ELABORO REVISÓ APROBÓ
Firma
Nombre LUIS EDUARDO VELÁSQUEZ P. ROSA LUCIA ROJAS RAFAEL HERNÁNDEZ LOZANO
Cargo Servicios Generales Jefe Dpto. Secretaria General Gerente General
Fecha Mayo de 2015 Julio de 2015 Agosto de 2015 1. OBJETIVO
Atender y despachar oportunamente los requerimientos de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz, en materia de compras, suministros y contratación de servicios de mantenimiento y reparación de maquinaria y equipos, muebles y enseres, edificios y demás inmuebles y mano de obra calificada, etc.
2. DIRIGIDO A
A todas las dependencias y funcionarios de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz.
3. RESPONSABLES
Jefe del Departamento Servicios Generales.
4. AUTORIZACIÓN PARA MODIFICACIÓN
Las modificaciones a este procedimiento las debe realizar el Jefe del Departamento, previa autorización de la Secretaría General y/o Gerencia General.
5. DEFINICIONES
5.1 Compras / Servicios: Proceso mediante el cual se adquieren equipos y elementos devolutivos y de consumo o se contratan servicios indispensables para suplir las necesidades de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz, mediante Órdenes de Compra / Servicios, o Contratos de suministro , mantenimiento, vigilancia o arrendamiento, celebrados con Proveedores debidamente inscritos en el Registro de Proveedores y Contratistas de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz, previa selección de propuestas evaluadas dentro de los principios de calidad, rendimiento, economía y transparencia.
5.2 Orden de Compra / Servicio: Es la solicitud escrita que Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz dirige a un proveedor de bienes y/o servicios para que entregue en venta bienes o servicios, en determinado tiempo y de acuerdo con especificaciones, calidades, garantías y precios previamente convenidos.
5.3 Mantenimiento: Puede ser preventivo o correctivo y es una actividad encaminada a evitar o corregir daños o deterioro de los inmuebles, muebles, maquinaria y equipo, garantizando su operatividad y funcionamiento y que cumplan óptimamente con la finalidad para la cual fueron adquiridos.
5.4 Contrato: Es un compromiso, pacto, convenio o acuerdo de voluntades, que genera unos deberes u obligaciones pero también unos derechos entre las partes que intervienen. En el caso de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz, los hay de diversa naturaleza, como: arrendamiento, vigilancia, servicios especializados, obras civiles, asesoría, suministros, etc.
5.5 Contrato de arrendamiento, vigilancia o servicios: Proceso mediante el cual se reciben o entregan bienes muebles e inmuebles en arriendo, se contrata la vigilancia o celaduría para oficinas y granjas, o se autorizan servicios y mano de obra calificada para garantizar el buen funcionamiento, mantenimiento y seguridad de los bienes de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz y para facilitar la labor de sus funcionarios.
5.5 Proveedor: Persona natural o jurídica que vende bienes o servicios a Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz.
6. DEFINICIONES ACLARATORIAS
6.1. PRECAUCIONES
- Se deben hacer compras, ejecutar trabajos y contratar servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de todos los bienes de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz, que se requieren para el desarrollo de sus actividades, para lo cual el Jefe del Departamento de Servicios Generales debe proyectar las respectivas Órdenes de Compra / Servicio, o solicitar a la oficina jurídica la elaboración de contratos de mantenimiento, vigilancia o arrendamiento, con proveedores especializados, con la finalidad de dotar de los elementos necesarios a las distintas dependencias y preservar y asegurar la vida útil de los inmuebles, muebles, maquinaria y equipo y demás bienes de propiedad de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz. - Se deben solicitar ante la oficina jurídica y tramitar por el Jefe del Departamento de Servicios
Generales los Contratos de arrendamiento, vigilancia y mantenimiento de equipos de acuerdo por lo definido en el procedimiento PR-0049-OJ Contratos.
