IMPLEMENTACION DEL PROCESO DE COMPRAS E INVENTARIOS EN LA COMPAÑIA
TORONTO DE COLOMBIA LTDA.
Presentado por:
ANGELA JINETH MENDOZA SIERRA
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
ESPECIALIZACION EN GESTION DE PROYECTOS DE INGENIERIA
FACULTAD DE INGENIERIA
BOGOTA D.C
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO ... 2
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 5
2. OBJETIVOS ... 6
2.1 OBJETIVOGENERAL ... 6
2.2 OBJETIVOSESPECIFICOS... 6
3. ESTUDIO DE MERCADO ... 7
3.1 PROVEDORES ... 7
3.1.1 Críticos ... 7
3.1.1.1 Dotación ... 7
3.1.1.2 Medios de comunicación e intendencia ... 8
3.1.1.3 Papelería pre-impresa ... 8
3.1.2 No Críticos ... 9
3.2 CLIENTES ... 10
3.2.1 Búsqueda de clientes ... 10
3.2.2 Tipos de Clientes ... 10
3.2.2.1 Clientes Potenciales ... 11
3.2.2.2 Otros Clientes ... 11
3.3 ENCUESTA INTERNA ... 12
3.4 ANÁLISIS ENCUESTA INTERNA ... 13
4. ESTUDIO TECNICO ... 15
4.1 ASPECTOSTECNOLÓGICOS ... 15
4.2.1 Estructura Organizacional Actual ... 16
4.2.2 Estructura Organizacional Propuesta ... 17
4.3 RECURSOSFÍSICOS ... 18
4.3.1 DOTACIÓN ... 18
4.3.1.1 Operativa ... 18
4.3.1.2 Administrativa ... 18
4.3.2 VEHICULOS ... 19
4.3.3 ARMAS Y EQUIPOS DE COMUNICACIÓN ... 19
4.4 PRESUPUESTO ... 20
4.4.1 Costos Fijos ... 20
4.4.1.1 Nomina ... 20
4.4.1.2 Parafiscales ... 21
4.4.1.3 Software ... 21
4.4.2 Costos Variables ... 22
4.4.2.1 Servicios Públicos ... 22
4.4.2.2 Papelería ... 22
4.4.2.3 Mantenimiento y Equipos ... 23
4.4.3 INGRESOS ... 23
4.4.3.1 Compras e Inventarios ... 23
4.4.3.2 Reducción de Costos ... 24
5. ESTUDIO FINANCIERO ... 25
6. CONCLUSIONES ... 26
7. GLOSARIO ... 27
8. ANEXOS ... 28
8.1 ANEXO1:PROCEDIMIENTODECOMPRASEINVENTARIOS ... 28
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Actualmente en la compañía Toronto de Colombia Ltda., los procesos de compras
e inventarios presentan falencias que han llevado a generar demoras en las
entregas de dotación, artículos de intendencia y equipos de comunicación;
adicional a lo anterior no se tiene control del inventario en cada uno de los
clientes, no se hace seguimiento al tiempo de garantías; no se tiene un control
de la fecha en que corresponde entregar la dotación.
Es evidente la desorganización a nivel de inventarios, lo cual ha generado
sobrecosto en las compras a tal punto que se han hecho compras duplicadas, se
pierde clientes porque no se cumple con los compromisos establecidos al
momento de la negociación, lo cual ha generado reducción de ingresos para la
2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
Organizar y controlar el inventario general de la compañía Toronto de Colombia
Ltda.
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Realizar procedimiento de compras e inventarios.
Comprar módulos del área de compras e inventarios del software SIIGGO.
Capacitar al personal involucrado en el procedimiento de compras e
inventarios.
Evaluar la viabilidad económica del proyecto para la compañía Toronto de
3. ESTUDIO DE MERCADO
3.1 PROVEDORES
Los proveedores de la compañía se puede clasificar en críticos y no críticos.
3.1.1 Críticos
Los proveedores críticos son los que proporcionan productos y/o servicios
necesarios para llevar a cabo la actividad principal de la compañía.
