ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

(1)

ARCHIVO GENERAL

DE LA NACIÓN

INTRODUCCIÓN A LA

ORGANIZACIÓN DE

ARCHIVOS

(2)

Archivo de Trámite

Principios técnicos del manejo de

la documentación activa

(3)

Ciclo Vital

Etapa

Semiactiva

Documento

Etapa

(4)

Etapa Activa

• Esta inicia en la

unidad central

de

correspondencia

y en las

unidades de

documentación

en trámite

(5)

Etapa Activa

• Es a partir de la

recepción o creación

de los documentos

que toda actividad

administrativa dentro

de las dependencias

tiene sustento. Y es a

partir de ese

momento que inicia

el ciclo de vida de los

documentos

(6)

Archivo de trámite

• Es la Unidad responsable de la

Administración de documentos de

uso cotidiano y necesario para el

ejercicio de las atribuciones de una

unidad administrativa

(7)

Actividades

• Recepción de

correspondencia

• Seguimiento y

control de

documentos de

trámite

• Despacho de

correspondencia

• Organización y

control de

expedientes

• Control y

préstamo de

expedientes

• Transferencia

Primaria

(8)

Recepción

• La recepción de

documentos

constituye un acto

jurídico y

administrativo que

compromete a la

Dependencia

para la

realización expedita y

eficiente de un

trámite institucional

(9)

Políticas

• 1.- Garantizar el control y seguimiento

institucional de la documentación recibida por

la dependencia, desde el momento de su

ingreso

• 2.- Garantizar la entrega expedita y oportuna

de la documentación recibida, al área que se

encargará de su trámite

• 3.- Garantizar que la documentación recibida

sea captada y organizada sistemáticamente,

conservándola como antecedente para futuras

decisiones y gestiones

(10)

Seguimiento

• El seguimiento y control de la

documentación recibida oficialmente en

la Dependencia para su trámite,

constituye un aspecto medular tanto

para el correcto y oportuno desarrollo de

la gestión administrativa, como para la

adecuada integración y preservación de

los recursos informativos de las

(11)

Políticas

• 1.- Garantizar que

las gestiones que

tengan lugar en la

Dependencia, con

el ingreso de la

documentación

oficial se lleve a

cabo con la debida

oportunidad y

(12)

Políticas

• 2.- Que la información

tramitada sea

sistemáticamente

recuperada y

conservada a nivel

institucional

, a efecto de

brindar antecedentes

completos y precisos

para la correcta toma de

decisiones en los

trámites futuros de la

Dependencia

(13)

Políticas

• Despacho de Correspondencia

• 1.- Garantizar que los documentos

generados por las entidades

administrativas de la Dependencia

sean

recibidos oportuna y completamente

por

sus destinatarios, en el contexto del

proceso continuo de tramitación y

comunicación documental.

(14)

Políticas

• Archivación y control de documentos en

trámite

• 1.- Mantener el seguimiento y control

de los documentos sujetos a trámite

hasta su integración final al archivo,

garantizando que todas las piezas

tramitadas sean conservadas de

manera institucional

(15)

Políticas

• 2.- Auspiciar que al archivo ingresen sólo

documentos oficiales, en el momento y del

modo adecuado.

• 3.- Conservar sistemáticamente

organizados los documentos gestionados

por la Dependencia, integrando lógicamente

los antecedentes institucionales y

(16)

Transferencia

• Es el traslado

sistemático de la

documentación

que deja de tener

utilidad inmediata

(

transferencia

(17)

Políticas

• 1.- Garantizar que la documentación

que carezca de utilidad inmediata para

los trámites de las diversas áreas de la

Dependencia sea entregada

oportunamente a las instancias

responsables de su conservación

precaucional (

Archivo de

(18)

Políticas

• 2.- Garantizar que sólo sea transferida

la documentación que así lo amerite.

