Cédula de Observaciones

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Órgano Interno de Control en el INFOTEC Centro de Investigación e

Innovación en Tecnologías de la Información y Comunicación

Cédula de Observaciones

Hoja no. 'l....C de 3� Número de auditoria: 01/16 Número de observación: ;_\ Monto fiscalizable: N/A Monto fiscalizado: N/A

Monto por aclarar: $ 65,772.3 miles Monto por recuperar: N.A

�---�--- Riesgo: mediano

Ente: INFOTEC Centro de Investigación e

Tecnologías de la Información y Comunicación. Innovación en I Sector: CONACYT Área Auditada: Dirección Adjunta de Administración de Proyectos

"PROYECTO 935 SHCP"

De la revisión llevada a cabo a la información proporcionada por la DAAP, se detectó lo siguiente: 1) De las facturas expedidas en el mes de febrero 2015, correspondientes a los servicios

devengados durante el mes de enero de 2015, del proyecto 935 de la SHCP, se encuentra un saldo pendiente de cobro en registros contables de$ 9,004,874.63. Aun cuando en el reporte del área de cuentas por pagar están pagadas.

Números de facturas: A07248, A07251, A07252, A07253, A07256, A07257 y A07255 ($8,927.42).

2) Se ubicaron 19 facturas registradas contablemente de los servicios devengados en el mes de julio por un importe de $11,298,729.37, incluido un IVA por pagar de$ 1,558,445.46 quedando en este último rubro como una obligación de INFOTEC por cubrir, cuyo concepto es el mismo en dos o hasta tres facturas. Números de facturas: F07934, F07936, F07937, F07938, F07939, F07940, F07941, F07942, F07943, F07951, F07952, F07953, F07954, F07955, F07971, F07972, F07973, F07975 y F07969.

3) De acuerdo con el Proceso de Administración de Proyectos una de las funciones del AP es la pre facturación, el control de las facturas y control de cobro de las facturas expedidas, por lo que se observa que no se está cumpliendo con lo que marca el macro proceso que tiene establecido en el procedimiento presentado como anexo operación de las plantillas del proceso ADP, instructivo de llenado de la DAAP , al presentar la cuenta de la SHCP en 2015 respecto del proyecto 935 un saldo en cuentas por cobrar de$ 20,312,531.42. 4) Tanto la DAAP como la Subgerencia de Recursos Financieros no tienen una comunicación

Clave: 38154

Clave de programa y descripción de la auditoria: 800 "DESEMPÉÑO"

Recomendaciones

Correctivas:

Que la Dirección Adjunta de Administración de Proyectos lleve a cabo las siguientes acciones:

a) Presente la documentación comprobatoria de la gestión y cobro de las facturas por$ 9,004,874.63 antes de los 20 días establecidos en el contrato.

b) En coordinación con la DAA explique y/o compruebe porque las facturas se reportan en cuentas por cobrar como pagadas y en registros contables como pendientes de pago.

c) En coordinación con la DAA proporcione evidencia documental de la cancelación de las 19 facturas, de los servicios prestados en julio 2015, que fueron registradas contablemente en el mes de agosto por un importe de $ 11,298,802.05 con un IVA incluido de $ 1,558,445.46 generando una obligación por cubrir a la institución, y que al 31 de diciembre de 2015, no se registró su cancelación.

d) Presentar la conciliación entre la DAAP y Contabilidad de facturas expedidas, cobradas, canceladas y

pendientes de cobro del proyecto 935 de la SHCP.

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adecuada que permita conocer los movimientos que se están realizando en el INFOTEC

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acerca de los pagos de los proyectos y a que periodos devengados corresponden, asl como e) En coordinación con la DAA, justificar porqué se

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Número de auditoria: 01/16

Número de observación: '-\ Monto fiscalizable: N/A

Monto fiscalizado: N/A

Monto por aclarar: $65,772.3 miles Monto por recuperar: N.A

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los controles de facturas expedidas, cobradas, canceladas y pendientes de cobro, por lo que se observa que no cuentan con la misma información en registros contables. Asimismo, la DAAP carece de un expediente donde se pueda consultar todo lo relacionado al proyecto relativo a la facturación y cobro.