3.1.1.1 Dotación
Los insumos de dotación son primordiales para el trabajo diario de los guardas
de seguridad, ya que adicional a que es la imagen de la compañía ante el cliente
y el público en general, es una prestación social a cargo del empleador y se debe
entregar cada 4 meses para un total de 3 dotaciones al año.
Los actuales proveedores de dotación en general son:
RAZÓN SOCIAL NIT CALIFICACIÓN
Dasethom SAS 900.65.743 4.6
Intersuministros de Colombia SAS 900.504.191 5
PCSHEK Tecnología y Servicios SAS 900.413.420 5
Decimo Dotaciones SAS 900.350.138 4.8
Kepis de Colombia 79.374.574 No registra calificación
Blessed Elemental Jackets 19.207.026 4.6
Calzado HG 19.053.910 4.2
3.1.1.2 Medios de comunicación e intendencia
Los radios de comunicación, accesorios y elementos de intendencia; son
necesarios para las labores diarias de los guardas de seguridad, ya que son
herramientas que le ayudan a desempeñar sus labores diarias.
Los actuales proveedores de los anteriores accesorios son:
RAZÓN SOCIAL NIT CALIFICACIÓN
HR Comunicaciones Ltda 830.095.469 4.8
Intersuministros de Colombia SAS 900.504.191 5
More Security Business Ltda 900.256.448 4.4
Armería La Española 19.081.757 4
Arsenal de Seguridad Ltda 900.385.562 No registra calificación
Tabla2. ProveedoresdeMediosde comunicacióne intendencia
3.1.1.3 Papelería pre-impresa
Los diferentes formatos utilizados como evidencia para realizar cada una de las
actividades que así lo requiera son indispensables a la hora de ejecutar el día a
día y en el momento que no haya inventario suficiente en stock se puede convertir
en un grave problema.
Los actuales proveedores de esta papelería son:
RAZÓN SOCIAL NIT CALIFICACIÓN
Grafiexpress Digital Ltda. 830.143.027 No registra calificación
Sigrafil 79.870.364 No registra calificación
3.1.2 No Críticos
Los proveedores no críticos son los que proporcionan productos y/o servicios
ajenos para llevar a cabo la actividad principal de la compañía.
Papelería, cafetería y aseo
Artículos publicitarios
Software
3.2 CLIENTES
3.2.1 Búsqueda de clientes
Para la búsqueda de clientes la compañía Toronto de Colombia Ltda. Realiza 4
estrategias de mercadeo:
Llamar telefónicamente bases de datos y agendar a diario mínimo 2 visitas
a diferentes clases de clientes.
Realizar visitas a clientes puerta a puerta, con el fin de dar a conocer la
compañía y el portafolio de productos y/o servicios que esta ofrece.
Realizar un programa de referidos, motivando a las personas que refieran
con una comisión del 50% de la comisión si el negocio sale a adelante y se
firma el contrato.
La compañía se postula a las diferentes licitaciones que publican en la
página web www.contratos.gov.co
3.2.2 Tipos de Clientes
3.2.2.1 Clientes Potenciales
Los clientes potenciales de esta compañía se componen de los Conjuntos
Residenciales o de las Agrupaciones de Vivienda que contratan un servicio de
vigilancia para cuidar las casas de los propietarios o arrendatarios.
Este tipo de servicio está bajo la supervisión del administrador o dueño del
Conjunto Residencial o Agrupación de Vivienda, de igual forma un jefe de
Operaciones asignado por zonas de parte de la compañía Toronto de Colombia
Ltda. Debe realizar seguimiento continuo a las diferentes actividades que debe
realizar el guarda de seguridad y al mismo tiempo debe estar en continua
comunicación con el cliente, llámese administrador o dueño para recibir
retroalimentación constante y así identificar oportunidades de mejora.
3.2.2.2 Otros Clientes
Toronto de Colombia tiene otros clientes como lo son: petroleras en Villavicencio,
colegios y clínicas en Barranquilla, centros comerciales y empresas en la ciudad
3.3 Encuesta Interna
1. ¿Qué fortalezas encuentra en el área de compras e inventarios (proceso
logístico)?
2. ¿Qué le gustaría cambiar del área de compras e inventarios?