• 3.- Garantizar que la documentación

transferida sea conservada en

condiciones adecuadas al volumen y

las características de los materiales

semiactivos

(19)

Políticas

• 4.- Garantizar que la

documentación transferida sea

rápida y correctamente organizada,

de modo que pueda ser localizada

y consultada cuando se requiera,

auspiciando a la vez su adecuado

manejo al preescribir el plazo de

conservación precaucional.

(20)

Archivo de

Concentración

(21)

DE LOS INSTRUMENTOS DE

CONSULTA Y CONTROL

ARCHIVÍSTICO

(22)

LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN

DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE

LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL

DOF 20/02/2004

DISPOSICIONES GENERALES

DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

4 CONTROL DE GESTIÓN

5 ARCHIVOS DE TRÁMITE,

CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO

1 INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y

CONTROL

0 EXPEDIENTES DE ARCHIVO

DE LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS

DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

(23)

De los

instrumentos de

consulta y

de control

archivístico

El cuadro de clasificación

archivística

El catálogo de disposición

documental

Los inventarios

documentales:

General, Transferencia

y de baja,

La Guía Simple

Sección V

Artículo

Décimotercero

(24)

CUADRO GENERAL DE

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

INSTRUMENTO TÉCNICO QUE REFLEJA LA

ESTRUCTURA DE UN ARCHIVO CON BASE EN LAS

ATRIBUCIONES Y FUNCIONES DE CADA

(25)

LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y

CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS

DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN

PÚBLICA FEDERAL

DOF 20/02/2004

De los instrumentos de consulta y de control

archivístico

I. El cuadro de clasificación

archivística

II. El catálogo de disposición

documental

III. Los inventarios documentales:

General, Transferencia y de

baja, y

IV. La Guía Simple

Octubre 2004

(26)

• LEGISLACIÓN

• ESTRUCTURA

• PROGRAMA

(27)

LEGISLACIÓN

Ley marco referente a

archivos (públicos,

privados, administrativos

e históricos)

Normas que reglamenten

el uso, la conservación, el

manejo y el flujo de los

documentos.

Sanciones a quienes

contravengan lo

dispuesto.

(28)

ESTRUCTURA

COORDINADOR

DE ARCHIVOS

Oficialía de Partes

ARCHIVOS DE TRÁMITE

ARCHIVO DE

CONCENTRACIÓN

ARCHIVO HISTÓRICO

Recursos humanos

Un órgano normativo y de

decisión

Los órganos operativos

Los canales de

comunicación necesarios

entre los distintos órganos

del sistema.

COMITÉ DE

INFORMACIÓN

ARCHIVOS DE TRÁMITE

ARCHIVO DE TRÁMITE

(29)

PROGRAMA

Cuadro General de

Clasificación Archivística

Catálogo de Disposición Documental

Producción

Circulación

Uso

Conservación

Selección

Eliminación

(30)

¿

Creo que tengo que

tomar un curso de

archivo

?

...

(31)

ARTÍCULO 4

V. MEJORAR LA ORGANIZACIÓN,

CLASIFICACIÓN Y MANEJO DE LOS

DOCUMENTOS

(32)

La organización de un

acervo responde a una triple necesidad:

P

roporcionar una estructura lógica de

cada fondo documental, que refleje al

organismo que la produjo

.

F

acilitar la localización

conceptual, es decir, de la información

contenida en el acervo

.

F

acilitar la localización física

de cada documento o expediente, para su

control y manejo.

(33)

E

S LA OPERACIÓN INTELECTUAL Y MECÁNICA POR LA

QUE LAS DIFERENTES AGRUPACIONES DOCUMENTALES

SE RELACIONAN DE FORMA JERÁRQUICA CON CRITERIOS

ORGÁNICOS O FUNCIONALES PARA REVELAR SU

CONTENIDO E INFORMACIÓN.

