República de Panamá
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LOS INGRESOS RECAUDADOS EN EL HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA
REPÚBLICA DE PANAMÁ
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIRECCIÓN SUPERIOR
FEDERICO A. HUMBERT Contralor General
NITZIA R. DE VILLARREAL Subcontralora General
CARLOS A. GARCÍA MOLINO Secretario General
DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
ELY BROKAMP I. Directora
FELIPE ALMANZA Subdirector
DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS PRÓSPERO ROSAS C. Jefe LETICIA R. DE RODRÍGUEZ Supervisora JOSÉ A. CASTILLO Control de Calidad ZAIDA L. GONZÁLEZ
DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA
JAMES E. BERNARD V. Director
DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL
LUTZIA FISTONIC B. Directora
DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL
OLDEMAR GUERRA ESPINOZA Director
REPÚBLICA DE PANAMÁ
HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA
DIRECCIÓN MÉDICA JOHNY I. PARRA M.
Director Médico
DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS MARTÍN ALMENGOR CANO
Jefe SUBDIVISIÓN DE FINANZAS ELEIDA PERALTA Jefa DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DALIA GONZÁLEZ Jefa DEPARTAMENTO DE TESORERÍA JAIME ÁLVAREZ Jefe DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO DIONISIO VILLARREAL Jefe
EQUIPO TÉCNICO
HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA SUBDIVISIÓN DE FINANZAS ELEIDA PERALTA Jefa DEPARTAMENTO DE TESORERÍA JAIME ÁLVAREZ Jefe de Tesorería MEIBYS ALLARD Asistente Administrativa LILIA MAESTRE Supervisora de Caja
DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS
ZAIDA L. GONZÁLEZ
ÍNDICE INTRODUCCIÓN I. GENERALIDADES A. Objetivo General B. Ámbito de Aplicación C. Base Legal
II. MEDIDAS DE CONTROLES APLICABLES
1. Probidad para los Empleados de Manejo 2. Manejo de los recursos
3. Conciliaciones bancarias
4. Medidas de seguridad para cheques, efectivo y valores 5. Teneduría de los recursos recibidos
6. Controles para la programación de la ejecución presupuestaria 7. Control de la evaluación del presupuesto
III. PROCEDIMIENTOS
A. Ingreso por cobro de multas a proveedores
B. Ingreso por el cobro del porcentaje pactado por manejo de préstamos a bancos y financieras, solicitados por el personal del hospital
C. Donaciones de dinero por parte de organizaciones y empresas, personas jurídicas y naturales
D. Ingresos por alquileres
E. Ingresos por pagos de rotación de estudiantes
IV. RÉGIMEN DE FORMULARIOS
INTRODUCCIÓN
La Contraloría General de la República, a través de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en coordinación con el Hospital Materno Infantil José Domingo De Obaldía, han desarrollado el documento denominado “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LOS
INGRESOS RECAUDADOS EN EL HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ
DOMINGO DE OBALDÍA”.
Los procedimientos que se incluyen en este documento, constituyen una herramienta de apoyo a la Administración, para efectuar la labor de control y la aplicación de un proceso eficiente en el recaudo de ingresos provenientes de las multas a proveedores, ingreso del porcentaje pactadode préstamos a bancos y financieras, donaciones de dinero, ingresos por alquileres y rotación de estudiantes que se realicen en el Hospital Materno Infantil José Domingo De Obaldía.
El presente documento comprende cuatro capítulos. El primero, se refiere a las generalidades, en él se incluyen los temas inherentes al objetivo general, ámbito de aplicación, base legal que corresponde a los conceptos normativos en los cuales se orientan los controles y procedimientos y alcance, así como las consideraciones previas. El segundo, abarca los controles internos aplicables a los procesos. El tercero, trata sobre la descripción de los procedimientos, con sus respectivos mapas de procesos. El cuarto, presenta el régimen de formularios con el detalle de las descripciones de cada uno de ellos y los anexos.
No obstante, como práctica establecida en nuestra Dirección, estos procedimientos no pretenden fijar pautas inflexibles; por consiguiente, estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de su aplicación, las que pedimos tengan a bien presentarlas a la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
I. GENERALIDADES A. Objetivo General
Establecer controles y procedimientos administrativos normativos, para las recaudaciones provenientes de las multas a proveedores, ingreso del porcentaje pactadopor manejo de préstamos a bancos y financieras, donaciones de dinero, ingresos por alquileres e ingresos por pagos de residencia y práctica de estudiantes en el Hospital Materno Infantil José Domingo De Obaldía.
B. Ámbito de Aplicación
Aplica para el personal de las Unidades Administrativas involucradas en los procesos descritos en este manual.
C. Base legal
Constitución Política de la República de Panamá de 1972, Artículo 280, modificada por los Actos Reformatorios de 1978, por el Acto Constitucional de 1983 y los Actos Legislativos Núm.1 de 1993, Núm.2 de 1994, Núm.1 de 27 de julio de 2004 y Núm.2 de 26 de octubre de 2004.
Código Fiscal, Libro V de la Administración y Fiscalización del Tesoro Nacional, Título I de la Dirección del Tesoro Nacional, Capítulo IV, de los Empleados y Agentes de Manejo, Artículo 1,088.
Texto Único de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, que regula la contratación pública.
Ley N°.32 de 8 de noviembre de 1984, “Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República”.
Ley N° 38 De 31 de julio de 2000, “Que aprueba el Estatuto Orgánico de la Procuraduría
de la Administración, regula el Procedimiento Administrativo General y dicta disposiciones especiales”.
Ley N° 12 De 12 de enero de 2001, “Que reorganiza el Patronato del Hospital Materno-Infantil José Domingo De Obaldía”.
Ley N° 6 de 22 De enero de 2002, “Que dicta normas para la transparencia en la gestión
pública, establece la acción de Hábeas Data y dicta otras disposiciones”.
Ley 56 de 17 de septiembre de 2013, “Que crea el Sistema Nacional de Tesorería y la
Cuenta Única del Tesoro Nacional”.
Ley 19 de 30 de septiembre de 2014,”Que modifica y adiciona artículos a la Ley 56 de
Decreto N° 234 De 22 de diciembre de 1997, “Por el cual se adoptan las Normas de
Contabilidad Gubernamental”.
Decreto N° 214-DGA De 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emite las Normas de
Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”.
Decreto Número 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007, “Por el cual se crea el
Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad”.
Decreto Núm.220-2014-DMySC de 25 de julio de 2014, “Por el cual se adoptan las
Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público en la República de Panamá”.
Decreto Número 105-2014-DMySC de 10 de abril de 2014, “Por el cual se actualiza y
formaliza la Estructura Orgánica de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República y se le otorga el carácter de Dirección Nacional”.