- Si el valor de la compra o servicio supera los 30 SMLMV se requiere hasta tres (3) cotizaciones. En los casos en que los requerimientos y especificaciones técnicas lo ameriten, los profesionales del Área Técnica o de Investigaciones Económicas podrán presentar con sus respectivas requisiciones las cotizaciones que estimen convenientes.
- Los proveedores deben estar incluidos en el fichero electrónico, en caso contrario deben diligenciar el FR-0213-SE-PR-0042 “Documentos proveedores nuevos” y adjuntar los documentos relacionados en el mismo.
- El Ordenador del Gasto es el Gerente General de Fedearroz entidad administradora del Fondo Nacional del Arroz. La Secretaria General para gastos iguales o inferiores a 200 SMMLV y los Directores de las Seccionales para gastos iguales o inferiores a 20 SMMLV para compras, servicios o delegaciones otorgadas por el Gerente General.
- Se deben presentar por parte de los profesionales adscritos al área técnica o de Investigaciones Económicas de las diferentes seccionales o centros experimentales, ante la Subgerencia Técnica o División de Investigaciones Económicas para su evaluación y aprobación sendos planes trimestrales de gastos, los cuales deben ser respaldados con los
respectivos certificados de disponibilidad presupuestal expedidos por la Coordinación Nacional del Fondo Nacional del Arroz, requisito sin el cual no se podrán adquirir compromisos de ninguna índole en dichas dependencias.
- En seccionales, las evaluaciones a los proveedores de productos considerados de impacto en el producto final y cuyas compras son inferiores a 20 SMLMV, serán registrados y evaluados por el profesional responsable de la compra de FEDEARROZ FNA en cada seccional. Los productos considerados son: Alimentos suministrados en eventos de transferencia, agro insumos requeridos para la realización de los ensayos, servicios como laboratorio de suelos, insumos y reactivos para laboratorio.
- Cuando un proveedor o contratista esté radicado en la seccional que formula el respectivo requerimiento es necesario que los profesionales de las Áreas Técnica o de Investigaciones Económicas remitan a la oficina principal, a la Subgerencia Técnica o División de Investigaciones Económicas, los documentos del proveedor o contratista (RUT, certificado de cámara de comercio, fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal si es persona jurídica y si se trata de persona natural, RUT Hoja de vida, carnet de afiliación a EPS, pensión y ARL y demás requisitos de seguridad y salud en el trabajo, fotocopia de la cédula de ciudadanía, etc) para que éstas soliciten el trámite y legalización a través del Departamento de Servicios Generales de los contratos de arrendamiento, compraventa o suministro, vigilancia y mantenimiento de equipos y Órdenes de Compra / Servicio que se requieran, previo visto bueno de la Subgerencia Técnica o Dirección de Investigaciones Económicas. - En las seccionales no se podrán ejecutar gastos que superen los 20 SMMLV, y no podrán
adquirir activos fijos contables.
- Los profesionales de las áreas Técnica y de Investigaciones Económicas ejecutaran a través del respectivo Director Ejecutivo las compras de bienes de consumo, tales como materiales y útiles de oficina, insumos, fertilizantes, abonos y demás elementos similares necesarios para las actividades de investigación de acuerdo a la respectiva programación trimestral de gastos y conforme al certificado de disponibilidad presupuestal y procedimiento expedido por la Coordinación del FNA
- Los Directores de las Seccionales podrán autorizar gastos por montos iguales o inferiores a 20 SMMLV.
- Todas las compras de activos fijos y de aquellos otros compromisos cuya cuantía superen los 20 SMLMV se deben solicitar por parte de los profesionales de las áreas Técnica o de Investigaciones Económicas, a la Subgerencia Técnica o a la División de Investigaciones Económicas, según corresponda; quienes a su vez tramitarán la respectiva solicitud al Departamento de Servicios Generales.
