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Agenda - Uso INSERTAR CITA

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Academic year: 2021

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INSERTAR CITA

Para insertar una cita, seleccionaremos el book de la Agenda correspondiente, marcaremos la franja horaria donde queremos insertar la cita y haremos doble clic con el mouse para abrir la ventana de la cita, o botón derecho del mouse “Insertar  Insertar Cita”

En la ventana de la cita, podremos insertar los datos del paciente citado a mano o cargándolo desde Gesden Evo

Si introducimos la cita a mano, rellenaremos los campos Nombre, Contacto y/o Móvil, Tratamiento y Box si hiciera falta.

Un ejemplo de introducir citas a mano seria las primeras visitas, pacientes a los cuales no le abrimos ficha en Gesden Evo hasta que vienen a la clínica, por lo tanto nos evitaríamos tener fichas vacías en Gesden Evo de pacientes que tenían citas (primeras visitas) y nunca

acudieron a la clínica. Podremos apuntar en las

“Observaciones” de la cita datos a tener en cuenta, como por ejemplo…”Abrir Ficha”, “Pedir NIF”, etc…

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Para insertar la cita accediendo a los datos del paciente desde Gesden Evo podremos seleccionar el cuadro de búsqueda que se encuentra a la derecha del campo “Nombre” de la ventana de la cita.

Al marcar el cuadro de búsqueda, se abrirá la ventana de “Selección de Paciente”, donde podremos buscar por Apellidos y Nombre desde la casilla “Nombre” o por el nº de historial del paciente desde la casilla “Historia” Una vez que hemos introducido el dato correspondiente a buscar, pulsamos la tecla “INTRO” del teclado y aparecerán las coincidencias de los pacientes según el criterio de búsqueda que hayamos hecho.

Una vez hemos seleccionado el paciente en la ventana de selección marcamos “Aceptar” y los datos pasaran a la cita

Cuando ya tenemos los datos del paciente dentro de la cita, solo nos falta escoger el tratamiento, es decir, el motivo de la visita del paciente

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Cuando marcamos el tratamiento, automáticamente aparece el tiempo estimado de la cita (configurable desde “Configurar  Usuarios”), si por alguna necesidad,

necesitamos asignar mas tiempo o menos tiempo del que aparee por defecto lo podremos marcar a mano

Así, la cita quedará asignada en ese espacio de tiempo que hemos reservado. Otra forma rápida de dar una cita es desde el propio programa de Gesden Evo. Abrimos la ficha del paciente en Gesden Evo, y una vez accedemos a su ficha pulsamos la flecha del botón superior “Añadir”, marcando la opción “Nueva Cita en Agenda”

Seleccionamos el book correspondiente, la franja horaria donde queramos insertar la cita y hacemos doble clic con el mouse, automáticamente captara los datos del

paciente. Para ello es necesario que antes de marcar “Nueva Cita en Agenda” tengamos la agenda abierta (minimizada).

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Si quisiéramos modificar una cita para cambiar el teléfono, por ejemplo, podremos hacer doble clic encima de la cita o bien con el botón derecho del mouse “Editar Cita”

Si queremos introducir dentro de la misma franja horaria otra cita nueva (Duplicar citas) lo haremos siempre con el botón derecho del mouse “Insertar  Insertar Cita”, ya que si hiciéramos doble clic con el mouse y la modificamos, estaríamos cambiando la cita que ya teníamos introducida, MUY IMPORTANTE

En este caso, tendremos 2 citas en la misma franja horaria

Si quisiéramos borrar una cita, simplemente marcamos la cita con el botón derecho del mouse “Borrar Cita”

Hora de inicio

Tiempo asignado a la cita Situación de la cita

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La cita quedará eliminada sin dejar rastro visible dentro de la propia Agenda conforma había una cita asignada

SITUACIONES DE CITA

Cada cita tiene una situación, por defecto, cuando damos una cita nueva siempre es “planificada”.

