Diseño e implentación de la etapa inicial de un sistema de gestión integral (ISO 14001 e ISO 50001)para el laboratorio de energías alternativas y eficiencia energética (LEAEE)de la EPN

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(1)ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL FACULTAD DE INGENIERÍA CIVIL Y AMBIENTAL. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE LA ETAPA INICIAL DE UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL (ISO 14001 E ISO 50001) PARA EL LABORATORIO DE ENERGÍAS ALTERNATIVAS Y EFICIENCIA ENERGÉTICA (LEAEE) DE LA EPN. PROYECTO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO AMBIENTAL. LENIN ANTONIO CAZARES SÁNCHEZ [email protected]. CHRISTIAN ALEJANDRO VACA OBANDO [email protected]. DIRECTOR: ING. RICARDO ALFONSO MONAR MONAR, MSC [email protected]. Quito, Agosto 2013.

(2) I. DECLARACIÓN. Nosotros, Lenin Antonio Cazares Sánchez y Christian Alejandro Vaca Obando, declaramos que el trabajo descrito es de nuestra autoría; que no ha sido previamente presentado para ningún grado o calificación personal; y, que hemos consultado las referencias bibliográficas que se incluyen en este documento. La. Escuela. Politécnica. Nacional,. puede. hacer. uso. de. los. derechos. correspondientes a este trabajo, según lo establecido por la Ley de Propiedad Intelectual, por su Reglamento y por la normatividad institucional vigente.. LENIN CAZARES SÁNCHEZ. CHRISTIAN VACA OBANDO.

(3) II. CERTIFICACIÓN. Certifico que el presente trabajo fue desarrollado por Lenin Antonio Cazares Sánchez y Christian Alejandro Vaca Obando, bajo mi supervisión. PROF. ING. RICARDO MONAR M.SC DIRECTOR DEL PROYECTO. ..

(4) III. AGRADECIMIENTOS. A Dios por poner a las personas justas en los momentos indicados y por enseñarme que cada problema puede ser una oportunidad para cambiar y mejorar. A mi padre César Cazares porque siempre ha intentado educarme de la mejor forma posible A mi madre Melania Sánchez por ser fuente incansable de ternura A mi hermana menor Jessica por estar a mi lado en todos los momentos de mi vida, buenos y malos. A mi compañero de tesis Christian por la entrega en el desarrollo del presente proyecto. A nuestro Director de Tesis Ing. Ricardo Monar por su apoyo y por trasmitirnos tranquilidad para ir resolviendo los problemas que se han presentado en el desarrollo de este trabajo. A todas las personas que he podido conocer mientras he estudiado en la Escuela Politécnica Nacional, especialmente a mis compañeros de curso de la Carrera de Ingeniería Ambiental. ATT: Lenin Cazares.

(5) IV. AGRADECIMIENTOS. A Dios por estar conmigo en todos los momentos, y brindar el coraje y valentía para romper las barreras de que están presentes en la vida. A mis padres, por el amor, apoyo y paciencia que han tenido al ser guías en el camino de sus hijos. A mi hermano por el apoyo incondicional en las situaciones buenas y malas. A mi familia por brindar apoyo en la realización de mis objetivos y metas. Al Ing. Ricardo Monar por su apoyo como director en el desarrollo de la tesis. A mis compañeros y amigos, Ricardo, Lenin, Naty y en especial a Verito, por compartir la grandiosa etapa de la vida universitaria y brindar su tiempo y buena voluntad en los buenos y malos momentos.. Christian Vaca.

(6) V. DEDICATORIA. A mis padres, amigos, a mi compañero de tesis y a todas las personas de que ha pasado por mi vida aportando algo positivo. ATT: Lenin Cazares.

(7) VI. DEDICATORIA. A mi familia, amigos y obstáculos en la vida por haber contribuido en el desarrollo tanto personal como académico.. Christian Vaca.

(8) VII. CONTENIDO DECLARACIÓN ...................................................................................................... I RESUMEN ...........................................................................................................XV ABSTRACT .........................................................................................................XVI PRESENTACIÓN ...............................................................................................XVII CAPÍTULO 1 .......................................................................................................... 1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 1 1.1. OBJETIVOS………………………………………. ......................................... 1 1.1.1. OBJETIVO GENERAL .......................................................................... 1 1.1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS................................................................. 1 1.2. SOCIEDAD Y MEDIO AMBIENTE………………………. ............................. 2 1.3. SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL………………….. ............................... 4 1.4. INTEGRACIÓN DE SISTEMAS POR PROCESOS ..................................... 5 CAPÍTULO 2 .......................................................................................................... 6 REVISIÓN AMBIENTAL Y DE EFICIENCIA ENERGÉTICA INICIAL ..................... 6 2.1. ENFOQUE DE GESTIÓN POR PROCESOS ………………………………6 2.1.1. Origen del enfoque por procesos.......................................................... 6 2.2.3.2. Definición de proceso ..................................................................... 8 2.2. DETERMINACIÓN DE LA LÍNEA BASE PARA EL LEAEE ........................ 9 2.3.. PLANIFICACIÓN DE LA REVISIÓN AMBIENTAL Y ENERGÉTICA. INICIAL………………………………………………………….. ............................. 10 2.3.1. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA ....................................................... 11 2.3.1.1. Elementos de la planificación estratégica..................................... 12 2.3.1.2. Resultados de la planificación estratégica.................................... 13 2.3.2. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN POR PROCESOS... 14 2.3.2.1. Entradas de la planificación del sistema de gestión por procesos 14 2.3.2.2. Resultados de la planificación del sistema de gestión por procesos ................................................................................................................... 16.

(9) VIII. 2.3.2.2.1. Caracterización de procesos .................................................. 16 2.3.2.2.2. Mapas de procesos ................................................................ 17 2.3.2.3. GESTIÓN ESTRATÉGICA POR PROCESOS ............................. 17 2.4. OBJETIVOS Y METAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL........... 17 2.5. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL ............... 19 2.5.1. COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA.............. 19 2.4.2. COMUNICACIÓN ............................................................................... 20 2.5.3. DOCUMENTACIÓN............................................................................ 21 2.5.3.1. Requisitos de la documentación................................................... 22 2.5.3.2. Control de documentos................................................................. 23 2.5.4. CONTROL OPERACIONAL................................................................ 24 2.5.5. DISEÑO DE LA MEJORA AMBIENTAL Y ENERGÉTICA .................. 24 2.5.6. ADQUISICIÓN DE SERVICIOS DE ENERGÍA, PRODUCTOS, EQUIPOS Y ENERGÍA. ................................................................................. 25 2.5.7. PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS.................. 25 2.6. VERIFICACIÓN……………………………………………. ........................... 26 2.6.1. SEGUIMIENTO, MEDICIÓN Y ANÁLISIS .......................................... 26 2.6.2. LA EVALUACIÓN DE LOS CUMPLIMIENTOS DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS SUSCRITOS POR LA ORGANIZACIÓN..................... 27 2.6.3. NO CONFORMIDADES, ACCIÓN PREVENTIVA Y ACCIÓN CORRECTIVA. .............................................................................................. 27 2.6.4. CONTROL DE REGISTROS .............................................................. 28 2.6.5. AUDITORÍAS INTERNAS................................................................... 28 2.6.7. PLANIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍAS............................................ 29 2.7. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN………………………… .......................... 30 2.7.1. INFORMACIÓN DE ENTRADA PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN................................................................................................... 30 2.7.2. INFORMACIÓN DE SALIDA GENERADA POR LA DIRECCIÓN....... 30 2.7.3. MECANISMO DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ..................... 31 2.8. MEJORA CONTINUA…………………………………….............................. 32 2.8.1. LOS CORRECTIVOS, ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS ....................................................................................................................... 32.