6.2. FRECUENCIA
6.2.1 Cada vez que se presente un requerimiento. 6.3. ANEXOS
6.3.2 FR-0061-SE-PR-0042: “Relación y estado de órdenes de compra”.
6.3.3 FR-0065-SE-PR-0042: “Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal”. 6.3.4 FR-0104-SE-PR-0042: “Requerimiento de suministros o servicios”.
6.3.5 FR-0210-SE-PR-0042 “Registro Proveedores Seccionales”. 6.3.6 FR-0213-SE-PR-0042 “Documentos proveedores nuevos”. 7. PROCEDIMIENTO
7.1. PROCEDIMIENTO OFICINA PRINCIPAL.
ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS ASOCIADOSDOCUMENTOS O Solicitar y justificar la compra y/o
servicio, para lo cual diligenciará el formato FR-0104-SE-PR-0042
Justificando la necesidad, precisando con claridad cantidades, especificaciones técnicas, marcas y demás referencias que faciliten la identificación del equipo, elemento o servicio e indicando el área y funcionario destinatario. Cuando se trate de equipos o servicios cuya complejidad exija conocimientos técnicos especializados propios de cada área, estas pueden anexar cotizaciones y/o sugerir el proveedor o contratista, remitir la solicitud a la Secretaría General para su autorización. Para el caso de equipos de cómputo contemplar lo establecido en el PR-0070-DS. Jefe de área respectivo / Subgerente Técnico / Director de la División de Investigaciones Económicas FR-0104-SE-PR-0042 “Requerimiento de Suministros o Servicios” / PR-0070-DS “Prestación de servicios de tecnología” ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN CONTAR CON LA DOCUMENTACIÓN REQUERIDA INICIO
El Asistente del Departamento de Servicios Generales verificará si para el producto o servicio solicitado Fedearroz cuenta con proveedor o contratista incluido en el Fichero electrónico.
Si no lo está se le solicitará el diligenciamiento del FR-0213-SE-PR-0042 “Documentos proveedores nuevos” junto con los documentos relacionados en el formato, igualmente el proveedor se incluye en el fichero electrónico. Cuando las compras superan los 30 SMLMV se deben solicitar hasta 3 cotizaciones, que serán evaluadas por el Jefe de Servicios Generales, junto con las que presente el área solicitante
Si el proveedor es único o exclusivo y la cuantía es igual o inferior a los 30 SMLMV solo será necesaria una oferta. Asistente del Departamento de Servicios Generales Fichero Electrónico/ FR-0213-SE-PR-0042 “Documentos proveedores nuevos” SELECCIÓN DEL PROVEEDOR 1
ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS ASOCIADOSDOCUMENTOS O
Solicitar Certificado de Disponibilidad Presupuestal al Coordinador Nacional del Fondo Nacional del Arroz diligenciando el
formato FR-0065-SE-PR-0042: “Solicitud
Certificado de Disponibilidad Presupuestal” Jefe del Dep. de
Servicios Generales FR-0065-SE-PR-0042: “Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal / PR-0049-OJ: Contratos Solicitar la elaboración de los contratos de
Arrendamiento, Vigilancia y Mantenimiento,
cuando el proceso lo requiera, según
PR-0049-OJ Contratos. Asistente del Departamento de Servicios Generales Orden de Compra / Servicio
Elaborar Orden de Compra / Servicio y pedir constitución de pólizas de garantía a favor de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz si se requieren, y someterlas a revisión y aprobación de la Oficina Jurídica.
Asistente del
Departamento de
Servicios Generales
AX-0015-OJ-PR-0049
Relación de Pólizas a exigir por tipo de contrato
SOLICITUD CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL ELABORACION CONTRATOS / ORDENES DE COMPRA O SERVICIOS 2
Solicitar para las Órdenes de Compra / Servicio, las garantías respectivas de acuerdo con las cuantías y plazos establecidos por la Oficina Jurídica según Relación de Pólizas a exigir por tipo de
contrato en el AX-0015-OJ-PR-0049.