PEDRO LÓPEZ

ORGANIZACIÓN

(34)

ESTRUCTURA ARCHIVISTICA

FONDO

Serie

S-serie

+

S-serie

+

Expediente°

Expediente

°

Expediente

°

Unidad Documental simple Unidad Documental simple

Sección

(35)

CLASIFICACIÓN

E

S DIVIDIR O SEPARAR UN CONJUNTO

DE ELEMENTOS ESTABLECIENDO

CLASES, GRUPOS O SERIES, DE TAL

MANERA QUE DICHOS GRUPOS

QUEDEN INTEGRADOS FORMANDO

PARTE DE LA ESTRUCTURA DE UN

TODO.

TITULO NOTAS VOLUMEN CODIGO DE HISTORIA HISTOR FECHAS NIVEL PRODUCTOR REGLA DOCUMENTACIÓN FORMA ORGANIZ HISTOR ARCHIV V A L O R NUE INGR ALCCAN LENGUA REGLAS OR UNI

(36)

SISTEMAS DE

CLASIFICACIÓN

ACCIONES

FUNCIONAL

ASUNTOS

MATERIA

ESTRUCTURA

ORGÁNICA

ORGÁNICO

(37)

SISTEMAS DE

CLASIFICACIÓN

ACCIONES

FUNCIONAL

ASUNTOS

MATERIA

ESTRUCTURA

ORGÁNICA

ORGÁNICO

(38)

JERARQUIZACIÓN

IDENTIFICACIÓN

CODIFICACIÓN

(39)

Conjunto de documentos producidos

orgánicamente por una dependencia o

entidad con cuyo nombre se identifica

FONDO

Serie

S-serie

+

S-serie

+

Expediente°

Expediente

°

Expediente

°

Sección

(40)

FONDO

Serie

S-serie

+

S-serie

+

Expediente°

Expediente

°

Expediente

°

Sección

Son las

divisiones del

Fondo, basada

en las

atribuciones de

cada

dependencia o

entidad de

conformidad

con las

disposiciones

legales

aplicables

(41)

IDENTIFICACIÓN DE LAS FUNCIONES

COMUNES

ACCIONES ADMINISTRATIVAS QUE

SIRVEN DE APOYO PARA EL EJERCICIO

DE LAS COMPETENCIAS PARA LAS

QUE HA SIDO CREADO EL ORGANISMO

SUSTANTIVAS

ACCIONES ADMINISTRATIVAS QUE

CONSTITUYEN LA RAZÓN DE SER DEL

ORGANISMO

(42)

ESTRUCTURA ARCHIVISTICA

FONDO

SECCIÓN

(43)

IDENTIFICACIÓN

(44)

JERARQUIZACIÓN

FUNCIONES COMUNES

LEGISLACIÓN ASUNTOS JURÍDICOS

PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN

RECURSOS HUMANOS

RECURSOS FINANCIEROS

RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA

SERVICIOS GENERALES

TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN

COMUNICACIÓN SOCIAL

CONTROL DE AUDITORÍAS

PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS

(45)

CODIFICACIÓN

FUNCIONES COMUNES

CÓDIGO

SECCIONES

1C LEGISLACIÓN 2C ASUNTOS JURÍDICOS

3C PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN

4C RECURSOS HUMANOS

5C RECURSOS FINANCIEROS

6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA

7C SERVICIOS GENERALES

8C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN

9C COMUNICACIÓN SOCIAL

11C PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS 10C CONTROL DE AUDITORÍAS

(46)

PRIMER NIVEL

DE

FUNCIONES COMUNES

CÓDIGO

SECCIONES

1C LEGISLACIÓN 2C ASUNTOS JURÍDICOS

3C PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN

4C RECURSOS HUMANOS

5C RECURSOS FINANCIEROS

6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA

7C SERVICIOS GENERALES

8C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN

9C COMUNICACIÓN SOCIAL

11C PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS 10C CONTROL DE AUDITORÍAS

(47)

PRIMER NIVEL

DE

FUNCIONES SUSTANTIVAS

CÓDIGO

SECCIONES

1S 2S 3S 4S 5S 6S 7S 8S 9S

N

(48)