(10) IX. 2.9. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS SISTEMAS INTEGRADOS........ 33 2.9.1. VENTAJAS ......................................................................................... 33 2.9.1. DESVENTAJAS .................................................................................. 34 CAPÍTULO 3 ........................................................................................................ 35 DIAGNÓSTICO AMBIENTAL Y EFICIENCIA ENERGÉTICA .............................. 35 3.1. RECOPILACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ............................. 35 3.1.1. UBICACIÓN DEL LEAEE DE LA ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL .................................................................................................... 35 3.1.2. ESTADO ACTUAL DEL LEAEE.......................................................... 36 3.2. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL .................... 42 3.3.. REGISTRO. DE. ASPECTOS. E. IMPACTOS. AMBIENTALES. Y. ENERGÉTICOS………………………………………………................................ 46 3.3.1. ASPECTOS AMBIENTALES ............................................................... 46 3.3.2. ASPECTOS ENERGÉTICOS .............................................................. 47 3.4. POLÍTICA AMBIENTAL Y EFICIENCIA ENERGÉTICA ............................ 47 3.5. OBJETIVOS, METAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL ............. 47 3.5.1. ADOPCIÓN DE LOS PROGRAMAS AL CUMPLIMIENTO PARA LOS OBJETIVOS Y METAS DEL SIG ................................................................... 48 3.5.2. INDICADORES AMBIENTALES Y ENERGÉTICOS........................... 49 3.6. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL ............... 51 3.6.1. COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA.............. 51 3.6.2. COMUNICACIÓN ............................................................................... 52 3.6.3. ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SGI ............ 52 3.6.4. PREPARACIÓN ANTE ACCIDENTES Y EMERGENCIAS ................ 54 3.6.5. GESTIÓN DE LOS RESIDUOS SÓLIDOS ......................................... 54 3.7. REVISIÓN………………………………………………… ............................. 55 3.7.1. AUDITORÍA INTERNA........................................................................ 55 3.7.2. NO CONFORMIDAD, ACCIÓN CORRECTIVA Y ACCIÓN PREVENTIVA ................................................................................................ 56 3.8. EVALUACIÓN DEL MODELO………………………………........................ 57.

(11) X. CAPÍTULO 4 ........................................................................................................ 58 RESULTADOS ..................................................................................................... 58 4.1. ANÁLISIS DE LOS DATOS OBTENIDOS DE LA REVISIÓN AMBIENTAL Y ENERGÉTICA INICIAL………………………………………… ............................ 58 4.2.1. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS .............................................. 63 4.2.2. MEJORAS AMBIENTALES Y ORGANIZACIONALES ....................... 63 4.3. IMPLEMENTACIÓN……………………………………… ............................ 66 4.3.1. GESTIÓN DE EFICIENCIA ENERGÉTICA......................................... 66 4.3.2. GESTIÓN AMBIENTAL ...................................................................... 67 4.4 COSTO DE IMPLEMENTACIÓN……………………….. ............................. 68 4.5 PROCEDIMIENTOS DEL SGI…………………………................................ 69 4.5.1. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SGI .............................................................................. 70 4.5.2. PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES .......................................................................... 82 4.5.3. PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EFICIENCIA ENERGÉTICA ............................................................................................... 90 4.5.4. PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO DE EQUIPOS............. 96 4.5.5. PROCEDIMIENTO PARA AUDITORÍA INTERNA.............................102 4.5.6. PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS ..................................................................................113 4.5.7. PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE RESIDUOS SÓLIDOS ......119 4.5.8. PROCEDIMIENTO PARA LA COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA .........................................................................................128 4.5.9. PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA.....................................................................................................133 4.5.10. PROCEDIMIENTO PARA PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE ACCIDENTES Y EMERGENCIAS ................................................................138 4.5.11. PROCEDIMIENTO PARA NO CONFORMIDADES, ACCIÓN CORRECTIVA Y ACCIÓN PREVENTIVA EL LEAEE...................................147 CONCLUSIONES................................................................................................154 RECOMENDACIONES .......................................................................................157.

(12) XI. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ....................................................................158 ANEXOS .............................................................................................................162 ANEXO No 1 REVISIÓN AMBIENTAL INICIAL SOBRE LA BASE DEL DOCUMENTO DEL GTC 93 ...............................................................................163 ANEXO No 2 GUÍA DE CUMPLIMIENTO DE LA ISO 14001:2004.....................172 ANEXO No 3 GUÍA DE CUMPLIMIENTO DE LA ISO 50001:2011.....................198 ANEXO No 4 MARCO LEGAL ............................................................................223 ANEXO No 5 MATRIZ ASPECTO-COMPONENTE PARA EVALUACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES Y ENERGÉTICOS .................................................229 ANEXO No 6 MATRIZ DE POLÍTICA INTEGRAL ...............................................232 ANEXO No 7 MATRIZ DE OBJETIVOS INTEGRALES ......................................234 ANEXO No 8 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DE CONDUCCIÓN............240 ANEXO No 9 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DE REALIZACIÓN.............251 ANEXO No 10 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DE APOYO......................263 ANEXO No 11 INVENTARIO DE EQUIPOS Y CONSUMO ENERGÉTICO TEÓRICO ............................................................................................................279.

(13) XII. ÍNDICE DE TABLAS TABLA 2. 1. Características favorables y no favorables del modelo de organización funcional............................................................................................ 7 TABLA 2. 2. Información requerida del ambiente interno y externo a la organización ......................................................................................................... 12 TABLA 2. 3: Condición Smart............................................................................... 18 TABLA 3. 1 Comparación de las normas ISO 14001 e ISO 50001 ..................... 42 TABLA 4. 1: Número de requisitos en cumplimiento e incumplimiento de la Norma ISO 14001:2004 ................................................................................................... 58 TABLA 4. 2: Número de requisitos en cumplimiento e incumplimiento de la Norma ISO 50001:2011 ................................................................................................... 59 TABLA 4. 3: Resumen de procedimientos diseñados e implementados en función de los requerimientos de las normas del SGI....................................................... 62 TABLA 4. 4. Clasificación de residuos sólidos .................................................... 67 TABLA 4. 5 Costos operacionales....................................................................... 68 TABLA 4. 6 Costos de planificación .................................................................... 69.

(14) XIII. ÍNDICE DE GRÁFICOS GRÁFICO 2. 1. Componentes de un proceso ....................................................... 9 GRÁFICO 2. 2. Ciclo PHVA (Deming/Sheward).................................................. 11 GRÁFICO 2. 3. Gestión de no conformidades potenciales y reales.................... 32 GRÁFICO 3.4. Organigrama institucional del LEAEE ......................................... 38 GRÁFICO 3. 1. Mapa de procesos...................................................................... 50 GRÁFICO 4. 1: Cumplimiento de los requerimientos del sistema de gestión integral.................................................................................................................. 60 GRÁFICO 4. 2: Porcentaje de generación de Residuos Sólidos en el LEAEE de la EPN ...................................................................................................................... 67.

(15) XIV. LISTA DE ABREVIATURAS CO2: Dióxido de carbono CO: Monóxido de carbono NOx: Óxidos de Nitrógenos HAP`s: Hidrocarburos Aromáticos Policíclicos SOx: Óxidos de azufre ISO: International Organization for Standardization SGA: Sistema de Gestión Ambiental SGEn: Sistema de Gestión de Energía LEAEE: Laboratorio de Energías Alternativas y Eficiencia Energética Ex ICB: Ex Instituto de Ciencias Básicas EPN: Escuela Politécnica Nacional SGI: Sistema de Gestión Integral LRQA: Bussines Assurance: Lloyd’s Register Quality Assurance, organización especializada en la gestión de los sistemas de gestión y los riesgos para la mejora del desempeño actual y futuro de las organizaciones. IDEn: Indicadores de Desempeño energético..