Recibir mediante constancia los elementos suministrados por el proveedor si se trata de compras, la cual podrá hacerse sobre la respectiva Factura o Remisión que éste entregue y/o mediante actas de recibo parcial o definitivo, según el caso, a través del Interventor o del Jefe del área respectiva los trabajos o servicios. El recibo de elementos, trabajos o servicios siempre se hará acorde con las especificaciones técnicas, de calidad y demás características
correspondientes, para lo cual el
Departamento de Servicios Generales o el Interventor, si se requiere, se apoyarán en el personal técnico especializado, que en
cada caso particular designaran la
Subgerencia Técnica o las Divisiones de Investigaciones Económicas o de Sistemas. Sin embargo, si se trata de insumos o elementos de consumo basta la constancia de recibo suscrita por el Jefe de Área o Usuario Respectivo Asistente del Departamento de Servicios Generales / Auxiliar Técnico / Profesional de Servicios Generales Interventor o Supervisor designado Factura o Remisión SOLICITUD GARANTIAS RECIBI DE LA COMPRA O EL SERVICIO 1
ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS ASOCIADOSDOCUMENTOS O
Interventor
designado / Jefe del área respectiva / Asistente del Departamento de Servicios Generales Orden de Compra/ Servicio
Verificar con el área respectiva o Interventor de la Orden de Compra/ Servicio, los elementos o servicios, y si no reúnen los requisitos exigidos en cada
caso, devolverlos o formular las
observaciones pertinentes.
Son responsables de esta verificación el
Asistente del Departamento de Servicios
Generales, el interventor, el Jefe del área respectiva, o el técnico que este designe. El Jefe del Departamento de Servicios Generales ejercerá el respectivo control.
Interventor
designado / Jefe del área respectiva / Asistente del Departamento de Servicios Generales Orden de Compra/ Servicio
Controlar el cumplimiento de plazos o términos de entrega de elementos, trabajos o servicios y verificar la vigencia de las garantías constituidas, por parte del
Asistente del Departamento de Servicios
Generales, del interventor y del Jefe del Área Solicitante, quienes deben reportar las inconsistencias que surjan al Jefe del Departamento de Servicios Generales
Asistente del
Departamento de
Servicios Generales Factura o Remisión
Tramitar las respectivas facturas para revisión y aprobación del Jefe del Departamento; y una vez aprobadas remitirlas a la Oficina de Contabilidad de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz para
su correspondiente causación y
consiguiente pago
Asistente del
Departamento de
Servicios Generales Factura o Remisión
Entregar por parte del Asistente, al Auxiliar Técnico de Activos Fijos o al profesional del FNA, adscritos al departamento de servicios Generales, copia de las facturas y de las Órdenes de Compra / Servicio, para su ingreso, asignación de responsable y placa de identificación, si se trata de activos fijos o de mejoras de éstos; y, para la entrega de los elementos o equipos adquiridos al respectivo destinatario o usuario acorde con el correspondiente requerimiento 2 VERIFICACIÓN Y CONTROL DEL PRODUCTO O SERVICIO ADQUIRIDO TRAMITE DE FACTURAS ASIGNACIÓN O ENTREGA AL USUARIO RESPONSABLE FIN
7.2. PROCEDIMIENTO EN SECCIONALES
ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS ASOCIADOSDOCUMENTOS O
Profesional Áreas Misionales que requiere insumo o servicio Plataforma de gestión técnica http:// 190.60.221.154/ Identificar necesidad de gasto, de acuerdo
con el presupuesto de gastos,
previamente aprobado por el Director o Sub Gerente Técnico según sea el caso.
Profesional Áreas Misionales que requiere insumo o servicio FR-0210-SE-PR-0042 Registro de Proveedores Seccionales Consultar listado de proveedores para
determinar si se tiene alguno que pueda suministrar el insumo o servicio solicitado.
Profesional Áreas Misionales que requiere insumo o servicio FR-0210-SE-PR-0042 Registro de Proveedores Seccionales Tiene proveedor seleccionado?
