número al azar para cada aspirante con el cual se identificará en el respectivo tarjetón.

PARÁGRAFO 3. La Administración del Fondo de Empleados publicará en la página web www.fondoenergia.com a más tardar el día 17 de febrero los aspirantes a desempeñar cargos en la Junta Directiva y el Comité de Control Social para el período 2018 – 2020.

ARTÍCULO 8.- FORMACIÓN EN ECONOMÍA SOLIDARIA : Para cumplir el requisito

señalado en el numeral 2 del artículo 7 del presente Acuerdo, la Administración del Fondo ofrece los siguientes cursos de Economía Solidaria:

Nombre No horas

Modalidad Fechas Inscripciones Observaciones Curso Básico Economía Solidaria 20 Virtual Plataforma habilitada del 16 de enero al 4 de febrero

A medida que se inscriban en contactenos@fondoenergia.com se va solicitando la apertura de la plataforma para tomar el curso Formación de Directivos 30 Presencial 27 de enero, 3 y 10 de febrero, horario de 8.00 am a 4.00 pm

Hasta el día 19 de enero de 2018 en

contactenos@fondoenergia.com

Requisito: Haber tomado curso básico de economía solidaria,

debidamente certificado

ARTÍCULO 9.- ASPIRANTES AL CARGO DE REVISORÍA FISCAL. El Revisor Fiscal

deberá ser Contador Público con matrícula vigente, no podrá ser asociado del Fondo de Empleados y será elegido por la Asamblea General para un periodo de dos (2) años con su respectivo suplente de las mismas calidades y condiciones, pudiendo ser removido o reelegido. Los siguientes son los requisitos mínimos exigidos para los aspirantes al cargo de Revisor Fiscal, así como de su suplente, los que deben estar soportados debidamente: 1) Ser Contador Público con matrícula vigente, con amplio conocimiento de Normas

Internacionales de Información Financiera NIIF y Normas Internacionales de Auditoría NIAS, debidamente certificadas.

2) No haber sido sancionado por las entidades gubernamentales que ejerzan el control, inspección y vigilancia sobre las entidades públicas, privadas y organizaciones de economía solidaria.

3) No haber sido sancionado en los dos (2) últimos años, por la Junta Central de Contadores o la entidad que la sustituya.

4) Acreditar formación y experiencia en el sector solidario, debidamente certificada. 5) No haber sido asociado del Fondo de Empleados en los últimos seis (6) meses, previos

a su elección.

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6 CONVOCATORIA A ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE ASOCIADOS 2018 Código: ED-ACU-01 Fecha de actualización: 21-12-2017

7) Con miras al cumplimiento de la Circular externa 04 de 2017 de la Superintendencia de la Economía Solidaria, relacionada con SARLAFT, deberán presentar los siguientes documentos:

 certificación expedida por parte de instituciones de educación superior debidamente acreditadas ante el Ministerio de Educación Nacional, donde conste que se realizó un curso de mínimo 90 horas en Administración de Riesgos que incluya un módulo de lavado de activos y financiación del terrorismo LA/FT. En el evento que aún no hayan terminado o realizado el curso descrito anteriormente, deben presentar certificación de la inscripción al mismo junto con el soporte de pago correspondiente, ya que en tal caso el Fondo concederá plazo hasta el 30 de junio de 2018 para que lo culminen.

 certificación del curso e-learning de la Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF en el módulo general que se divide en cuatro temas: 1) Lavado de activos, 2) Sistema Nacional Antilavado de Activos y Contra la Financiación del Terrorismo ALA/CFT, 3) Debida diligencia del conocimiento del cliente y análisis financiero como herramienta para prevenir y detectar el lavado de activos y 4) Tipologías generales, señales de alerta y trata de personas.

Si la propuesta proviene de una persona jurídica, adicional a los documentos anteriores, deben aportar aquellos que acrediten su existencia y representación legal, así como indicar quién ejercerá el cargo de Revisor Fiscal principal y quién como suplente en representación de la firma.

Quien ejerza la Revisoría Fiscal del Fondo de Empleados deberá contar con los equipos informáticos, licencias y materiales necesarios para el desarrollo de su gestión.

Por lo anterior la Junta Directiva ha ordenado a la Administración invitar a personas naturales y/o jurídicas a cotizar sus servicios, con fecha límite de la presentación de las propuestas y los documentos que acrediten el cumplimiento de requisitos, a más tardar el día 23 de enero de 2018 a las 2:00 p.m. en la sede del Fondo de Empleados de la Energía - CAJITA, ubicada en la Carrera 14 No. 94 A-24 oficina 505, en sobre cerrado y depositado en la urna destinada para tal fin.