(16) XV. RESUMEN El presente proyecto de titulación consiste en el diseño de un Sistema de Gestión Integral (SGI) conformado por las normas ISO 14001:2004 e ISO 50001:2011 y la implementación de la primera etapa, para el Laboratorio de Energías Alternativas y Eficiencia Energética (LEAEE). El objetivo del proyecto es diseñar e implementar la integración del sistema de gestión ambiental y el sistema de gestión de energía, dentro del LEAEE. La implementación de estos sistemas implica un cambio en el modelo administrativo, mediante el establecimiento de herramientas eficaces para lograr el cambio con éxito. La metodología utilizada en el estudio es la gestión por procesos, la cual estableció la elaboración del plan estratégico para la priorización de los procesos, el cual ha permitido organizarlos y direccionarlos al cumplimiento de los objetivos de la organización. Inicialmente se evaluó la línea base sobre la gestión ambiental y de la energía, para identificar aspectos positivos y negativos en las actividades del LEAEE, para posteriormente elaborar un sistema de indicadores y el manual de procedimientos en donde se detalla como la organización puede cumplir con todos los requisitos del Sistema de Gestión Integral. La integración del sistema se realizó en base al análisis de semejanzas y diferencias entre las normativas, para diseñar procedimientos que cumplan con los requerimientos de las normativas. Al finalizar este proyecto se obtuvo una gestión más eficiente de los procesos del LEAEE, obteniendo mejoras en las actividades, minimizado el daño al ambiente, estableciendo los controles del cumplimiento del marco legal y además permitiendo dar pautas para optimizar el consumo energético. PALABRAS CLAVES: Sistemas de gestión integral, ISO, requerimientos, línea base, aspectos ambientales, aspectos energéticos..

(17) XVI. ABSTRACT This project consists of the design certification of Integrated Management System (IMS) and the implementation of the first stage of ISO 14001:2004 and ISO 50001:2011, Laboratory for Alternative Energy and Energy Efficiency (LEAEE). The aim of the project is to design and implement the integration of environmental management system and energy management system within the LEAEE. The implementation of these systems involves a change in the administrative mode, by establishing effective tools for change to exist. The methodology used in the study is the process management, which established the development of the strategic plan for the prioritization process, which has allowed organize and route to fulfilling the objectives of the organization. Initially baseline was assessed on environmental management and energy, to identify strengths and weaknesses in the activities of LEAEE, later to develop a system of indicators and procedures manual which details how the organization meets all requirements of the Integrated Management System. The system integration is based on the analysis of similarities and differences between ISO standards, to design such procedures to meet the requirements of the regulations. Upon completion of this project was obtained more efficient management processes LEAEE , obtaining improvements in activities and minimized damage to the environment , establish controls and compliance with legislation also allowed to give guidelines to optimize energy consumption.. KEYWORDS: integrated management systems, ISO, requirements, baseline environmental, energy aspects..

(18) XVII. PRESENTACIÓN El presente proyecto establece la importancia del diseño y la implementación de los sistemas de gestión estandarizados tales como las normas ISO 14001:2004 e ISO 50001:2011. En el capítulo 1 se enfoca en los aspectos negativos causados por las organizaciones al ambiente y cómo afecta a cada uno de los recursos naturales, presenta una introducción a las normas ISO 14001:2004 e ISO 50001:2011, metodologías, alternativas de gestión y el enfoque basado en procesos. El capítulo 2, menciona la metodología utilizada para la elaboración de la revisión ambiental y energética inicial, las distintas metodologías y alternativas para el diseño y la integración de normas estandarizadas, en donde se incluye la descripción detallada de los requisitos de las normativas. El capítulo 3 se realiza el diseño del sistema de gestión integral con el enfoque basado en procesos para cumplir con los requerimientos de las normativas integradas. El capítulo 4 se presenta los procedimientos elaborados para la implementación del Sistema de Gestión Integral de las normas ISO 14001:2004 e ISO 50001:2011, así como el presupuesto de la implementación. Una vez analizados los resultados se procedió a elaborar conclusiones y recomendaciones.

(19) 1. CAPÍTULO 1 INTRODUCCIÓN El presente proyecto de titulación para la Carrera de Ingeniería Ambiental de la Facultad de Ingeniería Civil y Ambiental de la EPN, atiende a la necesidad de asegurar un mejor desempeño ambiental y energético, el cual permita reducir la contaminación generada, aumentar la eficiencia en sus actividades y de esta manera aumentar su productividad actual, mejorando la imagen institucional del Laboratorio de Energías Alternativa y Eficiencia Energética de la Escuela Politécnica Nacional a nivel nacional como internacional, para lo cual se pretende cumplir con los siguientes objetivos:. 1.1. OBJETIVOS 1.1.1. OBJETIVO GENERAL Mejorar el desempeño ambiental, energético y la imagen del Laboratorio de Energías Alternativas y Eficiencia Energética (LEAEE) mediante el diseño y la implementación de un Sistema de Gestión Integral conformado por la Norma ISO14001 para la calidad ambiental e ISO 50001 de eficiencia energética. 1.1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS x x. Establecer la política ambiental y energética del Laboratorio de Energías Alternativas y Eficiencia Energética (LEAEE). Sensibilizar a la dirección de la importancia de la calidad ambiental. y. eficiencia energética dentro del Laboratorio de Energías Alternativas y x. Eficiencia Energética (LEAEE). Determinar los procesos y elaborar los procedimientos requeridos por la ISO 14001 e ISO 50001..

(20) 2. 1.2. SOCIEDAD Y MEDIO AMBIENTE En los primeros siglos de existencia, la humanidad se estableció formando pequeños grupos errantes, los cuales se encontraban a merced de los caprichos de la naturaleza; estos nómadas cazaban, pescaban y recogían frutos silvestres procurando como finalidad principal la propia supervivencia. La agricultura hizo que la sociedad surja estableciéndose en grupos fijos y con ella la presión del hombre a los recursos de la naturaleza principalmente al suelo, así comienza la larga historia de maltrato hacia la naturaleza. Esta situación se ve agravada con los modelos de desarrollo extractivista iniciado por la primera revolución industrial en el siglo XIX, potenciada por la segunda revolución industrial y reforzada por conducta consumista de la sociedad a partir del siglo XX (Ballesteros, 2000). Los daños a la naturaleza se los clasifica en 5 grandes grupos: 1) Agua.- Las aguas residuales de las plantas industriales cuando no reciben ninguna clase de tratamiento previo para reducir los niveles de contaminación descargan gran cantidad de químicos tóxicos a los cuerpos de agua como ríos, lagos o lagunas produciendo la muerte de la mayoría de la diversidad acuática dejando las especies más resistentes, las cuales son indicadores de mala calidad de los cuerpos hídricos, además la descargas de las aguas de enfriamiento de los caldero de industrias con una temperatura mayor a las condiciones normales que presenta el río afecta el desarrollo normal de la microfauna. Las descargas de aguas residuales domésticas contribuyen en gran medida a la eutrofización de los cuerpos hídricos debido al aumento en la carga orgánica. Otra fuente de contaminación no puntual y menos fácil de contabilizar se produce a través de la escorrentía de los productos químicos y los fertilizantes de los campos de cultivos que van a parar a las aguas de los cuerpos lóticos y lénticos. 2) Aire.- Se puede diferenciar dos tipos principales de contaminación, la producida por los parques automotores de las grandes ciudades y los parques industriales, el primer caso debido al incremento de la necesidad.

