DEUDORES DIVERSOS Manual de Usuario Índice Página Introducción... 2 Acceso al Sistema... 3 Barra de Herramientas... 4 Menú Principal... 5 Operación Captura de anticipos…………...6 Cambio de cuentas………..9 Consultas Consulta de anticipo………...12
Introducción
El Sistema Integral de Presupuestos y Materiales (SIPYM) , como su nombre lo indica, es la integración de los sistemas de información de las áreas involucradas en el manejo del presupuesto y la adquisición y conservación de artículos y servicios, que van desde los Departamentos solicitantes hasta el área de Recursos Financieros.
El modulo de Deudores Diversos, permite controlar y mantener información veraz y oportuna del estado que guarda cada uno de los Deudores Diversos y sus movimientos.
El SIPYM a lo largo de los últimos cinco años se ha venido enriqueciendo basado en las experiencias tomadas de cada uno de los usuarios del mismo en sus diferentes actividades. Esto nos ha traído como consecuencia el poder proporcionar esta nueva versión del sistema, la cual implementa mejoras en el proceso que nos permita desempeñar mejor nuestro trabajo, otorgando la información necesaria de una manera confiable, veraz y oportuna.
La finalidad de este Manual es mostrar la forma de operar el sistema detallando el funcionamiento de cada opción que lo conforma además de servir como fuente de consulta ante cualquier duda que pueda surgir.
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Acceso al Sistema
Para entrar al sistema, deberá hacer doble Click con el puntero del mouse sobre
el icono del sistema llamado “Deudores Diversos “ donde aparecerá la pantalla de
acceso al sistema (ver Fig. 2), entonces aparece el siguiente Menú, deberá de introducir la clave de acceso o password del usuario proporcionados por el departamento de Sistemas.
Fig. 1- Icono de Acceso al Sistema Fig. 2- Pantalla de Acceso al Sistema
Si la contraseña es válida, inmediatamente dará paso a la pantalla principal del sistema. Aquí se encuentra el menú principal, en el cual el usuario podrá seleccionar la opción con la que desee trabajar.
Barra de Herramientas
La barra de herramientas sirve para realizar las distintas acciones necesarias para la operación del sistema. Esta se encuentra en la parte superior izquierda de cada pantalla.
Aunque esta barra de herramientas puede variar de una pantalla a otra, por lo general encontraremos los elementos que a continuación se detallan:
Alta.- Permite dar de alta un nuevo movimiento
Búsqueda (Consulta).- Realiza la búsqueda de un movimiento existente
Grabar.- Graba el movimiento actual, ya sea de nueva creación o alguna modificación a un movimiento ya existente.
Modificar.- Permite modificar el movimiento solicitado
Borrar.- Permite borrar un movimiento existente
Imprimir.- Permite imprimir el reporte
Cancelar.- Cancela todas las modificaciones hechas al movimiento actual
Salir.- Cierra la ventana y regresa al menú principal
En la parte inferior de la pantalla se encuentra la barra de estado, que muestra del lado izquierdo la hora actual; al centro, el nombre de la institución y del lado derecho la fecha actual.
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Menú Principal
El menú principal consta de 2 submenús (ver Fig. 3) que a continuación se describen:
• Operación.- Aquí encontramos los principales movimientos de deudores diversos, como son captura de anticipos, comprobaciones, cambios de cuenta, etc.
• Consultas.- Este menú nos muestra la información referente al anticipo y su detalle, así como sus reintegros si es que tiene alguno.