FONDO

SECCIÓN

SERIE

_SERIE

División de una Sección que corresponde al conjunto

de documentos producidos en el desarrollo de una

misma atribución general y que versan sobre una

materia o asunto específico

(49)

IDENTIFICACIÓN

JERARQUIZACIÓN

(50)

5C. RECURSOS FINANCIEROS

(51)

ESTRUCTURA ARCHIVÍSTICA

FONDO

SECCIÓN

SERIE

_SERIE

SUBSERIE SUBSERIE SUBSERIE SUBSERIE SUBSERIE SUBSERIE SUBSERIE SUBSERIE SUBSERIE SUBSERIE SUBSERIE

(52)

5C.1 Disposiciones en materia de recursos financieros 5C.2 Programas y proyectos sobre recursos financieros 5C.3 Gastos o egresos por partida presupuestal

5C.4 Ingresos

5C.5

Libros contables

5C.6 Registros contables (glosa)

5C.7 Valores financieros 5C.8 Aportaciones a capital

5C.9 Empréstitos

5C.10 Financiamiento externo

5C.11 Esquemas de financiamiento

5C.12 Asignación y optimización de recursos financieros

5C.13 Créditos concedidos

5C.14 Cuentas por liquidar certificadas 5C.15 Transferencias presupuestales 5C.16 Ampliaciones presupuestales

5C.17 Registro y control de pólizas de egresos 5C-18 Registro y control de pólizas de ingresos 5C.19 Pólizas de diario

5C.20 Compras directas

5C.21 Garantías, fianzas y depósitos 5C.22 Control de cheques

5C.23 Conciliaciones 5C.24 Estados financieros 5C.25 Auxiliares de cuentas

5C.26 Estado del ejercicio del presupuesto 5C.27 Fondo rotatorio

5C.28 Pago de derechos

05.5.1 LIBRO MAYOR

O5.5.2 LIBRO DE DIARIO

05.5.3 LIBRO DE BALANCES

05.5.4 LIBRO DE INVENTARIOS

(53)

FONDO

Sección

7C RECURSOS MATERIALES

Serie

7C.3 SERVICIOS BÁSICOS

Subseries:

7C.3.1 Suministro

de energía eléctrica

7C.3.2 Suministro de agua

potable

7C.3.3 Suministro de

agua purificada

(54)

FONDO

Serie

S-serie

+ Unidad Documental simple Unidad Documental simple

Sección

(55)

FONDO

Sección

4C RECURSOS HUMANOS

Serie

Expediente

4C.3 EXPEDIENTE ÚNICO DE PERSONAL

Tipos

documentales

Filiación

FM2 (en su caso)

Dispensa de edad (en

su caso)

Cartilla de liberación

(en su caso)

Comprobantes de

domicilio

Acta de nacimiento

Constancia máxima de

estudios

Contratos

Movimientos únicos

(FUNP)

Licencias sin goce de

sueldo

Licencias con goce de

sueldo

Licencias médicas o

cuidados maternos del

ISSSTE

Suspensiones temporales en

sueldos y funciones

Comisiones

Estimulos y recompensas

Actas administrativas

Días económicos

Alta acreedor a pensión

Integración de antigüedad

Comprobantes de cursos

de capacitación

Renuncia

Licencia prejubilatoria

Hoja de servicio

Dictámenes o actas de

accidentes de trabajo

(56)

IDENTIFICACIÓN

VALIDACIÓN

FORMALIZACIÓN

CAPACITACIÓN

JERARQUIZACIÓN

CODIFICACIÓN

(57)

ORDENACIÓN

(58)

ORDENACIÓN

ES LA OPERACIÓN DE UNIR UN

CONJUNTO DE DOCUMENTOS,

RELACIONANDO UNOS CON OTROS, DE

ACUERDO A UNA UNIDAD DE ORDEN

(59)

MÉTOD

OS

(60)

(61)

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN

DOCUMENTAL

(62)

Teoría de las tres edades

.