(21) 3. de movilización y el incremento de la población que por supuesto repercute en el incremento en la compra de automotores. Esta fuente de contaminación se establece como una de las principales razones del Calentamiento Global y del Cambio Climático, debido a la emisión de CO2. El calentamiento global y el cambio climático es causado por las emisiones de CO, NOx, SOx, HAP´s emitidos a la atmosfera por los motores de los automóviles que afectan a la salud de los habitantes de las grandes ciudades, en las cuales las condiciones de topología impiden que se realicen de forma eficiente los procesos de dispersión. 3) Suelo.- Este recurso ha sido explotado y contaminado desde los inicios de la humanidad. Con mayor impacto desde el desarrollo de la agricultura, que ha provocado la erosión paulatina de las tierras. La producción de grandes cantidades de comida ha demandado que se planten grandes extensiones de monocultivos que junto a la utilización de enormes cantidades de fertilizantes y plaguicidas ha provocado la erosión y la salinización de grandes extensiones de suelo que no podrán ser recuperadas inicialmente. 4) Generación de residuos sólidos.- La cantidad de desecho provocada por la conducta de arrojar todas las cosas que ya no tienen utilidad a generado un gran problema de manejo de residuos sólidos que actualmente se tratan de dos formas: mediante el tratamiento de los residuos en los rellenos sanitarios donde son confinados debajo de la tierra con consecuentes problemas de emisión de metano a la atmósfera y de lixiviado de la basura que contiene una alta cantidad de materia orgánica y metales pesados que por infiltración pueden contaminar los acuíferos cuando las condiciones de la tierra del relleno no posee la suficiente impermeabilidad o no se usa una geomembrana. Por otro lado la nueva tendencia consiste en minimizar la cantidad de los residuos lo cual desde el punto de vista económico representa un incremento en las ganancias de cualquier empresa en contraste con la anterior tendencia de tratar los residuos pero esta noción todavía no es ampliamente entendida y la cantidad de residuos que son enviados a los botaderos de basura se incrementa día tras día..

(22) 4. 5) Ruido.- Constituye un grave problema de la forma de vida de las grandes ciudades. La exposición frecuente a ruidos puede causar trastornos como la pérdida de concentración, estrés, alteración del ritmo cardíaco, náuseas, mareo, disminución de la productividad en el trabajo. Los principales agravantes del ruido son el tráfico sobre todo en las horas de mayor congestión y las largas horas de exposición de los trabajadores en tareas ruidosas.. 1.3. SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL Todas las organizaciones son un sistema complejo e integrado que se encuentra formada por el personal, los recursos tecnológicos necesarios para realizar las operaciones y procesos, además de los recursos de infraestructura en donde se realizan estas actividades. Aunque existen significativas diferencias entre las organizaciones, en los sistemas de gestión estandarizados no se desarrollan exclusivamente requisitos para cada empresa, sino se identifican requerimientos generales, los cuales se deben cumplir adecuando metodologías a sus operaciones (López, 2008). Los requerimientos establecidos en las normas estándar son únicos para cada norma, pero se encuentran similitudes que permite la integración de varios de los sistemas en uno solo; dentro de las similitudes se encuentran: x. Establecer una política. x. Fijar objetivos definir responsabilidades y autoridades. x. Efectuar la documentación de los procesos, actividades o tareas a realizar y mantener dicha documentación controlada.. x. Planificar las actividades y tareas a llevar a cabo para lograr los objetivos establecer procesos clave.. x. Efectuar mediciones y seguimiento o monitoreo de procesos, actividades y tareas, llevar registros como evidencia de las actividades ejecutadas y controlar la gestión de los mismos..

(23) 5. x. Tomar precauciones para controlar aquellos resultados o procesos que no satisfacen las especificaciones.. x. Tener prevista la toma de acciones correctivas y preventivas cuando alguna situación no funciona de acuerdo a lo planificado.. x. Efectuar la evaluación del desempeño del sistema a través de auditorías. x. Revisar el sistema en forma periódica por parte de la dirección. 1.4. INTEGRACIÓN DE SISTEMAS POR PROCESOS Considerando las diferencias existentes en los SGA y SGEn y con base a requisitos similares las empresas empezarán a planificar su integración para la reducción de costes y esfuerzo, generando una sinergia entre los sistemas de gestión, lo cual conlleva a disminuir la complejidad de la aplicación de los sistemas de gestión (Amores, Rodríguez y Barrachina, 2002). Con base al trabajo de Carmona (2010) la metodología utilizada para la integración de los sistemas de gestión normalizados es variable, y depende de las características, factores internos de la organización, entre otros factores productivos; al final de su trabajo identifica que obtienen mejores resultados las organizaciones que realizan la integración de sistemas de gestión por procesos, en lo que concuerdan con López F. (2008), ya que la integración por procesos es el resultado de la maduración de otros métodos que han demostrado resultados más eficaces y eficientes en la generación de beneficios tanto internos como externos. En el presente estudio, el diseño del SGI se realizó mediante el análisis de las semejanzas y diferencias entre las normas ISO 14001 e ISO 50001, con la finalidad de establecer los requerimientos que se pueden realizar de manera conjunta; de igual manera se identificó los requerimientos independientes y específicos de cada norma para su aplicación en los procesos del LEAEE..

(24) 6. CAPÍTULO 2 REVISIÓN AMBIENTAL Y DE EFICIENCIA ENERGÉTICA INICIAL El presente capítulo describe el marco teórico con el que se desarrollará el proyecto, esta información incluirá la revisión bibliográfica y la obtenida mediante entrevistas con el personal del LEAEE. Además se detallarán los componentes de un SGI con el motivo de indicar la relación entre la revisión inicial con los requerimientos de las normativas y las actividades del LEAEE, los cuales brindarán el enfoque necesario para el cumplimiento de los objetivos y metas planteados.. 2.1. ENFOQUE DE GESTIÓN POR PROCESOS 2.1.1. ORIGEN DEL ENFOQUE POR PROCESOS El modo tradicional de las organizaciones para llevar a cabo sus actividades se ha estructurado con un enfoque funcional, caracterizado por la existencia de departamentos o áreas; por medio de este enfoque se puede establecer que la eficacia y productividad de la organización se logra al especializar grupos de individuos para cada una de las áreas o departamentos, de tal manera que cada individuo realice una actividad específica dentro de las áreas de trabajo, con la finalidad de maximizar el uso de los recursos (López, 2008). Para lograr con eficacia la organización funcional se requirió de una jerarquización en la estructura de trabajo, en donde a cada persona se le asigna un cargo y rol con su respectiva autoridad para la planeación, coordinación en las actividades y la toma de decisiones para la ejecución de las actividades. Por la alta variedad y dificultad de su implementación en las organizaciones, no todas se adaptaron al modelo de organización funcional..