PARÁGRAFO 1: La Junta Directiva ha designado una Comisión transitoria integrada por tres asociados, quienes tienen la responsabilidad de evaluar las propuestas recibidas, solicitar las aclaraciones pertinentes y presentar a lo sumo las cinco mejores.

PARÁGRAFO 2. La Administración del Fondo de Empleados publicará en la página web a más tardar el día 17 de febrero los aspirantes pre seleccionados a desempeñar la Revisoría Fiscal para el período 2018 – 2020.

ARTÍCULO 10.- LIBROS Y DOCUMENTOS: Los libros, estados financieros y documentos

se encuentran a disposición para inspección de los Asociados en el domicilio principal del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGÍA - CAJITA ubicado en la Carrera 14 No. 94 A –

(16)

7 CONVOCATORIA A ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE ASOCIADOS 2018 Código: ED-ACU-01 Fecha de actualización: 21-12-2017

24 oficina 505 en la ciudad de Bogotá, así como en la página web www.fondoenergia.com; a partir del 2 de febrero de 2018, fecha en que se realiza la convocatoria.

ARTÍCULO 11.- VIGENCIA: El presente Acuerdo rige a partir de la fecha.

Dado en Bogotá, DC., a los diecisiete (17) días del mes de enero de dos mil dieciocho (2018).

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

JORGE A. PINZÓN BARRAGÁN GLORIA A. OSPINA GONZÁLEZ Presidente Junta Directiva Secretaria Junta Directiva

GESTIÓN DEL CAMBIO

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS

21-12-2017 1 Convocatoria asamblea 2018

Elaborado por Revisado por Aprobado por

(17)

1

FORMATO PODER ASAMBLEA Código: AA-FOR-01

Fecha de actualización: 18-11-2016

Bogotá, D.C., aa / mm / aaaa

Señores

Fondo de Empleados de la Energía – CAJITA Ciudad

Yo ________________________________________________ cédula No. _____________ de conformidad con la Ley y el Artículo 44 del Estatuto del Fondo de Empleados de la Energía CAJITA, otorgo PODER amplio y suficiente, al Asociado (a):

____________________________________________________cédula No._____________ para que me represente en la Asamblea General Ordinaria de Asociados, a celebrarse el: aa / mm / aaaa Cordialmente, Firma Asociado ______________________________ Nombre ______________________________ C.C. No. ______________________________ Acepto el Poder, Firma Apoderado ______________________________ Nombre ______________________________ C.C. No. ______________________________

(18)

INSCRIPCIÓN ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL

Cra. 14 No. 94A - 24 Oficina 505 • PBX: (571) 635 9080 www.fondoenergia.com

Código: ED-FOR-01 Fecha de actualización

02 - 02 - 2018

Formación en economía solidaria y aspectos administrativos y financieros:

Nombre del Curso Intensidad horaria Fecha

Nombre: Cédula:

Órgano de administración o control al que desea inscribirse:

Activo _________________________________ Firma _________________________________ Cédula Fecha: dd / mm / aaaa dd / mm / aaaa dd / mm / aaaa dd / mm / aaaa dd / mm / aaaa dd / mm / aaaa dd / mm / aaaa dd / mm / aaaa dd / mm / aaaa dd / mm / aaaa dd / mm / aaaa Escolaridad: Primaria Bachillerato Técnico / tecnólogo Profesional Especialización Maestría / Doctorado

Título profesional: Empresa empleadora: Pensionado

Foto fondo blanco

3x4 cm

Nota: se debe adjuntar fotocopia que acredite el titulo profesional y los cursos mencionados anteriormente. Junta Directiva Comité de Control Social Periodo AÑO A AÑO

(19)

A LA ASAMBLEA DEL 24 DE FEBRERO DE 2018

Cédula

Cédula

Cédula

Cédula

Cédula

6135

17095133

19461320

52076351

79877519

7932

17096912

19469281

52079212

79880095

8864

17097854

19470142

52080475

79882136

11907

17098583

19471032

52081795

79884676

15153

17104094

19472887

52085676

79886517

15814

17105090

19477140

52089063

79889025

25783

17105538

19479142

52091885

79890236

33078

17106254

19482312

52096608

79890631

34212

17107909

19482602

52102197

79891371

44149

17110003

19482887

52105048

79896542

44706

17110085

19483659

52105133

79897702

49995

17113865

19484192

52108226

79898679

53921

17114304

19485770

52114628

79900727

71096

17117723

19486818

52123244

79905003

75850

17117995

19488335

52144747

79906841

82841

17118934

19489454

52145489

79908901

89028

17119607

19490885

52146854

79909136

90177

17120363

19495994

52147063

79912021

91388

17121273

19499114

52151518

79914818

106377

17121395

20000203

52152159

79920653

113194

17121721

20005267

52152371

79921927

120096

17122028

20010943

52163683

79925384

120128

17122075

20015875

52165945

79938618

120588

17124217

20036479

52166745

79938689

121719

17124347

20039550

52170654

79947868

122082

17126505

20041537

52173802

79948505

122692

17126809

20044692

52177490

79950002

129605

17126947

20048419

52181119

79952886

141846

17127049

20051138

52181747

79954462

142123

17127206

20053592

52183859

79956358

142133

17127345

20056165

52187576

79959682

142194

17127944

20059992

52189913

79962175

142226

17128169

20069922

52195092

79962353

142262

17128237

20069970

52200366

79962821

142285

17129377

20074274

52202586

79968912

(20)