Rousseau

Documentos

activos

Documentos

Semiactivos

Documentos

inactivos

Creación de documentos

Procedencia

interna

Procedencia

externa

Valor Primario máximo

Conservación

_{en los espacios}

administrativos

100% de

documentos creados

Eliminación de

cierto número

de documentos

Centro de

procesamiento

de semiactivos

o centro de

archivo

a) Primario reducido

b) Primario débil

c) Primario nulo

Eliminación de

cierto número

de documentos

TRANSFERENCIA

Valor secundario

máximo

Depósito

de archivo

5 a10% del

conjunto de

documentos

creados

(63)

Cuadro General de

Clasificación Archivística

Catálogo de Disposición Documental

Producción

Circulación

Uso

Conservación

Selección

Eliminación

CONSTITUTIVOS

SOPORTE

(64)

I

D

E

N

T

I

F

I

C

A

C

I

Ó

N

V

A

L

O

R

A

C

I

Ó

N

R

E

G

U

L

A

C

I

Ó

N

C

O

N

T

R

O

L

(65)

IDENTIFICACIÓN

Es el proceso de

investigación y

sistemátización de

categorías archivísticas en

las que se sustenta la

estructura de un fondo

Objetivo: asegurar a través de

sus resultados la valoración de

las series documentales

FONDO

SECCIÓN

(66)

SERIE DOCUMENTAL

+

Qué es? Conjunto de expedientes de

Estructura y contenido homogéneo

De quién? De un mismo órgano o sujeto

Productor

Cuándo? En el ejercicio de sus atribuciones o

Funciones específicas

(67)

5C. RECURSOS FINANCIEROS

(68)

PROCEDENCIA

INSTITUCIONAL

Constituye el origen

de la documentación,

reconoce los

aspectos que le dan

cuerpo y sentido a la

serie.

(69)

CARACTERIZACIÓN

DOCUMENTAL

Informa los soportes,

tipología, volumen y

organización.

(70)

DESCRIPCIÓN INFORMATIVA

Deriva de la utilidad institucional de las

series documentales.

+Cubre contenido informativo,

+Relación entre serie y función,

+Periodo que cubre la serie,

+Relación entre la serie en

cuestión y otras series y otras

fuentes de información afines,

(71)

VALORACIÓN

Es el proceso de análisis

de la información desde

diferentes ópticas , y

apartir de los resultados

de dicho análisis se

establece su utilidad o

valor a lo largo de su

ciclo de vida, y se asigna

tiempo y espacio de

conservación o

eliminación

(72)

ACTIVA

_SEMIACTIVA

INACTIVA

VALORACIÓN

(73)

VALORACIÓN PRIMARIA

IDENTIFICACIÓN Y DETERMINACIÓN DE LOS

PLAZOS Y MODALIDADES DE USO DE LOS

DOCUMENTOS POR PARTE DE LAS

INSTITUCIONES QUE LOS PRODUCEN O

CONSERVAN

VIGENCIA es la necesidad institucional de

retener por determinado tiempo sus documentos

(74)

VALOR

ADMINISTRATIVO

AQUEL QUE POSEEN LOS

DOCUMENTOS PRODUCIDOS O

RECIBIDOS POR UNA INSTITUCIÓN Y

SIRVEN COMO TESTIMONIO DE SUS

(75)

VALOR FISCAL

ES AQUEL QUE TIENEN LOS

DOCUMENTOS QUE PUEDEN

SERVIR DE TESTIMONIO DEL

CUMPLIMIENTO DE

(76)

VALOR

LEGAL

E

S EL PLAZO DURANTE EL CUAL

LOS DOCUMENTOS SE CONSERVARÁN

EN LA INSTITUCIÓN PARA SU POSIBLE USO Y

ASÍ

CERTIFICAR DERECHOS U

OBLIGACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

(77)