(25) 7. En el siglo XX este modelo de operación se fortaleció, a tal punto que fue estandarizado, logrando una mejor organización en niveles jerárquicos, normas y procedimientos, con el fin de que una organización deba trabajar como una máquina. Este enfoque de gestión ha operado de manera exitosa durante muchos años en el mundo, pero se ha resaltado que además de todas la ventajas que aporta su implementación, también genera inconvenientes que han generado debates en la comunidad de personas especializadas en temas de gestión, causando dudas en la eficacia de este modelo y además ha propuesto otra alternativa de gestión como es la gestión por procesos, en la tabla 2.1 se muestra los puntos favorables en contraste con los inconvenientes encontrados en el modelo de organización funcional. TABLA 2. 1. Características favorables y no favorables del modelo de organización funcional Características Favorables Existencia. de. áreas. o. Características no Favorables. departamentos Predominio de los objetivos de un área o. especializados en diferentes actividades de departamento. Niveles jerárquicos superiores donde se Escasa de. encima. de. la. áreas. o. organización. la organización.. distribuyen. por. arriba. hacia. abajo. comunicación. la departamentos. entre. que. dificulta. la. capacidad de toma de decisiones, la comunicación, causando una competencia planeación y el control. Niveles. inferiores. mal intencionado. en. la. jerarquía, Enfoque a cumplir o complacer a la. operativos y con trabajos repetitivos para jerarquía por encima de los intereses de la incrementar la eficiencia y productividad, organización o sus clientes, dando mayor con limitada capacidad de decisión.. importancia al cumplimiento de la tarea que al logro del resultado. Relaciones formales con estandarización Niveles. operativos. poco. calificados. y. de actividades mediante, normas, reglas, y motivados por la limitada capacidad de procedimientos.. planear y participar en las decisiones. Fuente: López F., 2008.

(26) 8. Como alternativa para enfrentar estos inconvenientes que causa el modelo funcional, se presenta la alternativa de gestión por procesos. El enfoque de gestión con base a procesos parte del principio en que se obtienen operaciones y resultados más eficientes cuando las actividades, recursos y productos son tratados como procesos, dando características específicas en función de cumplir los requisitos de los procesos cliente, y así como los procesos se encuentran dentro del sistema llamado organización estos afectan y son afectados por otras partes de la misma (Carmona 2010). En la actualidad las organizaciones, independientemente del tamaño o actividad que desarrollan, se encuentran involucradas en un mercado competitivo enfocado en satisfacer las necesidades económicas de la organización al igual que satisfacer a los clientes. Los resultados que ha mostrado el enfoque de gestión basada en los procesos, se muestran en la cantidad de empresas que han cambiado su forma de gestión para adoptar estándares internacionales como es la ISO 9001:2008. 2.2.3.2. Definición de proceso Conocer el concepto de proceso es parte fundamental del modelo de gestión por procesos, el cual permitirá una mejor comprensión y entendimiento del enfoque en estudio. En la ISO 9001:2008, se define a los procesos como: "conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados", con la finalidad de satisfacer el principio en el cual se establece que "un resultado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso". (ISO 9001, 2008). A partir de esta definición se identifican los distintos componentes de un proceso como son: x. Objetivo. del. proceso:. resultados. esperados. del. proceso. cuyas. características deben satisfacer las necesidades de la organización y las partes interesadas..

(27) 9. x. Entradas: materiales, insumos o elementos que ingresan al proceso de otros procesos de manera interna o externa, y son utilizados en el desarrollo y realización de las actividades.. x. Salidas: resultado de la finalización de un proceso que pasa a otro o a otros procesos o al cliente.. x. Actividades: ciclo de operaciones que transforman las entradas en salidas, agregando valor, también se le conoce como procedimiento.. x. Recursos:. maquinaria,. personal,. infraestructura,. materia. prima. e. información que requiere el proceso para lograr su objetivo. En el gráfico 2.1, se esquematiza los componentes principales de un proceso. GRÁFICO 2. 1. Componentes de un proceso. PROCEDIMIENTO Modo especificado de realizar una actividad o procesos, de manera documentada o no. Entrada Eficiencia del Proceso. PROCESO. Salida. OPORTUNIDAD DE MONITOREO Y MEDICIÓN. Eficacia del Proceso. (Antes, durante y después del proceso). Fuente: López F., 2008. 2.2. DETERMINACIÓN DE LA LÍNEA BASE PARA EL LEAEE Acorde a las normas ISO 14001:2004 e ISO 50001:2011, requiere que la organización defina y establezca el alcance y los límites del SGI. Para la evaluación de la línea base del LEAEE es necesario entrar en un proceso de reconocimiento de las actividades realizadas para posteriormente realizar la evaluación con base en los requerimientos de las normativas internacionales ISO 14001 y la ISO 50001..

(28) 10. De igual manera se realizará la identificación de las partes interesadas, procesos operativos, acciones y desempeño de la organización, para lograr un inicio correcto en el diseño y posteriormente implementación del SGI. Se requiere de la recolección de datos en cada una de las actividades y de ser el caso se necesitará tomar datos de fuentes externas como es el caso del consumo de energía cuando no se tiene un dispositivo de medición o una línea base conforme menciona la LRQA Business Assurance (2012) y la Guía Técnica Colombiana (GTC 93).. La ayuda y la importancia que brinda el conocer los diferentes objetivos y hacia quien están orientados, permite generar perspectivas que coinciden con el proceso de integración de los sistemas de gestión.. 2.3.. PLANIFICACIÓN. DE. LA. REVISIÓN. AMBIENTAL. Y. ENERGÉTICA INICIAL. La planificación es la primera actividad en realizarse del ciclo PHVA (planificar, hacer, verificar y actuar), ya que representan las actividades fundamentales de la gestión por procesos, donde se realiza la identificación de los procesos en la organización y la interrelación que tienen con la misión y visión. En la planificación se tiene que diseñar los procesos, de acuerdo a las necesidades de la organización y de los clientes, para ello se deben elaborar objetivos estratégicos y metas, documentados de una manera formal, lógica y realista de acuerdo a la organización, además deben tener la capacidad de ser flexibles a modificaciones futuras; en esta fase de planificación se toma en cuenta la participación del encargado del proceso, y en el caso de no haber un encargado se deberá designar uno, como menciona en su trabajo (Ríos, 2005). Ver gráfico 2.2..

(29) 11. GRÁFICO 2. 2. Ciclo PHVA (Deming/Sheward). Fuente: Palacio F., 2012. La gestión por procesos corrige problemas de las metodologías antiguas como la organización funcional, disminuyendo vulnerabilidades, como por ejemplo: la creación de nichos de poder en las organizaciones, mediante el establecimiento de objetivos y metas encaminados al cumplimiento de la misión y visión de la organización. La creación y adaptación de indicadores para los procesos los cuales permitan evaluar la eficacia y eficiencia de los procesos; para evaluar estos indicadores este nuevo enfoque de gestión establece la presencia de un encargado de supervisar y mejorar el cumplimiento de los indicadores en los procesos. 2.3.1. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA La planificación estratégica es el proceso en donde se realiza la identificación de las necesidades, que servirán para definir un procedimiento que mediante la toma decisiones conducirá a la organización hacia el futuro, con la finalidad de conseguir los objetivos planificados, adaptándose a la realidad que se presente, desarrollando estrategias para aumentar las ventajas competitivas y superar a la competencia. Uno de los propósitos más importantes de la planificación estratégica es la identificación y desarrollo de ventajas competitivas. Las ventajas competitivas no solo están relacionadas con productos y servicios que diferencian a las organizaciones, sino con "un conjunto de elementos y valores que permite a la empresa tener una mayor rentabilidad que la competencia" (López, 2008)..