Existen varios tipos de situaciones, muy útiles para saber en todo momento y de un simple vistazo donde está el paciente en la clínica.

- Planificada. El paciente está previsto que venga a la cita

- Recepción: El paciente llegó a la recepción

- Sala de Espera: El paciente pasó a la sala de espera

- Consulta: El paciente está en el Box con el/la Doctor/a

- Finalizada: El paciente ha finalizado su tratamiento

- Fallada: El paciente tenía cita y no se ha presentado sin previo aviso de su ausencia

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En este caso, se habilitara una ventana emergente en la que podremos apuntar el motivo del fallo, por ejemplo si llamamos a los pacientes fallados. Estas Observaciones de citas falladas quedan en un registro, donde al 3er fallo de un mismo paciente (por configuración de la Agenda se puede cambiar el nº máx. de fallos) aparecerá la cita en rojo y un icono de “Motivos de Falladas” nos alertara de los motivos de todos los fallos que este paciente ha tenido en la Agenda desde el 1er día.

Si pulsamos la pestaña inferior “Borrar Log” desaparecerán todos los motivos de las citas falladas que ha tenido el paciente, y sus citas saldrán en color normal hasta el próximo 3er fallo que tenga

- Anulada: El paciente, antes de su cita ha avisado a la clínica conforme no va a poder acudir.

Pulsamos con el botón derecho del mouse en la cita y marcamos la opción “Anular Cita”

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Nos aparecerá un cuadro de dialogo de confirmación para anular la cita. Pulsamos “Sí”.

La cita desaparecerá de la Agenda, por lo que podremos dar cita en ese hueco. Si quisiéramos ver las citas anuladas que tenemos en Agenda pulsamos en cualquier parte de la Agenda el botón derecho del mouse y marcamos la opción “Mostrar Anuladas”.

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Automáticamente aparecerá la cita con el icono de planificada tachado

Si ya no queremos volver a ver todas las citas anuladas demarcamos la opción “Mostrar Anuladas” volviéndolo a seleccionar con el botón derecho del mouse

CAMBIAR TRATAMIENTO

Podremos de una forma sencilla cambiar el motivo de visita o tratamiento de la cita, con el botón derecho del mouse marcaremos la opción “Cambiar Tratamiento” encima de la cita.

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En el desplegable, seleccionamos la opción del tratamiento deseado y automáticamente cambiara de tratamiento la cita. Si el nuevo tratamiento tiene configurado otros tiempos distintos al del actual, este también variará

automáticamente.

BLOQUEAR HORAS

De una forma muy sencilla podremos bloquear horarios dentro de la agenda para que nadie coloque citas en esos espacios de tiempo, por ejemplo por la ausencia del doctor a primera hora por un curso.

Marcamos con el mouse la primera franja horaria a bloquear, y mantenemos el mouse pulsado arrastrando hasta la última franja horaria a bloquear.

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Una vez hemos seleccionado la zona horaria a bloquear, pulsamos el botón superior de bloqueo

Para desbloquear las horas, realizamos la misma operación con la diferencia que en vez de pulsar el icono de bloqueo, pulsaremos el de desbloqueo

También lo podremos realizar los bloqueos y desbloqueos de la misma manera que antes pero en vez de buscar el icono en la barra superior lo haríamos con el botón derecho del mouse

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DATOS DEL PACIENTE

Desde la Agenda de Gesden Evo podremos acceder a los datos del paciente si este esta introducido en Gesden, es decir, su cita en la Agenda tiene los datos

administrados de Gesden.

Nos colocamos encima de la cita, y con el botón derecho del mouse pulsamos y escogemos entre las siguientes opciones:

- Mostrar Filiación: Se abrirá automáticamente Gesden Evo desde la Filiación del paciente seleccionado

- Mostrar Ficha: Abriremos de manera automática el Historial del paciente seleccionado.

- Mostrar Alertas del Paciente: Se abrirá en una ventana al margen inferior derecho la ventana de las alertas medicas del paciente, donde encontraremos las alertas, saldos, y un pequeño resumen del paciente (edad, visitas, actos, nº presupuestos, etc..)