3. ¿Es oportuna la entrega de pedidos? Justifique su respuesta
4. ¿El área de compras cumple con los requerimientos de los productos y/o
servicio que se solicitan? Justifique su respuesta
5. ¿Hay un procedimiento establecido para realizar un requerimiento al área
de compras? Si su respuesta es SI, por favor explique dicho procedimiento.
6. ¿Considera usted que hay control de inventarios internamente en la
compañía?
7. ¿Cuál cree usted que es la principal consecuencia de la falta de control de
inventarios?
8. ¿Cuál cree usted que es la manera más eficiente de que sus requerimientos
se cumplan de manera satisfactoria y en tiempo oportuno?
9. ¿Ha tenido alguna situación que requiera de garantía a un producto o
10. ¿Está dispuesto(a) a capacitarse para implementar un software que
permita optimizar las compras dentro de la compañía y se tenga un control
de los inventarios?
3.4 Análisis encuesta Interna
De acuerdo a la encuesta realizada internamente a cada uno de los directores de
área se logra evidenciar las siguientes fortalezas, debilidades, amenazas y
Gráfica 1.DiagnósticoDOFA
FORTALEZAS
• El área de compras se muestra con eficiencia y diligencia a la hora de gestionar el proceso de realizar compras o de adquirir un servicio.
• Existe un procedimiento corto para solicitar al área de compras un producto o servicio, por medio de una requisición y aprobación por parte de la gerencia.
• Existe stock de los productos de alta rotación
DEBILIDADES
• No es clara la recepción de las requisiciones, ya que a veces las recibe el área de compras y en otras ocasiones las recibe el área de inventarios.
• No hay un tiempo establecido de respuesta por parte del área de compras. • No hay seguimiento de las compras por parte del área responsable.
• En ocasiones las compras se realizan y quedan en el almacén por vario tiempo, sin informar al que interese de que la compra ya se encuentra hecha.
• Muchos de los proveedores no cumplen con los tiempos requeridos, ni con la calidad que se necesita. • No hay respuesta satisfactoria por los proveedores cuando se trata de solicitar garantías.
AMENAZAS
• Incumplimiento a los clientes por la demora de productos y/o servicios.
• Incremento de gastos a causa de los re procesos que se deben hacer y la falta de control en los inventarios. • Inconformidades por parte de los clientes y colaboradores a causa de la mala calidad de los productos.
OPORTUNIDADES
• Tener un proceso establecido, con el ánimo de ser más prácticos y eficientes a la hora de gestionar alguna compra y/o servicio.
4. ESTUDIO TECNICO
4.1 ASPECTOS TECNOLÓGICOS
Se debe realizar una inversión inicial de $7’800.000 + IVA para adquirir un
software que permita optimizar el área de compras e inventarios, el comité
directivo tomó la decisión de comprar el paquete de SIGGO ya que es el más
económico con relación a las cotizaciones realizadas, debido a que actualmente
la compañía tiene el paquete contable con SIGGO y el módulo de compras sale
mucho más económico por las licencias que fueron compradas al momento de
adquirir del software.
Se realizaron las siguientes cotizaciones:
NOMBRE VALOR
SIGGO $7.800.000+IVA
INTERPRISE WEB $22’197.000+IVA
SAP $41’200.000+IVA
Tabla 4.Cotizaciones de Software
4.2.1 Estructura Organizacional Actual
Gráfica 2.Organigrama Actual
Actualmente se cuenta con el siguiente talento humano para desempeñar las
funciones necesarias relacionadas con el área de compras e inventarios:
CARGO FUNCION PRINCIPAL SALARIO
Coordinador de Compras Realiza las compras necesarias
para la compañía
$1’600.000
Coordinador Logístico Garantizar que los
requerimientos solicitados sean atendidos
oportunamente
$1’600.000
Almacenista Entregar los elementos
solicitados en cada requerimiento
$800.000
Conductor Entregar los elementos
requeridos en cada uno de los puntos, según sea necesario
$2’300.000
TOTAL $6’300.000 Tabla 5. Cuadro de cargos actuales
4.2.2 Estructura Organizacional Propuesta
Gráfica 3.Organigrama Propuesto
De acuerdo a la gráfica 3, el presupuesto de la nómina propuesta seria la
siguiente:
CARGO FUNCION PRINCIPAL SALARIO
Coordinador de Compras e Inventarios
Realiza las compras necesarias para la compañía, garantizar que los requerimientos solicitados sean atendidos oportunamente.