(30) 12. Las ventajas competitivas se pueden lograr con el cliente mediante el aumento de valor del producto o servicio los cuales son únicos en la organización, como afirma (Velázquez, 2012), pero no es la única manera, ya que la otra manera de generar un aumento de valor es el liderazgo de costos, con el que se puede lograr un mayor margen de rentabilidad con precios promedio dentro del mercado, mediante una estructura de costos inferiores. La planificación estratégica al igual que todos los procesos, está constituida de elementos de entrada que son sometidos a procesos de transformación y se obtiene como resultado los elementos de salida. 2.3.1.1. Elementos de la planificación estratégica Los elementos de entrada para la planificación estratégica del SGI tienen como base la información de la organización como son los documentos y requerimientos de las distintas áreas de producción, y del entorno en donde se incluyen los datos de las necesidades del mercado, esta información debe ser correctamente diferenciada entre la requerida internamente y la del entorno, porque con esta información se puede localizar e influir en los procesos de la organización para la creación de las ventajas competitivas (Gálvez, 2007), para ello se debe considerar la tabla 2.2.. TABLA 2. 2. Información requerida del ambiente interno y externo a la organización Ambiente Interno. Ambiente externo. Tendencias y expectativas del cliente y. Definir metas con un conocimiento de todo el. del mercado, en donde se deberán. panorama que afecta a la organización, con la. identificar las necesidades actuales para. ayuda de la planificación estratégica se. cumplir con las expectativas del cliente y. conocerán las prioridades y la manera de. del mercado.. jerarquizar los objetivos. La competencia debe ser identificada y cuantificada, para conocer el nivel existente de competencia y su estrategia de penetración del mercado.. Conocer las capacidades de la organización para definir un camino a seguir y determinar prioridades..

(31) 13. Continúa Tabla 2.2… Ambiente Interno. Ambiente externo. La vanguardia en la tecnología para el desarrollo de los productos y servicios debe relacionarse con la eficiencia de la. Incluir los requerimientos de las partes interesadas en el desarrollo de metas y objetivos.. organización. Los aspectos legales y económicos que. Registro del desempeño de la organización. influyen al producto y al mercado al cual. mediante la identificación de fortalezas y. está dirigido, el conocimiento de estos. debilidades, con la finalidad de definir un. elementos va a ayudar a superar barreras. camino para poder aprovechar las. de mercado, aumentando la. oportunidades y amenazas existentes en el. competitividad.. mercado.. Estudios comparativos que sirven de manera fundamental para la planificación. Identificación y valoración de aspectos,. estratégica en el proceso de mejora. impactos, riesgos y peligros para definir los. continua e identificación de riesgos. objeticos de mejora con sus programas.. potenciales. Fuente: López F., 2008. 2.3.1.2. Resultados de la planificación estratégica Como resultados del proceso de planificación estratégica se tienen las directrices que servirán de guía y base para la toma de decisiones sobre el futuro de la organización y el desarrollo de planes para lograrlo, (Peralta, 2011). Las directrices son las siguientes: x. Misión: Es la expresión formal de la definición y propósito del negocio o actividad básica de la organización. (ISO 9001, 2008) La misión también tiene el objetivo de comunicar a las partes interesadas y medio en general, el objetivo básico de la organización sobre los productos, servicios, proyectos y mercados.. x. Visión: es la expresión de cómo piensa ubicarse la organización a mediano o largo plazo en el mercado en cuanto a las actividades que desarrolla, la tecnología, el mercado, etc., en algunos casos también se lo.

(32) 14. conoce como la meta que hay que alcanzar mediante el cumplimiento de los planes y proyectos establecidos en los objetivos. x. Política de gestión: esta directriz define los compromisos y las intenciones de la organización hacia las partes interesadas, como es el caso de una gestión integral y en este caso particular, se debe incluir el compromiso con la prevención de la contaminación y alcanzar una mejora en el desempeño energético, la mejora continua y el cumplimiento de los requerimientos legales, establecido en el numeral 4.2 de la ISO 14001 y el numeral 4.3 de la ISO 50001.. x. Objetivos estratégicos: establecer los propósitos de la organización y el tiempo determinado por la planificación para su cumplimiento, estos objetivos tienen la característica de ser cuantificables, factibles para la organización, comprensibles, susceptibles a evaluaciones y deben ser coherentes con la misión.. 2.3.2. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN POR PROCESOS Una vez establecida la planificación estratégica en la organización, se deben identificar los procesos realizados por la organización y realizar los ajustes pertinentes para lograr el cumplimiento con lo establecido y estructurado en la estrategia a seguir por la organización (Gálvez, 2007). Para realizar la planificación se utilizó la GTC 93 la cual se enfoca al ámbito ambiental, aplicable para todo tipo de organización, que ofrece la herramienta de planificación, en donde se tiene por meta definir los objetivos de la revisión, motivos de realización del estudio y el alcance de la revisión. En el caso de la planificación para la gestión de la energía se utilizó la guía que ha desarrollado la LRQA Bussines Assurance. 2.3.2.1. Entradas de la planificación del sistema de gestión por procesos Como primer paso se tiene la identificación de los procesos y su secuencia para dar lugar a la estructura del sistema de gestión, que permita alcanzar los objetivos..

(33) 15. Esta identificación de procesos depende de las actividades de la organización, los productos y servicios, la estructura organizacional y los requisitos de las partes interesadas, ya que cada empresa tiene una manera singular de realizar sus actividades; para ello se ha desarrollado una metodología basada en modelos de orientación que facilitan su identificación (López, 2008). Dentro de este modelo se encuentran clasificados tres tipos de procesos en tres categorías: x. Procesos de conducción: son procesos en los que se llevan a cabo actividades de planificación y control de la gestión. El primer paso es planear en donde se elabora un plan estratégico de acuerdo a las necesidades de las partes interesadas; en este punto se debe incluir la visión, misión, valores, directrices funcionales, indicadores, objetivos estratégicos, el programa de acción, la forma cómo se comunica la estrategia y la forma de motivar a todos los integrantes de la organización en lograr sus funciones. El siguiente punto es realizar, en donde se lleva a la realidad el plan estratégico, esto incluye el organizar, dirigir, asignar recursos, facilitar y supervisar la ejecución de las actividades y procesos, involucrando a toda la organización con apoyo externo. A continuación se debe controlar, esto se refiere a medir y verificar que se sigue el plan actualizado de acuerdo con las necesidades actuales de la organización; y finalizando el ciclo se encuentra la retroalimentación que es capturar el aprendizaje para incluir en un nuevo ciclo del proceso de dirección estratégica, en la línea de gestión del conocimiento (López, 2008).. x. Procesos de realización: son las actividades productivas en donde se genera el aumento de valor de los elementos de entrada hasta llegar a la entrega del producto o servicio con la finalidad de satisfacer al cliente.. x. Procesos de apoyo: actividades que sirven de soporte a las actividades de conducción y realización..

(34) 16. 2.3.2.2. Resultados de la planificación del sistema de gestión por procesos Una vez identificados los procesos se procede a su representación gráfica mediante un mapa de procesos, que permitirá evaluar la importancia estratégica de cada proceso en la cadena de producción y también permitirá verificar la alineación de los procesos, para evaluarlos de acuerdo a las directrices y los objetivos estratégicos planteados. Esta evaluación permitirá determinar los procesos de mejora de la cadena productiva, entre las mejoras también está considerada la posibilidad de crear un nuevo proceso o modificar los existentes, pues como objetivo se tendrá el cumplimiento de las directrices estratégicas (Gálvez, 2007). En la planificación de procesos con un enfoque integral, se deben diseñar los procesos para que cumplan de manera simultánea los requerimientos de las normativas y además los requisitos de las partes interesadas. La planificación integral con base a las normas internacionales ISO, se puede basar en la estructura común planteada en el ciclo de PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar). Con la finalidad de definir y establecer una estructura de procesos comunes para los sistemas a integrar, es necesario realizar previamente la identificación y relación entre cada uno de los procesos que mejor se ajuste a las necesidades de la organización y con las necesidades involucradas que son objeto de integración, como sería las normas ISO 14001 e ISO 50001 (CEPAL, 2009). 2.3.2.2.1. Caracterización de procesos Para la caracterización de procesos se deben relacionar los procesos, de forma que se puedan definir los impactos ambientales y la eficiencia energética en cada uno de los procesos y la influencia que tienen en todo el ciclo productivo. La finalidad de la caracterización de los procesos es detectar las necesidades y deseos de los clientes para lograr la satisfacción total de estos, sin dejar a un lado el punto de vista interno de los procesos, en donde interfieren variables como son la eficiencia y rendimiento, relacionados a la productividad de las operaciones y actividades, para lo cual las organizaciones se han visto en la necesidad de.