Este último, también podremos accionarlo desde la propia cita del paciente, cuando esta abierta:

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CORTAR / COPIAR / PEGAR

Para una mayor agilidad en la Agenda de Gesden Evo, se pueden (con el botón derecho del mouse) cortar y/o copiar las citas y pegarlas.

Seleccionamos la cita, botón derecho del mouse y escogemos “Cortar Cita”

La cita desaparecerá, quedando cono “Anulada” en ese espacio de tiempo que tenía reservado (por la configuración se puede quitar esta opción, que al cortar la cita la tome el sistema como anulada), después seleccionamos el book, el día y la hora

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donde queramos reinsertar la cita y pulsamos con el botón derecho del mouse “Pegar Cita”

De la misma manera haríamos “Copiar / Pegar”, solo que al ser “Copiar” no

borraríamos la cita del sistema, y la podríamos pegar tantas veces como quisiéramos.

INSERTAR CITAS PERIODICAS

También tendremos la posibilidad de introducir citas periódicas dentro de la Agenda, es decir que un paciente venga cada día 7 de mes, o cada jueves, o que siempre tenga cita el 27 de Enero de cada año.

Para ello introduciremos siempre la entrada médica con el botón derecho del mouse, seleccionando la opción “Insertar  Insertar Cita Periódica”.

Se abrirá una ventana muy similar a las citas normales, en este caso nos centraremos en la parte inferior de la cita, donde se define la periodicidad.

Cita Pegada (Nueva) Cita Cortada (Anulada)

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Pulsamos el botón “Definición Periodicidad” y se abrirá la ventana donde elegiremos la periodicidad de la cita. Colocando la fecha de finalización de la periodicidad lo primero.

Marcamos cada cuanto a de tener cita: - Cada “X” días

- Cada “X” semanas los días “X” de cada semana - Cada día “X” de cada “X” meses

- El día “X” del mes “X” de cada año

En este ejemplo, hemos marcado que la paciente ha de venir hasta finales de año cada viernes a la misma hora, una vez hemos aceptado la periodicidad nos quedara reflejado en la cita a modo informativo

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AL aceptar la cita nos habrá creado la misma cita cada Viernes hasta el 31/12/2010. Si quisiéramos modificar alguna de las repeticiones que nos ha creado la cita

(porque el paciente un viernes en concreto no pueda asistir), al modificar una repetición, nos saldrá una ventana de alerta

Esta ventana nos recuerda que es una repetición, y nos pregunta que queremos modificar, si únicamente la repetición, por lo que las demás citas no se alterarían o si queremos modificar toda la serie, solo se verían afectadas en este último caso las citas de la serie entera a partir de la cita que estamos modificando, desde hoy hacia atrás no se modificarían.

Si cortamos una repetición y la pegamos en otro día y otro horario diferente solo modificamos dicha repetición, la serie hacia atrás y hacia adelante no se modificarían.

SINCRONIZACION DE AGENDAS

Existe un botón en la parte superior de la Agenda donde podremos sincronizar las agendas.

La sincronización es simplemente la vista de las Agendas diarias en las mismas franjas horarias. Ejemplo:

Este calendario esta sin sincronización, es decir, todas las agendas empiezan desde arriba sea la hora que sea de inicio

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Si sincronizamos las agendas empezara la sincronización desde la primera hora del book que antes empiece y terminara a la última hora del book que antes finalice.

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En este caso, todas las agendas están alineadas al mismo horario, pero los huecos que se crean fuera del horario donde no hay franjas libres de citas aparecen en gris, imposibilitando la inserción de una cita fuera del horario real del book.

También con esto nos puede servir para ver a simple vista la ocupación real de la clínica en cuanto a citas se refiere, ya que podremos ver dentro de la misma franja horaria si alguien tiene citas o no pasa visita.

La sincronización solo se puede realizar dentro del book diario, nunca desde el semanal o multiple

Referencias

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