$2’100.000
Jefe de Almacén Controlar los inventarios y
supervisar la entrega de los mismos.
$1’100.000
Auxiliar de Almacén Entregar los elementos solicitados al
almacén.
$800.000
Conductor Entregar los elementos requeridos
en cada uno de los puntos, según sea necesario.
$800.000
TOTAL: $4’800.000 Tabla 6. Cuadro de cargos propuestos.
SUBGERENTE
Coordinador Compras e Inventarios
Jefe de Bodega
Auxiliar de Bodega
4.3 RECURSOS FÍSICOS
4.3.1 DOTACIÓN
4.3.1.1 Operativa
De acuerdo a las políticas internas de la compañía se debe entregar 4 veces
dotación durante el año a los 1.600 colaboradores de la base operativa, la
dotación consta de zapatos (1par), camisa (2), pantalón (2), chaqueta (2),
chapuza (1) y kepis (1).
Dotación Trimestral x colaborador: $300.000+IVA Dotación Trimestral Total: $480’000.000+IVA
Dotación Anual: $1.920’000.000+IVA
4.3.1.2 Administrativa
De acuerdo a las políticas internas de la compañía se debe entregar 1 dotación
durante el año a los 80 colaboradores del área administrativa, la dotación consta
de camisa (2), pantalón (2) y chaqueta (1).
Dotación x colaborador: $200.000+IVA
4.3.2 VEHICULOS
La asignación de vehículos para los supervisores de las 7 zonas se hace por
medio de un leasing a nombre de la compañía, el cual va pagando mes a mes los
supervisores y al final el vehículo queda como propiedad de ellos; Toronto de
Colombia solo solicita el leasing, no hace ninguna inversión.
El único vehículo que le pertenece a la compañía es una camioneta de origen
Chino, modelo 2012 marca Chery, avaluada en $17’000.000, esta camioneta
actualmente se utiliza para transportar elementos desde el almacén hacia los
diferentes puntos o puestos de vigilancia.
El mantenimiento mensual del vehículo es de $600.000 (aprox), completando en
gastos de mantenimiento anual un valor de $7’200.000, debido a esto sugiere
vender el vehículo de manera urgente y comprar un vehículo de modelo reciente;
adicional considerar cambiar la marca del vehículo por una casa matriz que
brinde una mayor garantía.
4.3.3 ARMAS Y EQUIPOS DE COMUNICACIÓN
El mantenimiento de armas se debe realizar mensualmente y tiene un costo
debidamente capacitado; en cuanto al mantenimiento de radios tiene un costo
de $1’500.000 aproximado y se realiza por medio de una compañía externa, en
el almacén permanecen alrededor de 10 radios como back up y al proveedor se
envían alrededor de 20 radios al mes para que se realice el respectivo
mantenimiento preventivo o en su defecto correctivo.
4.4 PRESUPUESTO
4.4.1 Costos Fijos
4.4.1.1 Nomina
En la nómina se encuentran relacionados los salarios de los cargos necesarios
que se proponen para optimizar el proceso de compras e inventarios (Ver Tabla
6. Cuadro de cargos propuestos).
Anualmente, los salarios a nivel general tienen un incremento del 10% de acuerdo
4.4.1.2 Parafiscales
Los parafiscales del 48,25% se determinaron de acuerdo al siguiente criterio:
1) Salud 4%
2) Pensión 16%
3) ARL 2.436%
4) CCF 4%
5) Cesantías 8.33%
6) Intereses Cesantías 1%
7) Prima 8.33%
8) Vacaciones 4.16%
4.4.1.3 Software
En este punto se incluyen dos gastos, la licencia del software y las capacitaciones
correspondientes al adecuado manejo del software; en cuanto a la licencia es un
gasto mensual de $840.000, con un incremento anual del 5% correspondiente a
la variación del dólar; en cuanto a las capacitaciones es un gasto cuatrimestral
de $367.500, también con un incremento anual del 5% correspondiente a la
4.4.2 Costos Variables
4.4.2.1 Servicios Públicos
Los servicios públicos necesarios para llevar a cabo el proyecto son agua y luz,
para calcular este gasto mensual se tomó en cuenta el 0.5% de la factura total de
la sede administrativa, tanto para el agua como para la luz.