(35) 17. aumentar su competitividad en el mercado aumentando su capacidad tecnológica; los requisitos tanto de los clientes como de los mercados (López, 2008). 2.3.2.2.2. Mapas de procesos Posterior a la identificación de los procesos y el análisis de la revisión ambiental y energética inicial del LEAEE, se da lugar a la elaboración del mapa de procesos, en caso que la organización no lo tenga establecido; él provee una visión de conjunto de todos los procesos de la organización establecidos de manera específica. El mapa de procesos debe ayudar a la toma de conciencia visual de la misión de la organización (López, 2008). 2.3.2.3. GESTIÓN ESTRATÉGICA POR PROCESOS La gestión estratégica de los procesos comienza con la extracción de los criterios de la revisión ambiental y energética, en lo que se refiere a misión, visión, objetivos y metas de la organización, de tal forma que sean útiles como lineamientos base para la priorización de los procesos y permitan alinear a estos, con el plan de la organización; de manera paralela se logra la capacidad de revisar los indicadores y objetivos para su modificación en el caso de ser necesario y su alineación con el plan estratégico (Junta de Castilla y León, 2004). En este contexto la gestión estratégica por procesos provee una estructura horizontal. a. la. organización,. convirtiendo. a. los. procesos. inicialmente. independientes en procesos interfuncionales, enfocándolos a mejorar la calidad de los productos y servicios que reciben los beneficiaros de la organización; debido a esto, es que todas las actividades de la organización, incluyendo la planificación, hasta el proceso de llagada al cliente pueden y deben ser considerados como procesos.. 2.4.. OBJETIVOS Y METAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN. INTEGRAL Los objetivos son declaraciones libres por parte de la dirección acordes con la política, misión y visión para lograr los compromisos suscritos por la organización,.

(36) 18. mientras las metas son los logros que pueden ser cuantificados con respecto a los indicadores ambientales y energéticos establecidos conforme a los objetivos establecidos (Pavón, 2009). La adopción de un SGl exige que se deban establecer, documentar y ejecutar los objetivos y metas resultantes del análisis de los aspectos significativos ambientales y energéticos (ISO 14001, 2004 y ISO 50001, 2011). Los objetivos deben ser condiciones cortas y claras que cumplan con las siguientes características: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y tener un tiempo definido de acuerdo con el tamaño de la organización y el nivel de madurez (Torres, 2010). Los objetivos cumplen con la condición Smart, las cuales se indican en la tabla 2.3. TABLA 2. 3: Condición Smart. S. Específico. M. Medible. A. Alcanzable. R. Relevante. T. Tiempo definido. Fuente: Torres R., 2010. Los objetivos pueden incluir los siguientes elementos: variable a mejorar, estado actual, estado deseado y plazo. Variable a mejorar.- la variables a mejorar son priorizadas en la planificación estratégica y la mejora se puede reflejar en aumentos en la eficacia (optimización en los resultados) o en la eficiencia (optimización de los procesos). Estado actual.- el valor actual de las variables que se pretenden mejorar Estado deseado.- el valor que se desea alcanzar con la meta Plazo.- tiempo en el cual se alcanzará el resultado deseado Los objetivos y metas integrales deben estar acorde con los siguientes criterios:.

(37) 19. x. Precisar responsables para la vigilancia y cumplimiento de las actividades planificadas para el cumplimento de las metas.. x. Ser concebidos por un grupo constituido por personal con formación variada.. x. Ser estudiados y renovados en plazos periódicos para lograr alcanzar el desempeño ambiental y energético establecido.. x. Diseñar indicadores que permitan el cumplimiento de las metas.. Para establecer los objetivos integrales de la norma primero se deben formular los objetivos concernientes a medio ambiente y eficiencia energética teniendo en cuenta además los requisitos legales suscritos por la organización y otros requisitos que se comprometa de forma voluntaria, y los aspectos ambientales y energéticos significativos.. 2.5. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL Para la implementación de los procedimientos establecidos en la planificación se debe preparar al personal sobre la importancia que tienen el buen desempeño de la SGI para la organización, de las funciones y responsabilidades que cada uno desempeña dentro del SGI, de las consecuencias que producirá el incumplimiento de las funciones y de los requisitos suscritos en el SGI, la consecuencias que producirá estas faltas en sus funciones y de la importancia que tiene una adecuada documentación para la organización y SGI (ICONTEC, 2009). 2.5.1. COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA Los miembros de la organización (personal, directivos, proveedores) deben realizar un desempeño adecuado de su trabajo teniendo conciencia del impacto negativo que pueden causar en el desempeño energético y ambiental; para ello es necesario que la organización asegure el conocimiento de los siguientes temas (ISO 14001, 2004 e ISO 50001, 2011): x. Política, metas, procedimientos y requisitos del SGI.

(38) 20. x. Las funciones, responsabilidades y autoridades para cumplir con los requisitos del SGI.. x. Perjuicios producidos al ejecutar de forma errónea los procedimientos del SGI.. x. Importancia del comportamiento adecuado del personal para alcanzar los objetivos del SGI.. x. Los beneficios que obtendrá la organización con la mejora del desempeño energético y ambiental.. Según lo expuesto por Torres (2010), se describen los siguientes conceptos: Formación: concierne a talleres dictados hacia el personal con el fin de llenar vacíos con respecto a ciertos temas, estos podrán realizarse de forma individual o hacia un grupo. Capacitación: se refiere a la instrucción del personal en distintos oficios o habilidades; para ello se realizarán talleres prácticos, pasantías, entre otros, tanto dentro o fuera de la organización. Toma de conciencia: concienciar al personal de la importancia que tiene su desempeño con el correcto funcionamiento del SGI y de los beneficios que tiene la adopción de SGI para mejorar el desempeño ambiental y energético y la imagen de la organización. 2.4.2. COMUNICACIÓN Se deberá instaurar dentro de la organización de forma documentada su decisión de comunicar o no de forma externa los aspectos ambientales y energéticos, además de su desempeño, asimismo es necesario disponer de vías de comunicación entre los diferentes niveles de la organización, para ello se puede disponer reuniones, carteles, memos, boletines, intranet que permitan que la información llegue a la persona adecuada en el momento oportuno, y a cada uno de los miembros del personal (Torres, 2010). Para llevar un adecuado proceso de.

(39) 21. comunicación se debe tomar en cuenta: el tema a comunicarse, a quién va dirigida la información y el medio que va a ser utilizado. Se deben crear procedimientos eficientes para responder inquietudes acerca del desempeño energético, ambiental o de los daños potenciales o reales producidos por la organización. 2.5.3. DOCUMENTACIÓN Consiste en asegurar que existan documentos suficientes que permitan justificar lo requerido por las normas ISO 14001 e ISO 50001, además de otros compromisos suscritos por la organización (Torres, 2010). La documentación mínima necesaria establecida es la siguiente (ISO 14001, 2004, e ISO 50001:2011): x x x x x. Alcance y límites del SGI La política integral del SGI Los objetivos, metas, indicadores del SGI Registro requeridos por las normas ISO 14001:2004 e ISO 50001:2011 Los documentos de registro que aseguren el buen desarrollo de la planificación, operación y control relacionados a los procesos que se relacionan a los aspectos ambientales y energéticos.. La decisión de documentar algún procedimiento debería pasar por los siguientes aspectos (ISO 14001, 2004): x. Cuáles son las consecuencias de no documentar los procedimientos para el ambiente o uso de la energía.. x. La necesidad de demostrar cumplimientos de los requisitos establecidos por la norma, requisitos legales u otros aceptados libremente por la organización.. x. Asegurar que las operaciones de la organización se realicen de forma coherente..