5) Las sumas en los subtotales de los presupuestos presentados por la DAAP no incluyen algunos importes por ende las sumas son incorrectas. Además de que contablemente no fueron afectadas las partidas 31101"Servicio de energía eléctrica"

y

31401 "Servicio telefónico convencional" que de acuerdo a información proporcionada por la Subgerencia de Recursos Financieros al asegurar "que este proyecto no devengó recursos en dichos rubros", consideradas originalmente así como los rubros siguientes: sueldos de personal eventual, sueldos de personal administrativo y directivo, viáticos, pasajes, papelería, agua etc... Al respecto, la Subgerencia de Recursos Financieros señaló mediante memorándum No. INFOTEC/DAA/SRF16-119-0 que "no se tienen establecidos parámetros para la distribución de los consumos de esos gas/os por proyecto especlfico ... se considera como un gasto centralizado ... se realiza con cargo a los proyectos generales de la unidades administrativas" Sin embargo en oficio INFOTEC­ DAAP-294/2016, signada por el Gerente de Coordinación de Estrategia Institucional y el Subgerente de Recursos Financieros proporcionan "NOTA INFORMATIVA" en la que dan a conocer la forma de costear los gastos administrativos. "al momento de cotizar y dimensionar las soluciones tecnológicas con los clientes, siempre se detennina un margen de utilidad sobre los costos que en promedio es de alrededor del 15%, vale mencionar que de ese 15% se incluyen gastos tanto directos como indirectos, por práctica el margen de utilidad por partida a la que corresponden gastos indirectos por ejem. Personal, agua, luz, vigilancia, /elefonfa, ele. Se contempla el 5% de ese 15% para tales fines·. No obstante en las modificaciones al presupuesto del proyecto 935, presentado el 3 de diciembre 2015, para el periodo Enero 2015 - Agosto 2016, se presenta una utilidad de $ 5,053,053.77, con errores en las sumas, el resultado real de acuerdo a las cifras presentadas es una pérdida de$ 7,976,117.86, en consecuencia la utilidad reportada no presenta cifras reales y no se cumple con lo comentado en la nota informativa.

6) En el reporte de gastos efectuados presentado por la Subgerencia de Recursos Financieros para el proyecto 935 de la SHCP registra un importe de $ 20,359.00 en la partida que la DAAP no consideró en sus presupuestos.

7) La aplicación contable-presupuesta! difiere en un 66.66% del presupuesto entregado por la DAAP, además se incluyeron partidas no consideradas por el área en su presupuesto.

(33401 ·servicios de capacitación a servidores públicos",33901 ·subcontratación de servicios con terceros· y 39501 "Penas, multas, accesorios y actualizaciones"). Por todo lo anterior se concluye que no se genera información adecuada para la toma de decisiones,

33401, 33901 y 39501, sino se encontraban incluidas en el presupuesto original y modificado elaborado por el AP, adjuntando la evidencia documental correspondiente y en su caso que beneficio representó en la utilidad.

f) En coordinación con la DAA presentar evidencia documental

y fundamento legal para el pago de las

penas, multas, accesorios

y actualizaciones pagadas

por $ 20,359.00 así como pólizas de aplicación contable.

g) Proporcione una explicación y/o evidencia documental de la entrega a la DAA, de la información para afectar las partidas 31101"Servicio de energía eléctrica"

y

31401 "Servicio telefónico convencional", consideradas en el presupuesto original y modificado.

h) Proporcione explicación del porqué originalmente se programó un presupuesto en la partida 12201 ·sueldo base al personal eventual"

y

posteriormente en el

presupuesto modificado se elimina la asignación.