Operación Captura de Anticipos
En esta pantalla (ver Fig. 4) se puede ver cómo se realiza la captura de los anticipos guardando la información necesaria para organizar los deudores de tal manera que sea útil, rápida y de fácil acceso conservando la información al día y de manera íntegra. Se lleva un control anexo del folio que se otorgara a cada anticipo que se compone por los cuatro primeros números del año en curso y un consecutivo de 4 dígitos que identifica al anticipo, además de almacenar el R.F.C., proyecto de trabajo, división, nombre completo, descripción, código, fechas en las que se realizará el viaje, así como el detalle de las cuentas a las que se cargara el dinero que se utilizará en el anticipo. Después de teclear el numero de anticipo y hacer click en el ícono de <Búsqueda> para validar que el folio exista, se mostrará la información del mismo, en caso contrario se procederá a la captura de la información desplazándose entre los campos con el <tabulador>, una vez tecleados todos los datos del anticipo, se le da un click en el botón de Agregar cuentas y aparecerá una pantalla donde se podrán capturar las mismas..
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En el momento que se teclea el RFC, se está validando la existencia del mismo, si no se tiene completo, se da un Click en el botón que esta situado a la derecha del campo de captura, y aparecerá la pantalla de búsqueda donde se teclea el RFC incompleto y se daun Click en el botón de buscar, a continuación se mostrará una lista con las posibles combinaciones y dando un Click sobre la columna del RFC que se seleccione llevará la información del nombre a la pantalla anterior y se continúa con el proceso de captura.
Fig. 6- Pantalla para capturar el detalle del anticipo
En esta sección se puede capturar el detalle del anticipo empezando por la cuenta, subcuenta y el importe. El sistema valida la correcta combinación de cuenta/subcuenta, así como la disponibilidad de dinero para la asignación del anticipo, una vez realizada la captura y de haber algún error en los datos, podremos retirar cada línea seleccionándola y dando click en el botón de <Retirar> , después se puede grabar el anticipo dando click en el botón de <Grabar> y el registro está listo para seguir con el proceso normal.
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Cambio de cuentas
En esta pantalla (ver Fig. 7) se puede realizar el cambio de cuentas en un numero de anticipo determinado siempre y cuando la cuenta sea 0580. Basta con teclear el folio del anticipo y presionar el ícono de <Búsqueda> o la tecla <enter> y aparecerá la información: RFC, fecha del anticipo, proyecto, nombre del deudor y la lista de cuenta anterior del anticipo y su saldo. En la sección de cuentas nuevas podremos teclear la cuenta o cuentas, subcuenta e importe a cambiar, el sistema valida que no se exceda el importe original del anticipo, pero se pueden agregar tantas cuentas como sea necesario para arreglar el detalle del anticipo. Una vez realizado este paso, solo tenemos que hacer click en el ícono de <Grabar> y el registro se ha modificado. Aparecerá un mensaje con la leyenda de Registro Actualizado.
Después de teclear el número de anticipo se mostrara si hay una cuenta 0580 disponible para hacer el cambio pertinente, arrojando el saldo para continuar con las cuentas nuevas. También se puede dar de alta el proveedor si fuera necesario Se debe elegir si se está capturando una factura o un recibo; si éste fuera el caso, el recibo pone el RFC en blanco y la clave en 0, solo queda escribir el nombre del proveedor y continuar con la captura. Se indica el grupo especificando el tipo de gasto del anticipo, se selecciona el porcentaje del IVA, se captura el numero de factura y la fecha, después se da un click en el botón de “Grabando Registro” y se repite el proceso hasta terminarcon el saldo del anticipo.
Existe el caso de que haya un cheque a favor, se debe seleccionar la casilla de verificación que lo indica y continuar con el procedimiento hasta terminar la captura. Al final se muestran las remesas que formarán el cheque a favor
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Si se necesita dar de alta el proveedor, se selecciona la opción <Alta Prov> y aparecerá la siguiente forma, se da un click en el ícono de <nuevo> y se habilitan los espacios para iniciar la captura con las datos generales del proveedor. Al finalizar la captura se da un click en el ícono de <Grabar> y la información será almacenada enviando un mensaje de aviso.
Consultas
Para realizar la Consulta del Anticipo es necesario teclear el número del
anticipo y dar Click en el icono de <Búsqueda> o bien, sólo presionar la tecla de <enter>, el sistema muestra la información del deudor y sus cuentas, así como todas las comprobaciones con las que cuenta y el número de reintegros y sus respectivos importes.