(40) 22. x. Las ventajas debido a mayor facilidad en los proceso de implementación, comunicación, formación, mantenimiento y revisión.. En un SGl serán documentados los siguientes tipos de procedimientos: manuales, procedimientos, instrucciones de trabajo, requisitos y formularios. Manuales del Sistema de Gestión Integral.- presenta una descripción de los aparatos y elementos del sistema. A pesar de que el manual del sistema de gestión es solo solicitado por la norma ISO 9001:2008, es una herramienta muy útil en la gestión integral ya que permite coordinar los requisitos de las normas que conforman el SGI. Dentro del contenido del Manual del SGI se podría encontrar: el alcance de la Gestión Integral, la política, los requisitos solicitados por las normas y otros requisitos que haya suscrito la organización; para simplificar el manual se puede utilizar solo las referencia de los documentos mencionados y es recomendable describir el cumplimiento de la norma hasta que el sistema adquiera madurez (Torres, 2010). Manual de Procedimientos.- Contiene los procedimientos documentados requeridos por las normas del SGI y los definidos por la empresa como por ejemplo: compras, ventas, producción entre otros y los responsables. Instrucciones de trabajo.- documentos donde se explica los procedimientos de las metodologías usadas en un área específica de la organización, por ejemplo los manuales de funcionamiento de las maquinarias y equipos. Registros y formularios.- los formularios corresponden a documentos donde están los datos principales,. mientras los registros son formularios que son. contrastados con resultados e incidentes del sistema. 2.5.3.1. Requisitos de la documentación Toda organización está obligada a establecer, implementar y mantener la información en formato electrónico, papel, o cualquier otro que sea adecuado (ISO 50001, 2011)..

(41) 23. Entre la documentación que se debe incluir esta: x. Alcance y los límites del SGI. x. Política integral del SGI. x. Objetivos, metas y acciones del SGI. x. Los requisitos legales (internacionales, nacionales, provinciales, locales) y otros requisitos establecidos por la organización (acuerdos con las autoridades públicas, con clientes, etiquetado ambiental, entre otros).. x. Aspectos ambientales y energéticos significativos. x. Procedimientos. x. Información de los procesos. x. Organigramas. x. Normas internas y externas. x. Planes de emergencia en sitio. x. Registros. 2.5.3.2. Control de documentos Se deberá asegurar que existan procedimientos para permitir la creación y mantenimiento de los documentos que fundamenten la implementación del SGI; entre las principales actividades mínimas que serían necesarias mantener, están (ISO 14001, 2004 e ISO 50001, 2011): x. Correcta localización, actualización y revisión de documentos. x. Un archivo ordenado. x. Correcta distribución. x. Aprobación oportuna de documentos antes de su emisión.

(42) 24. x. Asegurar que los documentos se encuentren en buen estado. x. Permitir que los documentos sean fácilmente identificables. x. Prevenir el uso no intencionado de documentos desactualizados. x. Asegurar la distribución de origen externo hacia el personal, que permita el correcto funcionamiento del SGI.. 2.5.4. CONTROL OPERACIONAL Se establecerá procedimientos orientados a la prevención de desviaciones del normal funcionamiento de las actividades que produzcan fallos contra la política integral, objetivos y metas del SGI. Será necesario que se instauren procedimientos documentados que permitan el cumplimiento de los objetivos y metas del SGI concernientes con el control o reducción de impactos provocados por las actividades relacionadas con los principales aspectos ambientales identificados por la organización (ISO 14001, 2004). Para conseguir estas condiciones en el ámbito energético se tendrán como pautas los siguientes principios (ISO 50001, 2011): x. Establecimiento de criterios y disposiciones para la eficaz disposición de la energía en aspectos que podrían perjudicar el desempeño energético.. x. Mantenimiento y operación de los equipos, sistemas e instalaciones, de acuerdo a criterios operacionales.. x. Comunicación de información necesaria hacia el personal interno de la organización.. 2.5.5. DISEÑO DE LA MEJORA AMBIENTAL Y ENERGÉTICA Para alcanzar una mejora continua la organización deberá considerar mejoras tanto en el diseño, modificación o renovación de instalaciones, especialmente en los procesos que puede tener mayor impacto sobre el desempeño energético y ambiental de la organización..

(43) 25. Los resultados de la evaluación energética y ambiental deben ser utilizados de forma oportuna para permitir identificar oportunidades de mejora en el diseño y compras de la organización. Actividades como medición y seguimiento son herramientas que pueden ayudar al análisis de datos y la mejora continua; se puede determinar dos tipos de actividades: métodos de medición y equipos de medición (Torres, 2010). 2.5.6. ADQUISICIÓN DE SERVICIOS DE ENERGÍA, PRODUCTOS, EQUIPOS Y ENERGÍA. La organización está en la obligación de evaluar la utilización de la energía y su consumo, además de la eficiencia energética de forma interna. La adquisición de nuevos productos y servicios podría ayudar a alcanzar un mejor desempeño energético gracias a su mayor eficiencia (ISO 50001, 2011). Si es posible escoger el proveedor para comprar la energía se podrían considerar criterios como: calidad de la energía, disponibilidad, costo de estructuras, impacto ambiental, fuente de la energía (renovable, no renovable) (ISO 50001, 2011). 2.5.7. PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS Cada organización debe asegurar unos procedimientos para enfrentar situaciones de emergencia, entre las acciones se consideran los siguientes aspectos (ISO 14001, 2004 e ISO 50001, 2011): x. Identificación de los posibles que peligros dentro de la organización. x. El tipo y magnitud de un escenario de riesgo. x. Métodos apropiados para la respuesta ante una emergencia o accidente. x. Un plan de comunicación externa e interna ante un accidente. x. Acciones necesarias para minimizar los posibles daños ambientales. x. Plan de evacuación en caso de emergencia.

(44) 26. x. Formación de un grupo del personal que se encargue de la respuesta ante accidentes.. x. Listas sobre el personal clave ante una emergencia e instituciones de apoyo.. x. Rutas de evacuación y puntos de encuentro. x. En caso de emergencia en una instalación vecina, posibilidad de apoyo. 2.6. VERIFICACIÓN 2.6.1. SEGUIMIENTO, MEDICIÓN Y ANÁLISIS Los procedimientos de seguimiento, medición y análisis permitirán lograr la documentación de la información necesaria para hacer el seguimiento del desempeño ambiental y energético, los cuales deben estar acorde con la política integral, los objetivos y las metas; además la organización debe disponer de los equipos de medición calibrados y conservar los registros de estos procedimientos. En el caso de la energía, se puede considerar los siguientes aspectos (ISO 50001, 2011, p. 11, 12): x. “Usos significativos de la energía. x. Las variables relacionadas al uso de la energía. x. Los IDEn. x. Eficacia de planes y metas del sistema. x. La evaluación del consumo energético real contra el esperado’’. El seguimiento, medición y verificación dependerá de las características de los aspectos significativos producidos, relacionados con las actividades de la organización, de cómo se desarrollará el cumplimiento de los objetivos, metas y su respectivo control (ISO 14001, 2004)..