CRITERIOS DE VALORACIÓN PRIMARIA

CUÁL

QUÉ

QUIÉN

CÓMO

ADMINISTRATIVO

DETERMINAR EL PLAZO O EVENTO PARA QUE EL

TRÁMITE O LA ACTIVIDAD CON LA QUE

SE RELACIONAN LOS DOCUMENTOS QUEDE

CONCLUÍDO O PRESCRITO

EL ÁREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA DE

LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LOS PERIODOS DE TRÁMITE,

FRECUENCIA DE CONSULTA Y NORMAS DE

PRESCRIPCIÓN APLICABLES

JURÍDICO O LEGAL

DETERMINAR EL PLAZO O EVENTO PARA QUE

LOS DERECHOS U OBLIGACIONES CERTIFICADOS POR LOS

DOCUMENTOS CESEN O PRESCRIBAN

EL ÁREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA Y

LA SUPERVISIÓN Y VALIDACIÓN DE LA DIRECCIÓN

JURÍDICA DE LA DEPENDENCIA

MEDIANTE LA LEGISLACIÓN APLICABLE QUE ACREDITE

DERECHOS U

OBLIGACIONES JURÍDICAS, ASÍ COMO EL PLAZO DE

PRESCRIPCIÓN DE LOS MISMOS

FISCAL

DETERMINAR EL PLAZO O EVENTO PARA QUE CESE O PRESCRIBA LA

NECESIDAD DE COMPROBAR O JUSTIFICAR LOS GASTOS

DE LOS RECURSOS PÚBLICOS

EL ÁREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA Y

LA SUPERVISIÓN Y VALIDACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS DE LA DEPENDENCIA Y DE LA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL MEDIANTE LA NORMATIVIDAD TÉCNICA Y

JURÍDICA VIGENTE QUE JUSTIFIQUE EL MANEJO Y USO DE FONDOS, ASÍ COMO

EL PLAZO O EVENTO QUE CANCELA SU UTILIDAD

(78)

VALORACIÓN

SECUNDARIA

ES LA IDENTIFICACIÓN Y APLICACIÓN DE

LOS USOS QUE LOS DOCUMENTOS

TENDRÁN PARA LA INVESTIGACIÓN

CIENTÍFICA Y SOCIAL EN TODOS SUS

CAMPOS, ASÍ COMO SU UTILIDAD COMO

FUENTES DE INFORMACIÓN DE

CARÁCTER ÚNICO O PERMANENTE

.

(79)

CRITERIOS DE VALORACIÓN

SECUNDARIA

CUÁL

QUÉ

QUIÉN

CÓMO

EVIDENCIAL

DETERMINAR SI TIENE

VALOR PERMANENTE EN

VIRTUD DE DERECHOS Y

OBLIGACIONES

IMPRESCRIPTIBLES

MEDIANTE EL ANÁLISIS

DE LA LEGISLACIÓN

NORMATIVA NACIONAL E

INTERNACIONAL

(APLICACIÓN DE

MUESTREO)

TESTIMONIAL

DETERMINAR SI DA

CUENTA DE ASPECTOS

DE LA EVOLUCIÓN DE LA

INSTITUCIÓN

MEDIANTE EL ANÁLISIS

DE LOS PROPIOS

DOCUMENTOS QUE DAN

CUENTA DE LA

EVOLUCIÓN

INSTITUCIONAL

(APLICACIÓN DE

MUESTREO)

INFORMATIVO

DETERMINAR SI LA

INFORMACIÓN ES ÚTIL A

LA SOCIEDAD Y SU

APLICACIÓN A

CUALQUIER CAMPO DE

INVESTIGACIÓN

MEDIANTE EL ANÁLISIS

DE LAS CORRIENTES Y

LAS FUENTES DE

INVESTIGACIÓN, ETC.