Anualmente, este gasto tiene un incremento del 7% correspondiente al IPC.
4.4.2.2 Papelería
Para los gastos de papelería se tuvieron en cuenta elementos básicos utilizados
para realizar las actividades diarias de oficina, tales como: esferos, resmas de
papel, carpetas y otros gastos. El gasto mensual de estos elementos de papelería
es de $110.000 aproximadamente.
4.4.2.3 Mantenimiento y Equipos
Los gastos relacionados en este numeral, corresponden al mantenimiento de dos
(2) computadores necesarios para que las personas desempeñen sus labores
diarias; a los computadores se les debe realizar un mantenimiento preventivo
cada tres (3) meses por un valor de $60.000 y cada tres (3) años se deben
reemplazar los computadores por equipos nuevos, este gasto se estima que sea
de $1’500.000 cada 3 años, por cada uno de los equipos de cómputo.
El incremento anual corresponde a la variación del dólar (5%)
4.4.3 INGRESOS
4.4.3.1 Compras e Inventarios
Los ítems relacionados a continuación corresponden a las compras e inventarios
que necesita mensualmente la compañía:
1) Dotación Operativa $47’000.000
2) Dotación Administrativa $4’400.000
3) Armas no letales $3’500.000
4) Equipos de comunicación $25’000.000
6) Papelería pre-impresa $7’500.000
7) Mantenimiento armas y radios $2’000.000
El total de costos de compra son para el primer año $90’000.000, y tiene un
incremento anual del 2%, que corresponde al crecimiento del mercado basado en
la planeación estratégica de la compañía.
4.4.3.2 Reducción de Costos
De acuerdo al análisis desarrollado junto a la subgerencia de la compañía se
establece que lo mínimo que se espera es un 15% en la reducción de costos a
nivel de compras mensuales y un 5% en la reducción de gastos de
almacenamiento de inventarios, para un total del 20% en la reducción de costos
para el primer año, para los cuatro años siguientes se debe mantener una
reducción de costos del 34% en total para los 4 años, teniendo en cuenta que el
5. ESTUDIO FINANCIERO
El flujo de caja se caracteriza por no tener préstamo (ver anexo 3), los resultados
son los siguientes:
TIO 30%
TIR 36% EA
6. CONCLUSIONES
De acuerdo a la evaluación financiera se puede observar que el proyecto
se encuentra en un escenario pesimista, ya que la TIR se encuentra por
debajo del 40%
Implementar el proyecto dentro de la compañía resulta factible, ya que
optimizar el procedimiento de compras e inventarios se reducen costos,
7. GLOSARIO
Almacenamiento: Acción y efecto de guardar un elemento u objeto dentro
de un depósito o lugar determinado para este propósito.
Arma: Instrumento para ataque o defensa.
Compra: Adquisición de todos los medios, recursos, equipos, dotación,
armamento y munición, necesarios para la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada.
Cotización: Propuesta enviada por los proveedores en donde se informa
precio, calidad, cantidad, plazos de entrega y fechas de pago del producto solicitado.
Deterioro: Es el daño ocasionado a un elemento por condiciones
normales o anormales.
Dotación: Es el uniforme, (Uniformes: gorra, chaqueta, camisa, corbata,
pantalón, distintivos), que se le asigna a cada guarda de seguridad o personal operativo para la prestación del servicio.
Equipos de Comunicación: Son los elementos que permiten una
comunicación.
Indumil: Industria Militar- Departamento Control Armas, Municiones y
Explosivos.
Munition: Carga de un arma de fuego.
Preservación: Acción de resguardar, conservar o amparar un elemento u
objeto.