Decreto Núm.01-2017-DNMySC de 3 de enero de 2017, “Por el cual se aprueba el
Manual General de Contabilidad Gubernamental basado en las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP)- Versión II.”
II. MEDIDAS DE CONTROLES APLICABLES
1. Probidad para los Empleados de Manejo
Las unidades encargadas del manejo de efectivo y de poder de firma, deben tener la probidad para realizar este tipo de actividad: El Director Médico, División de Administración y Finanzas y Sub División de Finanzas, el jefe de Tesorería, Supervisores y los Cajeros.
El Patronato del Hospital Materno Infantil José Domingo De Obaldía, enviará nota a la Contraloría General de la República, con los nombres y copias de las cédulas, solicitando la verificación de probidad para dichos servidores.
Todo empleado de manejo debe contar con una póliza o seguro de fidelidad o fianza de manejo por una suma calculada con base en un promedio de la cantidad de dinero que maneja en la caja asignada; la prima de dicha póliza debe ser pagada por el Patronato del Hospital Materno Infantil José Domingo De Obaldía.
2. Manejo de los recursos
Los cobros se realizarán en horario de 7:00 a.m. a 3:00 p.m., de 3:00 p.m. a 11:00 p.m. y de 11:00 p.m. a 7:00 a.m., inclusive fines de semana y días feriados.
En cada uno de estos horarios, el cajero hará un cierre, para realizar el Informe de Caja.
Todo efectivo recaudado por el Hospital Materno Infantil José Domingo De Obaldía, debe registrarse en la Factura(Formulario Núm.1).
La numeración secuencial establecida en las facturas debe ser prenumerada, por el sistema informático existente.
Los ingresos que reciba el Hospital Materno Infantil José Domingo De Obaldía, deben ser depositados en la Cuenta Única del Tesoro del Banco Nacional de Panamá, a través de la Boleta de Depósito y/o Banco Nacional, Cuenta - Ingresos Internos.
La Factura(Formulario Núm.1) debe prepararse en original y 3 copias y será distribuida de la siguiente manera: original se entregará al solicitante, la primera copia para el Departamento de Tesorería, la segunda copia para Auditoría Interna y la tercera para el Departamento de Contabilidad.
El cajero deberá entregar el dinero al Supervisor, adjunto con los siguientes formularios:
Fondo de Cambio (Formulario Núm.2) Informe de Cierre de Caja
Listado detallado de ventas
Listado de Ventas Diarias Resumidas por Clasificación
Facturas del Turno
El supervisor procederá a realizar el arqueo de caja en presencia del cajero, de no haber inconsistencia, introduce el dinero en la Bolsa de Alta Seguridad y registra en el libro de Registro de Valijas para el Banco.
El formulario de Fondo de Cambio, deberá estar firmado por el supervisor de turno y el cajero de turno.
Los ingresos serán depositados en el Banco Nacional el mismo día en que fueron recibidos o en la mañana del día siguiente hábil, de conformidad con los procedimientos, que al efecto defina la Dirección General de Tesorería.
El Hospital Materno Infantil, José Domingo De Obaldía, a través de la Oficina de Auditoría Interna, deberá practicar arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de las cajas. Esto sin perjuicio del control que puede ejercer la Contraloría General de la República (Normas Generales de Control Interno).
3. Conciliaciones bancarias
El jefe del Departamento de Contabilidad o a quien designe, será responsable de conciliar los saldos contables de la cuenta Bancos con los estados de cuentas bancarias y los movimientos contables de los cheques pagados (en tránsito) y los girados y no pagados (en cartera). (Ver Norma CIG 3.3.2.3).
El jefe del Departamento de Tesorería, es responsable de designar al servidor encargado de llevar el libro de banco.
El jefe del Departamento de Tesorería, debe garantizar que los depósitos de los fondos sean realizados en forma oportuna.
4. Medidas de seguridad para cheques, efectivo y valores
El jefe del Departamento de Tesorería o a quien designe, llevará registros de la numeración de cheques utilizados para efectuar los pagos, a través del fondo institucional.
El jefe del Departamento de Tesorería, solicitará por escrito al jefe de la Subdivisión de Finanzas, la confección adicional de cheques, únicamente, cuando estén próximos a agotarse los que hay en existencia; indicando en dicha solicitud la numeración de los cheques que queden en existencia.
5. Teneduría de los recursos recibidos a. Conciliación de saldos
Realizará, el jefe del Departamento de Contabilidad o a quien designe la Administración, la verificación de las conciliaciones entre los registros contables y las copias de los cheques recibidos, de forma tal, que se detecten diferencias u omisión en los registros y efectuar los ajustes necesarios; dicho servidor no debe estar vinculado con la recepción de fondos, giro y custodia de cheques, depósito de fondos o registro de operaciones.
Verificará, el jefe del Departamento de Contabilidad o a quien designe, los saldos contra los arqueos efectuados y los estados bancarios, comprobando los pagos realizados a los pacientes por devolución de efectivo. (Ver Manual de Procedimientos de los Ingresos por Consultas, Servicios Médicos, Exoneraciones y Devoluciones en el Hospital Materno Infantil José Domingo De Obaldía).
b. Documentación sustentadora
Establecerá, el jefe del Departamento de Contabilidad, los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación sustentadora, durante el periodo de tiempo que fijan las disposiciones legales vigentes.
c. Registro y presentación de información financiera
El funcionario asignado al registro de las operaciones, tendrá la responsabilidad de realizar el registro de las transacciones en el mismo momento en que ocurren, a fin de que la información esté actualizada y sea de utilidad para la División de Administración y Finanzas, que tiene a su cargo el control de las operaciones.
El jefe del Departamento de Contabilidad, indicará la fecha en que deba ser presentada la información financiera.
El incumplimiento en la presentación de información financiera o el retraso en el plazo de entrega, compromete la responsabilidad de la División de Administración y Finanzas, jefe de la Subdivisión de Finanzas, Jefe de Contabilidad yJefe de Tesorería.
El jefe del Departamento de Contabilidad o a quien designe, mantendrá el control y seguimiento de toda la documentación, registros contables y financieros.
El jefe del Departamento de Contabilidad, designará a la unidad responsable de realizar los registros contables, los cuales, deben estar sustentados con su respectiva documentación original que evidencie la transacción contable realizada.
El jefe del Departamento de Contabilidad designará a la unidad responsable que conservará la copia de los cheques pagados con documentación de respaldo para el archivo del Departamento.
El funcionario designado por el jefe del Departamento de Contabilidad, registrará las transacciones contables en el momento en que ocurran.
El servidor designado por el jefe del Departamento de Contabilidad revisará periódicamente con la unidad designada por la Oficina de Auditoría Interna, el manejo de los fondos y las conciliaciones bancarias, con el objeto de asegurar su ejecución en forma oportuna y correcta; así como todo el sistema de control interno aplicable en dicha área.
La Contraloría General de la República, realizará el control previo y posterior a la documentación y sustentadores en el momento en que así lo determine.
6. Controles para la programación de la ejecución presupuestaria
Las oficinas de presupuesto, en coordinación con la Tesorería de cada Entidad, deben implementar los procedimientos de control necesarios que permitan asegurar: 1) si las provisiones por la fuente de financiamiento de recursos propios son razonables.
7. Control de la evaluación del presupuesto
La evaluación presupuestaria es una herramienta importante para la gestión gubernamental, por cuanto determina sus resultados en base al análisis y medición de los avances físicos y financieros obtenidos. Comprende la determinación del comportamiento de los ingresos. Como se desprende de las citadas normas, resulta necesario que la oficina recaudadora elabore informes periódicos sobre los ingresos obtenidos para que la Unidad de Presupuesto los clasifique y registre, a fin de medir el avance de la ejecución presupuestaria de ingresos, que a su vez permitirá sustentar la ejecución del gasto.
III. PROCEDIMIENTOS
A. Ingreso por cobro de multas a proveedores 1. Departamento de Compras
Sección de Multas
Recibe por parte de la Sección de Almacén la recepción de la Orden de Compra, verifica el tiempo de entrega según lo pactado, de ser necesario genera el formulario Liquidación de Sanción Pecuniaria (Formulario Núm.3), el cual debe ser completado y firmado por el encargado de sección e igualmente se debe adjuntar expediente original completo que incluye la Orden de Compra (Formulario Núm.4), entre ellos. Esta acción se realiza, luego de haber verificado que la fecha de entrega, fue posterior a la fecha de vencimiento descrita en la orden de compra.
Remite ambos documentos con el expediente enumerados, al jefe del Departamento de Compras.
Jefatura
Verifica ambos formularios Liquidación de Sanción Pecuniaria (Formulario Núm.3) y expediente con la copia de la Orden de Compra (Formulario Núm.4), firma y remite junto con el libro de registro al Departamento de Tesorería.
2. Departamento de Tesorería
Recibe expediente con la copia de la Orden de Compra (Formulario Núm.4), junto con la
Liquidación de Sanción Pecuniaria (Formulario Núm.3), ordena y los adjunta al expediente con los Informes Diarios de Recepción remitidos por el Almacén General o los Almacenes Periféricos, versus la Gestión de Cobro presentada por el proveedor, folia y remite a la División de Administración y Finanzas.
3. División de Administración y Finanzas Secretaria
Recibe el expediente ordenado junto con los Informes de Recepción y remite al jefe de la División de Administración y Finanzas.
Administrador
Verifica el formulario Liquidación de Sanción Pecuniaria (Formulario Núm.3), expediente con la copia de la Orden de Compra, (Formulario Núm.4), firma y sella la Sanción Pecuniaria, remite al Departamento de Tesorería.
Nota: Conrelación a la Sanción Pecuniaria no se asigna la firma del director médico, ya que previamente ha firmado la Requisición y expediente con la copiaOrden de Compra.
4. Departamento de Tesorería Oficinista
Recibe el formulario Liquidación de Sanción Pecuniaria (Formulario Núm.3), junto con el expediente.
Localiza vía telefónica al proveedor, se le notifica el monto de la sanción, de ser necesario (a solicitud de la empresa) se escanea el formulario y se le remite vía correo institucional. De no ser así, el proveedor o el designado, retira el documento original.
Nota: Cuando el pago se realice a través de cheque, el mismo debe confeccionarse a nombre del TESORO NACIONAL-CUENTA ÚNICA DEL TESORO y pasar a una de las cajas asignadas en el área del hospital, caja principal y/o caja de urgencias, en un horario de 7:00 a.m. a 3:00 p.m.
5. Proveedor
Recibe de parte de la Oficinista del Departamento de Tesorería, una copia del formulario de
Liquidación de Sanción Pecuniaria (Formulario Núm.3).
Realiza pago de la multa.
6. Departamento de Tesorería Sección de Caja
Oficinista de Tesorería
Recibe el pago por parte del proveedor, completa en el sistema y genera la Factura (Formulario Núm.1) con tres copias.
Entrega original de la Factura(Formulario Núm.1) al proveedor, junto con el comprobante de cheque (si es el caso) y la Liquidación de Sanción Pecuniaria (Formulario Núm.3); una copia es anexada al expediente y otra copia es remitida al Departamento de Contabilidad.
Escribe en la Liquidación de Sanción Pecuniaria (Formulario Núm.3), en el espacio de observaciones, el número de Orden de Compra (Formulario Núm.4), cheque y número de la multa que se cancela; además el número de la Factura(Formulario Núm.1) y fecha en que se realizó el pago, en una de las copias, conserva las otras copias para el archivo del Departamento.
Remite copia de la Factura(Formulario Núm.1) a la Sección de Multa para el consecutivo del archivo e igualmente envía al Departamento de Contabilidad, copia de la factura, adicional el expediente completo para el registro contable.
MAPA DE PROCESOS 1 2 3 5 4 6 1 2 3 4 5 6 RECIBE POR PARTE DE LA SECCIÓN DE ALMACÉN LA RECEPCIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA, VERIFICA EL TIEMPO DE ENTREGA SEGÚN LO PACTADO, DE SER NECESARIO GENERA EL FORMULARIO LIQUIDACIÓN DE SANCIÓN PECUNIARIA DEBE ADJUNTAR EXPEDIENTE ORIGINAL COMPLETO QUE INCLUYE LA ORDEN DE COMPRA, EL JEFE FIRMA Y REMITE, JUNTO CON EL LIBRO DE REGISTRO AL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA. RECIBE EXPEDIENTE CON LA COPIA DE LA ORDEN DE COMPRA, JUNTO CON LA LIQUIDACIÓN DE SANCIÓN PECUNIARIA, ADJUNTA AL EXPEDIENTE CON LOS INFORMES DIARIOS DE RECEPCIÓN REMITIDOS POR EL ALMACÉN GENERAL O LOS ALMACENES PERIFÉRICOS, VERSUS LA GESTIÓN DE COBRO PRESENTADA POR EL PROVEEDOR, FOLIA Y REMITE A LA DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.
LOCALIZA VÍA TELEFÓNICA AL PROVEEDOR, SE LE NOTIFICA EL MONTO DE LA SANCIÓN, DE SER NECESARIO (A SOLICITUD DE LA EMPRESA) SE ESCANEA Y ES ENVIADO VÍA CORREO INSTITUCIONAL, DE NO SER ASÍ, EL PROVEEDOR O EL DESIGNADO, RETIRA EL DOCUMENTO ORIGINAL.
RECIBE DE PARTE DE LA OFICINISTA DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA UNA COPIA DE LA“LIQUIDACIÓN DE SANCIÓN PECUNIARIA”, REALIZA PAGO DE LA MULTA.
GENERA LAFACTURACON TRES COPIAS, ENTREGA ORIGINAL DE LA FACTURA AL PROVEEDOR, JUNTO CON EL COMPROBANTE DE CHEQUE Y LALIQUIDACIÓN DE SANCIÓN PECUNIARIA; UNA COPIA ES ANEXADA AL EXPEDIENTE Y OTRA COPIA ES REMITIDA AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, ESCRIBE EN EL ESPACIO DE OBSERVACIONES EL NÚMERO DE LA ORDEN DE COMPRA, CHEQUE Y NÚMERO DE MULTA QUE SE CANCELA, NÚMERO DE LA FACTURA Y FECHA EN QUE SE REALIZÓ EL PAGO EN UNA DE LAS COPIAS.
VERIFICA LA LIQUIDACIÓN DE SANCIÓN PECUNIARIA, EXPEDIENTE CON LA COPIA DE LA ORDEN DE COMPRA, FIRMA Y SELLA LA SANCIÓN PECUNIARIA, REMITE A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN.
INGRESOS POR COBRO DE MULTAS A PROVEEDORES
DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DEPARTAMENTO DE COMPRAS PROVEEDOR SECCIÓN DE MULTAS DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
B. Ingreso por el cobro del porcentaje pactado por manejo de préstamos a bancos y financieras, solicitados por el personal del hospital
1. Oficina de Recursos Humanos Sección de Planillas
Reciben la documentación por parte de los bancos y financieras.
Realiza los cálculos del porcentaje pactado por el servicio de descuento de dicho préstamo.
Confecciona el Recibo de Pago(Formulario Núm.5).
2. Bancos, Financieras o Entidades afines Mensajero
Recibe el original y copia del Recibo de Pago(Formulario Núm.5).
Realiza el pago en la Caja del Hospital Materno Infantil José Domingo De Obaldía.
3. Subdivisión de Finanzas Departamento de Tesorería Caja
Recibe, por parte del mensajero, copia del Recibo de Pago (Formulario Núm.5), genera la
Factura (Formulario Núm.1).
Desglosa la Factura(Formulario Núm.1), el original para Entidad Financiera, una copia para la Sección de Planillas y la segunda copia para el archivo del Departamento de Tesorería.
MAPA DE PROCESOS 1 2 3 1 2 3 RECIBEN LA DOCUMENTACIÓN POR PARTE DE LOS BANCOS Y FINANCIERAS, REALIZA LOS CÁLCULOS DEL PORCENTAJE PACTADO POR EL SERVICIO DE DESCUENTO DE DICHO PRÉSTAMO, CONFECCIONA EL RECIBO DE PAGO.
RECIBE EL ORIGINAL Y COPIA DEL RECIBO DE PAGO, REALIZA EL PAGO EN LA CAJA DEL HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA.
RECIBE, POR PARTE DEL MENSAJERO, COPIA DEL RECIBO DE PAGO, GENERA LAFACTURA,DESGLOSA. EL ORIGINAL PARA LA ENTIDAD FINANCIERA, UNA COPIA PARA LA SECCIÓN DE PLANILLAS Y LA SEGUNDA COPIA PARA EL ARCHIVO DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA.
INGRESO POR EL COBRO DEL PORCENTAJE PACTADO POR MANEJO DE PRÉSTAMOS A BANCOS Y FINANCIERAS, SOLICITADOS POR EL PERSONAL DEL HOSPITAL
BANCOS, FINANCIERAS O ENTIDADES AFINES HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA
OFICINA DE RECURSOS
HUMANOS SUBDIVISIÓN DE FINANZAS
C. Donaciones de dinero por parte de organizaciones y empresas, personas jurídicas y naturales
1. Organizaciones/Empresas, personas jurídicas y naturales
Entregan en la División de Administración y Finanzas, notas adjunta a los cheques, los cuales estarán confeccionados a nombre del Tesoro Nacional - Cuenta Única del Tesoro e igualmente donaciones en efectivo.
2. División de Administración y Finanzas Secretaria
Recibe nota adjunta con el cheque, coloca reloj de entrada y firma, remite al jefe.
Jefe
Recibe las notas con los cheques, imparte las instrucciones correspondientes y entrega a la secretaria para que se proceda con los trámites.
Secretaria
Recibe las notas con los cheques y anota en el libro de Control de Salida el número y el valor del cheque y remite al Departamento de Tesorería.
3. Departamento de Tesorería Secretaria
Recibe el libro de control, adjunto nota y cheques, coteja la información, de no existir inconsistencia coloca firma de recibido y entrega al oficinista de ventanilla.
Oficinista en Ventanilla
Recibe las notas con los cheques, completa la volante de depósito del banco.
Registra en el libro de Registro de Valijas para el Banco y entrega a la persona que realizará el depósito en el banco.
Oficinista
Recibe la volante de depósito, junto con el cheque.
Realiza el depósito de las recaudaciones en el Banco, recibe por parte del cajero del banco copia de la volante de depósito.
Entrega a la persona asignada copia de la volante de depósito, para realizar los registros en el Libro de Fondo de Administración.
Remite copia de la volante de depósito, junto con el libro de registro al Departamento de Contabilidad.
4. Departamento de Contabilidad
Recibe copia de la volante de depósito y registra, a través del sistema informático existente, el ingreso de la donación.
MAPA DE PROCESOS 1 2 3 4 1 2 3 4 ENTREGAN EN LA DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS, NOTAS ADJUNTA A LOS CHEQUES, LOS CUALES ESTARÁN CONFECCIONADOS A NOMBRE DEL TESORO NACIONAL - CUENTA ÚNICA DEL TESORO E
IGUALMENTE DONACIONES EN EFECTIVO.
RECIBE LAS NOTAS CON LOS CHEQUES, IMPARTE LAS INSTRUCCIONES CORRESPONDIENTES Y ENTREGA A LA SECRETARIA, QUIEN ANOTA EN EL LIBRO DE CONTROL DE SALIDA, EL NÚMERO Y EL VALOR DEL CHEQUE Y REMITE AL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA.
RECIBE LIBRO DE CONTROL, ADJUNTO NOTA Y CHEQUES
COTEJA LA INFORMACIÓN, DE NO EXISTIR
INCONSISTENCIAS, COLOCA FIRMA DE RECIBIDO Y ENTREGA AL OFICINISTA DE VENTANILLA. PARA COMPLETAR LA VOLANTE DE DEPÓSITO DEL BANCO, REALIZA EL DEPÓSITO, ENTREGA A LA PERSONA ASIGNADA COPIA DE LA VOLANTE, PARA REALIZAR LOS REGISTROS EN EL LIBRO DE FONDO DE ADMINISTRACIÓN, REMITE AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
RECIBE COPIA DE LA VOLANTE Y REGISTRA A TRAVÉS DEL SISTEMA INFORMÁTICO EXISTENTE, EL INGRESO DE DONACIÓN.
DONACIONES DE DINERO POR PARTE DE ORGANIZACIONES Y EMPRESAS, PERSONAS JURÍDICAS Y NATURALES
DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
JEFATURA
HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA ORGANIZACIONES/ EMPRESAS, PERSONAS JURÍDICAS Y NATURALES DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
D. Ingresos por alquileres 1. Clientes
Presentan nota a la División de Administración y Finanzas del Hospital Materno Infantil José Domingo De Obaldía, solicitando el alquiler.
2. Dirección Médica/ División de Administración y Finanzas Secretaria
Recibe la nota, coloca sello, registra la hora de entrada, firma y remite a la jefatura.
Jefatura
Verifica y coloca Visto Bueno a la nota para proceder con el trámite, entrega a la secretaria.
Secretaria
Remite nota autorizada al Departamento de Tesorería.
3. Departamento de Tesorería
Recibe nota autorizada, indica el monto a pagar de parte del cliente por el servicio solicitado, según la tabla de oferta de costos por alquiler vigente. (Anexo Núm.2).
Caja
Realiza el cobro del importe, de acuerdo a la tabla de oferta de costos por alquiler vigente.
Genera la Factura (Formulario Núm.1), entrega original al cliente, desglosa la primera copia para el Departamento de Tesorería, segunda copia a Auditoría Interna y la tercera copia para el Departamento de Contabilidad.
4. Clientes
Recibe original de la Factura(Formulario Núm.1) y entrega a la Dirección Médica o División de Administración y Finanzas.
5. Dirección Médica/ División de Administración y Finanzas Secretaria
Recibe de parte del cliente el original de la Factura(Formulario Núm.1), certificando el pago.
Localiza a la unidad administrativa que brindará el alquiler, para solicitarle el número de activo.
Confecciona memorando de solicitud a la unidad administrativa, adjunta la Factura (Formulario Núm.1) y nota de solicitud presentada por el cliente y remite a la jefatura.
Jefatura (Director Médico/Jefe de la División de Administración y Finanzas) Verifica el memorando y firma, devuelve a la secretaria.
Secretaria
Remite memorando a la unidad administrativa que prestará el servicio de alquiler.
6. Unidad Administrativa
Recibe memorando con la documentación sustentadora, se comunica con el Departamento de Bienes Patrimoniales, indicando la salida que se le dará al bien para que realicen los trámites correspondientes, al momento de dar la salida al bien.
MAPA DE PROCESOS 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 PRESENTAN NOTA A LA DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DEL HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA, SOLICITANDO EL ALQUILER.
RECIBE LA NOTA, COLOCA SELLO Y REGISTRA LA HORA DE ENTRADA, FIRMA Y REMITE A LA JEFATURA. QUIEN VERIFICA Y COLOCA VISTO BUENO A LA NOTA PARA PROCEDER CON EL TRÁMITE, ENTREGA A LA SECRETARIA PARA REMITIR NOTA AUTORIZADA AL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA.
RECIBE NOTA AUTORIZADA, INDICA EL MONTO A PAGAR DE PARTE DEL CLIENTE POR EL SERVICIO SOLICITADO, SEGÚN LA TABLA DE OFERTA DE COSTOS POR ALQUILER VIGENTE, REALIZA EL COBRO DEL IMPORTE, GENERA LA FACTURA, ENTREGA ORIGINAL AL CLIENTE, DESGLOSA LA PRIMERA COPIA PARA EL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA, SEGUNDA COPIA A AUDITORÍA INTERNA Y LA TERCERA COPIA PARA EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
RECIBE ORIGINAL DE LA FACTURA Y ENTREGA A LA DIRECCIÓN MÉDICA O DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.
RECIBE DE PARTE DEL CLIENTE EL ORIGINAL DE LA FACTURA CERTIFICANDO EL PAGO, LOCALIZA A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE BRINDARÁ EL ALQUILER PARA SOLICITARLE EL NÚMERO DE ACTIVO, CONFECCIONA MEMORANDO DE SOLICITUD A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA, ADJUNTA LA FACTURA Y NOTA DE SOLICITUD PRESENTADA POR EL CLIENTE Y REMITE A LA JEFATURA QUIEN VERIFICA EL MEMORANDO Y FIRMA, DEVUELVE A LA SECRETARIA PARA ENVÍO A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE PRESTARÁ EL SERVICIO DE ALQUILER.
RECIBE MEMORANDO CON LA DOCUMENTACIÓN SUSTENTADORA, SE COMUNICA CON EL DEPARTAMENTO DE BIENES PATRIMONIALES, INDICANDO LA SALIDA QUE SE LE DARÁ AL BIEN PARA QUE REALICEN LOS TRÁMITES CORRESPONDIENTES,
INGRESOS POR ALQUILER
DIRECCIÓN MÉDICA/ DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN
Y FINANZAS
HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
CLIENTES UNIDAD
E. Ingresos por pagos de rotación de estudiantes 1. Universidades
Entrega en la caja del hospital, el dinero correspondiente al pago de rotación de estudiantes, de acuerdo a la tabla de pagos establecida.
Nota: En cuanto al precio de la rotación de estudiantes, es de acuerdo a convenios entre las Universidades y el Patronato.
2. Departamento de Tesorería Cajero
Realiza el cobro de los servicios, genera la Factura(Formulario Núm.1), entrega el original al estudiante, la primera copia para el Departamento de Tesorería, segunda copia a Auditoría Interna y la tercera copia para el Departamento de Contabilidad.
Supervisor de Caja
Toma de la Bóveda las Bolsas de Alta Seguridad.
Verifica que la sumatoria de todas las facturas coincida con los dineros recaudados y la cifra reflejada en el Fondo de Cambio, completa la Boleta de Depósito-Tesoro Nacional (Formulario Núm.6) introduce la bolsa de alta seguridad en la valija del Banco Nacional de Panamá.
Entrega la Boleta de Depósito-Tesoro Nacional (Formulario Núm.6), junto con la valija al oficinista.
Oficinista
Recibe la volante de depósito del Banco Nacional de Panamá.
Realiza el depósito de las recaudaciones en el Banco Nacional de Panamá, recibe por parte del cajero del banco, copia de la volante de depósito.
Entrega a la persona asignada copia de la volante de depósito, para realizar los registros en el Libro de Fondo de Administración.
Remite copia de la volante junto con el libro de registro al Departamento de Contabilidad.
3. Departamento de Contabilidad
MAPA DE PROCESOS
1 2 3
1
2
ENTREGA EN LA CAJA DEL HOSPITAL EL DINERO CORRESPONDIENTE AL PAGO DE ROTACIÓN DE ESTUDIANTES, DE ACUERDO A LA TABLA DE PAGOS ESTABLECIDA.
EL CAJEROREALIZA EL COBRO DE LOS SERVICIOS, GENERA LA FACTURA, ENTREGA EL ORIGINAL AL ESTUDIANTE, EL SUPERVISOR DE CAJATOMA DE LA BÓVEDA LAS BOLSAS DE ALTA SEGURIDAD, VERIFICA QUE LA SUMATORIA DE TODAS LAS FACTURAS COINCIDA CON LOS DINEROS RECAUDADOS Y LA CIFRA REFLEJADA EN EL FONDO DE CAMBIO, COMPLETA LA BOLETA DE DEPÓSITO-TESORO NACIONAL, REALIZA EL DEPÓSITO, REMITE COPIA DE LA VOLANTE CON EL LIBRO DE REGISTRO AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
RECIBE COPIA DE LA VOLANTE Y REGISTRA A TRAVÉS DEL SISTEMA INFORMÁTICO EXISTENTE.
3
INGRESOS POR PAGOS DE ROTACIÓN DE ESTUDIANTES HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA ESTUDIANTES
UNIVERSITARIOS
DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
FORMULARIO NÚM.1
HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA FACTURA
FACTURA POR _____________________________ N° Factura _______________ Fecha _______________ Condición _______________
Generales del Paciente
Código ____________________
Nombre ___________________ Teléfono Res ______________ Cédula ____________________ Teléfono Ofic. _____________
Idítems Descripción Cantidad P/U Total
Total
Obs.
______________________
Firma Cajero IdCajero __________ Turno ___________
FORMULARIO NÚM.1 HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA
FACTURA
A. ORIGEN: Departamento de Tesorería.
B. OBJETIVO: Formalizar entre el proveedor o beneficiario y la institución, el pago por el suministro del bien y/o servicio recibido.
C. CONTENIDO:
1. Factura por: Indicar el tipo de servicio a pagar.
2. N° Factura: Número asignado automáticamente en el sistema de cobro. 3. Fecha: Día, mes y año en que se realiza el cobro.
4. Condición: Pago al contado o exonerado.
Generales del Paciente
5. Código: Número de identificación, asignado por el sistema informático. 6. Nombre: Colocar el nombre del paciente.
7. Cédula: Colocar la cédula de identidad personal. 8. Teléfono Residencia: Colocar el número de teléfono de residencia.
9. Teléfono Oficina: Colocar el número de teléfono donde labora el paciente.
10. Idítems: Número de código de cada procedimiento: exámenes, servicios, consultas, entre otros.
11. Descripción: Detalla el nombre de los servicios o suministros realizados. 12. Cantidad: Coloca el número de servicios brindados.
13. P/U: Indica el precio por unidad de servicio brindado. 14. Total: Costo de cada servicio pagado.
16. Obs.: Indicar comentarios de ser necesarios. 17. Firma Cajero: Nombre del cajero de turno.
18. IdCajero: Código asignado al cajero.
19. Turno: Identifica el horario asignado al cajero. 20. Hora: Hora en que se confecciona la factura.
D. DISTRIBUCIÓN:
Original: Proveedor/ Usuario
1ra. Copia: Departamento de Tesorería 2da. Copia: Unidad de Auditoría Interna 3ra. Copia: Departamento de Contabilidad
FORMULARIO NÚM.2
HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA SUBDIVISIÓN DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA FONDO DE CAMBIO
FECHA: _____________________ TURNO: _____________________
MONEDAS
Cantidad Denominación TOTAL
1.00 0.50 0.25 0.10 0.05 0.01 TOTAL DE MONEDAS BILLETES
Cantidad Denominación TOTAL
B/. 100.00 B/. 50.00 B/. 20.00 B/. 10.00 B/. 5.00 B/. 1.00 TOTAL DE BILLETES B/. CANTIDAD DE CHEQUES ( ) TOTAL DE CHEQUES TOTAL DE EFECTIVO TOTAL A DEPOSITAR ENTREGADO: _______________________________ RECIBIDO: _____________________________
FORMULARIO NÚM.2
FONDO DE CAMBIO
A. ORIGEN: Funcionario asignado.
B. OBJETIVO: Presentar en detalle el resultado del efectivo
recaudado.
C. CONTENIDO:
MONEDAS
1. Fecha: Día, mes y año en que se practica el arqueo de caja.
2. Turno: Indicar la hora del turno de caja.
3. Cantidad: Indicar la cantidad de monedas por renglón. 4. Denominación: Recuento por denominación del dinero en
monedas.
5. Total: Sumatoria general de las monedas de todas las denominaciones.
6. Total de Monedas: Total de monedas recolectadas.
7.
BILLETES
Cantidad: Indicar la cantidad de billetes por renglón. 8. Denominación: Recuento por denominación del dinero en
billetes.
9. Total: Sumatoria general de los billetes de todas las denominaciones.
10. Total de Billetes: Total de billetes recolectados.
12. Total de Cheques: Anotar la cantidad de los cheques recibidos. 13. Total de Efectivo: Anotar la cantidad total del efectivo recibido. 14. Total a depositar: Sumatoria total de monedas, billetes y cheques. 15. Entregado: Firma del cajero de turno.
FORMULARIO NÚM.3
HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA DEPARTAMENTO DE COMPRAS
LIQUIDACIÓN DE SANCIÓN PECUNIARIA David, _______________
N° ______________
Proveedor: _____________________
RECEPCIÓN VENCIMIENTO O/C SUBTOTAL
O/C
DÍAS DE ATRASO
% MULTA MONTO POR
MULTA APLICADA
TOTAL POR PÁGINA
SUBTOTAL B/.
TOTAL DE O/C
Se aplica multa por entrega tardía.
Fundamento Legal: Resolución N° 096-07 del 10-05-2007 del Patronato del Hospital Materno Infantil José Domingo De Obaldía Ley de Contratación Pública Vigente.
Observaciones: _____________________________________________________________________________________________ Entregas pendientes: ________________________________________________________________________________________ Preparado por: _________________________ Verificado por ___________________________
Sección de Multas Jefe de Compras ____________________________
FORMULARIO NÚM.3
HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA DEPARTAMENTO DE COMPRAS
LIQUIDACIÓN DE SANCIÓN PECUNIARIA
A.ORIGEN: Departamento de Compras.
B.OBJETIVO: Formalizar entre el proveedor y el Hospital Materno
Infantil, José Domingo De Obaldía, el cobro por multa de entrega tardía.
C. CONTENIDO:
1. Fecha: Colocar el día, mes y año en que se confecciona la multa.
2. N°: Indica el número secuencial de multa que genera el sistema informático.
3. Proveedor: Colocar el nombre del proveedor a quien se le hará el cobro.
4. Recepción: Indica el día mes y año en que se recepciona el cobro.
5. Vencimiento: Colocar la fecha de vencimiento de entrega del bien. indicada en la orden de compra.
6. Orden de Compra: Colocar el número de orden de compra a la cual debe aplicarse la multa.
7. Sub-Total O/C: Monto de la orden de compra. 8. Días de atraso: Indicar los días de atraso de entrega.
9. % Multa: Indicar el cobro del porcentaje pactado por el servicio de descuento.
10. Monto por multa
11. Total de O/C: Sumatoria de cada uno de los renglones de la columna de subtotal.
12. Total de Multa: Sumatoria de los montos de la columna Monto por Multa aplicada.
13. Observaciones: Redactar cualquier comentario adicional sobre el
cobro de la multa, de ser necesario.
14. Entregas Pendientes: Indicar si existe alguna entrega pendiente por parte del proveedor.
15. Preparado por: Colocar la firma de la persona responsable de la confección del formulario en la Sección de multas. 16. Verificado por: Firma del jefe de Compras
17. Administrador: Firma del director de la División de Administración y Finanzas.
D. DISTRIBUCIÓN:
Original: Proveedor
1ra. Copia: Departamento de Compras (Expediente) 2da. Copia: Departamento de Contabilidad
FORMULARIO NÚM.4
HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA Orden de Compra a Crédito
Nº Resolución Fecha de la O/Compra Nº Requisición Nº de la O/Compra Nº Transacción Nº de Expediente
Datos del Proveedor
Código DV Nombre __________________ Ruc/Céd __________________ Dirección ________________ Teléfono __________________ Representante Correo Datos de la Entrega Unidad Solicitante:________________________
Proceso de Compras: Pago
Plazo de Entrega: ________________________ Fecha de Vencimiento _________ Tipo de Fondo: ___________________________ Monto Original: Item Cod. de Mat. Descripción Cant UM
P/U ITBMS Ajustes ISC Port TOTAL
Subtotal de la Orden Total de la Orden
Nº Resolución: _____________________ Fecha de la O/Compra________________ Nº Requisición Nº de la O/Compra
Nº Transacción_____________________ Nº de Expediente __________________ Exp. Comprometido:
Detalle de Partidas
Nº de Partida Código de Partida Monto
Multas:
Lugar de Entrega: Forma de Pago: Otros:
Departamento de Compras Departamento de Administración y Finanzas
Presupuesto
Fecha: Fecha: Fecha:
Tesorería Fecha: Almacén Fecha: Fiscalización Fecha: Proveedor Fecha:
Defensoría del Pueblo (Titular) Fecha:
FORMULARIO NÚM.4 ORDEN DE COMPRA
A. OBJETIVO: Formalizar por parte de la entidad, ante la casa
comercial, la solicitud del bien o servicio requerido.
B. ORIGEN: Unidad de Compras y Proveeduría.
C. CONTENIDO:
1. Fecha: Día, mes y año de preparación de la orden de compra.
2. Garantía de Cumplimiento: Colocar el número de póliza solicitada para cada despacho.
3. Valor: Costo de la póliza de seguro.
4. Vencimiento: Fecha en que finaliza la cobertura de la póliza. 5. Endoso: Indicar el número del endoso vigente correspondiente
a la póliza.
6. Vencimiento: Fecha en que finaliza la cobertura del endoso.
7. Señores: Nombre del proveedor.
8. Sírvase entregar en: Indicar el lugar y fecha de la entrega.
9. Pagada a través del: Indicar el número de cuenta del fondo con que será pagada la orden de compra.
10. Renglón Núm.: Número secuencial establecido para mantener la cantidad de renglones solicitados.
11. Cantidad: Número de artículos solicitados del bien requerido. 12. Descripción: Característica que identifican el bien o servicio a
requerir por la unidad ejecutora. 13. Unitario: Se refiere al precio por unidad.
14. Total: Resultado de la sumatoria de todos los artículos. 15. Subtotal: Representa la sumatoria de los artículos ofrecidos por
16. I.T.B.M.S: Corresponde al impuesto del siete por ciento aplicado a cada artículo de acuerdo al Código Fiscal.
17. Descuento: Solamente se da, cuando el proveedor ofrece descuento sobre el bien o servicio.
18. Total: Representa la sumatoria de los precios y totales incluyendo el descuento y el cinco por ciento.
19. Departamento de Compras: Firma del jefe de Compras.
20. Jefe de la División de Finanzas: Firma del jefe de la División de Finanzas. 21. Código presupuestario: Consignar código de la partida e importe. 22. Código Financiero: Código relacionado con la descripción financiera 23. Importe: Valor correspondiente del artículo a solicitar. 24. Departamento de Presupuesto: Firma del jefe de departamento.
25. Total: Monto total asignado a la partida 26. Contraloría General
Oficina de Fiscalización: Refrenda la Orden de Compra.
27. Registro: Colocar el número de la partida acreditada. 28. Recibido por: Colocar el nombre del almacenista.
29. Fecha: Fecha de recibido por el almacenista. 30. Revisado por: Firma del jefe de Almacén.
31. Fecha: Fecha en fueron recibido los bienes e insumos. 32. Proveedor: Firma del proveedor al recibir la orden de compra. 33. Fecha de Recibido: Día, mes y año en que se recibe los bienes.
34. Fecha de Vencimiento: Día, mes y año en que vence el término de entrega.
D. DISTRIBUCIÓN:
Original: Proveedor
1ra. Copia: Sección de Almacén 2da. Copia: Departamento de Compras 3ra. Copia: Departamento de Contabilidad
FORMULARIO NÚM.5
HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA OFICINA DE RECURSOS HUMANOS
SECCIÓN DE PLANILLAS RECIBO DE PAGO DEL 2%
RECIBO Nº ___________ CHEQUE Nº __________ FECHA NOMBRE ______________________________________ SON B/. __________ __________ SERVICIO: ________ PAGO 2%________ _______________________________ FIRMA 20
FORMULARIO NÚM.5
RECIBO DE PAGO DEL 2%
A. ORIGEN: Sección de Planillas
B. OBJETIVO: Formalizar el cobro del cálculo del porcentaje pactado por manejo de préstamos a bancos y financieras, solicitados por el personal del hospital
C. CONTENIDO:
1. Recibo Nº: Colocar el número consecutivo del recibo. 2. Cheque Nº: Colocar el número de cheque.
3. Fecha: Anotar el día, mes y año en que se confecciona el recibo. 4. Nombre: Colocar el nombre del servidor.
5. Son: Anotar el monto del porcentaje a pagar por el manejo de préstamo.
6. Servicio: El recibo indica el cobro a realizar del porcentaje.
7. Firma: Anota la firma de quien confecciona el recibo de pago en la Sección de Planilla.
FORMULARIO NÚM.6
Fecha
R.U.C./ Cédula/ NT Nombre o Razón Social
Nombre del depositante:
Firma ___________________________________
CÓDIGO CONCEPTO A DEPOSITAR
DEPOSITAR
República de Panamá Ministerio de Economía y Finanzas
Cuenta Única del Tesoro Boleta de Depósito – Tesoro Nacional
Cuenta Nº _______________ Nº
FORMULARIO NÚM.6
Boleta de Depósito – Tesoro Nacional
A. ORIGEN: Departamento de Tesorería.
B. OBJETIVO: Formalizar el depósito de efectivo por parte del Hospital Materno Infantil José Domingo De Obaldía.
C. CONTENIDO:
1. Cuenta Núm.: Colocar el número de cuenta donde se realizará el depósito en efectivo.
2. Fecha: Colocar el día, mes y año en que se completa la boleta de depósito.
3. R.U.C./Cédula/NT: Colocar el número de Registro Único de Contribuyente, número de cédula, correspondiente al proveedor o a la persona natural, según sea el caso.
4. Nombre o Razón Social: Nombre de la empresa o persona natural.
5. Nombre del depositante: Nombre de la persona asignada a realizar el depósito de efectivo.
6. Código: Número asignado al servicio de depósito de dinero.
7. Concepto a Depositar: Describir el tipo de depósito.
ANEXO NÚM.1
NORMAS LEGALES RELATIVAS AL MANEJO DE LOS FONDOS
LIBRO V DE LA ADMINISTRACIÓN Y FISCALIZACIÓN DEL TESORO NACIONAL TITULO I DE LA DIRECCIÓN DEL TESORO NACIONAL
CAPÍTULO IV I. De los Empleados y Agentes de Manejo
ARTÍCULO 1.088
Para ser Empleado o Agente de Manejo es preciso gozar de buena reputación, no haber sido condenado a pena corporal por delitos de falsedad o contra la propiedad, no haber sido calificado por sentencia ejecutoriada como quebrado fraudulento o culpable y no ser deudor moroso del Tesoro.
Tampoco puede ser Empleado o Agente de Manejo quien, habiéndolo sido en otro tiempo, resultó alcanzado en sus cuentas, aun cuando los alcances hayan sido condonados o declarados prescritos, o cuando no haya rendido sus cuentas oportunamente, aunque de esa responsabilidad hubiera sido eximido.
Los nombramientos hechos en contravención de este artículo son nulos y cualquier persona puede demandar su nulidad.
ARTÍCULO 1.089
Los Empleados o Agentes de Manejo que reciban o paguen o tengan bajo su cuidado, custodia o control, fondos del Tesoro Nacional, rendirán cuentas de conformidad con las reglas que establezca la Contraloría General de la República.
ARTÍCULO 1.090
Todas las personas que tengan a su cuidado, o bajo su custodia o control, fondos del Tesoro Nacional, serán responsables de ellos y de todas las pérdidas que ocurran a causa de su negligencia o uso ilegal de tales fondos.
ARTÍCULO 1.091
Ningún Empleado o Agente de Manejo será eximido de responsabilidad porque alegue haber actuado por orden superior al hacer el pago o disponer de fondos por cuyo manejo sea directamente responsable. El empleador superior que haya ordenado el pago o disposición de fondos será solidariamente responsable de la pérdida que el Estado hubiere sufrido a causa de su orden.
ARTÍCULO 1.092
Ningún Empleado o Agente de Manejo que reciba o pague, o tenga bajo su cuidado, custodia o control de fondos del Tesoro Nacional, será relevado de responsabilidad por su actuación en el manejo de tales fondos, sino mediante finiquito expedido por la Contraloría General de la República.
PARÁGRAFO:
No podrán ser autorizados, permitidos, o admitidos los actos o contratos que se enumeran a continuación, a las personas que ejerzan o hayan ejercido algunos de los cargos que se mencionan en el presente Capítulo si no presentan del finiquito expedido por la Contraloría General de la República.
1. La celebración de los contratos con el Estado, con los Municipios y con las Instituciones Autónomas y Semiautónomas, excluidas las bancarias.
2. Los pagos que deba efectuar el Tesoro Nacional o Municipal y las Entidades Autónomas, y Semiautónomas, incluyendo salarios y remuneraciones por servicios prestados.
3. Las inscripciones de las escrituras públicas sujetas al pago del impuesto de registro.
4. La venta de pasajes al exterior y la obtención de permisos de salida para viajar fuera del país. Para los efectos pertinentes la Contraloría General de la República enviará a la Sección de Paz y Salvo del Ministerio de Hacienda y Tesoro el detalle de las personas a que se refiere el presente Capítulo, que tengan saldos pendientes con el Tesoro Nacional, a fin de que no se les entregue el Paz y Salvo, en concepto de Impuestos sobre la Renta, a menos que presente el finiquito expedido por la Contraloría General de la República.
ANEXO NÚM.2
ALQUILERES
NOMBRE PRECIO
ALQUILER DE MÁQUINA DE CAFÉ B/. 240.00
ALQUILER DE LA AMBULANCIA B/. 40.00
ALQUILER DE INCUBADORA B/. 15.00
ALQUILER DEL SALÓN PRINCIPAL CON EQUIPO MULTIMEDIA B/. 100.00 ALQUILER DEL SALÓN PRINCIPAL SIN EQUIPO MULTIMEDIA B/. 50.00
ALQUILERES VARIOS B/. 1.00
OBSERVACIÓN:
EL ÍTEM ALQUILERES VARIOS, SE UTILIZARÁ PARA EFECTUAR EL COBRO DE UN BIEN O SERVICIO, EN BASE A LA INFORMACIÓN QUE BRINDARÁ, EN SU MOMENTO, LA ADMINISTRACIÓN DEL HOSPITAL MATERNO INFANTIL JOSÉ DOMINGO DE OBALDÍA.