i) Explicar y/o presentar evidencia documental porque en

el presupuesto del proyecto 935, presentado el 3 de diciembre 2015, para el periodo Enero 2015 - Agosto

2016, se presenta una utilidad de$ 5,053,053.77 si el

resultado real es una pérdida de$ 7,976,117.86. j) Que la DAAP en coordinación con la DAA, proporcione

la integración del saldo faltante por$ 45,439,467.77 de las cuentas por pagar con evidencia documental (pólizas

y

auxiliares contables, pagos a proveedores etc... )

y correspondiente al proyecto 935 de la SHCP. Además de

adjuntar lo correspondiente a Aragón Cruz Daniel

Antonio, que no figura en la relación de proveedores así

como de cualquier otro proveedor que no haya sido

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reportado durante la auditoria

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Monto fiscalizable: N/A

Monto fiscalizado: N/A

Monto por aclarar: $65,772.3 miles Monto por recuperar: N.A

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en consecuencia podrían estar afectando económicamente a la institución al no presentar cifras reales y un porcentaje de utilidad que permita absorber todos los gastos indirectos

no contemplados.

8) No fue proporcionada la información completa de cuentas por pagar, faltando pólizas y auxiliares contables ya que el presupuesto devengado reportado asciende a un importe de $ 103,111,938.57, mientras que solo se entregaron pólizas por$ 57,672,470.80, cifra que representa el 55.93% del gasto devengado, quedando pendiente por comprobar S 45,439,467.77.

Se solicitó la información nuevamente con OFICIO No.38/154/296/2016 el 20 de mayo 2016, incumpliendo con la entrega.

9) En la relación de proveedores entregada por la DAAP se identificó al proveedor "Polaris Mexicana SA de CV" quien no figura en los auxiliares contables ni en los pagos efectuados, el cual prestó sus servicios del 03 de noviembre al 31 de diciembre 2015, según contrato celebrado entre INFOTEC y dicho proveedor, así como los entregables presentados al área técnica. No existiendo registro contable de la provisión en 2015 en consecuencia ningún pago.

10) En relación con el proveedor ANTHASOFT SA DE CV, en su entregable del 2 de diciembre de 2015 de las 4 P.M. se señala: "quedó pendiente monitoreo, reportes de la situación de las políticas" al respecto no se proporcionó evidencia de que los pendientes se hayan atendido de manera posterior. aun y cuando el pago se efectuó de forma total al proveedor. 11) Referente a los entregables del proveedor S&C CONSTRUCTORES DE SISTEMAS SA DE CV en el apartado de incidencias se detectó que en los meses de Enero reporte RH000340, Febrero RH000441, RH000468, Marzo RH000544, Abril RH000629, RH000646, RH000651, RH000652, Mayo RH000730, JunioRH000871, Julio RH000774 y Septiembre RH001157. RH001172, quedaron pendientes de atender diferentes incidentes o requerimientos y no se presenta la evidencia de que se hayan concluido con posterioridad, ratificándose con las gráficas del reporte E14 Desempeño de infraestructura.

k) Aclarar en coordinación con la DADT, porque no figura el proveedor Polaris Mexicana SA de CV en los auxiliares de los prestadores de servicios, ni el registro de la provisión para el proyecto 935 de la SHCP, si cuenta con contrato y entregables de 2015. Adjuntando la evidencia documental correspondiente.