Proveedor: Organización que suministra un producto o servicio al cliente,
persona Natural o Jurídica que suministra o aprovisiona bienes o servicios a cambio de dinero.
8. ANEXOS
8.1 ANEXO 1: PROCEDIMIENTO DE COMPRAS E INVENTARIOS
1. Recibe la solicitud de la compra mediante el formato orden de
requisición (FM-LO-024) de productos o servicios que se necesiten para la prestación del servicio, con autorización de la presidencia, gerencia y/o subgerencia en donde se describen las características del mismo.
2. Solicita al almacén que verifique en stock el elemento solicitado, de lo
contrario solicita al área de compras que realice la cotización.
3. Elabora la respectiva Orden de Compra (FM-LO-026), en la que se
especifica claramente los requisitos del producto o servicio y la cantidad de cada ítem y la pasa a gerencia y/o subgerencia para ser aprobada.
4. Verificar en el formato Control de Inventario (FM-LO-003) la
disponibilidad de los elementos solicitados en el almacén.
5. Informa al área de compras la disponibilidad del producto.
6. Si el producto solicitado se encuentra en stock se entregan los
elementos de acuerdo con el formato Requisición o Devolución de Implementos (FM-LO-024) autorizado.
7. Se actualiza el formato Control de Inventario (FM-LO-003), registra la
salida del elemento entregado y obtiene el nuevo saldo.
8. Si el producto solicitado no está en stock en el almacén, se notifica a
compras para que inicie el proceso de cotización.
9. Firma la Orden de Compra (FM-LO-026) de productos o de servicios.
10. Informa o envía la Orden de Compra (FM-LO-026) al proveedor.
11. Ingresa los datos correspondientes según la compra realizada al
formato (FM-LO-052) verificación de productos para que el almacén verifique las condiciones pactadas con el proveedor.
12. Archiva la orden de compra para su respectivo pago según las
13. Recibe los elementos comprados, verifica con base en la verificación de productos (FM-LO-052).
14. Realiza entrada al almacén de acuerdo a la orden de compra y/o
correo con autorización.
15. Entrega producto ya verificado de acuerdo con la requisición de
implementos.
16. Se actualiza el formato Control de Inventario (FM-LO-003), registra
la salida del elemento entregado y obtiene el nuevo saldo.
COTIZACIONES
1. Para compras superiores (1) SMLV, se solicitara 3 cotizaciones a diferentes
proveedores de acuerdo con el formato FM-LO-054 cuadro comparativo de cotizaciones.
2. Para pre-negociaciones que se realicen por un periodo determinado solo
se realizara el comparativo de cotizaciones en la primera compra.
3. De acuerdo al resultado del formato FM-LO-054 cuadro comparativo de
cotizaciones se selecciona la mejora cotización según los criterios evaluados.
4. Se realiza la la Orden de Compra (FM-LO-026).
5. El tiempo establecido de la compra de productos o servicios está
relacionado en el siguiente cuadro después de aprobada orden de compra y aprobación de pago:
TIPO DE COMPRA TIEMPO DE ENTREGA
SEDE PRINCIPAL
Intendencia (5) Días hábiles
Compras generales nacionales (5) Días hábiles
Servicios (5) Días hábiles
Servicios de impresión – después de aprobado artes
Señalización. (10) Días hábiles
Elaboración de muebles (15) Días hábiles
Dotación de guardas (30) Días hábiles
Impresiones especializadas (30) Días hábiles
Compras de importación De (30) a (45) días
calendario
Para la compra de los productos antes mencionados para las agencias, se deberá aumentar los días del alistamiento y envió dependiendo la distancia de la agencia.
COMPRAS – ARMAMENTO Y MUNICIONES
1. Informa a la Gerencia o Subgerencia la necesidad comprar armas.
2. Autoriza el inicio de trámite de compra de armas.
3. Elabora una carta dirigida al jefe del DCCA (departamento control,
comercio de armas, munición y explosivos). Solicitando autorización para la compra del armamento o munición en INDUMIL.
4. Elabora otra carta dirigida al jefe del DCCA. Solicitando concepto favorable
para la compra de armamento.
5. Autoriza las dos cartas para enviar.
6. Realiza la compra un pin en el banco BBVA para el trámite de compra de
armas.