142350

17129409

20078753

52204749

79969747

155454

17134248

20082240

52212565

79970974

155936

17134531

20083329

52218263

79971795

157768

17135052

20095131

52220296

79976459

157924

17137871

20098601

52221519

79976866

163251

17137978

20105664

52223018

79982915

164734

17138278

20111550

52224219

79985776

166244

17139080

20111821

52228912

79988648

166502

17141101

20114117

52230896

79989048

167072

17142025

20122376

52231564

79990763

172886

17142532

20131986

52238166

79991319

176467

17142659

20136412

52253352

79992061

185242

17142842

20138918

52255526

79996762

185763

17144283

20144736

52263127

79998229

186834

17144575

20146891

52264919

79998233

192133

17144747

20150269

52266429

80001484

197151

17145157

20152798

52268211

80004528

197177

17147095

20157622

52268483

80008170

201667

17147689

20161927

52278162

80008857

210558

17147908

20164811

52278750

80009324

215350

17148783

20175368

52302071

80012398

215364

17149685

20180381

52310200

80012634

215424

17149788

20183995

52311389

80013051

215696

17150079

20184508

52312025

80014691

220991

17150133

20190504

52312171

80016421

226236

17151306

20193300

52312417

80025359

233491

17152072

20193940

52314542

80026050

240973

17154094

20195994

52315561

80026739

241112

17154500

20196263

52320795

80026830

243607

17155655

20209590

52323698

80028025

243995

17156603

20216179

52325214

80028279

271031

17157493

20219624

52326270

80035866

275810

17157805

20228365

52326419

80039514

307964

17158395

20228557

52326715

80040041

317617

17159441

20229589

52328815

80049358

(21)

317994

17159920

20229713

52329947

80049958

339856

17162679

20231256

52330474

80051211

342248

17163225

20233703

52345492

80052604

352892

17163515

20238357

52348432

80056096

356270

17164334

20242650

52349224

80056440

357591

17165671

20243441

52352625

80057100

367209

17165795

20245905

52352956

80057829

368426

17168183

20248926

52354640

80058791

368473

17168585

20249812

52359352

80063395

368611

17168799

20249849

52361469

80063765

368716

17169132

20249960

52363779

80065815

368717

17171286

20253558

52365455

80067282

368747

17171496

20256967

52369379

80068143

368783

17171898

20258585

52377420

80069298

368803

17172044

20258925

52380711

80074529

371691

17174180

20268547

52381347

80074934

375633

17176052

20272505

52382497

80089131

376316

17176473

20277398

52393503

80093776

382467

17178635

20279401

52397616

80097060

383884

17178719

20284363

52413450

80097831

385291

17179582

20286549

52420540

80100660

390871

17179777

20295181

52422661

80121528

391057

17179981

20304823

52427909

80137219

392073

17181286

20307954

52431171

80146429

392595

17181886

20314286

52431534

80147338

394932

17184268

20316476

52432663

80147469

401289

17185117

20320551

52434463

80149313

406488

17185874

20327400

52435690

80151788

408522

17186107

20331772

52436349

80159859

421959

17188081

20332277

52437200

80171155

422163

17189154

20333069

52443226

80174807

427871

17189305

20334140

52464133

80178694

437883

17189374

20334406

52476073

80181097

458443

17190519

20337736

52479393

80182033

463433

17190534

20338594

52480318

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(22)

464300

17190603

20340209

52481738

80187216

470483

17191092

20340819

52493807

80191604

827717

17191097

20342755

52503119

80206431

834783

17191265

20343556

52516473

80206984

994095

17192125

20343765

52519701

80207282

1006774

17193208

20344050

52529625

80215759

1008020

17194274

20406669

52537373

80217490

1021943

17194687

20419954

52540021

80218474

1050132

17194747

20426850

52546569

80218821

1065669

17195177

20472379

52556041

80219145

1065924

17195221

20472427

52581303

80220695

1066375

17195225

20488885

52588753

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17196217

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52690220

80239725

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20498561

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2035395

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20498606

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80242395

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17197964

20499150

52703293

80242963

2036391

17347809

20504477

52705718

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2055049

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52710161

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