1) En coordinación con la DADT, proporcionar explicación y presentar en su caso la evidencia documental que demuestre que se descontó o aplicó las penas convencionales de las incidencias a los proveedores y el por qué el INFOTEC realizó el pago completo.

m) Respecto al numeral 6 que la DAAP proporcione la documentación fallante (entregables) de: Guerrero Monrroy José Juan, Ramiro Sánchez José Jacob, Vázquez Cazares María Angélica, Aragón Cruz Daniel Antonio, así como de cualquier otro proveedores que no se haya reportado durante la auditoría 01/2016. n) De Guerrero Monrroy José Juan aclarar cuáles son los

conocimientos técnicos que se requerían y que se omitió señalar en el punto 1.b de las declaraciones de la entidad en el contrato de prestación de servicios.

o) Que la DAAP aclare y presente la evidencia documental de la necesidad de elaborar dos contratos más de Ramiro Sánchez José Jacob para proyecto 935, si sólo

se pagó el primero que abarca del abril a mayo de 2015.

p) Que la DAAP en coordinación con la DAA proporcione I

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la evidencia documental de los 3 proveedores

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Computadoras Accesorios y Sistemas SA de CV, Advanced Services SA de CV Compusoluciones y Asociados SA, según auxiliares contables para el

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proyecto 935.

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Monto fiscalizable: N/A Monto fiscalizado: N/A

Monto por aclarar: $65,772.3 miles Monto por recuperar: N.A

.__ ______________ .__ _____________________________ _, Riesgo: mediano Sin embargo en la factura no se le descuentan estas incidencias reportadas como no

atendidas. Preventivas.

Que la Dirección Adjunta de Administración de Proyectos 12) Por lo que se refiere al proveedor GNR APOYO ESTRATEGICO SA de CV en el reporte establezca los mecanismos de control necesarios para:

de incidencias de enero quedó pendiente un requerimiento, y no se encontró evidencia de que se haya atendido posteriormente. En cambio el pago al proveedor se entregó completo.

13) Se solicitó a la DAAP la relación de las personas físicas que intervinieron en el desarrollo del proyecto 935 de la SCHP, sus contratos, entregables, pólizas y auxiliares contables, el área no proporcionó la información completa, ratificándose la solicitud con OFICIO No. 38/154/296/2016 de este OIC, sin tener respuesta nuevamente. En relación a los entregables solo se proporcionaron los de Santoyo Reyes Ana Paulina. Por lo tanto se considera que no están cumpliendo con la normatividad. A continuación se proporcionan los detalles:

a) Por lo que se refiere a Santoyo Reyes Ana Paulina, (Administradora del proyecto 935), se adjuntó entregable y auxiliar contable, y 3 contratos con sus respectivos, memorándum de contratación. No se agregaron las pólizas de registro contable, facturas ni evidencia documental de los pagos efectuados, con lo cual no ha sido posible verificar que las facturas y los pagos realizados sean congruentes con sus entregables, verificando que haya cumplido con lo establecido en su justificación técnica, siendo la responsable del proyecto.

a) Integrar un expediente completo ya sea físico o digital, de cada proyecto que administra para contar con la documentación que se requiera para la toma de decisiones.

b) Verificar que contablemente las facturas emitidas, pagadas y las canceladas se encuentren debidamente registradas.

c) Que las facturas no procedentes de cada proyecto se envíen a la Subgerencia de Recursos Financieros y se cancelen oportunamente.

d) Que se identifiquen las facturas emitidas dos o más veces (por error o a solicitud del cliente) para que sean registradas y canceladas contablemente evitando generar una obligación a INFOTEC, por concepto de IVA por Pagar.

e) Que los responsables de supervisión de los presupuestos verifiquen que las sumas de los subtotales sean correctas antes de su firma.

f) Realizar las erogaciones en las partidas programadas b) En el caso de Aragón Cruz Daniel Antonio proporcionaron contrato, memorándum de _{y en caso de modificaciones, proceder a informarlas, a}

contratación, Justificación técnica (de acuerdo a la cláusula 1•. del contrato) y el auxiliar _{efecto de que la contabilidad y el presupuesto incluyan}

j

contable, faltan pólizas, facturas, pagos efectuados y entregables. Se detectó que en su _{las mismas partidas.}

justificación técnica y memorándum de contratación señala sus funciones y que fue .,., contratado como administrador de Proyecto 935 de la SHCP durante el primer trimestre _{g) Conocer la utilidad real de los proyectos incluyendo los} de 2015. Por lo antes expuesto no fue posible verificar que sus actividades sean _{gastos indirectos que correspondan en cada caso .} ..._ ___ c _ o _ n _ g _ ru _ e _ n -te _ s _ c _ o _ n _ s _ u _ s _ e _ n _ t _ re _ g _ a _ b _ le _ s _ . ____________________ ..._ ______________________