7. Solicita una cita a través de la plataforma de INDUMIL para el inicio del
proceso de compra de armas.
8. Se elabora una carpeta con la documentación requerida en el reporte de
citación.
9. En la cita se radican los documentos solicitados.
10. Realiza aprobación del trámite.
12. Notifica la fecha de entrevista del jefe de DCCA con el representante legal de Toronto de Colombia Ltda.
13. Asiste a entrevista con el jefe de DCCA.
14. Revisa la documentación radicada anteriormente.
15. El jefe de DCCA autoriza el pago para la compra de armas.
16. Con la autorización de pago se dirige a INDUMIL al almacén para
realizar proceso de liquidación.
17. Realiza el pago de la liquidación en el banco determinado.
18. Indica la fecha de entrega de armas o munición.
19. Recoge el armamento o munición en la fecha indicada por INDUMIL.
20. Entrega las armas al almacén para su ingreso al inventario.
21. Recibe el armamento o la munición
22. Realiza un comprobante de compras en el software SAES, revisando
las especificaciones, cantidad y calidad del producto para garantizar su conformidad, de acuerdo con los requisitos del formato (FM-LO-052) verificación del producto.
23. Se actualiza el formato Control de Inventario (FM-LO-003), la
entrada del armamento o munición mediante el comprobante de compra recibida y obtiene el nuevo saldo.
24. Almacena las armas o munición en el armerillo
COMPRAS – SERVICIO DE MANTENIMIENTO
MANTENIMIENTO CORRECTIVO
1. Realiza la solicitud del servicio mediante el formato orden de requisición
(FM-LO-024).
2. Realiza firma de aprobación del formato orden de requisición
3. Entrega el formato orden de requisición (FM-LO-024) al área de almacén.
4. Determina el tipo de mantenimiento el cual puede ser interno o externo.
MANTENIMIENTO INTERNO Es el cual lo puede realizar el personal de almacén.
MANTENIMIENTO EXTERNO Es el cual se debe contratar un servicio externo.
5. Cuando se determine que el mantenimiento es externo se debe informar
al área de compras.
6. Realiza las cotizaciones a diferentes proveedores de acuerdo al monto con
el formato FM-LO-054 cuadro comparativo de cotizaciones.
7. De acuerdo al resultado del formato FM-LO-054 cuadro comparativo de
cotizaciones se selecciona la mejora cotización según los criterios evaluados.
8. Se realiza la la Orden de Compra (FM-LO-026).
9. Firma la Orden de Compra (FM-LO-026) de productos o de servicios.
10. Envía el equipo, arma, vehículo u otro elemento al proveedor para
que ejecute el mantenimiento correspondiente.
11. Recibe los elementos con el mantenimiento realizado.
12. Verifica que se haya realizado el mantenimiento solicitado.
13. Realiza registro del mantenimiento.
14. Entrega el producto al coordinador de área.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
1. Se elabora el cronograma de mantenimientos en el formato FM-LO-006
programa anual de mantenimiento preventivo dependiendo los tipos de mantenimiento.
2. Aprueba el cronograma de mantenimientos en el formato FM-LO-006
3. Realiza jornadas de mantenimiento establecidas en el cronograma en el formato FM-LO-006 programa anual de mantenimiento preventivo
4. Realiza registro de dichas jornadas
GARANTIAS DE EQUIPOS Y MATERIALES.
1. Solicita la garantía de un equipo o material al área de almacén.
2. Verifica la falla del equipo o material.
3. Notifica al área de compras a través de correo electrónico la solicitud de
trámite de garantía.
4. Notifica al proveedor las fallas o irregularidades para el inicio de trámite
de garantía.
5. Verifica las fallas suministradas por el área de compras.
6. Realiza revisión del equipo o material.
7. Soluciona las fallas a través de arreglo o cambio y notifica al área de
compras.
8. Notifica al almacén la acción tomada sobre el equipo o material.
9. Recibe el producto o material del proveedor con las acciones tomadas.
10. Verifica que el equipo o material funcione correctamente.
11. Realiza entrega del equipo o material al coordinador de área.