No tiene proveedor:
Identificar posibles proveedores del insumo o servicio, cotizar, incluirlos en el registro de proveedores, evaluar la propuesta. Profesional Áreas Misionales que requiere insumo o servicio FR-0210-SE-PR-0042 Registro de Proveedores Seccionales Si tiene proveedor:
Solicitar la información completa sobre el suministro del insumo o servicio (costo, condiciones de entrega, forma de pago, otros). Profesional Áreas Misionales que requiere insumo o servicio Correo electrónico cuando aplique. Solicitar al proveedor el insumo o servicio
según lo requerido. Para el caso de servicios de laboratorio u otros que tengan que ver directamente con la ejecución de un protocolo de investigación, las cotizaciones y recepción de los resultados del servicio se deben realizar a través de
correo electrónico, haciendo la
correspondiente observación en el respectivo Protocolo. Profesional Áreas Misionales que requiere insumo o servicio Factura o Cuenta de Cobro
Recibir insumo o servicio y verificar consistencia con lo solicitado. Recibir y firmar factura o cuenta de cobro sin enmendaduras, evaluar la entrega con los
parámetros del sello “Calificación
proveedor” y pasar factura a Director Ejecutivo para verificación.
Director Ejecutivo
de la seccional Factura o Cuenta de Cobro
Verificar la factura o cuenta de cobro teniendo en cuenta que esta no supere los 20 SMMLV; firmar el documento. Profesional Áreas Misionales que requiere insumo o servicio Factura o Cuenta de Cobro
Enviar la factura o cuenta de cobro sin enmendaduras, por correo electrónico Y posteriormente en físico al Técnico auxiliar. IDENTIFICAR NECESIDAD DE GASTO INICIO ¿HAY PROVEEDOR SELECCIONADO? IDENTIFICAR PROVEEDOR SOLICITAR INFORMACION PARA LA COMPRA SOLICITA INSUMO O SERVICIO RECIBIR Y VERIFICAR INSUMO O SERVICIO Y EVLUAR EN FACTURA FIRMA DE LA FACTURA ENVÍO DE FACTURA FIN NO SI
7.3. CRITERIOS DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
La selección de los proveedores se realizará de acuerdo con el análisis de la propuesta u oferta presentada.
La evaluación de proveedores se realizará a través del concepto con respecto a la compra según parámetros de: precio, especificaciones, tiempo de entrega pactado, comunicación oportuna, plasmando en cada factura el “Sello calificación proveedor”. En oficina principal se realizará seguimiento a órdenes de compra a con el FR-0061-SE-PR-0042 “Seguimiento a órdenes de compra”.
SELLO CALIFICACIÓN PROVEEDOR
8. HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA VERSION CAMBIOS
01 - 08 - 2012 6
Se incluye ultima precaución, Formatos para registro y evaluación de proveedores en seccionales, se amplia numeral 7.3. para proveedores en seccionales.
Se incluye numeral 8. Historial de cambios.
11 – 06 - 2013 7 Se integra flujograma con el procedimiento AX-0081-SE-PR-0042, se ajusta procedimiento en oficina principal y seccionales. 14 - 08 - 2015 8 Se ajusta procedimiento de compras en seccionales incluyendo la necesidad de tener registro de los servicios que incidan directamente en los protocolos, igualmente se elimina el FR-0211-SE-PR-0042 “Evaluación de proveedores en seccionales” y se implementa sello “Calificación proveedor”. Se modifica el nombre del FR-0061-SE-PR-0042 a “Seguimiento a órdenes de compra”. Se incluye registro de proveedores en fichero electrónico y se inicia el uso del FR-0213-SE-PR-0042 “Documentos proveedores nuevos” para proveedores nuevos y se modifica el procedimiento para no ser excluyente con base en monto de compra. SI NO Precio Especificaciones Tiempo pactado Comunicación oportuna OBSERVACIONES EL PROVEEDOR CUMPLIÓ:
