Fecha de aprobación: Febrero 26 de 2013 Resolución No. 273 Revisó: Directora de Comunicaciones
OBJETIVO
NORMATIVIDAD Aprobó: Rector
ALCANCE
Establecer las actividades necesarias para la realización de productos comunicativos con el fin de informar a la comunidad universitaria y al público en general de los acontecimientos relevantes de la vida universitaria en las sedes regionales.
Aplica desde la solicitud del servicio hasta la publicación y divulgación a la comunidad mediante los productos comunicativos radiales, audiovisuales, impresos y multimediales.
Procedimiento Producción Audiovisual.
· Ley 182: Por la cual se reglamente el servicio de televisión
· Ley 680: Por la cual se modifican las leyes 182 de 1995 y ley 335 de 1996, y se dictan otras disposiciones en materia de televisión
· Ley 335: Por la cual se modifica parcialmente la Ley 182, se crea la televisión privada y se dictan otras disposiciones
· Ley 680: Por la cual se modifican las leyes 182 de 1995 y ley 335 de 1996, y se dictan otras disposiciones en materia de televisión
Todos los procedimientos excepto Producción de Boletines de prensa
· Ley 48: Por la cual se autoriza la adhesión de Colombia a los siguientes Instrumentos Internacionales: "Convención Universal sobre Derechos de Autor, sus Protocolos I y II", y "Convención Internacional sobre la Protección de los Artistas, Intérpretes o Ejecutantes, los Productores de Fonogramas y los Organismos de Radiodifusión”.
· Ley 44: Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982 y se modifica la Ley 29 de 1944 (en materia de Derechos de Autor) Procedimiento Producción de Boletínes de Prensa y Producción de periódicos sedes regionales
· Manual de Calidad Ediciones UIS.
CONSIDERACIONES
· Si la actividad a promover requiere de convocatoria masiva de personal externo, se debe definir el medio de divulgación requerido para tal fin (Afiches o tarjetas de invitación).
· En algunos casos dados los requerimientos de la actividad a divulgar se requiere la aprobación del Coordinador de la Sede Regional.
· Boceto: Representación simple (borrador)
· Montaje: Es la diagramación de los archivos textuales y fotográficos que se han recibido.
· Transmitir: Divulgar información a la comunidad universitaria y público en general por medio del portal Web, TV, radio, prensa escrita, correo electrónico y redes sociales.
· Audio: Es una grabación del sonido que será transmitido y reproducido.
· Edición: Proceso mediante el cual se ordenan sonidos grabados en la producción de a cuerdo al guión planteado.
· CI: Comunicación Institucional.
· Difusión interna: transmitir información a la comunidad interna de la Universidad por medio de la pagina web, TV, radio, impresos y correo electrónico.
· Difusión externa: transmitir información a la comunidad externa por medio de la pagina web, TV, radio, impresos y correo electrónico.
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DIFUSIÓN INTERNA Y EXTERNA RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Actividad Decisión Procesamiento en S.I. o
intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página
Inicio/Fin Documento
1. Recibe solicitud de servicio a través de la cual se determina qué medio de difusión es requerido por el cliente.
3. Si, el medio de difusión es gráfico se realiza el montaje gráfico de acuerdo con las especificaciones dadas por el solicitante del servicio.
Profesional CI sedes regionales
Inicio
1. Recibe solicitud.
3. Realiza montaje
Formato Solicitud de Servicio
FCI.31
2. Determina medio de difusión
2. Determina el medio de difusión (Gráfico, audiovisual o radial)
Nota:
· Si el medio de difusión es audiovisual remitirse al PCI.07- Procedimiento Producción audiovisual sedes regionales.
· Si el medio de difusión es prensa remitirse: al PCI.02 - Procedimiento Producción de Boletines y al PCI.08 – Procedimiento Producción de medios impresos sedes regionales
¿Medio de difusión gráfico?
1/pag. 4 No
Si
Profesional CI sedes regionales Profesional CI sedes
regionales
1
7. Realiza registro de
audio 7. Realiza registro de audio.
6. Divulga la información
6. Si el boceto es aprobado, se divulga la información a través de correo electrónico a toda la comunidad universitaria de la Sede, e imprime, amplia y ubica en las carteleras institucionales de la sede y publica en la pantalla informativa.
Nota: Si la difusión es externa se recibe el material enviado desde la División de Publicaciones y se distribuye.
Profesional CI sedes regionales Profesional CI sedes
regionales
1
¿Boceto aprobado?
No
1 Si
5. Realiza las correcciones 5. Si el boceto no es aprobado por el solicitante del servicio
se hacen las correcciones de acuerdo con las observaciones realizadas.
Profesional CI sedes regionales
Imprime y entrega boceto
4. Entrega boceto del producto al solicitante del servicio para la respectiva aprobación.
Nota: si la difusión gráfica es externa, a través de correo electrónico se solicita cotización a la División de
Publicaciones, después el Coordinador de sede autoriza el gasto y el Profesional CI valida el diseño.
Profesional CI sedes regionales
4. Imprime y entrega boceto
Fin
1
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DIFUSIÓN INTERNA Y EXTERNA RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Actividad Decisión Procesamiento en S.I. o
intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página
Inicio/Fin Documento
Coordinador sedes regionales
9. Revisa contenido de los diálogos
10. Realiza correcciones
Si No
11. Realiza montaje y edición
12. Envía el programa
Fin
9. Revisa contenido de los diálogos que serán transmitidos.
10. Si los diálogos no son aprobados, se realizan las correcciones necesarias.
11. Si los diálogos son aprobados, se realiza el montaje y edición del producto comunicativo.
12. Envía el enlace del producto comunicativo vía correo electrónico a la comunidad universitaria de la Sede.
¿Diálogos aprobados?
Profesional CI sedes regionales
Profesional CI sedes regionales
Profesional CI sedes regionales
1
8. Elabora diálogos 8. Elabora diálogos para la transmisión de la información
del solicitante del servicio. Profesional CI sedes
regionales Guión informativo
VERSIÓN FECHA DE
APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Febrero 26 de 2013