(APLICACIÓN DE

MUESTREO)

GRUPO

INTERDISCIPLINARIO

DE ARCHIVISTAS Y

ESPECIALISTAS EN

DIFERENTES AREAS

DE INVESTIGACIÓN

(80)

05C

RECURSOS FINANCIEROS

5C.1 Disposiciones en materia de recursos financieros Valor legal en copia 5C.2 Programas y proyectos sobre recursos financieros Valor contable 5C.3 Gastos o egresos por partida presupuestal Valor contable

5C.4 Ingresos Valor contable

5C.5 Libros contables Valor contable 5C.6 Registros contables (glosa) Valor contable 5C.7 Valores financieros Valor contable

5C.8 Aportaciones a capital Valor contable

05.9 Empréstitos Valor contable

0.510 Financiamiento externo Valor contable 05.11 Esquemas de financiamiento Valor contable 05.12 Asignación y optimización de recursos financieros Valor contable 05.13 Créditos concedidos Valor contable 05.14 Cuentas por liquidar certificadas Valor contable 05.15 Transferencias presupuestales Valor contable 05.16 Ampliaciones presupuestales Valor contable 05.17 Registro y control de pólizas de egresos Valor contable 05-18 Registro y control de pólizas de ingresos Valor contable 05.19 Pólizas de diario Valor contable

05.20 Compras directas Valor contable

05.21 Garantías, fianzas y depósitos Valor contable 05.22 Control de cheques Valor administrativo

05.23 Conciliaciones Valor contable

05.24 Estados financieros Valor contable 05.25 Auxiliares de cuentas Valor contable 05.26 Estado del ejercicio del presupuesto Valor administrativo 05.27 Fondo rotatorio Valor contable 05.28 Pago de derechos Valor contable

(81)

REGULACIÓN:

¿ CUÁLES ?

¿ CUÁNDO ?

¿ CÓMO ?

PLAZOS DE VIGENCIA

INSTRUCCIONES DE

DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

(82)

PLAZOS DE VIGENCIA

DETERMINACIÓN DEL TIEMPO QUE PERMANECEN

LOS DOCUMENTOS EN CADA UNIDAD DE ARCHIVO

(83)

DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

ES LA DETERMINACIÓN DE REGLAS Y NORMAS

A PARTIR DE LA VALORACIÓN PRIMARIA O

SECUNDARIA, PARA ESTABLECER

PLAZOS DE

CONSERVACIÓN

Y MODOS DE TRANSFERENCIA

Y DEPURACIÓN A LOS CUALES DEBEN

SUJETARSE LOS DOCUMENTOS A LO LARGO

DE SU CICLO VITAL DE ACUERDO CON SUS

USOS ESPECÍFICOS.

(84)

CONTROL

(85)

CONTROL

(86)

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN

DOCUMENTAL

ES EL REGISTRO GENERAL, SISTEMÁTICO Y

NORMALIZADO DE LOS VALORES DE DISPOSICIÓN

DE TODOS LOS DOCUMENTOS EXISTENTES, YA SEA

PRODUCIDOS O RECIBIDOS EN UN SISTEMA

ADMINISTRATIVO

(87)

5C

RECURSOS FINANCIEROS

5C.2 Programas y proyectos sobre

recursos financieros

administrativo

3

0

3 BAJA

5C.3 Gastos o egresos por partida

presupuestal

contable 3

2

5 BAJA

5C.4

Ingresos

contable 2

3

5 BAJA

5C.5

Libros contables

contable 4

1

5 PERMANENTE

5C.6

Registros contables (glosa)

contable

3

2

5 BAJA

5C.7

Valores financieros

contable

1

4 5 MUESTREO

AT.

AC

T. DISPOSICIÓN

(88)

MUESTREO

Es la

selección deliberada

de

algunos expedientes, volúmenes

o cualquier otro formato de una

clase o serie documental, como

ejemplo representativo de la

misma y con fines de

conservación

(89)

IDENTIFICACIÓN:

Procedencia Institucional

Caracterización Documental

Descripción informativa

VALORACIÓN:

Primaria

Secundaria

REGULACIÓN:

Plazos de Vigencia

Instrucciones de

Disposición Documental

CONTROL:

Registro de Acciones de

Disposición Documental

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN

DOCUMENTAL

Registro general y sistemático

que establece los valores

documentales, los plazos de

conservación, la vigencia

documental, la clasificación de

reserva o confidencial y el

destino final.

(90)

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN

DOCUMENTAL

(91)

Vigencias documentales

y solicitudes de información

Expedientes que contienen documentos que fueron

objeto de una solicitud de información se conservan

por dos años más

Vigencia documental

6 años

Objeto de solicitud de información 2 años

(92)

TIPOS DE TRÁMITE

• TRAMITE MECANIZABLE

– Son los que se repiten de manera sistemática, si bien

manejando datos variables, pero que no afectan la

estructura de la gestión.

• TRÁMITE NO MECANIZABLE

-

Son los que estan motivados por los asuntos

que surgen inexorablemente de la

inconstancia, el azar y la novedad a que está

sujeta la existencia.

(93)

TRÁMITES MECANIZABLES

• La información se maneja

por medio de formatos.

Estructura

Cubre todos los aspectos

relevantes y necesarios para

la gestión y que serán

comunes a todos los casos.

Impresa desde antes de usarse

y contiene los espacios libres

para que en ellos se deposite

la información que hace a

cada caso diferente.

(94)

TRÁMITE NO MECANIZABLE

• Requieren atención caso por

caso y son parte cotidiana en

cualquier oficina, no es

posible mecanizar la gestión.

Se recurre a instrumentos de

comunicación administrativa

como los oficios, la

memoranda, etc.

• El tratamiento de cada caso

(95)

•D

ocumento que sin importar su

forma o medio ha sido creado,

recibido, manejado y usado por un

individuo u organización en

cumplimiento de obligaciones legales

y en el ejercicio de su actividad.

S

on producidos en forma natural en

función de una actividad

administrativa.

C

onstituye el único testimonio y

garantía documental del acto

administrativo, por tanto se trata de

documentación única.

(96)

E

sta estructurado en conjuntos de

documentos organizados que se

interrelacionan.

S

on o pueden ser: Patrimonio Documental.

C

umplida su vigencia administrativa pasan

al Archivo de Concentración para su

conservación precaucional por su vigencia

fiscal o legal, posteriormente, previa

valoración documental pasan al Archivo

General de la Nación y/o Archivo Històrico

de la dependenia o entidad para su

conservación permanente o se tramita su baja

por carecer de valor evidencial o testimonial.

(97)

D

ocumentos creados o recibidos por una

institución o individuos en el curso de

trámites administrativos o ejecutivos.

S

on producidos en forma natural en

función de una actividad administrativa.

S

on comprobantes de la realización de un

acto administrativo inmediato: vales de

fotocopias, minutarios, registros de

visitantes, listados de envios diversos,

facturas de correspondencia de entrada y

salida, tarjetas de asistencia, etc.

DOCUMENTOS DE COMPROBACIÓN

ADMINISTRATIVA

(98)

N

o son documentos

estructurados en relación a un

asunto.

S

u vigencia administrativa es

inmediata o no más de un año.

N

o son transferidos al Archivo

de Concentración.

S

u baja debe darse de manera

inmediata al terminó de su

utilidad.

DOCUMENTOS DE COMPROBACIÓN

ADMINISTRATIVA

(99)

DOCUMENTOS DE APOYO

INFORMATIVO

(100)

D

ocumentos constituidos por ejemplares de origen y características

diversas cuya utilidad en las unidades responsables reside en la

información que contiene para apoyo de las tareas asignadas.

G

eneralmente son ejemplares múltiples que proporciona información, no

son originales: se trata de ediciones, reprografías o acumulación de copias

y fotocopias que sirven de control.

S

e trata de un conjunto ficticio o integrado artificialmente por unidades

temáticas.

P

or lo general no se consideran patrimonio documental, se destruyen y

solo se conservan aquellos por su valor de información.

N

o se transfieren al Archivo de Concentración.

C

arecen de conceptos tales como vigencia o valores administrativos.