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c) De Avendaño Piña Francisco, se entregó contrato, auxiliar contable, pólizas de registro y facturas, hicieron falta los entregables para verificar si sus actividades fueron realizadas de acuerdo a su perfil.

d)

e)

En relación a Guerrero Monrroy José Juan, se entregó contrato, auxiliar contable, pólizas de registro y facturas, hicieron falta los entregables. En el contrato no especifican el tipo de conocimientos que requiere la DADT, solo señala que se "requiere temporal

y

extraordinariamente contar con los servicios de una persona física con conocimientos en conocimientos necesarios para desempeñar las funciones, para desempeñar las funciones

y que no es posible llevar a cabo con el personal de planta, por lo que se ha determinado

realizar la contratación del prestador de servicios".

De Ramiro Sánchez José Jacob, se entregaron contratos, auxiliar contable, 2 pólizas de registro y facturas de abril y mayo de 2015, pero faltaron los entregables para verificar que tipo de actividades realizó en el proyecto 935 de la SHCP. En el expediente existen 3 contratos, el primero de abril y mayo y los 2 subsecuentes de agosto a septiembre y de octubre a diciembre respectivamente, sin embargo no fue posible corroborar la información de los pagos efectuados a dicha persona al no existir evidencia documental para soportar la prestación de los servicios de los dos últimos contratos.

f) Respecto a Vázquez Cazares María Angélica, se tienen 2 contratos de prestación de servicios para el proyecto 935 de la SHCP, de los que se entregaron pólizas de registro contable, auxiliares y facturas, hicieron falta los entregables para verificar si las actividades fueron realizadas de acuerdo a su justificación técnica.

14) De acuerdo a los auxiliares contables proporcionados a este OIC se encuentran 3 proveedores de los que no se entregó, contrato, pólizas de registro contable, ni documentación comprobatoria y que se mencionan a continuación.

Computadoras Accesorios y Sistemas SA de CV, Advanced Services SA de CV

Compusoluciones y Asociados SA

h) Dar trámite

y

pago a las facturas de todos los proveedores que participan en el proyecto durante el ejercicio fiscal en que se proporcionan los servicios.

Fecha de firma:

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lng. Alej ndro 9úintero � ilar. Encarg do de la Oficina ae la Dirección Adjunta de Administración de Proyectos Oficio INFOTEC-DAAP/521/2016 de Fecha 24/06/2016.

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1..-______________ ¡__ _____________________________ _, Riesgo: mediano Fundamento legal:

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria 2°_{. Párrafo, del Artículo 1o. Segundo} párrafo Articulo 2 F-V. F-XI y XII

MAAGTICSI Punto 111.A Primer párrafo.

Clausula 4°_{. Del contrato INFOTEC-1/2013, firmado entre la SHCP e INFOTEC. relativa al cobro.}

Procedimiento de Administración de Proyectos. Lámina 8 apartado ·responsabilidades· del AP, último párrafo "Responsable de la Supervisión del Procedimiento de Facturación y la lámina 13 "inicio del proyecto· subtitulo 'Registro en la Oficina de la Administración de Proyectos·

Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría en su Articulo 310.

Acuerdo por el que se emiten los postulados básicos de contabilidad gubernamental. 4o postulado.

Postulado Básico 8. b)

Contratos con los proveedores de prestación de servicios profesionales, rubro de entregables.

Auditor: C.

E 0E UN EXPEDIENTE CLASIFICADO COMO RESERVADO EN TÉRMINOS DE LOS ARTÍCULOS 13 FRACCIÓN EDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL