Versión 03 Código P-LOG-001 Página 1 de 9
CARGO NOMBRE FIRMA FECHA
REVISADO POR : Jefe de Logística Elizabeth De La Cruz 01/12/2014
APROBADO POR : Gerente de Operaciones Christian Aguirre 01/12/2014
CONTROL DE CAMBIOS.
CAMBIOS EN EL DOCUMENTO
VERSION FECHA DE
ACTUALIZACION DESCRIPCION DEL CAMBIO
2
20/12/2014
Disposiciones específicas: Indicador (elaboración del ScoreCard 2 veces al año e inventarios rotativos.)
Almacenamiento del seedstock: se retiró las palabras
(anaqueles antiestáticos.)
Almacenamiento DOA: inclusión de los instructivos I-LOG-004 y I-LOG-005.
Almacenamiento tránsito: método de almacenaje e identificación.
La inclusión en el procedimiento de los productos en custodia. Observaciones de control: la indicación en el procedimiento de
los inventarios
3 01/12/2014 - Cambios estructurales en el procedimiento y cambios en el Sistema de Gestión ERP SAP
1. OBJETIVO
El objetivo del presente procedimiento es establecer las pautas necesarias que
permitan al personal logístico manipular equipos, accesorios, repuestos y otros
productos electrónicos así como conocer los lineamientos establecidos para el
flujo, manipulación y almacenaje de los mismos.
2. ALCANCE
El alcance de este procedimiento se establece a las actividades que comprenden
el ingreso de productos y su almacenamiento en las bodegas.
3. RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad del Jefe de Logística verificar el cumplimiento de este
procedimiento. .
4. DEFINICIONES
Seedstock: Nombre que se le otorga a los equipos y accesorios que son de
propiedad del fabricante.
DOA: (Dead on Arrive) Equipo que presenta falla de fábrica, la cual se detecta
dentro del rango de 7 o 15 días de su venta (según el operador de servicio),
Cosméticamente debe estar en perfecto estado.
Almacén de Atención Rápida: Bodega rápida que interactúa con el laboratorio
para la atención directa de equipos, accesorios y repuestos.
Swap stock 1: Bodega General donde se almacenan todos los equipos y
accesorios adquiridos a los diversos fabricantes y operadores de las
marcas Samsung, LG, Huawei, ZTE, HTC, Apple, Airis, Avvio los cuales se
mantienen en custodia de los mismos para ser atendidos a laboratorio.
Swap stock 2: Bodega General donde se almacenan todos los equipos y
accesorios adquiridos a los diversos fabricantes y operadores Nokia,
Motorola, Sony, Verykool, Alcatel, Bmobile, Lanix, Azumi, M4tel, Olivetti,
Utstarcom, Atel y Lenovo los cuales se mantienen en custodia de los
mismos para ser atendidos a laboratorio.
Repuestos 1: Bodega General donde se almacenan todos los repuestos
propios y custodia de los diversos fabricantes Samsung, LG, Huawei, ZTE,
HTC, Apple, Airis, Avvio.
Repuestos 2: Bodega General donde se almacenan todos los repuestos
propios y custodia de los diversos fabricantes Nokia, Motorola, Sony,
Verykool, Alcatel, Bmobile, Lanix, Azumi, M4tel, Olivetti, Utstarcom, Atel y
Lenovo.
Almacén Tránsito: Bodega en la cual se custodia todo material (decodificadores,
AOC) bajo la modalidad de tránsito (es decir material que llega para ser
procesado y sale como producto terminado), a su vez se custodia todos los
materiales e insumos necesarios para nuestro ciclo productivo.
Almacen de averiados Swap stock 1: Bodega donde se almacenan todos los
equipos averiados que son productos de un cambio de equipo, los que se
mantienen en custodia de los mismos hasta el tiempo que lo determine los
fabricantes u operador para realizar la devolución respectiva.
Almacen de averiados Swap stock 2: Bodega donde se almacenan todos los
equipos averiados que son productos de un cambio de equipo, los que se
mantienen en custodia de los mismos hasta el tiempo que lo determine los
fabricantes u operador para realizar la devolución respectiva.
Aforo 1:
El ingreso de equipos en garantía común de Lima y de provincia de 3 operadores
(Claro, Movistar y Nextel), en el caso de Movistar se actualiza en el STC(paso 4)
reciben orden derivada( equipo de ingreso a laboratorio para ser reparado).
Aforo 2:
Se realiza el recojo de equipos de dos operadores:
Operador Claro: Se realiza el recojo de los equipos semanalmente mediante una
base enviada por Claro, la recepción de los equipos se realiza mediante un
archivo llamado BOOM de Materiales archivos que contienen información de los
accesorios con los que llegan cada equipo según su fecha de Compra, fecha
indicada tanto en la Base de Claro como en la de Boom de Materiales(Documento
externo).
Después del Recojo se envía a Claro una Base de Recepción indicando la
conformidad del ingreso de equipos, se adjunta formato.(Formato de Recepción
Claro)
Luego de ser aforado se entrega al Laboratorio Claro para las revisiones técnicas.
Operador Movistar: Mediante el PLIB (Sistema de Brightstar) o mail, se asigna
Actas o Master Box que corresponden a nuestra Bodega ANOVO y se procede al
recojo de equipos, luego del recojo los equipos pasan al proceso de Aforo y otros
al procesos de devolución ya que no tenemos la certificación de reparaciones,
luego de ser aforados los equipos se entregan al Laboratorio TM.
5. DISPOSICIONES ESPECIFICAS
Se establece como política de nuestra empresa el que todo ingreso, traslado,
almacenamiento y atención a laboratorio deberá ser verificado y registrado en el
software de gestión SAP por los mismos encargados de las áreas involucradas en
la presente línea de operación.
Asimismo:
La custodia segura y eficiente de los materiales y productos debe encontrarse
bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacén de la empresa.
El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas
de recepción, almacenamiento, registro, revisión, atención.
Los repuestos almacenados deberán tener las siguientes características
principales:
a) Ser protegidos antiestáticamente.
b) Ser fáciles de ubicar.
c) De no darse los dos anteriores se deberá almacenar según indique
el fabricante.
La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales y
equipos.
En la aplicación del concepto de mejora continua se ha determinado la
conveniencia de que el presente proceso sea evaluado permanentemente,
para ello se ha establecido como indicador la evaluación de desempeño
individual de sus integrantes, para lo cual se empleara la confección de un
SCORE CARD 2 veces al año.
6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
En nuestra empresa contamos con los siguientes almacenes:
Almacén General Swapstock 1
Almacén General Swapstock 2
Almacén General Repuestos 1
Almacén General Repuestos 2
Almacén de Transito.
El presente procedimiento establecerá principalmente que todo ingreso,
almacenamiento y/o salida de material, equipos u otros deberá ser registrado
mediante una “transacción” en el sistema SAP y despachado por el personal
autorizado.
El Proceso de almacenaje será el siguiente:
DETALLE RESPONSABLE REGISTROS
1. El área de Recepción y Despacho, al momento de la llegada
de los equipos, repuestos, accesorios y materiales diversos deberán realizar en primera intención una inspección física a fin de verificar cantidades y posibles daños ocasionado por una mala manipulación en el envío luego se procederá a registrar lo recepcionado al software de gestión SAP mediante los respectivos códigos establecidos para tal fin. El detalle integral de las actividades del área de Recepción y Despacho ha sido descrito en el P-LOG-002, por lo cual su concatenación es sugerida como importante.
2. El área de Recepción, realizará la transacción MIGO/entrada
de mercancías almacén respectivo según sea el material a ingresar.
Para tal fin en primer lugar se efectuara el ingreso mediante el software de gestión SAP a los almacenes correspondientes.
En segundo lugar se efectuara el traspaso físico de lo recepcionado, este traslado lo realizaran los encargados del área de Recepción y Despacho.
3. Una vez recepcionado este material por el responsable del
almacén correspondiente, se procederá a su almacenaje
Supervisor de Recepción Auxiliar de Recepción Auxiliar de Recepción y SAP SAP SAP
siguiendo las medidas de protección, distribución y seguridad que se describirán a continuación:
3.1 Almacenamiento Almacén General Swap Stock 1 y 2 Los equipos, accesorios que lleguen a la empresa son
llevados al Almacén General Swap Stock correspondiente y seguirán los siguientes pasos para su almacenamiento: Separar los equipos y accesorios primero por operador luego
por la marca y finalmente modelo.
Los equipos celulares (packs) deben estar ordenados por modelos, las tarjetas se mantendrán en bolsas antiestáticas y colocadas en una caja con separadores.
Los accesorios, deben ordenarse en cajas apropiadas para este fin. Luego se procede a distribuirlos en forma ordenada por operador donde se rotularan, especificando modelo, y otras anotaciones adicionales.
3.2 almacenamiento Almacén General Repuestos 1 y 2 Los repuestos que lleguen a la empresa serán trasladados
físicamente al Almacén General de Repuestos correspondiente y seguirán los siguientes lineamientos para su almacenamiento:
Separar los repuestos por marca.
Para los repuestos que lleguen en bandejas (altavoces, display, etc.) se mantendrán de esa forma y los más pequeños deberán ser colocados en cajas apropiadas, guardando un adecuado almacenamiento para protegerlos de la humedad y estática manteniendo en el empaque correspondiente
Finalizada la distribución, los repuestos serán ubicados en los anaqueles antiestáticos donde estarán rotulados, especificando código de parte y otras notaciones adicionales.
3.4 Almacenamiento en el Almacén de Transito
En este almacén se custodiara equipos para el área de Procesos Especiales y Videocom, accesorios en no uso, insumos, materiales diversos y otros, el método de almacenaje será a través de pallets y cajas con su respectivo rotulo indicando su contenido.
Todo esto será dispuesto del siguiente modo:
Procesos Especiales y otros deberá estar paletizados y correctamente enfilados. De igual forma para los equipos y repuestos de AOC.
Los pallets serán ubicados en el almacén de transito de acuerdo a su movimiento y manipulación esto quiere decir que los equipos con mayor tramite estarán colocados en la entrada y los de menor uso estarán en la parte de posterior / superior de los anaqueles.
La distribución se realizara en anaqueles donde los pallets deben estar debidamente rotulados con la, marca, modelo y otras especificaciones que sean necesarias.
Despacho Auxiliar Logístico de Almacén de Tránsito (Videocom y AOC) Sistema de Inventario ANOVO
3.5 Almacenamiento de Equipos en la Condición de Averiados
Los handset y/o tarjetas lógicas en la condición de devolución para el fabricante (averiado) se almacenaran del siguiente modo:
Separar los equipos por marca y modelo. Los procedimientos deberán ser efectuados según detalle de cada fabricante.
Una vez identificado por marca se procederá a ingresar los equipos averiados a en el sistema SAP realizando una transacción MIGO/Entrada de mercancía.
Los handset deben ser colocados en cajas estándar. Las tarjetas se mantendrán en bolsas antiestáticas para evitar algún daño.
Luego proceder a distribuirlos en los anaqueles respectivos distinguiendo operador y otras anotaciones adicionales.
3.6 Almacenamiento de Repuestos en la Condición de Averiados
Los repuestos en la condición de devolución para el fabricante (averiado) se almacenaran del siguiente modo:
Separar los repuestos por marca.
Trasladar y distribuir según indicaciones de cada fabricante.
Los repuestos averiados deberán ser almacenados conteniendo la siguiente información:
1) Garantía SI o Garantía No sea el caso 2) OST (orden de servicio técnico)
3) Nombre del técnico que valido el cambio. 4) Fecha.
Almacenamiento de productos en custodia tránsito.
Por naturaleza de las operaciones existen algunas ocasiones en que se deben almacenar en custodia productos que son de propiedad del operador, proveedores y algunos otros casos especiales. Para tal fin se deberán seguir los requerimientos de los clientes para brindar un correcto almacenamiento. Estos artículos según su sensibilidad o su costo deberán ser almacenados en el Almacén General de
Auxiliares Logísticos (ARR) Auxiliares Logísticos (ARR) SAP SAP
repuestos (los de mayor costo) o en el Almacén de tránsito. En ambos casos se alimentará un Kardex que permita conocer su ingreso detalle y rotación.
Almacenamiento de DOA
Se tiene desarrollado instructivos especiales para el caso de DOA y su tratamiento dentro de las bodegas ( LOG-004, I-LOG 005)
Atención a laboratorio
Debe ser de manera constante, se han establecido diferentes horarios para el personal de tal manera que el flujo no sea interrumpido.
Almacén General Swapstock 1 y 2:
Este almacén ha sido concebido para interactuar y atender la demanda presentada diariamente por el laboratorio, por los que los encargados de este almacén deberán atender la demanda presentada por laboratorio.
a) Laboratorio solicita la atención de equipos y accesorios
b) El encargado de Swapstock 1 y 2 verifica el stock disponible en el sistema SAP.
c) El Encargado se dirige al almacén Swapstock a buscar lo solicitado por el técnico.
d) Una vez ubicada la solicitud, el encargado se dirige a su ventanilla correspondiente a entregar la solicitud hecha por el técnico.
e) En el proceso para la atención deberá ser registrada en el sistema SAP, en el cual deberá colocarse lo siguiente:
Clase de movimiento OST
Código del producto Cantidad
IMEI nuevo
Clase de valoración Centro
Almacen
f) Una vez registrado el movimiento en el sistema SAP se procederá a entregar el equipo o accesorio nuevo al técnico.
g) Luego el técnico deberá registrar los datos correspondientes en la hoja de pedido y posterior entregar el quipo averiados al encargado del almacén.
Almacén General Repuestos 1 y 2:
Este almacén ha sido concebido para interactuar y atender la demanda presentada diariamente por el laboratorio, por los que los encargados de este almacén deberán atender la demanda presentada por laboratorio.
a. Laboratorio solicita la atención de repuestos
b. El encargado del almacén Repuestos 1 y 2 verifica el stock disponible en el sistema SAP.
c. El Encargado se dirige al almacén Swap Stock a buscar lo solicitado por el técnico.
d. Una vez ubicada la solicitud, el encargado se dirige a su ventanilla correspondiente a entregar la solicitud hecha por el técnico.
e. En el proceso para la atención deberá ser registrada en el sistema SAP, en el cual deberá colocarse lo siguiente:
Clase de movimiento OST
Código del producto Cantidad
IMEI nuevo
Clase de valoración Centro
Almacen
f. Una vez registrado el movimiento en el sistema SAP se procederá a entregar los repuestos nuevos al técnico.
g. El técnico a su vez deberá entregar los repuestos averiados.
7. OBSERVACIONES DE CONTROL
Teniendo en cuenta que el inventario se constituye como una actividad importante en la empresa, los inventarios deberán considerarse como la principal herramienta de gestión en almacén para la verificación física de nuestras existencias, por tanto deberemos contemplar la realización mínima de DOS inventarios generales al año, uno cada mitad de año.
Es necesario identificar todos los peligros posibles que puede involucrar al presente proceso, para lo cual el Jefe de Logística deberá disponer además de las medidas de seguridad pertinentes la participación en los diferentes procesos de todas las personas encargadas de los almacenes, en especial en la realización de los inventarios de existencias.
8. ANEXO
